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Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) - Gobierno de Chile

Compendio de Normas que regulan a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar


1 LIBRO I. DESCRIPCIÓN GENERAL

1.1 TÍTULO I. CAJAS DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR

1.1.1 DEFINICIÓN

1.1.1 DEFINICIÓN

Desde el punto de vista de su naturaleza jurídica y conforme lo señala el artículo 1° de la Ley N°18.833, que contiene su Estatuto Orgánico, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar son entidades de previsión social, constituidas como corporaciones de derecho privado sin fines de lucro y que, como tales, se rigen por la referida Ley y, supletoriamente, por las normas contenidas en el Título XXXIII del Libro I del Código Civil , siendo su objeto la administración de prestaciones de seguridad social.

De Io expresado se infiere que, aun cuando las Cajas de Compensación de Asignación Familiar puedan estar constituidas como corporaciones de derecho privado, son, por esencia, entidades de previsión social, rigiéndose, en primer lugar, por las normas de orden público que integran su Estatuto General, contenido en la Ley N°18.833, por los cuerpos reglamentarios de dicha Ley, por sus estatutos particulares, por los cuerpos normativos que regulan los regímenes que administran y supletoriamente por las normas pertinentes del Código Civil.

De este modo, las C.C.A.F., en el cumplimiento de las funciones que les señala la Ley, relativas al otorgamiento de prestaciones de seguridad social, deben actuar acorde con su naturaleza de entidades de previsión social y con el hecho que las prestaciones que otorgan tienen como finalidad última la satisfacción de los estados de necesidad que presenten sus afiliados.

El Estado es subsidiariamente responsable de las obligaciones que las Cajas de Compensación contraen con sus afiliados como consecuencia de la administración de los regímenes a que se refiere el N° 2 del artículo 19 de la Ley N°18.833.

Las Cajas de Compensación están sometidas a la supervigilancia y a la fiscalización de la Superintendencia de Seguridad Social, sin perjuicio de las facultades que le pudieren corresponder a la Contraloría General de la República de acuerdo con su Ley Orgánica.

Referencias legales: DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 545 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 546 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 547 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 548-1 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 548-2 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 548-3 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 548-4 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 548 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 549 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 550 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 551-1 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 551-2 (del art 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 551 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 552 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 553 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 554 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 555 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 556 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 557-1 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 557-2 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 557-3 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 557 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 558 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 559 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 560 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 561 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 562 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 563 (del art. 2) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 564 (del art. 2) - Ley 18.833, artículo 1 - Ley 18.833, artículo 19

1.1.2 DENOMINACIÓN

1.1.2 DENOMINACIÓN

La denominación de las Cajas de Compensación debe expresar su objeto con las palabras "Cajas de Compensación de Asignación Familiar" o con las iniciales "C.C.A.F." y, además, debe llevar un nombre geográfico o histórico nacional.

Las C.C.A.F. no pueden adoptar nombres que correspondan a personas vivas o que induzcan a errores respecto de la identidad entre Cajas de Compensación.

1.1.3 DOMICILIO

1.1.3 DOMICILIO

El domicilio de las Cajas de Compensación y el de sus agencias podrá estar situado en cualquier lugar del territorio nacional.

1.5 TÍTULO V. FONDO SOCIAL

1.5.1 COMISIONES

1.5.1 COMISIONES

Las Caja de Compensación perciben comisiones con cargo a los fondos financieros de las prestaciones que administran conforme al N° 2 del artículo 19 de la Ley N°18.833, esto es, por administrar los regímenes de prestaciones familiares, de subsidios de cesantía y de subsidios por incapacidad laboral respecto de sus trabajadores afiliados afectos al Código del Trabajo del sector privado, de las empresas autónomas del Estado y de aquéllas en que éste o las entidades del sector público tengan participación mayoritaria y de los regidos por la Ley N° 19.070, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado está contenido en el D.F.L. N° 1, de 1997, del Ministerio de Educación, y por la Ley N° 19.378.

Los montos de dichas comisiones son calculados por la Superintendencia para cada Caja de Compensación en relación a cada tipo de prestación, considerando el número de prestaciones pagadas, el de trabajadores afiliados y el promedio de trabajadores de las empresas afiliadas y debiendo considerar un mecanismo de incentivo para el control del gasto originado por las prestaciones que administren. El monto de las comisiones es fijado por Resolución conjunta de los Ministerios del Trabajo y Previsión Social y de Hacienda.

Al respecto, se han impartido instrucciones para la correcta aplicación de las disposiciones de la Resolución conjunta del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y de Hacienda, N°3, de 30 de enero de 1990, que fijó el procedimiento para determinar las comisiones a que tienen derecho las C.C.A.F. por la administración de regímenes previsionales, cuyo contenido se encuentra en el Libro VII de este Compendio de la Ley N°18.833, sobre gastos de administración.

1.5.2 INVERSIONES

1.5.2 INVERSIONES

Las Cajas de Compensación pueden invertir los recursos del Fondo Social, los provenientes de la administración de prestaciones complementarias y las disponibilidades de caja sólo en los instrumentos financieros señalados en las letras a), b), c) y d) del artículo 45 del D.L. N°3.500, de 1980, y en aquellos que determine el Banco Central de Chile a proposición del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Los instrumentos financieros señalados en las letras b), c) y d) a que se refiere el párrafo anterior, deben corresponder a aquellos clasificados en las categorías A o B conforme al artículo 104 del citado D.L. N°3.500. En el evento que una inversión realizada deje cumplir este requisito, la Caja de Compensación podrá mantenerla hasta por un plazo de seis meses, contado desde el momento en que ello ocurra.

1.7 TÍTULO VII. ADMINISTRACIÓN DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR

1.7.1 DIRECTORIO

1.7.1 DIRECTORIO

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar son administradas por un Directorio cuyo número de integrantes no puede ser inferior a tres ni superior a siete miembros y está integrado por trabajadores y empleadores afiliados, en la proporción que fijen los estatutos.

El cargo de director es indelegable.

Los directores no pueden desempeñar cargos o funciones directivas en un partido político; ser funcionarios de instituciones del sector público que ejerzan directamente funciones de fiscalización y control sobre las Cajas de Compensación; ni ser directores de otra Caja de Compensación.

Corresponde a los estatutos establecer la forma de nominación de los directores, la que puede consistir en procedimientos de designación, de elección o de ambos. En el procedimiento de designación pueden participar uno o todos los entes que hubieren concurrido a la constitución de las Cajas, el directorio de éstas, o ambos.

En los procedimientos de elección pueden establecerse requisitos a las entidades empleadoras y a los trabajadores afiliados que regulen su participación.

El plazo del mandato de los directores es fijado en los estatutos de las Cajas de Compensación y no puede exceder de tres años.

Salvo disposición en contrario, se entiende que los directores pueden ser reelegidos en sus funciones.

1.7.1 DIRECTORIO

1.7.1.1 Requisitos para ser Director de una C.C.A.F.

1.7.1.1 Requisitos para ser Director de una C.C.A.F.

Para ser director se requiere:

  1. Ser chileno. Sin embargo, pueden ser directores los extranjeros cuyos cónyuges sean chilenos y los extranjeros residentes por más de cinco años en el país;

  2. Ser mayor de 18 años de edad;

  3. Saber leer y escribir;

  4. No haber sido condenado por crimen o simple delito;

  5. Estar vinculado a la Caja de Compensación respectiva como empleador afiliado o como trabajador de una entidad empleadora afiliada a la misma, y

  6. Los demás requisitos que establezcan los respectivos estatutos de la Caja de Compensación.

Los directores empleadores pueden ser éstos o sus representantes legales.

Sin perjuicio de lo anterior, cabe tener presente que conforme a lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 57, de la Ley N° 16.395, no podrán ser designados ni elegidos directores, las personas que hubieren sido sancionadas de acuerdo con el número 3 del artículo 28 del D.L. N°3.538, de 1980 - referencia que debe entenderse efectuada al actual artículo 37 de dicho cuerpo normativo- o se les apliquen multas por infracciones reiteradas, por el período de cinco años contado desde la fecha en que surta efectos la resolución que aplique la respectiva medida disciplinaria.".

Referencias legales: Ley 16.395, artículo 57

1.7.1.2 Directores Suplentes

1.7.1.2 Directores Suplentes

Los estatutos pueden establecer la existencia de directores suplentes, cuyo número debe ser igual al de los titulares, debiendo reunir los mismos requisitos que se exigen a estos últimos. En este caso, cada director debe tener su suplente, el que podrá reemplazarlo en forma definitiva en caso de vacancia, y en forma transitoria, en caso de ausencia o impedimento temporal, de acuerdo a lo que señalen los estatutos respectivos.

El director suplente que asuma definitivamente como titular durará en el cargo por el tiempo que restare al director que originó la vacante.

1.7.1.3 Fuero de Directores Laborales

1.7.1.3 Fuero de Directores Laborales

Los directores trabajadores tienen derecho a fuero de acuerdo con el Código del Trabajo.

Los empleadores de los directores a que se refiere el párrafo anterior deben conceder a éstos, a petición escrita de la Caja de Compensación respectiva, permisos para ausentarse de sus labores con el objeto de cumplir sus funciones de tales. El tiempo de ausencia se considera trabajado para todos los efectos legales y la Caja de Compensación debe restituir al empleador, a solicitud de éste, las correspondientes remuneraciones y las cotizaciones de cargo de éste.

1.7.1.4 Dieta Directores

1.7.1.4 Dieta Directores

Cada director tiene derecho a una dieta mensual que se paga en proporción al número de sesiones a que haya asistido en el mes respectivo y cuyo monto debe fijarse en los estatutos. Con todo, la dieta mensual no puede exceder del equivalente a cinco ingresos mínimos vigentes.

1.7.1.5 Término de la Calidad de Director de una C.C.A.F.

1.7.1.5 Término de la Calidad de Director de una C.C.A.F.

Los directores cesan en sus cargos por:

  1. Muerte;

  2. Renuncia;

  3. Término del período de duración de su mandato;

  4. Pérdida de alguno de los requisitos necesarios para ser director, o por inhabilidad sobreviniente, y

  5. Inasistencia, sin causa justificada, a tres sesiones consecutivas o a un total de cuatro durante un semestre.

1.7.1.6 Funciones del Directorio de una C.C.A.F.

1.7.1.6 Funciones del Directorio de una C.C.A.F.

Corresponde al directorio la administración de la Caja de Compensación y, en especial:

  1. Pronunciarse sobre las solicitudes de afiliación;

  2. Aprobar el balance general y la memoria anual;

  3. Fijar la planta del personal y las remuneraciones del mismo, a propuesta del gerente general;

  4. Nombrar y remover al gerente general y al fiscal;

  5. Aprobar la adquisición y arrendamiento de los bienes inmuebles que necesite la Caja de Compensación para su funcionamiento, la enajenación de los mismos, la constitución de gravámenes sobre ellos y la contratación de construcción de edificios para el mismo objeto;

  6. Aprobar las transacciones judiciales y extrajudiciales en las que tenga interés la Caja de Compensación;

  7. Fijar los programas de los regímenes de prestaciones de crédito social y de prestaciones adicionales; aprobar las políticas de bienestar social; conocer y aprobar los convenios dentro del régimen de prestaciones complementarias, y aprobar las condiciones de los servicios que el preste;

  8. Celebrar contratos de cuenta corriente bancaria y aprobar la contratación de créditos, en los casos autorizados por esta ley;

  9. Delegar funciones en el gerente general;

  10. Fijar la organización administrativa interna de la Caja de Compensación, determinar su estructura y asignar al personal dentro de ésta.

  11. Acordar las modificaciones de los estatutos, las que deben ser aprobadas por la misma autoridad y del mismo modo establecido en el artículo 6° de la Ley N°18.833;

  12. Acordar la ejecución de los actos y la celebración de los contratos necesarios para la buena marcha de la entidad, y

  13. Las demás funciones que le encomienda la ley o los estatutos.

1.7.1.7 Presidente del Directorio

1.7.1.7 Presidente del Directorio

En la primera sesión del directorio, los directores deben elegir de entre ellos un presidente, el que también lo será de la Caja de Compensación.

El presidente tiene la calidad que los estatutos determinen.

1.7.1.8 Funciones del Presidente del Directorio

1.7.1.8 Funciones del Presidente del Directorio

Corresponde al presidente;

  1. La representación judicial y extrajudicial de la Caja de Compensación.

    El presidente en su calidad de representante legal de la Caja de Compensación y en conformidad a sus estatutos, puede delegar las facultades, tanto judiciales, como extrajudiciales que emanan de tal calidad en el gerente general, en el fiscal y en los jefes de agencias, quienes, en virtud de tal delegación, pueden designar abogados patrocinantes y conferir poder en cualquier clase de procesos, y

  2. Las funciones que establece el reglamento de sala y, particularmente, aplicar a los directores las sanciones por falta de orden en las sesiones, que deben fijarse en él.

1.7.1.9 Sesiones de Directorio

1.7.1.9 Sesiones de Directorio

El directorio celebra sesiones ordinarias y extraordinarias. En las sesiones extraordinarias sólo pueden tratarse las materias determinadas en la convocatoria o en el acuerdo que las originen.

Las sesiones ordinarias se celebran a lo menos, una vez al mes. Las extraordinarias, cada vez que las convoque el presidente, de oficio a petición escrita de la mayoría de los directores o cuando así lo acordare el directorio.

El gerente general y el fiscal asisten a las sesiones de directorio sólo con derecho a voz.

El directorio se constituye con la mayoría absoluta de sus miembros y los acuerdos se adoptan con la mayoría absoluta de los directores asistentes. En caso de empate, decide el voto de quien preside la reunión.

La modificación de los estatutos y la disolución de la Caja de Compensación deben ser acordadas por un quórum no inferior a los dos tercios de los directores en ejercicio.

De las deliberaciones y de los acuerdos del directorio se levanta la correspondiente acta, la que consta en un libro que se escritura por cualesquiera medios, siempre que éstos ofrezcan seguridad de que no puede haber intercalaciones, supresiones o cualquier otra adulteración que pueda afectar la fidelidad del acta, y que es firmada por los directores que concurrieron a la sesión.

Si alguno de ellos falleciera o se imposibilita por cualquier causa para firmar el acta correspondiente, se dejará constancia en la misma de la respectiva causa o impedimento.

El director que quiera salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo del directorio, debe hacer constar en el acta su oposición, y si estima que un acta adolece de inexactitudes u omisiones, tiene el derecho de estampar, antes de firmar, las salvedades correspondientes.

El acta a que se refiere el párrafo anterior debe ser aprobada en la sesión siguiente.

1.7.1.10 Acuerdos de Directorio

1.7.1.10 Acuerdos de Directorio

Los acuerdos deben ser ejecutados previa aprobación del acta correspondiente; sin embargo, el directorio podrá resolver la inmediata ejecución de los acuerdos sin sujeción a este requisito, cuando la naturaleza de los mismos así lo requiera. Lo anterior es sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo siguiente.

Los acuerdos de los directorios de las Cajas de Compensación, que se refieren a transacciones judiciales o extrajudiciales, deben ser elevados en consulta a la Superintendencia de Seguridad Social.

Los acuerdos cuyo cumplimiento merezca dudas de legalidad o conveniencia a los directorios de dichas Cajas de Compensación pueden ser elevados en consulta por éstas a la Superintendencia.

En casos calificados, la Superintendencia puede disponer que una o más de estas entidades, que a su juicio requieran de un control especial, le eleven en consulta los acuerdos de directorio que recaigan sobre las materias que ella fije.

1.7.1.11 Responsabilidad del Directorio

1.7.1.11 Responsabilidad del Directorio

Los directores serán responsables civil y criminalmente por los actos que ejecuten en el desempeño de su gestión, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley N°16.395.

La responsabilidad civil de los directores será solidaria respecto de quienes hubieren concurrido con su voto a la adopción de los acuerdos que la originen.

Referencias legales: Ley 16.395

1.7.2 ALTA DIRECCIÓN DE LA C.C.A.F.

1.7.2 ALTA DIRECCIÓN DE LA C.C.A.F.

1.7.2 ALTA DIRECCIÓN DE LA C.C.A.F.

1.7.2.1 Del Gerente General de las C.C.A.F

1.7.2.1 Del Gerente General de las C.C.A.F

Las Cajas de Compensación tienen un gerente general, quien es el empleado ejecutivo superior y se desempeña como ministro de fe y secretario del directorio. Los estatutos deben establecer los requisitos necesarios para ser nombrado gerente general.

Corresponde al gerente general:

  1. Ejecutar y hacer cumplir los acuerdos del directorio y las instrucciones de la Superintendencia;

  2. Someter oportunamente a la aprobación del directorio, el balance y la memoria anual de la Caja de Compensación;

  3. Velar por el correcto y oportuno otorgamiento de las prestaciones;

  4. Contratar al personal y ejercer respecto de él todas las facultades referentes a administración de personal que no corresponden al directorio;

  5. Establecer los procedimientos internos de organización y operación;

  6. Autorizar los gastos generales de acuerdo con las instrucciones del directorio;

  7. Efectuar las inversiones y liquidarlas de acuerdo con las normas dictadas por el directorio;

  8. Informar oportunamente a la Superintendencia de los juicios en que la Caja de Compensación sea parte y de los recursos judiciales se hubieren interpuesto;

  9. Asistir a las sesiones de directorio, sólo con derecho a voz;

  10. Determinar el monto de las cotizaciones adeudadas, con sus intereses y multas para los efectos de su cobro judicial;

  11. Ejercer cualquiera otra facultad o atribución que no corresponda al directorio y que tenga por objeto atender a la administración o al funcionamiento de la Caja de Compensación, y

  12. Ejercer las demás funciones que le encomiende el directorio.

El gerente general puede delegar funciones en empleados superiores de la Caja de Compensación.

La delegación deberá constar por escrito, ser específica y podrá ser temporal o permanente y, en todo caso, debe ser puesta en conocimiento del directorio.

La delegación produce responsabilidad civil solidaria respecto del gerente general, por los actos que en virtud de aquella efectúen los delegados.

Los delegados deben rendir cuenta periódica de los actos que ejecuten en virtud de la delegación. Será nula toda estipulación que exima al delegado de esta obligación.

1.7.2.2 Del Fiscal de la C.C.A.F.

1.7.2.2 Del Fiscal de la C.C.A.F.

La asesoría jurídica está a cargo de un fiscal, que debe ser abogado y ser de exclusiva confianza del directorio.

Corresponde al fiscal:

  1. Juzgar la legalidad de todos los actos administrativos de la Caja de Compensación;

  2. Asesorar e informar en materias jurídicas al directorio y al gerente general;

  3. Asumir el patrocinio en los asuntos judiciales;

  4. Asistir a las sesiones de directorio sólo con derecho a voz y

  5. Observar los acuerdos del directorio que juzgue contrarios a las leyes, reglamentos y estatutos en la misma sesión en que se adopten. De estas observaciones debe quedar constancia en acta.

1.8 TÍTULO VIII. DE LA INTERVENCIÓN Y DISOLUCIÓN

1.8.1 INTERVENCIÓN DE UNA C.C.A.F.

1.8.1 INTERVENCIÓN DE UNA C.C.A.F.

Las Cajas de Compensación pueden ser intervenidas cuando:

  1. A juicio de la Superintendencia, incurran en incumplimiento grave y reiterado de las disposiciones legales, reglamentarias o estatutarias que las rigen o de las instrucciones que ella hubiere impartido que perjudiquen la marcha de la entidad;

  2. Caigan en insolvencia por exceder su pasivo a su activo en un diez por ciento o más, y

  3. No paguen oportunamente, sin causa justificada, las prestaciones legales, no obstante haber recibido recursos correspondientes.

La intervención de una Caja de Compensación debe ser declarada por la Superintendencia de Seguridad Social. La resolución que la declare debe ser fundada, fijará la fecha en que deba iniciarse, determinará el plazo de su duración, designará a un interventor y fijará el honorario de éste que será de cargo de la Caja de Compensación intervenida.

La intervención puede ser declarada hasta por el plazo de seis meses, el que puede ser ampliado por una sola vez, hasta por el mismo tiempo.

La designación de interventor debe recaer en una persona que no sea director ni funcionario de la Caja intervenida, que posea título profesional universitario o acredite experiencia administrativa suficiente y que constituya fianza por el monto y en la forma que determine el Superintendente de Seguridad Social.

La Superintendencia podrá sustituir, en cualquier tiempo, al interventor que haya designado.

El interventor asumirá las funciones del directorio y del gerente general de la Caja de Compensación intervenida. Puede, sin embargo, delegar alguna de las funciones que le competan, quedando obligado solidariamente ante la Caja de Compensación por los actos que en virtud de la delegación efectúen los delegados.

Durante el período de intervención se suspende el funcionamiento del directorio de la Caja de Compensación y del gerente general, no correspondiéndoles dieta ni remuneración por dicho período y los empleados de la Caja de Compensación quedan subordinados al interventor.

Al término de la intervención, la Superintendencia puede, previo informe del interventor, disponer la renovación total del directorio, la que se efectúa conforme a los estatutos de la respectiva Caja de Compensación.

El interventor debe presentar a la Superintendencia de Seguridad Social, al término de sus funciones, un informe circunstanciado de su gestión, sin perjuicio de los que dicho Servicio pueda solicitarle cuando lo estime conveniente.

La Superintendencia podrá poner término anticipado a la intervención, cuando considere innecesaria la mantención de dicha medida.

1.8.2 DISOLUCIÓN DE UNA C.C.A.F.

1.8.2 DISOLUCIÓN DE UNA C.C.A.F.

Las Cajas de Compensación deben ser disueltas:

  1. Cuando no se complete el capital mínimo dentro del plazo a que se refiere el artículo 10 de la Ley N°18.833, y

  2. Cuando presenten una situación de insolvencia que no ha podido ser corregida mediante la intervención declarada por la causal del número 2 del artículo 57 de la Ley N°18.833, esto es, caer en insolvencia por exceder su pasivo a su activo en un diez por ciento o más.

Si la Superintendencia considera que debe ser disuelta una Caja de Compensación, pedirá al Ministerio del Trabajo y Previsión Social que se decrete su disolución y, simultáneamente, declarará la intervención de la misma. Esta intervención se regirá por las normas referidas en el Título VIII del Libro I del Compendio de la Ley N°18.833, no estará sujeta a plazo y desde la fecha de su declaración no se aceptarán nuevas afiliaciones.

La disolución de una Caja de Compensación debe ser declarada por decreto supremo fundado, expedido a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y desde su dictación la Caja será considerada en disolución para todos los efectos legales; cesará definitivamente en sus funciones el directorio, se iniciará su liquidación y el interventor asumirá, además, las funciones de liquidador.

Si el Ministerio del trabajo y Previsión Social no da curso a la petición de disolución de una Caja de Compensación formulada por la Superintendencia, cesará la intervención resuelta por ella, sin perjuicio de las facultades de ésta para declarar la intervención por las causales establecidas en el artículo 57 de la Ley N°18.833.

Corresponderá, principalmente, al liquidador:

  1. Determinar el estado financiero de la Caja de Compensación en la fecha en que se decrete la disolución e incautarse de toda la documentación de ella;

  2. Continuar y concluir las operaciones pendientes al tiempo de la disolución;

  3. Exigir la cuenta de su administración al gerente general o a cualquier empleado que hayan administrado recursos de la Caja de Compensación;

  4. Enajenar los bienes de la Caja de Compensación;

  5. Presentar estados de la liquidación cuando lo exija la Superintendencia, y

  6. Rendir cuenta de su administración al término de sus funciones.

Los bienes que resten después de liquidada una Caja de Compensación serán distribuidos por partes iguales entre las demás Cajas de Compensación, mediante decreto supremo expedido a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Desde la fecha de la disolución de una Caja de Compensación, las empresas afiliadas dejarán de estar afectas a ella.

1.9 TÍTULO IX. CONSTITUCIÓN Y FISCALIZACIÓN DE SOCIEDADES U ORGANISMOS FILIALES

1.9.1 CONSTITUCIÓN Y MODIFICACIONES DE SOCIEDADES U ORGANISMOS FILIALES

1.9.1 CONSTITUCIÓN Y MODIFICACIONES DE SOCIEDADES U ORGANISMOS FILIALES

Conforme a lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley N°16.395, las C.C.A.F., en su calidad de instituciones de previsión social sometidas a la supervigilancia integral de la Superintendencia de Seguridad Social, deben solicitar autorización a este Organismo para constituir sociedades u organismos filiales. Esta exigencia se aplica de igual manera a las modificaciones que se realicen a las sociedades u organismos filiales nuevos y ya existentes.

Se entiende por organismo filial cualquier tipo de entidad en que participen las C.C.A.F. en su constitución o modificación, tales como corporaciones, fundaciones y otras.

Referencias legales: Ley 16.395, artículo 32

1.9.2 ACUERDOS DE DIRECTORIO

1.9.2 ACUERDOS DE DIRECTORIO

La constitución y modificación de sociedades u organismos filiales por parte de las C.C.A.F requiere ser aprobada por un acuerdo de directorio.

Para la adopción de dicho acuerdo, el directorio debe considerar, previamente, los siguientes antecedentes: el proyecto de constitución de sociedades u organismos filiales, en el cual el directorio analice la justificación desde el punto de vista legal y económico de la constitución de dichas entidades, el monto de la inversión, su financiamiento, los beneficios para la Caja y sus afiliados y, los eventuales riesgos asociados a la viabilidad técnica y económica.

Asimismo, debe analizar la forma cómo el objeto de la sociedad u organismo filial que se constituye se relaciona con el objeto de la C.C.A.F., que es la administración de prestaciones de seguridad social, contemplado en el artículo 1° de la Ley N°18.833.

En el caso de modificación de los estatutos sociales de la sociedad u organismo filial, el directorio debe considerar, previamente, los fundamentos que justifiquen dicha modificación.

Aprobado por el directorio el proyecto de constitución o modificación de sociedades u organismos filiales, el correspondiente acuerdo con sus deliberaciones, respaldada por todos los documentos indicados, debe ser enviado para la autorización de la Superintendencia de Seguridad Social, con los respectivos borradores de las escrituras públicas de constitución de la sociedad u organismo filial o de las modificaciones.

Cabe señalar que las C.C.A.F. deben también tener presente lo instruido en el número 1.9.4 del Libro I del Compendio de la Ley N°18.833, respecto de la constitución de las sociedades de apoyo al giro.

Una vez que la Superintendencia autorice la constitución o modificación, las Cajas podrán suscribir las correspondientes escrituras públicas de constitución de sociedades u organismos filiales, debiendo remitir copia de ellas a esta Superintendencia.

En la constitución de sociedades u organismos filiales debe dejarse constancia de las facultades de fiscalización y supervigilancia de esta Superintendencia, de acuerdo con las atribuciones que le otorga el artículo 32 de la Ley Orgánica N°16.395 y las demás normativas pertinentes.

1.9.3 ESTADOS FINANCIEROS

1.9.3 ESTADOS FINANCIEROS

Las C.C.A.F. deben remitir a esta Superintendencia los Estados Financieros y Memoria Anual de las sociedades u organismos filiales existentes, en la misma fecha de envío de los Estados Financieros.

1.9.4 OTRAS INSTRUCCIONES

1.9.4 OTRAS INSTRUCCIONES

Además de lo expresado, al constituir sus filiales, las C.C.A.F deben dar cumplimiento a lo siguiente:

  1. Que se trate de sociedades cuyo objeto diga relación con lo señalado en el N°7 y N°8 del artículo 19 de la Ley N°18.833.

  2. La facultad de crear sociedades o formar parte de ellas, debe encontrarse especialmente regulada en los Estatutos Particulares de cada C.C.A.F.

  3. Considerando el objeto que persiguen estas sociedades, cualquiera sea el porcentaje de participación de una o más C.C.A.F. en una sociedad determinada, se deberá establecer en los estatutos de ésta que la Superintendencia de Seguridad Social podrá acceder a todo tipo de información de la misma, encontrándose ella obligada a proporcionarla.

  4. Los acuerdos de Directorio de las C.C.A.F., en los que se adopte la decisión de crear o participar en sociedades como también la modificación de estatutos de éstas, deberán ser elevados en consulta a esta Superintendencia, con todos sus antecedentes y estudios de factibilidad del proyecto y eventuales riesgos. Ello, conforme lo establecido en el inciso tercero del artículo 51 de la Ley N°18.833, considerando que se trata de una materia que, por su naturaleza, corresponde a un caso calificado.

  5. Las C.C.A.F. deberán remitir a esta Superintendencia las respectivas escrituras públicas y sus modificaciones, debidamente legalizadas, en que consten las correspondientes inscripciones y publicaciones.

  6. Las Cajas de Compensación deben mantener en la puesta en marcha y funcionamiento de la filial total independencia, tanto entre las actividades que les corresponde desarrollar en su rol de institución de previsión y aquéllas que eventualmente puedan derivarse de su relación con esa sociedad, como respecto de los recursos que administran en su calidad de tales, aspectos que serán fiscalizados en forma especial por esta Superintendencia.

    Si la mencionada filial solicitara la concurrencia de recursos humanos y materiales pertenecientes a alguna C.C.A.F., ello sólo podrá ser posible previa suscripción del correspondiente contrato, a precios reales; quedando por tanto prohibida la utilización de tales recursos y de la infraestructura de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar en beneficio de la citada Empresa, sea ésta a título gratuito o mediante su entrega a precios subsidiados o inferiores a su costo real; tales como edificios u oficinas, equipos de computación, centros recreativos, vehículos, personal de promoción, teniendo especial cuidado de no transgredir las prohibiciones establecidas en el artículo 26 de la Ley N°18.833 y de no afectar su situación financiera, atendiendo lo indicado en el artículo 30 de la misma Ley, donde se define claramente el exclusivo destino de los recursos del Fondo Social.

    De esta manera, las C.C.A.F. deben evaluar en cada oportunidad, la conveniencia económica y administrativa al celebrar contratos con otras empresas, cualquiera sea la relación existente con ellas, y si tuviera dudas al respecto, tendrá que elevar los antecedentes en consulta a esta Superintendencia.

1.9.5 INFORMACIÓN SOBRE SOCIEDADES O FILIALES

1.9.5 INFORMACIÓN SOBRE SOCIEDADES O FILIALES

La C.C.A.F. debe reportar a la Superintendencia, en el mes de marzo de cada año, un listado actualizado de sus sociedades u organismos filiales, esto es, respecto de los cuales se tenga el control directo e indirecto por parte de la Caja de al menos el 50% de su propiedad, indicando, como mínimo, la información que se detalla en el Anexo N°1 Información sobre sociedades o filiales.

1.9.6 ANEXOS

1.9.6 ANEXOS

Anexo N°1: Información sobre sociedades u organismos filiales de la Caja

2 LIBRO II. AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN

2.1 TÍTULO I. AFILIACIÓN DE ENTIDADES EMPLEADORAS

2.1.1 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN PRESENCIAL

2.1.1 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN PRESENCIAL

2.1.1 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN PRESENCIAL

2.1.1.1 Procedimiento de Afiliación Presencial

2.1.1.1 Procedimiento de Afiliación Presencial

El procedimiento de afiliación de entidades empleadoras a Cajas de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.) se encuentra regulado en los artículos 9, 11, 13, 14 y 16 de la Ley N°18.833. De acuerdo con dichos preceptos, la iniciativa de afiliación, esto es, la de generar un proceso a través del cual los trabajadores manifiestan su voluntad en el sentido de afiliarse a alguna Caja de Compensación, recae en la respectiva entidad empleadora.

En caso de tener, la respectiva entidad empleadora, establecimientos situados en distintas regiones del país, el empleador debe decidir, además, si el proceso de afiliación tiene un carácter nacional o regional.

En lo concerniente al desarrollo del proceso, es responsabilidad de la respectiva entidad empleadora organizarlo y adoptar las medidas que estime pertinentes, de modo de posibilitar que los trabajadores se informen adecuada y oportunamente sobre su realización.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 11 y 13 de la Ley N°18.833, la voluntad de los trabajadores para afiliarse a una determinada C.C.A.F., debe expresarse en una asamblea convocada especialmente para dicho efecto, en la que éstos puedan concurrir a votar, ante un ministro de fe, en el marco del procedimiento descrito en el punto 2.1.1.1.1. del Título I del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833.

Para lograr la afiliación a una determinada C.C.A.F., es necesario el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora, debiendo excluirse de dicho total aquellos que, el día de la votación, se encontraban haciendo uso de licencia médica, feriado, permiso administrativo o en cumplimiento de un cometido funcionario fuera de la región donde se efectúa la votación, debidamente acreditado.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando las características de la respectiva entidad empleadora no permitan realizar una sola asamblea de votación, la manifestación de voluntad de los trabajadores se puede obtener por cualquiera de las siguientes vías:

  • A través de asambleas parciales de votación.

  • A través de otros procedimientos, distintos de la votación, los que, en todo caso, deben ser previamente autorizados por la Dirección del Trabajo.

En cualquier entidad empleadora donde se utilicen nóminas para obtener la voluntad de los trabajadores, con la autorización previa de la Dirección del Trabajo, la nómina debe indicar si se trata de una desafiliación o afiliación a alguna C.C.A.F., y, en este último caso, debe indicarse el nombre de todas las Cajas de Compensación, de manera que los trabajadores puedan elegir entre ellas.

En el caso de las Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad, que hayan sido autorizadas por la Dirección del Trabajo para obtener la manifestación de la voluntad de sus funcionarios mediante nóminas, puede haber dos tipos de nóminas independientes, una para la oficialidad y otra para los suboficiales. En todo caso, ambas nóminas se deben considerar como una sola a efectos de calcular la mayoría absoluta.

2.1.1.1 Procedimiento de Afiliación Presencial

2.1.1.1.1 Desarrollo de la asamblea de afiliación a una C.C.A.F.

2.1.1.1.1 Desarrollo de la asamblea de afiliación a una C.C.A.F.

El acuerdo de los trabajadores para afiliarse a una C.C.A.F. debe obtenerse en una asamblea convocada por la entidad empleadora, especialmente para dicho efecto, donde éstos voten ante un ministro de fe, de aquellos señalados en el inciso segundo del artículo 11 de la Ley N°18.833.

2.1.1.1.1.1. Ministro de fe

La votación de los trabajadores debe desarrollarse con la presencia y participación de un ministro de fe, pudiendo cumplir dicha función, un notario público, un inspector del trabajo o un funcionario de la administración civil del Estado, designado por la Dirección del Trabajo.

Tratándose de entidades empleadoras con menos de 25 trabajadores, puede actuar como ministro de fe, el empleador o su representante.

En el caso de entidades empleadoras públicas, puede solicitarse a la Dirección del Trabajo respectiva, la designación, en calidad de ministros de fe, de uno o más de sus funcionarios.

El ministro de fe debe cumplir sus funciones durante todo el tiempo de duración de la respectiva asamblea, correspondiéndole:

  1. Impartir las instrucciones inherentes a la misma.

  2. Comprobar la identidad de los votantes, exigiendo que cada trabajador que concurra a votar se identifique con su cédula de identidad, debiendo cotejarla con la nómina de trabajadores proporcionada por el empleador.

  3. Verificar la veracidad de la votación y de su resultado, dejando constancia, si así fuere el caso, de las observaciones e incidentes que se hubieren producido en la asamblea.

  4. Certificar el cumplimiento de las formalidades propias de la celebración del acto.

2.1.1.1.1.2. Lugar de votación, urna y votos

Corresponde a la entidad empleadora determinar el recinto o lugar en que debe desarrollarse la votación, el que puede ubicarse dentro o fuera de sus oficinas, debiendo, en cualquier caso, tratarse de un lugar que permita un adecuado acceso de todos los trabajadores.

El empleador debe proporcionar al ministro de fe los votos que se utilizarán y una urna apropiada para depositarlos. En los votos se debe consignar el nombre de cada una de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar existentes al momento de efectuarse la votación.

2.1.1.1.1.3. Votación

El ministro de fe debe solicitar al trabajador que firme la nómina, entregando una cédula de votación y un lápiz.

El trabajador debe emitir su voto en forma secreta y depositarlo en la urna cerrada dispuesta para dicho efecto.

Terminada la votación, por haberse cumplido el tiempo fijado y sin que hubiere trabajadores esperando votar o porque todos ellos hubieren emitido su preferencia, el ministro de fe debe proceder, públicamente, a contabilizar los votos.

Hecho lo anterior, el ministro de fe verificará si el número de votos emitidos corresponde, al menos, a la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora, cotejándolo con la nómina de trabajadores habilitados para votar, proporcionada por dicha entidad.

En caso de que el número total de votos no represente la mayoría absoluta del total de trabajadores habilitados para votar, el ministro de fe debe declarar cerrado el proceso, levantando un acta en triplicado donde certifique que no se produjo acuerdo de afiliación a ninguna C.C.A.F.

Un ejemplar del acta, junto con la respectiva nómina de votantes, debe ser entregada por el ministro de fe a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

Cuando el número total de votos represente la mayoría absoluta del total de trabajadores habilitados para votar, el ministro de fe debe separarlos de acuerdo con la opción consignada en ellos y verificar si alguna de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar logra contar con el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores, caso en el cual se entenderá que el acuerdo de afiliación se produjo respecto de dicha Caja de Compensación.

En el evento que ninguna de las Cajas de Compensación hubiere obtenido el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores, se debe efectuar una segunda votación en la cual sólo se puede elegir entre aquellas que hubieren obtenido las dos más altas mayorías relativas. Dichos votos deben ser proporcionados al ministro de fe por la respectiva entidad empleadora.

Si en la citada segunda votación, ninguna de las dos Cajas de Compensación obtiene el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores, el acuerdo de afiliación se producirá respecto de aquella que hubiere conseguido la más alta mayoría.

Terminadas las votaciones, el ministro de fe debe levantar y suscribir un acta en triplicado, la que debe contener, al menos, la hora de inicio y término de la asamblea de votación, el número total de trabajadores de la entidad empleadora, el número de trabajadores que concurrió a votar, los incidentes producidos y el resultado tanto de la primera como de la segunda votación, si así correspondiere, señalando aquella Caja de Compensación respecto de la cual se produjo el acuerdo de afiliación. Un ejemplar debe ser entregado por el ministro de fe, junto con la respectiva nómina de votantes, a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

Una vez obtenido el acuerdo de afiliación a una determinada C.C.A.F., la entidad empleadora debe solicitar, por medio de carta o correo electrónico, al Directorio de ésta, el respectivo pronunciamiento, acompañando copia del acta en que conste dicho acuerdo y la solicitud de afiliación a la C.C.A.F. que obtuvo la mayoría de las preferencias.

2.1.1.1.1.4. Fecha desde la cual la afiliación produce sus efectos

La afiliación de una entidad empleadora a una C.C.A.F., producirá efecto desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha de aprobación de la correspondiente solicitud de afiliación por parte de su Directorio.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 11

2.1.1.2 Procedimiento de Desafiliación Presencial

2.1.1.2 Procedimiento de Desafiliación Presencial

El procedimiento de desafiliación de las C.C.A.F. se encuentra regulado en los artículos 9, 11, 15 y 17 de la Ley N°18.833.

Para poder desafiliarse de una C.C.A.F, la entidad empleadora requiere un periodo de afiliación mínimo de seis meses.

La iniciativa de desafiliación, esto es, el generar un proceso a través del cual los trabajadores manifiestan su voluntad en el sentido de desafiliarse de la C.C.A.F. a la que se encuentran actualmente afiliados, recae en la respectiva entidad empleadora.

En lo concerniente al desarrollo del proceso, es responsabilidad de la entidad empleadora el organizarlo y adoptar las medidas que estime pertinentes, de modo de posibilitar que los trabajadores se informen adecuada y oportunamente sobre su realización.

El acuerdo de los trabajadores para desafiliarse de una C.C.A.F., debe expresarse en una asamblea convocada especialmente para dicho efecto, donde los trabajadores puedan concurrir a votar, ante un ministro de fe.

El acuerdo de desafiliación de una C.C.A.F., supone el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora, debiendo excluirse de dicho total aquellos que, el día de la votación, se encontraban haciendo uso de licencia médica, feriado, permiso administrativo o en cumplimiento de un cometido funcionario fuera de la región donde se efectúa la votación, debidamente acreditado.

Sin perjuicio de lo anterior, cuando las características de la respectiva entidad empleadora no permitan realizar una sola asamblea de votación, la manifestación de voluntad de los trabajadores se puede obtener en asambleas parciales de votación, o a través de otros procedimientos, los que, en todo caso, deben ser previamente autorizados por la Dirección del Trabajo.

2.1.1.2 Procedimiento de Desafiliación Presencial

2.1.1.2.1 Desarrollo de la asamblea de desafiliación de una C.C.A.F.

2.1.1.2.1 Desarrollo de la asamblea de desafiliación de una C.C.A.F.

La voluntad de los trabajadores para desafiliarse de una C.C.A.F., debe obtenerse en una asamblea convocada especialmente para dicho efecto, en la que éstos voten ante un ministro de fe, de aquellos señalados en el inciso segundo del artículo 11 de la Ley N°18.833.

2.1.1.2.1.1. Ministro de fe

Respecto del ministro de fe que debe intervenir en el proceso de desafiliación de una C.C.A.F., corresponde aplicar todo lo señalado en en el Título I del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, tratándose de procedimientos de afiliación.

2.1.1.2.1.2. Lugar de votación, urna y votos

En cuanto al lugar de votación, urna y votos, se debe aplicar todo lo señalado en materia de procedimientos de afiliación, salvo en lo que dice relación con el contenido del voto, en el que se debe indicar el nombre de la C.C.A.F. a que se encuentra actualmente afiliada la entidad empleadora y las opciones "aprueba la desafiliación" y "rechaza la desafiliación", con un espacio a su costado, en donde el trabajador pueda marcar su preferencia.

2.1.1.2.1.3. Votación

En cuanto al desarrollo de la votación misma, tratándose de la desafiliación de una C.C.A.F., se debe dar aplicación a lo señalado en el numeral 2.1.1.1.1. del Título I del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833.

En caso de que el número total de votos emitidos no represente la mayoría absoluta del total de trabajadores de la entidad empleadora, o que, existiendo dicho quórum, el voto favorable a la desafiliación no constituya la mayoría absoluta respecto de dicho total, el ministro de fe debe levantar un acta en triplicado, certificando que no se produjo acuerdo de desafiliación respecto de la C.C.A.F. de que se trate.

Un ejemplar del acta, junto con la respectiva nómina de votantes, debe ser entregada por el ministro de fe a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

En el evento que el acuerdo de desafiliación a una C.C.A.F. no sea adoptado, solamente puede reintentarse dicha desafiliación a contar del día 1° del mes siguiente en que se realizó el proceso fallido.

En caso de que el número total de votos emitidos a favor de la desafiliación represente la mayoría absoluta del total de trabajadores habilitados para votar, el ministro de fe debe levantar un acta en triplicado, certificando que se produjo el respectivo acuerdo. Dicha acta debe contener, al menos, la hora de inicio y término de la asamblea de votación, el número total de trabajadores de la entidad empleadora, el número de trabajadores que concurrió a votar, los incidentes producidos y el resultado de la votación. Un ejemplar del acta debe ser entregado por el ministro de fe, junto con la respectiva nómina de votantes, a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

Una vez obtenido el acuerdo de desafiliación de una determinada C.C.A.F., la entidad empleadora debe solicitar, por medio de carta o correo electrónico, al Directorio de ésta, el respectivo pronunciamiento, acompañando copia del acta en que conste dicho acuerdo y la solicitud de afiliación a la C.C.A.F. que obtuvo la mayoría de las preferencias, si correspondiere.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 11

2.1.1.3 Procedimiento de Desafiliación y posterior Afiliación a otra C.C.A.F. en forma presencial.

2.1.1.3 Procedimiento de Desafiliación y posterior Afiliación a otra C.C.A.F. en forma presencial.

Tratándose de entidades empleadoras que deseen desafiliarse de una C.C.A.F. con la finalidad de afiliarse a otra de dichas Entidades, se deben observar, además de las reglas precedentemente expuestas, en lo relativo a los procedimientos mismos y sus formalidades, las siguientes reglas:

  1. En primer lugar, se debe votar la desafiliación de la C.C.A.F. actual, produciéndose dicho efecto en caso de que la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora hubiese votado a favor de dicha desafiliación.

  2. Sólo en caso de haberse logrado el voto necesario para obtener la desafiliación de la C.C.A.F. actual, se puede realizar una segunda votación, relativa a buscar el acuerdo de afiliación a otra Caja de Compensación, el que, como se ha señalado, requiere el mismo quórum antes referido.

  3. La votación en que se busque la afiliación a una nueva C.C.A.F., debe considerar a todas las Cajas de Compensación existentes al momento de la votación, salvo aquella respecto de la cual operó la desafiliación.

  4. Las votaciones tanto de desafiliación de la actual C.C.A.F. como la de una eventual afiliación a otra, pueden realizarse en una misma asamblea, según determine la respectiva entidad empleadora.

  5. En caso de haberse acordado la desafiliación de una Caja de Compensación, sea para afiliarse o no a otra, la entidad empleadora debe avisar a ésta, remitiéndole una copia del acta en que conste dicho acuerdo.

2.1.1.4 Fecha desde la cual la Desafiliación produce sus efectos

2.1.1.4 Fecha desde la cual la Desafiliación produce sus efectos

En caso de que la desafiliación de una C.C.A.F., no implique la afiliación a otra, dicha desafiliación surtirá efecto desde el día primero del mes subsiguiente a la recepción del correspondiente aviso.

Ahora bien, si la desafiliación de una C.C.A.F., importa la afiliación a otra Caja de Compensación, dicha desafiliación regirá desde la fecha de la correspondiente afiliación a otra, debiendo esta última comunicar a aquélla dicho traspaso con a lo menos un mes de anticipación a la fecha en que opere la nueva afiliación.

2.1.2 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN EFECTUADA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

2.1.2 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN EFECTUADA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

2.1.2 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN EFECTUADA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

2.1.2.1 Procedimiento general de afiliación a una C.C.A.F., efectuada por medios electrónicos

2.1.2.1 Procedimiento general de afiliación a una C.C.A.F., efectuada por medios electrónicos

2.1.2.1.1. Llamado o convocatoria a proceso de afiliación por medios electrónicos.

En lo concerniente al desarrollo del proceso, es responsabilidad de la respectiva entidad empleadora organizarlo y adoptar las medidas que estime pertinentes, de modo de posibilitar que los trabajadores se informen adecuada y oportunamente sobre su realización.

El empleador que decida utilizar medios electrónicos para llevar a cabo la votación de los trabajadores, debe contar con un sistema de votación electrónico que asegure totalmente el anonimato del electorado, sea auditable, cuente con medidas de seguridad que impidan la intervención de terceros ajenos a la votación y, además, se encuentre habilitado con niveles de criptografía que aseguren la integridad de la información y la transparencia del proceso eleccionario.

2.1.2.1.2. Ministro de Fe

La votación de los trabajadores debe desarrollarse con la participación de un ministro de fe, pudiendo cumplir dicha función, un notario público, un inspector del trabajo o un funcionario de la administración civil del Estado, designado por la Dirección del Trabajo.

Tratándose de entidades empleadoras con menos de 25 trabajadores, puede actuar como ministro de fe, el empleador o su representante.

En el caso de entidades empleadoras públicas, puede solicitarse a la Dirección del Trabajo respectiva a través de su página web, la designación, en calidad de ministros de fe, de uno o más de sus funcionarios.

El ministro de fe debe cumplir sus funciones durante todo el tiempo de duración de la respectiva votación, correspondiéndole:

  1. Impartir las instrucciones inherentes a la misma.

  2. Comprobar la identidad de los votantes, debiendo cotejarla con la nómina de trabajadores proporcionada por el empleador.

  3. Constatar en forma remota y en tiempo real los votos emitidos y su procedencia.

  4. Verificar la veracidad de la votación y de su resultado, dejando constancia, si así fuere el caso, de las observaciones e incidentes que se hubieren producido.

  5. Certificar el cumplimiento de las formalidades propias de la celebración del acto.

2.1.2.1.3. Votación

  1. El trabajador debe emitir su voto electrónico, debiendo garantizarse el carácter de secreto del mismo.

  2. Terminada la votación, por haberse cumplido el tiempo para ello, el ministro de fe debe proceder, públicamente, a señalar la cantidad de votos emitidos.

  3. Hecho lo anterior, el ministro de fe debe verificar si el número de votos emitidos corresponde, al menos, a la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora, cotejándolo con la nómina de trabajadores habilitados para votar, proporcionada por dicha entidad.

  4. En caso de que el número total de votos no represente la mayoría absoluta del total de trabajadores habilitados para votar, el ministro de fe debe declarar cerrado el proceso, levantando un acta en triplicado donde certifique que no se produjo acuerdo de afiliación a ninguna C.C.A.F.

  5. Un ejemplar del acta, junto con la respectiva nómina de votantes, debe ser entregada por el ministro de fe a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

  6. Para lograr la afiliación a una determinada C.C.A.F., es necesario el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora, debiendo excluirse de dicho total aquellos que, el día de la votación, se encontraban haciendo uso de licencia médica, feriado, permiso administrativo o en cumplimiento de un cometido funcionario fuera de la región donde se efectúa la votación, debidamente acreditado.

  7. En el evento que, alcanzada la mayoría absoluta para afiliarse, ninguna de las Cajas de Compensación hubiere obtenido el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores, se debe efectuar una segunda votación en la cual sólo se puede elegir entre aquellas que hubieren obtenido las dos más altas mayorías relativas.

  8. Si en la citada segunda votación, ninguna de las dos Cajas de Compensación obtuviera el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores, el acuerdo de afiliación se producirá respecto de aquella que hubiere obtenido la más alta mayoría.

  9. Terminadas las votaciones, el ministro de fe debe levantar y suscribir un acta en triplicado, la que debe contener, al menos, la hora de inicio y término de la votación, el número total de trabajadores de la entidad empleadora, el número de trabajadores que votó, los incidentes producidos y el resultado tanto de la primera como la segunda votación, si así correspondiere, señalando aquella Caja de Compensación respecto de la cual se produjo el acuerdo de afiliación. Un ejemplar debe ser entregado por el ministro de fe, junto con la respectiva nómina de votantes, a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

  10. Una vez obtenido el acuerdo de afiliación a una determinada C.C.A.F., la entidad empleadora debe solicitar por medio de correo electrónico al Directorio de ésta el respectivo pronunciamiento, acompañando copia del acta en que conste dicho acuerdo y la solicitud de afiliación a la C.C.A.F. que obtuvo la mayoría de las preferencias.

2.1.2.1.4. Fecha desde la cual la afiliación produce sus efectos

La afiliación de una entidad empleadora a una C.C.A.F., producirá efecto desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha de aprobación de la correspondiente solicitud de afiliación por parte de su Directorio.​

2.1.2.2 Procedimiento general de desafiliación a una C.C.A.F. a través de medios electrónicos

2.1.2.2 Procedimiento general de desafiliación a una C.C.A.F. a través de medios electrónicos

Para poder desafiliarse de una C.C.A.F, la entidad empleadora requiere un periodo de afiliación mínimo de seis meses.

La iniciativa de desafiliación, esto es, el generar un proceso a través del cual los trabajadores manifiesten su voluntad en el sentido de desafiliarse de la C.C.A.F. a la que se encuentran actualmente afiliados, recae en la respectiva entidad empleadora.

En lo concerniente al desarrollo del proceso, es responsabilidad de la entidad empleadora el organizarlo y adoptar las medidas que estime pertinentes, de modo de posibilitar que los trabajadores se informen adecuada y oportunamente sobre su realización.

El acuerdo de los trabajadores para desafiliarse de una C.C.A.F., debe expresarse en una asamblea convocada especialmente para dicho efecto, donde los trabajadores puedan votar, ante un ministro de fe, por medios electrónicos.

El empleador que decida utilizar un sistema electrónico para llevar a cabo la votación de los trabajadores debe contar con un servicio de votación electrónico que asegure totalmente el anonimato del electorado, sea auditable, cuente con medidas de seguridad que impidan la intervención de terceros ajenos a la votación y, además, que se encuentre habilitado con niveles de criptografía que aseguren la integridad de la información y la transparencia del proceso eleccionario.

El acuerdo de desafiliación de una C.C.A.F., supone el voto favorable de la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora, debiendo excluirse de dicho total aquellos que, el día de la votación, se encontraban haciendo uso de licencia médica, feriado, permiso administrativo o en cumplimiento de un cometido funcionario fuera de la región, debidamente acreditado.

2.1.2.2.1. Desarrollo de la asamblea de desafiliación de una C.C.A.F. a través de medios electrónicos

La voluntad de los trabajadores para desafiliarse de una C.C.A.F., debe obtenerse en una asamblea convocada especialmente para dicho efecto.

2.1.2.2.2. Ministro de fe

Respecto del ministro de fe que debe intervenir en el proceso de desafiliación de una C.C.A.F., corresponde aplicar todo lo señalado en el numeral 2.1.2.1.2. del Título I del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833.

2.1.2.2.3. Oportunidad y votos

En cuanto a la oportunidad o momento de la votación, se debe aplicar todo lo señalado en materia de procedimiento de afiliación por medios electrónicos, salvo en lo que dice relación con el contenido del voto, en el que se debe indicar el nombre de la C.C.A.F. a que se encuentra actualmente afiliada la entidad empleadora y las opciones "aprueba la desafiliación" y "rechaza la desafiliación.

2.1.2.2.4. Votación

En cuanto al desarrollo de la votación misma, tratándose de la desafiliación de una C.C.A.F. por medios electrónicos, se debe dar aplicación a lo señalado en el numeral 2.1.2.1.3. del Título I del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833.

En caso que el número total de votos emitidos no represente la mayoría absoluta del total de trabajadores de la entidad empleadora, o que, existiendo dicho quórum, el voto favorable a la desafiliación no constituya la mayoría absoluta respecto de dicho total, el ministro de fe debe levantar un acta en triplicado, certificando que no se produjo acuerdo de desafiliación respecto de la C.C.A.F. de que se trate.

Un ejemplar del acta, junto con la respectiva nómina de votantes, debe ser entregada por el ministro de fe a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

En el evento que el acuerdo de desafiliación a una C.C.A.F. no sea adoptado, solamente puede reintentarse dicha desafiliación a contar del día 1° del mes siguiente en que se realizó el proceso fallido.

En caso que el número total de votos emitidos a favor de la desafiliación represente la mayoría absoluta del total de trabajadores habilitados para votar, el ministro de fe debe levantar un acta en triplicado, certificando que se produjo el respectivo acuerdo. Dicha acta debe contener, al menos, la hora de inicio y término de la votación, el número total de trabajadores de la entidad empleadora, el número de trabajadores que concurrió a votar, los incidentes producidos y el resultado de la votación.

Un ejemplar del acta debe ser entregado por el ministro de fe, junto con la respectiva nómina de votantes, a la entidad empleadora; otro ejemplar, a un representante de los trabajadores, y el restante debe quedar en su poder.

Una vez obtenido el acuerdo de desafiliación a una determinada C.C.A.F., la entidad empleadora debe solicitar, por medio de correo electrónico, al Directorio de ésta, el respectivo pronunciamiento, acompañando copia del acta en que conste dicho acuerdo y la solicitud de afiliación a la C.C.A.F. que obtuvo la mayoría de las preferencias.

2.1.2.3 Procedimiento de Desafiliación y posterior Afiliación a otra C.C.A.F. por medios electrónicos

2.1.2.3 Procedimiento de Desafiliación y posterior Afiliación a otra C.C.A.F. por medios electrónicos

Tratándose de entidades empleadoras que deseen desafiliarse de una C.C.A.F. con la finalidad de afiliarse a otra de dichas Entidades, se deben observar, además de las reglas precedentemente expuestas, en lo relativo a los procedimientos mismos y sus formalidades, las siguientes reglas.

En primer lugar, se debe votar por medios electrónicos la desafiliación de la C.C.A.F. actual, produciéndose dicho efecto en caso de que la mayoría absoluta del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora hubiese votado a favor de dicha desafiliación, debiendo excluirse de dicho total aquellos que, el día de la votación, se encontraban haciendo uso de licencia médica, feriado, permiso administrativo o en cumplimiento de un cometido funcionario fuera de la región donde se efectúa la votación, debidamente acreditado.

En caso de haberse logrado el voto necesario para obtener la desafiliación de la C.C.A.F. actual, se puede realizar una segunda votación, relativa a buscar el acuerdo de afiliación a otra Caja de Compensación, el que, como se ha señalado, requiere el mismo quórum antes referido y también se debe efectuar por medios electrónicos.

La votación en que se busque la afiliación a una nueva C.C.A.F., debe considerar a todas las Cajas de Compensación existentes al momento de la votación, salvo aquella respecto de la cual operó la desafiliación.

Las votaciones tanto de desafiliación de la actual C.C.A.F. como la de una eventual afiliación a otra, pueden realizarse en una misma oportunidad, según determine la respectiva entidad empleadora.

En caso de haberse acordado la desafiliación de una Caja de Compensación, sea para afiliarse o no a otra, la entidad empleadora debe avisar a ésta, remitiéndole una copia del acta en que conste dicho acuerdo por medio de correo electrónico.

2.1.2.4 Fecha desde la cual la Desafiliación produce sus efectos

2.1.2.4 Fecha desde la cual la Desafiliación produce sus efectos

En caso que la desafiliación de una C.C.A.F, por medios electrónicos, no implique la afiliación a otra, dicha desafiliación surtirá efecto desde el día primero del mes subsiguiente a la recepción del correspondiente aviso.

Ahora bien, si la desafiliación de una C.C.A.F. importa la afiliación a otra Caja de Compensación, dicha desafiliación regirá desde la fecha de la correspondiente afiliación a otra, debiendo esta última comunicar a aquélla dicho traspaso con, a lo menos, un mes de anticipación a la fecha en que opere la nueva afiliación.

2.1.3 AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN EN FORMA PRESENCIAL O POR MEDIOS ELECTRÓNICOS DE EMPLEADORES DE PERSONAS TRABAJADORAS DE CASA PARTICULAR A C.C.A.F.

2.1.3 AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN EN FORMA PRESENCIAL O POR MEDIOS ELECTRÓNICOS DE EMPLEADORES DE PERSONAS TRABAJADORAS DE CASA PARTICULAR A C.C.A.F.

La afiliación de empleadores de trabajadores de casa particular se realizará de acuerdo con las siguientes instrucciones.

Las C.C.A.F. deben considerar en sus estatutos a los trabajadores de casa particular en los mismos términos que los trabajadores de sus empresas afiliadas, accediendo a todos los beneficios en igualdad de condiciones.

A efectos de la afiliación, el empleador debe suscribir una solicitud de afiliación en forma presencial o por medios electrónicos ante aquella Caja de Compensación que su trabajador o trabajadora de casa particular hubiere elegido. Dicha solicitud debe someterse a la aprobación del Directorio de la respectiva Caja de Compensación, la que debe adoptar el correspondiente acuerdo en su sesión ordinaria más próxima y cuyo resultado debe ser informado por carta o correo electrónico.

El empleador afiliado a una Caja de Compensación puede, con el acuerdo de su trabajador o trabajadora de casa particular, desafiliarse de dicha entidad, siempre que registre una afiliación superior a seis meses.

En caso que un empleador que cumpla con el requisito de afiliación mínima señalado en el inciso anterior, decida, con el acuerdo de su trabajador o trabajadora de casa particular, desafiliarse de la actual Caja de Compensación para incorporarse a otra de dichas entidades, puede presentar, tanto en forma presencial como por medios electrónicos, la respectiva solicitud de afiliación en la nueva C.C.A.F., debiendo esta notificar por carta o correo electrónico a la antigua Caja de Compensación el hecho de la desafiliación, con a lo menos 30 días de anticipación respecto de la fecha en que deba comenzar a producir efectos la nueva afiliación.

2.1.4 INCORPORACIÓN DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR PÚBLICO A LAS C.C.A.F.

2.1.4 INCORPORACIÓN DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR PÚBLICO A LAS C.C.A.F.

2.1.4 INCORPORACIÓN DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR PÚBLICO A LAS C.C.A.F.

2.1.4.1 Extensión de cobertura y afiliación de las Entidades Empleadoras del Sector Público a las C.C.A.F.

2.1.4.1 Extensión de cobertura y afiliación de las Entidades Empleadoras del Sector Público a las C.C.A.F.

El artículo 40 letra a) de la Ley N°20.233 modificó el artículo 7° de la Ley N°18.833, estableciendo que puede concurrir a la constitución de una C.C.A.F. cualquier Entidad Empleadora del Sector Público, pudiendo, además, en virtud de lo dispuesto en el artículo 13 de esta última Ley, afiliarse a una Caja de Compensación de Asignación Familiar.

Atendidos los amplios términos del artículo 40 de la Ley N°20.233, debe entenderse por Entidad Empleadora del Sector Público a los Ministerios, Intendencias, Gobernaciones, órganos y servicios, sean de carácter centralizado o descentralizado, incluidos la Contraloría General de la República, el Banco Central, el Ministerio Público, la Defensoría Penal Pública, las Instituciones de Educación Superior del Estado, las Municipalidades, las empresas creadas por ley, el Poder Judicial y el Congreso Nacional, respecto de sus trabajadores dependientes.

Cabe señalar que la afiliación a las C.C.A.F. de las entidades empleadoras del Sector Público, que tengan el carácter de centralizadas, tales como las SEREMI, debe efectuarse a través del correspondiente Ministerio y las de carácter descentralizado, esto es, las que gozan de personalidad jurídica propia, por sí mismas.

En el caso del Poder Judicial, la afiliación a una C.C.A.F. debe efectuarse a través de la Corte Suprema.

Tratándose del Ministerio Público, dicha entidad puede afiliarse por sí misma, habida consideración de tener ésta un carácter autónomo.

En el caso del Congreso Nacional, la afiliación requerirá del acuerdo de los presidentes tanto del Senado como de la Cámara de Diputados.

Para materializar la afiliación a una C.C.A.F. de una Entidad Empleadora del Sector Público, se requerirá la voluntad de la Jefatura Superior de dicha Entidad y el acuerdo de la mayoría absoluta del total de sus trabajadores, obtenido en una asamblea convocada especialmente para tal efecto.

Por otra parte, y teniendo presente lo establecido en el artículo 9° de la Ley N°18.833, resulta necesario precisar que las Entidades Empleadoras del Sector Público que tengan dependencias u oficinas situadas en distintas regiones, pueden afiliarse a distintas Cajas, siempre que todos sus trabajadores situados en una misma región se afilien a una misma C.C.A.F. Así, por ejemplo, un Ministerio puede resolver afiliar al total de su personal a una misma C.C.A.F. o respecto de su personal en regiones, a distintas C.C.A.F., conforme a la regla antes señalada.

Los funcionarios municipales propiamente tales -distintos de los que se rigen por la Ley N°19.070, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se contiene en el D.F.L. N°1, de 1997, del Ministerio de Educación, y de los trabajadores que se rigen por la Ley N°19.378, pueden afiliarse a una C.C.A.F. independientemente de estos últimos, basándose en las reglas generales, esto es, en la medida que ello fuere acordado por el empleador, en este caso la Municipalidad, y la mayoría absoluta de los trabajadores, en la forma prevista por la Ley N°18.833.

Sin perjuicio de lo anterior, la Municipalidad empleadora, si lo estima conveniente, puede afiliar a la totalidad de su personal a una sola C.C.A.F. siguiendo el procedimiento establecido en la Ley, en cuyo caso, si procediere, deben acordarse previamente las correspondientes desafiliaciones del sector salud y educación.

A la afiliación de las Entidades Empleadoras del Sector Público a una C.C.A.F. le son aplicables, según corresponda, las instrucciones contenidas en el Título I del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833 y las contenidas en el Oficio Ordinario N°20.140 de 2008, conjunto con la Dirección del Trabajo, por medio del cual se impartieron instrucciones en materia de afiliación a C.C.A.F. por parte de las Entidades Empleadoras del Sector Público.

2.1.4.2 Efectos de la afiliación a C.C.A.F. de las Entidades Empleadoras del Sector Público.

2.1.4.2 Efectos de la afiliación a C.C.A.F. de las Entidades Empleadoras del Sector Público.

La afiliación a una C.C.A.F. de los trabajadores que se desempeñan en Entidades Empleadoras del Sector Público, es sólo para los efectos de acceder a las prestaciones de los Regímenes de Crédito Social, de Prestaciones Adicionales y Complementarias que las C.C.A.F. otorgan en conformidad con la Ley N°18.833, los Reglamentos de dicho cuerpo legal y sus Estatutos Particulares.

Sin perjuicio de lo anterior, la afiliación a una C.C.A.F. de aquellos trabajadores que se rigen por la Ley N°19.070, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se contiene en el D.F.L. N°1, de 1997, del Ministerio de Educación, y de los que se rigen por la Ley N°19.378 , quienes desde antes de la Ley N°20.233, se encontraban facultados para afiliarse a una C.C.A.F., continuará rigiéndose por la normativa vigente.

Para los efectos señalados precedentemente, son plenamente aplicables la normativa vigente y las instrucciones impartidas sobre la materia por esta Superintendencia.

De este modo, por ejemplo, en materia de crédito social es aplicable el límite de endeudamiento establecido en el Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Es necesario tener presente que, habida consideración de la naturaleza de las Entidades Empleadoras del Sector Público, éstas no pueden constituirse como avales o codeudoras solidarias de los créditos sociales que pudieren solicitar sus personas trabajadoras, a menos que por Ley se las autorice al efecto.

Finalmente, en cuanto al acceso a las prestaciones de crédito social, adicionales y complementarias, por parte de los trabajadores de las Entidades Empleadoras del Sector Público, éste quedará sujeto a las mismas condiciones que rigen respecto de los demás trabajadores afiliados a la C.C.A.F. de que se trate, según sea pertinente

2.1.5 REGLAS COMUNES A LA AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE ENTIDADES EMPLEADORAS A C.C.A.F.

2.1.5 REGLAS COMUNES A LA AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE ENTIDADES EMPLEADORAS A C.C.A.F.

  1. La C.C.A.F. debe abstenerse de actuar o de participar de cualquier forma en los actos de votaciones.

  2. La C.C.A.F. debe informar por escrito a los empleadores y trabajadores de sus empresas afiliadas, el procedimiento correcto en materia de afiliaciones y desafiliaciones, enfatizando el hecho de que las respectivas votaciones deben efectuarse en asambleas convocadas especialmente para tal efecto, con la concurrencia de un ministro de fe, señalando la ilegalidad de prácticas tales como la firma de listas en forma previa a la celebración de la asamblea y su ratificación en ésta, resaltando que las firmas de los trabajadores que acreditan su votación sólo pueden ser obtenidas en la misma asamblea.

  3. La Caja puede proporcionar al potencial afiliado, a través de diversos medios, promoción, publicidad y difusión, información respecto de los beneficios que dichas entidades otorgan y de la calidad de estos. Es decir, los mecanismos de oferta destinados a promover la afiliación de entidades empleadoras con el acuerdo de sus trabajadores deben basarse en dar a conocer los beneficios de seguridad social de que éstos gozarán durante el transcurso de su afiliación y a los que pueden acceder cada vez que se presente el respectivo estado de necesidad.

  4. Queda prohibido que la C.C.A.F. oferte como incentivo a la afiliación de entidades empleadoras, por el solo hecho de afiliarse, el otorgamiento de premios, pagos -en dinero, especies o en servicios- o donaciones de cualquier tipo.

  5. En el caso de los incentivos otorgados por la C.C.A.F. para mantener la afiliación de entidades empleadoras, ellos sólo son procedentes en la medida que consistan en prestaciones de seguridad social previstas por la Ley N°18.833 y sean otorgadas a todos aquellos afiliados que se encuentren en las mismas condiciones.

  6. Del mismo modo, se prohíbe a la C.C.A.F. el otorgamiento de premios, pagos o donaciones de cualquier tipo, como medio para incentivar la afiliación o mantención de entidades empleadoras, a los empleadores y a los dirigentes de toda agrupación o entidad que represente a trabajadores o pensionados, aunque dichos dirigentes detenten la calidad de afiliados a la C.C.A.F. de que se trate. Ello basado en que el otorgamiento de los referidos beneficios no está destinado a cubrir ningún estado de necesidad de los establecidos en la Ley N°18.833.

  7. Tampoco puede la C.C.A.F. ofrecer a los empleadores y a los dirigentes de toda agrupación o entidad que represente a trabajadores, aunque dichos dirigentes detenten la calidad de afiliados de la Caja de que se trate, viajes con los gastos pagados para trasladarse dentro del país o al extranjero, con el objetivo de proporcionarles información sobre los beneficios que entrega la C.C.A.F. a sus afiliados, o estadías gratuitas en cualquier lugar dentro o fuera del país o cualquier otro beneficio que no se encuentre dentro del respectivo programa de prestaciones adicionales.

  8. La C.C.A.F. no puede establecer tasas de interés preferenciales en un determinado plazo con la finalidad de conseguir la afiliación de una entidad empleadora o evitar su desafiliación.

  9. El Directorio de la C.C.A.F., al pronunciarse sobre las solicitudes de afiliación de las empresas cuyos trabajadores hayan acordado desafiliarse de otra C.C.A.F., deben verificar previamente que dicho acuerdo se ajuste a lo establecido en los artículos 11 y 13 de la Ley N°18.833 y a lo instruido sobre la materia por esta Superintendencia, de modo de asegurar la expresión de voluntad de los trabajadores.

  10. La C.C.A.F. debe verificar anualmente los antecedentes legales y circunstancias de hecho relevantes de sus empresas afiliadas y verificar que las diferentes empresas afiliadas se mantengan en funciones. En todo caso, al momento de afiliarse una empresa, además, se debe corroborar que cuente con iniciación de actividades y que se haya efectuado la designación de su representante legal, exigiendo que le sea comunicado cualquier cambio en las condiciones referidas.

2.1.6 SITUACIÓN DE AFILIACIONES Y DESAFILIACIONES EN CASO DE DECLARARSE LA INTERVENCIÓN DE UNA CAJA DE COMPENSACIÓN

2.1.6 SITUACIÓN DE AFILIACIONES Y DESAFILIACIONES EN CASO DE DECLARARSE LA INTERVENCIÓN DE UNA CAJA DE COMPENSACIÓN

  1. Durante el período por el cual se extienda la intervención a que se refiere el artículo 57 de la Ley N°18.833, la Caja de Compensación no podrá aceptar nuevas afiliaciones de entidades empleadoras. A su vez, durante el mismo lapso aquella Caja de Compensación a la que una entidad empleadora solicite su afiliación, con posterioridad a su desafiliación de una Caja intervenida, puede aceptar dicha afiliación siempre que asuma el prepago de todos los créditos sociales que los trabajadores de la respectiva entidad empleadora mantengan en la entidad intervenida.

    Además, en estas circunstancias la Caja de Compensación debe ser especialmente cuidadosa en no promover la afiliación de trabajadores utilizando argumentos negativos respecto de la Caja Intervenida. Ello en cumplimiento de lo prescrito en el número 6 del artículo 26, de la Ley N°18.833.

    Lo anterior debe entenderse en el sentido que la C.C.A.F. a la que se solicita la afiliación debe manifestar, en forma previa y por escrito, su compromiso de prepagar todos los créditos sociales de los trabajadores de la respectiva entidad empleadora - exceptuados los hipotecarios -, sin que resulte procedente, por tanto, que los evalúe uno a uno.

    Sin perjuicio de lo anterior, en caso que algún trabajador no quisiera cambiar de acreedor, manteniendo como acreedor a la Caja intervenida, éste debe manifestarlo individualmente por escrito a través del documento cuyo formato se anexa, denominado
    Anexo N°1: Declaración del Trabajador de no acceder al traspaso de su crédito social a otra C.C.A.F. de este Título I del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, circunstancia que no afectará la validez de la afiliación de la respectiva entidad empleadora.

    ​En el evento que el trabajador acepte el cambio de acreedor, debe suscribir el mandato señalado en la letra c) del número 2 siguiente.

  2. En relación con lo señalado en el numeral anterior, corresponde aplicar el siguiente procedimiento:

    1. En aquellos casos en que una entidad empleadora afiliada a una C.C.A.F. intervenida desee iniciar un procedimiento de desafiliación de ésta y posterior afiliación a otra Caja de Compensación, es obligación de dicha Caja intervenida otorgarle un certificado con los nombres y domicilios de los trabajadores que tengan la calidad de deudores de crédito social de la misma, indicando la situación crediticia de cada uno de ellos.

    2. Con el conocimiento previo de todos sus trabajadores y provista del certificado antes referido, la entidad empleadora debe consultar a las Cajas de Compensación entre las cuales sus trabajadores puedan votar para afiliarse, si aceptan o no prepagar la totalidad de los créditos señalados en dicho certificado.

    3. Aquellas C.C.A.F. a las que se formule la consulta precedentemente aludida, deben enviar una carta respuesta a la entidad empleadora interesada, aceptando o no prepagar la totalidad de los respectivos créditos sociales, debiendo además, en caso afirmativo, enviar un modelo de mandato para que los trabajadores, sólo en caso de que se haya obtenido la mayoría absoluta para afiliarse a ella, la faculten para suscribir en su nombre la documentación necesaria para el otorgamiento de los nuevos créditos sociales (novación por cambio de acreedor), los que deben ser pactados, según corresponda, con la misma tasa de interés o con la vigente al momento de su otorgamiento en caso de ser ésta más baja.

2.1.7 AFILIACIÓN A C.C.A.F. RESPECTO DE PROFESIONALES Y TRABAJADORES QUE SE DESEMPEÑEN EN ESTABLECIMIENTOS DE ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD Y DE AQUELLOS DE ENTIDADES ADMINISTRADORES DE SALUD MUNICIPAL QUE DESEMPEÑEN PERSONALMENTE FUNCIONES Y ACCIONES DIRECTAMENTE RELACIONADAS CON ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD

2.1.7 AFILIACIÓN A C.C.A.F. RESPECTO DE PROFESIONALES Y TRABAJADORES QUE SE DESEMPEÑEN EN ESTABLECIMIENTOS DE ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD Y DE AQUELLOS DE ENTIDADES ADMINISTRADORES DE SALUD MUNICIPAL QUE DESEMPEÑEN PERSONALMENTE FUNCIONES Y ACCIONES DIRECTAMENTE RELACIONADAS CON ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD

2.1.7 AFILIACIÓN A C.C.A.F. RESPECTO DE PROFESIONALES Y TRABAJADORES QUE SE DESEMPEÑEN EN ESTABLECIMIENTOS DE ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD Y DE AQUELLOS DE ENTIDADES ADMINISTRADORES DE SALUD MUNICIPAL QUE DESEMPEÑEN PERSONALMENTE FUNCIONES Y ACCIONES DIRECTAMENTE RELACIONADAS CON ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD

2.1.7.1 Ámbito de aplicación

2.1.7.1 Ámbito de aplicación

El artículo 39 de la Ley N°19.378, establece el ámbito de aplicación de la ley en cuanto a las personas a quienes ha de afectar, disponiendo que sus normas se aplicarán a los profesionales y trabajadores que se desempeñen en los establecimientos municipales de atención primaria de salud, señalados en la letra a) del artículo 2° y a aquellos que, desempeñándose en las entidades administradoras de salud indicadas en la letra b) del mismo, ejecutan personalmente funciones y acciones directamente relacionadas con la atención primaria de salud.

Para los efectos anteriores debe tenerse presente que el artículo 2° de la Ley N°19.378, señala lo que debe entenderse por establecimientos municipales de atención primaria de salud y entidades administradoras de salud municipal:

  1. Establecimientos municipales de atención primaria de salud: son los consultorios generales urbanos y rurales, las postas rurales y cualquier otra clase de establecimientos de salud administrados por las municipalidades o las instituciones privadas sin fines de lucro que los administren en virtud de convenios celebrados con ellas. En consecuencia, dichos establecimientos son los que brindan la atención a los usuarios.

  2. Entidades administradoras de salud municipal: son las personas jurídicas que tengan a su cargo la administración y operación de establecimientos de atención primaria de salud municipal, sean éstas las municipalidades o instituciones privadas sin fines de lucro a las que la municipalidad haya entregado la administración de los establecimientos de salud, en conformidad con el artículo 12 del D.F.L. N°1-3.063 del Ministerio del Interior, de 1980.

2.1.7.2 Afiliación a Cajas de Compensación de Asignación Familiar

2.1.7.2 Afiliación a Cajas de Compensación de Asignación Familiar

El inciso segundo del artículo 19 de la Ley N°19.378 dispone que las entidades administradoras de salud municipal pueden afiliar a su personal regido por esta Ley a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar conforme con la legislación que regula esta materia.

Al respecto se debe recordar que de conformidad a lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley N°19.378, las entidades administradoras de salud municipal que tengan a su cargo la administración y operación de establecimientos de atención primaria de salud municipal pueden ser las mismas municipalidades o instituciones privadas sin fines de lucro que los administren en virtud de convenios celebrados con ellas.

Por consiguiente y en relación con la afiliación a una Caja de Compensación de Asignación Familiar se deben hacer las siguientes distinciones:

  1. Tratándose de las Municipalidades, la referida disposición establece que la afiliación sólo debe estar referida al personal contemplado en el artículo 3° de la Ley N°19.378.

    Conviene recordar que, en relación con esta materia, la Ley N°19.070, también permitió que las Municipalidades se afiliaran a una C. C.A.F., pero sólo respecto de su personal que tenga el carácter de profesional de la educación en los términos de los artículos 1°, 2° y 19° de la citada Ley N°19.070 , cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado está contenido en el D.F.L. N°1, de 1997, del Ministerio de Educación.

    Ahora bien, atendido que conforme a la Ley N°18.833, en una misma región un empleador sólo puede estar afiliado a una C.C.A.F., si la Municipalidad estuviera afiliada a una de dichas entidades respecto de su personal que tiene el carácter de profesional de la educación, se entenderá afiliada automáticamente a esa misma C.C.A.F. respecto del personal a que se refiere el artículo 3° de la Ley N°19.378.

    Para estos efectos, bastará que la Municipalidad otorgue a la Caja de su afiliación un certificado, señalando los profesionales y trabajadores que se desempeñan en los establecimientos de atención primaria de salud que ella administra, a que se refiere la letra a) del artículo 29 de la Ley N°19.378 y cuales se desempeñan en la Municipalidad y ejecutan personalmente funciones y acciones directamente relacionadas con la atención primaria de salud, a que se refiere la letra b) del precepto citado.

    En consecuencia, no resulta procedente que la Municipalidad afiliada a una C.C.A.F. respecto de su personal docente, se afilie a otra distinta respecto del regido por la Ley N°19.378.

    Lo anterior, sin perjuicio de la facultad que tiene la Municipalidad para desafiliarse de dicha Caja y afiliarse a otra entidad, conforme a la normativa general contenida en la Ley N°18.833.

    Si la Municipalidad no está afiliada a una Caja de Compensación de Asignación Familiar, y quisiere hacerlo, la afiliación debe hacerse a una sola C.C.A.F., respecto de su personal regido tanto por la Ley N°19.070 , cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado está contenido en el D.F.L. N°1, de 1997, del Ministerio de Educación, así como por la Ley N°19.378.

  2. Distinta es la situación de las Corporaciones de Derecho Privado, a quienes las Municipalidades hayan entregado la administración de establecimientos municipales de atención primaria de salud, las que por tener el carácter de empresa exigido por el artículo 7° de la Ley N°18.833 desde antes de la vigencia de la Ley N°19.378, han podido afiliarse a una C. C.A.F. con todo su personal, ya sea que estos se desempeñen en los establecimientos de atención primaria de salud que ellas administran, a que se refiere la letra a) del artículo 2° o en la propia Corporación administradora.

    Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley N°18.833, las C.C.A.F. autorizadas para administrar el régimen de subsidios por incapacidad laboral, deben percibir la cotización establecida en el artículo 4° del D.F.L. N°36, de 1981, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social , sólo respecto de los profesionales y trabajadores a que se refiere el artículo 3° de la Ley N°19.378 que no se encuentren afiliados a una ISAPRE.

2.1.8 ANEXOS

2.1.8 ANEXOS

Anexo N°1: Declaración del Trabajador de no acceder al traspaso de su crédito social a otra C.C.A.F.

2.2 TÍTULO II. AFILIACIÓN DE PENSIONADOS

2.2.1 NORMAS APLICABLES PARA LA AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE PENSIONADOS

2.2.1 NORMAS APLICABLES PARA LA AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE PENSIONADOS

  1. Ley N°18.833, que establece el Estatuto General para las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.

  2. Ley N° 19.539, artículo 16°, que dispone la incorporación de los pensionados de cualquier régimen previsional, incluidos los de la Caja de Previsión de la Defensa Nacional y de la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile, a las Cajas de Compensación.

Referencias legales: Ley 18.833 - Ley 19.539, artículo 16

2.2.2 DERECHO A AFILIARSE

2.2.2 DERECHO A AFILIARSE

Tienen derecho a afiliarse a una Caja de Compensación los pensionados de cualquier régimen previsional, incluidos los exonerados políticos de la Ley N°19.234; los de pensión mensual de reparación de la Ley N°19.123; los de pensión anual de reparación de la Ley N°19.992, y los que perciban una pensión de carácter asistencial, para el sólo efecto de lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley N° 19.539.

2.2.3 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE PENSIONADOS

2.2.3 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE PENSIONADOS

Las afiliaciones y desafiliaciones de pensionados a una C.C.A.F., pueden efectuarse presencialmente o por medios digitales, debiendo en ambos casos quedar expresada inequívocamente su voluntad.

La C.C.A.F. debe informar en sus respectivas páginas web los distintos medios a través de los cuales pueden los pensionados tramitar sus solicitudes de afiliación y desafiliación, así como los requisitos para ello y efectos que aquéllas producen.

El listado de oficinas habilitadas para realizar el proceso de afiliación debe ser público, por lo que debe ser divulgado en la página web de cada C.C.A.F., señalando expresamente las oficinas para realizar afiliación en forma presencial. Este listado debe ser actualizado dentro del plazo de 5 días, contado desde la fecha en que ocurrió el hecho que motiva la actualización.

La C.C.A.F. debe habilitar una casilla electrónica en sus páginas web, donde se recepcionarán las solicitudes de afiliación y desafiliación que formulen los pensionados en forma remota. La referida casilla electrónica debe, además, ser debidamente informada a esta Superintendencia, así como cualquier cambio en ella, dentro del plazo de cinco días hábiles de implementada.

2.2.3 PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE PENSIONADOS

2.2.3.1 Afiliación presencial

2.2.3.1 Afiliación presencial

La afiliación presencial debe materializarse en la correspondiente solicitud, la que debe ser suscrita en ese acto en una oficina de la respectiva Caja de Compensación.

La afiliación del pensionado tiene un carácter individual y debe ser solicitada, a través de la suscripción del documento que consta en el formulario denominado Anexo N°4: Solicitud de afiliación, desafiliación o modificación de datos de pensionados, al Directorio de la Caja de Compensación de este Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833 , el que se pronunciará al respecto en su primera sesión ordinaria, dejando constancia del acuerdo en la respectiva solicitud.

Los formularios de solicitud presencial pueden ser llenados por personal de la Caja, en este caso, en presencia del pensionado, registrando, en el espacio correspondiente del formulario, el día en que efectivamente se suscribe. Además, se debe adjuntar a éste fotocopia del carné de identidad del interesado, por ambos lados, y una copia digitalizada o fotografía de su último comprobante de pago de pensión. Si el interesado no cuenta con su último comprobante de pago de pensión puede aceptarse la de los dos meses anteriores al último pago.

Se debe requerir que el pensionado, en la solicitud de afiliación efectuada en forma presencial y documento que se adjunta a ésta, estampe su firma y la impresión de su dígito pulgar derecho y, en ausencia de éste, la de cualquier otro dígito, indicando a cuál corresponde (índice, medio, anular o meñique) y a qué mano pertenece.

La Caja debe informar en forma clara y objetiva al pensionado sobre los efectos de la afiliación, de modo que aquél pueda otorgar válidamente su consentimiento. Asimismo, se dejará constancia que el pensionado otorga su consentimiento y entiende los efectos de la afiliación. Además, se dejará constancia respecto de la información que se entregó al afiliado, contenida en el número tres siguiente. Copia de estos antecedentes también deben entregarse al pensionado.

Las solicitudes deben completarse con todos los antecedentes requeridos en ellas, nombre completo, número de cédula de identidad, domicilio particular, teléfono y correo electrónico y demás datos que constan en el formulario y no deben tener enmendaduras, borrones, ni correcciones de ninguna especie.

El Directorio de la Caja de Compensación se pronunciará al respecto en su primera sesión ordinaria, dejando constancia del acuerdo en la respectiva solicitud.

La afiliación opera desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha de aprobación de la correspondiente solicitud y dentro del mes siguiente a esta data debe ser comunicada por la C.C.A.F. al respectivo organismo pagador de la pensión.

2.2.3.2 Afiliación por medios digitales

2.2.3.2 Afiliación por medios digitales

La Caja de Compensación debe aceptar solicitudes de afiliación de pensionados que se formulen en forma remota o a distancia, esto es, por medios electrónicos o digitales. Para tal efecto y con la finalidad de registrar y obtener el consentimiento del interesado, las C.C.A.F. deben emplear dos mecanismos distintos de verificación o autenticación de la identidad del pensionado, los que pueden consistir en un correo electrónico y una conversación sostenida con la Caja, cuyo audio quede grabado con su aquiescencia, o por medio de un código o número de seguridad que se remitirá a efectos de ser ingresado o enviado a una dirección de correo electrónico.

También se considerará que cumple con esta disposición, el uso de un mecanismo de validación en forma escalonada, el cual, a través de una serie de preguntas sobre antecedentes personales en forma ascendente, permite adquirir certeza acerca de la identidad del pensionado o el uso de la clave única del Servicio de Registro Civil e Identificación.

La Caja debe informar en forma clara y objetiva al pensionado sobre los efectos de la afiliación, de modo que éste pueda otorgar válidamente su consentimiento, dejando constancia de su voluntad de afiliarse y que entienda los efectos de la afiliación. Debe dejarse constancia de toda la información que se le entregó al interesado, contenida en el número 2.2.5 del Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, así como de su consentimiento. Copia de estos antecedentes deben entregarse al pensionado.

La afiliación del pensionado tiene un carácter individual y debe impetrarse en la correspondiente solicitud digital, en la que éste junto con expresar su voluntad en tal sentido, debe adjuntar copia digitalizada de su último comprobante de pago de pensión y de su carné de identidad por ambos lados. Si el interesado no cuenta con su último comprobante de pago de pensión puede aceptarse la de los dos meses anteriores al último pago.

La solicitud de afiliación debe indicar expresamente la intención del pensionado de afiliarse, su nombre completo, número de cédula de identidad, domicilio particular, teléfono y correo electrónico, a efectos de notificarlo del acuerdo del Directorio que se pronuncie sobre la respectiva solicitud, y demás antecedentes que constan en el formulario.

Se entiende que el pensionado o pensionada ha sido debidamente informado a efectos de otorgar su consentimiento y que conoce y acepta los efectos de la afiliación, si ello consta en una nítida grabación audiovisual en la que afirma: haber leído la información que se le ha remitido al efecto, solicita afiliarse a la Caja, entiende y acepta los efectos de su afiliación, conoce que puede desistirse de su solicitud de desafiliación dentro del plazo de treinta días desde que la solicitó y conoce que tiene el plazo de seis meses para desafiliarse a la Caja.

Una vez recibida en forma remota la solicitud de afiliación del pensionado, la Caja debe enviar a éste un comprobante de haber recepcionado dicha solicitud y posteriormente le notificará el resultado de esta al domicilio que la persona hubiere indicado al efecto. Lo anterior puede efectuarse mediante sistemas remotos o a distancia o a través de carta certificada, según elección del pensionado.

El Directorio de la Caja de Compensación se pronunciará al respecto en su primera sesión ordinaria, dejando constancia del acuerdo en la respectiva solicitud.

La afiliación opera desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha de aprobación de la correspondiente solicitud y dentro del mes siguiente a esta data debe ser comunicada por la C.C.A.F. al respectivo organismo pagador de la pensión.

2.2.3.3 Desafiliación presencial

2.2.3.3 Desafiliación presencial

La desafiliación efectuada en forma presencial debe materializarse en la correspondiente solicitud, la que debe ser suscrita en ese acto en una oficina de la respectiva Caja de Compensación.

La desafiliación del pensionado tiene un carácter individual y debe ser solicitada, a través de la suscripción del correspondiente documento, el que consta en el Anexo N°4: Solicitud de afiliación, desafiliación o modificación de datos de pensionados, al Directorio de la Caja de Compensación de este Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833 , al Directorio de la Caja de Compensación, el que se pronunciará al respecto en su primera sesión ordinaria. Este formulario debe contener el nombre completo, número de cédula de identidad, domicilio particular, teléfono y correo electrónico del interesado.

La desafiliación opera desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha de aprobación de la respectiva solicitud y, dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a su aprobación, debe ser notificada por la C.C.A.F. al respectivo organismo pagador de la pensión para que cesen los descuentos por concepto de aporte a la Caja. Su omisión se considerará grave incumplimiento de estas instrucciones.

Respecto de la desafiliación del pensionado, debe estarse, en lo que resultare procedente, a lo dispuesto por los artículos 17 y 18 de la Ley N°18.833, esto es, la desafiliación regirá desde la fecha en que el pensionado se afilie a otra Caja de Compensación de Asignación Familiar, debiendo esta última comunicar a aquélla dicho traspaso con, a lo menos, un mes de anticipación a la fecha en que opere la nueva afiliación.

2.2.3.4 Desafiliación por medios digitales

2.2.3.4 Desafiliación por medios digitales

La desafiliación efectuada en forma remota o por medios digitales debe materializarse en la correspondiente solicitud digital.

La Caja de Compensación debe aceptar solicitudes de desafiliación de pensionados que se formulen en forma remota o a distancia por medios electrónicos o digitales. Para tal efecto y con la finalidad de registrar y obtener el consentimiento del interesado, la C.C.A.F. debe emplear dos mecanismos distintos de verificación o autenticación de la identidad del pensionado, los que pueden consistir en un correo electrónico y una conversación sostenida con la Caja, cuyo audio quede grabado con su aquiescencia, o por medio de un código o número de seguridad que se le envíe a efectos de ser ingresado o enviado a una dirección de correo electrónico.

También se considera que cumple con esta disposición, el uso de un mecanismo de validación en forma escalonada, el cual, a través de una serie de preguntas sobre antecedentes personales en forma ascendente, permite adquirir certeza acerca de la identidad del pensionado o el uso de clave única del Servicio de Registro Civil e Identificación.

La desafiliación del pensionado tiene un carácter individual, y debe ser solicitada, a través de la suscripción del correspondiente formulario, al Directorio de la Caja de Compensación, el que se pronunciará al respecto en su primera sesión ordinaria. Este formulario debe indicar, además, el nombre completo, número de cédula de identidad, domicilio particular, teléfono y correo electrónico del interesado.

Se entenderá que el pensionado o pensionada ha firmado o suscrito la solicitud de desafiliación mediante firma electrónica simple, consistente en el envío de un correo electrónico a la C.C.A.F. en que solicita desafiliarse de esa entidad.

La desafiliación opera desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha de aprobación de la respectiva solicitud digital y, dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a su aprobación, debe ser notificada por la C.C.A.F. al respectivo organismo pagador de la pensión para que cesen los descuentos por concepto de aporte a la Caja. Su omisión se considerará grave incumplimiento de estas instrucciones.

Una vez recibida en forma remota la solicitud de desafiliación del pensionado, la Caja debe enviar a éste un comprobante de haber recepcionado dicha solicitud y posteriormente le notificará el resultado de esta en el domicilio que la persona hubiere indicado al efecto. Lo anterior puede efectuarse mediante sistemas remotos o a distancia o a través de carta certificada, a elección del pensionado.

La tramitación de la solicitud o la desafiliación no puede condicionarse por parte de la Caja al cumplimiento de otros requisitos distintos a los señalados en este numeral 2.2.3.4.

Respecto de la desafiliación del pensionado, debe estarse, en lo que resultare procedente, a lo dispuesto por los artículos 17 y 18 de la Ley N°18.833, esto es, la desafiliación regirá desde la fecha en que el pensionado se afilie a otra Caja de Compensación de Asignación Familiar, debiendo esta última comunicar a aquélla dicho traspaso con, a lo menos, un mes de anticipación a la fecha en que opere la nueva afiliación.

2.2.3.5 Procedimiento de desafiliación del pensionado para afiliarse a otra Caja de Compensación de Asignación Familiar.

2.2.3.5 Procedimiento de desafiliación del pensionado para afiliarse a otra Caja de Compensación de Asignación Familiar.

El procedimiento se sujetará a lo dispuesto en el numerales 2.2.3.1 al 2.2.3.4 del Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, precedentes, según corresponda.

Debe tenerse presente que el pensionado tiene derecho a desafiliarse libremente transcurridos 6 meses desde la fecha en que operó su afiliación, pudiendo presentar la respectiva solicitud con la anterioridad que desee una vez transcurridos al menos 4 meses, para que el Directorio se pronuncie sobre ella y a fin de que su desafiliación opere inmediatamente transcurrido el referido plazo de seis meses.

Respecto de la desafiliación del pensionado, debe estarse, en lo que resultare procedente, a lo dispuesto por los artículos 17 y 18 de la Ley N°18.833, esto es, la desafiliación regirá desde la fecha en que el pensionado se afilie a otra Caja de Compensación de Asignación Familiar, debiendo esta última comunicar a aquélla dicho traspaso con, a lo menos, un mes de anticipación a la fecha en que opere la nueva afiliación.

2.2.3.6 Procedimiento de desafiliación del Sistema

2.2.3.6 Procedimiento de desafiliación del Sistema

El procedimiento para desafiliarse del sistema se realizará en conformidad a lo establecido en los numerales 2.2.3.3. y 2.2.3.4. del Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, según corresponda.

Debe tenerse presente que el pensionado tiene derecho a desafiliarse libremente transcurridos 6 meses desde la fecha en que operó su afiliación, pudiendo presentar la respectiva solicitud con la anterioridad que desee una vez transcurridos al menos 4 meses, para que el Directorio se pronuncie sobre ella, a fin de que su desafiliación opere inmediatamente transcurrido el referido plazo de seis meses.

2.2.4 PROHIBICIONES COMUNES A LA AFILIACIÓN

2.2.4 PROHIBICIONES COMUNES A LA AFILIACIÓN

Se prohíbe a las Cajas de Compensación realizar cualquier actividad que implique una preevaluación o precalificación de pensionados, destinada directa o indirectamente, a obtener una posterior afiliación de éstos, correspondiendo que todo el proceso de afiliación desde su consentimiento y la formalización de éste se efectúe en el mismo acto de la suscripción de la respectiva solicitud de afiliación.

Se prohíbe, además, que las Cajas de Compensación efectúen afiliaciones de pensionados sin dejar constancia expresa de la información entregada al afiliado a efectos de afiliarse, de la voluntad del pensionado de afiliarse y que entiende los efectos de la afiliación.

La C.C.A.F. debe invalidar la afiliación del pensionado en caso de no haberse formado el consentimiento debido a vicios en el mismo, dentro de los 90 días siguientes a la notificación de la aprobación de su afiliación. Para lo anterior, debe implementar un procedimiento de invalidación de la afiliación. En el documento en que la Caja resuelva estos casos debe dejarse expresa constancia que el pensionado puede recurrir, en el evento de no quedar conforme con la respuesta de la Caja, a la Superintendencia de Seguridad Social, presentando su reclamo.

El día en que el pensionado concurra a pagarse de su pensión en las oficinas fijas y móviles de una Caja de Compensación, no puede realizarse por esa Caja actividad alguna para proceder a su afiliación, pudiendo hacerlo libremente cualquier otro día. Para ello debe dejarse constancia nítida en la liquidación de pago de su pensión de la fecha en que se efectúe el pago.

La Caja debe acompañar en el expediente de afiliación del pensionado, copia de la colilla de pago de su pensión, que indique el día del mes en que se le realizó el pago de esta.

Excepcionalmente y sólo en el caso que el pensionado por propia iniciativa, en forma independiente e informada, el día que concurra a pagarse de su pensión en la Caja de Compensación, manifieste su voluntad de afiliarse a ella, puede hacerlo siempre que quede registro de todo lo anterior en una nítida grabación audiovisual, la que debe dejar expresa constancia que el afiliado entiende que la afiliación no es requisito para obtener su pensión como tampoco para percibir cualquier otro beneficio otorgado por el Estado, la que debe estar a disposición de esta Superintendencia por un lapso no menor a cinco años, a contar de la fecha de la respectiva solicitud de afiliación.

La Caja de Compensación de Asignación Familiar debe abstenerse de situar sus agencias móviles a menos de 100 metros de los lugares de pago de pensiones.

2.2.5 INFORMACIÓN AL PENSIONADO

2.2.5 INFORMACIÓN AL PENSIONADO

Al momento de presentar su solicitud de afiliación presencial o remota, la C.C.A.F. debe informar al pensionado sobre la afiliación y sus efectos. Asimismo, el afiliado debe señalar que entiende y acepta cada uno de las siguientes acciones y efectos:

  1. Que está solicitando su afiliación en su calidad de pensionado a esa C.C.A.F.

  2. Que la afiliación va a producir sus efectos al mes subsiguiente de presentada la solicitud y una vez que el Directorio de la Caja la acepte.

  3. Que la afiliación, una vez aceptada, implica la obligación del pensionado de efectuar un aporte mensual que puede alcanzar hasta el 2% de su pensión y que se deduce desde ésta por la entidad pagadora de su pensión.

  4. Que los beneficios que otorga la Caja de Compensación pueden ser solicitados al mes subsiguiente de ser aprobada su afiliación.

  5. Que los beneficios a los que puede acceder corresponden a prestaciones adicionales que se aprueban anualmente y que pueden ser modificadas durante el año.

  6. Que los beneficios que otorga la C.C.A.F. se encuentran publicados en las páginas web de la Caja y en sus agencias.

  7. Que el procedimiento de afiliación y desafiliación puede efectuarse en forma presencial o remota en oficinas físicas o virtuales de la C.C.A.F.

  8. Que tiene derecho a solicitar la invalidación de su afiliación por vicios que no permitieron que se formara el consentimiento y el plazo que tiene para hacerlo.

  9. Que tiene el plazo de un mes, contado desde la fecha de su solicitud de afiliación para desistirse de ella, cualquiera sea la forma en que se haya afiliado, es decir, presencial o remota.

  10. Que tiene derecho a desafiliarse libremente transcurridos 6 meses desde la fecha en que operó su afiliación, pudiendo presentar la respectiva solicitud con la anterioridad que desee una vez transcurridos al menos 4 meses, para que el Directorio se pronuncie sobre ella, a fin de que su desafiliación opere inmediatamente transcurrido el referido plazo de seis meses.

  11. Que solicitada su afiliación en forma presencial, puede desafiliarse de la Caja en forma remota o presencialmente o solicitada la afiliación en forma remota puede desafiliarse de la Caja en forma presencial o remota.

  12. Que el desistimiento de la solicitud de afiliación puede efectuarse en forma presencial o remota, independiente del mecanismo utilizado para solicitar la afiliación, y con los mismos resguardos que se establecen en este Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833 para la desafiliación presencial o remota.

  13. Que la afiliación a una C.C.A.F. no es requisito para obtener el pago de su pensión, como tampoco para percibir cualquier otro beneficio otorgado por el Estado.

La información consignada en estos números debe constar por escrito en un documento físico o digital adjunto a la solicitud de afiliación. En caso de ser físico, debe ser firmado por el pensionado, debiendo entregarse a éste una copia de él, dejándo constancia en el mismo de esta entrega, del nombre, cédula de identidad, oficina, fecha, hora y firma de la persona que realizó la afiliación.

2.2.6 INFORMACIÓN A ESTA SUPERINTENDENCIA

2.2.6 INFORMACIÓN A ESTA SUPERINTENDENCIA

Cada C.C.A.F. debe informar mensualmente a esta Superintendencia el número total de solicitudes de afiliación y desafiliación de pensionados aprobadas por su Directorio en el mes que se informa. Los datos correspondientes a las afiliaciones y desafiliaciones de pensionados deben remitirse de acuerdo al cuadro que se muestra a continuación.

Sexo

Nuevos afiliados

CCAF Los Andes

CCAF La Araucana

CCAF Los Héroes

CCAF 18 de Septiembre

Total Afiliados

Desafiliados sistema CCAF

Hombres

Mujeres

Total

La información solicitada debe entregarse a este Organismo a más tardar el día 15 del mes siguiente al que se informa.

Para controlar las afiliaciones y desafiliaciones, además de los archivos físicos que corresponde que tenga, la Cajas debe mantener archivos computacionales actualizados, con formato de archivo plano, considerando para estos efectos la fecha a contar de la cual rige la afiliación y desafiliación. Estos archivos deben contener la siguiente información, a lo menos:

  1. Afiliados

    • Nombres y apellidos del pensionado

    • N° de Cédula de Identidad

    • Fecha a partir de la cual rige la afiliación

    • Domicilio particular

    • C.C.A.F. de la que proviene (si procede)

    • Nombres y apellidos de las cargas familiares

    • RUN de las cargas familiares

    • Nombre de la entidad que paga la pensión (encargada de retener el aporte que el pensionado debe efectuar en la Caja)

    • Primer mes del aporte

    • Nombre de la persona que efectúa la afiliación

    • N° de Cédula de Identidad de la persona que efectúa la afiliación

    • Oficina en que se efectuó la afiliación

  2. Desafiliados

    • Nombres y apellidos del pensionado

    • N° de Cédula de Identidad

    • Fecha a partir de la cual rige la desafiliación

    • C.C.A.F. a la que se afilia (si procede)

    • Nombre de la persona que efectuó la desafiliación (si procede)

    • N° de Cédula de Identidad de la persona que efectuó la desafiliación

    • Oficina en que se efectuó la desafiliación

La documentación y archivos precedentes deben mantenerse mientras el pensionado se encuentre afiliado y a contar de la fecha de desafiliación deben guardarse por un período mínimo de cinco años, ya que pueden ser requeridos por este Organismo Contralor en cualquier momento, en uso de sus atribuciones legales.

2.2.7 PERSONAL QUE REALIZA LAS AFILIACIONES Y DESAFILIACIONES

2.2.7 PERSONAL QUE REALIZA LAS AFILIACIONES Y DESAFILIACIONES

  1. Las afiliaciones de pensionados a las C.C.A.F. y las desafiliaciones deben ser efectuadas por personal propio de las respectivas Cajas de Compensación.

    La C.C.A.F. está obligada a instruir y capacitar al personal que desempeñe las funciones a que se refiere el presente Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, de tal manera que les permita proporcionar información adecuada y suficiente a los pensionados que deseen afiliarse o desafiliarse.

    ​La C.C.A.F. debe habilitar un registro de reclamos de afiliaciones y desafiliaciones, creando archivos históricos en sus Bases de Datos, con formato de archivo plano, en el cual se indique, a lo menos, los siguientes antecedentes:
    1. Número del reclamo

    2. Nombre del pensionado que reclama

    3. N° de Cédula de Identidad,

    4. Fecha de ingreso del reclamo

    5. Síntesis del motivo del reclamo

    6. Nombre de la persona que efectuó la afiliación

    7. N° de Cédula de Identidad de la persona que efectuó la afiliación

    8. Fecha en que se resuelve el reclamo

    9. Nombre de la persona que resuelve

    10. Resultado: si se acogió o no

    11. Fecha de notificación al reclamante.

  2. El personal que realice la función de afiliación de pensionados debe ser capacitado previamente al efecto.

    El personal que se incorpore a la Caja debe ser evaluado mediante un examen de conocimientos sobre la materia, cuyos contenidos mínimos se detallan en el Anexo N°5: Contenidos Mínimos a considerar en Examen.

    El personal que puede desempeñar esta actividad será aquel que tenga con la C.C.A.F. un contrato de trabajo vigente. Es indelegable en terceros la función de la afiliación de pensionados que realice el trabajador de la Caja.

    Además, se requerirá que cada una de las agencias, oficinas u oficinas móviles de la Caja mantenga un registro físico o digital, foliado y numerado en forma correlativa, en el cual se registre la afiliación de los pensionados realizada tanto en forma presencial como virtual.

    En caso de que la afiliación se realice mediante poder, éste debe ser emitido ante notario o autoridad civil competente, y no puede otorgársele a un funcionario de la propia Caja en donde se produce la afiliación, debiendo mantenerse los respectivos poderes en el expediente de afiliación correspondiente, documentos que junto a los respectivos libros deben quedar a disposición de esta Superintendencia.

    Los funcionarios encargados de la afiliación de pensionados deben dar estricto cumplimiento a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, razón por la cual dicha obligación debe quedar expresamente consignada en el respectivo contrato de trabajo, indicándose en éste que su inobservancia constituirá incumplimiento grave a las obligaciones del contrato.

    El personal de la C.C.A.F. que no dé cumplimiento a estas obligaciones será calificado como no apto para realizar esta función, luego de constatado el incumplimiento. En el evento que la causal de término de contrato constituyere una irregularidad que revistiere los caracteres de un delito, la Caja debe entablar las acciones judiciales que correspondan.

    El cumplimiento de las obligaciones que establece este numeral 2. será de responsabilidad directa del Gerente General de cada C.C.A.F., sin perjuicio de las otras responsabilidades que puedan corresponder a los directivos y funcionarios de las Cajas de Compensación.

2.2.8 CONSULTA DE NUEVOS AFILIADOS

2.2.8 CONSULTA DE NUEVOS AFILIADOS

A fin de evitar afiliaciones incompatibles, las Cajas deben consultarse entre sí las "Solicitudes de Afiliación" que suscriban los pensionados.

La consulta debe efectuarse por cada pensionado que solicita afiliarse a una C.C.A.F., esto es, por Solicitud de Incorporación que se origina, indicando, a lo menos:

  1. Nombres y apellidos

  2. N° de Cédula de Identidad

  3. Fecha de la Solicitud de incorporación.

La consulta debe hacerse en archivos compatibles con los sistemas computacionales de que disponga la C.C.A.F. consultada, en formatos de registro y características de grabación explícitos, definidos y formalizados por escrito.

2.2.9 COMUNICACIÓN DE BENEFICIOS Y MODIFICACIONES

2.2.9 COMUNICACIÓN DE BENEFICIOS Y MODIFICACIONES

La C.C.A.F. debe mantener en una pizarra y en su página web información sobre:

  1. Los beneficios vigentes a que pueden acceder los pensionados, señalando que las prestaciones adicionales se aprueban anualmente y que pueden ser modificadas durante el año.

  2. Procedimiento de afiliación y desafiliación digital y presencial en Oficinas de las C.C.A.F. instruido en este Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833.

  3. Derecho a solicitar la invalidación de su afiliación por vicios en el consentimiento y forma de hacerlo, y

  4. Derecho a desistirse de su solicitud de afiliación y plazo para hacerlo.

Esta pizarra debe estar ubicada en un lugar visible de fácil acceso y lectura, en la Casa Matriz, en todas las Sucursales u Oficinas y en la página web de la C.C.A.F., a fin de velar por la debida fe pública y la transparencia en el otorgamiento de los beneficios.

Las modificaciones a los referidos beneficios que otorga la C.C.A.F., tanto anualmente como en el transcurso del año, deben ser puestos en conocimiento de los afiliados pensionados en la misma pizarra mencionada anteriormente, señalando la fecha a contar de la cual regirá la eliminación o disminución de alguno de ellos o el otorgamiento de nuevos beneficios, según corresponda.

Por otra parte, en aquellos casos en que la C.C.A.F. envíe folletería a los afiliados pensionados informando sobre los beneficios, ésta debe ser acompañada, cuando corresponda, de una carta explicativa que señale expresamente cuáles son los nuevos beneficios como, asimismo, los que se dejan de otorgar o se disminuyen.

Finalmente, en cuanto a las acciones de promoción o publicidad que, respecto de pensionados, efectúen las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, en lugares públicos, ellas sólo pueden comprender la entrega de folletería con información de carácter general, relativa a los beneficios que otorgan, no pudiendo, en modo alguno, estar orientadas a obtener el consentimiento de un determinado pensionado en orden a afiliarse a una C.C.A.F., acto que sólo puede tener lugar en oficinas fijas o móviles de éstas que otorguen las prestaciones de bienestar social y con intervención de personal dependiente de las mismas. De este modo, queda estrictamente prohibido que, a propósito de las acciones de promoción y publicidad que pueden llevar a cabo en lugares públicos, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, incurran en malas prácticas tales como: recabar información o antecedentes de un pensionado, conducirlo, acompañarlo o direccionarlo a alguna de sus oficinas u otras de similar naturaleza.

2.2.10 RESPONSABILIDAD DE LA CAJA

2.2.10 RESPONSABILIDAD DE LA CAJA

El cumplimiento de las instrucciones de este Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833 es de responsabilidad directa del Gerente General de la Caja, quien debe adoptar las medidas necesarias al efecto. Ello sin perjuicio de otras responsabilidades que pudieran hacerse efectivas en los procesos de afiliación y desafiliación de los pensionados.

2.2.11 PROCEDIMIENTO DE DESCUENTO DE LOS APORTES Y DEMÁS BENEFICIOS OTORGADOS A LOS PENSIONADOS AFILIADOS A UNA C.C.A.F.

2.2.11 PROCEDIMIENTO DE DESCUENTO DE LOS APORTES Y DEMÁS BENEFICIOS OTORGADOS A LOS PENSIONADOS AFILIADOS A UNA C.C.A.F.

2.2.11 PROCEDIMIENTO DE DESCUENTO DE LOS APORTES Y DEMÁS BENEFICIOS OTORGADOS A LOS PENSIONADOS AFILIADOS A UNA C.C.A.F.

2.2.11.1 Notificación a las entidades pagadoras de pensiones y a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.)

2.2.11.1 Notificación a las entidades pagadoras de pensiones y a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.)


Una vez adoptado el acuerdo por el cual el Directorio de la respectiva Caja acepta la solicitud de afiliación del pensionado, ésta deberá notificarlo tanto al pensionado afiliado como a la entidad pagadora de la pensión, ya sea que se trate de una Administradora de Fondos de Pensiones (A.F.P.), Compañía de Seguros de Vida, Instituto de Previsión Social, Instituto de Seguridad Laboral, Mutualidades de Empleadores de la Ley N°16.744, Caja de Previsión de la Defensa Nacional, Dirección de Previsión de Carabineros de Chile. Debiendo indicarse la fecha a partir de la cual opera la afiliación.

La notificación al pensionado afiliado y a la entidad pagadora de la pensión se practicará mediante el envío por correo electrónico de la correspondiente Solicitud de Afiliación, en la que deberá constar el acuerdo y la fecha en que se adoptó. Dicha notificación podrá practicarse también mediante la entrega directa de los referidos antecedentes en la Oficina de Partes de la entidad pagadora de la pensión. En el caso del pensionado podrá notificarse también a través de carta certificada dirigida al domicilio de éste.

La notificación deberá ser remitida por la Caja de Compensación de Asignación Familiar a la entidad pagadora de la pensión y al pensionado afiliado, dentro de los primeros quince días del mes siguiente al de adopción del acuerdo que aprobó la afiliación.

Tratándose de pensionados en conformidad al D.L. N°3.500, de 1980, y que opten por traspasarse a otra A.F.P. o cambien de modalidad de pensión contratando un seguro de renta vitalicia inmediata o renta temporal con renta vitalicia diferida, renta vitalicia inmediata con retiro programado, la Administradora de origen, notificada por la respectiva C.C.A.F. de que la afiliación ha sido aceptada, procederá a remitir dicha notificación, por correo electrónico, a la nueva entidad pagadora de la pensión, dentro del plazo de los dos días hábiles siguientes de haberla recibido. En el mismo plazo, deberá comunicar a la respectiva C.C.A.F. tal circunstancia, como también la fecha a partir de la cual operará el traspaso a la nueva A.F.P. o comenzará a surtir efectos el contrato celebrado con la compañía de seguros de vida, según corresponda, a objeto que la Caja de Compensación adecúe sus registros respecto del pensionado afiliado de que se trate.

Cuando el pensionado, se desafilie de una Caja de Compensación para afiliarse a otra, aquella a la cual se efectuó el traspaso deberá notificar la nueva afiliación y desafiliación directamente a la entidad encargada de pagar la pensión, mediante el envío de un correo electrónico, dentro de los primeros quince días del mes siguiente a aquél en que se adoptó el acuerdo que acogió la solicitud de afiliación del pensionado, adjuntando una copia de ésta, en donde conste dicho acuerdo.

Para los efectos referidos en los párrafos precedentes, las entidades pagadoras de pensión podrán alternativamente acordar entre sí y con la Caja de Compensación respectiva, el intercambio de archivos electrónicos, su periodicidad y forma de envío de la información antes aludida.

Si un pensionado opta por desafiliarse del Sistema C.C.A.F., la respectiva Caja deberá notificar este hecho a la entidad pagadora de la pensión, dentro de los primeros quince días del mes siguiente a aquél en que se adoptó el acuerdo o en una fecha acordada entre las C.C.A.F. y la entidad pagadora de pensión, indicando el mes en que se deberá efectuar el último descuento del aporte. Para tal efecto, las entidades pagadoras y las C.C.A.F. deberán acordar la forma de intercambio de esta información, debiendo comunicar este acuerdo a sus respectivas instituciones fiscalizadoras.

Referencias legales: DL 3500 - Ley 16.744

2.2.11.2 Procedimiento de descuento de los aportes y demás beneficios otorgados a los pensionados afiliados a una C.C.A.F.

2.2.11.2 Procedimiento de descuento de los aportes y demás beneficios otorgados a los pensionados afiliados a una C.C.A.F.

De conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 16 de la Ley N°19.539, los pensionados que se afilien a una C.C.A.F. deben pagar un aporte de carácter uniforme, fijado anualmente por cada Caja mediante un acuerdo de su Directorio, el que, cualquiera sea su modalidad (fijo, un porcentaje de la pensión, o una combinación de ambos), no puede exceder el 2% de la respectiva pensión.

El pensionado que goce de más de una pensión sólo puede afiliarse a una Caja de Compensación de Asignación Familiar.

Cuando el pensionado reciba pensión contributiva y Pensión Garantizada Universal o pensión contributiva y Aporte Previsional Solidario, los descuentos por concepto de aporte, crédito social, prestaciones adicionales o complementarias a enterar a la C.C.A.F. a que está afiliado, se hará sobre el monto total que aparece en su liquidación consolidada de pensión o en su liquidación de pensión, respectivamente.

Si el pensionado percibiere dos o más pensiones contributivas, el aporte sólo se podrá cobrar por aquella pensión con que se afilió a la Caja de Compensación, a menos que por escrito haya solicitado a la misma C.C.A.F. registrar su otra pensión para los efectos de los beneficios que ésta otorgue, en cuyo caso, la Caja de Compensación deberá comunicar este hecho a la entidad pagadora de esta última pensión, para que el referido aporte también se aplique sobre ésta.

El inciso tercero del artículo 16 de la Ley N°19. 539, antes citado, establece que las entidades pagadoras de pensiones, esto es, las Administradoras de Fondos de Pensiones, Compañías de Seguros de Vida, Instituto de Previsión Social, Instituto de Seguridad Laboral, Mutualidades de Empleadores de la Ley N°16.744, Caja de Previsión de la Defensa Nacional y Dirección de Previsión de Carabineros de Chile, según sea el caso, deberán descontar de las pensiones de los pensionados afiliados a una Caja de Compensación de Asignación Familiar, lo adeudado por concepto de aporte, de crédito social y de prestaciones adicionales o complementarias y enterarlos en la Caja correspondiente, dentro de los diez primeros días del mes siguiente al de su descuento, rigiendo al respecto las mismas normas de pago y cobro de las cotizaciones previsionales contempladas en la Ley N°17.322.

Cabe precisar que el descuento por concepto de aporte deberá ser efectuado por la entidad pagadora de pensiones y enterado en la Caja respectiva, en el plazo antes señalado, desde el momento que opera la afiliación a esa entidad y hasta la fecha en que opera la desafiliación del pensionado de esa Caja. En este último caso, el descuento por aporte cesará en caso de existir una desafiliación del Sistema de Cajas de Compensación de Asignación Familiar, o deberá seguir realizándose, pero deberá ser enterado en otra C.C.A.F., cuando la desafiliación importa una afiliación a otra Caja.

Por el contrario, los descuentos correspondientes a crédito social, prestaciones adicionales y prestaciones complementarias, deberán ser efectuados por las entidades pagadoras de pensión y enterados en la Caja acreedora hasta el pago total de las deudas, esto es, aun cuando el pensionado se haya desafiliado de la respectiva C.C.A.F. o del Sistema. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 54 bis del D.F.L N°5 de 2004 del Ministerio de Economía Fomento y Reconstrucción.

Para los efectos señalados en los párrafos precedentes, dentro de los primeros quince días del mes siguiente al de la fecha de aprobación de la afiliación del pensionado, la Caja deberá notificar a la entidad pagadora de pensiones los descuentos por concepto de aportes, de manera electrónica, donde estarán consignados los datos de identificación de cada pensionado y de la propia Caja, el aporte que debe ser descontado mensualmente de la pensión (monto fijo, un porcentaje de la pensión, o una combinación de ambos). Además, en la misma oportunidad, la Caja entregará el resumen de los descuentos que la entidad pagadora de pensiones debe efectuar.

Los descuentos correspondientes a crédito social, prestaciones adicionales y prestaciones complementarias deberán ser notificados por la Caja respectiva a la entidad pagadora de pensiones, dentro de los primeros quince días del mes siguiente a su otorgamiento, correspondiendo que se efectúe el primer descuento sobre la pensión del mes subsiguiente a dicho otorgamiento. La notificación de estos descuentos se hará en la misma forma señalada para el descuento de los aportes. Respecto del crédito social, además, deberá indicar y el número y monto de las cuotas insolutas.

En las notificaciones de los descuentos a que se refieren los dos párrafos precedentes, la respectiva Caja deberá llenar la Planilla de Cobranza de Aportes, Crédito Social y Prestaciones Adicionales y Complementarias de Pensionados, contenida en el Anexo N° 1: Planilla de Cobranza de Aportes, Crédito Social y Prestaciones Adicionales o Complementarias de Pensionados del Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833. Los códigos de las Instituciones se encuentran en el Anexo N° 3: Códigos de Instituciones de este Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, y en caso de ser necesaria la creación de un nuevo código, será proporcionado por la Superintendencia de Seguridad Social.

Para los efectos anteriores, las entidades pagadoras y las Cajas de Compensación podrán acordar la forma y periodicidad del envío de archivos con información consolidada.

A su vez, el entero de los descuentos por estas prestaciones deberá efectuarse por parte de la entidad pagadora de pensiones dentro de los diez primeros días del mes siguiente al de su retención. Cuando este plazo de diez días venza en día sábado, domingo o festivo, se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente. Sin embargo, el plazo mencionado se extenderá hasta el día 13 de cada mes, aun cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo, cuando dichas declaraciones y el pago de éstas se realicen a través de un medio electrónico.

El monto de los descuentos por aportes, crédito social, prestaciones adicionales y prestaciones complementarias deberá ser enterado por la entidad pagadora de pensiones en la respectiva Caja, mediante la presentación de la Declaración y Pago de Aportes, Crédito Social y Prestaciones Adicionales y/o Complementarias de Pensionados, cuyo formato se adjunta en el Anexo N° 2: Declaración y Pago de Aportes, Crédito Social y Prestaciones Adicionales o Complementarias de Pensionados del Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, acompañándolas del detalle de cada uno de los descuentos efectuados a los pensionados.

Dicho detalle, que constará en medios electrónicos, deberá indicar a lo menos, nombre y R.U.N. del pensionado, número inscripción, control o póliza y monto de la pensión, monto del descuento por concepto de aporte expresado en pesos y monto de los descuentos por crédito social, prestaciones adicionales y prestaciones complementarias.

Para los efectos de los dos párrafos precedentes, las entidades pagadoras y las Cajas de Compensación podrán acordar la forma del envío y formato de la información correspondiente.

En el caso de desafiliación del Sistema C.C.A.F. o afiliación a otra Caja por parte del pensionado, la entidad pagadora de la pensión deberá seguir descontando las cuotas pendientes de crédito social, prestaciones adicionales y prestaciones complementarias hasta su pago total y enterarlas en la Caja acreedora dentro de los diez primeros días del mes siguiente al de su descuento. Cuando este plazo de diez días venza en día sábado, domingo o festivo, se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente. Sin embargo, el plazo mencionado se extenderá hasta el día 13 de cada mes, aun cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo, cuando dichas declaraciones y el pago de éstas se realicen a través de un medio electrónico.

Respecto de los pensionados del D.L. N°3.500, los respectivos descuentos deberán determinarse en pesos, sobre el monto de la pensión determinado por la respectiva entidad pagadora.

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, al momento de aceptar la afiliación de un pensionado del D.L. N°3.500, como asimismo al concederle un crédito social, prestaciones complementarias o adicionales, deberán tener en consideración que de acuerdo con las normas contenidas en el D.L. N°3.500, de 1980, pueden presentarse las siguientes situaciones:

Que el pensionado declarado inválido por un primer dictamen accede a una pensión transitoria por un lapso de tres años, transcurridos los cuales, debe ser reevaluado, pudiendo comprobarse en esa oportunidad que ha cesado su incapacidad y, por consiguiente, suspenderse el pago de su pensión. Igual suspensión puede presentarse, temporal o definitivamente, si el pensionado no concurre a las citaciones que se le envíen para proceder a su reevaluación.

Que el pensionado pueda optar por la modalidad de pensión de retiro programado y que el saldo de su cuenta de capitalización individual para financiarla puede agotarse en el tiempo, sin reunir las exigencias para gozar de pensión mínima con cargo a la garantía estatal. Asimismo, estas pensiones deben ser recalculadas anualmente y/o extraordinariamente, pudiendo disminuir el monto que deba percibir el pensionado.

Que se suspenda transitoria o definitivamente el pago de las pensiones mínimas con cargo a la garantía estatal, por haber dejado el titular de cumplir las exigencias legales que hacen procedente este beneficio.

Que el pensionado beneficiario de PGU o APS, puede ver suspendido o extinguido el beneficio respectivo.

2.2.11.3 Traspaso de pensionados y cambio en la modalidad de pensión, aplicable al sistema de pensiones del D.L. N°3.500, de 1980

2.2.11.3 Traspaso de pensionados y cambio en la modalidad de pensión, aplicable al sistema de pensiones del D.L. N°3.500, de 1980

En el caso que el pensionado se traspase a otra Administradora de Fondos de Pensiones o decida cambiar de modalidad de pensión, optando por contratar una renta vitalicia inmediata, una renta temporal con renta vitalicia diferida o una renta vitalicia inmediata con retiro programado, la Administradora de origen deberá comunicar a la nueva A.F.P. o a la compañía de seguros de vida, según corresponda, el último día hábil del mes, el hecho que el pensionado se encuentra afiliado a una Caja de Compensación de Asignación Familiar.

Paralelamente, la Administradora antigua, en el plazo antes señalado, deberá comunicar a la respectiva C.C.A.F. a la que se encuentre afiliado el pensionado, y si procediere, a la C.C.A.F. respecto de la cual estuviese efectuando la recaudación de las cuotas de crédito social, el hecho de su incorporación a otra A.F.P. o la contratación de un seguro de renta vitalicia inmediata o renta temporal con renta vitalicia diferida, indicando en ambos casos, el nombre de la nueva entidad pagadora de la pensión. Además, la Administradora deberá informar a la C.C.A.F. la fecha a contar de la cual se perfecciona el traspaso a la nueva AF.P., como también la data en que la renta vitalicia inmediata o la renta vitalicia diferida comenzará a ser pagada por la compañía de seguros de vida, sin perjuicio de remitirle igual comunicación en caso de que el pensionado opte por anticipar el pago de este último beneficio. Por su parte, la C.C.A.F. respectiva, en el plazo antes referido, deberá comunicar a la nueva A.F.P. o a la compañía de seguros de vida, según corresponda, el monto del aporte que debe enterar mensualmente en ella, como también y en el caso que sea procedente, si mantiene una deuda por concepto de crédito social, prestaciones adicionales o prestaciones complementarias, indicando el número y monto de las cuotas insolutas, a objeto que la nueva Administradora o la compañía aseguradora, según sea el caso, continúen efectuando los descuentos pertinentes.

En el supuesto que el pensionado opte por contratar una renta vitalicia inmediata o una renta temporal con renta vitalicia diferida, la comunicación a la compañía aseguradora deberá ser remitida el último día hábil del mes del traspaso de la prima. La comunicación que se envíe a la respectiva C.C.A.F. deberá despacharse en la misma oportunidad en que se notifiquen las nuevas entidades pagadoras de pensión, según sea el caso.

Todas las comunicaciones referidas en los párrafos anteriores deberán efectuarse mediante una trasmisión electrónica de archivos. El formato y el medio de envío de la información deberán ser acordados entre la C.C.A.F. y las entidades pagadoras de pensión, debiendo velar por que la información contenida se disponga en forma correcta, oportuna y segura.

2.2.11.4 Obligaciones de las entidades pagadoras de las pensiones de invalidez de la Ley N°16.744 cuando deban cesarlas por aplicación de su artículo 53°

2.2.11.4 Obligaciones de las entidades pagadoras de las pensiones de invalidez de la Ley N°16.744 cuando deban cesarlas por aplicación de su artículo 53°

Si un pensionado de invalidez del Seguro de la Ley N°16.744, afiliado al Sistema de Pensiones del D.L. N°3.500, se encuentra próximo a cumplir la edad legal para pensionarse por vejez, el organismo administrador que le efectúa los descuentos por concepto de aportes, cuotas de crédito social, prestaciones adicionales o prestaciones complementarias, deberá comunicar con 6 meses de anticipación a la C.C.A.F. en la que se encuentra afiliado, que una vez cumplido los 65 o 60 años, según se trate de hombres o mujeres, le cesará el pago de la pensión de invalidez por aplicación del artículo 53 de la Ley N°16.744.

Una vez recibida esa comunicación, será responsabilidad de la respectiva C.C.A.F. contactarse con el pensionado para que éste le informe si se pensionará inmediatamente por vejez, y en caso afirmativo, la modalidad por la que optará y el nombre de la A.F.P. o compañía de seguros de vida que le pagará la pensión de vejez.

A su vez, tratándose de pensionados de invalidez de la Ley N°16.744 afiliados a alguno de los regímenes previsionales administrados por el IPS, el organismo administrador deberá comunicar a dicho Instituto, con 6 meses de anticipación a la fecha en que el pensionado cumplirá la edad legal para pensionarse por vejez, y con copia a la C.C.A.F en la que se encuentra afiliado, el nombre de ésta. Por su parte, la Caja de Compensación deberá comunicar al IPS el monto del aporte y cuando corresponda, el número y monto de las cuotas insolutas que dicho Instituto deberá continuar descontando de la pensión de vejez y enterando en esa C.C.A.F., por concepto del crédito social o de las prestaciones adicionales y complementarias que eventualmente adeude.

2.2.11.5 De las reclamaciones

2.2.11.5 De las reclamaciones

En caso de que el pensionado estime que se le están efectuando descuentos improcedentes a su pensión, deberá recurrir a cualquiera de los canales de atención presenciales o virtuales de la C.C.A.F. en que se encuentre afiliado, la que deberá informarle detalladamente, en un plazo no superior a diez días hábiles, contados desde la fecha de recepción del reclamo, los descuentos realizados y por efectuarse a su pensión, y que fueron o serán informados a la entidad pagadora de la pensión.

En caso de no estar de acuerdo con la respuesta dada por la Caja respectiva podrá recurrir a la Superintendencia de Segundad Social.

2.2.12 ANEXOS

2.2.12 ANEXOS

Anexo N°1: Planilla de Cobranza de Aportes, Crédito Social y Prestaciones Adicionales o Complementarias de Pensionados
Anexo N°2: Declaración y Pago de Aportes, Crédito Social y Prestaciones Adicionales o Complementarias de Pensionados
Anexo N°3: Códigos de Instituciones
Anexo N°4: Solicitud de afiliación, desafiliación o modificación de datos de pensionados
Anexo N°5: Contenidos Mínimos a considerar en Examen

2.3 TÍTULO III. AFILIACIÓN DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES

2.3.1 AFILIACIÓN

2.3.1 AFILIACIÓN

2.3.1 AFILIACIÓN

2.3.1.1 Procedimiento

2.3.1.1 Procedimiento

Aquella C.C.A.F. que decida permitir la afiliación de trabajadores independientes, debe modificar sus Estatutos Particulares contemplándolos como beneficiarios, para los efectos de acceder a los regímenes de prestaciones adicionales, de crédito social y de prestaciones complementarias.

Para que un trabajador independiente pueda afiliarse a una C.C.A.F. es necesario que haya cotizado para pensiones y salud en los últimos 30 días, requisito que debe acreditar ante la respectiva C.C.A.F. y ser verificado por ésta. Se entenderá que dicho período corresponde al mes anterior a la fecha en que formula su solicitud.

La afiliación de los trabajadores independientes a una Caja de Compensación de Asignación Familiar tiene un carácter individual y voluntario. Por lo tanto, la voluntad del trabajador independiente de afiliarse a una C.C.A.F. debe manifestarse en forma expresa mediante la suscripción de una solicitud de afiliación, la que debe someterse a consideración del Directorio de la respectiva C.C.A.F., adoptando éste el correspondiente acuerdo en su sesión ordinaria más próxima. Dicho acuerdo puede ser ejecutado de inmediato, de acuerdo con lo previsto en el artículo 50 de la Ley N°18.833.

La C.C.A.F. a la que un trabajador independiente solicite su afiliación sólo puede denegarla por no cumplir éste con el requisito de haber cotizado para pensiones y salud en los últimos 30 días, o por el hecho de no tener la C.C.A.F. oficina en el lugar de su domicilio o, excepcionalmente y con autorización de esta Superintendencia, cuando ello se deba a razones de infraestructura.

El trabajador independiente que tenga, además, la calidad de trabajador dependiente en una entidad empleadora que se encuentre afiliada a una C.C.A.F., o sea pensionado afiliado en una de estas instituciones de previsión, puede afiliarse en forma individual como trabajador independiente a cualquier C.C.A.F.

Una vez adoptado el acuerdo por el cual el Directorio acepta la solicitud de afiliación del trabajador independiente, éste debe ser notificado en el domicilio registrado por el interesado en la solicitud de afiliación presentada en la C.C.A.F., adjuntando una copia de ésta en la que debe constar el acuerdo adoptado y la fecha en que se adoptó.

La notificación debe ser remitida por la C.C.A.F. al trabajador independiente, con al menos 30 días de anticipación al día en que comience a operar la afiliación.

La afiliación del trabajador independiente comenzará a operar desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha en que fue adoptado el respectivo acuerdo.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 50

2.3.1.2 Solicitud de Afiliación

2.3.1.2 Solicitud de Afiliación

El formato de la solicitud de afiliación para trabajadores independientes debe ser sometido a la aprobación de esta Superintendencia y debe contener, a lo menos, la siguiente información:

  1. Individualización del trabajador independiente, incluyendo su nombre completo, domicilio particular, teléfono, y rol único nacional.

  2. Indicación de la actividad, profesión u oficio que desarrolla, y de su lugar habitual de trabajo.

  3. Monto de la renta por la cual efectuó el pago provisional para pensiones y la cotización de salud en el mes anterior a su solicitud,

  4. Indicar si corresponde a una nueva afiliación o a una desafiliación de otra C.C.A.F., señalando, en este último caso, la C.C.A.F. en la que se encontraba afiliado el trabajador independiente y su voluntad de desafiliarse de ella.

  5. Señalar en un recuadro destacado, la obligación del trabajador independiente de notificar a la C.C.A.F. cualquier cambio que se produzca en la información señalada en las letras a. y b. precedentes.

2.3.2 PROCEDIMIENTO DE DESAFILIACIÓN

2.3.2 PROCEDIMIENTO DE DESAFILIACIÓN

2.3.2 PROCEDIMIENTO DE DESAFILIACIÓN

2.3.2.1 Desafiliación de una C.C.A.F. para afiliarse a otra C.C.A.F.

2.3.2.1 Desafiliación de una C.C.A.F. para afiliarse a otra C.C.A.F.

El trabajador independiente afiliado a una C.C.A.F. puede cambiarse a otra C.C.A.F., siempre que registre una afiliación no inferior a seis meses en la Caja en que se encuentre afiliado en su calidad de trabajador independiente. Para dicho efecto, debe presentar ante la nueva C.C.A.F. la respectiva solicitud de afiliación, documento en el cual debe constar, además, su voluntad de desafiliarse de la C.C.A.F. en la que se encontraba incorporado en ese momento. Cabe agregar que toda solicitud de afiliación que se firme antes de transcurridos al menos 4 meses de afiliación, se entenderá por no válida.

El Directorio de la nueva C.C.A.F., en su sesión ordinaria más próxima, debe pronunciarse respecto de la solicitud de afiliación del trabajador independiente, dejando constancia de él en la respectiva solicitud.

La C.C.A.F. a la que el trabajador independiente se ha afiliado debe notificar a la antigua C.C.A.F. y al trabajador independiente el hecho de su desafiliación, mediante el envío a su domicilio de una copia de la respectiva solicitud de afiliación, en la que conste la decisión del trabajador independiente de desafiliarse, debidamente suscrita por aquél, el acuerdo de Directorio que aprobó su afiliación y la fecha de su adopción.

La notificación debe practicarse con, a lo menos, 30 días de anticipación al día en que comience a operar la nueva afiliación.

La afiliación del trabajador independiente a la nueva C.C.A.F. comenzará a operar desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha en que fue adoptado el respectivo acuerdo. Entendiéndose que en esta última fecha también se producirá su desafiliación a la C.C.A.F. anterior.

2.3.2.2 Desafiliación del Sistema C.C.A.F.

2.3.2.2 Desafiliación del Sistema C.C.A.F.

El trabajador independiente afiliado a una C.C.A.F. puede desafiliarse del Sistema C.C.A.F., siempre que registre una afiliación no inferior a seis meses en la C.C.A.F. en que se encuentre afiliado en su calidad de trabajador independiente, para lo cual debe presentar la respectiva solicitud de desafiliación, donde conste su voluntad de desafiliarse del Sistema. Toda solicitud de desafiliación que se firme antes de transcurridos al menos 4 meses de afiliación, se entenderá por no válida.

La desafiliación del trabajador independiente al Sistema C.C.A.F. comenzará a operar desde el día primero del mes subsiguiente al de la fecha en que se presentó ante la C.C.A.F. la correspondiente solicitud de desafiliación.

2.3.3 APORTE

2.3.3 APORTE

En el acuerdo de Directorio en que la C.C.A.F. adopte la decisión de modificar sus Estatutos para considerar a los trabajadores independientes como beneficiarios de los regímenes de prestaciones adicionales, de crédito social y de prestaciones complementarias, debe fijarse un aporte destinado a contribuir al financiamiento de dichas prestaciones, de cargo de cada trabajador independiente, de carácter uniforme y cuyo monto puede ser fijo o variable. Dicho aporte no puede exceder del 2% de la renta imponible de los trabajadores independientes.

Este aporte debe ser pagado mensualmente por el trabajador independiente, en la forma que determine cada C.C.A.F., sobre la base de la renta imponible para pensiones, desde el momento en que opere su afiliación a la C.C.A.F, y hasta la fecha en que opere su desafiliación a ella.

Dentro del segundo semestre de cada año la respectiva C.C.A.F. debe solicitar a los trabajadores independientes afiliados a ella que le acrediten, mediante certificado emitido por la Administradora de Fondos de Pensiones en la que estén afiliados, la renta imponible para pensiones del año calendario precedente.

Con dicha información, las C.C.A.F. deben reliquidar el monto de los aportes efectuados por el trabajador independiente, procediendo a efectuar devoluciones o cobros que correspondan, a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la fecha de recepción de dicho certificado.

2.3.4 BENEFICIOS

2.3.4 BENEFICIOS

El trabajador independiente afiliado puede acceder a las prestaciones de los regímenes de prestaciones adicionales, de crédito social y de prestaciones complementarias, sólo si se encuentra al día en el pago de sus aportes mensuales a la respectiva C.C.A.F. y esté cotizando para pensiones y salud.

El trabajador independiente desafiliado de una C.C.A.F. para afiliarse a otra o que se desafilie del Sistema C.C.A.F. estará obligado a continuar pagando, a quien corresponda, lo que adeude por el otorgamiento de prestaciones de los regímenes de prestaciones adicionales, de crédito social y de prestaciones complementarias, hasta su total solución.

En los Reglamentos Particulares de los Regímenes de Prestaciones Adicionales, Crédito Social y Prestaciones Complementarias, cada C.C.A.F. debe fijar los requisitos adicionales y modalidades de otorgamiento de sus prestaciones a los trabajadores independientes.

3 LIBRO III. RÉGIMEN DE CRÉDITO SOCIAL

3.1 TÍTULO I. CRÉDITO SOCIAL

3.1.1 NATURALEZA Y FINALIDADES DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.1 NATURALEZA Y FINALIDADES DEL CRÉDITO SOCIAL

El crédito social es un beneficio de bienestar social consistente en préstamos en dinero que podrán ser otorgados para las finalidades relacionadas con las necesidades del trabajador y del pensionado afiliados, y de sus causantes de asignación familiar, relativas a:

  1. Bienes de consumo durables, trabajo, educación, salud, recreación, ahorro previo para la adquisición de viviendas, contingencias familiares y otras necesidades de análoga naturaleza.

  2. Préstamos destinados a financiar estudios superiores.

  3. Préstamos destinados a la adquisición, construcción, ampliación y reparación de viviendas, y al refinanciamiento de mutuos hipotecarios.

No forman parte del Régimen de Crédito Social los préstamos en dinero que la C.C.A.F. ha intermediado por sus afiliados con Bancos e Instituciones Financieras, a través del Régimen de Prestaciones Adicionales de las C.C.A.F.

3.1.2 FINANCIAMIENTO DEL RÉGIMEN DE CRÉDITO SOCIAL

3.1.2 FINANCIAMIENTO DEL RÉGIMEN DE CRÉDITO SOCIAL

El Régimen se financia con recursos del Fondo Social, conforme a los artículos 30 de la Ley Nº18.833 y 12 del D.S. Nº91, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

El artículo 26 Nº4 letra b) de la Ley N°18.833, autoriza a las C.C.A.F. a contratar créditos para el financiamiento de este Régimen, con sujeción a las normas de carácter general que al respecto establezca esta Superintendencia.

La contratación de créditos en el sistema financiero nacional o internacional considera la celebración de contratos de crédito bilaterales, sindicados, club deal u otras modalidades similares.

El límite de endeudamiento con el sistema financiero para otorgar crédito social será determinado por el Directorio de cada C.C.A.F., atendiendo a sus programas de crecimiento y expansión, y considerando parámetros financieros prudentes y razonables.

  1. Financiamiento Nacional:


    La C.C.A.F. podrá contratar créditos dentro del sistema financiero chileno, constituido por bancos nacionales o extranjeros constituidos en Chile y entidades financieras controladas por la Comisión para el Mercado Financiero, en compañías de seguros nacionales o extranjeras constituidas en Chile, en entidades de inversión fiscalizadas por la Comisión para el Mercado Financiero, y en organismos públicos de fomento y desarrollo.

    Además, pueden ser fuentes de financiamiento de los créditos sociales los recursos provenientes de la securitización de pagarés de crédito social, de la emisión de efectos de comercio y de la emisión de bonos corporativos.

    Las operaciones indicadas en el párrafo anterior deberán comunicarse a la Superintendencia dentro de los 10 días siguientes a la fecha de haberse adoptado el respectivo acuerdo de Directorio, remitiendo, además, todos los antecedentes técnicos, económicos y de viabilidad que se tuvieron en cuenta para adoptar dicha decisión.

  2. Financimiento Internacional:


    La Caja de Compensación podrá acceder al financiamiento del Régimen de Crédito Social en el extranjero, en Bancos de Desarrollo multilaterales (incluidos los bancos de fomento domiciliados en el exterior), Bancos internacionales o entidades financieras de similar naturaleza que operen internacionalmente y, respecto de estas últimas, que cuenten con clasificación de riesgo internacional y una entidad reguladora que los supervigile. Adicionalmente, las instituciones señaladas deberán cumplir con los estándares internacionales sobre la lucha contra el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva.

    Además, pueden ser fuentes de financiamiento de los créditos sociales los recursos provenientes de la emisión de bonos corporativos.

    Para acceder al financiamiento descrito en los párrafos precedentes se deberán cumplir los siguientes requisitos:

    1. Este financiamiento internacional deberá significar una conveniencia económica para la C.C.A.F. y los instrumentos de cobertura, en caso de haberlos, estarán asociados al crédito contratado.

    2. En los respectivos contratos que se suscriban con estas entidades internacionales no podrá limitarse el cumplimiento del objeto o giro de la Caja, ni tampoco coartarse la autonomía operacional de la Caja, ya sea mediante covenants o cualquier otro tipo de cláusula en dicho sentido.

      Cabe precisar que lo señalado en el párrafo precedente no implica que la Caja, al momento de negociar un crédito, no pueda pactar obligaciones o covenants requeridos habitualmente por las instituciones financieras acreedoras como condición para el otorgamiento de tales financiamientos, sean estos nacionales o internacionales, en la medida que se dé cumplimiento a lo que dicho numeral establece.

    3. Se deberán resguardar en las condiciones contratadas y en las cláusulas suscritas, los riesgos financieros, operacionales y reputacionales asociados al financiamiento en el extranjero y que pudiesen afectar el Fondo Social.

    4. La Caja deberá remitir a la Superintendencia, en consulta, los respectivos acuerdos de directorio, de conformidad con lo prescrito en el artículo 51 de la Ley N°18.833, en el que consten los términos del contrato sometido a la aprobación de éste, adjuntando todos los antecedentes técnicos, económicos y de viabilidad que se tuvieron en cuenta para adoptar dicha decisión, dentro de los 10 días hábiles siguientes contados desde la referida aprobación.

    5. Además, la Caja deberá remitir a esta Superintendencia los contratos e instrumentos de cobertura, si los hubiere, que formalice en las operaciones internacionales, dentro de los 10 días hábiles siguientes, contados desde la suscripción de cada uno de ellos.

3.1.3 BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN

3.1.3 BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN

Son beneficiarios del Régimen los trabajadores y los pensionados afiliados.

3.1.3 BENEFICIARIOS DEL RÉGIMEN

3.1.3.1 Calidad del beneficiario

3.1.3.1 Calidad del beneficiario

3.1.3.1.1. Afiliado trabajador

Es aquel que reviste la calidad de trabajador, tanto dependiente de una entidad empleadora afiliada a una C.C.A.F. como independiente afiliado individualmente a una de dichas entidades.

Los trabajadores afiliados también podrán solicitar créditos sociales en su calidad de microempresarios o con el objeto de financiar las actividades micro-empresariales que desarrollen o pretendan iniciar sus respectivos cónyuges o hijos, debidamente acreditados frente a la C.C.A.F. como causantes de asignación familiar.

Tratándose de créditos de educación superior, los trabajadores afiliados también podrán solicitarlos en su calidad de estudiantes o con el objeto de financiar los estudios de sus respectivos cónyuges o hijos, debidamente acreditados frente a la C.C.A.F. como causantes de asignación familiar al momento del otorgamiento del préstamo.

3.1.3.1.2. Afiliado pensionado

Es aquel que se ha afiliado en forma individual a una C.C.A.F. en virtud del artículo 16 de la Ley Nº19.539, que dispone la incorporación de los pensionados de los regímenes previsionales, incluidos los de las Fuerzas Armadas y de Orden.

Cabe señalar que, conforme a lo regulado por esta Superintendencia en materia de afiliación de pensionados, cuyas instrucciones se contienen en el Libro II de este Compendio de la Ley N°18.833, los pensionados exonerados políticos de la Ley N°19.234, también pueden afiliarse a una C.C.A.F. y, por tanto, ser beneficiarios de este Régimen.

Además, de acuerdo con lo regulado por esta Superintendencia en materia de afiliación de pensionados, cuyas instrucciones se contienen en el Libro II de este Compendio de la Ley N°18.833, los pensionados de la Ley N°19.123 (de reparación) pueden afiliarse a una C.C.A.F. y, por tanto, ser beneficiarios de este Régimen.

Los pensionados afiliados a una C.C.A.F. también podrán solicitar créditos sociales en su calidad de microempresarios o con el objeto de financiar las actividades micro-empresariales que desarrollen o pretendan iniciar sus respectivos cónyuges o hijos, debidamente acreditados frente a la C.C.A.F. como causantes de asignación familiar.

Tratándose de créditos de educación superior, los pensionados afiliados también podrán solicitarlos en su calidad de estudiantes o con el objeto de financiar los estudios de sus respectivos cónyuges o hijos, debidamente acreditados frente a la C.C.A.F. como causantes de asignación familiar al momento del otorgamiento del préstamo.

3.1.3.1.3. Afiliado que detenta ambas calidades

Es aquel que reviste tanto la calidad de trabajador dependiente afiliado, como la de trabajador independiente afiliado, y la de pensionado afiliado. Este afiliado podrá solicitar crédito social de acuerdo a cada remuneración, renta o pensión que perciba, en cualquiera de estas calidades, pero en forma separada y atendida su modalidad de descuento.

3.1.3.2 Requisitos que deben cumplir los beneficiarios para la obtención de un crédito social

3.1.3.2 Requisitos que deben cumplir los beneficiarios para la obtención de un crédito social

3.1.3.2.1. Período de calificación del Afiliado trabajador dependiente

Para tener derecho a obtener préstamos del Régimen de Crédito Social, la C.C.A.F. podrá o no establecer períodos mínimos de afiliación a la Caja y/o de permanencia en la empresa, lo que deberá quedar expresamente señalado en los respectivos Reglamentos Particulares de este Régimen de cada Caja.

3.1.3.2.2. Período de calificación del Afiliado trabajador independiente

En este caso para tener derecho a obtener préstamos del Régimen de Crédito Social, la C.C.A.F. podrá o no establecer períodos mínimos de afiliación a la Caja y/o de antigüedad de sus cotizaciones, lo que deberá quedar expresamente señalado en los respectivos Reglamentos Particulares de este Régimen de cada Caja.

3.1.3.2.3. Período de calificación del Afiliado pensionado

Conforme a lo establecido en la Ley Nº19.539, que incorporó a los pensionados al Sistema C.C.A.F., no procede exigir un período de afiliación previa para la concesión del crédito social.

3.1.3.2.4. Capacidad de endeudamiento

Se determinará conforme a lo señalado en los números 4.1.9 y 4.1.10 del Título I del Libro IV y a lo establecido en los Reglamentos Particulares de este Régimen de cada C.C.A.F.

3.1.3.2.5. Cauciones

Corresponderán a las indicadas en el número 3.1.7. del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.1.3.2.6. Deudas indirectas

El trabajador podrá ser aval hasta la concurrencia del 25% de su remuneración líquida mensual.

Referencias legales: Ley 19.539

3.1.4 FORMAS DE ACCEDER AL CRÉDITO SOCIAL

3.1.4 FORMAS DE ACCEDER AL CRÉDITO SOCIAL

Para los efectos de acceder al crédito social deberá distinguirse si el afiliado tiene la calidad de trabajador dependiente, de trabajador independiente o de pensionado.

3.1.4.1. Afiliado trabajador dependiente

Podrá presentar la Solicitud de Crédito Social:

  1. Directamente en la C.C.A.F. o,
  2. A través de su entidad empleadora.

No obstante, la Caja podrá solicitar al empleador que suscriba y valide la información contenida en la solicitud de Crédito Social.

3.1.4.2. Afiliado trabajador independiente

Deberá presentar la Solicitud de Crédito Social directamente en la C.C.A.F.

3.1.4.3. Afiliado pensionado

Deberá presentar la Solicitud de Crédito Social directamente en la C.C.A.F.

3.1.5 TRAMITACIÓN Y OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS SOCIALES EN FORMA REMOTA O A DISTANCIA

3.1.5 TRAMITACIÓN Y OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS SOCIALES EN FORMA REMOTA O A DISTANCIA

La C.C.A.F. podrá tramitar y otorgar créditos sociales a sus afiliados, trabajadores y pensionados por medio de sistemas electrónicos remotos o a distancia, los cuales deberán sujetarse a las disposiciones del presente Libro, a lo regulado en materia de gestión del riesgo operacional, contenido en el Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833 y a lo dispuesto en la Ley N°19.799, así como demás leyes y normativa aplicable.

Para la utilización de este mecanismo, las Cajas de Compensación deberán realizar previamente un registro presencial o remoto que permita comprobar la identidad del afiliado, oportunidad en la cual se le entregarán los productos y claves que le permitirán interactuar con los sistemas.

En la oportunidad correspondiente se deberán suscribir los respectivos contratos con los afiliados, tales como el contrato de uso de canales remotos y el o los mandatos, los que contemplarán claramente los derechos y obligaciones de las partes.

Para la tramitación y otorgamiento de un crédito social en forma remota o a distancia se establecerán claves de acceso y mecanismos de autentificación o autenticación de la identidad del afiliado trabajador o pensionado que contemplen al menos dos etapas o mecanismos distintos, de modo de garantizar seguridad en las operaciones, y se notificarán al domicilio o correo electrónico que el afiliado haya escogido al efecto, las diferentes actuaciones que se hubieren realizado a través de dichos sistemas electrónicos, como la suscripción de solicitudes, mandatos u otros documentos.

Los sistemas utilizados, junto con permitir el registro y seguimiento completo de las operaciones, deberán generar archivos que permitan respaldar los antecedentes de cada operación, de modo de poder ser validados o revisados posteriormente.

A efectos de acreditar la vigencia de la relación laboral y la antigüedad en el empleo se aplicará lo establecido en la letra a) del N° 3.1.6.2.1. del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

Asimismo, a efectos de acreditar la remuneración del trabajador, requisito establecido en el número 3.1.6.2.1 del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, las Cajas podrán utilizar la información disponible y a la que tienen acceso en sus sistemas o a la que tienen acceso a través del servicio electrónico de declaración y pago de cotizaciones previsionales o cualquier sistema análogo actual o futuro, siempre que cuenten con la autorización del trabajador en este caso, de hasta los doce meses anteriores al otorgamiento del crédito social.

En el caso de los pensionados, para la acreditación de su pensión líquida a la que se refiere el 3.1.6.2.3 del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, la C.C.A.F. también podrá utilizar la información disponible en sus sistemas.

Además, las Cajas podrán utilizar mecanismos adicionales para la seguridad de sus operaciones de crédito social remoto o a distancia.

En todo caso, en materia de crédito social remoto, la C.C.A.F. deberá dar cumplimiento a los principios de ciberseguridad sobre confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Referencias legales: Ley 19.799

3.1.6 FORMULARIO DE SOLICITUD DE CRÉDITO SOCIAL

3.1.6 FORMULARIO DE SOLICITUD DE CRÉDITO SOCIAL

3.1.6 FORMULARIO DE SOLICITUD DE CRÉDITO SOCIAL

3.1.6.1 Formalidades mínimas

3.1.6.1 Formalidades mínimas

El formulario de Solicitud de Crédito Social deberá contener, al menos, las siguientes menciones:

  1. Fecha de la solicitud del afiliado;

  2. Calidad del solicitante: trabajador dependiente, trabajador independiente o pensionado;

  3. Fecha de la recepción por la C.C.A.F.;

  4. Nombre, RUT, domicilio particular, teléfono y correo electrónico del solicitante, si lo tuviere;

  5. Nombre, RUT, domicilio particular, teléfono y correo electrónico de los avales, si lo tuvieren;

  6. Nombre, domicilio, teléfono y correo electrónico de la empresa o entidad pagadora de pensiones, según corresponda;

  7. Comuna y región del solicitante, sus avales y de la empresa o de la entidad pagadora de pensiones, según corresponda;

  8. Remuneración líquida del último mes anterior a la solicitud en el caso de trabajadores dependientes cuya remuneración sea fija. En el caso de ser variable, deberá consignar las remuneraciones líquidas de los tres últimos meses anteriores a la solicitud;

  9. En el caso de los trabajadores independientes, la renta imponible por la cual efectuó pago previsional para pensiones y salud (la cotización para salud será exigible a contar del 1° de enero de 2018) en el mes anterior a su solicitud;

  10. Pensión líquida del último mes anterior a la solicitud en el caso de los pensionados;

  11. Ingreso neto mensual (ingresos totales menos egresos totales) generado por el proyecto presentado por el trabajador o pensionado que realiza o que financiará actividades de microempresario;

  12. Opción del afiliado respecto de la forma de recibir el monto del crédito social (directa o depósito en cuenta bancaria u otra) e individualización de la cuenta en caso de depósito;

  13. Declaración de la vigencia del contrato de trabajo del deudor, cargo que el solicitante desempeña en la empresa y antigüedad de éste en el empleo, y los mismos datos de los avalistas, según corresponda;

  14. Monto solicitado y número de cuotas;

  15. Indicar en qué otras empresas trabaja el solicitante;

  16. Que conste en forma destacada que al firmar la solicitud de crédito el solicitante ha tomado conocimiento y acepta el seguro de desgravamen;

  17. Que conste si los deudores principales, sus avales y codeudores solidarios autorizan a sus empleadores, para que éstos en caso de término de la relación laboral, les descuenten de las indemnizaciones las sumas que adeudaren a una C.C.A.F. por concepto de crédito social;

  18. Cualquier cambio en las condiciones inicialmente ofrecidas en la Solicitud de Crédito, antes del otorgamiento de éste, tales como: monto, número de cuotas, meses de gracia o tasa de interés, debe ser previamente aceptado en forma expresa por el afiliado,

  19. Establecer que el crédito será entregado una vez que el afiliado haya aportado todos los antecedentes requeridos y haya sido aprobada su solicitud, y

  20. Firma del deudor principal y de sus avales en el caso del afiliado trabajador.

3.1.6.2 Documentos que deben adjuntarse a la solicitud

3.1.6.2 Documentos que deben adjuntarse a la solicitud

3.1.6.2.1. Afiliado trabajador dependiente

  1. En los casos en que el trabajador dependiente presente directamente en la C.C.A.F. la solicitud de crédito, sin visación del empleador, según la modalidad autorizada por ésta, deberá acompañar un certificado del empleador, en que conste la vigencia del contrato de trabajo del deudor principal y la antigüedad en el empleo. Si correspondiere, el certificado también deberá dar cuenta de los mismos datos respecto de los avalistas. Este certificado no podrá tener una antigüedad superior a 5 días.

    La relación laboral y la antigüedad en el empleo podrán también ser acreditados mediante una declaración jurada simple, en formato físico o digital, en la cual el trabajador señale que mantiene una relación laboral vigente con una empresa afiliada a esa Caja de Compensación, indicando la fecha de inicio de dicha relación. Si correspondiere, el certificado también deberá dar cuenta de los mismos datos respecto de los avalistas. Estas declaraciones no podrán tener una antigüedad superior a 5 días.

  1. Liquidaciones de remuneraciones del solicitante y avales del mes anterior a la fecha de la solicitud del crédito social donde conste la remuneración líquida, firmadas por el empleador o su representante y cualquier otro antecedente que la Caja estime necesario. En todo caso, si la C.C.A.F. puede obtener la remuneración líquida desde su base de datos o desde el servicio electrónico de declaración y pago de cotizaciones previsionales o cualquier sistema análogo actual o futuro, no será necesaria la presentación de dichas liquidaciones, siempre que la Caja cuente con la autorización del afiliado en caso de utilizar dichas bases de datos.

    Alternativamente, y a efectos de acreditar las remuneraciones, el trabajador y el aval podrán adjuntar las planillas o certificados donde consten las declaraciones y pago de sus cotizaciones previsionales por parte de su empleador, del mes anterior a la fecha de la solicitud del crédito social.

  1. Fotocopia de la cédula de identidad del solicitante y los avales por ambos lados;

3.1.6.2.2. Afiliado trabajador independiente

  1. Certificado de la renta imponible para pensiones del año calendario precedente. Además, deberá acreditar las rentas percibidas en los últimos seis meses.

  2. Fotocopia de la cédula de identidad del solicitante y el aval, cuando corresponda, por ambos lados.

  3. Certificado con el estado de saldo de la deuda emitido por la Caja de ex afiliación, cuando corresponda, cuya vigencia no podrá ser superior a 10 días.

3.1.6.2.3. Afiliado pensionado

  1. Liquidación de pensión del mes anterior a la fecha de la solicitud del crédito social donde conste la pensión líquida;

  2. Fotocopia de la cédula de identidad del solicitante por ambos lados, y

  3. Certificado con el estado de saldo de la deuda emitido por la Caja de ex afiliación, cuando corresponda, cuya vigencia no podrá ser superior a 10 días.

3.1.6.2.4. Afiliado que solicita crédito para microempresario

  1. Copia del proyecto o iniciativa a desarrollar y demás antecedentes establecidos por cada C.C.A.F.

  2. Liquidación de remuneración, renta o pensión del solicitante, según corresponda, señaladas en los números 3.1.6.2.1., 3.1.6.2.2 y 3.1.6.2.3. del Título I del Libro III del Compendio.

  3. Fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados del trabajador o pensionado afiliado que solicita el crédito para financiar una actividad de microempresario.

3.1.6.2.5. Afiliado que solicita crédito para educación superior

  1. Copia del certificado de carrera correspondiente y demás antecedentes establecidos por cada C.C.A.F.

  2. Liquidación de remuneración o pensión del solicitante y/o de su aval, según corresponda, del mes anterior a la fecha de la solicitud del crédito donde conste la remuneración o pensión líquida. En el caso de los trabajadores independientes, la renta imponible por la cual efectuó pago previsional para pensiones y salud (la cotización para salud será exigible a contar del 1° de enero de 2018) en el mes anterior a su solicitud.

  3. Fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados del trabajador o pensionado afiliado que solicita el crédito para financiar estudios de educación superior.

3.1.6.3 Seguros

3.1.6.3 Seguros

Deberá indicarse que el crédito social se encuentra asegurado por un seguro de desgravamen (que cubre los riesgos de invalidez y muerte), indicando la compañía aseguradora o si la C.C.A.F. asume dicho riesgo, siendo éste el único tipo de seguro que deberá encontrarse mencionado en la solicitud de crédito social.

El formulario de la solicitud deberá contener en su cuerpo o adjunto en un anexo, en forma resumida, las condiciones generales y específicas del seguro de desgravamen.

Respecto al seguro de desgravamen del crédito social, la C.C.A.F. sólo podrá cobrar por anticipado al afiliado hasta un valor máximo equivalente a un mes de cobertura, salvo el caso de pago de cuotas anticipadas a que se refiere el numeral 3.1.14.2. del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833. Además, el valor de dicho seguro no deberá ser incorporado en el cálculo del capital inicial y, por tanto, no procederá aplicar interés.

La C.C.A.F. sólo podrá incorporar al crédito social, adicionalmente al seguro de desgravamen, un seguro de cesantía voluntario, cuando corresponda, cuyo objeto sea únicamente cubrir cuotas impagas asociadas al riesgo de pérdida del empleo. La contratación del mencionado seguro de cesantía debe ser aprobada por el afiliado de forma expresa, para lo cual la Caja debe disponer de los medios de verificación necesarios para estos efectos. La Caja sólo podrá recaudar del afiliado una prima mensual por concepto del seguro de cesantía ligado al crédito social. Además, el pago de la prima mensual del seguro de cesantía debe ser incorporado en el valor de cada cuota luego del cálculo de ésta, por tanto, no procederá aplicar interés.

Cabe señalar que en caso de que la C.C.A.F. decida no establecer un autoseguro con cargo a su patrimonio para asegurar los créditos sociales, deberá contratar un seguro de desgravamen con una compañía de seguros o con un corredor de seguros, mediante un proceso de licitación pública, que comprenda todos los créditos sociales, ya sea otorgados a trabajadores como a pensionados.

La C.C.A.F. sólo puede actuar como contratante de una póliza de seguro colectivo dando estricto cumplimiento a las instrucciones que sobre la materia haya impartido la Superintendencia de Valores y Seguros (actualmente Comisión para el Mercado Financiero), en especial en su Circular Nº1.457, de 1999, o la que la complemente o sustituya.

Las cláusulas que establezcan que la Caja está autorizada a renovar la póliza de seguro de desgravamen con la misma aseguradora u otra, bajo las condiciones de prima, tasa, cobertura u otros, que otorgue la compañía de seguros al momento de la renovación, deberá indicar que ello regirá siempre que el afiliado no opte por contratar individualmente dicho seguro en la aseguradora de su elección, la que debe cumplir con las exigencias establecidas en el artículo 8° de la Ley N°20.448, referidas a cobertura mínima del seguro, la clasificación de riesgo de la aseguradora debe ser igual o superior a la aseguradora contratada por la Caja y ser la respectiva Caja la beneficiaría del seguro.

Referencias legales: Ley 20.448, artículo 8

3.1.7 CAUCIONES

3.1.7 CAUCIONES

3.1.7 CAUCIONES

3.1.7.1 Afiliados activos

3.1.7.1 Afiliados activos

Estos afiliados deberán caucionar el crédito social, a lo menos, con un aval que sea trabajador de la misma empresa o un aval afiliado al Sistema C.C.A.F. o con el aval de la empresa en la que se desempeña, o bien, constituir otra caución.

Sin embargo, tratándose de afiliados con buen historial de cumplimiento en el pago de créditos anteriores, o cuya entidad empleadora goza de reconocida solidez y solvencia fundada en una calificación objetiva, la C.C.A.F. estará facultada para obviar la exigencia de garantías adicionales. En todo caso, la facultad para obviar la exigencia de garantías adicionales deberá quedar expresamente señalada en el Reglamento Particular del Régimen de Crédito Social de cada C.C.A.F., contemplando las pautas de evaluación y criterios respectivos.

3.1.7.1.1. Requisitos del Aval Trabajador Dependiente

  1. Solvencia económica suficiente, evaluada debidamente por la C.C.A.F.;

  2. Tener una antigüedad no inferior a seis meses en la entidad empleadora, y

  3. El trabajador podrá ser aval en el sistema C.C.A.F. hasta la concurrencia del 25% de la remuneración líquida mensual.

3.1.7.1.2. Requisitos del aval trabajador independiente

Solvencia económica suficiente, evaluada debidamente por la C.C.A.F.

3.1.7.1.3. Requisitos del Aval Empleador

En el evento que el empleador se obligue como aval, deberá suscribir la solicitud y el pagaré por sí mismo o a través de mandatario legalmente facultado. En este último caso, deberá acreditarse la facultad de la empresa para actuar como aval y el poder suficiente del representante legal para obligarla como tal. Dicho poder deberá otorgarse por escritura pública y encontrarse previamente registrada en la C.C.A.F.

Para los efectos anteriores, la entidad empleadora no deberá tener deudas morosas con la C.C.A.F. y corresponderá a ésta evaluar la capacidad económica para aceptarla como aval de sus trabajadores.

3.1.7.2 Afiliados pensionados

3.1.7.2 Afiliados pensionados

No se les exigirá aval ni otro tipo de caución.

3.1.7.3 Afiliados trabajadores que solicitan créditos para educación superior

3.1.7.3 Afiliados trabajadores que solicitan créditos para educación superior

Estos afiliados deberán caucionar los créditos educacionales, a lo menos, con un aval que podrá ser un trabajador afiliado al sistema Cajas, o bien el propio estudiante, el padre o la madre de éste, o el cónyuge del afiliado, que demuestren solvencia económica estén o no afiliados al sistema C.C.A.F., o bien constituir otra caución.

Sin embargo, tratándose de afiliados con buen historial de cumplimiento en el pago de créditos anteriores, o cuya entidad empleadora goza de reconocida solidez y solvencia fundada en una calificación objetiva, la C.C.A.F. estará facultada para obviar la exigencia de garantías adicionales. En todo caso, la facultad para obviar la exigencia de garantías adicionales deberá quedar expresamente señalada en el Reglamento Particular del Régimen de Crédito Social de cada C.C.A.F., contemplando las pautas de evaluación y criterios respectivos.

3.1.7.4 Responsabilidad de los Avales

3.1.7.4 Responsabilidad de los Avales

El pagaré no debe incluir cláusulas que expresen que el aval acepta eventuales modificaciones del monto del crédito, provenientes de consolidación de préstamos vigentes del deudor principal u otras similares, tales como las renovaciones, prórrogas, repactaciones o esperas, que con o sin abono, puedan concederse al deudor principal, manteniendo el aval su responsabilidad hasta el pago total de la deuda. Por lo tanto, ante modificaciones como las señaladas, es necesario que el aval concurra y las acepte expresamente, como asimismo las nuevas condiciones que se le solicita avalar en carácter de codeudor solidario.

Lo mismo se aplica para la cónyuge en régimen de sociedad conyugal que tenga que autorizar a su marido para constituirse en aval, por lo que deberán suprimirse las cláusulas en que ella acepte cualquier modificación, prórroga, re-suscripción o renovación del pagaré, como también cualquier acuerdo, convenio, contrato, entre el tenedor y el deudor sobre el monto y la forma de pagar las obligaciones que en él constan.

3.1.8 NORMAS MÍNIMAS OBLIGATORIAS DE RESGUARDO QUE DEBEN ADOPTAR LAS C.C.A.F. PARA LA CONCESIÓN DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.8 NORMAS MÍNIMAS OBLIGATORIAS DE RESGUARDO QUE DEBEN ADOPTAR LAS C.C.A.F. PARA LA CONCESIÓN DEL CRÉDITO SOCIAL

La C.C.A.F. en forma previa al otorgamiento de un crédito social, deberá dar cumplimiento a las normas mínimas de resguardo que a continuación se indican:

  1. La empresa a la cual pertenece el trabajador afiliado no debe encontrarse en mora con la C.C.A.F. en el reembolso de las cuotas descontadas a sus trabajadores por concepto de crédito social y/o cotizaciones previsionales.

  2. Cuando las empresas que tengan la calidad de personas jurídicas se constituyan como avalistas, la C.C.A.F. deberá verificar que se haya dado cumplimiento a las instrucciones relativas a solicitar, mantener y verificar periódicamente los antecedentes legales y circunstancias de hecho relevantes de sus empresas afiliadas. También, en estos casos, podrá solicitarse la certificación de vigencia de las sociedades emitida por el respectivo Conservador de Bienes Raíces, si se estimare necesario.

  3. Los créditos sociales que soliciten los trabajadores pertenecientes a empresas que tengan deudas registradas en el boletín comercial y/o en el laboral, podrán ser aprobados por el Gerente General de la C.C.A.F., bajo su exclusiva responsabilidad.

  4. Requerir tanto al deudor principal como a sus avales, que en el respectivo pagaré estampen la impresión de su dígito pulgar derecho y, en ausencia de éste, la de cualquier otro dígito, indicando a cuál corresponde (índice, medio, anular o meñique) y a qué mano pertenece.

  5. Verificar, al recibir la solicitud de crédito social, la existencia del deudor principal y de sus avales en su base de datos de afiliados, debidamente actualizada.

  6. En el evento que el pensionado hubiere estado afiliado a otra C.C.A.F., ésta dentro de los 10 días siguientes a la recepción de la notificación de la nueva afiliación, deberá comunicar a la C.C.A.F. de nueva afiliación si el pensionado tiene deudas con aquélla por concepto de crédito social y, en el evento de tenerla, indicar el número y monto de las cuotas insolutas. Por lo tanto, la C.C.A.F. de nueva afiliación no podrá concederle al pensionado un nuevo crédito social, en tanto no recepcione el estado de saldo de la deuda, dejando constancia de aquello y sin perjuicio que al propio pensionado deba exigirle la presentación de la última liquidación de pago de la pensión.

  7. En el caso que un trabajador independiente hubiere estado afiliado a otra C.C.A.F., ésta dentro de los 10 días siguientes a la recepción de la notificación de la nueva afiliación, deberá comunicar a la C.C.A.F. de nueva afiliación si el trabajador independiente tiene deudas con aquella por concepto de crédito social y, en el evento de tenerla, indicar el número y monto de las cuotas insolutas. Por lo tanto, la C.C.A.F. de nueva afiliación no podrá concederle un nuevo crédito social, en tanto no recepcione el estado de saldo de la deuda, dejando constancia de ello.

  8. La C.C.A.F. deberá mantener en un archivo computacional los créditos sociales vigentes, debidamente actualizado. La numeración del crédito contenida en el archivo deberá corresponder a la del respectivo pagaré.

  9. Los funcionarios de la C.C.A.F. que tengan una relación de interés o parentesco (hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad) con el afiliado que solicite un crédito social, deberá abstenerse del proceso de calificación, evaluación o autorización, para conceder el beneficio.

  10. También deberán abstenerse del proceso de calificación, evaluación o autorización, los funcionarios de la C.C.A.F. en los créditos solicitados por los trabajadores de una empresa en la que personalmente o sus cónyuges o parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, sean directores o dueños directos o a través de personas jurídicas con una participación en la propiedad de un 10% o más de su capital.

  11. Establecer sistemas de control, que dependan directamente del Gerente General, que permitan verificar el cumplimiento de requisitos y detectar eventuales irregularidades en el otorgamiento del crédito social.

  12. En la función de auditoría interna de la C.C.A.F., se deberá contemplar, a lo menos una vez al año, un control de los procesos de otorgamiento de crédito social y riesgo de la cartera, emitiéndose un informe por escrito, el cual deberá ser sometido a consideración de su Directorio y estar a disposición de esta Superintendencia.

  13. La C.C.A.F. debe establecer un seguro de desgravamen que podrá ser contratado con cargo a ellas o al afiliado, o establecer un autoseguro con cargo a su patrimonio, según lo estimen conveniente, a fin de asegurar los créditos sociales, lo cual deberá estar especificado en la solicitud para conocimiento de los afiliados.

  14. Verificar si el solicitante registra deuda por crédito social en una C.C.A.F. de ex afiliación, para efectos de considerarla en el proceso de evaluación económica y determinación del monto del crédito.

  15. Comunicar a los respectivos empleadores en la oportunidad que notifique el primer descuento a realizar por crédito social, que el deudor principal y codeudores solidarios han autorizado a su empleador para que éste en caso de término de la relación laboral, les descuente de las indemnizaciones las sumas que adeudaren a una C.C.A.F. por concepto de crédito social, autorización que debe ser ratificada al momento del finiquito.

  16. La C.C.A.F. deberá someter a consideración de esta Superintendencia el modelo de otorgamiento y seguimiento, así como el procedimiento de cobro que aplicarán en el caso de los créditos sociales otorgados a los trabajadores independientes. Además, tendrán que informar las modificaciones que efectúen a dicho modelo.

3.1.9 EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD ECONÓMICA DEL SOLICITANTE

3.1.9 EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD ECONÓMICA DEL SOLICITANTE

Para determinar la capacidad de endeudamiento del solicitante, deberá aplicarse sobre el monto líquido de las remuneraciones, rentas o pensiones el porcentaje máximo mensual de descuento que se indica en el numeral 3.1.10. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Deberá entenderse como remuneración o pensión líquida, el monto de la remuneración o pensión bruta mensual deducidas sólo las sumas correspondientes a cotizaciones previsionales, impuesto de segunda categoría y para el caso de los pensionados, además el aporte a que hace referencia el inciso segundo del artículo 16 de la Ley N° 19.539. En el caso de los trabajadores independientes, se entenderá por renta líquida, al monto de la renta por la cual se efectuó el pago provisional de cotizaciones para pensiones y salud (la cotización para salud será obligatoria a contar del 1° de enero de 2018), menos las correspondientes cotizaciones y el aporte establecido en la Ley N°20.255.

Tratándose de créditos otorgados para financiar actividades microempresariales, la capacidad de endeudamiento del afiliado se determinará considerando además del monto líquido de las remuneraciones, rentas o pensiones, según corresponda, el ingreso neto generado por el proyecto.

Por otra parte, la C.C.A.F. deberá tener en consideración la fecha de vencimiento de las pensiones, en especial, bajo la modalidad de renta temporal con renta vitalicia diferida, retiro programado sin derecho a garantía estatal o de invalidez con primer dictamen de la correspondiente Comisión Médica del D.L. Nº3.500, de 1980, para los efectos de determinar la capacidad de endeudamiento del pensionado.

3.1.10 DETERMINACIÓN DEL MONTO DEL CRÉDITO SOCIAL Y FIJACIÓN DE TASAS DE INTERÉS

3.1.10 DETERMINACIÓN DEL MONTO DEL CRÉDITO SOCIAL Y FIJACIÓN DE TASAS DE INTERÉS

3.1.10 DETERMINACIÓN DEL MONTO DEL CRÉDITO SOCIAL Y FIJACIÓN DE TASAS DE INTERÉS

3.1.10.1 Monto máximo

3.1.10.1 Monto máximo

El monto máximo del crédito social que se puede otorgar estará limitado por lo siguiente:

  1. La remuneración, rentas o pensión líquidas;

  2. El plazo máximo de restitución establecido en la letra a) del artículo 4° del D.S. N°91, de 1979, correspondiente a 5 años, rige en el caso de tratarse de préstamos destinados a cubrir necesidades relativas a bienes de consumo durables, trabajo, educación, salud, recreación, ahorro previo para la adquisición de viviendas, contingencias familiares y otras necesidades de análoga naturaleza. En el caso de los créditos de educación superior, el plazo antes indicado podrá ampliarse previa autorización de esta Superintendencia hasta 15 años, y

  3. El porcentaje máximo de descuento que se señala a continuación en el numeral 3.1.10.2. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  4. Los Reglamentos Particulares de cada C.C.A.F. pueden establecer límites al monto del crédito social, inferiores a los que resulten conforme a lo señalado precedentemente.

3.1.10.2 Monto máximo de la cuota mensual de descuento por concepto de crédito social

3.1.10.2 Monto máximo de la cuota mensual de descuento por concepto de crédito social

La cuota mensual del o de los créditos otorgados por una C.C.A.F. no podrá exceder del 25% de la remuneración, renta o pensión líquida mensual del trabajador o pensionado, respectivamente, definidas en el punto 3.1.9 del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, si dicha remuneración, renta o pensión líquida, es igual o mayor al ingreso mínimo mensual para mayores de 18 años y hasta los 65 años de edad.

Si la remuneración, renta o pensión líquida, es superior al ingreso mínimo para fines no remuneracionales e inferior al ingreso mínimo mensual para mayores de 18 años y hasta los 65 años, la cuota mensual de descuento en ningún caso podrá exceder del 20% de ella.

Si la remuneración, renta o pensión líquida es igual o inferior al ingreso mínimo para fines no remuneracionales, la cuota mensual de descuento en ningún caso podrá exceder del 15% de ella.

Para los pensionados beneficiarios de una Pensión Garantizada Universal (PGU) a que se refiere la Ley N°21.419, sucesora de la Pensión Básica Solidaria (PBS) de vejez, como única pensión, y para los pensionados beneficiarios de una PBS de invalidez a que se refiere la Ley N°20.255, vigente al momento del otorgamiento del crédito, la cuota mensual de descuento no podrá exceder del 5% de la pensión líquida, independiente del monto de esta. No obstante, este porcentaje podrá llegar al 10% en la medida que la respectiva Caja de Compensación disponga de los mecanismos necesarios para lograr que el costo final del o de los créditos sea igual al saldo de capital. Lo anterior, previo acuerdo de su Directorio, el que deberá ser puesto en conocimiento de esta Superintendencia.

De la misma forma, la C.C.A.F. podrá establecer para los afiliados que perciban una o más pensiones por un monto total igual o inferior al monto máximo establecido para la pensión garantizada universal, sucesora de la PBS de vejez, o que perciban una pensión básica solidaria de invalidez, un mecanismo que permita reducir el costo final del crédito, en casos debidamente calificados. Lo anterior, previo acuerdo de su Directorio, el que deberá ser puesto en conocimiento de este Organismo Fiscalizador.

En las situaciones previstas en los dos párrafos precedentes, la C.C.A.F. podrá modificar sus programas de prestaciones adicionales para tales efectos.

Los porcentajes máximos de descuentos antes señalados deberán aplicarse en relación con el Sistema C.C.A.F., esto es, al conceder un crédito social cada Caja deberá verificar el porcentaje de la remuneración o pensión que el afiliado ya tiene comprometido para descuentos por este concepto, de modo que, si otorga un nuevo crédito social, éste más él o los anteriores no excedan el referido tope máximo de descuento.

Cuando la remuneración, renta o pensión, líquida, sea superior al ingreso mínimo mensual para mayores de 18 años y hasta los 65 años de edad, cada C.C.A.F. tendrá la facultad de autorizar un descuento superior al 25% a los afiliados que lo soliciten por escrito indicando el porcentaje, siempre que éste no exceda el 30% de la respectiva remuneración, renta o pensión líquida y solamente en casos especiales asociados a necesidades del afiliado y sus causantes de asignación familiar, relacionados con vivienda, salud y educación, respaldados con los antecedentes que acrediten dicho estado de necesidad, los cuales deberán ser debidamente calificados por el Gerente General de la respectiva C.C.A.F. Esta facultad se ejercerá en la forma en que lo establezca el Reglamento Particular del Régimen de Crédito Social de la C.C.A.F. y en su Política de Riesgo de Crédito, debidamente aprobada por el Directorio.

En el caso de los créditos otorgados a los afiliados con el objeto de financiar actividades de microempresario, para la determinación del límite del descuento mensual, la C.C.A.F. podrá considerar en forma adicional a la remuneración, renta o pensión líquida, los ingresos netos mensuales que generen los proyectos. En todo caso, dicha cuota mensual no podrá exceder del 50% de la remuneración o pensión líquida de los afiliados.

Si un afiliado que mantiene una deuda vigente de crédito social, cuya cuota mensual representa un porcentaje menor a los porcentajes máximos de descuento antes señalados, solicita un nuevo préstamo, la C.C.A.F. evaluará la procedencia y si correspondiere, lo otorgará sin exigir el prepago del crédito vigente, velando porque el nuevo dividendo se ajuste a la capacidad de endeudamiento que le queda disponible al afiliado.

Cuando disminuya el monto de la pensión líquida de un pensionado con crédito social vigente, provocando un cambio de tramo -según lo establecido precedentemente-, las C.C.A.F. deberán ajustar el monto de la cuota, y por ende el número de cuotas del crédito, sólo en lo estrictamente necesario, de tal forma que el descuento aplicado alcance el porcentaje máximo correspondiente a dicho tramo, manteniendo el valor de la tasa de interés con que se otorgó el crédito social. Esta disposición deberá ser incorporada en los contratos de crédito social.

El monto máximo del endeudamiento derivado de créditos sociales, incluidos los gastos asociados al crédito, y con excepción de los créditos destinados a la adquisición de viviendas y de aquellos destinados a financiar estudios de educación superior, no podrá ser superior, al momento del otorgamiento, a ocho veces la remuneración, renta o pensión, líquidas, según corresponda.

Los créditos otorgados por las instituciones previsionales y las deudas de salud de cualquier naturaleza que los pensionados de CAPREDENA y DIPRECA posean con estas entidades y con los sistemas de salud de las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad Pública, así como las primas de seguros de vida y créditos de cualquier naturaleza otorgados por las mutuales, se descontarán en forma previa a los aportes, créditos sociales, prestaciones adicionales y complementarias de una C.C.A.F., con un tope del 60% de la pensión líquida mensual respectiva.

Los referidos descuentos tienen preeminencia sobre los aportes, prestaciones adicionales, prestaciones complementarias y crédito social, hasta el tope del 60% indicado, particularidad que redunda en su capacidad de pago, por lo que ella deberá ser evaluada por la respectiva C.C.A.F. al otorgar las prestaciones de sus regímenes de bienestar social.

Lo adeudado por crédito social por los pensionados de CAPREDENA y DIPRECA constituye créditos de la primera clase, en conformidad al N°6, del artículo 2.472, del Código Civil, sólo en aquella parte en que no excedan del 15% de la pensión líquida mensual respectiva.

Tal disposición se aplicará en los casos que no sea posible efectuar el descuento de sus pensiones y la C.C.A.F. deba concurrir con otros acreedores para hacer efectiva su acreencia, pero el privilegio sólo es por el 15%.

Lo anterior implica que cualquier porcentaje superior que otorgue la C.C.A.F. por crédito social, concursará con los demás créditos que no gozan de preferencia, a prorrata en el sobrante de la masa concursada, en conformidad al artículo 2.489 del Código Civil.

3.1.10.3 Situación especial de endeudamiento

3.1.10.3 Situación especial de endeudamiento

Respecto de los créditos sociales otorgados a pensionados afiliados o no, con anterioridad a junio de 2012, que excedan los límites de endeudamiento establecidos en los párrafos primero al cuarto del numeral 3.1.10.2. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833 o que el plazo residual de su deuda supere los 60 meses, o aquellos créditos sociales cuyos deudores corresponden a pensionados que se encuentran en graves condiciones socioeconómicas y de salud, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar podrán realizar reprogramaciones, reduciendo el valor de la tasa de interés con que se otorgó el crédito social, pudiendo llegar hasta al 0 %, de manera que la cuota no sobrepase el límite de descuento mensual establecido en los párrafos primero al cuarto del numeral 3.1.10.2. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833 y el plazo residual, para que el servicio de la deuda no supere los 60 meses, con el expreso consentimiento del deudor.

En las situaciones a que se refiere el párrafo precedente las Cajas podrán, basadas en los principios de seguridad social y atendida su naturaleza jurídica de entidades de previsión social, condonar capital e intereses, vía transacción o remisión parcial de la deuda, pudiendo en el caso de pensionados afiliados a ellas utilizar una prestación adicional como mecanismo de ajuste. Dichos ajustes no deberán significar costo adicional alguno para los pensionados.

Además, y con la finalidad de facilitar la implementación de estas instrucciones, tratándose de reprogramaciones que se efectúen con pensionados afiliados o no a la C.C.A.F. acreedora y que impliquen una condonación de capital y/o intereses en la forma señalada en el párrafo precedente, el Directorio de cada Caja de Compensación podrá, a través del respectivo acuerdo, delegar en el Gerente General y en quien lo subrogue en el cargo, de conformidad con lo previsto en el artículo 42 de la Ley N°18.833, su facultad de aprobar dichas transacciones o remisiones.

Las transacciones o remisiones parciales que en el contexto de este numeral sean pactadas por el Gerente General de la Caja o por quien lo subrogue, se entenderán perfeccionadas en el acto, no siendo necesario ningún otro requisito, autorización o informe. Sin perjuicio de lo anterior, ellas deberán, posteriormente ser ratificadas por el Directorio de la respectiva Caja y ser puestas en conocimiento de este Organismo Fiscalizador el que, conforme a sus facultades, podría observarlas en la medida que dichas operaciones no se ajusten a la normativa vigente.

En los casos donde la prima del seguro de desgravamen fue cobrada en su totalidad al inicio del crédito, las Cajas no podrán incorporar un nuevo cobro asociado a este seguro con motivo de una reprogramación.

En cambio, si la prima del seguro de desgravamen es cobrada en forma mensual en la reprogramación la Caja podrá mantener esta modalidad. En cualquier caso, el cobro mensual de este seguro, que se adiciona sin interés al valor de la cuota, debe considerarse en el límite de descuento mensual correspondiente, debiendo las Cajas tomar los resguardos necesarios para ello.

En caso de ser necesario, la C.C.A.F. deberá adecuar sus Políticas de Crédito Social y/o sus Reglamentos Particulares del Régimen de Prestaciones Adicionales, con el objeto de incorporar las condiciones, requisitos y mecanismos para realizar los ajustes señalados precedentemente, remitiendo a esta Superintendencia, para su aprobación, una copia de ellos.

Finalmente, se instruye a las C.C.A.F. abstenerse, en el marco de estas reprogramaciones, de ofrecer y contratar productos y servicios adicionales.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 42

3.1.10.4 Situación especial de los funcionarios de organismos públicos afiliados que se encuentren regidos por la Ley Nº18.834 y por la Ley N°18.883

3.1.10.4 Situación especial de los funcionarios de organismos públicos afiliados que se encuentren regidos por la Ley Nº18.834 y por la Ley N°18.883.

En el caso de trabajadores dependientes que tengan la calidad de funcionarios de organismos públicos que se rijan por las normas de la Ley Nº18.834, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se aprobó por D.F.L. 29 de 2005, del Ministerio de Hacienda, y por la Ley N°18.883, se aplicará a los descuentos por concepto de créditos sociales que soliciten lo establecido en el inciso segundo del artículo 96 de la Ley Nº18.834 y en el inciso segundo del artículo 95 de la Ley N°18.883.

Por tanto, en tales casos, el porcentaje máximo de descuento mensual no podrá exceder el 15% de la remuneración del afiliado, límite previsto por las citadas normas para los descuentos de carácter voluntario.

Para contar con la autorización del descuento en los términos antes señalados, los funcionarios de los referidos organismos públicos afiliados deberán efectuar una petición escrita al respectivo jefe superior del Servicio.

Para el efecto anterior, la C.C.A.F. deberá implementar un formato que contenga la solicitud del funcionario deudor dirigida al jefe superior del respectivo Servicio en el sentido de practicar sobre sus remuneraciones el descuento de un determinado monto mensual por concepto de dividendos de crédito social, considerando el límite del 15% previsto en el inciso segundo del artículo 96 de la Ley Nº18.834 y en el inciso segundo del artículo 95 de la Ley N°18.883.

El formato que contenga la solicitud antes referida deberá incluir, al menos, el valor del dividendo mensual y el plazo durante el cual dicho descuento se efectuará.

Una vez solicitado el descuento por el funcionario a su entidad empleadora y habiéndose autorizado éste, dicha entidad se encontrará obligada a efectuar las deducciones correspondientes a los dividendos mensuales pactados por concepto de crédito social, debiendo retenerlos y remesarlos a la respectiva Caja de Compensación acreedora, rigiéndose por las mismas normas de pago y de cobro que las cotizaciones previsionales.

3.1.10.5 Tasa de interés

3.1.10.5 Tasa de interés

3.1.10.5 Tasa de interés

3.1.10.5.1 Tasa de Interés de Colocación

3.1.10.5.1 Tasa de Interés de Colocación

La C.C.A.F. en la fijación de las tasas de interés en los préstamos que otorgan a sus afiliados, deberá regirse por las disposiciones de la Ley N°18.010 y las instrucciones impartidas por esta Superintendencia.

Conforme a las normas de la Ley N°18.010, la C.C.A.F. no puede estipular un interés que exceda el límite que fije la Comisión para el Mercado Financiero (ex Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras), este límite de interés se denomina interés máximo convencional.

Las tasas de interés que fijen las C.C.A.F., conforme a lo señalado precedentemente, podrán ser diferenciadas únicamente de acuerdo con el monto, tipo de beneficiario de que se trata, esto es, afiliado trabajador o afiliado pensionado, el plazo de restitución y si es reajustable o no. Sin embargo, las tasas de interés que se fijen para los afiliados pensionados deberán ser menores a las tasas de interés que se fijen para los afiliados trabajadores ante préstamos de iguales características. Cabe hacer presente que, respecto del plazo de restitución, la C.C.A.F. deberá establecer para cada tramo de plazo una sola tasa de interés. Lo mismo se aplicará para las tasas de interés que se establezcan para los créditos destinados a financiar la educación superior, independiente si se trata de préstamos financiados con recursos propios o externos.

Para tal efecto, los únicos tramos de plazos que las Cajas deberán tener en cuenta para la fijación de tasas de los préstamos que no sean destinados a la adquisición de viviendas son los siguientes:

1 a 3 meses

4 a 12 meses

13 a 24 meses

25 a 36 meses

37 a 48 meses

49 a 60 meses

En cuanto a la diferenciación por montos, se deberán tener en cuenta los tramos establecidos en el certificado correspondiente emitido por la Comisión para el Mercado Financiero.

Las Cajas podrán ofertar para los diferentes tramos y plazos, una tasa de interés que se encuentre vigente, aunque sólo sea por un día, en la medida que sea de carácter universal, es decir, para todos los trabajadores y pensionados y no implique un beneficio para una entidad empleadora en particular.

En las tasas de interés que la C.C.A.F. publique y pacte con sus afiliados deberán quedar incluidos los costos propios de la gestión crediticia, tales como: informes comerciales, verificación de domicilio, gastos de tramitación, comisiones, franqueo y otros similares.

Sólo podrá cobrarse al afiliado en forma adicional a la tasa de interés, gastos por concepto de impuesto de timbres y estampillas, notariales y los inherentes a cauciones y primas de seguros de desgravamen, cuando corresponda.

La C.C.A.F. sólo podrá cobrar intereses hasta el último día del mes al que corresponda la cuota.

Referencias legales: Ley 18.010

3.1.10.5.2 Intereses que se deben aplicar en caso de morosidad

3.1.10.5.2 Intereses que se deben aplicar en caso de morosidad

En caso de morosidad del empleador o de la entidad pagadora de la pensión que ha retenido y no enterado en la C.C.A.F. lo adeudado por crédito social, corresponde aplicar los intereses y reajustes contemplados en el sistema de cobranza de cotizaciones previsionales establecido en la Ley N°17.322.

Las mismas normas de la Ley N°17.322 se aplicarán al empleador o a la entidad pagadora de pensiones en el evento que no hayan dado cumplimiento a su obligación legal de retener lo adeudado por crédito social.

En caso de morosidad del deudor principal y/o avales, ya sean éstos personas naturales o jurídicas, corresponde aplicar los intereses de la Ley N°18.010.

Al respecto, deberá tenerse en cuenta que para las operaciones sujetas a la Tasa Máxima Convencional (TMC), el límite equivalente a esa tasa rige también para los intereses que se pacten en mora.

La TMC aplicable para ese efecto es la misma que corresponde al crédito de que se trate, debiendo cobrarse esos intereses con una tasa variable que atienda la TMC que, en su respectivo lapso de vigencia según la duración de la mora, rija durante este período.

No obstante, lo anterior, puede pactarse una tasa fija para todo el período de mora, que no supere la TMC vigente al momento de la convención. Sin embargo, si en ese caso no se pactara una tasa numérica (según la TMC vigente conocida) y solo se alude a la "tasa máxima convencional", los intereses deberán cobrarse entendiendo que se refiere a las que rijan durante el período de mora.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley N°18.010, si no se pacta tasa alguna para el período de mora ni se establece estipulación en contrario, corresponde cobrar el interés corriente para la operación de que se trate, desde la fecha del retardo y a las tasas que rijan durante ese retardo.

Para efectos de aplicar el interés por mora sobre la obligación que se paga, atendido el carácter de prestación de seguridad social que ellos tienen, deberán sumarse las tasas de interés corriente diarias o las tasas de interés pactadas sin exceder las tasas de interés máximas convencionales diarias, según sea el caso, que corresponda considerar entre la fecha en que se inicia la mora hasta la fecha del pago.

Referencias legales: Ley 17.322 - Ley 18.010

3.1.10.5.3 Información que debe contener la pizarra y la página web

3.1.10.5.3 Información que debe contener la pizarra y la página web

La C.C.A.F. deberá mantener una pizarra con información sobre las condiciones de otorgamiento del crédito social, ubicada en un lugar visible y de fácil acceso al público, tanto en la sede principal como en las agencias fijas y móviles, oficinas o sucursales, a fin de velar por la debida fe pública y la transparencia en el otorgamiento del crédito social.

El formato de la pizarra deberá contener información diferenciada según se trate de afiliados trabajadores o afiliados pensionados. Para el caso de los préstamos no reajustables, el formato de dicha pizarra será el contenido en el Anexo N° 1: Créditos Sociales no reajustables en moneda nacional de 90 días o más, de este Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

La información que debe contener la pizarra corresponderá a la siguiente:

  1. Las tasas de interés vigentes a cobrar en las operaciones de crédito social, de acuerdo con los tramos de montos establecidos en el certificado emitido por la Comisión para el Mercado Financiero, deberán presentarse según lo señalado en el número 1. del formato de la pizarra, contenido en el Anexo N° 1: Créditos Sociales no reajustables en moneda nacional de 90 días o más, del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  2. A modo de ejemplo, se deberá señalar el valor de tres cuotas distintas calculadas a 36, 48 y 60 meses, considerando la tasa de interés vigente al día que corresponda, un monto capital de $1.000.000 y los gastos de administración correspondientes al seguro de desgravamen, si procede, el impuesto de timbres y estampillas y gastos notariales. La presentación de esta información deberá ajustarse a lo señalado en el número 2. del formato de la pizarra, contenido en el Anexo N° 1: Créditos Sociales no reajustables en moneda nacional de 90 días o más, del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  3. Señalar si la C.C.A.F. cobra o no comisión de prepago y su forma de cálculo, como se indica en el número 3. del formato de la pizarra, contenido en el Anexo N° 1: Créditos Sociales no reajustables en moneda nacional de 90 días o más, del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  4. También deberán indicarse los gastos de cobranza prejudicial, como se indica en el número 4. del formato de la pizarra, contenido en el Anexo N° 1: Créditos Sociales no reajustables en moneda nacional de 90 días o más, del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

La C.C.A.F. que otorgue préstamos reajustables deberán incluir en la pizarra la información sobre éstos conforme al formato ya indicado. En el cálculo de las cuotas que se publiquen deberá considerarse un crédito otorgado por un monto de $1.000.000.

Cabe agregar que la misma información contenida en la pizarra debe ser publicada en la página web que tenga la C.C.A.F., debidamente actualizada. Además, en dicha página deberá contemplarse un sistema de simulación de crédito social diferenciado entre afiliado trabajador y afiliado pensionado. La ruta de acceso al simulador de crédito social e información de pizarra debe ser debidamente identificada en el menú inicial de la página web.

El simulador de los créditos sociales que la C.C.A.F. tenga en su página web, debe mostrar explícitamente en la simulación los siguientes ítems con sus respectivos valores, debiendo el resultado que arroje el simulador incluir los gastos de otorgamiento.

  1. Tasa de interés mensual.

  2. Tasa de interés anual.

  3. Impuesto de timbre y estampilla.

  4. Gastos notariales.

  5. Total cuota mensual sin incluir seguro de desgravamen.

  6. Seguro de desgravamen mensual (promedio de todos los meses de vida del crédito).

  7. Total cuota mensual incluyendo seguro (el seguro se incluye como un promedio de los seguros cobrados en cada cuota).

  8. Valor total a pagar del crédito incluyendo seguro de desgravamen.

La C.C.A.F. deberá tener presente que la tasa de interés utilizada en el sistema de simulación de crédito social de su página web, debe ser la misma informada en el punto 1. y utilizada en el punto 2., del formato de pizarra a que se hace referencia en el Anexo N° 1: Créditos Sociales no reajustables en moneda nacional de 90 días o más, del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

3.1.11 DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.11 DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL CRÉDITO SOCIAL

Sin perjuicio de las disposiciones anteriores sobre resguardo del pagaré, la C.C.A.F. deberá mantener copia digitalizada de los siguientes antecedentes que sirvieron de base para el otorgamiento del crédito social:

  1. Solicitud de crédito social

  2. Contrato de mutuo de crédito social

  3. Comprobantes de pago de las remuneraciones o de pensión o del documento que sirvió para acreditar las remuneraciones, rentas o pensión.

  4. Autorización del empleador tratándose de créditos de funcionarios públicos

  5. Pagaré

  6. Certificados a que se refiere el N°3.1.6.2 del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, según corresponda

  7. Solicitudes de seguros firmadas por el afiliado y sus condiciones mínimas.

  8. La información necesaria que la Caja le entregó para que el afiliado haya otorgado su consentimiento

  9. Resumen de condiciones contractuales o el certificado de liquidación

  10. Tabla de amortización del crédito que se otorgó al afiliado

  11. Comprobante de entrega del dinero, cheque o transferencia electrónica

  12. Cualquier otro documento que a juicio de la Caja sea necesario digitalizar

Además, la Caja deberá contar con la información de los pagos mensuales o totales realizados, así como las reprogramaciones o renegociaciones que las partes acuerden.

La digitalización completa de los antecedentes de otorgamiento de crédito social deberá realizarse dentro del plazo de 45 días corridos a contar de la entrega del dinero.

Esta obligación de digitalización será exigible a los créditos sociales que se otorguen a contar del 1° de abril de 2021.

3.1.12 RESPONSABILIDAD EN EL OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.12 RESPONSABILIDAD EN EL OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO SOCIAL

Conforme a lo dispuesto en el artículo 10º del D.S. N°91 de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, corresponde otorgar el crédito social al Gerente General de la C.C.A.F. o a la persona en quien éste haya delegado esta función. En todo caso, el Gerente General será responsable del correcto otorgamiento de esta prestación, sin perjuicio de la que también deba asumir el delegado.

Ante un eventual fraude o ante una irregularidad relevante deberá aplicarse lo instruido sobre la obligación de informar irregularidades detectadas y de mantener archivos que señala, contenida en el Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.1.13 RENEGOCIACIÓN Y REPROGRAMACIÓN DE CRÉDITO SOCIAL Y SUS EFECTOS

3.1.13 RENEGOCIACIÓN Y REPROGRAMACIÓN DE CRÉDITO SOCIAL Y SUS EFECTOS

3.1.13 RENEGOCIACIÓN Y REPROGRAMACIÓN DE CRÉDITO SOCIAL Y SUS EFECTOS

3.1.13.1 Renegociación

3.1.13.1 Renegociación

La renegociación de un crédito ya sea que se encuentre en mora o vigente, permite modificar las condiciones originales de éste, como, por ejemplo, la tasa de interés, el número de cuotas, monto de la cuota, entre otros, generando un nuevo crédito con condiciones propias, que extingue el crédito anterior, pudiendo adicionalmente otorgarse un monto mayor. La tasa de interés debe ser la vigente al momento de la renegociación.

No se podrá renegociar un crédito social si éste ya ha sido renegociado alguna vez en los últimos doce meses.

3.1.13.2 Reprogramación

3.1.13.2 Reprogramación

La reprogramación constituye un acuerdo entre la C.C.A.F. y un afiliado deudor de crédito social, que permite modificar alguna de las condiciones que rigen el servicio de una deuda por concepto de crédito social. Este cambio en las condiciones originales estipuladas puede consistir en variaciones en la modalidad de pago del crédito ya sea extensiones del plazo original, variaciones en la tasa de interés pactada o en el mecanismo de amortización de la deuda o de todas las condiciones anteriores. Por ende, no constituye pago anticipado de la obligación primitiva y consecuencialmente no genera derecho a cobrar comisión como si se tratara del prepago efectivo del crédito. Asimismo, no constituye una nueva operación de crédito que implique la emisión de otro pagaré ni la cobranza de los gastos asociados al otorgamiento de un nuevo crédito social. En caso de que la tasa de interés sea modificada, ésta debe ser la vigente al momento de la reprogramación.

Tanto las renegociaciones como las reprogramaciones de un crédito social deberán efectuarse en forma remota o presencial en las oficinas de la C.C.A.F.

Sin perjuicio de lo anterior, las reprogramaciones por causa de licencia médica o no pago por parte del pagador de la pensión o disminución del monto de la pensión se podrán realizar en forma automática siempre que esto se haya considerado en el pagaré.

3.1.14 PAGO ANTICIPADO DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.14 PAGO ANTICIPADO DEL CRÉDITO SOCIAL

Se distinguirán dos clases de pago anticipado del crédito social:

3.1.14 PAGO ANTICIPADO DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.14.1 Pago anticipado de deuda

3.1.14.1 Pago anticipado de deuda

El pago anticipado de la deuda tiene lugar cuando el deudor procede a pagar en forma parcial o total, el saldo de deuda vigente a una fecha determinada.

En este caso, conforme al artículo 10 de la Ley N°18.010, las C.C.A.F. pueden cobrar una comisión de prepago que, tratándose de operaciones no reajustables, no puede exceder el valor de un mes de intereses pactados calculados sobre el capital que se prepaga.

Tratándose de operaciones reajustables, dicha comisión no puede exceder el valor de un mes y medio de intereses pactados calculados sobre el capital que se prepaga.

Por lo tanto, conforme a lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley N°18.010, el deudor de una operación de crédito puede anticipar el pago total de su deuda siempre que pague el capital y los intereses estipulados hasta la fecha del pago efectivo, más la comisión de prepago.

De este modo el capital vigente a la fecha del prepago debe determinarse considerando como pagada hasta la última cuota remitida para descuento a la entidad empleadora, en el caso de los trabajadores, o a la entidad pagadora de la pensión, en el caso de los pensionados. Por otra parte, los intereses que pueden adicionarse corresponden sólo a los estipulados hasta la fecha del pago efectivo, razón por la cual, se deberán descontar los intereses desde la fecha del prepago hasta el vencimiento de la última cuota remitida para descuento.

En el caso de los trabajadores independientes, el capital vigente a la fecha del prepago corresponde a aquél que resta después de pagada la última cuota. Además, los intereses que pueden adicionarse corresponden sólo a los estipulados hasta la fecha del pago efectivo.

La comisión de prepago se calculará sobre el capital vigente a la fecha del prepago, considerando como pagada la última cuota remitida para descuento.

Para los efectos de determinar el saldo de capital en los casos de pago anticipado de deuda, la C.C.A.F. deberá utilizar la tasa de interés pactada al momento del otorgamiento del respectivo crédito.

Cuando se trate de un pago anticipado parcial de la deuda, corresponderá que la C.C.A.F. reliquide el monto de lo debido, implicando ello la modificación ya sea del valor de la cuota, del plazo o de ambos.

Cabe tener presente que en los casos de terminación del contrato de trabajo cualquiera sea su causal -no obstante haber aceptado el afiliado en la solicitud de crédito social que se efectúe el descuento del saldo adeudado con cargo a la indemnización por años de servicios que le corresponda pagar al empleador- no hay intención de pago anticipado, toda vez que la terminación del contrato no tiene por objeto anticipar el pago de la deuda, sino que la terminación de una relación laboral. Por ende, no existiendo tal intención, no procede cobrar comisión de prepago.

Debe tenerse presente que el 7 de noviembre de 2006 fue publicada la Ley N° 20.130 que modificó la Ley sobre impuestos de Timbres y Estampillas, contenida en el D.L. 3.475, de 1980, por lo que dichas modificaciones deben ser aplicadas por las Cajas de compensación de Asignación Familiar, en el otorgamiento de los créditos sociales.

En lo concerniente a los referidos créditos las modificaciones son las siguientes:

a) Rebajó la tasa del impuesto que afecta a las operaciones de crédito documentadas en pagarés, y

b) Declaró exentas del impuesto de timbres a las operaciones de crédito destinadas al pago anticipado de determinadas obligaciones.

La modificación legal aludida en la letra b) precedente, reemplazó el N° 17 del artículo 24 del D.L. N° 3.475, eximiendo del impuesto a los documentos que se emitan o suscriban con motivo de operaciones de crédito otorgados por instituciones financieras, por el monto que esté destinado exclusivamente a pagar préstamos otorgados por esta clase de instituciones; se excluyen de la exención a las operaciones sobre líneas de crédito.

Si bien las Cajas de Compensación de Asignación Familiar son entidades de previsión social, el actual N°17, de la Ley de Timbres y Estampillas, para los efectos de los créditos sociales que ellas otorgan, las ha considerado equivalentes a una institución financiera. Al efecto, el N°17 señala expresamente en su parte final, "Para que opere esta exención, tanto el crédito que se paga como el destinado a dicho pago, deberán haber sido otorgados por alguna institución financiera sujeta a la fiscalización de la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, Superintendencia de Seguridad Social o Superintendencia de Valores y Seguros.

Por último, atendido que la Ley N° 20.130 no contempló una fecha de vigencia especial para las modificaciones que introduce, ella rige desde el 1° de diciembre de 2006 conforme con lo dispuesto en el al artículo 3° del Código Tributario, que establece que las leyes que modifican o suprimen impuestos rigen desde el día primero del mes siguiente a su publicación.

3.1.14.2 Pago anticipado de cuotas

3.1.14.2 Pago anticipado de cuotas

El pago anticipado de cuotas tiene lugar cuando el deudor manifiesta su voluntad de pagar un número determinado de cuotas pendientes de vencimiento siempre y cuando dicho pago no implique el pago total de la deuda, ya que en este caso se entenderá como un pago anticipado de la deuda.

Cabe señalar que tratándose del pago anticipado de cuotas no corresponde efectuar la reliquidación del saldo adeudado en términos de modificar el plazo residual de la deuda o el valor del dividendo.

De este modo el pago anticipado de cuotas no da derecho a la C.C.A.F. a cobrar comisión de prepago, aun cuando su monto represente un porcentaje superior al establecido en el artículo 10 de la Ley N°18.010, toda vez que la intención del afiliado o afiliada es pagar por una vía distinta al descuento de su remuneración una parte de su deuda de crédito social.

La C.C.A.F. en ningún caso podrán negarse a recibir el pago adelantado de cuotas.

Referencias legales: Ley 18.010, artículo 10

3.1.14.3 Liquidación cuando opera cláusula de aceleración

3.1.14.3 Liquidación cuando opera cláusula de aceleración

Los créditos sociales que contengan cláusula de aceleración deberán liquidarse al momento del pago voluntario o forzado o de su reprogramación con o sin efecto novatorio, conforme a las reglas que establece el actual artículo 30 de la Ley N°18.010.

Referencias legales: Ley 18.010, artículo 30

3.1.15 PAGARÉ

3.1.15 PAGARÉ

3.1.15 PAGARÉ

3.1.15.1 Cláusulas obligatorias

3.1.15.1 Cláusulas obligatorias

Las menciones obligatorias que debe contener el pagaré son, en primer lugar, las indicadas en el artículo 102 de la Ley N°18.092 sobre Letras de Cambio y Pagaré, es decir:

  1. La indicación de ser pagaré escrita en el mismo idioma empleado en el título;

  2. La promesa no sujeta a condición de pagar una determinada o determinable cantidad de dinero;

  3. El lugar y época del pago. No obstante, si el pagaré no indica el lugar del pago se entenderá que debe pagarse en el lugar de su expedición; y si no contuviere la fecha de vencimiento se considerará pagadero a la vista.

  4. El nombre y apellido del beneficiario o la persona a cuya orden se ha de efectuar el pago o la indicación que es pagadero al portador;

  5. El lugar y fecha de la expedición, y

  6. La firma del suscriptor.

El artículo 103 de la Ley N°18.092 dispone que el documento que no cumpla con las exigencias mencionadas no valdrá como pagaré.

Además, para el debido conocimiento de los beneficiarios de crédito social y sus avales, en los pagarés deberá señalarse expresamente la tasa de interés que se aplicará en caso de mora, conforme a lo señalado en el punto 3.1.10.5.2. del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

Por otra parte, la C.C.A.F. no deberá mantener pagaré con cláusulas en blanco.

En la cláusula de aceleración a fin de que el usuario del crédito social conozca con exactitud cuándo y en qué situación ella operará, la Caja deberá explicitar el número de días que deben transcurrir para que pueda hacerla efectiva, contados desde la fecha en que ocurra el no pago de la primera cuota. En todo caso, la aceleración deberá ser puesta en conocimiento del deudor antes que ello ocurra.

En la cláusula relativa al cobro de interés máximo convencional, en caso de optarse por el cobro total de la deuda acelerada, deberá precisarse en el pagaré la fecha que se tendrá en cuenta para fijar la tasa de interés a aplicar, la cual podrá corresponder a la tasa de interés vigente, ya sea la del momento de la mora, del cobro o del pago.

La C.C.A.F. deberá rendir cuenta a sus afiliados acerca de cómo han llenado los pagarés que respaldan el crédito social, conforme al mandato que éstos le hayan otorgado para tal efecto en la solicitud de crédito social o repactaciones posteriores.

Cuando se solicite un crédito social para prepagar uno anterior y este pago se hubiere efectuado y posteriormente el afiliado quisiere desistirse del crédito solicitado, sólo podrá hacerlo en la parte del crédito que no ha recibido y que no estaba destinado a prepagar el anterior crédito social.

La C.C.A.F. no podrá pactar cláusulas eximiéndose de responsabilidad respecto de las actuaciones que le competen en el Régimen de Crédito Social a que se refiere el Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833, como por ejemplo: liberar a la Caja de su obligación del artículo 19 de la Ley N°19.628, consistente en efectuar con cargo al deudor los trámites tendientes a eliminar de DICOM al afiliado que haya pagado o repactado una deuda por crédito social; o eximirse de la responsabilidad que les cabe, en el correcto depósito del crédito social solicitado en la cuenta bancaria u otra del afiliado.

En los casos que la Caja determine solicitar requisitos adicionales o condiciones especiales de otorgamiento de crédito social es necesario precisar que éstos deberán ajustarse a los establecidos en los Reglamentos Particulares de Crédito Social de las C.C.A.F. Para el cumplimiento de las instrucciones antes señaladas, la C.C.A.F. deberá revisar y ajustar las cláusulas contenidas, tanto en las solicitudes de crédito social como en los pagarés que respaldan los créditos sociales y en lo que corresponda a sus Reglamentos Particulares de Crédito Social.

La Caja deberá informar debidamente a sus afiliados sobre los requisitos adicionales o condiciones especiales de otorgamiento de crédito social, contenidos en los Reglamentos Particulares de Crédito Social, para lo cual deberá disponer de los medios necesarios para este fin.

3.1.15.2 Cláusulas Voluntarias

3.1.15.2 Cláusulas Voluntarias

Además de las enunciaciones obligatorias señaladas, los pagarés pueden contemplar en su llenado cláusulas accidentales, conforme a lo dispuesto en los artículos 107 de la Ley N°18.092, en concordancia con los artículos 13 y 14 de la misma Ley.

Tales cláusulas pueden ser:

  1. Indicación de la comuna del lugar del pago;

  2. Cláusula de reajustabilidad que deberá ser expresada con la palabra reajustable u otra igualmente inequívoca;

  3. Cláusula de intereses, los que se aplicarán desde la fecha en que fue emitido el pagaré y hasta su efectivo pago, a menos que en el documento se indiquen otras fechas, y se calcularán sobre la cantidad reajustada, en su caso, salvo mención expresa en contrario;

  4. Cláusula devuelta sin gasto o sin obligación de protesto,

  5. Cláusula en que conste si los deudores principales, sus avales y codeudores solidarios autorizan a sus empleadores, para que éstos en caso de término de la relación laboral, les descuenten de las indemnizaciones las sumas que adeudaren a una C.C.A.F. por concepto de crédito social, debiendo indicarse en ella que esta autorización debe ser ratificada al momento del finiquito por el trabajador, y

  6. Otras menciones que se acuerden siempre que no alteren la esencia del pagaré.

3.1.15.3 Obligaciones tributarias

3.1.15.3 Obligaciones tributarias

Cabe señalar que la C.C.A.F. debe cumplir con las normas tributarias aplicables a los pagarés, los que deberán tener una numeración correlativa preimpresa.

3.1.15.4 Firma ante Notario Público

3.1.15.4 Firma ante Notario Público

No obstante que no es un requisito de validez la firma del pagaré ante Notario Público, esta formalidad es conveniente, ya que produce el efecto que el pagaré adquiere por este hecho el carácter de título ejecutivo, conforme lo establece el artículo 434 N°4, inciso final, del Código de Procedimiento Civil, que textualmente señala: "Tendrán mérito ejecutivo, sin necesidad de reconocimiento previo, la letra de cambio, pagaré o cheque, respecto del obligado cuya firma aparezca autorizada por un Notario o por el Oficial del Registro Civil en las comunas donde no tenga su asiento un Notario.".

3.1.15.5 Fecha de fijación de la tasa de interés

3.1.15.5 Fecha de fijación de la tasa de interés

La fecha en que la C.C.A.F. deberá fijar la tasa de interés es aquella en que se hace entrega del dinero, entendiendo sólo para estos efectos que es la data en que éste queda a disposición del afiliado. Dicha fecha corresponderá a la data de emisión del respectivo pagaré.

3.1.15.6 Registro computacional de los pagarés

3.1.15.6 Registro computacional de los pagarés

Cada C.C.A.F. debe mantener un registro computacional nacional de los pagaré, centralizado, clasificado por agencia o sucursal, actualizado a lo menos una vez al mes, donde conste, entre otras menciones: número del pagaré, número del crédito social a que corresponde, lugar donde se encuentra en custodia el pagaré, monto, fecha de suscripción, vencimiento, lugar de emisión y estado del pagaré (sirviéndose normalmente, en cobranza extra judicial o judicial y si estas últimas son externas, individualizarlas señalando el tribunal de instancia en que se encuentra el pagaré). El extravío del pagaré también deberá indicarse en este registro.

3.1.15.7 Custodia de los pagarés

3.1.15.7 Custodia de los pagarés

Los pagarés deberán ser mantenidos en custodia en un lugar seguro que podrá ser una bóveda, caja de fondos u otro lugar debidamente asegurado contra riesgos, tales como: incendio, inundación, robo o hurto, a fin de velar por su integridad y conservación.

3.1.15.8 Devolución de pagarés

3.1.15.8 Devolución de pagarés

Efectuado el pago total de la obligación de crédito social, en el pagaré se deberá dejar constancia de ello, mediante un timbre con la palabra "PAGADO", y quedar éste a disposición del deudor principal o del aval que haya pagado el saldo adeudado. De efectuarse la devolución, deberá quedar consignada en el registro computacional de pagaré. Transcurridos 5 años podrán ser destruidos.

3.1.16 ENTREGA DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.16 ENTREGA DEL CRÉDITO SOCIAL

El crédito social podrá ser entregado al afiliado en dinero en efectivo, a través de un cheque nominativo, un depósito bancario o una transferencia electrónica en su cuenta bancaria u otra que aquel designe y de la que sea titular.

El crédito social también podrá ser entregado para el pago a un tercero, en convenio con la Caja, relacionado con un estado de necesidad de aquellos a que se refiere el punto 1.2 sobre Naturaleza y Finalidades del Crédito Social. Para estos efectos, la Caja actuará conforme los términos acordados en el mandato que al efecto hubiere otorgado el afiliado.

Los acuerdos de Directorio que recaigan en esta materia deberán ser remitidos para conocimiento de esta Superintendencia.

A estos créditos les serán aplicables las reglas generales de los créditos sociales, contenidas en el Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

El crédito podrá ser retirado por un tercero cuando éste disponga del poder otorgado por el afiliado ante notario público.

En caso de que el crédito otorgado al beneficiario tenga por objeto pagar una deuda con otra C.C.A.F. o en cualquier otra entidad, y el trabajador o pensionado instruya expresamente su pago mediante el otorgamiento de un mandato a la institución, el cheque que se emita deberá ser nominativo a nombre de la entidad destinataria. Si dicho pago se efectúa mediante una transferencia electrónica, ésta deberá efectuarse directamente en la cuenta corriente de la entidad destinataria. En cualquiera de estos casos, la C.C.A.F. deberá informar al afiliado que la deuda que mantenía en otra C.C.A.F. o en cualquier otra entidad ha sido pagada.

La C.C.A.F. deberá ingresar a sus registros computacionales diariamente los créditos sociales concedidos a sus afiliados.

La C.C.A.F. deberá entregar al afiliado al que se le otorga un préstamo la liquidación del crédito concedido cuya copia deberá quedar en poder de la C.C.A.F. con el objeto de dejar constancia de las condiciones pactadas, la cual deberá contener, a lo menos, la siguiente información: número de la operación, fecha de pago, nombre y Rut del afiliado, monto aprobado, monto refinanciado, monto de la comisión de prepago y su determinación, monto líquido entregado, gastos de otorgamiento (impuesto de timbres y estampillas, gastos notariales, seguro de desgravamen y seguro de cesantía si procediere), monto bruto del crédito, número de cuotas, valor de la cuota, monto total que deberá pagar el afiliado por el crédito, tasa de interés, fecha de vencimiento de la primera cuota, modalidad de entrega del crédito (efectivo, cheque nominativo, depósito bancario o transferencia electrónica en cuenta bancaria u otra) y, según corresponda, el número del cheque o de la transferencia electrónica y el nombre del banco. Para el caso de los afiliados pensionados, la liquidación deberá contener su firma e impresión dactilar, declarando que recibió y tomó conocimiento de ésta.

La C.C.A.F. adicionalmente, para los créditos sociales otorgados a los afiliados pensionados, debe mantener una liquidación simplificada de dicho crédito social otorgado, bajo la firma e impresión dactilar de dicho afiliado, declarando que recibió y tomó conocimiento de ésta, con el objeto de dejar constancia de las condiciones pactadas, la cual deberá presentarse en el formato que se contiene en el Anexo N° 2: Formato de liquidación del crédito del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833, denominado "Liquidación del Crédito".

Asimismo, la C.C.A.F. deberá entregar al afiliado una copia de la tabla de amortización del crédito, donde se detalle mensualmente el monto de la cuota destinado al pago del capital y aquel destinado al pago de intereses, junto con el respectivo saldo de capital que se adeuda.

Cuando el crédito sea entregado en dinero en efectivo o cheque nominativo al afiliado o a un tercero autorizado ante notario público, quien retire deberá firmar y estampar su impresión dactilar en la forma señalada en la letra d) del número 3.1.8 del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, en la respectiva liquidación del crédito y consignar su nombre y Rut.

Si la entrega del crédito se hiciera por medio de un depósito bancario o una transferencia electrónica en la cuenta bancaria u otra del beneficiario, la C.C.A.F. tendrá la obligación de obtener de éste, en forma previa al otorgamiento del préstamo, en un documento distinto del formulario de la solicitud de crédito y de la liquidación del mismo, el consentimiento por escrito del afiliado respecto del monto y condiciones de la operación.

Similar consentimiento deberá obtener la C.C.A.F. en el caso de créditos concedidos con el objeto de pagar deudas del afiliado con otras entidades.

Efectuado el depósito en la cuenta del afiliado (ya sea directo o por transferencia electrónica), la C.C.A.F. deberá hacer llegar la liquidación del crédito y la tabla de amortización ya señalada.

Tratándose de afiliados a los que se les conceden créditos con el objeto de pagar deudas mantenidas con otras entidades, las C.C.A.F. deberán incluir en la respectiva liquidación del crédito la información sobre el pago efectuado, señalando si fue mediante la entrega de un cheque o a través de una transferencia electrónica a la cuenta corriente de la entidad.

Tanto las liquidaciones del crédito como los documentos que respaldan los depósitos y transferencias electrónicas deberán quedar debidamente archivados.

3.1.17 RECAUDACIÓN DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.17 RECAUDACIÓN DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.17 RECAUDACIÓN DEL CRÉDITO SOCIAL

3.1.17.1 Recaudación de las cuotas mensuales

3.1.17.1 Recaudación de las cuotas mensuales

3.1.17.1.1. Afiliados trabajadores dependientes

Lo adeudado por prestaciones de crédito social a una C.C.A.F. por un trabajador afiliado, debe ser deducido de la remuneración por la entidad empleadora afiliada, retenido y remesado a la C.C.A.F. acreedora, debiendo regirse por las mismas normas de pago y de cobro que las cotizaciones previsionales, conforme a los artículos 22 de la Ley N°18.833 y 11 del aludido D.S. N°91, de 1979.

Los citados preceptos establecen un mecanismo especial de pago que es inherente al Régimen de Crédito Social de las C.C.A.F.

Por ello, respecto del trabajador el pago de lo debido por concepto de crédito social se produce cuando la entidad empleadora le paga la remuneración mensual, que es el momento en que por disposición legal corresponde que le efectúe el descuento, oportunidad a partir de la cual se entiende extinguida total o parcialmente su obligación, según sea el caso, de acuerdo a lo señalado por el N°1 del artículo 1.567 del Código Civil, esto es, por la solución o pago efectivo de ella.

La circunstancia que la entidad empleadora no dé cumplimiento a la obligación de remesar a la C.C.A.F. las sumas descontadas a sus trabajadores por crédito social, no habilita a la C.C.A.F. para accionar en contra del trabajador, ya que, respecto de él la obligación se extinguió. Lo que procede en tal caso es cobrar a la entidad empleadora las sumas adeudadas por dicho concepto, conforme a las normas de cobro de las cotizaciones previsionales, sin perjuicio de las acciones civiles y penales que correspondan contra la empresa.

3.1.17.1.2. Afiliados trabajadores independientes

Para los efectos de pagar sus aportes, cuotas de crédito social y otras obligaciones con una C.C.A.F., los trabajadores independientes podrán otorgar mandato a un banco o sociedad administradora de tarjetas de crédito para que carguen dichos valores en su cuenta corriente o tarjeta de crédito, según corresponda.

Lo anterior es sin perjuicio de acordar con el afiliado otra forma de pago, como pudiera ser por ejemplo el pago directo en la C.C.A.F.

3.1.17.1.3. Afiliados pensionados

Igual mecanismo especial de pago rige respecto de los afiliados pensionados, conforme al artículo 16 de la Ley N°19.539 que establece que las entidades pagadoras de pensiones deberán descontar de las pensiones de los pensionados afiliados a una C.C.A.F., lo adeudado por éstos, por concepto de crédito social y enterarlo en aquélla dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al de su descuento. Para tales efectos, regirán las mismas normas de pago y de cobro de las cotizaciones previsionales contempladas en la Ley N°17.322.

Por consiguiente, lo señalado en el párrafo segundo del punto 3.1.17.1.1. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, referido a los afiliados trabajadores, es plenamente aplicable a los afiliados pensionados.

3.1.17.2 Cobranza de créditos morosos

3.1.17.2 Cobranza de créditos morosos

La C.C.A.F., en la cobranza de los créditos morosos, deberá regirse por las disposiciones del Artículo 37 de la Ley N°19.496, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se encuentra contenido en el D.F.L. N°3, de 2021, del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo y las instrucciones impartidas por esta Superintendencia.

La C.C.A.F. deberá realizar siempre a lo menos una gestión útil de cobranza extrajudicial, sin cargo para el deudor, cuyo fin sea el debido y oportuno conocimiento del deudor sobre la mora o retraso en el cumplimiento de sus obligaciones, dentro de los primeros quince días siguientes a aquel en que el empleador, entidad pagadora de la pensión o el trabajador independiente debía enterar la cuota correspondiente, enviando carta de cobranza al deudor principal y, si procede, copia a sus avales. Dicha carta y su copia deberán ser remitidas a los domicilios particulares del deudor principal y avales.

Alternativamente a las cartas de cobranzas referidas en el párrafo anterior y con el mismo objeto, la Caja podrá remitir correos electrónicos a los deudores morosos y sus avales, siempre que ello se encuentre así establecido en el respectivo pagaré o contrato de mutuo.

La cobranza judicial deberá iniciarse no más allá del sexto mes de morosidad, a menos que el Gerente General basado en razones fundadas y de acuerdo con las pautas generales definidas por el Directorio de la C.C.A.F., estime inconveniente iniciar acciones judiciales dentro del plazo antes establecido.

En los respectivos contratos de cobranza que la C.C.A.F. celebre con entidades o abogados externos, deberá contemplar, entre otras, cláusulas orientadas a cautelar la debida custodia de los pagarés y la obligación de informar, a lo menos trimestralmente, el estado de tramitación del cobro de los pagarés respectivos.

La verificación sobre la morosidad de los créditos y el análisis del estado de avance de las acciones de cobranza tanto extrajudiciales como judiciales, deberán hacerse, a lo menos, trimestralmente.

Referencias legales: DFL 3 de 2021 Mineco

3.1.17.3 Reinicio de Descuentos

3.1.17.3 Reinicio de Descuentos

En caso que no haya sido posible descontar regularmente las cuotas de un crédito social desde la remuneración o pensión de un trabajador o pensionado en los últimos seis meses y pudieren reanudarse tales descuentos, la Caja previo a informar para descuento a la entidad empleadora o pagadora de pensión la respectiva cuota de crédito social, deberá enviar un aviso al trabajador o pensionado informándole que tiene una deuda de crédito social impaga por los meses que se individualizarán y que los descuentos de las cuotas de crédito social se reanudarán de conformidad a lo acordado entre las partes al momento de otorgarse el crédito, esto es, mediante descuento en las remuneraciones o pensiones.

Este aviso, asimismo, deberá contener la misma información que se entregó al deudor a través del certificado de liquidación a que hace referencia el número 3.1.16. de del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, actualizado a la fecha del envío, es decir, con indicación del monto de crédito otorgado, número de cuotas, valor de cada una, total de cuotas pagadas y adeudadas, intereses respectivos y demás gastos que correspondan.

El aviso otorgará al deudor un plazo de al menos 15 días corridos para que éste concurra a la Caja a regularizar la situación de sus cuotas morosas y acreditar el promedio de sus ingresos de los últimos tres meses. Sin haber transcurrido este plazo y aun cuando el afiliado no concurra o no haya reprogramado o renegociado su crédito dentro de este término, la entidad de previsión social no podrá informar al empleador o entidad pagadora de pensión el descuento de la cuota de crédito social que corresponda.

Para el caso que la remuneración líquida actual sea inferior a la que percibía el deudor al momento de contratar el crédito social, el descuento de la cuota de crédito social que se reinicie no podrá superar el 25% de la remuneración o pensión líquida actual de la persona, por lo que la Caja no podrá informar para descuento una cuota que supere ese porcentaje, debiendo ajustarla si así fuese necesario, pudiendo la Caja en casos excepcionales, previamente autorizado por el Directorio y contenido en su política de crédito social, condonar capital y/o intereses de la forma establecida en las instrucciones para contabilizar estimaciones de deudas incobrables y para declarar su incobrabilidad, contenidas en el Libro VII de este Compendio de la Ley N°18.833, en aquella parte que supere los límites o topes de descuentos.

Estas disposiciones deberán estar contempladas en el pagaré y en el contrato de mutuo y regirán para los créditos sociales que se contraten a partir del primer día hábil del mes de abril de 2021.

No obstante, lo anterior, estas disposiciones no se aplicarán en caso de que el trabajador haya hecho uso de licencia médica, independientemente del lapso que haya durado su reposo, o haya disminuido el monto de su pensión.

3.1.17.4 Pago directo por el trabajador dependiente en caso de morosidad del empleador

3.1.17.4 Pago directo por el trabajador dependiente en caso de morosidad del empleador

Se autoriza a las C.C.A.F. para que en el caso de créditos sociales en que el empleador retuvo las cuotas y no las enteró en la respectiva Caja y se encuentre legalmente notificada la demanda judicial por tal concepto, ofrezcan al trabajador la posibilidad de pagar directamente en la Caja las cuotas por vencer de dicho crédito, excluyéndolo de las planillas de descuento de crédito social que se remiten mensualmente al empleador.

En consecuencia, para la aplicación del procedimiento anterior, se requiere, por una parte, que la Caja haya presentado la correspondiente demanda judicial y que ésta se encuentre legalmente notificada y, por la otra, que exista la voluntad por parte del trabajador.

Para los efectos anteriores, la Caja deberá obtener del trabajador el compromiso de pagar directamente en la Caja las cuotas por vencer de crédito social, debidamente firmado por éste.

Obtenido dicho compromiso, las Cajas excluirán al trabajador de las planillas de descuento del mes siguiente al del compromiso y de los sucesivos, de manera que no exista duplicidad de pago de cuotas por parte del trabajador.

El trabajador que opte por pagar directamente las cuotas de crédito social en la Caja deberá efectuar el pago mensual a más tardar el día 10 del mes siguiente al que corresponde la cuota o el día hábil siguiente, si el día 10 fuere sábado, domingo o festivo.

Siempre existirá la posibilidad que la Caja reanude el descuento por planilla a través del empleador, cuando el trabajador no dé cumplimiento a su compromiso de pagar directamente en esta o manifieste su voluntad de poner término a dicho sistema de pago. En todo caso, la Caja deberá reanudar el citado descuento por planilla en el evento que el trabajador no pague tres cuotas seguidas o no.

3.1.17.5 Descuento a los avales

3.1.17.5 Descuento a los avales

Si las entidades empleadoras afiliadas no pueden retener lo adeudado por crédito social al deudor principal, ya sea porque está con licencia médica, permiso sin goce de remuneraciones o cualquiera otra causal, la C.C.A.F. deberá requerir a la respectiva entidad empleadora que efectúe el descuento al o los avales, entre los cuales puede estar la entidad empleadora del deudor principal si se ha constituido como aval. Para ello, la C.C.A.F. deberá comunicar previamente por cartas a sus domicilios al deudor principal y sus avales que se procederá al descuento pertinente.

Alternativamente a las cartas de cobranzas referidas en el párrafo anterior y con el mismo objeto, la Caja podrá remitir correos electrónicos al deudor principal y sus avales, siempre y cuando ello haya sido establecido en el pagaré o contrato de mutuo.

Lo anterior, por cuanto los artículos 47 y 107 de la Ley Nº 18.092 sobre letra de cambio y pagaré, establecen que el aval concebido sin limitaciones responde del pago en los mismos términos que la ley impone al deudor principal.

3.1.17.6 Deducción de saldos de crédito social de la indemnización por años de servicios

3.1.17.6 Deducción de saldos de crédito social de la indemnización por años de servicios

Al otorgar la C.C.A.F. un crédito social, podrá convenirse que el deudor principal y sus avales autoricen a sus respectivos empleadores para que, al término de la relación laboral, les descuenten las sumas adeudadas por crédito social a la C.C.A.F., de la indemnización por años de servicios a la que tengan derecho en conformidad a la ley o al contrato individual o colectivo de trabajo.

La autorización deberá constar en la Solicitud de Crédito Social y en el respectivo Pagaré. En todo caso, esta autorización deberá ser ratificada al momento de suscribirse el finiquito.

La C.C.A.F. deberá proporcionar al empleador, un certificado con el estado de saldo de deuda a la fecha de término de la relación laboral, considerando los intereses hasta el mes de término del contrato de trabajo, y una copia de la Solicitud de Crédito Social donde conste la autorización otorgada para proceder al descuento en el respectivo finiquito. Dicho certificado deberá entregarse en el plazo máximo de cinco días hábiles, contados desde la fecha de su requerimiento.

Para efectuar el descuento de la indemnización por años de servicios, el empleador deberá adjuntar al finiquito, copia de la Solicitud de Crédito Social donde conste la aludida autorización de descuento, que debe ser ratificada al momento de suscribir el finiquito, y el certificado emitido por la C.C.A.F.

Por otra parte, en el finiquito, el empleador sólo podrá descontar de la remuneración correspondiente al último mes, la respectiva cuota o dividendo mensual del crédito adeudado. En todo caso, si en el respectivo finiquito se contemplan más de un mes de remuneraciones, procede efectuar el descuento de las cuotas de crédito social asociadas a dichas remuneraciones.

3.1.17.7 Deducción de saldos de crédito social de las remuneraciones en el evento de término de la relación laboral

3.1.17.7 Deducción de saldos de crédito social de las remuneraciones en el evento de término de la relación laboral

En caso de que los deudores principales y sus avales no hayan autorizado en la solicitud de crédito social o en el respectivo pagaré, a sus empleadores para que éstos, en caso de término de la relación laboral, les descuenten de las indemnizaciones las sumas que adeudaren a una C.C.A.F. por concepto de crédito social, sólo procederá descontar la o las cuotas correspondientes a las remuneraciones pendientes de pago e incorporadas en el finiquito.

3.1.17.8 Extinción de la deuda por parte del trabajador dependiente

3.1.17.8 Extinción de la deuda por parte del trabajador dependiente

Producido el descuento del total del saldo de crédito social de la indemnización por años de servicios del trabajador, queda extinguida la deuda del trabajador con la C.C.A.F. a contar de la fecha del término de la relación laboral.

En el evento que el descuento del saldo de crédito social sea parcial, dicho monto parcial debe entenderse pagado a la fecha del término de la relación laboral.

3.1.17.9 Descuentos de cuotas de crédito social en las situaciones que indica.

3.1.17.9 Descuentos de cuotas de crédito social en las situaciones que indica.

3.1.17.9.1. Descuentos en la remuneración o pensión de más de una cuota de un mismo crédito social.

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar sólo podrán informar para descuento en las remuneraciones del trabajador o en la pensión del afiliado una sola cuota de un mismo crédito social, la que, además, deberá respetar el porcentaje máximo de descuento que es permitido realizar en conformidad con lo señalado en el N°3.1.10.2. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

3.1.17.9.2. Descuentos en la remuneración o pensión de cuotas de un crédito social sin documentos de respaldo.

Para efectuar el descuento de cuotas de un crédito social, la C.C.A.F. debe contar con los documentos de respaldo de dicho crédito, tales como el pagaré o la solicitud de crédito, que permitan acreditar la existencia de la obligación, no siendo suficiente para informar el descuento de cuotas el mero registro computacional de la deuda o un certificado de esta. En consecuencia, en la medida que la C.C.A.F. no cuente con documentos de respaldo del otorgamiento del crédito, debe abstenerse de descontar cuotas adeudadas por concepto de ese crédito social. Lo anterior, sin perjuicio que la C.C.A.F. realice la cobranza de créditos morosos de acuerdo con lo señalado en el número 3.1.17.2. del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.1.17.9.3. Descuentos de cuotas en la pensión de un afiliado respecto de un crédito contratado en calidad de trabajador, sin contar en forma previa y expresa con el consentimiento o acuerdo de la persona deudora.

No procede descontar cuotas de un crédito social en la pensión de un afiliado contratado mientras este tenía la calidad de trabajador, sin contar en forma previa y expresa con el acuerdo del deudor.

3.1.17.9.4. Reprogramación de un crédito social dejando una cuota que sobrepasa el porcentaje máximo de descuento.

De acuerdo con lo establecido en el N°3.1.10.2. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, la cuota mensual de descuento por concepto de crédito social no puede superar los porcentajes máximos establecidos en dicho numeral.

Teniendo presente lo anterior, ninguna cuota de crédito social, acordada en el marco de una reprogramación, aun considerando la nueva capacidad de pago del deudor, puede superar, según corresponda, los porcentajes máximos de descuentos aludidos precedentemente, debiendo ajustarse a los porcentajes máximos que es permitido fijar, según la remuneración líquida o pensión del deudor.

3.1.18 REGLAMENTOS PARTICULARES

3.1.18 REGLAMENTOS PARTICULARES

Los Reglamentos Particulares del Régimen de Crédito Social de cada C.C.A.F., de acuerdo al artículo 6º del D.S. N°91, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, deben contener, a lo menos, disposiciones sobre las siguientes materias establecidas con carácter general para todos sus afiliados:

  1. Períodos mínimos de afiliación a la Caja, para su obtención;

  2. Sistemas de selección y prioridades para su otorgamiento;

  3. Capacidad económica del solicitante para su restitución;

  4. Plazos y cauciones, y

  5. Criterios para la fijación de las tasas de interés.

3.1.19 ANEXOS

3.1.19 ANEXOS

Anexo N° 1: Créditos Sociales no reajustables en moneda nacional de 90 días o más
Anexo N° 2: Formato de liquidación del crédito

3.4 TÍTULO IV. CRÉDITO SOCIAL DESTINADO A LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDAS

3.4.1 INSTRUCCIONES APLICABLES

3.4.1 INSTRUCCIONES APLICABLES

Al crédito social destinado a la adquisición de viviendas se aplican las instrucciones que se señalan a continuación, así como las contenidas en el Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833 en todo aquello que no se contraponga con aquéllas.

3.4.2 CRÉDITO SOCIAL PARA LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDAS

3.4.2 CRÉDITO SOCIAL PARA LA ADQUISICIÓN DE VIVIENDAS

El destino de este crédito social que las C.C.A.F. pueden otorgar a sus afiliados es la adquisición, construcción, ampliación y reparación de viviendas, nuevas o usadas y de los inmuebles accesorios de las viviendas, tales como estacionamientos y bodegas, sea ello en dominio pleno o con derechos de uso y goce exclusivo, por parte del afiliado contratante del crédito.

En el concepto "adquisición de viviendas" se entenderá comprendido tanto el financiamiento como el refinanciamiento de ellas. Sólo procederá el refinanciamiento en la medida que favorezca los intereses del deudor, esto es, que las nuevas condiciones sean objetivamente favorables para él.

El crédito o préstamo de dinero por su naturaleza es un préstamo de consumo, que el artículo 2.196 del Código Civil define como mutuo.

3.4.3 MONTO MÁXIMO Y PLAZO DEL MUTUO

3.4.3 MONTO MÁXIMO Y PLAZO DEL MUTUO

El monto del mutuo hipotecario no podrá exceder del valor de tasación del inmueble dado en garantía hipotecaria y estará limitado por la capacidad de pago del afiliado, sin perjuicio de la posibilidad de complementación de ingresos a que se refiere el número 3.1.10. del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

El plazo de restitución de estos créditos no puede exceder de 40 años.

3.4.4 GARANTÍA

3.4.4 GARANTÍA

Este crédito debe garantizarse con la hipoteca de la vivienda y sus bienes y derechos que forman parte de la vivienda que se adquiere.

3.4.5 CONTRATO

3.4.5 CONTRATO

Los contratos de mutuos hipotecarios deberán extenderse en escritura pública y, aparte de las cláusulas propias de toda escritura de compraventa, cuando corresponda, deberán contener especialmente las siguientes estipulaciones:

  1. Individualización de las partes.

  2. Obligación del mutuario de pagar la deuda en los dividendos que se fijen.

  3. Monto y plazo del préstamo y tasa de interés pactada. Se deberá indicar también la Notaría en la cual se encuentra protocolizada la tabla de desarrollo del mutuo, si éste fuera de tasa fija o el algoritmo de cálculo, si fuera de tasa variable.

  4. Forma de pago, ya sea mediante descuento por planilla a través del empleador o descuento de la pensión a través de la entidad pagadora de la pensión, según se trate de un afiliado trabajador dependiente o un afiliado pensionado. Los trabajadores independientes pueden convenir con la C.C.A.F. cualquier medio de pago, pudiendo éstos otorgar mandato a un banco o sociedad administradora de tarjetas crédito para que carguen dichos valores en su cuenta corriente o tarjeta de crédito, según corresponda.

  5. Obligación del mutuario de comunicar de inmediato a la Caja cualquier cambio de empleador y cuando se pensione comunicarle la entidad pagadora de la misma.

  6. Intereses que se aplicarán en caso de mora.

  7. Requisitos y condiciones para el ejercicio de la facultad de prepago del deudor.

  8. Lugar donde debe hacerse el pago. Cualquier modificación de éste deberá ser comunicada mediante carta certificada dirigida al domicilio del deudor registrado en la Caja, con una anticipación no inferior a 60 días antes de comenzar a regir. Con todo, el cambio de lugar de pago sólo podrá hacerse a uno ubicado en la misma ciudad del lugar vigente, salvo acuerdo escrito entre la Caja y el afiliado deudor.

  9. Facultar a la Caja para que en su nombre contrate las pólizas de seguro de desgravamen y de incendio, y el seguro de cesantía que voluntariamente contrate el afiliado.

  10. Facultar a la Caja para que en caso de que el mutuario incurra en mora en el pago de las contribuciones de bienes raíces de la propiedad objeto del mutuo, o de las primas de los seguros indicados en la letra j) precedente, proceda a pagarlas por cuenta de él y a incluir su monto en el cobro de los futuros dividendos.

  11. Constitución de primera hipoteca a favor de la Caja, la que deberá garantizar tanto el crédito como cualquiera otra obligación del deudor vinculadas al mutuo o al bien dado en garantía, tales como: contribuciones de bienes raíces, intereses de mora, gastos de cobranza, costas, primas de seguros de incendio, desgravamen y cesantía, si correspondiera.

  12. Prohibición de gravar o enajenar el inmueble dado en garantía, salvo la prohibición que obliga la aplicación de subsidios habitacionales del Estado.

  13. Facultar a la Caja para que el crédito hipotecario pueda ser securitizado o cedido conforme a las normas del Código Civil a inversionistas institucionales, a que se refiere la letra e) del artículo 4° bis de la Ley N°18.045, continuándose con su modalidad de cobro y pago, esto es, descuentos por planilla, protegido por las mismas normas de cobro y pago que las cotizaciones previsionales.

Referencias legales: Ley 18.045, artículo 4 bis

3.4.6 TASACIÓN DE LA VIVIENDA QUE SE DARÁ EN GARANTÍA

3.4.6 TASACIÓN DE LA VIVIENDA QUE SE DARÁ EN GARANTÍA

El valor de tasación del bien raíz que servirá de garantía será determinado por un tasador, persona natural o jurídica, designado por la Caja. En la tasación del inmueble que debe practicarse, sólo se comprenderá el valor de las mejoras permanentes adheridas a éste, cuyo concepto se encuentra definido en las normas generales de derecho.

Atendida la importancia de efectuar una tasación que refleje el valor real de la propiedad que se recibirá en garantía, de manera que constituya un resguardo efectivo para el acreedor, la Caja deberá cuidar que, en el procedimiento de valuación que se adopte, se consideren y ponderen correctamente todos los factores que incidan en el valor que se le asigne al bien raíz.

Tratándose de conjuntos habitacionales o de grupos de viviendas de análogas o similares características de ubicación, construcción, tamaño y otras, se podrá confeccionar un informe de tasación matriz al conjunto o grupo, y, mediante anexos, especificar la propiedad que se está tasando, con su valoración.

Cada Caja deberá remitir a esta Superintendencia el nombre completo y el RUT de cada tasador cuyo servicio contrate, información que deberá mantener permanentemente actualizada.

3.4.7 HIPOTECA Y GRAVÁMENES

3.4.7 HIPOTECA Y GRAVÁMENES

El mutuo deberá estar garantizado con primera hipoteca constituida sobre la propiedad dada en garantía.

No podrán establecerse nuevas prohibiciones de gravar o enajenar sobre el inmueble hipotecado, distintas a las del mutuo hipotecario, salvo la prohibición que obliga la aplicación de subsidios habitacionales del Estado.

El mutuo y la hipoteca que lo garantice deberán otorgarse conjuntamente. La hipoteca deberá inscribirse en el Conservador de Bienes Raíces respectivo y sin este requisito no tendrá valor alguno, ni se contará su fecha sino desde su inscripción.

3.4.8 SEGUROS DE INCENDIO Y DESGRAVAMEN

3.4.8 SEGUROS DE INCENDIO Y DESGRAVAMEN

La propiedad entregada en garantía deberá contar, mientras subsistan las obligaciones de pago derivadas del mutuo, con seguro de incendio por el valor total del inmueble hipotecado, deducido el valor del terreno. El deudor, mediante solicitud por escrito, podrá optar en cualquier momento a que la suma asegurada del seguro de incendio se limite al saldo insoluto de la deuda, bajo la condición que en virtud de tal disminución no se aplique el prorrateo previsto en el artículo 532 del Código de Comercio. El deudor podrá contratar libremente la póliza, en cualquiera de las entidades aseguradoras nacionales que comercialicen este seguro, debiendo ser extendido a favor del acreedor del mutuo.

El mutuario deberá mantener vigente un seguro de desgravamen por el saldo insoluto de la deuda. La póliza deberá ser extendida a favor del acreedor del mutuo.

Las pólizas de seguro señaladas precedentemente podrán ser tomadas directamente por la Caja otorgante del mutuo, con cargo al deudor.

La C.C.A.F. sólo puede actuar como contratante de una póliza de seguro colectivo dando estricto cumplimiento a las instrucciones que sobre la materia haya impartido la Superintendencia de Valores y Seguros (actual Comisión para el Mercado Financiero), en especial en la Circular N°1.457, de 1999, o la que la complemente o sustituya.

En toda operación hipotecaria que realice la Caja, los únicos seguros obligatorios serán los de incendio y desgravamen y, por ende, serán los únicos que podrán cobrarse en los dividendos. No obstante, las Cajas podrán ofrecer al afiliado seguros de cesantía, y en el evento que el deudor lo acepte, también deberá cobrarse en el dividendo.

3.4.9 TASA DE INTERÉS, MONEDA Y REAJUSTE

3.4.9 TASA DE INTERÉS, MONEDA Y REAJUSTE

La tasa de interés pactada en las operaciones de mutuos hipotecarios no podrá exceder a la tasa de interés máxima convencional vigente al momento de la convención y no podrá ser recargada con comisiones, gastos u otras prestaciones.

Las tasas de interés de los mutuos hipotecarios que fije la C.C.A.F. sólo podrá diferenciarse según el tipo de beneficiario, esto es, afiliado trabajador o afiliado pensionado, el tramo de plazo y de monto. No obstante, las tasas de interés que se fijen para los afiliados pensionados no podrán exceder las tasas de interés que se fijen para los afiliados trabajadores ante préstamos de iguales características.

Cabe hacer presente que los tramos de plazos para efectos de la fijación de tasas de interés, serán hasta cinco años, más de 5 y hasta 10 años, más de 10 y hasta 15 años, más de 15 y hasta 20 años, más de 20 y hasta 25 años, más de 25 y hasta 30 años y más de 30 años.

El monto del préstamo y las obligaciones de pago que se establezcan, deberán expresarse en unidades de fomento u otros sistemas de reajustabilidad debidamente autorizados por el Banco Central de Chile.

La C.C.A.F. deberá mantener una pizarra con información sobre las condiciones de otorgamiento del crédito social destinado a la adquisición de viviendas. Dicha pizarra debe contener, a lo menos, información sobre las tasas de interés a cobrar diferenciada según se trate de afiliados trabajadores o afiliados pensionados, los gastos adicionales aproximados, gastos prejudiciales, los seguros involucrados y comisión de prepago en caso de cobrarse.

La misma información que contiene la pizarra deberá ser publicada en la página web de cada C.C.A.F. Además, en dicha página deberá contemplarse un sistema de simulación del crédito, para conocimiento de los afiliados

El simulador debe contener una diferenciación entre trabajadores y pensionados e incluir todas las variables que se muestran a continuación para todos los plazos que la C.C.A.F. ofrezca.

  1. Tipo de propiedad.

  2. Valor de la propiedad.

  3. Tipo de préstamo (endosable o no endosable).

  4. Moneda (UF o Pesos).

  5. Monto financiamiento.

  6. Plazo.

  7. Periodo de gracia.

  8. N° de dividendos efectivos.

  9. Dividendo neto mensual (en UF).

  10. Prima seguro de desgravamen (en UF).

  11. Prima seguro de incendio con adicional cuando corresponda (en UF).

  12. Dividendo total (en UF y Pesos).

  13. Monto total del crédito hipotecario (en UF y Pesos).

3.4.10 DIVIDENDOS HIPOTECARIOS

3.4.10 DIVIDENDOS HIPOTECARIOS

El pago de los mutuos se hará en moneda nacional por medio de los dividendos mensuales que se estipulen en el contrato, los que comprenderán amortización, interés, seguro de incendio, seguro de desgravamen y seguro de cesantía si correspondiere.

Se podrá otorgar un período de gracia para el inicio del pago de los dividendos, el que no podrá ser superior a 6 meses, contados desde la fecha de otorgamiento del mutuo.

El monto mensual de los dividendos por crédito social hipotecario no podrá exceder del 25% de la remuneración o de la pensión, líquidas, del afiliado. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos que el descuento sea insuficiente para cubrir el monto del dividendo correspondiente, el afiliado podrá complementar sus ingresos con remuneraciones o pensiones líquidas de un codeudor solidario. En dicho caso el descuento no podrá exceder del 30% de la remuneración o de la pensión, líquidas, del afiliado.

En el caso de los afiliados trabajadores, tanto dependientes como independientes, la suma de las cuotas mensuales de todos los créditos sociales no podrá exceder del 50% de la remuneración o renta líquida, según corresponda.

Tratándose de afiliados pensionados la suma de las cuotas mensuales de todos los créditos sociales no podrá exceder del 40% de la pensión líquida.

Los codeudores solidarios podrán ser afiliados o no a una Caja de Compensación.

3.4.11 PAGO DE DIVIDENDOS

3.4.11 PAGO DE DIVIDENDOS

El pago de los dividendos de un trabajador o pensionado afiliado se regirá en todo por lo instruido en los números 3.1.17.1.1., 3.1.17.1.2. y 3.1.17.1.3. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Si el empleador no diere cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley N°18.833 no enterando los fondos correspondientes a la Caja se aplicará lo instruido en el punto 3.1.17.2. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 22

3.4.12 TABLAS DE DESARROLLO Y ALGORITMO DE CÁLCULO

3.4.12 TABLAS DE DESARROLLO Y ALGORITMO DE CÁLCULO

En los créditos de tasa fija la Caja deberá protocolizar en una Notaría las tablas de desarrollo de los mutuos hipotecarios que otorgue y dejar constancia, en la respectiva escritura, de la tabla de desarrollo aplicada.

En caso de reprogramación o repactación, deberá dejarse constancia de ello en una escritura pública en la que quedará constancia de la nueva tabla de desarrollo. Esta nueva escritura deberá anotarse al margen de la escritura original de mutuo hipotecario.

La Caja estará obligada a entregar al deudor copias simples de la tabla de desarrollo de su crédito, si éste lo solicitare.

Estas tablas deberán estar referidas a una unidad de capital y las cifras se expresarán con no menos de cuatro decimales. En su confección, se deberá cuidar que tenga la siguiente información mínima:

  1. Número de dividendo;

  2. Amortización de capital;

  3. Interés;

  4. Valor del dividendo;

  5. Saldo de capital adeudado, y

  6. Amortización acumulada.

Si se tratare de un crédito con tasa variable, se deberá informar y protocolizar el algoritmo de cálculo.

3.4.13 AMORTIZACIONES EXTRAORDINARIAS

3.4.13 AMORTIZACIONES EXTRAORDINARIAS

Los contratos de mutuo deberán señalar las normas a que se sujetará la facultad del deudor de prepagar total o parcialmente la deuda, estableciendo los requisitos y las condiciones para su ejercicio.

En el caso de mutuos hipotecarios cuyo capital inicial no supere el equivalente a 5.000 unidades de fomento, el deudor podrá anticipar su pago, sin el consentimiento del acreedor, siempre que pague el capital que se anticipa y los intereses calculados hasta la fecha de pago efectivo, más la comisión de prepago. Dicha comisión, a falta de acuerdo, no podrá exceder el valor de un mes y medio de intereses pactados calculados sobre el capital que se prepaga. Asimismo, los pagos anticipados que sean inferiores al 25% del saldo de la obligación requerirán siempre del consentimiento del acreedor.

3.4.14 GASTOS DE CARGO DEL DEUDOR HIPOTECARIO

3.4.14 GASTOS DE CARGO DEL DEUDOR HIPOTECARIO

Sólo podrán ser de cargo del deudor hipotecario los gastos efectuados por los siguientes conceptos:

  1. Impuestos de timbres y estampillas;

  2. Gastos notariales necesarios para el perfeccionamiento del contrato de mutuo hipotecario;

  3. Derechos de inscripción en el Conservador de Bienes Raíces;

  4. Primas de seguro de incendio, seguro de desgravamen y de seguro de cesantía voluntario;

  5. Gastos de primera tasación del inmueble hipotecado;

  6. Estudio de títulos y redacción texto de escritura;

  7. Gastos de cancelación y alzamiento de hipoteca, y

  8. Gastos, costos y honorarios de cobranza, judicial y extrajudicial y costas procesales y personales.

Los gastos antes enumerados podrán financiarse con el mismo mutuo hipotecario. Con todo, no podrá superarse el monto máximo y plazo del mutuo indicados en el punto 3.4.3. del Título IV del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Los documentos y antecedentes justificativos de los gastos antes indicados deberán estar a disposición del deudor.

3.4.15 NORMAS MÍNIMAS OBLIGATORIAS DE RESGUARDO QUE DEBEN ADOPTAR LAS C.C.A.F. PARA LA CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL MUTUO HIPOTECARIO

3.4.15 NORMAS MÍNIMAS OBLIGATORIAS DE RESGUARDO QUE DEBEN ADOPTAR LAS C.C.A.F. PARA LA CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL MUTUO HIPOTECARIO

  1. Recibida la solicitud de crédito hipotecario, la Caja deberá reunir y evaluar los antecedentes del interesado, esto es, estado patrimonial y de endeudamiento del deudor principal y del codeudor solidario, si correspondiera. La Caja deberá velar porque el monto máximo del préstamo y el monto del dividendo al momento de su otorgamiento no excedan los límites señalados en los puntos 3.4.3. y 3.4.10. del Título IV del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  1. Efectuar el estudio de los títulos y la tasación de la propiedad, cuya hipoteca garantizará el crédito.

  1. Informar al afiliado sobre la aprobación o rechazo del crédito. Cualquier carta, fax o comunicación dirigida al solicitante del crédito hipotecario o a terceros involucrados en la operación, en que se dé información respecto de la aprobación o rechazo del referido crédito, deberá redactarse en términos que no induzcan a error a las partes.

    Así, si una Caja comunica que una operación se encuentra aprobada, debe hacerse responsable de dicha declaración y de los perjuicios que afecten al afiliado si en definitiva la operación no es aprobada.

    En caso de tratarse de una aprobación preliminar, sujeta a una posterior revisión de los antecedentes del solicitante o de la propiedad, antes de la escrituración definitiva, se deberá expresar esto claramente en la citada comunicación.

  1. Redactar el texto de la escritura pública mediante la cual se celebrará el mutuo y la garantía hipotecaria del mismo y realizar los trámites para las inscripciones correspondientes, como, asimismo, las de cancelación y alzamiento de hipotecas una vez extinguida la deuda.

    El texto de la escritura deberá reflejar las condiciones en que se efectúe el mutuo hipotecario y el contrato de compraventa de vivienda al que acceda.

  1. Otorgar los mutuos hipotecarios.

    El desembolso del importe del préstamo deberá estar a disposición del mutuario o de quien lo reciba a su nombre, una vez efectuada la inscripción hipotecaria en el registro de hipotecas del Conservador de Bienes Raíces.

  1. Percibir, cuando corresponda de acuerdo con el contrato, el valor de los dividendos y de las primas de los seguros a que se encuentra obligado el deudor, realizar la cobranza en caso de no pago de los mismos, y pagar oportunamente las primas de seguro que recaude.

  1. Comunicar, con la debida anticipación, al empleador (actual y futuros) o a la entidad pagadora de pensiones, según corresponda, el monto del dividendo hipotecario que deberá descontar al afiliado y los años por los que contrajo la obligación.

  1. Comunicar al deudor, con al menos 15 días de antelación al vencimiento de su dividendo, el aviso de cobranza de dividendos hipotecarios, el cual debe contener al menos:

    1. Número de dividendos pagados, número de dividendo que se cobra y número de dividendos pactados.

    2. Monto insoluto del crédito.

    3. Desagregar, para el dividendo que se cobra, lo siguiente: monto de la amortización, intereses, seguro de incendio, seguro de desgravamen (especificándolos por separado) y otros gastos si los hay (por ejemplo, seguro de cesantía voluntario y cargos por mora.

    4. Fecha de vencimiento del dividendo.

    5. Tipos de seguros contratados, nombres de las compañías aseguradoras y números de las pólizas y plazos para comunicar la ocurrencia del siniestro a las compañías aseguradoras.

  1. Realizar una retasación de la garantía hipotecaria en las situaciones en que ésta sea necesaria.

  1. El costo de la retasación será de cargo del acreedor del mutuo.

  1. Mantener actualizado un registro de mutuos en el que deberán anotarse, a lo menos, los siguientes antecedentes:

    1. Individualización del deudor: Nombre y Rol Único Tributario.

    2. Condiciones del préstamo: Fecha de otorgamiento, monto, plazo, periodicidad del dividendo, tasa de interés, periodo de gracia y fecha de vencimiento de pago del primer dividendo.

    3. Gravámenes autorizados por el acreedor.

    4. Individualización del archivo que contiene el resto de la información relativa al préstamo, a la evaluación del deudor y sus garantías.

  1. La Caja deberá mantener información actualizada del saldo insoluto de la deuda, de los dividendos impagos y del estado de su cobranza, del total de dividendos remanentes y de las amortizaciones extraordinarias. Esta información deberá estar a disposición del deudor cada vez que la solicite.

  1. Será obligación de la Caja, a requerimiento del deudor, proporcionarle cualquier otro antecedente directamente relacionado con la operación hipotecaria que obre en su poder.

  1. Custodiar y guardar reserva de los antecedentes reunidos con motivo del otorgamiento y administración del mutuo.

3.5 TÍTULO V. PORTABILIDAD FINANCIERA

3.5.1 TASA DE INTERÉS

3.5.1 TASA DE INTERÉS

En el marco de la Ley de Portabilidad Financiera las C.C.A.F. podrán ofertar a sus afiliados trabajadores o pensionados tasas de interés distintas a las tasas que se encuentren vigentes, cuyas condiciones generales deberán ser previamente acordadas por el Directorio de la Caja e incorporadas en el Reglamento del Régimen de Crédito Social de cada Caja y su Política de Riesgo de Crédito.

En este sentido, y de conformidad con lo señalado en el artículo 7° de la Ley N°21.236, las Cajas podrán formular a sus afiliados ofertas con tasas diferenciadas para los casos de portabilidad financiera, las que deberán tener una duración mínima de siete días hábiles bancarios desde su emisión, salvo que el día de la entrega del dinero o puesta a disposición su monto la tasa ofrecida supere la máxima convencional, situación en la cual prevalecerá esta última.

Adicionalmente, las tasas de interés deberán ser iguales para todos quienes obtengan una oferta de portabilidad en un mismo día y que correspondan al mismo tramo, de acuerdo con el número 3.5.2. del Título V del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Referencias legales: Ley 21.236, artículo 7

3.5.2 TRAMOS

3.5.2 TRAMOS

Los plazos para el otorgamiento de créditos en el marco de la Ley N°21.236 se regirán de acuerdo con lo establecido en el presente Libro IV, sin embargo, para los montos que se otorguen se deberán tener en cuenta los siguientes tramos:

  1. Menores o iguales al equivalente a 25 UF

  2. Mayores al equivalente a 25 UF e inferiores o iguales al equivalente a 50 UF

  3. Mayores al equivalente a 50 UF e inferiores o iguales al equivalente a 75 UF

  4. Mayores al equivalente a 75 UF e inferiores o iguales al equivalente a 100

  5. Mayores al equivalente a 100 UF e inferiores o iguales al equivalente a 150 UF

  6. Mayores al equivalente a 150 UF e inferiores o iguales al equivalente a 200 UF

  7. Mayores al equivalente a 200 UF e inferiores o iguales al equivalente a 300 UF

  8. Mayores al equivalente a 300 UF e inferiores o iguales al equivalente a 400 UF

  9. Mayores al equivalente de 400 UF

Referencias legales: Ley 21.236

3.5.3 RENEGOCIACIÓN

3.5.3 RENEGOCIACIÓN

En el caso de un afiliado que ya cuente con un crédito social y desee renegociar ese préstamo con otro crédito otorgado por un proveedor financiero externo, ya sea que se encuentre en mora o al día, la tasa de interés deberá ser la ofertada por la Caja en el contexto de la Ley de Portabilidad Financiera, N°21.236, y a que se hace referencia en el número 3.5.1. del Título V del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Sólo para efectos de acceder a la portabilidad financiera, a estos créditos no se les aplicará la restricción relativa al número de renegociaciones que se pueden realizar en el plazo de doce meses, establecida en el número 3.1.13.1. del Título I del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Referencias legales: Ley 21.236

3.5.4 CUOTAS EN TRÁNSITO

3.5.4 CUOTAS EN TRÁNSITO

Para los créditos sociales acogidos a la Ley N°21.236, el certificado de liquidación que emita la Caja con el monto necesario para extinguir la obligación deberá incluir las cuotas ya enviadas a descuento, es decir, debe indicar el monto total adeudado.

En caso de producirse saldos a favor del cliente, las sumas deberán ser restituidas al afiliado de acuerdo con el plazo y el procedimiento establecidos en el artículo 27 del Reglamento de la citada Ley, aprobado por D.S. N°1.154 de 2020, del Ministerio de Hacienda. Esta situación deberá informarse al afiliado y deberá aparecer en el certificado ya señalado.

En el caso de producirse pagos en exceso, se aplicarán los plazos y procedimientos establecidos en el Título VII de este Libro III. Esta situación también debe informarse al afiliado y debe aparecer en el certificado ya señalado.

3.5.5 REGULACIÓN SUPLETORIA

3.5.5 REGULACIÓN SUPLETORIA

En todo lo demás, estos créditos se regirán por las normas del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.5.6 ACUERDOS DE DIRECTORIO

3.5.6 ACUERDOS DE DIRECTORIO

Los acuerdos de Directorios que adopten la C.C.A.F. en el marco del Título V de este Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, deben ser remitidos para conocimiento de esta Superintendencia

3.6 TÍTULO VI. AUDIENCIA DE DETERMINACIÓN DEL PASIVO DE UN AFILIADO QUE SE HA ACOGIDO AL PROCEDIMIENTO DE RENEGOCIACIÓN DE LA LEY N° 20.720

3.6.1 CONSIDERACIONES GENERALES

3.6.1 CONSIDERACIONES GENERALES

Para los efectos señalados, en primer término, es preciso tener presente que los créditos sociales son un beneficio de seguridad social, pertenecientes a su rama de bienestar social, que otorgan las C.C.A.F. en su calidad de entidades de previsión social, conforme a los artículos y 21 de la Ley N° 18.833.

Por ello, el artículo 22 de la Ley N°18.833 establece que "Lo adeudado por prestaciones de crédito social a una Caja de Compensación por un trabajador afiliado, deberá ser deducido de la remuneración por la entidad empleadora afiliada, retenido y remesado a la Caja acreedora, y se regirá por las mismas normas de pago y de cobro que las cotizaciones previsionales. ".

En este mismo orden de ideas, el artículo 16 de la Ley N° 19.539 dispuso que "Las entidades pagadoras de pensiones deberán descontar de las pensiones de los pensionados afiliados a una Caja de Compensación, Io adeudado por éstos, por concepto de aporte, de crédito social, prestaciones adicionales o complementarias, y enterarlo en aquélla dentro de los diez primeros días del mes siguiente al de su descuento. Al respecto, regirán las mismas normas de pago y de cobro de las cotizaciones previsionales contempladas en la ley N° 17.322.".

Por su parte, el artículo 69 de la Ley N° 18.833 establece que "Los créditos de las Cajas de Compensación derivados de las prestaciones de seguridad social de los regímenes que administren y contra cualquier persona, quedarán comprendidos en la sexta causa del artículo 2472 del Código Civil.".

Se hace presente que el artículo 2472 del Código Civil fue modificado por la Ley N° 20.720 (de Reorganización y Liquidación de empresas y personas), pasando la sexta causa a ser parte de la quinta causa de los créditos de primera clase.

El artículo 2471 del Código Civil señala que gozan de privilegio los créditos de la primera, segunda y cuarta clase.

A su vez, el artículo 2472 del Código Civil establece que la primera clase de créditos comprende los que nacen de las causas que enumera, siendo la quinta causa la siguiente:

Quinta causa: "Las remuneraciones de los trabajadores, las asignaciones familiares, la indemnización establecida en el número 2 del artículo 163 bis del Código del Trabajo con un límite de noventa unidades de fomento al valor correspondiente al último día del mes anterior a su pago, considerándose valista el exceso si lo hubiere, y las cotizaciones adeudadas a las instituciones de seguridad social o que se recauden por su intermedio, para ser destinadas a ese fin."

Atendido que los créditos sociales se rigen por las mismas normas de pago y de cobro que las cotizaciones previsionales, quedan comprendidos en la quinta causa de privilegio antes mencionada, en la medida que sean adeudados a una C.C.A.F. por ser una entidad de previsión social.

Como se señaló precedentemente la sexta causa de primera clase fue incorporada a la quinta causa de los créditos de primera clase.

Por ello, lo adeudado por prestaciones de crédito social tiene privilegio de primera clase siendo la quinta causa de ellos.

3.6.2 PROCEDIMIENTO

3.6.2 PROCEDIMIENTO

Precisado lo anterior, se instruye a la C.C.A.F. que para los efectos de hacer presente que su crédito es de primera clase, señalar su monto, así como el número de cuotas en que fue pactado, el monto de cada una de ellas y la obligatoriedad del seguro de desgravamen, necesariamente debe objetar u observar el listado de créditos del deudor, conforme al artículo 264 N°5) de la Ley N° 20.720.

Dicha objeción u observación, de acuerdo a lo señalado en el artículo 264 N° 5) de la Ley N°20.720 y en artículo 12 del Oficio Circular SIR N°1, de 23 de noviembre de 2015, de la Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento o la norma que lo derogue o reemplace, debe plantearse de forma presencial ante dicho ente fiscalizador, o a través de la plataforma electrónica a más tardar tres días hábiles administrativos antes del día inmediatamente anterior a aquél en que se fijó la audiencia de determinación del pasivo según lo señala el inciso segundo del artículo 7°de la Ley N° 20.720.

Igualmente la C.C.A.F. deberá concurrir a las audiencias que se sustancien en el contexto del Procedimiento Concursal de Renegociación de Persona Deudora en que hayan sido legalmente notificadas en virtud de la publicación en el Boletín Concursal de las resoluciones respectivas, conforme a lo dispuesto en los artículos 6°, incisos segundo y tercero; 263 número 4); 265inciso quinto y 266 inciso octavo de la Ley N°20.720.

Atendido que de no cumplirse con Io señalado anteriormente, la C.C.A.F. deberá asumir todo Io obrado en las audiencias de determinación del pasivo, de renegociación y de ejecución, y quedando obligadas a los términos y condiciones contenidos en dichos acuerdos de conformidad con lo previsto en los artículos 265 inciso primero, 266 inciso penúltimo y 268 de la Ley N° 20.720

La C.C.A.F. debe dar estricto cumplimiento a las presentes instrucciones.

3.7 TÍTULO VII. CRÉDITOS UNIVERSALES

3.7.1 INSTRUCCIONES APLICABLES

3.7.1 INSTRUCCIONES APLICABLES

Al crédito universal se le aplican las siguientes instrucciones de este Título VII como las restantes contenidas en en el Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, así como aquellas contenidas en el Título II del Libro VIII del Compendio de la Ley N°18.833, en todo aquello que no se contraponga con aquéllas.

Los créditos de consumo universal e hipotecario universal que otorgue la C.C.A.F. se insertarán en su Régimen de Crédito Social, por lo que para todos los efectos no contemplados en esas instrucciones se regirán por las normas del D.S. N°91, de 1979.

En lo específico, la C.C.A.F., en el otorgamiento de los créditos universales de consumo e hipotecarios, deberá considerar los requisitos de información, los límites de endeudamiento definidos para el crédito social, diferenciando tasas de interés solamente de acuerdo con lo informado en el N°3.1.10.5. del Título I y N°3.4.9 del Título IV, del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833. Además, la C.C.A.F., en el caso de los créditos universales de consumo, deberá aplicar los tramos para montos y plazos hasta 36 meses contemplados en las instrucciones vigentes impartidas por esta Superintendencia, modificando adicionalmente sus pizarras para reflejar correctamente la información de los créditos universales.

Referencias legales: DS 91 de 1979 Mintrab

3.7.2 CRÉDITOS UNIVERSALES DEL ARTÍCULO 7° DE LA LEY N°20.448

3.7.2 CRÉDITOS UNIVERSALES DEL ARTÍCULO 7° DE LA LEY N°20.448

Los créditos universales están diseñados como productos estandarizados con el objetivo de permitir al afiliado poder comparar más fácilmente entre distintos oferentes del producto crediticio respectivo, lo que conlleva a un mercado del crédito más transparente y competitivo.

La C.C.A.F. en su calidad de proveedoras de créditos sociales de consumo e hipotecarios deberá ofrecer créditos universales de consumo y créditos hipotecarios universales en los términos que establece la Ley N°20.448 y el Título VII del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, sin perjuicio de poder ofrecer y otorgar otros tipos de créditos, con montos, plazos y otras características, iguales o distintas a los créditos universales, conforme a la normativa vigente.

El otorgamiento de los créditos universales estará sujeto a las políticas y reglamentos de crédito vigentes, en concordancia con las prácticas habituales de evaluación de riesgo que efectúe cada C.C.A.F. cautelando los intereses de su respectivo fondo social.

La C.C.A.F. deberá ofrecer los créditos universales a través de publicaciones físicas o en internet, en anuncios televisivos o de cualquier otra forma que ellas determinen, siempre que se desprenda claramente de la oferta su naturaleza de créditos sociales universales.

Referencias legales: Ley 20.448 - Ley 20.448, artículo 7

3.7.3 DEFINICIONES

3.7.3 DEFINICIONES

Para los efectos del crédito universal, se entenderá por:

3.7.3.1. Carga Anual Equivalente (CAE)

Indicador que, expresado en forma de porcentaje considerando dos decimales, revela el costo de un crédito en un período anual, cualquiera que sea el plazo pactado para el pago de la obligación. La carga anual equivalente contempla el tipo de interés, todos los gastos asociados al crédito, el plazo de la operación; y se calcula sobre base anual. Previo el cálculo de la CAE, se debe determinar la tasa mensual if que iguala el valor presente de los montos recibidos con el valor presente de los montos adeudados. Se calculará de acuerdo a la fórmula siguiente ecuación, N°(1):

Donde:
D = Monto líquido recibido por el afiliado.
R = Pagos por amortización, intereses y los gastos asociados al crédito. Se excluyen los gastos asociados pagados en t=0, ya que D considera sólo el monto líquido recibido.
N = Número de desembolsos en los que se entrega el crédito.
M = Número de los pagos simbolizados por R.
tn = Tiempo transcurrido desde la fecha de equivalencia elegida hasta la de disposición n. La frecuencia de tiempo deberá ser consistente con la frecuencia de composición de la tasa de interés.
tm = Tiempo transcurrido desde la fecha de disposición del dinero elegida hasta la del pago m. La frecuencia de tiempo deberá ser consistente con la frecuencia de composición de la tasa de interés.
if = Tasa efectiva mensual que resuelve la ecuación (l).
f = Número de capitalizaciones en el año. En el caso de los créditos otorgados por la C.C.A.F. su valor es 12.

De esta manera, la carga anual equivalente se definiría de acuerdo con la fórmula siguiente, N° (2):

3.7.3.2. Crédito universal

La utilización de las denominaciones crédito hipotecario universal y crédito universal de consumo estará reservada exclusivamente para aquellos créditos que reúnan las características señaladas en la Ley, en el reglamento y el presente Título VII. En caso de aquellos créditos que tuvieran alguna característica adicional o fueran ofrecidos o comercializados conjuntamente con otro producto, en particular los seguros de cesantía o desgravamen -cuando éstos se hayan convenido voluntariamente-, para efectos de información del precio y del cálculo de la carga anual equivalente, se deben separar el crédito universal y los distintos elementos adicionales. En este caso, se informarán la carga anual equivalente del producto universal y la del conjunto de productos ofrecidos, así como el precio de los productos o servicios adicionales.

3.7.3.3. Gastos asociados al crédito

Son todos aquellos pagos, cualquiera sea su naturaleza o denominación, derivados de la contratación de un crédito y devengados a favor de la entidad crediticia o cualquier otra persona natural o jurídica, que no correspondan a tasa de interés y que sean de cargo del consumidor, tales como, a modo de ejemplo y en caso de que los haya, impuestos, gastos notariales, tasaciones, estudios de títulos, y cualesquiera otros gastos que emanen directa o indirectamente del crédito.

3.7.3.4. Costo final del crédito

Indicador que, expresado en una suma de dinero, da cuenta del monto total a pagar por el crédito solicitado. Para calcular el costo final del crédito, se sumarán al monto del crédito y a lo adeudado por tasa de interés los gastos asociados al crédito. La información referente al costo final del crédito deberá contener una mención relativa al plazo de éste. Este indicador no incluye los costos de prepago.

3.7.3.5. Créditos hipotecarios universales

Se entenderá por crédito hipotecario universal otorgados por la C.C.A.F. aquella operación de crédito de dinero que reúne las siguientes características:

  1. por un monto de hasta 5.000 Unidades de Fomento:

  2. destinada únicamente a personas naturales;

  3. otorgada exclusivamente con el objeto de adquirir, construir, ampliar o reparar viviendas o de refinanciar créditos hipotecarios existentes que tengan ese mismo objetivo;

  4. garantizada con primera hipoteca sobre el bien raíz a financiar;

  5. convenida por un plazo no inferior a quince ni superior a treinta años, sin perjuicio de que pueda ser pagada de forma anticipada de acuerdo con lo establecido entre las partes o en la Ley N°18.010;

  6. denominada en Unidades de Fomento:

  7. tasa de interés fija, para todo el período de duración del crédito, y

  8. que deba contar con seguros de desgravamen, sismo e incendio mientras subsistan las obligaciones derivadas del crédito. En este caso, el afiliado podrá contratar libremente la póliza en cualquiera de las entidades que los comercialicen. Sin embargo, el proveedor del crédito podrá exigir una cobertura mínima, que la compañía aseguradora tenga una clasificación de riesgo a lo menos igual a la que registre la compañía aseguradora ofrecida por el proveedor del crédito y que se designe como beneficiario del seguro a este último o a quién él señale.

3.7.3.6. Créditos universales de consumo

Se entenderán por créditos universales de consumo otorgado por la C.C.A.F. aquellas operaciones de crédito de dinero que reúnan las siguientes características:

  1. créditos a tasa fija denominados en pesos;

  2. por un monto de hasta 1.000 unidades de fomento;

  3. otorgados a personas naturales;

  4. sin garantías reales;

  5. convenidos por un plazo de hasta 3 años, incluyendo los meses de gracia que se otorguen, sin perjuicio de que puedan ser pagados de forma anticipada de acuerdo con lo establecido entre las partes o en la Ley N°18.010, y

  6. que faculten al deudor para disponer libremente de la suma de dinero objeto del crédito.

Referencias legales: Ley 18.010

3.7.4 CONDICIONES

3.7.4 CONDICIONES

3.7.4.1. Condiciones de los créditos hipotecarios universales

Los créditos hipotecarios universales otorgados por la C.C.A.F. deberán cumplir con las siguientes condiciones:

  1. No podrán establecer la contratación de seguros adicionales como condición para otorgar los créditos hipotecarios universales. En caso de que el afiliado de igual forma deseara contratar un seguro de cesantía de carácter voluntario, deberán obtener del solicitante una declaración en que conste su manifestación de voluntad en orden a que desea contratar los seguros que indica, por el precio que señala el contrato.

  2. Los gastos asociados que cobren al prestatario deberán corresponder a servicios efectivamente acordados y prestados.

  3. Cuando se convenga que sean de cargo del deudor afiliado, podrán cobrar los gastos asociados al crédito, propios del cumplimiento de requisitos relacionados con las operaciones convenidas, tales como el costo de las escrituras de constitución e inscripción de hipotecas y prohibiciones; gastos por impuestos de timbres y estampillas; primas de seguro: cobranzas u otras operaciones. Sin perjuicio de lo anterior, dichos gastos deberán ser incorporados, si corresponde, dentro de los gastos asociados al crédito.

  4. Deberán informar al deudor de todos los costos por concepto de gastos asociados al crédito contratado, de acuerdo con lo establecido en el punto 3.7.3.3. del Título VII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.4.7.2. Condiciones de los créditos universales de consumo

Los créditos universales de consumo otorgados por la C.C.A.F. deberán cumplir con las siguientes condiciones:

  1. No podrán establecer la contratación de seguros como condición para otorgar los créditos universales de consumo. En caso de que el afiliado de igual forma deseara contratar un seguro de desgravamen o cesantía de carácter voluntario, deberán obtener del solicitante una declaración en que conste su manifestación de voluntad en orden a que desea contratar los seguros que indica, por el precio que señala el contrato.

  2. Los gastos asociados al crédito que cobren al afiliado deberán corresponder a servicios efectivamente acordados y efectivamente prestados.

  3. Deberán informar al deudor de todos los costos por concepto de gastos asociados al crédito contratado, de acuerdo con lo establecido en el numeral 3.7.3.3. del Título VII del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  4. Cuando se convenga que los seguros voluntarios o cualquier gasto que corresponda, asociados al crédito de consumo, sean de cargo del afiliado, podrán cobrar los gastos asociados al crédito, propios del cumplimiento de requisitos relacionados con las operaciones convenidas, tales como primas de seguro, cobranzas u otras operaciones. Sin perjuicio de lo anterior, dichos gastos deberán ser incorporados dentro de los gastos asociados al crédito.

3.7.5 CONTRATOS CRÉDITOS UNIVERSALES

3.7.5 CONTRATOS CRÉDITOS UNIVERSALES

El acuerdo entre una persona natural y una entidad crediticia acerca de una operación de crédito universal deberá constar en un contrato por escrito, sea en papel o en otro soporte material o electrónico, de conformidad con la normativa vigente.

Tan pronto como se perfeccione el contrato, la C.C.A.F. deberá hacer entrega al deudor de un ejemplar íntegro de éste, en los términos establecidos por el artículo 17 inciso final de la Ley N° 19.496. Se entiende que forman parte del contrato y que, por lo tanto, deben ser entregados al afiliado junto con el mismo todos los anexos y antecedentes que sean mencionados en el contrato.

Los contratos, y todos los documentos que forman parte de él, deberán estar redactados en español y en términos comprensibles y legibles.

Referencias legales: Ley 19.496, artículo 17

3.7.6 INFORMACIÓN MÍNIMA OBLIGATORIA

3.7.6 INFORMACIÓN MÍNIMA OBLIGATORIA

Los contratos de créditos hipotecarios universales y créditos universales de consumo deberán contener, al menos, la siguiente información:

  1. La individualización del crédito, precisando la unidad monetaria y el monto total del crédito otorgado y el monto líquido disponible;

  2. La duración del contrato;

  3. El monto, el número y la periodicidad de los pagos que deberá efectuar el afiliado;

  4. Constancia del derecho de prepago que ofrezca en su caso la C.C.A.F. o en su defecto el establecido en el artículo 10° de la Ley N°18.010;

  5. La tasa de interés;

  6. Los gastos asociados al crédito;

  7. La carga anual equivalente correspondiente a la fecha de celebración del contrato;

  8. La existencia o no de meses de gracia, y que conste que se le informó si la tasa del crédito ha variado en virtud de esta elección;

  9. El costo total del crédito junto con una clara mención de su plazo de duración;

  10. Constancia del derecho a retracto, en el caso de la contratación de créditos por medios electrónicos o a distancia, en los casos dispuestos en la letra b) del inciso primero del artículo 3° bis de la Ley N°19.496;

  11. La existencia o no de interés por atraso en el pago de la obligación pactada, su procedimiento de cálculo y ajuste, así como los gastos que correspondan en conformidad a la Ley N°19.496, y

  12. Con la periodicidad que corresponda a cada una de las cuotas en que se pacte el pago de la obligación de crédito, el estado de la cuenta del crédito.

En todos los contratos de créditos universales que contemplen seguros asociados de acuerdo con lo previsto en este Título VII de este Libro III del Compendio de la Ley N°18.833, se deberá informar al inicio de cada anualidad el nombre de la entidad aseguradora, la prima mensual a pagar durante el respectivo año, desglosada en sus diversos componentes, tales como prima de la compañía, y cualquier otro elemento que la integre.

3.7.7 PROVISIONES

3.7.7 PROVISIONES

La C.C.A.F. deberá constituir las provisiones, tanto para los créditos universales de consumo como para los créditos hipotecarios universales, de acuerdo con lo instruido sobre provisiones y gestión del riesgo de crédito, contenido en el Título IV del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

3.7.8 FORMATO DE INFORMACIÓN MÍNIMA PARA LA COTIZACIÓN DE CRÉDITO UNIVERSAL

3.7.8 FORMATO DE INFORMACIÓN MÍNIMA PARA LA COTIZACIÓN DE CRÉDITO UNIVERSAL

El "Formato de información mínima para la cotización de crédito universal" se contiene en el Anexo N°1: Formato de información mínima para la cotización de crédito universal, del Título VII del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

3.7.9 EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LA CAE EN UN CRÉDITO UNIVERSAL DE CONSUMO PARA UNA CAJA DE COMPENSACIÓN

3.7.9 EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LA CAE EN UN CRÉDITO UNIVERSAL DE CONSUMO PARA UNA CAJA DE COMPENSACIÓN

Considere un crédito de $1.000.000 a 12 meses, con una tasa de interés mensual (pizarra) de 1,2%, otorgado el 15/10/2011.

Los gastos asociados al crédito corresponden a:

  • Gasto notarial: $420

  • Impuesto: $6.077

Adicionalmente y cuando corresponda, la proyección de los intereses debe incluirse en el capital inicial,

  • Proyección: $6.400

Dado los valores anteriores, el capital inicial corresponde a $1.012.897.

La Tabla de Amortización correspondiente se contiene en el Anexo N°2: Ejemplo de tabla de amortización del Título VII de este Compendio de la Ley N°18.833.

Al aplicar la fórmula del Costo Anual Equivalente se tiene que:

El valor que resuelve la ecuación es , por lo tanto, reemplazando en la ecuación (2), la CAE asociada corresponde a 18,66%.

3.7.10 ANEXOS

3.7.10 ANEXOS

Anexo N°1: Formato de información mínima para la cotización de crédito universal
Anexo N°2: Ejemplo de tabla de amortización

3.8 TÍTULO VIII. PAGOS Y COBROS EN EXCESO GENERADOS EN EL TRANSCURSO DEL SERVICIO DE UN CRÉDITO SOCIAL

3.8.1 PAGOS EN EXCESO DE CRÉDITO SOCIAL

3.8.1 PAGOS EN EXCESO DE CRÉDITO SOCIAL

Durante el servicio de un crédito social, y por múltiples razones, se pueden generar pagos en exceso que corresponde devolver al acreedor, ya sea este trabajador o pensionado, en calidad de afiliado vigente o no, deudor directo o indirecto, entidad empleadora o entidad pagadora de pensión. Un pago en exceso corresponde al monto pagado que supera la obligación de uno o varios meses contraída con una C.C.A.F. en un momento determinado, el cual no corresponde a un pago anticipado de deuda o de cuotas, definidos en el número 3.1.14. del Título I, del Libro III del presente Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.2 ESTADOS DE PAGOS EN EXCESO

3.8.2 ESTADOS DE PAGOS EN EXCESO

Un pago en exceso vigente puede encontrarse en cualquiera de los siguientes estados, salvo que se den las causales señaladas en el número 3.8.3. del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.2.1. Pagos en Exceso Generados

Se trata de aquellos que se encuentran en proceso de verificación con el objeto de constatar que correspondan a un pago en exceso. Mantienen esta categoría desde la fecha del registro contable de mayores pagos asociados a crédito social hasta la fecha de su publicación efectiva como pago en exceso en la página web de la respectiva C.C.A.F.

3.8.2.2. Pagos en Exceso Publicados

Corresponde a aquellos pagos en exceso que se mantienen publicados en la página web de la C.C.A.F. hasta su retiro de acuerdo al número 3.8.2.3. siguiente o a su baja de acuerdo a las instrucciones del número 3.8. del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.2.3. Pagos en exceso Publicados mayores de cinco años

Corresponde a aquellos pagos en exceso publicados que ya tienen más de 5 años contados desde la fecha en que se realizó la respectiva publicación. Estos pagos en exceso se deberán mantener publicados en la página web de la Caja, y no será necesario que sean mantenidos en los instrumentos financieros señalados en el artículo 31 de la Ley N°18.833.

La C.C.A.F. deberá mantener en sus páginas web una aplicación de consulta dirigida a los posibles acreedores para que ingresando su RUT verifiquen si tienen pagos en exceso de créditos sociales, para lo cual la entidad deberá informar el procedimiento para ejercer el derecho a cobro de dichos montos. En esta aplicación, el saldo adeudado deberá aparecer como pago en exceso en un plazo no superior a dos meses desde la fecha de su generación, a menos que concurran alguna de las causales de baja de pagos en exceso señaladas en las letras a) y b) del número 3.8.3. del Título VIII del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 31

3.8.3 CAUSALES DE BAJA DE PAGOS EN EXCESO

3.8.3 CAUSALES DE BAJA DE PAGOS EN EXCESO

Corresponde dar de baja el monto de pagos en exceso cuando:

  1. Se reconoce que los mayores pagos efectivamente no corresponden a un pago en exceso, en cuyo caso deberá reclasificarse en la cuenta contable que corresponda. Esta situación sólo debe presentarse cuando un mayor pago se encuentre aún en estado generado, por lo que la C.C.A.F. deberá realizar las adecuaciones de sistemas necesarias para determinar que dicho monto corresponde o no a un pago en exceso en el menor plazo posible, lo cual en ningún caso puede exceder de dos meses, contado desde la fecha de la generación y siempre que durante este periodo se mantenga en el estado de generado.

  2. Cuando corresponde a un cobro en exceso por parte de la C.C.A.F.

  3. Se pague al acreedor efectivamente el monto correspondiente, mediante alguna de las modalidades de devolución señaladas en la letra b) del número 3.8.6. del Título VIII de este Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.4 MEDIDAS PARA MITIGAR LA GENERACIÓN DE PAGOS EN EXCESO

3.8.4 MEDIDAS PARA MITIGAR LA GENERACIÓN DE PAGOS EN EXCESO

La C.C.A.F., para los fines de mitigar la generación de pagos en exceso de crédito social, deberá adoptar, al menos, las siguientes medidas:

  1. En caso de que un trabajador o pensionado concurra voluntariamente a pagar por ventanilla, la Caja deberá adecuar sus sistemas para informar en la misma instancia y, a través del cajero que los atienda, si la respectiva cuota ya ha sido emplanillada, evitándose la generación del doble pago.

  2. Instruir a sus entidades empleadoras afiliadas para que en el caso de los trabajadores que autoricen el descuento del saldo del crédito social de su finiquito, soliciten a la C.C.A.F. un Certificado con el estado y detalle del saldo de la deuda, el que deberá considerar los intereses hasta el mes de término del contrato de trabajo, y una copia de la solicitud de crédito social donde conste la autorización otorgada para proceder al descuento en el respectivo finiquito. Dicho certificado deberá entregarse en el plazo máximo de cinco días hábiles, contado desde la fecha de su requerimiento.

  3. En caso de mora o atraso del deudor principal, la C.C.A.F. debe agotar las gestiones de requerimiento a dicho deudor y, si no es ubicable, o no tiene cómo cancelar la deuda, podrá requerir al aval o avalistas. En esta situación, deberá crear un mecanismo que le permita monitorear el descuento cuota a cuota, tanto al deudor principal (directo) como al aval (es) (indirecto), cuando el crédito se encuentre en morosidad evitando en cualquier caso descontar a ambos la misma cuota (Número 3.1.17.5. "Descuento a los avales" del Título I del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833).

  4. Si un afiliado solicita un crédito en una C.C.A.F. y manifiesta su voluntad de pagar anticipadamente un crédito que mantiene vigente en otra C.C.A.F. o presenta un crédito moroso en otra C.C.A.F., la entidad donde está solicitando el crédito deberá efectuar el pago anticipado o atrasado de las deudas indicadas, según sea el caso, previa obtención de un Certificado emitido por la C.C.A.F. donde el afiliado registra la obligación, el cual deberá incluir el capital a pagar anticipadamente, así como los intereses y comisiones incluidos, adecuadamente identificados. Tanto la solicitud como la entrega de dicho documento pueden hacerse por carta o medio electrónico y podrá ser a requerimiento, tanto de la nueva C.C.A.F., como del afiliado deudor. Para determinar el capital a pagar anticipadamente, la C.C.A.F. que emita el Certificado debe considerar como pagadas las cuotas que ya han sido enviadas a descuento al empleador o entidad pagadora de pensiones, descontando del capital adeudado a la fecha de emisión del Certificado, el monto de capital a pagar incorporado en dichas cuotas enviadas a descuento.

3.8.5 MEDIDAS PARA LA DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESO

3.8.5 MEDIDAS PARA LA DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESO

Sin perjuicio de otras iniciativas de devolución de pagos en exceso que la C.C.A.F. contemple, estas deberán, a lo menos, considerar las siguientes medidas en orden secuencial:

  1. La Caja de Compensación de Asignación Familiar deberá incorporar, en el procedimiento de otorgamiento de crédito, un mandato en donde el afiliado indique la metodología para la devolución de potenciales Pagos en Exceso.

  2. Para cualquier trámite que realice un afiliado acreedor de un pago en exceso, en una sucursal, la Caja debe disponer de un sistema automático que permita constatar que el ejecutivo de atención de la Caja informó debidamente de la existencia del pago en exceso al acreedor. Una vez que el pago en exceso haya sido verificado y clasificado como pago en exceso publicado, dentro de los 30 días siguientes la C.C.A.F. deberá tomar contacto con los acreedores, mediante correo electrónico registrado en la Caja, carta certificada o carta registrada en correo privado, notificando a la persona o entidad respectiva sobre la existencia de saldos a su favor por pagos en exceso, creando un registro con los contactos realizados y sus resultados, siguiendo el formato descrito en el Anexo N°5: Carta de comunicación Pagos en Exceso vigentes del Título VIII de este Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  3. Si habiéndose realizado lo anterior, el acreedor del pago en exceso no se contacta con la Caja dentro del plazo de 30 días contados desde los tres días siguientes al despacho del correo electrónico o de la respectiva carta, la C.C.A.F. deberá devolver la cantidad según lo indicado en el poder, para lo cual la Caja deberá solicitar dicha información al deudor al momento del otorgamiento del crédito social. Si el acreedor del pago en exceso es una empresa, la Caja deberá depositarlo en una cuenta corriente a nombre de aquella.

  4. La C.C.A.F. deberá realizar las gestiones de devolución de pagos en exceso a los acreedores pensionados a través de sus respectivas entidades pagadoras de pensiones, de modo de devolver los pagos en exceso en el proceso del pago mensual de este beneficio. Estas acciones de devolución deberán ser consideradas en el Plan Anual de Auditoría Interna, el cual deberá velar por el cumplimiento de lo instruido por medio de este N°3.8. del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

  5. En el caso de pagos en exceso donde el acreedor sea además deudor de crédito social, la Caja podrá imputarlo a las cuotas vigentes más próximas, reliquidando la deuda y dándole aviso de ello al deudor del cambio transitorio en el monto de las cuotas asociadas a esta reliquidación. a través de la entidad pagadora de pensiones o de la entidad empleadora, según sea el caso. Esta operación en ningún caso puede significar un perjuicio económico para el deudor, en términos de plazo, monto o tasa de interés en relación con la operación de crédito original. Para realizar lo anterior deberá considerarlo en los pagarés de crédito.

  6. La C.C.A.F. deberá utilizar el mismo procedimiento descrito en la letra precedente en la eventualidad que se produzca por parte del empleador un descuento menor por concepto de crédito social al monto de la cuota pactada originalmente.

  7. En aquellos casos de fallecimiento de titulares de pagos en exceso, en el evento que la cuenta del acreedor se encuentre vigente, la C.C.A.F. deberá depositar el pago en exceso en dicha cuenta. Además, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley N°16.271, cuyo texto fue refundido por el D.F.L. N°1, de 2000, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, el cónyuge o conviviente civil, los padres e hijos, podrán disponer de los bienes de la herencia, sin necesidad de contar con la resolución que concede la posesión efectiva inscrita, cuando deban percibir de entidades de carácter previsional sumas no superiores a cinco unidades tributarias anuales. En estos casos bastará con probar el estado civil o parentesco para tener derecho a la devolución. Para el pago a los herederos, la C.C.A.F. deberá elaborar un formulario de solicitud del mismo, al cual debe acompañarse el certificado que acredite el estado civil o parentesco.

Para implementar las medidas en los puntos 3.8.4. y 3.8.5. de este Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833, la Caja deberá realizar las inversiones que requieran para efectuar estas adecuaciones sistémicas.

3.8.6 PROCEDIMIENTOS DE DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESO

3.8.6 PROCEDIMIENTOS DE DEVOLUCIÓN DE PAGOS EN EXCESO

La C.C.A.F. deberá adoptar los procedimientos siguientes para la devolución de los montos de pagos en exceso:

  1. La devolución debe hacerse de inmediato al momento de ser solicitada en forma presencial, salvo en situaciones excepcionales y debidamente calificadas en que ello no sea posible y por razones siempre atribuibles al acreedor, como por ejemplo en caso de ausencia de algún documento para acreditar la calidad de acreedor. Una vez presentada la documentación solicitada, la Caja deberá efectuar el pago en un plazo máximo de tres días contado desde la fecha en que se solicita y a través del medio que para estos efectos hubiera elegido el acreedor.

  1. El pago en exceso podrá ser devuelto en efectivo, con la emisión de cheque nominativo a nombre del acreedor, a través de depósitos en las cuentas que determine el acreedor, ya sean de ahorro, cuenta corriente o a la vista, cuentas de prepago, y transferencia electrónica de fondos, debiéndose generar los comprobantes de respaldo contables y administrativos necesarios que permitan acreditar la devolución al acreedor.

    Transcurrido un año y realizadas las gestiones de notificación al afiliado por parte de la respectiva C.C.A.F., en a lo menos, tres oportunidades, dentro de un año, en que este no brinde su consentimiento de transferencia a una cuenta del que sea titular de los montos pagados en exceso, la C.C.A.F. podrá disponibilizar el monto en exceso para que sea devuelto al afiliado con cargo a compras de productos o servicios en farmacias, centros médicos, dentales o comercios en convenio, previa adopción por parte de ésta de las medidas de autenticación y/o consentimiento del afiliado ante el respectivo comercio, quedando vigente la facultad de éste de requerir su devolución en los términos señalados precedentemente, previa verificación por parte de la C.C.A.F. de los montos que estuvieren pendientes. En caso de existencia de mandatos o cuentas registradas para el otorgamiento de beneficios, podrá transferirse a esas cuentas, en la medida que los respectivos instrumentos permitan devolución de montos pagados en exceso a las cuentas del afiliado o que exista su consentimiento.

    La C.C.A.F. deberá utilizar los montos de pagos en exceso para compensar deudas morosas que el respectivo deudor mantenga en la entidad, en los términos señalados en los artículos 1.655 y siguientes del Código Civil, con el objeto de disminuir la morosidad, así como el cobro de intereses, multas y reajustes derivados de la misma. Para estos efectos, dichos montos igualmente deberán contabilizarse en las cuentas señaladas en el número 3.8.8.1. del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833, hasta que se hayan compensado efectivamente. Cuando opere la compensación de pagos en exceso con deudas morosas, ésta deberá ponerse en conocimiento del deudor moroso por correo electrónico o carta y en un plazo máximo de 30 días contados desde que operó la compensación, siguiendo el formato descrito en el Anexo N°6 del Título VIII del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

  1. La cantidad a devolver al acreedor por concepto de pagos en exceso corresponderá al valor nominal.

    No obstante, en caso de que el pago en exceso no haya sido devuelto de inmediato o en forma excepcional dentro del plazo señalado en la letra a) de este número, la Caja deberá devolver el monto nominal, más los intereses corrientes vigentes desde el día siguiente al que correspondía efectuar la devolución del pago en exceso hasta el día en que ésta se efectúa.

  2. La C.C.A.F. podrá devolver los montos adeudados por pagos en exceso tanto al acreedor como a quien éste designe. En el caso que se designe a otra persona, el acreedor deberá otorgar un poder simple, con su firma e impresión dactilar, más la fotocopia de su cédula de identidad, por ambos lados. Si el acreedor es una entidad empleadora o pagadora de pensiones, se requiere la autorización del representante legal.

    En ambos casos, el acreedor o representante legal en caso de entidades empleadoras o entidades pagadoras de pensión deberán dejar constancia en el poder o autorización de la forma en que se entregarán los fondos requeridos, según los procedimientos indicados en las letras a), b) y c) de este N°3.8.6., del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.7 INFORMACIÓN RESPECTO DE PAGOS EN EXCESO

3.8.7 INFORMACIÓN RESPECTO DE PAGOS EN EXCESO

La C.C.A.F. deberá informar a los acreedores, respecto de la existencia de pagos en exceso de crédito social a su favor, respetando lo siguiente:

  1. Tener en sus sistemas informáticos toda la información correspondiente a los afiliados, empleadores y entidades pagadoras de pensiones que registren pagos en exceso. A dicha información deberá poder accederse en línea desde las cajas pagadoras de beneficios, centros de información al público, agencias móviles o desde las unidades donde se otorgan beneficios, de forma tal que en cualquier oportunidad que el afiliado, empleador o entidad pagadora de pensión que sea acreedor de algún pago en exceso realice un trámite en la C.C.A.F., sea informado de esta situación y de la forma de solicitar su devolución.

  2. La C.C.A.F. tendrá que publicar en los meses de marzo y septiembre de cada año un aviso de al menos media página de tamaño, en un diario de circulación nacional informando la existencia de pagos en exceso por créditos sociales e instando a los acreedores a efectuar las consultas pertinentes, directamente en la C.C.A.F., en su página web o vía telefónica.
    Además, en todas sus sucursales la C.C.A.F. deberá mantener avisos destacados en lugares de concurrencia de público donde se informe de la existencia de estos pagos en exceso, modo de acceder a esta información y modo de restitución.

  3. La C.C.A.F. deberá publicar en su páginas web, en un lugar destacado y de fácil acceso, las nóminas de los acreedores que registren pagos en exceso. El usuario, ingresando su RUT, deberá ser informado si tiene pagos en exceso, en cuyo caso se le indicará el monto y la forma de solicitar su devolución.

3.8.8 CONTABILIZACIÓN

3.8.8 CONTABILIZACIÓN

3.8.8.1. Reconocimiento de la Obligación

Los pagos en exceso identificados que aún no han sido publicados en la página web deberán registrarse en una cuenta denominada pagos en exceso generados.

Los pagos en exceso que se encuentren publicados en la página web de la C.C.A.F. deberán registrarse en una cuenta denominada pagos en exceso publicados.

Los pagos en exceso que tuvieren más de 5 años en la página web de la C.C.A.F. deberán registrarse en una cuenta denominada pagos en exceso publicados mayores de 5 años.

Las cuentas señaladas en los párrafos precedentes deben imputarse en los Estados Financieros en el Ítem 21020 Cuentas por Pagar Comerciales y Otras Cuentas por Pagar del Libro VII de este Compendio de la Ley N°18.833.

Los archivos remitidos por la C.C.A.F. deben corresponder a los saldos contables de dichas cuentas, y ser coincidentes con la información sobre pagos en exceso presentada en la Nota Explicativa N°24 de los Estados Financieros del Libro VII de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.8.2. Disponibilidad de fondos

Cabe agregar que el monto correspondiente a los pagos en exceso que registra una C.C.A.F. en las cuentas "pagos en exceso generados" y "pagos en exceso publicados", deberán ser mantenidos en los instrumentos financieros señalados en el artículo 31 de la Ley N°18.833, y registrados en una cuenta contable de inversiones financieras separadas del resto de las inversiones, claramente nominadas según su naturaleza.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 31

3.8.9 INFORMACIÓN PARA ESTA SUPERINTENDENCIA

3.8.9 INFORMACIÓN PARA ESTA SUPERINTENDENCIA

A más tardar los días 20 de cada mes, la C.C.A.F. deberá remitir a esta Superintendencia un archivo con los pagos en exceso que se encontraban generados y publicados al último día del mes anterior y otro archivo con las devoluciones de pagos en exceso efectuadas durante el mes que se informa. En caso de que el referido día corresponda a fin de semana o festivo, la fecha de envió deberá ser el día hábil siguiente.

La C.C.A.F. deberá realizar el envío mensual de las nóminas de datos y archivos de resumen que se describen a continuación, siguiendo la estructura descrita en los Anexo N°1: Formato de archivos planos, Anexo N°2: Diccionario de archivos planos y Anexo N°3: Instrucciones generales, de este Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833 y lo instruido en los números 3.8.9.1., 3.8.9.2. y 3.8.9.3. del Título VIII del Libro III del Compendio de esta Ley N°18.833.

3.8.9.1. Archivo: "PEX": Antecedentes de pagos en exceso vigentes.

Corresponde a un archivo plano que deberá contener el detalle del stock de los pagos en exceso generados, publicados y publicados mayores de cinco años al cierre del mes de la información reportada. Esta información deberá ser reportada a nivel de pago en exceso generado o publicado, aún cuando existan dos o más pagos en exceso en un mismo estado para un acreedor en particular. El detalle de los Campos y el formato requerido por esta Superintendencia se presentan en los Anexo N°1: Formato de archivos planos, Anexo N°2: Diccionario de archivos planos y Anexo N°3: Instrucciones generales, del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.9.2. Archivo: "BAJAS": Antecedentes de pagos en exceso dados de baja

Corresponde a un archivo plano que deberá contener el detalle de las bajas por concepto de pagos en exceso efectuados durante el mes de la información reportada, las que ocurren por las causales señaladas en el número 3.8.3 de este Título VIII del Libro III, es decir, por reclasificación o devolución. Esta información deberá ser reportada a nivel de pago en exceso dado de baja, aun cuando existan dos o más pagos en exceso dados de baja para un acreedor en particular. El detalle de los campos y el formato requerido por esta Superintendencia se presentan en los Anexo N°1: Formato de archivos planos, Anexo N°2: Diccionario de archivos planos y Anexo N°3: Instrucciones generales, del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833.

3.8.9.3. Archivo: "resúmenes": Documento Electrónico de Resumen.

Corresponde a un archivo XML que deberá contener tablas de resumen de la información detallada en los números 3.8.9.1. y 3.8.9.2. del Título VIII del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833. El detalle de los campos y el formato requerido por esta Superintendencia se presentan en el Anexo N°4: Formato de documento electrónico (XML) del Título VIII del Libro III del Compendio de esta Ley N°18.833.

La Caja deberá confeccionar semestralmente (julio y diciembre) un informe con la evaluación de la eficacia y eficiencia de las acciones realizadas en el marco del proceso de devolución de pagos en exceso, el cual deberá ser aprobado por su Directorio en su sesión más próxima, y enviado a esta Superintendencia.

3.8.10 AUTORIZACIÓN DE USUARIOS

3.8.10 AUTORIZACIÓN DE USUARIOS

Para proceder a la creación de los usuarios autorizados a enviar el reporte detallado en el número 3.8.9. del Título VIII del Libro III de este Compendio de Normas que Regulan a las C.C.A.F., se requiere que la Caja envíe una solicitud en tal sentido a través de la plataforma PAE, opción "Otros Ingresos", con el nombre completo, correo electrónico y teléfono de contacto de cada usuario autorizado a reportar, debiendo proceder de igual forma para la eliminación de usuarios. La Caja podrá solicitar tantos usuarios como estime conveniente.

3.8.11 SISTEMA DE ENVÍO DE REPORTES

3.8.11 SISTEMA DE ENVÍO DE REPORTES

Los reportes requeridos por el Título VIII de este Libro III de la Ley N°18.833 deberán ser remitidos siguiendo las instrucciones señaladas en la página web de esta Superintendencia (www.suseso.cl) en el link denominado "Proyecto GRIS C.C.A.F.".

3.8.12 PROCEDIMIENTO DE AJUSTES

3.8.12 PROCEDIMIENTO DE AJUSTES

La C.C.A.F. deberá enviar por carta la petición de reenvío de archivos, dirigido hacia la Autoridad máxima de esta Superintendencia. Dicha carta debe indicar las correcciones a realizar, las razones que motivan dichas correcciones, registros afectados y los días hábiles que requerirán para cumplir con las exigencias de reporte.

3.8.13 COBROS EN EXCESO

3.8.13 COBROS EN EXCESO

Se hace presente que los cobros en exceso obedecen a un cobro mayor en los créditos sociales causados por errores operacionales atribuibles a la respectiva C.C.A.F., razón por la cual no deberían producirse, por ello, si esta situación es reiterada en el tiempo, daría lugar a sanciones. En el evento que se registren cobros en exceso, la C.C.A.F. deberá aplicar los mecanismos de devolución señalados en el numeral 3.8.6. del Título VIII del Libro III del Compendio de la Ley N°18.833.

Adicionalmente, en caso de existencia de un cobro en exceso, la Caja tendrá la obligación de reportarlo como un evento de riesgo operacional, de acuerdo con lo instruido en materia de instrucciones sobre riesgo operacional contenidas en el Libro VI de este Compendio de la Ley N°18.833.

La Caja deberá definir un procedimiento diligente que contemple las medidas de mitigación para evitar la ocurrencia de este tipo de errores. La Caja que incurra en un cobro en exceso deberá devolver no solo el capital sino también los intereses asociados, aplicando para ello, la tasa de interés del crédito del deudor.

3.8.14 ANEXOS

3.8.14 ANEXOS

Anexo N°1: Formato de archivos planos
Anexo N°2: Diccionario de archivos planos
Anexo N°3: Instrucciones generales
Anexo N°4: Formato de documento electrónico (XML)
Anexo N°5: Carta de comunicación Pagos en Exceso vigentes
Anexo N°6: Carta de comunicación Pagos en Exceso compensados

4 LIBRO IV. PRESTACIONES LEGALES Y DE BIENESTAR SOCIAL

4.1 TÍTULO I. RÉGIMEN DE PRESTACIONES ADICIONALES

4.1.1 DEFINICIÓN

4.1.1 DEFINICIÓN

Las Prestaciones Adicionales son prestaciones de bienestar social que pueden ser en dinero, en especie o en servicio que la Caja de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.) puede otorgar a sus afiliados, tanto trabajadores como pensionados y sus causantes de asignación familiar, ya sea en forma gratuita u onerosa, de acuerdo con un programa que define anualmente, destinado a proporcionar a éstos cobertura frente a estados de necesidad derivados de hechos tales como nupcialidad, natalidad, fallecimiento u otros relacionados con educación, salud, cultura, asistencia social, deportes y recreación o por otros hechos o actividades de análoga naturaleza a los expresados.

Estas prestaciones también pueden ser otorgadas excepcionalmente a ex trabajadores de empresas afiliadas a la respectiva C.C.A.F., con la finalidad de cubrir el estado de necesidad generado por cesantía, otorgando protección o cobertura por un período determinado establecido por la respectiva Caja. Estas prestaciones se pueden otorgar desde el inicio de la de cesantía hasta el término del período fijado por la Caja para la cobertura, a menos que antes de expirar dicho lapso el ex trabajador adquiera la calidad de afiliado a otra C.C.A.F. o la calidad de trabajador dependiente.

4.1.2 TIPOS DE PRESTACIONES ADICIONALES

4.1.2 TIPOS DE PRESTACIONES ADICIONALES

Las Prestaciones Adicionales que pueden contemplar las C.C.A.F. en sus Reglamentos Particulares, se dividen en:

  1. Prestaciones en dinero, las que pueden ser periódicas o no, y que no se encuentran sujetas a restitución por parte del beneficiario.

  1. Prestaciones en especie o en servicio, que pueden tener el carácter de gratuitas u onerosas y, en este último caso, ser bonificadas o no, dependiendo de si el valor de éstas debe ser financiado parcial o totalmente por el beneficiario, valor que, en ningún caso, puede exceder del costo de la respectiva prestación.

4.1.3 BENEFICIARIOS

4.1.3 BENEFICIARIOS

Tienen la calidad de beneficiarios del régimen de prestaciones adicionales establecido por una determinada C.C.A.F., todos sus trabajadores dependientes e independientes afiliados, como asimismo los pensionados afiliados, además de los respectivos causantes de asignación familiar.

También pueden ser beneficiarios los ex trabajadores de empresas afiliadas a la C.C.A.F., en los términos señalados en el segundo párrafo del numeral 4.1.1. del Título I de este Libro IV del Compendio de la Ley N°18.833.

En modo alguno puede otorgarse una prestación adicional a un trabajador afiliado que implique realizar mejoras en las dependencias o infraestructura de la empresa y que sean de cargo del empleador por disposiciones legales y reglamentarias, aunque con ello se beneficien a los restantes trabajadores de dicha empresa.

4.1.4 ESTABLECIMIENTO DEL RÉGIMEN DE PRESTACIONES ADICIONALES

4.1.4 ESTABLECIMIENTO DEL RÉGIMEN DE PRESTACIONES ADICIONALES

  1. De acuerdo con lo preceptuado en los artículos 23 inciso primero y 41 N°7 de la Ley N°18.833, y artículo 2° del D.S. N°94, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, las C.C.A.F. pueden establecer un Régimen de Prestaciones Adicionales a través del respectivo Reglamento Particular, el que debe ser acordado por su Directorio, con el voto de la mayoría absoluta de los directores asistentes a la respectiva sesión.

  1. De conformidad con lo establecido en el artículo 7º del mencionado D.S. Nº94, de 1979, las C.C.A.F. deben confeccionar, en el mes de diciembre de cada año, un programa de las prestaciones adicionales del régimen, que podrán ser otorgadas durante el año siguiente, de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias existentes al efecto, pudiendo ser modificado, con el acuerdo del Directorio de la Caja, en el transcurso del respectivo ejercicio presupuestario. Dicho programa deberá contener al menos lo solicitado en la letra b) del numeral 4.1.9.2 de este Libro IV del Compendio de la Ley N°18.833.

    Tratándose de prestaciones que correspondan a Fondos Concursables u otros de similar naturaleza, las bases deberán considerar el compromiso del empleador, cuando corresponda, para garantizar la ejecución y permanencia de las mejoras que se realicen en sus dependencias. Lo anterior, aplicará de igual manera en el caso de los pensionados afiliados, cuando el beneficio implique mejoras en dependencias de organizaciones de pensionados.

  1. Los acuerdos del Directorio de una C.C.A.F., en cuya virtud se establezca o se modifique el Reglamento Particular de Prestaciones Adicionales, deben ser remitidos para conocimiento a esta Superintendencia dentro de los 30 días siguientes a la fecha de adopción del respectivo acuerdo.

  1. Junto con el envío del acuerdo sobre una modificación al Reglamento Particular, la C.C.A.F. debe adjuntar un informe que contemple, al menos, los siguientes aspectos:

    • Razones que originaron dicha modificación al Reglamento Particular de Prestaciones Adicionales y referencia a la metodología utilizada para fundar el establecimiento, modificación o eliminación de la prestación adicional de que se trate.

    • Referencia al modo cómo la decisión adoptada se encuentra alineada con la estrategia definida por la C.C.A.F. en materia de prestaciones adicionales.

4.1.5 CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO PARTICULAR DE PRESTACIONES ADICIONALES.

4.1.5 CONTENIDO MÍNIMO DEL REGLAMENTO PARTICULAR DE PRESTACIONES ADICIONALES.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 6° del D.S. N°94, de 1979 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, ya citado, el Reglamento Particular de las C.C.A.F., en materia de Prestaciones Adicionales, debe contener disposiciones que regulen, al menos, las siguientes materias:

  1. Existencia de períodos mínimos de afiliación a la Caja para la obtención de una determinada prestación adicional.

    Al respecto, se debe tener presente que, para el caso de beneficios para los cuales no se haya establecido el citado requisito, éstos pueden ser solicitados por los trabajadores y pensionados afiliados a contar de la fecha en que su afiliación ha comenzado a producir efectos, es decir, a partir del día primero del mes subsiguiente a la fecha en que la afiliación fue aceptada por el Directorio.

  2. Requisitos que deben cumplir tanto los afiliados a la C.C.A.F. como sus causantes de asignación familiar y extrabajadores, cuando corresponda, para acceder a las respectivas prestaciones adicionales, como asimismo el modo de acreditar su cumplimiento.

  3. Sin perjuicio de lo señalado en el último párrafo del artículo 3 del D.S. N°94, de 1979 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, no se puede establecer como requisito para acceder a una determinada prestación adicional, la solicitud, por parte del afiliado, de un crédito social en la Caja.

  1. Sistemas de selección y prioridades para el otorgamiento de las prestaciones adicionales.

  1. Los sistemas de selección que se establezcan no pueden, en ningún caso, implicar que se favorezca a determinadas entidades empleadoras afiliadas en desmedro de otras o de los afiliados en general, debiendo garantizarse a todos los afiliados el acceso a las mismas, tanto desde el punto de vista de su oportunidad como del tipo de prestación recibida.

    Se estima que se infringe esta disposición cuando se adjudica a un trabajador, pensionado o grupo de trabajadores de una misma entidad empleadora o grupo de pensionados afiliados a una misma organización (asociaciones de pensionados u otras entidades relacionadas), uno o más proyectos que en su conjunto excedan el 10% del presupuesto anual de una prestación adicional que corresponda a un Fondo Concursable u otra de similar naturaleza.

  1. La C.C.A.F. no puede, a propósito de regular los sistemas de selección y prioridades para el otorgamiento de prestaciones adicionales, incurrir en prácticas que impliquen mecanismos focalizados de fidelización de entidades empleadoras afiliadas o de trabajadores independientes o pensionados afiliados.

    En caso de asignar uno o más beneficios a través de un proceso de adjudicación aleatoria y transparente entre los afiliados postulantes, estos no podrán exceder en su conjunto el porcentaje establecido en la letra e) precedente.

  1. Formas de pago de las prestaciones adicionales de carácter oneroso.

4.1.6 FINANCIAMIENTO DEL RÉGIMEN

4.1.6 FINANCIAMIENTO DEL RÉGIMEN

El otorgamiento de las prestaciones adicionales previstas por las C.C.A.F., en sus programas anuales, se financiará con cargo al Fondo Social de las mismas.

En el mes de diciembre de cada año la Caja debe confeccionar un programa de las prestaciones del régimen que podrán ser otorgadas durante el año siguiente, en conformidad con las disponibilidades presupuestarias. Este programa puede ser modificado en el transcurso del correspondiente ejercicio presupuestario.

La C.C.A.F. debe destinar recursos, en la medida que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias, para financiar el régimen de prestaciones adicionales que hubieren implementado.

Los gastos de marketing o publicidad en que incurra la C.C.A.F. en materia de Prestaciones Adicionales no pueden ser considerados como gasto por concepto de Prestación Adicional.

Cualquier tipo de gasto en que incurra la C.C.A.F. en la entrega de Prestaciones Adicionales, a la que pueda acceder una persona no considerada beneficiaria, de acuerdo con el numeral 4.1.3. del Título I del Libro IV de este Compendio de la Ley N°18.833, como, por ejemplo, espectáculos abiertos al público en general, no podrá ser considerado como gasto por concepto de Prestación Adicional en aquella parte en la que accedió un no beneficiario.

4.1.7 PUBLICIDAD DE LAS PRESTACIONES ADICIONALES

4.1.7 PUBLICIDAD DE LAS PRESTACIONES ADICIONALES

Toda publicidad que detalle las prestaciones adicionales que las C.C.A.F. otorgan a sus afiliados debe señalar que aquellas se aprueban anualmente y que pueden ser modificadas durante el curso del año presupuestario, conforme a lo dispuesto en el artículo 7° del D.S. N°94, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

En cuanto a la vigencia de las prestaciones adicionales que ofrecen las C.C.A.F. a sus afiliados, se debe dar a conocer el período en que cada una de ellas se encontrará vigente. Lo anterior, de modo de evitar que alguna persona pueda afiliarse a una Caja con el errado convencimiento que determinada prestación adicional tiene un carácter permanente en el tiempo.

Las prestaciones adicionales que otorguen las C.C.A.F., como asimismo sus requisitos de otorgamiento, deben encontrarse claramente señalados, al menos, en la página web de cada Caja, en un lugar destacado. Además, la Caja deberá contemplar un plan de difusión especial, considerando los respectivos medios de verificación de contacto, destinado a poner en conocimiento dichos beneficios respecto de los trabajadores pertenecientes a micro y pequeñas empresas, conforme a la definición contenida en el Código del Trabajo.

De la misma forma, debe publicitarse el contenido y la vigencia de los convenios que las C.C.A.F. celebren con terceros para el otorgamiento de una prestación adicional a sus afiliados. Para ello, las C.C.A.F. deben velar porque en los contratos con sus proveedores no se contemple el desahucio sin aviso previo.

4.1.8 EVALUACIÓN DE BENEFICIOS

4.1.8 EVALUACIÓN DE BENEFICIOS

Anualmente las C.C.A.F. deben evaluar, previo a la aprobación del respectivo programa anual, las prestaciones otorgadas durante el año calendario en curso, la que debe quedar reflejada en el acta de la sesión de directorio respectiva. Esta evaluación debe medir el impacto de los beneficios entregados e incorporar las siguientes variables: cobertura (por tipo de afiliado) y magnitud del beneficio (monto).

4.1.9 ENVÍO DE INFORMACIÓN DE PRESTACIONES ADICIONALES A ESTA SUPERINTENDENCIA

4.1.9 ENVÍO DE INFORMACIÓN DE PRESTACIONES ADICIONALES A ESTA SUPERINTENDENCIA

4.1.9.1. Información sobre beneficios otorgados

La Caja de Compensación debe remitir a más tardar el último día hábil del mes de febrero de cada año un informe sobre los beneficios otorgados a sus beneficiarios durante el año calendario anterior. Dicho reporte debe describir al menos lo siguiente:

  1. Nombre del beneficio. Se debe indicar el nombre de la prestación, como, por ejemplo, "Paquetes de viajes nacionales dirigido a pensionados".

  2. Descripción del beneficio: Se debe describir en qué consiste la prestación adicional, a qué segmento va dirigido y de qué forma se financia, (de cargo del afiliado, con financiamiento compartido, etc.).

  3. Número de afiliados favorecidos con el beneficio: Se debe indicar el total de afiliados favorecidos por dicha prestación durante el periodo informado, clasificado por tipo de afiliado (trabajador, ex trabajador o pensionado).

  4. Egreso por concepto de dicha prestación: Se debe indicar el total del egreso generado en el periodo, por concepto de dicha prestación adicional.

  5. Valorización de la parte recibida por el beneficiario por la acción o gestión de la Caja, obtenida por el convenio celebrado con un tercero para el otorgamiento de la prestación, si corresponde, y que no forma parte del egreso descrito anteriormente.

  6. Ingresos percibidos por la C.C.A.F. por dicha prestación: Se debe indicar el total del ingreso percibido en el periodo por la Caja por concepto de dicha prestación adicional.

El referido informe debe ser remitido a esta Superintendencia por la Caja mediante carta firmada por el Gerente General a través de la plataforma PAE, opción "Otros-Ingresos".

4.1.9.2. Acuerdo de Directorio y Programa Anual

La Caja de Compensación de Asignación Familiar también debe remitir a esta Superintendencia la siguiente información:

  1. Copia del acta de la sesión de Directorio donde conste la aprobación del programa anual del Régimen de Prestaciones de Crédito Social.

  2. Programa anual del Régimen de Prestaciones Adicionales, el que debe contener a lo menos el detalle de las distintas prestaciones a otorgar en el transcurso del año, especificando para cada tipo de prestación, el valor unitario de cada una de ellas, el monto total anual asignado a cada prestación, los requisitos exigidos para su otorgamiento, el número de beneficiarios considerados, junto con una descripción del beneficio.

    Lo anterior, debe ser presentado según se trate de trabajadores, ex trabajadores o pensionados afiliados, y distinguiendo entre las prestaciones consideradas gratuitas de las bonificadas parcialmente.

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben remitir anualmente a esta Superintendencia la información solicitada en las letras a) y b) del numeral 4.1.9.2. del Título I del Libro IV del Compendio de la Ley N°18.833, mediante carta, a más tardar el día 31 de enero de cada año. Asimismo, se debe informar cualquier modificación que se realice a los referidos programas en el transcurso del ejercicio presupuestario.

Dicha información debe ser enviada por el Gerente General de la Caja de Compensación o por quien éste designe, mediante la plataforma PAE, opción "Otros-Ingresos".

4.1.10 CONVENIOS QUE LA C.C.A.F. CELEBRE CON BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS A SUS AFILIADOS.

4.1.10 CONVENIOS QUE LA C.C.A.F. CELEBRE CON BANCOS E INSTITUCIONES FINANCIERAS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS A SUS AFILIADOS.

Las presentes instrucciones se aplican en el caso de convenios celebrados y proyectos de convenios por celebrar entre una C.C.A.F. y Bancos o Instituciones Financieras destinados a que éstos otorguen préstamos a sus afiliados.

  1. La C.C.A.F. no puede constituirse en codeudora solidaria ni caucionar en forma alguna el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los créditos solicitados por los afiliados a los bancos o instituciones financieras.

  2. Los convenios mencionados sólo pueden tener por objeto entregar a los afiliados diversos servicios orientados a proporcionarles un mayor acceso a los préstamos que otorguen las instituciones bancarias o financieras. De esta forma, tales servicios consistirán básicamente en la posibilidad de difundir entre los afiliados la posibilidad de solicitar créditos en las aludidas instituciones, en recibir, certificar y remitir a éstas los antecedentes del trabajador, a cambio de Io cual la Caja puede cobrar comisiones a aquéllas.

  3. Los servicios que con tal finalidad entregue la Caja deben enmarcarse en los respectivos regímenes de prestaciones adicionales.

  4. Los créditos objeto de estos convenios deben tener por finalidad la satisfacción de aquellas necesidades de los afiliados no cubiertas por el régimen de prestaciones adicionales y que, además, no haya sido posible atender por la vía del crédito social.

  5. El carácter preferencial de los créditos bancarios que se otorguen a los afiliados de la Caja, a través de estos convenios, debe traducirse en condiciones más ventajosas para aquéllos, en términos de tasas de interés, plazos, requisitos, tramitación, etc.

  6. Los créditos bancarios respectivos sólo pueden ser otorgados al trabajador afiliado y no a sus causantes de asignación familiar.

  7. Para el servicio de las deudas de los afiliados provenientes de los créditos concedidos conforme a los citados convenios no pueden hacerse descuentos de sus remuneraciones de acuerdo al artículo 22 de la Ley N°18.833. Lo anterior es sin perjuicio que el trabajador otorgue su consentimiento para que se efectúen los correspondientes descuentos a su remuneración, al tenor y con el límite que dispone el inciso 2° del artículo 58 del D.F.L. N°1, de 2003, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado del Código del Trabajo.

  8. Los costos de las comisiones que los bancos o instituciones financieras deban pagar a la Caja de acuerdo a tales convenios, no deben traspasarse a los afiliados beneficiarios de los créditos.

4.2 TÍTULO II. RÉGIMEN DE PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS

4.2.1 NORMATIVA APLICABLE

4.2.1 NORMATIVA APLICABLE

  1. Ley N° 18.833, que establece el Estatuto General para las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.

  2. Ley N° 19.539 artículo 16°, que faculta a los pensionados de los regímenes previsionales para afiliarse a las C.C.A.F.

  3. Ley N° 20.255 artículo 90, que permite a los trabajadores independientes que perciban rentas del trabajo contempladas en el artículo 42 N° 2 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, afiliarse a una C.C.A.F.

  4. D.S. N° 27, de 2012, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que reglamenta la afiliación individual de los mencionados trabajadores independientes a las C.C.A.F.

  5. Reglamentos Particulares de las C.C.A.F.

  6. Instrucciones de esta Superintendencia contenidas en este Título II del Libro IV de este Compendio de la Ley N°18.833.

4.2.2 PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS, FINALIDADES Y NATURALEZA DE ESTAS

4.2.2 PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS, FINALIDADES Y NATURALEZA DE ESTAS

El artículo 23 de la Ley N° 18.833, faculta a las C.C.A.F. para establecer, mediante convenios de adscripción voluntaria, regímenes de prestaciones complementarias no contempladas en los otros regímenes que administren.

La finalidad de las prestaciones complementarias debe estar orientada a mejorar el bienestar de los trabajadores y pensionados afiliados y de sus causantes de asignación familiar, cubriendo total o parcialmente contingencias sociales.

De esta forma, las prestaciones complementarias son beneficios de bienestar social, y por ende, forman parte de la seguridad social, asimilables a los beneficios previsionales en la medida que cumplan los requisitos señalados en el número 4.2.4 del Título II del Libro IV de este Compendio de la Ley N°18.833.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 23

4.2.3 ESTABLECIMIENTO DE ESTOS REGÍMENES

4.2.3 ESTABLECIMIENTO DE ESTOS REGÍMENES

Los regímenes complementarios son de adscripción voluntaria y deben establecerse por medio de convenios con la respectiva entidad empleadora afiliada o con el o los sindicatos que existan en las mismas o, directamente, con el conjunto de trabajadores que laboran en dicha entidad o con un conjunto determinado de trabajadores de ésta. En el caso de los pensionados, los citados convenios deben establecerse para todos los pensionados afiliados, sea con cada uno de éstos en forma directa o a través de asociaciones de pensionados u otras entidades relacionadas con ellos. Finalmente, tratándose de trabajadores independientes afiliados, los convenios deben establecerse para todos ellos, sea en forma directa con cada uno de ellos o a través de asociaciones o entidades relacionadas.

4.2.4 BENEFICIARIOS

4.2.4 BENEFICIARIOS

Son beneficiarios los trabajadores, dependientes e independientes afiliados y los pensionados afiliados, con sus respectivas cargas familiares, que se hayan adscrito a un régimen de prestaciones complementarias.

La persona que se encuentre afiliada a distintas C.C.A.F. en más de una calidad, es decir como trabajador dependiente o independiente o pensionado, pueden adscribirse a un régimen de prestaciones complementarias en cualquiera de dichas calidades o en todas ellas, pero en forma separada.

4.2.5 REQUISITOS

4.2.5 REQUISITOS

Las prestaciones complementarias deben cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Estar destinadas a cubrir total o parcialmente estados de necesidad de los afiliados, derivados de contingencias sociales, tales como: nacimiento, matrimonio, muerte, salud, estudios, catástrofe u otras de análoga naturaleza.

  2. Beneficiar de manera uniforme a todos los afiliados adscritos al régimen de prestaciones complementarias, establecido en el respectivo convenio. Es decir, estableciendo un mismo porcentaje de bonificación sobre el valor de la prestación que sea de cargo del beneficiario (trabajador o pensionado) y fijando, además, un tope económico del beneficio (en pesos o en unidades de fomento) aplicable a todos los afiliados al convenio, por igual.

  3. Deben permitir la incorporación a ellas, según corresponda, de todos los trabajadores de las respectivas empresas o de la totalidad de pensionados o de trabajadores independientes afiliados.

  4. Tratándose de convenios en que se establezcan prestaciones complementarias para trabajadores dependientes, ellos deben contar con la adscripción de, al menos, el 50% del total de trabajadores de la respectiva entidad empleadora afiliada o bien al menos el 50% del grupo objetivo con un estado de necesidad de seguridad social determinado, como salud, educación, entre otros, al momento de suscribirse el respectivo convenio entre la C.C.A.F. y la entidad empleadora.

4.2.6 ACREDITACIÓN DEL ESTADO DE NECESIDAD

4.2.6 ACREDITACIÓN DEL ESTADO DE NECESIDAD

Para el otorgamiento de los beneficios contemplados en los regímenes de prestaciones complementarias, los beneficiarios deben acreditar ante la Caja que se ha configurado la contingencia, con los documentos en que conste su existencia, el pago o la obligación de pagar. Los estados de necesidad tales como: muerte, nacimiento, matrimonio serán verificables mediante certificado del Servicio de Registro Civil. La Caja debe mantener estos documentos como respaldo de las prestaciones pagadas, ya sea en sus originales o en fotocopias debidamente autenticadas ante Notario.

No obstante, la Caja también puede recibir y almacenar los documentos que acrediten el estado de necesidad y el pago, de manera digital, permitiendo al afiliado ingresarlos en la sucursal virtual de la Caja o en una casilla o dirección electrónica habilitada especialmente para tales efectos, donde deberán ser almacenados por un período de 5 años. En el caso de las bonificaciones (bonos médicos, compra de medicamentos, entre otros), también deben ser almacenadas por el mismo período.

Respecto a la verificación o comprobación de la información para determinar la procedencia del beneficio, ello se puede realizar al momento en que el afiliado pague en el centro de salud, farmacia o entidad vinculada al estado de necesidad de que se trate, siempre que exista una integración entre las plataformas de la Caja y de las entidades en convenio, de modo que la información sea validada en tiempo real y coetáneo.

4.2.7 FINANCIAMIENTO

4.2.7 FINANCIAMIENTO

Las prestaciones de estos regímenes se financian con:

  1. Los aportes efectuados por las empresas, por los trabajadores, por los sindicatos, por los pensionados o por las asociaciones de pensionados y otras entidades relacionadas con éstos.

    Con todo, tratándose de trabajadores dependientes, el aporte, ya sea que Io efectúe la entidad empleadora o el trabajador, debe consistir en un porcentaje de la respectiva remuneración líquida mensual, entendiéndose, para dicho efecto, como remuneración líquida, la remuneración bruta, deducidas las cotizaciones previsionales e impuestos.

  2. Con los recursos obtenidos de la inversión de los aportes con que se financia el convenio respectivo, efectuada en conformidad con Io dispuesto en el artículo 31 de la Ley N° 18.833.

Con los aportes y recursos mencionados, la Caja debe formar un fondo respecto de cada convenio de prestación complementaria y registrarlo contablemente en una cuenta o subcuenta especial. En la misma cuenta o subcuenta debe registrarse el pago de los respectivos beneficios. Lo anterior, sin perjuicio de otros registros contables o extracontables que la C.C.A.F. deba implementar para efectos de un mejor control, en armonía con los registros computacionales indicados en el número 4.2.15. del Título II del Libro IV de este Compendio de la Ley N°18.833.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 31

4.2.8 INVERSIONES

4.2.8 INVERSIONES

Las Cajas sólo pueden invertir los recursos de los fondos de prestaciones complementarias en los instrumentos financieros a que se refiere el artículo 31 de la Ley N° 18.833.

Todos los recursos obtenidos por las C.C.A.F., producto de la inversión de los aportes con los que se financia el respectivo convenio, deben ser ingresados al respectivo fondo, de conformidad a lo establecido en el número 4.2.7 del Título II de este Libro IV del Compendio de la Ley N°18.833.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 31

4.2.9 ADMINISTRACIÓN

4.2.9 ADMINISTRACIÓN

Las C.C.A.F. no pueden destinar recursos del Fondo Social para financiar los gastos de administración de los regímenes de prestaciones complementarias. Ello por cuanto el artículo 30 de la Ley N° 18.833 no permite destinar recursos para estos efectos.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 30

4.2.10 RECAUDACIÓN DE LOS APORTES A TRAVÉS DEL EMPLEADOR

4.2.10 RECAUDACIÓN DE LOS APORTES A TRAVÉS DEL EMPLEADOR

Tanto en el caso del aporte como de la comisión que se haya obligado a pagar el empleador en el convenio, como de los aportes que se haya obligado a recaudar de sus trabajadores y a enterarlos en la Caja, procederá aplicar Io dispuesto en el artículo 25 de la Ley N° 18.833 que establece que se aplicará la Ley N° 17.322 a las obligaciones que las empresas afiliadas contraigan con la C.C.A.F., y que podrá operar una compensación de obligaciones entre la C.C.A.F. y las empresas afiliadas, a solicitud expresa de estas últimas.

Así, respecto del trabajador el pago de lo debido por concepto de aporte se produce cuando la entidad empleadora le paga la remuneración mensual, que es el momento en que por disposición convencional corresponde que le efectúe el descuento.

La circunstancia que la entidad empleadora no dé cumplimiento a la obligación contractual de remesar a la C.C.A.F. los aportes y/o comisiones habilita a la C.C.A.F. para accionar en contra de la entidad empleadora por las sumas adeudadas por dicho concepto, conforme a las normas de cobro de las cotizaciones previsionales, sin perjuicio de las acciones civiles y penales que pudieren corresponder contra la empresa.

Referencias legales: Ley 17.322 - Ley 18.833, artículo 25

4.2.11 RECAUDACIÓN DE LOS APORTES A TRAVÉS DE LA ENTIDAD PAGADORA DE PENSIONES

4.2.11 RECAUDACIÓN DE LOS APORTES A TRAVÉS DE LA ENTIDAD PAGADORA DE PENSIONES

El aporte que se haya obligado a pagar el pensionado se debe descontar a través de la respectiva entidad pagadora de pensiones, en la forma instruida en el Título II del Libro II de este Compendio de la Ley N°18.833.

4.2.12 ESTIPULACIONES MÍNIMAS QUE DEBEN CONTEMPLARSE EN LOS CONVENIOS EN QUE SE ESTABLEZCA UNA PRESTACIÓN COMPLEMENTARIA

4.2.12 ESTIPULACIONES MÍNIMAS QUE DEBEN CONTEMPLARSE EN LOS CONVENIOS EN QUE SE ESTABLEZCA UNA PRESTACIÓN COMPLEMENTARIA

  1. Descripción detallada de la o las prestaciones complementarias que se establezcan;

  2. Requisitos y modalidades de concesión de los beneficios a que de origen;

  3. Fijar, con carácter general, los montos o porcentajes máximos de los beneficios;

  4. Beneficiarios a quienes está destinada;

  5. Establecer quiénes y por qué monto o porcentaje harán aportes para el financiamiento de la prestación complementaria;

  6. Forma en que se enterará el o los aportes;

  7. Monto de la comisión que cobrará la Caja por administrar el respectivo convenio,

  8. Normas de difusión del convenio que garanticen su conocimiento por todos los trabajadores de la respectiva empresa, sindicato, asociación de pensionados u otras entidades relacionadas con éstos;

  9. Normas que, considerando la naturaleza específica de cada prestación complementaria, regulen tanto el tiempo para acceder a las mismas como el modo y plazo para efectuar las devoluciones de excedentes que pudieren corresponder, en las siguientes situaciones:

    • Desafiliación de la empresa por afiliación a otra C.C.A.F.

    • Desafiliación de la empresa del Sistema C.C.A.F.

    • Desafiliación o muerte de un pensionado.

    • Desafiliación o muerte de un trabajador independiente.

    En los casos de entidades empleadoras que fueren inubicables o que no concurran al pago de la respectiva compensación, las C.C.A.F. deben crear un registro en el cual consten las acciones realizadas para su ubicación o su concurrencia al pago de la compensación, por la devolución de aportes de las sumas no utilizadas en los reembolsos o prestaciones médicas. Además, deben incorporar en el listado las entidades empleadoras con derecho a la devolución de los aportes. Dicho listado deberá ser publicado en sus páginas web y una vez al año, publicar un aviso en un diario de circulación nacional. La devolución de los referidos aportes debe imputarse a los estados financieros de la C.C.A.F. en la cuenta, cuentas por pagar.

    En los casos de muerte, tanto del trabajador independiente como del pensionado, debe indicarse a quiénes en orden de precedencia se entregarán las prestaciones y/o eventuales excedentes, sin necesidad de posesión efectiva;

  10. Procedimiento de devolución de excedentes al término del convenio, y

  11. Vigencia del convenio.

4.2.13 RESPONSABILIDAD EN EL OTORGAMIENTO DE LAS PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS

4.2.13 RESPONSABILIDAD EN EL OTORGAMIENTO DE LAS PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS

Conforme a lo dispuesto en el artículo 53 número 3 de la Ley N° 18.833, corresponde al Gerente General de la C.C.A.F. velar por el correcto y oportuno otorgamiento de las prestaciones, o a la persona en quien éste haya delegado esta función. En todo caso, el Gerente General es el responsable del correcto otorgamiento de esta prestación, sin perjuicio de la que también deba asumir el delegado.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 53

4.2.14 ENTREGA DEL BENEFICIO

4.2.14 ENTREGA DEL BENEFICIO

La cobertura total o parcial a que den lugar estas prestaciones, puede efectuarse mediante pago directo al afiliado o ser pagada al ente que prestó el servicio.

Las prestaciones complementarias de orden pecuniario se deben pagar al afiliado en dinero efectivo, cheque nominativo, depósito a la vista o vale vista, valores que le deben ser entregados personalmente. El afiliado debe firmar y estampar su impresión dactilar en el respectivo comprobante de recepción o bien, suscribir un comprobante de recepción electrónico por medio de un mecanismo que permita comprobar la identidad del afiliado. Este pago puede efectuarse mediante depósito en la cuenta bancaria o mediante transferencia electrónica a una cuenta de la que el afiliado sea titular y también mediante bonificaciones en centros de salud o farmacias.

El poder que pudiera conferir el afiliado a un tercero para retirar el beneficio debe ser otorgado ante Notario Público.

En los casos que la prestación complementaria se pague directamente al establecimiento o profesional que prestó el servicio, cubierto por el convenio, este pago se debe efectuar con cheque nominativo o mediante transferencia electrónica a una cuenta de la que sea titular.

4.2.15 REGISTRO COMPUTACIONAL DE PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS

4.2.15 REGISTRO COMPUTACIONAL DE PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS

Cada C.C.A.F. debe mantener un registro computacional nacional centralizado, sin perjuicio de los sistemas regionales que deseen tener, de los convenios que establezcan prestaciones complementarias, clasificado por agencia o sucursal, actualizado a Io menos una vez al mes.

En este registro debe constar lo siguiente:

  1. Nombre de las prestaciones complementarias;

  2. Descripción de las prestaciones complementarias;

  3. Monto de las prestaciones complementarias;

  4. Monto de las prestaciones complementarias otorgadas;

  5. Tipo de afiliados al que beneficia, esto es, si son trabajadores o pensionados;

  6. Número de afiliados que beneficia;

  7. Empresa empleadora, cuando sea parte del convenio, indicando su nombre y RUT;

  8. Sindicato, cuando forme parte del convenio;

  9. Trabajadores que hayan suscrito en forma directa el convenio, indicando nombre y RUT;

  10. Asociaciones de pensionados u otras entidades relacionadas con estos, cuando formen parte del convenio;

  11. Pensionados individuales, indicando nombre y RUT;

  12. Forma en que se recauda el aporte;

  13. Tipo (%. UF, etc.);

  14. Monto de la comisión, y

  15. Fecha de suscripción

En el mes de marzo de cada año, la C.C.A.F. remitirá a esta Superintendencia la información relativa a los convenios de prestaciones complementarias que mantenga vigentes, de acuerdo a lo señalado en el Anexo N°1: Archivo Registro de Prestaciones Complementarias, contenido en el Título II de este Libro IV.

4.2.16 RESGUARDO DE LOS CONVENIOS

4.2.16 RESGUARDO DE LOS CONVENIOS

Es responsabilidad de la Caja el debido resguardo de los convenios de prestaciones complementarias que suscriba, por lo cual debe mantener un archivo físico y/o electrónico con todos los convenios y sus actualizaciones, a disposición de la Superintendencia en sus oficinas centrales.

Por lo tanto, no deben remitir para conocimiento dichos convenios a esta Superintendencia, salvo que exista alguna duda de índole jurídica.

4.2.17 ANEXOS

4.2.17 ANEXOS

Anexo N°1: Archivo Registro de Prestaciones Complementarias

4.3 TÍTULO III. RÉGIMEN DE PRESTACIONES FAMILIARES

4.3.1 ASIGNACIÓN FAMILIAR

4.3.1 ASIGNACIÓN FAMILIAR

Prestación de carácter pecuniario que se paga a las personas que tienen la calidad de beneficiarias del Sistema, cuyo ingreso mensual no exceda del máximo que anualmente se fija por ley, conforme lo establece el inciso primero del artículo 1° de la Ley N°18.987, por cada causante de asignación familiar que vive a sus expensas.

La asignación familiar se devenga desde el momento en que se produce la causa que la genera, pero solo se hace exigible a petición de parte y una vez acreditada su existencia corresponde percibir la asignación familiar, por regla general, al beneficiario o beneficiaria a cuyas expensas viva el causante.

En cuanto a quienes son causantes de asignación familiar y sus beneficiarios, monto del beneficio, financiamiento del régimen, entidades administradoras, incompatibilidades de los beneficios, Sistema de Apoyo a la Gestión y Fiscalización de los Regímenes de Prestaciones Familiares y Subsidio Familiar (SIAGF), procedimiento para la obtención del beneficio, así como para su extinción, pago del beneficio, compensación y recuperación, debe estarse, entre otras disposiciones, a lo regulado mediante la Circular N°2.511 de 2009, de la Superintendencia de Seguridad Social.

Referencias legales: Ley 18.987, artículo 1

4.3.2 ASIGNACIÓN MATERNAL

4.3.2 ASIGNACIÓN MATERNAL

Prestación que se rige por las normas generales de la asignación familiar y las especiales que determina el reglamento, estas últimas contenidas en el D.S. N°75, de 1974, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. El artículo 4º del D.F.L. N°150 de 1982, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, la estableció en favor de las trabajadoras dependientes, independientes y en goce de subsidio de cualquier naturaleza, que se encuentren embarazadas, y de los trabajadores indicados en las mismas letras, respecto de sus cónyuges embarazadas que sean causantes de asignación familiar.

Al igual que en el caso de la asignación familiar, estos beneficiarios y beneficiarias tienen derecho a percibir el monto pecuniario del beneficio siempre que su ingreso mensual no exceda el máximo que anualmente se fija por ley, de acuerdo con el inciso primero del artículo 1º de la Ley Nº 18.987.

En caso de proceder este beneficio se paga por todo el período de embarazo, pero éste se hace exigible a partir del quinto mes de embarazo, previa certificación competente de tal hecho, extendiéndose con efecto retroactivo por el periodo completo de la gestación.

El Sistema no contempla el derecho a más de una asignación maternal en el caso de los partos múltiples.

Cabe señalar que los pensionados no tienen derecho a esta asignación, porque no fueron incluidos en el citado artículo 4°.

En cuanto a quienes son causantes de asignación maternal y sus beneficiarios, monto del beneficio, financiamiento del régimen, entidades administradoras, incompatibilidades de los beneficios, Sistema de Apoyo a la Gestión y Fiscalización de los Regímenes de Prestaciones Familiares y Subsidio Familiar (SIAGF), procedimiento para la obtención del beneficio, así como para su extinción, pago del beneficio, compensación y recuperación,debe estarse, entre otras disposiciones, a lo regulado mediante la Circular N°2.511 de 2009, de la Superintendencia de Seguridad Social.

4.6 TÍTULO VI. LEASING HABITACIONAL

4.6.1 PARTICIPACIÓN COMO INSTITUCIONES AUTORIZADAS PARA ABRIR Y MANTENER CUENTAS DE AHORRO PARA EL ARRENDAMIENTO DE VIVIENDAS CON PROMESA DE COMPRAVENTA.

4.6.1 PARTICIPACIÓN COMO INSTITUCIONES AUTORIZADAS PARA ABRIR Y MANTENER CUENTAS DE AHORRO PARA EL ARRENDAMIENTO DE VIVIENDAS CON PROMESA DE COMPRAVENTA.

Esta forma de participación constituye un objeto más para las C.C.A.F. y está contemplada en el artículo 1° de la Ley N°19.281.

La finalidad de las referidas cuentas es recibir en ellas el ahorro metódico y el ahorro voluntario que efectúen sus titulares, a fin de pagar las rentas de arrendamiento y acumular fondos suficientes para financiar la compra de las viviendas arrendadas en el plazo convenido entre las partes.

Referencias legales: Ley 19.281, artículo 1

4.6.1 PARTICIPACIÓN COMO INSTITUCIONES AUTORIZADAS PARA ABRIR Y MANTENER CUENTAS DE AHORRO PARA EL ARRENDAMIENTO DE VIVIENDAS CON PROMESA DE COMPRAVENTA.

4.6.1.1 Titulares de las cuentas

4.6.1.1 Titulares de las cuentas

Sólo las personas naturales están autorizadas por la ley para ser titulares de estas cuentas.

Las C.C.A.F. están expresamente autorizadas para abrir y mantener estas cuentas respecto de sus propios afiliados y de otras personas que se lo soliciten.

El interesado en ingresar a este sistema puede abrir y mantener las cuentas que desee en cualquiera de las instituciones mencionadas en el artículo 1° de la Ley N°19.281, esto es, C.C.A.F., Sociedades Financieras o Bancos.

Referencias legales: Ley 19.281, artículo 1

4.6.1.2 Depósitos

4.6.1.2 Depósitos

De acuerdo con el artículo 3° de la N° 19.281, con cargo a los recursos aportados mensualmente a la cuenta de ahorro metódico, la C.C.A.F. pagará a más tardar el día hábil bancario siguiente de la percepción del dinero o del valor de los documentos depositados en las cuentas, la renta de arrendamiento a la sociedad inmobiliaria, descontará su comisión y el saldo del aporte se traspasará a la respectiva Administradora de Fondos para la Vivienda. Dicho saldo constituirá el fondo disponible para el pago del precio de la compraventa prometida celebrar.

Además, integrarán dicho fondo disponible, cuando existan, los recursos aportados para la formación del fondo de garantía establecido en el artículo 44 de la Ley N°19.281 y el subsidio habitacional del artículo 45 del citado cuerpo legal.

Los importes sujetos a los traspasos de que se trata, corresponderán a los depósitos en efectivo recibidos el día hábil bancario anterior y a los valores de los documentos cuya retención se libere en el día. Las C.C.A.F. deben tener presente que si reciben cheques y ellos se protestan o se rechazan por cualquier causa, su valor no podrá ser imputado a las cuentas de los titulares.

4.6.1.3 Separación patrimonial

4.6.1.3 Separación patrimonial

Sin perjuicio del plan de cuentas que tengan implementado las C.C.A.F., los depósitos recibidos por las cuentas de ahorro se deben registrar en una cuenta denominada "Depósitos para cuentas de fondos de vivienda".

Dicha cuenta se acreditará por los depósitos recibidos y por los rescates del fondo para la vivienda, y se debitará por los traspasos a la Administradora de los aportes al Fondo, los pagos convenidos en los contratos de ahorro metódico, los cobros de comisiones y los retiros efectuados por los titulares.

Debido a que los importes depositados en las cuentas de ahorro para arrendamiento de vivienda con promesa de compraventa constituyen, de acuerdo con la ley, un fondo separado del patrimonio de la Caja depositaria, las inversiones en los fondos de vivienda y las respectivas obligaciones con los titulares que participan en dichos fondos, no se reflejarán como activos y pasivos de esa institución, debiendo mantenerse en cuentas de orden.

Para tal efecto, se debe crear la cuenta "Fondos de A.F.V." la que se debitará con el monto correspondiente a las inversiones en los diferentes Fondos, de acuerdo con el valor de las cuotas de ellos, y otra cuenta que se acreditará, denominada "Responsabilidad por Fondos de A.F.V.", que reflejará la obligación con los titulares de las cuentas.

Las comisiones que perciban las C.C.A.F. por la mantención y operación de las cuentas de ahorro y las que paguen por la administración de los recursos de dichas cuentas, deben considerarse como un movimiento contable no operacional y presentarse en el Estado de Resultados con los nombres de "Comisiones por mantención de cuentas" y "Comisiones por administración de cuentas" de fondos para la vivienda, respectivamente.

Los fondos existentes en las cuentas de ahorro metódico, incluidos los ahorros voluntarios por sobre el aporte metódico pactado, son inembargables y no susceptibles de medida precautoria alguna y no pueden ser girados por el titular, en tanto exista un contrato de arriendo con promesa de compraventa vigente, conforme a lo dispuesto en los artículos 10 y 29 de la Ley N°19.281 y 4° del D. S. N°120, de 1995, del Ministerio de la Vivienda y Urbanismo.

Todo lo anterior debe ser debidamente informado por las C.C.A.F. a los titulares de las cuentas de ahorro.

4.6.1.4 De los contratos de ahorro

4.6.1.4 De los contratos de ahorro

La persona interesada en abrir una cuenta de ahorro para la vivienda en una C.C.A.F. debe suscribir con ésta un contrato de ahorro, el que será metódico si la persona decide suscribir de inmediato el contrato de arrendamiento con promesa de compraventa, conforme a lo dispuesto en el artículo 4° de la Ley N°19.281, en cuyo caso también suscribirá este contrato la sociedad inmobiliaria promitente vendedora. El contrato de ahorro será voluntario de acuerdo al artículo 6° de la Ley N °19.281, en el caso que la persona decida no suscribir por el momento el contrato de arrendamiento con promesa de compraventa.

El contrato de ahorro, sea metódico o voluntario, debe contener las condiciones específicas que señale el respectivo Reglamento.

El aporte que el interesado se comprometa a efectuar mensualmente en la C.C.A.F. debe expresarse en U.F. y al valor que tenga al día del pago. Si los pagos se hicieran bajo la modalidad de descuento por planilla, éstos deben enterarse al valor que la U. F. tenga al día 9 del mes en que corresponda hacer el aporte.

Sin perjuicio de los aportes metódicos o el ahorro voluntario que el titular de la cuenta se comprometa a efectuar mensualmente, puede en cualquier tiempo efectuar en forma adicional los depósitos voluntarios que desee. En relación a estos depósitos voluntarios que se efectúen en las cuentas de ahorro metódico, las C.C.A.F. deben informar adecuada y oportunamente a los titulares de dichas cuentas, sobre la imposibilidad de girarlos posteriormente.

Si el titular de la cuenta es un trabajador dependiente, conforme a lo dispuesto en los artículos 8° y 9° de la Ley N°19.281, puede efectuar sus depósitos mensuales en la C.C.A.F. directamente o a través de su empleador, requiriéndolo por escrito.

En el evento que el titular de la cuenta pactare con la sociedad inmobiliaria la formación de un fondo de garantía para responder en caso de incumplimiento en el pago oportuno del aporte, conforme a lo dispuesto en el artículo 44 de la Ley N°19.281, los recursos destinados a este fondo se depositarán en su respectiva cuenta de ahorro e Integrarán el fondo disponible para el pago del precio de la compraventa prometida celebrar.

En caso que el arrendatario promitente comprador incurra en el no pago de tres aportes sucesivos o de cuatro acumulados en cualquier época, la sociedad inmobiliaria una vez notificada la demanda de resolución judicial del contrato de arrendamiento con promesa de compraventa a que se refiere el inciso segundo del artículo 37 de la Ley N°19.281, tendrá derecho a requerir a la C.C.A.F. en que aquél mantenga su cuenta de ahorro para la vivienda, que proceda a pagarle con cargo a los fondos existentes en dicha cuenta, las rentas de arrendamiento y demás sumas adeudadas por él, hasta que quede ejecutoriada la sentencia que declare la resolución judicial del contrato y la sociedad inmobiliaria obtenga la restitución de la vivienda.

Las C.C.A.F. deben adoptar todas las medidas pertinentes, para resguardar los recursos que ingresen a las cuentas de ahorro que ellas administren.

Por otra parte, cuando la cuenta de ahorro voluntario se destine para postular a otros sistemas de subsidio del Ministerio de la Vivienda y Urbanismo, ella deberá cumplir con los requisitos que dicha Secretaría de Estado establezca al efecto.

4.6.1.5 Traspaso a otra cuenta o fondo

4.6.1.5 Traspaso a otra cuenta o fondo

Los titulares pueden cambiar de institución su cuenta de ahorro dos veces dentro de cada año calendario, pudiendo hacerlo, además, cuando la institución cambie las condiciones relativas al cobro de comisiones, para lo cual se dispone de un plazo de 90 días, siguientes a la fecha en que la Entidad haya comunicado cualquier modificación a las comisiones.

Los cambios deben realizarse mediante la suscripción de un contrato de ahorro en la nueva institución, el que comenzará a regir 30 días después de la presentación del aviso a que se refiere el inciso primero del artículo 2° de la Ley N°19.281. Dicho aviso debe ser entregado por el interesado a la nueva institución al firmar el contrato, a fin de que ésta lo entregue en las oficinas de la institución que mantiene la cuenta. Con este procedimiento quedará fijada la fecha en la cual la institución antigua debe traspasar a la nueva, cuando proceda el cambio según los antecedentes que obran en poder de la primera, los recursos y la documentación correspondiente.

La institución antigua debe obtener el rescate de la administradora el día anterior al traspaso, para cuyo efecto presentará la respectiva solicitud de rescate en el plazo convenido para ese efecto.

El traspaso de recursos por el rescate y su consecuente entrega a la nueva C.C.A.F. se cumplirá mediante un vale vista tomado a nombre de esta última por la propia administradora.

Si una C.C.A.F. opera con más de un fondo de vivienda, ya sea que pertenezcan a la misma o a distintas A.F.V., el titular de una cuenta podrá solicitar en cualquier momento el cambio de sus aportes de un fondo a otro de la misma institución, lo cual se hará efectivo solamente después de 30 días de presentada la instrucción por el titular, siguiendo el procedimiento señalado en el respectivo Reglamento.

Referencias legales: Ley 19.281, artículo 2

4.6.1.6 Giros y cierres de cuenta

4.6.1.6 Giros y cierres de cuenta

En relación a las cuentas de ahorro metódico, debe tenerse presente lo expresado en el párrafo sexto del numeral 4.6.1.3 del Título VI del Libro IV de este Compendio.

Respecto a las cuentas con contrato de ahorro voluntario, la ley no ha establecido limitación alguna en relación con el número de giros o montos que puede girar el titular de su cuenta, por lo que en esta materia deberá estarse al respectivo contrato.

Los giros de que se trata deben ser solicitados a la C.C.A.F., la que deberá exigir a su vez, dentro del mismo día o a más tardar al día siguiente hábil en que el titular presenta la solicitud, el correspondiente rescate a la administradora del fondo.

Las C.C.A.F. pondrán los fondos a disposición del titular el mismo día o a más tardar al día siguiente hábil en que reciba el correspondiente rescate.

Las C.C.A.F. podrán cerrar las cuentas sin la conformidad de sus contrapartes, en caso de que su saldo no alcance a cubrir los gastos de administración, siempre que notifique a sus titulares a lo menos con 30 días de anticipación a la fecha del cierre.

Este derecho puede ejercerse tanto para cerrar las cuentas cuyo saldo no alcance a cubrir un próximo pago de comisiones, renunciando al cobro de ellas si el titular solicita el retiro del saldo remanente antes de la fecha de cierre, como para cerrar las cuentas en las que no se mantengan saldos.

4.6.1.7 Descuento por planilla. Obligaciones de los empleadores

4.6.1.7 Descuento por planilla. Obligaciones de los empleadores

La recaudación y entero de los aportes y los depósitos voluntarios regulares, descontados mensualmente por planilla por el empleador, se regirán por las normas del artículo 19 del D.L. N°3.500, de 1980, referente a la declaración, pago, cobro, reajustes, intereses y multas de las cotizaciones del nuevo sistema de pensiones. Atendido que conforme al D.L. N°3.500, la Superintendencia de Pensiones es la entidad competente para emitir las respectivas instrucciones y confeccionar las tablas de reajustes e intereses penales, las C.C.A.F. deberán aplicar las circulares que aquélla emita sobre la materia.

Estos descuentos a los que el artículo 9° de la Ley N°19.281 les asigna el carácter de dividendos hipotecarios para adquisición de viviendas para los efectos del artículo 58 del D.F.L. N°1, de 2003, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado del Código del Trabajo, no pueden exceder del 30% de la remuneración total del trabajador.

Debe tenerse presente que, en el caso de las operaciones con subsidio habitacional, el aporte no podrá exceder del 25% de la renta líquida mensual que acredite tener el titular al momento de celebrar el contrato de arrendamiento con promesa de compraventa, incluida la renta de la persona que se constituya en fiador y codeudor solidario de aquél. En este caso la renta líquida corresponderá al ingreso mensual del interesado y de sus fiadores deducidas las respectivas cotizaciones previsionales e impuestos correspondientes, si los tuvieren.

El empleador que, habiendo sido requerido por el trabajador para efectuar el descuento correspondiente, no lo hiciere, debe pagar a éste a título de indemnización de perjuicios una suma equivalente a 0,5 U.F. por cada mes que no lo efectúe, la que deberá depositar en la cuenta de ahorro del trabajador e integrará el fondo disponible para el pago del precio de la compraventa prometida celebrar.

Atendidas las obligaciones que la ley impone a los empleadores con motivo de este descuento por planilla, las C.C.A.F. deben elaborar un instructivo dirigido a los respectivos empleadores informándoles detalladamente las obligaciones que la Ley les impone, las sanciones que acarrea su incumplimiento, la forma de operar y lugares de recaudación. En todo caso, el formulario mediante el cual el trabajador solicite a su empleador el descuento por planilla, debe contener dicha información, quedando en poder de éste un ejemplar del mismo.

Asimismo, deberán impartirse las instrucciones necesarias para comunicar en su debida oportunidad, el cambio de empleador que experimente el trabajador o el cese del descuento respectivo, en caso que éste deje de tener la condición de trabajador dependiente, por ejemplo, en el evento que se acoja a pensión o se ponga término a su contrato de trabajo.

Cabe considerar, además, que, por no haberlo previsto el cuerpo legal en estudio, en los casos en que el trabajador se encuentre en goce de subsidio por incapacidad laboral o permiso sin goce de remuneración durante todo el mes, se suspenderá la obligación de descuento que pesa sobre el empleador, debiendo el interesado durante ese periodo efectuar los pagos en forma directa. En el supuesto que perciba remuneración por algunos días del mes, el empleador deberá efectuar el descuento pertinente de la remuneración que pague a su trabajador. Si dicho monto no fuera suficiente, el remanente será pagado directamente por el trabajador.

Cuando el empleador hiciere las retenciones y no enterare los fondos correspondientes en la cuenta por dos meses consecutivos o tres meses en total en cualquier época, la C.C.A.F. que mantenga dicha cuenta debe notificar este hecho al arrendatario promitente comprador y a la sociedad inmobiliaria propietaria de la vivienda arrendada a fin de que aquél haga los futuros aportes en forma directa y ordene a su empleador la suspensión de las retenciones.

Para los efectos del cobro de los aportes las C.C.A.F., conforme a lo establecido en el artículo 9° de la Ley N°19.281, en su calidad de entidades autorizadas para abrir y mantener cuentas de ahorro para la vivienda, tendrán las obligaciones que se imponen y las facultades que se confieren a las A.F.P.

La C.C.A.F. tenedora de la cuenta debe perseguir del empleador el pago de las retenciones que no hubiere enterado en la cuenta, conforme a las mismas normas legales de pago y de cobro que las cotizaciones previsionales, gozando de igual preferencia que éstas.

Lo anterior, se traduce en que las C.C.A.F. están obligadas a seguir las acciones tendientes al cobro de los aportes y depósitos voluntarios regulares declarados y no pagados, retenidos y no pagados o no declarados, sus reajustes e intereses, conforme las normas que sobre cobranza de las cotizaciones previsionales contempla el artículo 19 del D.L. N°3.500, de 1980, gozando de igual preferencia que éstas.

Para estos efectos, deben emitir las resoluciones de cobranza (que tienen mérito ejecutivo), y ceñirse a las demás normas de procedimiento de la Ley N° 17.322, a que hace referencia el citado artículo 19 del D.L. N°3.500 de 1980.

Los reajustes e intereses serán abonados conjuntamente con el valor de los aportes a la cuenta del titular. El recargo del veinte por ciento sobre los intereses a que se refiere este último artículo, será de beneficio de las C.C.A.F., como, asimismo, las costas de cobranza, los que ingresarán al Fondo Social de ellas.

Los cobros por estos conceptos deben hacerse en forma independiente al de las cotizaciones previsionales que la C.C.A.F. deba efectuar al mismo empleador.

4.6.1.8 Registro de titulares e información respecto al movimiento de las cuentas

4.6.1.8 Registro de titulares e información respecto al movimiento de las cuentas

Las C.C.A.F. deben llevar un registro de titulares con la indicación del número de cuotas de participación en el Fondo para la Vivienda que corresponda a cada uno de ellos, con las especificaciones establecidas en el respectivo Reglamento.

Deben registrarse separadamente los contratos de ahorro voluntario y los de ahorro metódico, debiendo en este último caso registrarse conjuntamente los respectivos contratos de arrendamiento con promesa de compraventa y sus modificaciones.

Adicionalmente, deben tener el valor diario de la cuota de cada Fondo que hayan constituido, con el objeto de que puedan informar a sus titulares, en cualquier momento que ellos consulten, el saldo en pesos de su cuenta de ahorro.

Además, deben informar por escrito a los titulares, al domicilio fijado en el contrato, los movimientos y el saldo registrado en sus respectivas cuentas, con las especificaciones, forma y periodicidad que disponga el respectivo Reglamento.

4.6.1.9 Contrato de administración de los Fondos para la Vivienda

4.6.1.9 Contrato de administración de los Fondos para la Vivienda

Con el saldo disponible para el pago del precio de la compraventa prometida celebrar y con el ahorro voluntario, la C.C.A.F. constituirá uno o más Fondos, que se denominarán "Fondos para la Vivienda" los que por disposición legal deben ser administrados e invertidos por sociedades anónimas cuyo objeto exclusivo sea la administración de estos Fondos, las que deberán incluir en su nombre la expresión "Administradora de Fondos para la Vivienda" (A.F.V.)

Encomendado el Fondo a una de estas sociedades para su administración, la fiscalización del Fondo y de dichas sociedades corresponderá exclusivamente a la Comisión para el Mercado Financiero.

Para los efectos de encargar dicha administración, las C.C.A.F. deben celebrar con una A.F.V. el correspondiente contrato de administración, que contendrá las menciones mínimas que disponga el Reglamento respectivo. La comisión que cobre la A.F.V. por la administración del Fondo será de cargo de la institución tenedora de cuentas de ahorro y estará exenta del Impuesto del Valor Agregado (I.V.A.).

En dicho contrato se deben establecer expresamente los plazos para los rescates, en términos de los días hábiles que mediarán entre las solicitudes de rescate y el correspondiente traspaso de los fondos a la C.C.A.F. en cumplimiento de dichas solicitudes. Las condiciones que se pacten para ese efecto podrán distinguir según el tipo de rescate que se solicite y monto que involucre, de acuerdo a lo que establezca el Reglamento.

El contrato de administración debe inscribirse en el registro público que lleve la Comisión para el Mercado Financiero, inscripción sin la cual la A.F.V. no podrá iniciar la respectiva administración.

La referida administración se efectuará por cuenta y riesgo de los titulares de las cuentas, de acuerdo con las disposiciones de la ley y con las estipulaciones del respectivo contrato de administración.

Las C.C.A.F. pueden operar con más de un fondo y más de una Administradora. En todo caso, una cuenta puede operar solamente con un Fondo, el cual deberá ser elegido libremente por el titular.

4.6.1.10 Información que las C.C.A.F. deberán remitir a esta Superintendencia en relación con las cuentas y los Fondos.

4.6.1.10 Información que las C.C.A.F. deberán remitir a esta Superintendencia en relación con las cuentas y los Fondos.

La C.C.A.F. tenedora de cuentas de ahorro para la vivienda debe informar a esta Superintendencia el número de Fondos que ha constituido, sus características (política de inversión) y nombre de la A.F.V. que administra cada uno. De igual forma, debe comunicar cualquier cambio relacionado con ellos.

Además, trimestralmente debe proporcionar a esta Superintendencia la siguiente información:

  1. Número y monto de las cuentas de ahorro metódico y voluntario al último día del trimestre informado;

  2. Movimiento del número de cuentas de ahorro metódico y voluntario en el trimestre;

  3. Número de cuentas de ahorro al último día del trimestre informado, según monto acumulado;

  4. Número y monto de cuentas de ahorro metódico al último día del trimestre informado, según número de meses en mora;

  5. Número de cuentas de ahorro metódico, por regiones y tipo de tenedores de cuentas al último día del trimestre informado, y

  6. Número y monto de las cuentas de ahorro al último día del trimestre informado según fondos en que se encuentren invertidos y valor de la cuota de cada Fondo.

La información requerida debe enviarse en los formatos que se presentan en el Anexo N°1: Estadísticas sobre cuentas de ahorro contenido en el Título VI de este Libro IV del Compendio de la Ley N°18.833, dentro de los 15 primeros días del mes siguiente al trimestre calendario que corresponda. Así, la información del trimestre enero - marzo se enviará a más tardar el 15 de abril, la del trimestre abril - junio a más tardar el 15 de julio, y así sucesivamente.

Por otra parte, las C.C.A.F. tienen que adjuntar a los estados financieros al 31 de diciembre de cada año, un estado complementario, que contenga, a lo menos, la siguiente información a la fecha indicada:

  1. Monto de las cuentas de ahorro para el arrendamiento de viviendas con promesa de compraventa mantenidas en cuentas de orden, separando las de ahorro voluntario de las de ahorro metódico, y desglosadas por Fondos, y

  2. Detalle de los ingresos y gastos que le ha significado a la C.C.A.F. en el periodo, su participación en el sistema de administración de cuentas de ahorro para la vivienda, y que han determinado el resultado de la gestión por este concepto.

4.6.1.11 Comisiones

4.6.1.11 Comisiones

Conforme a lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley N°19.281 las C.C.A.F. están facultadas para cobrar comisiones por la administración de las aludidas cuentas de ahorro a los titulares, las que deben ser deducidas de los saldos acumulados en ellas.

Esta comisión debe ser establecida libremente por cada C.C.A.F., debe tener carácter uniforme para todos los titulares de cuentas de un mismo Fondo, sin perjuicio de establecer montos o modalidades diferentes entre cuentas de ahorro voluntario y de ahorro metódico, conforme a lo que disponga el respectivo Reglamento. Esta comisión está exenta del Impuesto al Valor Agregado y debe ser comunicada al público y a esta Superintendencia en la forma que establece el artículo 5° de la Ley N°19.281.

Sin perjuicio de lo anterior, la C.C.A.F. debe comunicar por escrito al titular de la cuenta la modalidad y el valor de dicha comisión.

Esta comisión podrá modificarse hasta dos veces al año. La modificación debe ser comunicada a esta Superintendencia y sólo regirá 90 días después de su comunicación.

Asimismo, la modificación debe ser comunicada a los titulares de las cuentas, por carta certificada. indicando la fecha a partir de la cual comenzará a regir, y haciéndoles presente que dentro del plazo señalado precedentemente podrán cambiarse de institución o de Fondo. Este cambio no se computará para los efectos de lo dispuesto en el artículo 2° de la Ley N°19.281.

Debe tenerse presente que el inciso tercero del artículo 5° de la Ley N°19.281 prohíbe el cobro de comisiones por concepto de transferencia de fondos a otra institución y por el pago del precio de venta prometido a la sociedad inmobiliaria.

4.6.1.12 Traspaso de las cuentas en caso de disolución de la institución

4.6.1.12 Traspaso de las cuentas en caso de disolución de la institución

En el evento que se produjere la disolución de una C.C.A.F., por cualquier causa, el liquidador traspasará las cuentas a otra institución autorizada para abrir y mantener cuentas de ahorro para la vivienda. Este traspaso debe comprender el o los Fondos, los contratos de ahorro y el correspondiente contrato de administración suscrito con la A.F.V.

4.6.1.13 Traspaso de Fondos en caso de disolución de la sociedad administradora

4.6.1.13 Traspaso de Fondos en caso de disolución de la sociedad administradora

Disuelta la sociedad administradora con la cual la C.C.A.F. tenga contrato de administración del o de sus Fondos, ésta deberá traspasar dicha administración a otra sociedad administradora.

4.6.2 DE LAS OTRAS FORMAS DE PARTICIPACIÓN

4.6.2 DE LAS OTRAS FORMAS DE PARTICIPACIÓN

En cuanto a la concurrencia de una C.C.A.F. a la constitución o a la compra de acciones de sociedades inmobiliarias, securitizadoras y administradoras de fondos para la vivienda de las contempladas en la Ley N°19.281, cabe señalar que dicho cuerpo legal en sus artículos 15, 18 y 55 inciso final, las autoriza para efectuar con tal finalidad los correspondientes aportes de capital con cargo a su Fondo Social, contemplado en los artículos 29, 30 y 31 de la Ley N°18.833.

Al respecto, se hace presente que el artículo 32 de la Ley N°16.395, orgánica de esta Superintendencia, establece que la constitución de sociedades u organismos filiales de las instituciones de previsión social sometidas a la supervigilancia integral de la Superintendencia de Seguridad Social deben ser autorizadas por esa Superintendencia. Asimismo, estas sociedades u organismos filiales están sometidos a la fiscalización y supervigilancia de la Superintendencia, sin perjuicio de las facultades que les correspondan a otras entidades.

Por otra parte, el artículo 16 de la Ley N°19.281 autoriza a las C.C.A.F. para prestar servicios de administración en relación con los contratos de arrendamiento con promesa de compraventa que se celebren en conformidad a dicho cuerpo legal.

La contabilización de los recursos aportados u obtenidos como consecuencia de la participación de las C.C.A.F. en las sociedades y actividades anteriormente señaladas, deben presentarse en las correspondientes cuentas de los Estados Financieros, explicando en detalle sus montos en las respectivas notas explicativas, así como también los porcentajes de participación en la propiedad de dichas sociedades, cuando corresponda.

Respecto de todas las formas de participación señaladas en este capítulo, las C.C.A.F. deben dar cumplimiento a las instrucciones de carácter general impartidas por esta Superintendencia contenidas en el numeral 1.9.4 del Título IX del Libro I del Compendio de la Ley N°18.833.

4.6.3 ANEXOS

4.6.3 ANEXOS

Anexo N°1: Estadísticas sobre cuentas de ahorro

5 LIBRO V. ASPECTOS OPERACIONALES Y ADMINISTRATIVOS

5.1 TÍTULO I: GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS C.C.A.F.

5.1.1 DEL GOBIERNO CORPORATIVO

5.1.1 DEL GOBIERNO CORPORATIVO

5.1.1 DEL GOBIERNO CORPORATIVO

5.1.1.1 Concepto y finalidades

5.1.1.1 Concepto y finalidades

Este Título tiene como objetivo establecer un conjunto de principios, normas internas y un marco de los mejores estándares conforme a los cuales se debe regir el Gobierno Corporativo de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, para que, en su rol de entidades de previsión social, contribuyan al bienestar social, a la creación de valor para sus afiliados y al mismo tiempo, desarrollen mecanismos para conocer, gestionar y mitigar los riesgos a que pueden verse expuestas en el desarrollo de sus actividades.

Las principales finalidades del Gobierno Corporativo, tratándose de las Caja de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.), se refieren a impulsar el establecimiento de prácticas corporativas que les permitan cumplir sus funciones como entidades de previsión social, maximizando el bienestar de sus afiliados; velar por la transparencia en las operaciones y en la administración de dichas entidades; ampliar el conocimiento por parte del directorio de la gestión de los recursos del Fondo Social de la C.C.A.F. y establecer que los directorios implementen mecanismos para la resolución de eventuales conflictos de interés.

Por tanto, el Gobierno Corporativo es un elemento clave en la definición de la estrategia del funcionamiento de estas entidades de previsión social, permitiéndoles sustentabilidad en el largo plazo y en el desarrollo de sus funciones, además del cumplimiento de sus obligaciones normativas

El Gobierno Corporativo en relación con las C.C.A.F. supone un conjunto de principios y normas internas que establecen los estándares que guían el comportamiento de los miembros de dichas entidades y enmarcan el proceso de toma de decisiones de sus directorios, de modo que éstas tengan como finalidad el bienestar del conjunto de sus afiliados, es decir, un estado de satisfacción como consecuencia de la solución apropiada de las necesidades del trabajador y del pensionado.

Lo anterior implica que tanto las prioridades como las decisiones de los directores y de los altos ejecutivos de las Cajas de Compensación, deben encontrarse alineadas en torno a los objetivos que ellas deben cumplir en su calidad de entidades de previsión social.

Finalmente, en relación al número de directores de las Cajas de Compensación, su nominación, duración de su mandato, requisitos para ejercer el cargo, la dieta que les corresponde percibir, las causales de cese del cargo de director, la forma de integración del directorio, los tipos sesiones de estos cuerpos colegiados, las funciones del directorio y su presidente, responsabilidades de estos y demás funcionarios que componen la alta administración de estas entidades de previsión social, debe estarse a lo contemplado en el Título VII del Libro I de este Compendio de la Ley N°18.833.

5.1.1.2 Principios Básicos

5.1.1.2 Principios Básicos

Los principios básicos son el marco conforme a los cuales se debe regir el Gobierno Corporativo en las C.C.A.F., para el cumplimiento de su rol como entidades de previsión social.

5.1.1.2.1. Autorregulación

Las Cajas de Compensación deben generar sus normas de Gobierno Corporativo, por sobre las presentes instrucciones, todo ello de acuerdo con la normativa legal y reglamentaria que las rige, y con las instrucciones de esta Superintendencia. Además, el Código de Buenas Prácticas y Conducta debe establecer como objetivos fundamentales la promoción de los mejores estándares de Gobierno Corporativo, regular cómo deben manejarse los eventuales conflictos de interés que puedan afectar a un director o a sus altos ejecutivos, además de proveer tanto a las entidades empleadoras, a los trabajadores y los pensionados afiliados, como al público en general, de información adecuada respecto de las políticas y prácticas de Gobierno Corporativo adoptadas por el directorio.

5.1.1.2.2. Transparencia y divulgación de la información

El gerente general debe mantener adecuada y oportunamente informados a los miembros del directorio, al menos, de las principales materias relacionadas con su gestión, como también de todas aquellas que le sean solicitadas por los directores.

Este es un derecho individual de los directores y colectivo del directorio.

Las C.C.A.F. deben generar información confiable y acceso a la misma, tanto al interior de las Cajas como para las entidades empleadoras, trabajadores y pensionados afiliados, los órganos reguladores y fiscalizadores, y el público en general, debiendo además tratarse de una información oportuna, completa y precisa.

5.1.1.2.3. Protección del Fondo Social de la C.C.A.F.

Considerando que la misión de las C.C.A.F. es la administración de prestaciones de seguridad social, ellas deben resguardar los recursos del Fondo Social con el objeto de cautelar los intereses de los trabajadores y pensionados afiliados.

5.1.1.2.4. Control y auditoría interna

Las C.C.A.F. deben implementar políticas y procedimientos de control interno y gestión de riesgos, disponiendo para dicho efecto de personal especializado en la materia.

Del mismo modo, las Cajas de Compensación deben establecer procedimientos que permitan a su personal efectuar denuncias de eventuales irregularidades y/o ilícitos, con el debido resguardo de su confidencialidad.

5.1.1.2.5. Otros principios

Desde el punto de vista de los principios básicos que deben orientar el quehacer de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar en su dimensión de entidades de previsión social, se consideran, entre otros, los siguientes:

Las diversas prestaciones de seguridad social establecidas por las Cajas deben reconocer como objetivo esencial el propender hacia el bienestar de sus afiliados.

Las Cajas deben realizar sus actuaciones de buena fe, basadas en principios de confianza, transparencia y seguridad, con estricta sujeción a la normativa vigente.

Las relaciones entre las Cajas y sus afiliados deben desarrollarse en un ambiente de transparencia, equilibrio y armonía, dando cumplimiento a la normativa vigente.

Las Cajas deben adoptar las medidas pertinentes de modo que en las políticas publicitarias y de difusión masiva que se definan, se haga mención a su naturaleza jurídica como entidades de seguridad social, sujetas a la fiscalización y supervigilancia de esta Superintendencia de Seguridad Social.

Además, la difusión de las prestaciones de bienestar social que las Cajas otorgan a sus afiliados debe efectuarse sobre la base de información clara, explícita, inequívoca, completa y adecuada a las personas o segmentos de beneficiarios a quienes se dirige.

Del mismo modo, en las políticas publicitarias que definan, las Cajas, en su rol de entidades de seguridad social, deben procurar la difusión de las prestaciones que otorgan a sus afiliados, especialmente las que forman parte de su régimen de prestaciones adicionales.

En cuanto a las políticas de crédito social que definan, las Cajas deben promover la inclusión financiera considerando tanto la educación como protección y el endeudamiento responsable de sus afiliados.

En la definición de las políticas y programas de prestaciones de seguridad social que las Cajas otorguen a sus afiliados, se deben considerar mecanismos o metodologías que permitan identificar y valorar los diversos estados de necesidad que estos presentan, de manera que exista coherencia entre el tipo de prestaciones definidas y los requerimientos de sus afiliados, atendiendo especialmente a aquellos relacionados con pensionados y segmentos que presenten mayor vulnerabilidad.

En relación con sus oficinas e instalaciones en general, las Cajas deben implementar medidas que permitan verificar que estas sean adecuadas, considerando los distintos segmentos de afiliados, especialmente discapacitados y personas mayores, estableciendo señaléticas claras, además de lenguaje de señas y braille si es necesario.

Las Cajas deben adoptar las medidas pertinentes de modo de resguardar la confidencialidad de la información de carácter personal que les proporcionen sus afiliados.

Las Cajas deben difundir entre sus colaboradores las instrucciones sobre gobierno corporativo, utilizando mecanismos tales como el Código de Buenas Prácticas y de Conducta, u otros instrumentos idóneos, generando, además, a nivel de directorio, instancias que permitan evaluar periódicamente el cumplimiento de las referidas instrucciones.

Las Cajas deben capacitar a sus ejecutivos y colaboradores respecto del contenido de las normas de gobierno corporativo.

5.1.2 RESPONSABILIDAD DEL DIRECTORIO DE LA C.C.A.F. EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES

5.1.2 RESPONSABILIDAD DEL DIRECTORIO DE LA C.C.A.F. EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES

5.1.2 RESPONSABILIDAD DEL DIRECTORIO DE LA C.C.A.F. EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES

5.1.2.1 Aspectos Generales

5.1.2.1 Aspectos Generales

Considerando que el directorio es el principal órgano de gobierno corporativo de las C.C.A.F. y que el gerente general es el ejecutor de sus acuerdos, compete a ambos, en el ejercicio de las funciones de administración que les corresponde desempeñar, que estas se desarrollen con profesionalismo, integridad, competencia e independencia, garantizando la debida transparencia en sus gestiones, evitando conflictos de interés y problemas de agencia. En consecuencia, las decisiones que se adopten deben encontrarse alineadas con los objetivos superiores de las Cajas como entidades de previsión social, evitando cualquier perjuicio al Fondo Social.

5.1.2.2 Responsabilidades del directorio

5.1.2.2 Responsabilidades del directorio

Sobre la base de los principios en que se funda el Gobierno Corporativo que emanan de los artículos 41, 43 y 44 de la Ley N° 18.833, el directorio de las C.C.A.F. es responsable de:

  1. Aprobar las directrices estratégicas de la Caja y ejercer un control eficaz de su gestión.

  2. Establecer que sus integrantes participen en la aprobación y seguimiento de las definiciones estratégicas de la C.C.A.F.

  3. Disponer que sus integrantes participen obligatoriamente en los comités de directorio.

  4. Revisar y fijar las remuneraciones y otros ingresos, incluyendo los que provengan de honorarios por servicios prestados, de gastos de representación, viáticos, regalías y, en general, todo otro estipendio que se otorgue al gerente general y a los altos ejecutivos de la C.C.A.F., de acuerdo con la política de remuneraciones debidamente fundada y aprobada por el directorio.

  5. Definir y aprobar las políticas generales relacionadas con los Sistemas de Gestión de Riesgos y de Control Interno, adoptando las medidas necesarias para crear una cultura organizacional en dichas materias.

  6. Ejercer sus funciones y actuaciones buscando siempre el interés de sus afiliados y de la Caja, como entidad de previsión social.

  7. Adoptar las medidas necesarias para que el auditor interno dependa e informe directamente al directorio y mantenga su independencia respecto de la Gerencia General y de los altos ejecutivos de la Caja.

  8. Aprobar el proceso de selección de la auditoría externa, considerando las bases que elabore la gerencia general.

  9. Establecer mecanismos que permitan resolver eventuales conflictos de interés, que podrían generarse, por ejemplo, en caso que los directores o altos ejecutivos de la Caja participen como directores en empresas relacionadas o bien, cuando se encuentren relacionados con empresas que presten servicios a dicha entidad.

  10. Informarse, previamente a la toma de decisiones y, en caso de ser necesario, solicitar asesoría y capacitación en las materias que puedan ser objeto de acuerdo del directorio.

  11. Adoptar las medidas necesarias para que el directorio y cada uno de sus miembros dispongan de herramientas permanentes de capacitación en las principales materias, referentes a la administración de la Caja de Compensación.

5.1.3 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA GENERAL DE LA C.C.A.F. RESPECTO A SU GESTIÓN

5.1.3 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA GENERAL DE LA C.C.A.F. RESPECTO A SU GESTIÓN.

De acuerdo con los principios que inspiran las buenas prácticas y que emanan de los artículos 52 y 53 de la Ley N°18.833, le corresponde al Gerente General:

5.1.3 RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA GENERAL DE LA C.C.A.F. RESPECTO A SU GESTIÓN

5.1.3.1 Información al Directorio

5.1.3.1 Información al Directorio

Adoptar las medidas necesarias para informar adecuada y oportunamente al directorio y cada director, al menos en los siguientes aspectos:

  1. Estatutos actualizados de la C.C.A.F. y reglamentos particulares de sus regímenes de prestaciones adicionales y de crédito social.

  2. Informes de gestión y de ejecución tanto internos como externos de las principales áreas estratégicas de la Caja, tales como Crédito Social, Prestaciones Adicionales, Prestaciones Legales, entre otras.

  3. Hechos Relevantes de la C.C.A.F. sobre los cuales tome conocimiento.

  4. Participación de la C.C.A.F. y de los aportes que ésta pudiere realizar en otras sociedades, corporaciones u organismos filiales o relacionados, así como de las transacciones que se efectúen entre dichos organismos y también con entes externos que sean de importancia significativa para la C.C.A.F. y/o la filial.

  5. Estados financieros individuales y consolidados, y sus respectivas notas explicativas, de acuerdo con las normas IFRS y lo instruido por esta Superintendencia sobre la materia.

  6. Otorgar un acceso directo y permanente al directorio de la correspondencia de la gerencia general.

  7. Establecer un procedimiento que permita proporcionar a cada nuevo director información sobre las materias relevantes relacionadas con la C.C.A.F.

5.1.3.2 Capacitación al Directorio

5.1.3.2 Capacitación al Directorio

Proveer oportuna y adecuadamente al directorio y a los directores de los mecanismos necesarios para capacitarse permanentemente acerca de la gestión y la administración de la Caja de Compensación y de los mejores estándares de Gobierno Corporativo.

5.1.4 CITACIÓN A LAS SESIONES DE DIRECTORIO

5.1.4 CITACIÓN A LAS SESIONES DE DIRECTORIO

El directorio debe establecer los plazos mínimos y los mecanismos más adecuados para citar, con la antelación necesaria, a sus directores, tanto a las sesiones ordinarias como extraordinarias que se celebren.

A la citación antes referida se debe adjuntar la respectiva tabla que contenga las materias objeto de la citación y, cuando corresponda, los antecedentes necesarios para el análisis previo por parte de los directores. Lo anterior, con la finalidad que éstos se encuentren debidamente informados sobre las materias que se tratarán en dichas sesiones.

5.1.5 CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS Y DE CONDUCTA

5.1.5 CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS Y DE CONDUCTA

5.1.5 CÓDIGO DE BUENAS PRÁCTICAS Y DE CONDUCTA

5.1.5.1 Definición

5.1.5.1 Definición

El Código de Buenas Prácticas y de Conducta debe promover los mejores estándares de Gobierno Corporativo en el directorio de las Cajas de Compensación. Asimismo, dicho Código debe contemplar los mecanismos necesarios para proporcionar tanto a las entidades empleadoras, los trabajadores y los pensionados afiliados, como al público en general, de información adecuada respecto de las políticas y prácticas de gobierno corporativo adoptadas por dichos directorios.

El referido Código debe incentivar la conducta ética al interior de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, en conformidad con la normativa legal, reglamentaria y administrativa que rige a dichas entidades.

5.1.5.2 Implementación

5.1.5.2 Implementación

Es responsabilidad del directorio de cada Caja de Compensación, establecer y difundir un Código de Buenas Prácticas y de Conducta al interior de la organización, fijando los mecanismos que permitan medir su efectividad, evaluar sus resultados y realizar los ajustes y correcciones que correspondan.

Para los efectos de medir el grado de cumplimiento del referido Código, el directorio de la Caja de Compensación debe disponer que se efectúe, a lo menos, una evaluación anual por una empresa de auditoría externa registrada en el listado que, al efecto, lleva la Comisión para el Mercado Financiero.

5.1.5.3 Contenido Mínimo

5.1.5.3 Contenido Mínimo

Se establecen las cláusulas esenciales que debe contener el Código de Buenas Prácticas y de Conducta.

  1. Declaración de Valores, esto es, señalar los valores que resultan preponderantes para la Caja de Compensación, como, por ejemplo: integridad y probidad; compromiso con las entidades empleadoras afiliadas; compromiso con los trabajadores y pensionados afiliados; desempeño efectivo y eficiente de la Caja, de acuerdo con el marco legal, reglamentario y administrativo que la rige.

  2. Relaciones con las entidades empleadoras, los trabajadores y los pensionados afiliados, indicando que la Caja de Compensación tendrá como objetivo entregar con calidad y oportunidad las prestaciones que correspondan a éstos, basándose en el respeto, la transparencia, la dignidad e igualdad en el trato.

  3. Mecanismos para manejar conflictos de interés, entendiendo que éstos se producen cuando el interés personal, directo o indirecto, de un director, del gerente general, del fiscal o de cualquier otro ejecutivo superior de la C.C.A.F. pueda afectar la independencia necesaria en la adopción de una decisión o en una actuación que involucre los valores y los intereses de la Caja de Compensación, ya que son estos últimos los que, en cualquier caso, deben primar. Esto se da, entre otros casos, cuando un director o los mencionados ejecutivos superiores toman decisiones o participan de evaluaciones o estudios que tiendan a favorecer; invertir o contratar a alguna filial, empresa contratista o relacionada en que se desempeñen directivos o altos ejecutivos que sean familiares por consanguinidad o afinidad hasta tercer grado inclusive, en cuyo caso debe abstenerse de participar.

  4. Manejo y uso de la información que conoce en el uso de su función de director de la Caja o de su desempeño en ella, de modo que los miembros del directorio, los gerentes, el fiscal o cualquier otro ejecutivo superior de la C.C.A.F. no puedan obtener ventajas, ganancias o evitar pérdidas personales mediante la utilización de la información reservada o estratégica de la Caja de Compensación, ya sea directa o indirectamente, o para beneficio propio o ajeno.

  5. Obligatoriedad del cumplimiento del Código de Buenas Prácticas para todos los integrantes de la Caja de Compensación.

  6. Establecer sanciones frente a la contravención de las disposiciones del Código de Buenas Prácticas y de Conducta, las que pueden ir desde amonestación verbal, escrita, multa, suspensión o desvinculación del cargo.

5.1.5.4 Suscripción del Código de Buenas Prácticas y de Conducta

5.1.5.4 Suscripción del Código de Buenas Prácticas y de Conducta

El directorio de cada Caja de Compensación debe adoptar las medidas necesarias para que el Código de Buenas Prácticas y de Conducta sea conocido por todos los miembros de la entidad y sea de acceso público.

El personal de la Caja de Compensación de Asignación Familiar, en todo caso, debe suscribir un documento mediante el cual declare que conoce el citado Código, obligándose a cumplirlo integralmente.

5.1.6 COMITÉS DE DIRECTORES

5.1.6 COMITÉS DE DIRECTORES

Los comités de directores de las Cajas de Compensación deben estar integrados por al menos dos de sus directores y deben ser siempre presididos por uno de ellos, quien tiene el voto dirimente en la adopción de los acuerdos. Además, pueden integrar dichos Comités otras personas especializadas en la materia, que presten asesoría a la labor de los miembros del Comité, pudiendo participar en las deliberaciones solamente con derecho a voz. Dichos asesores deben retirarse de las sesiones de Comité a petición de cualquiera de los directores.

5.1.6 COMITÉS DE DIRECTORES

5.1.6.1 Conformación de Comités

5.1.6.1 Conformación de Comités

Es necesaria la existencia de, al menos, los siguientes comités:

5.1.6.1.1. Comité de Auditoría, que ejerza, entre otras, las siguientes funciones:

  1. Supervigilar y pronunciarse sobre los resultados de las auditorías internas y externas y sobre el control de gestión de la C.C.A.F.

  2. Ponderar los riesgos tanto de orden financiero como operativo a los que se encuentre expuesta la C.C.A.F.

  3. Llevar a cabo la revisión de modificaciones a los estatutos de entidades relacionadas, como asimismo las transacciones y aportes a éstas, proponiendo su aprobación o rechazo al directorio.

  4. Proponer al directorio la adopción de políticas que permitan enfrentar, eficazmente, eventuales conflictos de interés.

5.1.6.1.2. Comité de Riesgo, que ejerza, entre otras, las siguientes funciones:

  1. Evaluar, sobre la base de un diagnóstico previo, los riesgos relevantes que se estime deben ser mitigados o bien aceptados, priorizándolos sobre la base de sus implicancias en relación con la estrategia definida por la C.C.A.F., e informando de ello al directorio, de modo que dicho cuerpo colegiado adopte las decisiones que estime convenientes.

  2. Definir una política que permita enfrentar y mitigar los riesgos identificados, en cuyo diseño se consideren, entre otros aspectos: recursos, estrategias y mecanismos de verificación y supervigilancia y, proponer, además, las actualizaciones y perfeccionamiento constantes de la misma.

5.1.6.1.3. Comité de Beneficios Sociales que ejerza, entre otras, las siguientes funciones:

  1. Asesorar al directorio en la implementación de los regímenes de bienestar social - prestaciones adicionales, crédito social y prestaciones complementarias - que administre la Caja.

  2. Supervigilar el correcto y oportuno otorgamiento a los afiliados de la C.C.A.F., de aquellos beneficios establecidos en el Reglamento Particular de Prestaciones Adicionales y sus respectivos programas anuales.

  3. Implementar y proponer al directorio una metodología que permita identificar y medir cualitativa y/o cuantitativamente aquellos estados de necesidad de mayor relevancia entre sus afiliados, con el objeto de que dicho cuerpo colegiado pueda fijar, con un mayor y mejor nivel de información los programas de los regímenes de prestaciones adicionales, promoviendo aquellas de carácter gratuito, como, asimismo, los convenios que puedan establecerse en materia de prestaciones complementarias.

5.1.6.2 Reglamento Interno de los Comités

5.1.6.2 Reglamento Interno de los Comités

Los comités de directores deben contar con un Reglamento que rija su constitución y funcionamiento, en donde se establezca, a lo menos, la obligación de levantar acta de sus sesiones, deliberaciones, argumentos y de los acuerdos que se adopten.

5.1.6.3 Reportes al directorio

5.1.6.3 Reportes al directorio

Los informes emanados de los comités de directores deben ser comunicados al directorio, al menos, mensualmente, a través del Presidente de dicho cuerpo colegiado.

5.1.7 CONDUCTAS Y PRÁCTICAS CORPORATIVAS

5.1.7 CONDUCTAS Y PRÁCTICAS CORPORATIVAS

Esta Superintendencia ha estimado necesario establecer, además, un marco regulatorio que permita propiciar que las C.C.A.F. adopten un conjunto de conductas y prácticas corporativas que resulten coherentes con el estándar ético que corresponde exigirle en su calidad de entidades de previsión social, particularmente en lo concerniente al modo de relacionarse con sus afiliados en el otorgamiento de prestaciones tanto de carácter legal como de bienestar social.

Junto con lo anterior, estas instrucciones buscan reducir la asimetría de información existente en el sistema C.C.A.F., propiciando el establecimiento de criterios y conductas que deban ser respetadas por los distintos actores y colaboradores que intervienen en el mismo.

Finalmente, en aquellos aspectos que resulten pertinentes, el presente instrumento regulatorio es susceptible de ser utilizado para reforzar y homologar el trabajo desarrollado por la Caja de Compensación de Asignación Familiar y sus entidades relacionadas, en la generación de sus propios códigos de conducta y buenas prácticas.

Ahora bien, en cuanto a los ámbitos que abordan las presentes instrucciones, cabe señalar lo siguientes:

5.1.7 CONDUCTAS Y PRÁCTICAS CORPORATIVAS

5.1.7.1 Relación de las C.C.A.F. con los afiliados

5.1.7.1 Relación de las C.C.A.F. con los afiliados

5.1.7.1.1. Servicio de atención a los afiliados

Relación de las C.C.A.F. con sus respectivos afiliados, especialmente en aspectos vinculados con divulgar apropiadamente las prestaciones de bienestar social dispuestas para su otorgamiento, como la forma de acceder a las mismas, tanto desde el punto de vista de los requisitos, como de la documentación de respaldo que se debe acompañar; la adecuada gestión de los reclamos efectuados por los afiliados, considerando en ello no sólo el modo de formalizarlos sino también los tiempos de respuesta; los resguardos en el tratamiento de la información personal de los afiliados, y la claridad y suficiencia en la información que se proporcione a éstos tanto de manera individual como colectiva, en este último caso bajo la forma de rendición de cuentas públicas.

En la misma línea, se hace referencia a la publicidad responsable que corresponde desarrollar a las C.C.A.F. en cuanto a las prestaciones que otorgan a sus afiliados.

Las C.C.A.F. deben adoptar todas las medidas necesarias para satisfacer de manera responsable, cordial, oportuna e integral los requerimientos de información pertinente que efectúen sus afiliados, relacionados, entre otras materias, con orientación o acceso a prestaciones de seguridad social, información sobre beneficios otorgados, reclamos, entre otros.

Para el efecto señalado, cada Caja de Compensación debe:

  1. Relacionarse con sus afiliados sólo a través de personal propio de la Caja de Compensación cuando se trate de prestaciones o funciones esenciales de la misma, tales como, el inicio y la tramitación de solicitudes de afiliación o desafiliación, tratándose de pensionados o trabajadores independientes; el inicio y la tramitación de solicitudes de crédito social; el trámite de acceso a prestaciones adicionales.

  2. Implementar procedimientos de atención eficientes que permitan a los afiliados de la Caja resolver sus consultas o requerimientos en forma expedita e informada, por medio de unidades especializadas de atención al público.

  3. Tratándose de requerimientos de información o antecedentes emanados de esta Superintendencia, a propósito de presentaciones efectuadas por afiliados, las C.C.A.F. deben responder en tiempo y forma a través de unidades especializadas, dotadas de la competencia necesaria como para emitir los informes financieros y jurídicos que resulten pertinentes.

  4. Establecer mecanismos que permitan medir y controlar periódicamente la calidad del servicio de atención prestado a los afiliados y el grado de satisfacción de éstos. Lo anterior, para efectos de implementar las correcciones o modificaciones que resulten necesarias, de modo de alcanzar altos estándares de calidad en el referido servicio de atención.

5.1.7.1.2. Afiliación y desafiliación de trabajadores y pensionados

En materia de afiliación y desafiliación tanto de trabajadores como de pensionados, las C.C.A.F. deben adoptar todas las medidas que permitan garantizar a éstos el acceso oportuno y suficiente de información relacionada con el marco normativo y los procedimientos aplicables en cada caso, como asimismo la transparencia de dichos procedimientos.

Para el efecto señalado, cada Caja de Compensación debe:

  1. Tratándose de la afiliación de pensionados, junto con proporcionar a éstos copia de la respectiva solicitud de afiliación o informar que ésta se ha recepcionado, según se trate de solicitudes de afiliación presencial o remota, respectivamente, la C.C.A.F. debe informar al pensionado sobre la afiliación y sus efectos, de acuerdo con lo dispuesto en el Libro II de este Compendio de la Ley N°18.833, sobre afiliación de pensionados.

  2. Tratándose de la desafiliación de un pensionado se aplicarán las disposiciones contenidas en Libro II de este Compendio de la Ley N°18.833, según se trate de desafiliaciones en forma presencial o remota.

  3. Tratándose de procedimientos de afiliación y desafiliación de entidades empleadoras, la Caja de Compensación debe abstenerse de intervenir directa o indirectamente en la realización de las respectivas asambleas de votación. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de participar en actividades previas de difusión organizadas por la propia entidad empleadora.

  4. La Caja de Compensación debe contemplar mecanismos que permitan garantizar que sus funcionarios no incurran en la práctica de otorgar incentivos de cualquier clase a entidades empleadoras, organizaciones gremiales o sindicales o dirigentes de las mismas, trabajadores o pensionados, para efectos de conseguir la afiliación o la mantención de afiliación de ellos. Es deber de cada Caja de Compensación establecer los respectivos mecanismos de control interno y de denuncia respecto de irregularidades como las descritas.

  5. Para el efecto anterior, se entiende por incentivo el otorgamiento de premios, pagos en dinero o en especie, servicios o donaciones de cualquier tipo efectuado por la Caja a las entidades y personas antes señaladas que no tengan la calidad de afiliados o que, teniendo dicha calidad, se trate de prestaciones no previstas en los respectivos reglamentos o programas de prestaciones adicionales y a las que, por tanto, no puedan acceder el resto de los afiliados en igualdad de condiciones.

5.1.7.1.3. Acceso a las prestaciones de bienestar social por parte de los afiliados de la Caja

Las prestaciones adicionales y de crédito social que otorgan las Cajas de Compensación, atendida la naturaleza jurídica de estas, se encuentran sujetas además del marco normativo que las rige, a los Principios de la Seguridad Social referidos a la Universalidad y Uniformidad de las Prestaciones, motivo por el cual las C.C.A.F. deben abstenerse de otorgar las referidas prestaciones a sus entidades empleadoras y pensionados afiliados, estableciendo tratamientos arbitrarios o discriminatorios para los afiliados o un conjunto de ellos. Del mismo modo, las C.C.A.F. deben garantizar para todos sus afiliados el acceso informado a dichas prestaciones.

Para el efecto señalado, cada Caja de Compensación debe:

  1. Implementar las medidas y procedimientos pertinentes que permitan evitar que respecto de las prestaciones adicionales que se encuentren vigentes, se favorezca arbitrariamente a determinadas entidades empleadoras afiliadas en desmedro de otras o de los afiliados en general, debiendo garantizarse a todos ellos el acceso a las mismas en igualdad de condiciones.

  2. No incurrir en prácticas que impliquen el otorgamiento preferente y arbitrario de prestaciones adicionales a determinadas entidades empleadoras que se traduzca en incentivos para mantener su afiliación.

  3. No incurrir en prácticas que impliquen el otorgamiento preferente de prestaciones adicionales a determinadas entidades empleadoras, sobre la base de criterios relacionados con el mayor número de trabajadores de estas o con la mayor demanda de créditos sociales.

  4. No incurrir en prácticas que puedan implicar que el otorgamiento de créditos sociales se focalice arbitrariamente en trabajadores pertenecientes a determinadas entidades empleadoras, limitándose con ello la posibilidad del resto de los afiliados que cumplan objetivamente con los requisitos necesarios para acceder a dicha prestación. De este modo, la evaluación de créditos sociales debe ajustarse a una prudencial administración del riesgo por parte de la Caja de Compensación de Asignación Familiar.

  5. Informar de manera clara, responsable, oportuna y adecuada al tipo de afiliado que requiere una determinada prestación adicional, sobre las características de esta, además de los requisitos para acceder a ella.

  6. En el caso de créditos sociales la obligación de información al afiliado debe considerar, junto con las principales variables del crédito, el hecho que, en caso de término de su relación laboral, existiendo un crédito social vigente, no pueden efectuarse descuentos destinados al pago de tales obligaciones crediticias si estos no son autorizados expresamente por el trabajador al momento de ratificar el finiquito.

  7. Proporcionar al afiliado a quien se le ha otorgado un crédito social, copia de la respectiva solicitud y los antecedentes de respaldo de esta, incluyendo una hoja resumen en que se indiquen las condiciones en que se otorgó dicha prestación.

  8. Otorgar información completa y fidedigna a los afiliados respecto de las características de las prestaciones solicitadas, constituyendo una mala práctica en tal sentido el que dicha información resulte insuficiente o tendenciosa, o implique publicidad engañosa.

  9. Verificar que las condiciones en que se otorga una determinada prestación de bienestar social al afiliado resulten coincidentes con aquellas que han sido ofertadas o publicitadas. Lo anterior, sin perjuicio de las modificaciones que la Caja pueda efectuar respecto de los regímenes que administra, de acuerdo con la normativa vigente.

  10. Implementar mecanismos que permitan garantizar que las prestaciones o servicios que la Caja otorga a sus afiliados tanto directa o indirectamente guarden correspondencia con los estándares de calidad y seguridad habitualmente aceptados en el mercado tratándose de prestaciones o servicios de similar naturaleza.

5.1.7.1.4. Información y publicidad responsable dirigida a los afiliados

Las Cajas de Compensación deben mantener oportuna, adecuada y suficientemente informados a sus afiliados sobre las prestaciones y servicios que otorgan, especialmente en aquellos casos en que se modifiquen sus características, funcionamiento, condiciones, gastos asociados y/o precios, procurando que los afiliados entiendan integralmente las ventajas y/o desventajas de las referidas modificaciones.

Respecto de publicidad enviada a los afiliados a través de correos electrónicos u otros medios equivalentes, las C.C.A.F. deben abstenerse de efectuar dichas acciones tratándose de personas que hubieren solicitado la suspensión de estas.

Incorporar en sus comunicaciones masivas al público, en cualquiera de sus formas, la leyenda: Las Cajas de Compensación son fiscalizadas por la Superintendencia de Seguridad Social (www.suseso.cl).

5.1.7.1.5. Política de privacidad respecto de datos personales del afiliado

Teniendo presente lo dispuesto en el artículo 19 N°4 de la Constitución Política de la República y en las normas pertinentes de la ley N°19.628, sobre protección de la vida privada y sus modificaciones, las Cajas deben implementar mecanismos que permitan asegurar la confidencialidad y seguridad de la información de los datos personales que puedan haber solicitado a sus afiliados a propósito del otorgamiento de alguna de las prestaciones que administre. Lo anterior, en el marco de la regulación contenida en la ya citada Ley N°19.628.

5.1.7.2 Relación de las C.C.A.F. con la autoridad

5.1.7.2 Relación de las C.C.A.F. con la autoridad

Relación con la autoridad y en particular con esta Superintendencia, desde el punto de vista del cumplimiento de la normativa vigente, sea ésta legal, reglamentaria o de instrucciones impartidas mediante circulares, dictámenes o compendios, considerando especialmente los plazos de respuesta de los requerimientos formulados.

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben relacionarse con la autoridad y en especial con esta Superintendencia, en forma abierta, transparente y colaborativa.

Para el efecto anterior, cada Caja de Compensación debe:

  1. Contar con mecanismos que permitan a esta Superintendencia acceder oportunamente a toda aquella información necesaria para el ejercicio de las labores de supervigilancia y fiscalización que le corresponde ejercer de conformidad con el marco normativo vigente.

  2. Implementar mecanismos de control interno que permitan dar respuesta, en forma y dentro de plazo, a los requerimientos de informes y/o antecedentes formulados por esta Superintendencia.

  3. Implementar canales de denuncia para que tanto trabajadores de la Caja como afiliados o público en general, puedan dar cuenta a esta Superintendencia sobre eventuales incumplimientos normativos.

5.1.7.3 Relación de las C.C.A.F. con sus ejecutivos y trabajadores

5.1.7.3 Relación de las C.C.A.F. con sus ejecutivos y trabajadores

Relación de las C.C.A.F. con sus ejecutivos y trabajadores, especialmente en materia de normas de conducta e idoneidad para el desempeño de sus labores.

Teniendo presente el rol que cabe a las Cajas de Compensación como entidades de previsión social y la naturaleza de las prestaciones que administran, éstas deben velar porque sus trabajadores y ejecutivos cuenten con la debida capacitación en las materias que les corresponde conocer, favoreciendo con ello su idoneidad en el desempeño de sus cargos. Para los efectos señalados, cada Caja de Compensación debe considerar aspectos como los siguientes:

  1. Requerir de sus funcionarios y ejecutivos la suscripción de una declaración en que éstos señalen conocer el código de buenas prácticas y de conducta de la Caja y adherir a las reglas previstas en el mismo, obligándose a cumplirlo integralmente.

  2. Establecer políticas de capacitación permanente dirigidas a sus funcionarios y ejecutivos que permitan dotar a éstos del conocimiento necesario y actualizado respecto de las prestaciones que administra la Caja.

  3. Las normas de ética establecidas por la Caja también deben extenderse a las prácticas comerciales o salariales las que deben adecuarse a ellas.

5.1.7.4 Relación de las C.C.A.F. con otras Cajas de Compensación

5.1.7.4 Relación de las C.C.A.F. con otras Cajas de Compensación

Relación entre las propias Cajas de Compensación desde el punto de vista de la sana competencia que debe existir entre ellas, teniendo presente lo dispuesto en el artículo 26 N°6 de la Ley N°18.833, que prohíbe a las C.C.A.F. hacer declaraciones que menoscaben el prestigio o la acción de otras Cajas de Compensación. Lo anterior, particularmente en lo relativo a las políticas definidas por cada C.C.A.F. para la promoción de afiliaciones tanto de carácter individual (pensionados y trabajadores independientes) como colectivas (trabajadores dependientes del sector público y privado).

Las Cajas de Compensación deben relacionarse y competir entre sí de manera leal, entendiéndose como competencia desleal toda acción, práctica o convención que implique no respetar el principio de buena fe que debe inspirar dicha competencia.

Para los efectos señalados, cada Caja de Compensación debe:

  1. Adoptar medidas que garanticen que las acciones que lleve a cabo para promover las prestaciones que otorga, no impliquen directa o indirectamente menoscabo para alguna otra C.C.A.F.

  2. Contemplar mecanismos para resolver conflictos que puedan presentarse con otras Cajas de Compensación, de modo de no generar dificultades para los afiliados en cuanto al acceso a las prestaciones que dichas entidades administran. Lo anterior, especialmente tratándose de procedimientos de afiliación o de desafiliación efectuados por entidades empleadoras.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 26

5.1.8 ACUERDOS DE DIRECTORIO

5.1.8 ACUERDOS DE DIRECTORIO

Esta Superintendencia debe observar todo acuerdo de directorio de las C.C.A.F. que estime contrario a las leyes vigentes o al interés de éstas.

5.1.8 ACUERDOS DE DIRECTORIO

5.1.8.1 Plazo para pronunciarse sobre la legalidad y/o conveniencia de los acuerdos de directorios sometidos en consulta

5.1.8.1 Plazo para pronunciarse sobre la legalidad y/o conveniencia de los acuerdos de directorios sometidos en consulta

Conforme al artículo 46 de la Ley N°16.395 este Organismo Fiscalizador debe pronunciarse sobre la conveniencia y/o legalidad del acuerdo de directorio, por escrito y dentro del plazo de siete días hábiles, contado desde la fecha en que conste su recepción en la Superintendencia de Seguridad Social.

Lo anterior, salvo que se requieran mayores antecedentes para emitir el correspondiente pronunciamiento, en cuyo caso podrá disponerse la suspensión del acuerdo sometido en consulta.

Una vez que este Organismo cuente con la totalidad de los antecedentes que hubieren motivado la suspensión, la Superintendencia debe pronunciarse sobre la conveniencia y/o legalidad del acuerdo de directorio, dentro del plazo de siete días hábiles contados desde la fecha en que conste la recepción de tales antecedentes.

Referencias legales: Ley 16.395, artículo 46

5.1.8.2 Facultad de los directorios de insistir en acuerdos observados por razones de inconveniencia

5.1.8.2 Facultad de los directorios de insistir en acuerdos observados por razones de inconveniencia

Los directorios de cada C.C.A.F. sólo pueden insistir en los acuerdos que hubieren sido observados por esta Superintendencia en razón del interés de la respectiva institución.

Para insistir en los acuerdos observados, los directorios deben adoptar, con los votos de dos tercios de sus integrantes, un acuerdo en este sentido, el que debe ser comunicado a esta Superintendencia, dejando constancia de la forma en que votó cada director.

La Institución debe adoptar todas las medidas necesarias para velar por el adecuado cumplimiento del acuerdo insistido y registrar sus resultados.

Una vez ejecutado el acuerdo insistido, la Institución debe informar a esta Superintendencia de sus resultados, dentro de los treinta días corridos siguientes a su cumplimiento y con la periodicidad que este Organismo determine en cada caso.

Si como consecuencia del cumplimiento de un acuerdo insistido, se siguiere perjuicio para la Institución, esta Superintendencia debe instruir el procedimiento sancionatorio que corresponda, de conformidad con lo establecido en los artículos 52, 55 y 56 de la Ley N°16.395.

En el evento que de los procedimientos sancionatorios resultare comprometida la responsabilidad de directores, consejeros, vicepresidentes o administradores de la institución, éstos responderán solidariamente por los perjuicios que haya irrogado a la entidad o a los beneficiarios de los regímenes de previsión que administren. En el mismo supuesto, esta Superintendencia podrá aplicar las sanciones previstas en el artículo 57 de la Ley N° 16.395, sin perjuicio de las responsabilidades penales y civiles que procedan.

5.1.9 BUENAS PRÁCTICAS DE CONTRATACIÓN

5.1.9 BUENAS PRÁCTICAS DE CONTRATACIÓN

Considerando lo dispuesto sobre contratación de empresas de auditores externos en el numeral 5.6 del Título VI de este Libro V y en 3.1.6.3. del Libro III de este Compendio de la Ley N°18.833, sobre contratación del seguro de desgravamen, en estos procesos, en que debe acudirse al mecanismo de licitación pública, según lo establecido en dichos Libros, la Caja o entidad licitante debe adoptar las medidas pertinentes para que dichos procesos se rijan por los principios de estricta sujeción a las bases, igualdad de los oferentes y no discriminación arbitraria.

5.1.10 BUENAS PRÁCTICAS EN PREVENCIÓN Y GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS

5.1.10 BUENAS PRÁCTICAS EN PREVENCIÓN Y GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS.

Se considera buena práctica sobre prevención y gestión de conflictos de interés que la Caja de Compensación aborde, al menos, los siguientes aspectos:

  1. Identificación de eventuales conflictos de interés que derivan de su función de entidad de previsión social, entendiéndose por conflicto de interés todo acto, negociación, contrato u operación en el que concurren el interés de la Caja de Compensación con aquél del director, gerente o trabajador en general, sea o no de carácter económico, y en cuya resolución puede primar el interés propio por sobre el de la Caja, implicando la afectación o la falta de persecución de los mejores intereses de la entidad de previsión social.

    El conflicto de interés se extiende a las personas vinculadas al director, gerente general o funcionario de la alta administración, por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y tercer grado de afinidad inclusive.

    En el caso de los directores, su deber es comunicar oportunamente la existencia de conflictos de interés y abstenerse de participar directa e indirectamente en tales situaciones, como sería gestionar, interceder o votar respecto de dichas materias.

    Asimismo, es aconsejable que el directorio establezca que las contrataciones de bienes y servicios con alguna empresa cuyo director o gerente sea alguna de las personas indicadas en los párrafos primero y segundo de esta letra a), sean excepcionales, por tratarse de casos calificados y debidamente fundados.

    De la misma manera, se recomienda que el Directorio sea informado de los hechos que constituyen conflictos de interés cuando se refieren a las situaciones descritas en esta letra a).

  1. Criterios para prevenir y gestionar situaciones de conflictos de interés que puedan afectar sus principales procesos.
  2. Procedimientos que aseguren una adecuada prevención y gestión de los conflictos de interés que puedan afectar a la Caja de Compensación, a sus directores, gerentes y alta dirección en materias, entre otras, de inversión de los recursos del fondo social, contratación de bienes y servicios para el adecuado funcionamiento de la Caja, designación de los directores de la Caja, así como designación de directores y gerentes de organismos filiales.
  3. Elaboración de manuales de procedimientos que guíen la prevención y gestión de conflictos de interés y que contengan mecanismos de control.
  4. Que la supervisión del adecuado cumplimiento de las instrucciones para la Prevención, Manejo y Solución de Conflictos de Interés, sea efectuada por alguno de los Comité de Directorio que determine la Caja, y que elabore un informe de cumplimiento de aquéllas.
  5. Mecanismos de difusión para su adecuado conocimiento, así como las instancias de revisión de las instrucciones para la prevención y gestión de conflictos de interés.
  6. Que estas instrucciones y sus modificaciones sean aprobadas por el Directorio.
  7. Que el directorio apruebe, anualmente, un informe de cumplimiento de las instrucciones que regulan los conflictos de interés sometido a su consideración por el comité de Directorio que determina la Caja.

5.1.11 BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE ACEPTACIÓN DE OBSEQUIOS Y DONACIONES

5.1.11. BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE ACEPTACIÓN DE OBSEQUIOS Y DONACIONES

El Código de Buenas Prácticas contiene los principios y responsabilidades éticas en la gestión de la C.C.A.F. y su responsabilidad como entidad de previsión social, lo que trasciende a toda la organización y que debe tener como uno de sus pilares la lucha contra la corrupción en cualquier de sus formas.

En relación con lo anterior, se considera buena práctica en materia de aceptación de obsequios y donaciones efectuados por personas ajenas a la C.C.A.F., que esta entidad aborde, como mínimo, los siguientes aspectos:

  1. La definición e identificación de potenciales conflictos de interés que se trata de precaver al regular los obsequios y donaciones que recibe la Caja y su personal, incluidos los directores y alta gerencia.
  2. El procedimiento para la aceptación por parte de la Caja y de su personal, incluidos directores y alta gerencia, de donaciones u obsequios. Se considera como buena práctica que dicho procedimiento contemple, al menos:
    1. La forma en que se dispondrá el mecanismo de la declaración.
    2. ii. El plazo máximo en que se debe efectuar la declaración una vez recibido el obsequio.
    3. El monto mínimo que se requiere para su declaración.
    4. La individualización de la persona que realiza un obsequio o regalo.
    5. La individualización de la persona que lo recibe, con indicación del cargo que ocupa.
    6. El tipo o descripción del regalo u obsequio.
    7. La fecha en que se recibe.
    8. El lugar en que se recibe.
    9. La fecha de la declaración.
  1. Los mecanismos de verificación y control del procedimiento para la aceptación de obsequios y donaciones.
  2. La difusión al interior de la Caja, de las instrucciones sobre aceptación de obsequios y donaciones.
  3. La revisión anual de estas materias y la modificación o corrección de sus procedimientos internos, en conformidad con los hallazgos detectados en su implementación y ejecución, con el fin de precaver futuros conflictos de interés.
  4. Que la información que se recabe producto de la aplicación de esta buena práctica esté permanentemente a disposición del Directorio de la Caja de Compensación y de la Superintendencia de Seguridad Social.
  5. Que alguno de los Comités de Directorio que determine la Caja elabore un informe anual sobre cumplimiento de estas instrucciones y proponga al Directorio las adecuaciones o modificaciones respectivas.
  6. Que el Directorio apruebe anualmente el informe de cumplimiento de estas instrucciones sobre la base del informe que le remita el Comité de Directorio que defina la Caja.

5.1.12 BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO CORPORATIVO

5.1.12 BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO CORPORATIVO

Se entiende por buena práctica en gestión del cumplimiento corporativo al conjunto de mecanismos y funciones que posibilitan, mediante el establecimiento de instrucciones y procedimientos adecuados y acordes a la naturaleza de la Caja de Compensación, prevenir, controlar y dar tratamiento a los riesgos provocados por el incumplimiento, cuando éstos se materializan.

Lo anterior implica identificar, analizar y evaluar los riesgos por eventuales incumplimientos de sus obligaciones, como lo son sanciones y posibles pérdidas reputacionales de la organización, y generar planes para mitigarlos; buscando, en consecuencia, generar mayor valor, confianza y reputación.

La implementación de la gestión del cumplimiento corporativo debe realizarse con una visión integral de la organización, la cual debe estar alineada con el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Caja de Compensación:

  1. Ámbitos del cumplimiento corporativo

    Para efectos de esta regulación, el cumplimiento corporativo incorpora dentro de su alcance todos los ámbitos del cumplimiento que afectan a la Caja de Compensación, distinguiendo dentro de éste, el cumplimiento legal y normativo, y el cumplimiento organizacional. Ambos componentes del cumplimiento corporativo pueden gestionarse sobre un marco estratégico, táctico y operacional común:

    1. Cumplimiento legal y normativo

      El cumplimiento legal y normativo corresponde a la adecuación de las actuaciones de la Caja de Compensación a las disposiciones de rango constitucional, legal y reglamentario aplicables a su gestión y a las normas de carácter administrativas dictadas por las entidades públicas reguladoras.

      En particular, corresponde considerar dentro del ámbito del cumplimiento legal y normativo, los mecanismos necesarios para asegurar el cumplimiento de los requerimientos e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Seguridad Social en términos de la oportunidad de las respuestas, de la implementación de las instrucciones, del envío de reportes periódicos, de la forma y fondo de esas respuestas, de la calidad y consistencia de la información reportada y del cumplimiento de los objetivos inherentes a las instrucciones formuladas.

    1. Cumplimiento Organizacional

      Por cumplimiento organizacional se entiende la adecuación del comportamiento de los integrantes de la C.C.A.F., incluyendo directores, alta administración y colaboradores, a las regulaciones internas y a los compromisos asumidos por la C.C.A.F., derivados de las buenas prácticas implementadas, y que constan en políticas, certificaciones, estándares éticos, ambientales, entre otros.

  2. Elementos a considerar dentro del cumplimiento corporativo

    Para la implementación del cumplimiento corporativo, se recomienda considerar al menos los siguientes elementos:

    1. Visión Integral

      La cultura corporativa inserta en la organización en forma multidisciplinaria, que se enfoca no solo en el cumplimiento de las leyes, normas o regulaciones, sino que, además, busca prevenir y evitar todas aquellas conductas que puedan dañar la reputación de la Caja.

      En este sentido, además del cumplimiento de las normas legales y reglamentarias es recomendable que la Caja de Compensación adopte todas las medidas que sean necesarias para el debido respeto de sus normas éticas y buenas prácticas corporativas.

    1. Integrada a la gestión de riesgos

      La gestión del cumplimiento corporativo es compatible con la función de gestión integral de riesgos, donde éstos y las oportunidades se han identificado, y la labor se orienta a la ejecución de actividades y procesos que cumplan con las normas legales, además de la prevención de conductas organizacionales que excedan los límites de riesgo aceptado.

    1. Fuente de creación de valor organizacional y de confianza

      El cumplimiento corporativo integral es una fuente de creación de valor organizacional y de confianza cuando abarca todas las dimensiones que conllevan a un desarrollo sustentable, por lo que es importante que se considere un alcance más allá del cumplimiento legal y normativo, incluyendo, además, el comportamiento ético.

  3. Factores que impactan el cumplimiento corporativo

    Se recomienda que la Caja de Compensación incorpore en el alcance de su sistema de gestión de cumplimiento, el adherir a las mejores prácticas en relación con los criterios ASG, entendiendo esto último como referencia a las variables Ambientales, Sociales y de Gobierno Corporativo, y de cómo éstas deben integrarse al referido sistema.

    La incorporación de estas variables contribuirá al desarrollo sustentable de la Caja de Compensación con foco en la calidad y oportunidad en la administración de los regímenes a que se refiere la Ley N°18.833.

    1. Variables ambientales

      Hacen referencia al respeto y cuidado del medio ambiente por parte de la organización. Se incluyen en este criterio cuestiones como el tipo de energía utilizada, si se cuenta con un plan de eficiencia energética, el destino que se da a los desechos de la operación, como el reciclaje o la eliminación de productos obsoletos, o las medidas tomadas contra la contaminación o en transporte.

    1. Variables sociales

      Corresponde al compromiso con el desarrollo de la sociedad y se refiere a las relaciones de la organización con sus trabajadores, empresas afiliadas, trabajadores y pensionados afiliados, proveedores e incluso con las comunidades en las que opera. Por ejemplo, si compra a proveedores locales, si promueve el respeto de los derechos humanos y la conciliación laboral y familiar, entre otros.

    1. Variables de gobierno corporativo

      Se relacionan de forma directa con la administración de la Caja de Compensación y la calidad de la gestión de esta. La responsabilidad en el gobierno de la organización puede incluir buenas prácticas como contar con un comité de directorio que entre sus funciones se encargue del tema de sustentabilidad, una política o instrucciones sobre sustentabilidad de largo plazo, fomentar la transparencia, contar con una política o instrucciones en materia de compra de bienes y servicios o de inversión responsable. También tiene estrecha relación con promover un debate equilibrado en el directorio entre los representantes de los trabajadores y entidades empleadoras afiliadas, para la toma de decisiones.

Referencias legales: ley 18.803

5.1.13 BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

5.1.13 BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

  1. Política de Compras

    Se considera buena práctica de contratación que la C.C.A.F. implemente instrucciones en materia de compra de bienes y servicios, que tengan por objeto regular que estas compras se sujeten a procedimientos de licitación conocidos de antemano, con plazos mínimos y cuyos principios rectores sean la transparencia, estricta sujeción a las bases, igualdad de los oferentes y no discriminación arbitraria.

    Es recomendable que estas instrucciones contengan los lineamientos estratégicos y elementos esenciales sobre los cuales se deben organizar los procesos específicos asociados a compras y adquisiciones, entre éstos, la definición por parte del Directorio de los mecanismos y montos que se utilizará para adquirir determinados bienes y servicios.

  1. Manual de compras

    Se recomienda, además, que los procedimientos de contratación indicados en la letra a) precedente, estén debidamente documentados en un manual de compras y adquisiciones, describiendo el tratamiento, etapas, criterios, autorizaciones y todos aquellos elementos necesarios para llevar a cabo estos procesos. En este sentido, se considera buena práctica que este manual considere, al menos, los siguientes elementos:

    1. Planificación de las compras;
    2. Selección del mecanismo de compra;
    3. Formulación de bases;
    4. Criterios y mecanismos de evaluación;
    5. Gestión de contratos y de proveedores;
    6. Recepción de bienes y servicios;
    7. Procedimientos de pago;
    8. Autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del proceso de compra, y
    9. Mecanismos de control de los procesos de compras.
  1. Otras buenas prácticas en materia de compras de bienes y servicios

    En caso de recurrir al mecanismo de licitación pública se recomienda que las bases contemplen, al menos:

    1. Los requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus ofertas sean aceptadas;
    2. Las especificaciones de los bienes y/o servicios que se quieren contratar;
    3. Las etapas y plazos de la licitación;
    4. Los criterios de evaluación de las ofertas;
    5. Los conflictos de interés, de acuerdo con lo indicado en las letras a) y c) del numeral 5.1.10, del Título I, del Libro V de este Compendio;
    6. El plazo de entrega del bien y/o servicio adjudicado.

    Con el objeto de difundir los llamados a ofertar, en el proceso de licitación pública se sugiere publicar las bases de licitación en el propio sitio web de la C.C.A.F. y, de ser el caso, en el respectivo sistema o sitio web donde se lleve a cabo el proceso, otorgándose un plazo para recibir las ofertas.

    Se considera buena práctica, además, que la entidad licitante considere criterios técnicos y económicos para evaluar de la forma más objetiva posible las ofertas recibidas, por lo que se recomienda que las bases incluyan las ponderaciones de los criterios y factores y los mecanismos de asignación de puntajes para cada uno de ellos, así como la forma de resolver los empates.

    Por otra parte, se sugiere que las bases de licitación pública establezcan las condiciones que permitan alcanzar la combinación más ventajosa entre todos los beneficios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos asociados, presentes y futuros, propendiendo a la eficacia, eficiencia y ahorro en sus contrataciones. Además, es recomendable que las bases contemplen, entre otros, la fecha, hora y lugar donde se realizará la apertura de ofertas, permitiéndose la asistencia de los oferentes a dicha actividad en forma presencial o telemática.

    Asimismo, se estima como buena práctica que la C.C.A.F. evalúe los antecedentes que constituyen las ofertas de los proveedores a través de un análisis económico y técnico de los beneficios y los costos presentes y futuros del bien y servicio ofrecido en cada una de las ofertas, asignando puntajes de acuerdo a los criterios que se establezcan en las respectivas bases.

    En relación con los miembros de la comisión evaluadora, según corresponda, es recomendable que éstos no tengan conflictos de intereses con los oferentes, de acuerdo a lo señalado en el segundo párrafo de la letra a) del numeral 5.1.10 del Compendio de Normas que Regulan a las C.C.A.F.

    Se considera buena práctica que en las licitaciones donde la evaluación de las ofertas revista gran complejidad y en todas aquellas superiores a la cantidad de unidades de fomento, moneda extranjera o pesos que determine el Directorio, las ofertas sean evaluadas por una comisión de al menos tres personas, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes.

    Es recomendable que el adjudicatario sea aquel que, en su conjunto, haga la propuesta más ventajosa, teniendo en cuenta las condiciones que se hayan establecido en las bases respectivas y los criterios de evaluación.

    De la misma manera, se sugiere que los contratos por sobre determinada cantidad de unidades de fomento, moneda extranjera o pesos que determine el Directorio, se adjudiquen mediante un acta formal, que tenga correspondencia con las bases y la oferta realizada, según sea el caso.

    En las bases de licitación se incorporará información respecto al rol de la Superintendencia de Seguridad Social y las atribuciones fiscalizadoras que esta institución tiene, en especial las referidas al orden administrativo de la C.C.A.F.

    Se recomienda que la C.C.A.F. declare inadmisibles las ofertas cuando éstas no cumplan los requisitos establecidos en las bases. Se sugiere declarar desierta una licitación cuando no se presenten ofertas, o bien, cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses. En ambos casos la declaración debe ser constatada en un acta formal e informado a los participantes.

5.1.14 BUENAS PRÁCTICAS PARA PREVENIR Y GESTIONAR EL ACOSO LABORAL Y SEXUAL

5.1.14 BUENAS PRÁCTICAS PARA PREVENIR Y GESTIONAR EL ACOSO

Con el objetivo de consolidar una cultura de pleno respeto a la dignidad de las personas y buen trato al interior de la C.C.A.F., reconociendo que hombres y mujeres tienen los mismos derechos y oportunidades, y de manera de generar al interior de la institución un ambiente de trabajo libre de cualquier conducta constitutiva de maltrato, acoso laboral o sexual, favoreciendo el normal desarrollo de las potencialidades de cada individuo, se considera buena práctica para la prevención y gestión del acoso laboral y sexual que la Caja de Compensación cuente con una cultura corporativa de cero tolerancia hacia el acoso laboral y sexual.

En este contexto, es deseable que la Caja cuente con instrucciones para prevenir y gestionar el acoso laboral y sexual que, al menos, contemplen lo siguiente:

  1. Declaración de principios de la Caja de Compensación en la materia.
  2. Manual de Procedimiento que considere los siguientes aspectos: alcances, disposiciones legales, objetivos, marco conceptual, actores y responsables, etapas del proceso, medidas de resguardo, derechos del denunciante, sanciones, desestimación de la denuncia.
  3. Procedimiento de denuncia de acoso laboral y sexual, garantizando la confidencialidad de la información.
  4. Formato o formulario de denuncia de acoso laboral y sexual, disponible al menos en la intranet de la entidad de previsión social.
  5. Establecer instancias de información, capacitación y sensibilización en forma regular al personal de la C.C.A.F., en especial, sobre el procedimiento con que se cuenta y los canales de denuncia.
  6. Capacitar a la gerencia y el personal directivo en técnicas de comunicación, resolución de conflictos y prevención del acoso.
  7. Evaluar la efectividad del procedimiento de acoso laboral, para lo que también se consultará a los trabajadores sobre su utilidad.
  8. Revisión de las instrucciones por el Directorio, según la periodicidad que se establezca.

5.1.15 BUENAS PRÁCTICAS EN LA CONTRATACIÓN DE ASESORES EXTERNOS PARA EL DIRECTORIO Y SUS COMITÉS

5.1.13. BUENAS PRÁCTICAS EN LA CONTRATACIÓN DE ASESORES EXTERNOS PARA EL DIRECTORIO Y SUS COMITÉS

Para el adecuado ejercicio de sus funciones, es recomendable que el directorio cuente con los antecedentes necesarios para pronunciarse sobre cuestiones que le plantea la administración de la Caja, debiendo recabar información suficiente para ello, con la colaboración o asistencia que considere conveniente.

En consecuencia, con el fin de efectuar la contratación de asesores externos para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, se considera buena práctica que la Caja de Compensación cuente con instrucciones en materia de contratación de expertos para el Directorio y los Comités de los cuales forman parte, y que contemplen, como mínimo, lo siguiente:

  1. El planteamiento en la sesión de directorio respectiva, de la necesidad de la contratación de personal experto externo que asesore.
  2. El presupuesto que se requiere para la contratación del asesor externo y el mecanismo de compra que se utilizará para la contratación de esta persona.
  3. La decisión fundada, expresada en el acta respectiva del Directorio, de acordar la contratación de una determinada asesoría externa.
  4. Que el asesor cuente con reconocido prestigio en el mercado y con experiencia comprobada en la materia objeto de la asesoría.
  5. Que el asesor externo sea independiente de la Caja de Compensación y sus directores, y que no tenga conflicto de interés, en los términos expuestos en el número 5.1.10 precedente, además de contar con autonomía para emitir su opinión, estando obligado a guardar reserva o confidencialidad de la materia objeto de la asesoría.
  6. Que se suscriba un contrato para el servicio acordado, así como las causales para poner término anticipado a aquél.
  7. Que el informe de la asesoría conste por escrito y se entregue copia de éste a cada uno de los miembros del Directorio, cuando corresponda.
  8. Que el Directorio o Comité deje constancia escrita de su conformidad con el trabajo realizado

5.1.16 INFORMACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO

5.1.16 INFORMACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO

La C.C.A.F. debe remitir a la Superintendencia de Seguridad Social, a más tardar el mes de marzo de cada año, un informe de evaluación de sus actuales prácticas de buen Gobierno Corporativo, conforme al formato dispuesto en el Anexo N°1: Formulario de evaluación de buenas prácticas de gobierno corporativo, del número 5.1.17 Anexos, del Título I, del Libro V. Dicho formulario se construirá con la información vigente hasta el mes de diciembre del año anterior.

Este formulario, previo a ser remitido, debe ser suscrito por todos los integrantes del directorio de la Caja de Compensación de Asignación Familiar.

Si la C.C.A.F. informa que cuenta con una determinada práctica, debe marcar la alternativa sí del recuadro respectivo; en caso contrario indicará en el recuadro pertinente que no la ha adoptado, debiendo describir la consideración o justificación para informar en este sentido. Además, podrá describir el estado de cumplimiento parcial, en caso de corresponder. Para efectuar esta declaración, el Directorio debe basarse en hechos claros, objetivos y verificables, así como en las declaraciones que en la misma materia fueron efectuadas en los años anteriores.

5.1.17 ANEXOS

5.1.17 ANEXOS

Anexo N°1: Formulario de evaluación de buenas prácticas de gobierno corporativo

5.2 TÍTULO II: CONTROL INTERNO

5.2.1 LINEAMIENTOS GENERALES

5.2.1 LINEAMIENTOS GENERALES

El Sistema de Control Interno es un proceso efectuado por los diferentes estamentos de una Caja de Compensación de Asignación Familiar, tales como el directorio, la alta administración y el personal de la Institución; diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos de la Organización, contemplando al menos las siguientes categorías:

  1. La eficacia y eficiencia de las operaciones.

  2. La adhesión a las políticas aprobadas por el directorio

  3. La confiabilidad de la información relevante para la toma de decisiones.

  4. El cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables.

Dicho sistema debe contar con una metodología definida de control para los procedimientos administrativos y contables, además de mecanismos adecuados de información a todos los niveles de la entidad y de una instancia de verificación del cumplimiento normativo.

El Sistema de Control Interno tiene como finalidad verificar el cumplimiento y comportamiento de, a lo menos, los siguientes aspectos debiendo las Cajas implementar medidas de control para cada uno de ellos:

  1. La entidad, sus directivos y trabajadores deben cumplir con las disposiciones legales y normativas que les sean aplicables.

  2. La gestión de la Caja debe ser acorde con las políticas y estrategias establecidas por el directorio y los Códigos de Buenas Prácticas vigentes en la Institución y la normativa vigente.

  3. Todas las transacciones operativas, según los procesos y las líneas de negocios existentes, deben ser realizadas con las autorizaciones correspondientes y con resguardo de la debida segregación funcional.

  4. El correcto resguardo y tratamiento de los activos de información de la Caja de Compensación.

  5. La contabilidad y otros registros deben proporcionar una información completa, precisa, íntegra, verificable y oportuna.

  6. La alta administración, los dueños de procesos y los trabajadores en general, deben poder prevenir, identificar, evaluar, administrar y controlar sus riesgos según su ámbito, y a su vez, conocer los controles aplicados para la mitigación de dichos riesgos, así como la evolución y evaluación de dichos controles, tanto para los procesos internos que administren, como aquellos que se encuentren externalizados.

  7. Se debe procurar el control de las entidades proveedoras, respecto de la calidad, continuidad y cumplimiento de los servicios otorgados.

  8. La información y antecedentes de gestión, la documentación sustentatoria de transacciones y otros activos de información generados por la Caja, deben estar debidamente identificados, clasificados, almacenados y ser accesibles para la propia Caja y los organismos reguladores.

  9. Se debe controlar que los proyectos, planes, programas y sistemas de información implementados por la Caja de Compensación se desarrollen satisfactoriamente para alcanzar las metas establecidas, controlando su implementación y verificando el cumplimiento de los hitos, cronogramas, presupuestos, puestas en marcha y otros aspectos que permitan una correcta implementación.

  10. Se debe velar porque los recursos sean usados en forma económica y eficiente, con un control presupuestario y de gastos verificables.

  11. Se debe garantizar que los trabajadores y pensionados afiliados reciban los beneficios de bienestar social y las prestaciones legales que correspondan de manera oportuna, expedita y con la mayor calidad e información posible.

  12. Velar por la transparencia de la información a los afiliados, público y entidades reguladoras.

5.2.2 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL DIRECTORIO Y LA GERENCIA GENERAL RESPECTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

5.2.2 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL DIRECTORIO Y LA GERENCIA GENERAL RESPECTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Es responsabilidad del directorio aprobar el diseño y la metodología organizacional que permita un adecuado Sistema de Control Interno en las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.

Además, el directorio debe velar porque se desarrolle e implemente una cultura de control interno y por el correcto funcionamiento de dicho sistema en la organización. El directorio debe recibir permanentemente los informes sobre la efectividad y el comportamiento del sistema de control interno, por parte de la unidad organizacional que haya sido designada para tal efecto, de forma complementaria a los otros reportes de riesgo ya normados, teniéndose que reportar a éste cualquier debilidad relevante identificada, tan pronto como sea posible, para que se puedan adoptar las acciones apropiadas para prevenir, eliminar, transferir, mitigar o eventualmente aceptar los riesgos identificados, siempre que se encuentren bajo los niveles de riesgos aceptados por la organización.

Para estos efectos, el directorio debe establecer y mantener actualizado un procedimiento específico para la revisión de los respectivos reportes integrados de la gestión de riesgos y del control interno.

5.2.2 RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL DIRECTORIO Y LA GERENCIA GENERAL RESPECTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

5.2.2.1 Funciones del directorio

5.2.2.1 Funciones del directorio

  1. Aprobar el diseño y metodología organizacional del Sistema de Control Interno, ya sea mediante un modelo centralizado o descentralizado, verificando que éste sea adecuado para la naturaleza y la escala de las operaciones de la Caja, independiente de las unidades de auditoría interna, que considere una correcta segregación de funciones entre las unidades operativas de negocios y aquellas de Riesgo y Control.

  2. Velar por la suficiente asignación de los recursos económicos y de personal que sean necesarios para la implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.

  3. Velar porque se mantenga en el tiempo un Sistema de Control Interno efectivo y conocer las principales debilidades del Sistema de control en la Caja de Compensación.

  4. Aprobar la Política y el Manual de Control Interno de la organización.

  5. Llevar a cabo una vigilancia prudente y adecuada del sistema de administración de riesgos y entidades relacionadas, acorde a las estrategias y políticas respectivas ya aprobadas e instauradas por el directorio, debiendo complementarse en forma efectiva con el Sistema de Control Interno.

  6. Recibir permanentemente informes relativos a la efectividad de los controles internos, como, asimismo, de las deficiencias detectadas por la administración, por la auditoría interna, por su personal o por cualquier medio, las que deben ser reportadas al directorio y tratadas a la brevedad, quedando su análisis reflejado en las respectivas actas de directorio.

  7. Complementar el Código de Buenas Prácticas y Conducta de la organización, con las medidas relativas al Sistema de Control Interno, en el marco del Gobierno Corporativo.

  8. Complementar el Sistema de Control Interno con aquellas medidas tendientes a desarrollar herramientas para la prevención estratégica del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y prevención del cohecho.

5.2.2.2 Funciones de la Gerencia General

5.2.2.2 Funciones de la Gerencia General

  1. Implementar y mantener en funcionamiento el Sistema de Control Interno conforme a las instrucciones del directorio. Para tal efecto, el Gerente General debe implementar en la Caja la metodología organizacional necesaria para el adecuado desarrollo de dicho sistema.

  2. Proponer la Política y el Manual de Control Interno de la organización al directorio.

  3. Responsabilizarse por el funcionamiento, efectividad y coordinación de los distintos procesos de gestión de riesgos existentes en la Caja y su relación con el Sistema de Control Interno.

  4. Analizar la efectividad y evolución de los controles implementados y reforzar aquellos que se encuentren bajo las tolerancias definidas por la organización, complementando dicha información con la Gestión de Riesgos existente.

  5. Analizar y revisar la evolución de los controles internos de los procesos, así como la relación con los riesgos identificados, con el fin de verificar aquellas variaciones que requieran la implementación de medidas preventivas o mitigantes, en el desarrollo de las operaciones efectuadas por la Caja de Compensación.

5.2.3 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

5.2.3 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Las Cajas deben implementar y mantener un Sistema de Control Interno que permita salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, verificar la información que se emite al mercado y al entorno, promover la eficiencia y eficacia en sus operaciones así como también, estimular la observancia y cumplimiento de las políticas, procedimientos y códigos, que le permitan cumplir con su misión y objetivos como entidades de previsión social, dentro del marco legal y reglamentario vigente.

El Sistema de Control Interno debe comprender, al menos, los siguientes componentes:

5.2.3 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

5.2.3.1 Ambiente de control interno

5.2.3.1 Ambiente de control interno

Se entiende por Ambiente de Control Interno al conjunto de valores éticos que componen el clima de control que se gesta o surge en la conciencia individual y grupal de los integrantes de una organización, por la influencia de la historia y cultura de la entidad y por las pautas dadas por el directorio respecto de la integridad en la organización.

Define, además, al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno, de manera centralizada o descentralizada según la complejidad de la organización y que son, por lo tanto, determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por el directorio, la alta gerencia, y por carácter reflejo de los demás agentes, en relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

Las Cajas deben considerar, a lo menos, los siguientes factores del ambiente de control interno relacionados con su personal y el entorno en que se trabaja:

5.2.3.1 Ambiente de control interno

5.2.3.1.1 Integridad y valores éticos

5.2.3.1.1 Integridad y valores éticos

Las Cajas deben complementar la información del Código de Buenas Prácticas y Conducta, indicado en la normativa de Gobiernos Corporativos, para establecer los lineamientos de integridad y valores éticos como elementos partícipes del ambiente de control interno, que sean adecuados entre todo su personal y organizaciones relacionadas, verificando periódicamente su difusión y conocimiento, definiendo líneas de acción claras en caso de transgresiones a los valores establecidos y a las conductas. Todo lo anterior, complementando el marco del Gobierno Corporativo en las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.

Asimismo, se debe considerar la aplicación de sanciones ante conductas impropias que vulneren el Código mencionado anteriormente. Además, deben promoverse canales de comunicación formales para los trabajadores de la Caja como para el público en general que faciliten el reporte de actividades sospechosas o cuestionables, y aquellas acciones que vayan en contra de los lineamientos establecidos en el Sistema de Control Interno.

5.2.3.1.2 Estructura de Comités y el Sistema de Control Interno

5.2.3.1.2 Estructura de Comités y el Sistema de Control Interno

La estructura funcional que cada Caja adopte para la implementación del Sistema de Control Interno debe entregar información permanente a los diversos Comités de la misma, los que deben analizar los resultados del Sistema de Control Interno, en el ámbito de su competencia, e informar oportunamente al directorio sobre aquellos hallazgos relevantes referentes al control interno. El tratamiento de las materias de control interno en los Comités debe quedar reflejado en sus respectivas Políticas y documentación de respaldo.

5.2.3.1.3 Estructura organizacional de las Cajas de Compensación y proceso de delegación de autoridad

5.2.3.1.3 Estructura organizacional de las Cajas de Compensación y proceso de delegación de autoridad

Cada Caja debe implementar una estructura organizacional que asegure un marco formal de autoridad y responsabilidad dentro del cual se proyecten, ejecuten y controlen las actividades que permitan cumplir sus objetivos institucionales, estableciendo necesariamente una correcta segregación funcional, de supervisión, aprobación y contingencia, en el marco de un Sistema de Control Interno, complementando la gestión de procesos y la gestión de la continuidad operativa.

La Estructura Organizacional debe plasmarse en un documento, el que debe ser informado al directorio ante cambios relevantes en la organización, en donde, al menos, se señalen con claridad: la gerencia general, las gerencias y subgerencias, jefaturas y/o supervisores.

Además, la unidad encargada de la gestión de los recursos humanos debe tener un medio en donde se indique la individualización de sus trabajadores, sus cargos, respectivas unidades organizacionales, roles, funciones, procesos a cargo, dependencias jerárquicas y reemplazos en casos de contingencia. Este documento debe ser actualizado en cada cambio organizacional y debe estar disponible para fines administrativos y de gestión interna de la Caja, así como de los organismos reguladores.

5.2.3.1.4 Prácticas de Recursos Humanos

5.2.3.1.4 Prácticas de Recursos Humanos

Las Cajas deben desarrollar una Política de administración de Recursos Humanos que considere los niveles esperados de integridad, comportamiento ético, capacidades y conocimientos de los trabajadores. Además, deben elaborar un Manual de Administración de Recursos Humanos que considere al menos los siguientes ámbitos:

  1. Competencia: la administración superior de la Caja debe especificar los niveles de competencia para los distintos cargos, precisando los requisitos de conocimiento y habilidades para poder desempeñarlos.

  2. Definición de los perfiles de cargo: detallar la estructura organizacional y fijar las funciones de cada uno de los cargos de la organización.

  3. Contratación: establecer un procedimiento de selección y reclutamiento que defina los requisitos adecuados de conocimientos, experiencia e integridad, previstos en los perfiles de cargos, en que se especifiquen suficientemente las obligaciones a que se encuentran sujetos los trabajadores en esta materia y la aplicación de sanciones frente a su inobservancia.

  4. Inducción: esto es, presentaciones acerca de la historia, cultura y procedimientos de la empresa, contemplando además los niveles de integridad, comportamiento ético, capacidad y conocimientos que les son exigibles a los trabajadores que ingresan a la organización.

  5. Toma de Conocimiento: aceptación y conocimiento de los Códigos, Políticas y Manuales que les sean aplicables a sus funciones.

  6. Capacitación: procurar el desarrollo planes de capacitación periódicos, con el fin de mejorar el desempeño profesional, considerando aquellos lineamientos que permitan mejorar el desempeño laboral y personal de los trabajadores y trabajadoras.

  7. Oportunidad: potenciar el desarrollo y el trato entre los trabajadores de manera equitativa y respetuosa, con igualdad de oportunidades en materia de género y evitando todo tipo de discriminación.

  8. Evaluación: establecer la metodología de evaluación anual y reconocimientos del desempeño de los trabajadores.

  9. Sanciones: definir las sanciones y medidas disciplinarias aplicables a los trabajadores.

5.2.3.1.5 Mecanismos de incentivos

5.2.3.1.5 Mecanismos de incentivos

La Gerencia General debe velar porque los incentivos que se establezcan sobre desempeño del personal de la Caja de Compensación no supongan conductas alejadas de los lineamientos éticos o prácticas que incidan en potenciales conflictos de interés.

Por lo anterior, en el caso de la alta administración, no se pueden vincular sus incentivos económicos a desempeños que no se encuentren establecidos en sus respectivos contratos de trabajo y que puedan generar malas prácticas o conflictos de interés. Además, dichos mecanismos de incentivos deben ser aprobados por acuerdo del directorio e informados a esta Superintendencia.

Las compensaciones, en otros estamentos organizacionales diferentes a la alta administración, pueden ser contempladas en Planes Anuales aprobados por el directorio.

El directorio de cada Caja de Compensación debe revisar anualmente los planes de incentivos de los funcionarios y garantizar que no ocurran las conductas y prácticas precedentemente aludidas.

5.2.3.1.6 Administración de Riesgos y el Control Interno

5.2.3.1.6 Administración de Riesgos y el Control Interno

Las Cajas deben desarrollar una filosofía de Administración de Riesgos, velando por identificar, medir, controlar, monitorear e informar los diversos tipos de riesgos a los que se ven expuestas en el desarrollo de sus actividades, tanto propias como aquellas que se encuentren en procesos externalizados. Es por ello que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben promover una gestión basada en riesgos, que se transmita y divulgue en toda la organización, sus empresas relacionadas y proveedoras; generando una cultura de riesgo que se integre con el sistema de control interno apropiado a la naturaleza, tamaño y complejidad de las actividades que desarrolla.

Los controles implementados deben contemplar los aspectos de diseño y efectividad, estableciendo una metodología de evaluación de los mismos que permita determinar con claridad su acción mitigante por sobre los riesgos inherentes identificados.

5.2.3.1.7 Control de Auditoría Interna

5.2.3.1.7 Control de Auditoría Interna

La unidad de Auditoría Interna es la responsable de la revisión independiente de todos los procesos realizados por las Cajas de Compensación, evaluando la implementación de las políticas, el desarrollo y funcionamiento de los procedimientos y la efectividad ex post de los controles realizados. En el marco del Sistema de Control Interno, la Unidad de Auditoría debe:

  1. Verificar la efectividad y cumplimiento de las políticas, los procesos y de aquellos controles internos implementados.

  2. Asegurar razonablemente que los riesgos identificados sean evaluados y mitigados con la aplicación de controles, en donde se revise su diseño y efectividad y que estos resultados sean considerados en sus informes de auditoría.

  3. Verificar que las acciones de mitigación y control definidas efectivamente se han implementado y que mitigan apropiadamente los riesgos dentro de niveles aceptables.

  4. Reportar directamente al directorio y a los respectivos Comités las situaciones observadas.

5.2.3.1.8 Auditoría externa

5.2.3.1.8 Auditoría externa

Las políticas, procesos y controles desarrollados e implementados en el marco de Control Interno pueden ser revisados por Auditores Externos de manera independiente, según las normativas vigentes.

5.2.3.1.9 Relación con las Entidades Reguladoras

5.2.3.1.9 Relación con las Entidades Reguladoras

Las Cajas de Compensación se encuentran sometidas al control y fiscalización de la Superintendencia de Seguridad Social, de acuerdo con lo señalado en el artículo 23 de la Ley N°16.395, así como también de otros organismos reguladores. Por lo anterior, la relación existente entre la Caja de Compensación y sus organismos reguladores debe ser ajustada a los términos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente, a las instrucciones impartidas, velando por la disponibilidad de la información que requieran los reguladores.

El Sistema de Control interno debe también verificar el cumplimiento, en tiempo y forma, respecto de la entrega de información requerida por los entes reguladores.

Referencias legales: Ley 16.395, artículo 23

5.2.3.2 La evaluación de riesgos y el sistema de control interno

5.2.3.2 La evaluación de riesgos y el sistema de control interno

Corresponde tanto al directorio como a los comités, la alta administración, las unidades de riesgo, dueños de procesos y trabajadores de la entidad, su participación activa en el Sistema de Gestión de Riesgos implementado en la respectiva Caja de Compensación, conocer los niveles de riesgo aceptados y los principales riesgos inherentes a los que éstas se enfrentan.

Por Io anterior, la organización debe asimilar la metodología de identificación y evaluación de los riesgos, la evaluación de los mismos considerando su probabilidad o frecuencia de ocurrencia así como también la magnitud de su impacto económico o patrimonial y aquellas otras evaluaciones que contemplen los impactos sociales de los procesos que deban ser incorporadas a los sistemas de gestión de riesgo, con el fin adoptar las medidas de control que correspondan.

La identificación, diseño, implementación, trazabilidad y efectividad de los controles complementa la evaluación de los Riesgos Operacionales y lo relaciona directamente con el Sistema de Control Interno.

Por lo anterior, los responsables de la implementación del control interno deben establecer una metodología para la evaluación de los controles mitigantes de los riesgos, con el fin de medir el efecto mitigador de éstos en un proceso de monitoreo y evaluación interna continua, complementario a Io indicado en el Título I del Libro VI de este Compendio de la Ley N°18.833, sobre de Gestión del Riesgo Operacional.

Las materias de Control Interno deben ser incorporadas en los respectivos comités de riesgos o equivalentes. Entre las labores que deben analizar en esta instancia se encuentran: la revisión de la identificación de los riesgos, el análisis de éstos, su comparación según los niveles de riesgo aceptado y la evaluación de los controles aplicados, que permitan determinar si se necesita la implementación de planes de acción.

Complementando la evaluación de los riesgos de la organización, el sistema de control interno debe asegurarse que los controles diseñados para el tratamiento de los riesgos son implementados eficazmente y que cumplen con los objetivos de control interno (operacionales, de información financiera, de cumplimiento entre otros) de la Caja, con el fin de evaluar los riesgos residuales de cada uno de los procesos y establecer la necesidad de incorporar o fortalecer las actividades de control para mitigar los riesgos.

El alcance del control interno debe abarcar todos los procesos, ya sean estratégicos, relacionados a las líneas de negocio o procesos de apoyo.

Finalmente, se debe mantener informada a la alta administración, al directorio y a esta Superintendencia, de acuerdo con las instrucciones impartidas, respecto de la evolución de los riesgos, sus controles y materializaciones, remitiendo un informe anual sobre los resultados generales de la Gestión del Control Interno el que podrá complementarse con el informe instruido en el Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833, de gestión del riesgo operacional.

5.2.3.3 El riesgo reputacional y el control interno

5.2.3.3 El riesgo reputacional y el control interno

Las Cajas de Compensación deben incorporar, como parte del Sistema de Control interno, la evaluación del Riesgo de Reputación, analizando aquellos elementos internos o externos que puedan afectar su percepción por parte de sus afiliados, público general, organismos reguladores y el mercado.

Se debe contar con un reporte y registro del análisis de eventos con consecuencias en esta materia, el cual permita a la alta administración y al directorio tener una fuente de información para apoyar la toma de decisiones.

5.2.3.4 Actividades de control

5.2.3.4 Actividades de control

Las Cajas deben llevar a cabo actividades de control que les permitan asegurar el cumplimiento de las directrices administrativas de control de los riesgos, de modo de adoptar las acciones mitigadoras que se estimen necesarias. Estas medidas deben ser acordes o complementarias a las actividades definidas a partir de las políticas de riesgo declaradas por la entidad.

Respecto de lo anteriormente expuesto, cabe señalar que cada actividad de control se debe diseñar con el fin de cumplir con un objetivo de control específico. Algunos ejemplos de objetivos de control son los siguientes:

  1. Documentación de los procesos: existencia de los procesos documentados, incorporando las actividades de control en los mismos.

  2. Documentación relacionada: en caso de que el procedimiento lo indique, debe existir integridad y la totalidad de la documentación y evidencias requeridas en los documentos asociados al proceso.

  3. Existencia/VaIidación: sólo se deben procesar transacciones válidas, documentadas y debidamente autorizadas.

  4. Ocurrencia: sólo las transacciones que ocurrieron en un determinado período son procesadas (cortes documentales).

  5. Integridad: todas las transacciones que deben ser procesadas, Io son en tiempo y forma.

  6. Validación de cálculos: los saldos se evalúan con procedimientos adecuados y se verifica que los cálculos aplicados son correctos.

  7. Sistemas de información y datos: Estos se encuentren íntegros, validados y que reflejen fielmente la realidad.

  8. Activos y Pasivos: la entidad tiene derechos efectivos sobre los activos, y los pasivos deben representar adecuadamente las obligaciones de la entidad.

  9. Clasificación y presentación: los componentes de los estados financieros deben ser apropiadamente clasificados.

  10. Razonabilidad: los resultados y/o saldos aparecen como razonables en relación con el resto de la información y las tendencias históricas de la organización.

En cuanto a las actividades de control, cabe señalar que ellas se deben realizar en todos los niveles jerárquicos de la Caja y necesariamente en todas aquellas funciones y actividades que conlleven un riesgo.

Las actividades de control pueden corresponder, a Io menos, a las siguientes:

5.2.3.4 Actividades de control

5.2.3.4.1 Tipos de Controles

5.2.3.4.1 Tipos de Controles

Se deben aplicar diversos tipos de controles a las actividades de los procesos, como, por ejemplo, los controles preventivos, concurrentes o de retroalimentación, contemplando en dichos controles la totalidad, integridad y el correcto registro de datos, que permitan verificar que los resultados de los procesos sean efectivos y eficientes.

5.2.3.4.2 Segregación funcional de tareas y responsabilidades

5.2.3.4.2 Segregación funcional de tareas y responsabilidades

Las tareas y responsabilidades esenciales relativas a la autorización, ejecución, registro, custodia y revisión de las transacciones y operaciones de la entidad deben ser asignadas velando que no se generen conflictos entre ejecución y control.

5.2.3.4.3 Registro oportuno y adecuado de las transacciones y operaciones

5.2.3.4.3 Registro oportuno y adecuado de las transacciones y operaciones

Las transacciones y operaciones que afectan a una entidad deben registrarse inmediatamente y ser debidamente clasificadas, así como sus controles y evaluaciones.

5.2.3.4.4 Requerimiento de respaldos contables y su disponibilidad

5.2.3.4.4 Requerimiento de respaldos contables y su disponibilidad

Los registros contables deben quedar respaldados con la documentación de soporte respectiva según los plazos establecidos en la legislación vigente. Esta documentación tiene que quedar adecuadamente disponible para permitir y facilitar las revisiones internas y externas, incluidas la revisión de esta Superintendencia. El acceso a estos respaldos no debe depender de la presencia o ausencia de las personas, ni de los servicios de custodia y almacenaje contratados para ello, incorporando los mismos a los Sistemas de Seguridad de la Información implementados.

5.2.3.4.5 Niveles definidos de autorización

5.2.3.4.5 Niveles definidos de autorización

Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados y ejecutados por trabajadores que actúen dentro del ámbito de su autoridad, establecida en su perfil de cargo y su perfil sistémico. La conformidad de las autorizaciones y poderes deben estar en línea con la dirección, misión, estrategia, planes, programas y presupuesto de cada Caja.

Las autorizaciones y poderes otorgados en cada Caja deben encontrarse documentados formalmente y ser comunicados explícitamente tanto al directorio como a las personas o sectores autorizados. Estos últimos deben ejecutar las tareas que se les han asignado, en apego a las directrices definidas y dentro del ámbito de competencias establecidas por la normativa existente.

5.2.3.4.6 Acceso restringido a los recursos, activos y registros

5.2.3.4.6 Acceso restringido a los recursos, activos y registros

Las Cajas deben proteger y limitar el acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes. Las personas autorizadas para acceder a estos datos, deben tener accesos registrados y tener controles de acceso a la información en custodia además de registros de su utilización.

Todo activo de valor o de información debe ser asignado a un responsable por su custodia y es responsabilidad de la administración superior velar porque se cuente con adecuadas protecciones, mediante el uso de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, claves de acceso, sistemas de respaldo, etc., en base al cumplimiento de la seguridad de la información, complementario a la Gestión del Riesgo Operacional.

Los activos deben estar debidamente registrados y periódicamente, sin previo aviso, se deben cotejar las existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia. La frecuencia de la comparación debe ser definida por la alta administración, dependiendo del nivel de vulnerabilidad del activo.

5.2.3.4.7 Personal clave en determinadas funciones

5.2.3.4.7 Personal clave en determinadas funciones

Ningún trabajador debiera tener a su cargo, como única función, tareas críticas que presenten un alto potencial de llegar a cometer irregularidades, materialización de riesgos operacionales o que potencialmente presenten riesgos al sistema de control interno o continuidad operativa de la Caja de Compensación. Los trabajadores a cargo de dichas tareas deben tener respaldos en otros trabajadores. La administración superior de cada Caja debe velar por establecer medidas mitigadoras suficientes cuando lo anterior no pueda cumplirse.

5.2.3.4.8 Revisiones gerenciales

5.2.3.4.8 Revisiones gerenciales

La Gerencia General de la Caja debe controlar periódicamente el desempeño de las diversas áreas funcionales de la misma, por la vía de la revisión de la trazabilidad de indicadores de desempeño, de riesgo y de controles en los procesos. Se deben diferenciar claramente los indicadores de riesgo de los indicadores de gestión y esta información debe ser complementada con otros aspectos de evaluación. Los resultados de dichas revisiones deben ser informadas al directorio.

Asimismo, el directorio debe controlar el rendimiento, comparando la evolución de la entidad y su desempeño, incorporando el análisis de las desviaciones en los planes estratégicos, presupuestos, la comparación con el resultado de años anteriores y con el mercado.

5.2.3.4.9 Control de los Sistemas de Información

5.2.3.4.9 Control de los Sistemas de Información

Los controles a los sistemas de información y los sistemas de seguridad de la información deben estar referidos a los controles de los riesgos identificados en las actividades sistémicas, esto es, controles sobre las operaciones ejecutadas en los sistemas, en los centros de procesamientos de datos, de arquitectura de los sistemas, integridad de los datos, sobre la seguridad física y lógica de los datos, la ejecución y/o contratación y mantenimiento del hardware y software, perfiles de acceso, controles de acceso físico y lógico a instalaciones o sistemas y controles sobre desarrollo, mantenimiento e implementación y aseguramiento de la calidad de los sistemas informáticos y de aplicaciones.

Se encuentran dentro de esta categoría de controles los procesos de respaldo de datos y recuperación de caídas de los sistemas informáticos, contemplados en los respectivos planes de continuidad operativa. Esos controles deben ser aplicados a toda la tecnología crítica incluyendo, al menos, los sistemas principales, servidores, bases de datos, almacenamiento de datos, redes de comunicación, enlaces de datos y voz y computadores personales.

También deben considerarse controles de aplicación en los procesos que conllevan riesgos significativos, contribuyendo con ello al aseguramiento de la integridad y exactitud de tales procesos, prestando especial atención a las interfaces y relación entre sistemas y aplicaciones. Los controles de aplicación se deben extender también a las aplicaciones de usuarios finales relacionadas eventualmente a riesgos en los ámbitos de control interno.

5.2.3.4.10 Control Interno de la gestión contable

5.2.3.4.10 Control Interno de la gestión contable

Las Cajas deben mantener un sistema de gestión contable que refleje de forma clara y fehaciente su situación económica y financiera.

Para lo anterior, cada Caja debe incorporar a su Sistema de Control interno todos los procesos y operaciones realizadas por gestión contable, tesorería y sus unidades relacionadas, internas o externas.

Asimismo, dichas unidades deben implementar procedimientos y medidas de control para que la contabilidad se encuentre debidamente registrada y asegurar que se apliquen las respectivas medidas de conciliación de la información, realizar pruebas de calidad de datos y documentar aquellas partidas que así Io requieran.

Además, cada Caja debe disponer de un Manual de Cuentas actualizado y aprobado para cada una de las cuentas que conforman el sistema contable de la misma, en donde se detallen los conceptos por los cuales se efectúan abonos y cargos, a la vez que se indique el ítem del Formato Único de Presentación de Estados Financieros (F.U.P.E.F) donde se registran.

5.2.3.4.11 La Gestión de los Procesos y el Control Interno

5.2.3.4.11 La Gestión de los Procesos y el Control Interno

Las herramientas de control interno, esto es, los organigramas funcionales, la descripción de funciones, los manuales de operaciones, de procedimientos y sus controles, análisis de riesgos y evaluación de controles, deben estar documentados y disponibles para el personal encargado de las respectivas operaciones. Tal documentación, respectivamente aprobada y actualizada por sus respectivos dueños de procesos y la unidad encargada de la gestión de los procesos, debe estar también disponible para esta Superintendencia.

Los procesos a seguir en las rutinas administrativas deben estar descritos en documentos denominados Manuales de Procedimientos. Además, deben identificarse los cargos responsables de las decisiones y tareas asumidas en los procesos que se describan, incorporando también las actividades sistémicas, de control y de apoyo, tanto como las desarrolladas por la Caja de Compensación, como aquellas actividades externalizadas.

Los manuales deben ser coherentes con la normativa vigente, y con las estrategias y las políticas internas de la Caja, además de observar los principios de riesgos y de control interno, como la definición de los niveles jerárquicos, las responsabilidades de las personas que intervienen en las actividades y la segregación de funciones.

Dichos manuales deben ser codificados, dados a conocer y estar disponibles para todos los encargados de la ejecución de las actividades y procesos, y deben ser objeto de actualización permanente. Se debe además obtener confirmación de la recepción de éstos por parte de los destinatarios, incluidos los trabajadores que se van integrando a la Caja, en los procesos de inducción, según especialidad y procesos.

En la elaboración se deben contemplar, al menos, las siguientes líneas de negocio y/o procesos, considerando todas sus actividades componentes, ya sean éstos del tipo estratégico, relacionados a las líneas de negocios, o de apoyo:

  • Subsidio Maternal.

  • Asignación Familiar.

  • Prestaciones Adicionales.

  • Prestaciones Complementarias.

  • Crédito Social de Consumo - Microempresario - Educacional e Hipotecario.

  • Cuentas de ahorro metódico y voluntario.

  • Subsidio de Cesantía.

  • Subsidio de Incapacidad Laboral.

  • Captación y mantención de afiliados.

  • Operaciones y relación con empresas filiales.

  • Operaciones y relación con empresas proveedoras de servicios.

  • Otros servicios prestados por las Cajas, distintos a los anteriores.

Los manuales de procesos deben incluir las actividades de control insertas en sus actividades. Asimismo, deben ser objeto de una evaluación anual formal de su vigencia, por parte de los respectivos dueños de procesos con el fin de confirmar esto y que describan el proceso vigente.

La reevaluación periódica de los riesgos inherentes y residuales de estos procesos, con el fin de examinar la efectividad de los controles, debe ser realizada acorde a las normas impartidas por esta Superintendencia.

5.2.3.5 Información y comunicación

5.2.3.5 Información y comunicación

Las Cajas deben disponer de una corriente fluida y oportuna de información relativa a los acontecimientos internos y externos que permita a sus trabajadores cumplir con sus obligaciones y responsabilidades, en conocimiento de las ocurrencias en la organización respecto de las materias de Control Interno. La información pertinente debe identificarse y clasificarse previamente, para poder luego, según corresponda, comunicarse en tiempo y forma a los trabajadores, de modo de permitir que los trabajadores cumplan con sus labores.

La información debe ser de calidad apropiada, tanto en relevancia y exactitud. Además, el procedimiento de comunicación de información a los trabajadores debe estar contenido en el manual confeccionado para tal efecto.

Cada Caja debe asegurar una comunicación efectiva de la información precedentemente aludida. Esta comunicación debe llevarse a cabo en un sentido amplio, fluyendo hacia todos los niveles de la organización. A su vez, para que la información de niveles operativos se conozca adecuadamente hacia los niveles superiores, incluido el directorio, la Caja debe establecer canales efectivos de comunicación.

El directorio debe velar porque todo el personal reciba un claro mensaje por parte de la administración superior, respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse cabalmente, ya sea de forma personal o Institucional.

5.2.3.6 Supervisión continua

5.2.3.6 Supervisión continua

La Caja debe asegurarse que el sistema de control interno continúe operando efectivamente y que las deficiencias detectadas sean informadas tanto a la alta administración, como al directorio. Esta labor es esencial dentro de la función de Control Interno.

La administración superior debe asegurar que el monitoreo del sistema de Control Interno se aplique a todas las actividades relevantes al interior de la Caja, incluidas las actividades de procesos que se encuentren externalizados, debiendo tomar las medidas pertinentes para que esta supervisión se realice sobre una base de controles continuos, preventivos y no esporádicos. Para ello, es necesario que el Sistema de Control Interno se complemente e integre con las exigencias de las normas emanadas por esta Superintendencia respecto a la gestión del riesgo en actividades externalizadas de las Cajas.

Se debe tener en cuenta la opinión de los Auditores Internos. Estos últimos deben proporcionar información sobre la carencia de controles internos, así como sobre la manera en que los controles internos existentes están funcionando y pueden ser mejorados.

Entre las funciones de Auditoría Interna se debe incluir el asesoramiento a la alta administración, de modo de permitir a ésta un mejor cumplimiento, tanto de las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen, como de las instrucciones impartidas por esta Superintendencia y de los procedimientos administrativos adoptados para su control interno. Se incluye la identificación y evaluación, tanto del riesgo de incumplimiento, incluido el riesgo reputacional, como de las posibles repercusiones de cualquier modificación del entorno legal en las operaciones de la entidad.

5.2.3.7 Auditoría interna y el control interno

5.2.3.7 Auditoría interna y el control interno

Las Cajas deben contar con una función de Auditoría Interna, de naturaleza y alcance relacionado a la complejidad y volumen de sus operaciones, encargada de asegurar el cumplimiento de todas las políticas y procedimientos aplicables, así como de revisar si sus políticas, prácticas y controles siguen siendo suficientes y apropiados.

Los resultados obtenidos de la Auditoría Interna respecto del Sistema de Control Interno deben ser reportados directamente al directorio, complementando la normativa existente respecto de la materia.

Los Auditores Internos tienen como misión vigilar y validar la efectividad del sistema de control interno y proponer las modificaciones necesarias, lo anterior no implica que tengan la responsabilidad de establecerlo, implementarlo o mantenerlo.

Las materias de control interno deben ser incorporadas a la respectiva Política de Auditoría de cada Caja de Compensación.

5.2.3.7.1. La función de Auditoría Interna respecto del Sistema de Control Interno

Las Cajas deben establecer un sistema eficaz de control interno, según la complejidad y magnitud de sus operaciones, la que debe ser revisada periódicamente por la Unidad de Auditoría interna.

La función de Auditoría Interna debe establecer en sus planes de auditoría la revisión del Sistema de Control Interno. Dicha revisión debe ser realizada en forma objetiva e independiente de las funciones operacionales. Para asegurar su independencia, la función de Auditoría Interna no debe realizar otras funciones operativas en la Caja o con entidades que prestan servicios a ésta, evitándose de este modo potenciales conflictos de interés.

Por su parte, la Unidad de Auditoría Interna debe trabajar en forma integrada, pero manteniendo su independencia, con las Unidades de Control Interno y Riesgos de la Caja, de modo de garantizar una correcta gestión de los riesgos y sus controles, para Io cual debe auditar, dentro de su plan anual, las actividades y resultados en la gestión de éstos.

El directorio debe velar que para el cumplimiento de esta función de Auditoría Interna se tenga:

  1. Acceso irrestricto a todas las líneas de negocio de la Caja y sus procesos componentes (de la línea de negocios, de apoyo y estratégicos).

  2. Evaluación de las funciones contratadas con proveedores externos.

  3. Independencia apropiada, incluyendo las líneas de reporte hacia el directorio.

  4. Recursos y personal suficiente, apropiadamente calificado y entrenado, con la experiencia necesaria para entender y evaluar el negocio que están auditando.

  5. Una metodología que identifique los principales riesgos incurridos por la Institución para asignar nuevos recursos de mitigación, de conformidad con ello.

La Caja debe poner los informes de auditoría interna a disposición de la Superintendencia, cuando así se lo requiera.

5.3 TÍTULO III: HECHOS RELEVANTES

5.3.1 HECHOS RELEVANTES QUE DEBEN INFORMARSE A ESTA SUPERINTENDENCIA

5.3.1 HECHOS RELEVANTES QUE DEBEN INFORMARSE A ESTA SUPERINTENDENCIA

Las C.C.A.F. deben informar todo acontecimiento, circunstancia o antecedente, de ocurrencia no frecuente o periódica, que tenga o pueda tener una influencia significativa en su gestión administrativa, operacional o económica financiera, o en términos de la oportunidad de las prestaciones de seguridad social o bienestar social que otorgan a sus afiliados, incluyendo aquellos ocurridos en las sociedades u organismos filiales de la Caja.

Por lo tanto, las C.C.A.F. deben informar a esta Superintendencia, dentro del plazo de veinticuatro horas desde la ocurrencia o bien desde que tomó conocimiento, los hechos relevantes que puedan ser o no cuantificados en monto, por desconocimiento del impacto, o por ser un hecho de magnitudes incalculables al momento de ocurrido. Para estos efectos, cada Caja debe realizar el reporte de Hechos Relevantes, utilizando el sistema de formularios web que provee esta Superintendencia para dichos fines, de acuerdo a lo indicado en el Anexo N°1: Formulario web de Hechos Relevantes de este Título III del Libro V. Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia puede solicitar antecedentes adicionales en caso que lo amerite.

La información requerida por este numeral 5.3. del Título III del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833 debe ser remitida siguiendo las instrucciones señaladas en la página web de esta Superintendencia (www.suseso.cl) en el link denominado Proyecto GRIS.

Además del envío por formulario electrónico del hecho relevante, el Gerente General de la respectiva C.C.A.F. debe remitir a esta Superintendencia una carta suscrita, conteniendo la misma información de dicho hecho, dentro del plazo de veinticuatro horas desde la ocurrencia o toma de conocimiento de éste. No obstante lo anterior, los hechos remitidos a través de formulario web, son también de responsabilidad del Gerente General de la C.C.A.F., y se asumirá su conocimiento y autorización sobre lo informado.

A continuación, se presentan ejemplos de hechos relevantes que las C.C.A.F. deben reportar.

  1. Inicio o término de beneficios contemplados en los Reglamentos de los Regímenes de Crédito Social, Prestaciones Adicionales y Prestaciones Complementarias.

  2. Cambios de estructura organizacional y de personal clave de la administración (gerentes, directores, fiscal, auditor interno).

  1. Suscripción de contratos y otro tipo de convenios con asesores, directores, empresas y otras personas naturales y jurídicas relacionadas con la administración superior de la C.C.A.F. (directores, gerente general y fiscal).

    Se entenderá por relacionado hasta el segundo grado de consanguinidad y hasta el primer grado de afinidad.

  2. Apertura y cierre de procesos judiciales en contra de la Caja, como también efectuados por ésta, por sumas superiores a cinco mil unidades de fomento (U.F.), incluyendo costas y honorarios. Debe enviarse copia de la demanda y de la sentencia en cada caso.

  3. Acuerdos sobre gastos, inversiones y licitaciones de compras y proveedores, cuyos montos superen, en su totalidad, las diez mil U.F., y de arrendamientos o contratación de servicios, cuyo monto mensual supere las mil U.F. Deben informarse las empresas que intervienen, el contenido y las condiciones que se incluirán en el contrato, cualquiera sea su naturaleza.

  1. Hechos que afecten, en forma general, el otorgamiento oportuno de los beneficios.

  1. Acuerdos sobre apertura y cierre de sucursales.

  1. Variaciones notorias o inusuales en cualquier variable o indicador de carácter económico, financiero, comercial relevante de la C.C.A.F., o de sus sociedades u organismos filiales, que puedan tener influencia significativa en su gestión, o en términos de la oportunidad de las prestaciones de seguridad social o bienestar social que otorgan a sus afiliados. Debe explicar sus motivos.

  1. Cualquier otro hecho que tenga o pueda tener una influencia significativa en su gestión administrativa, operacional o económica financiera, o en términos de la oportunidad de las prestaciones de seguridad social o bienestar social que otorgan a sus afiliados, incluyendo aquellos ocurridos en las sociedades u organismos filiales de la Caja.

5.3.2 POLÍTICA Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

5.3.2 POLÍTICA Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El directorio de cada C.C.A.F. debe establecer una Política de Divulgación de Hechos Relevantes. Dicha política y sus modificaciones deben ser enviadas para conocimiento de esta Superintendencia, dentro del plazo máximo de tres días hábiles contado desde su aprobación en la sesión de directorio más próxima.

Adicionalmente, es responsabilidad del Gerente General de cada C.C.A.F. definir y aplicar un manual de procedimientos que asegure la detección, divulgación y comunicación a esta Superintendencia de los hechos relevantes señalados en la presente normativa.

5.3.3 AUTORIZACIÓN DE USUARIOS

5.3.3 AUTORIZACIÓN DE USUARIOS

Para proceder a la creación de los usuarios autorizados a enviar el reporte de Hechos Relevantes señalado en el punto 2 anterior, se requiere que los Gerentes Generales de cada Caja de Compensación envíen el nombre completo, cargo, correo electrónico y teléfono de contacto de al menos dos usuarios que se encuentren especialmente autorizados a reportar, en el formato establecido en el Anexo N°1: Formulario web de Hechos Relevantes del Título III del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

La información para la creación de usuarios debe ser remitida mediante la plataforma PAE, opción "Otros-Ingresos", debiendo proceder de igual forma para la eliminación de usuarios.

5.3.4 ANEXOS

5.3.4 ANEXOS

Anexo N°1: Formulario web de Hechos Relevantes

5.4 TÍTULO IV: COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.1 RECAUDACIÓN DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET, MECANISMO DE DECLARACIÓN Y NO PAGO Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.1 RECAUDACIÓN DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET, MECANISMO DE DECLARACIÓN Y NO PAGO Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

El desarrollo alcanzado por Internet en los últimos años en materia de intercambio electrónico de información y de fondos, con transacciones que tienen altos niveles de seguridad, integridad y confidencialidad, ha llevado a esta Superintendencia a considerar importante incorporarla como otra herramienta tecnológica aplicable a la recaudación de las cotizaciones previsionales que realizan nuestras entidades fiscalizadas, incluidos los pagos atrasados y la declaración y no pago de las cotizaciones previsionales.

Se ha tenido en consideración, asimismo, el beneficio que reporta tanto a las entidades sujetas a la fiscalización de esta Superintendencia como a los empleadores y a los trabajadores independientes, el incorporar la recaudación electrónica como una herramienta más a aplicar para el pago de las cotizaciones previsionales.

Por lo tanto, se ha estimado necesario, junto con autorizar a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar para que su recaudación de cotizaciones previsionales se efectúe mediante la transmisión electrónica de información por la vía de Internet, establecer las normas que regulen dicho proceso de pago, y las pautas generales que se deben cumplir para que dichos pagos se realicen en forma segura, íntegra y confidencial, enfatizando aquellos aspectos relacionados con los mecanismos de control, los medios de certificación de las operaciones realizadas, los convenios que se suscriban y los respaldos que se generen como producto de la ejecución de este nuevo medio de pago.

El servicio de recaudación electrónica por Internet debe efectuarse exclusivamente por las empresas administradoras de sitios web que cumplan con los requisitos técnicos que se exigen en el numeral 5.4. del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833. Los empleadores pueden enterar sus cotizaciones previsionales a través de una modalidad que contemple el diseño de un sistema íntegramente electrónico o de uno mixto, donde se combine el envío de transferencias electrónicas de información con una forma de pago tradicional.

La entidad previsional podrá contratar el servicio de recaudación electrónica con una empresa externa propietaria de un Sitio web o desarrollar su propia solución.

Para los efectos del presente numeral 5.4. del Título IV de este Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, se entenderán como entidades recaudadoras a las entidades previsionales sujetas a la fiscalización de esta Superintendencia, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar. Asimismo, se entenderá por Superintendencia, la Superintendencia de Seguridad Social.

5.4.1 RECAUDACIÓN DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET, MECANISMO DE DECLARACIÓN Y NO PAGO Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.1.1 Definiciones

5.4.1.1 Definiciones

  1. Sistema de pago electrónico: es el pago de las cotizaciones previsionales que se realiza íntegramente mediante transferencias electrónicas de información, e instrucciones de pago al Sitio Web.

  1. Sistema de pago mixto: es el pago de las cotizaciones previsionales que se realiza mediante una combinación de transferencias electrónicas de información y de medios de pago tradicionales.

  1. Convenio de cargo automático: es aquel mediante el cual el empleador o trabajador independiente autoriza al banco donde mantiene la cuenta corriente para que pague las cotizaciones previsionales.

  1. Sitio Web: es un centro de procesamiento destinado a la recaudación de cotizaciones previsionales que provee los servicios de intercambio de información a los usuarios por Internet, debiendo cumplir los requerimientos que establece este numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

  1. Transferencias electrónicas de información

    1. Declaración:
      Transferencia electrónica de información que es generada por cada empleador o trabajador independiente para ser enviada a la entidad recaudadora de destino, a través del Sitio Web, donde residen los datos correspondientes a cada uno de los trabajadores, respectivamente. Esta transferencia electrónica debe tener asignada un número de folio y registrar todos aquellos datos incluidos en las respectivas planillas de declaración y pago de cotizaciones

    2. Orden de pago:
      Transferencia electrónica de información que es generada por cada empleador o trabajador independiente simultáneamente a la generación y envío de la Declaración y que tiene como destinatario la entidad recaudadora o el banco, a través del Sitio Web. En esta transferencia electrónica de información el empleador o trabajador independiente debe indicar la fecha en que instruye a su banco debitar en su cuenta corriente un monto total para que sea abonado a la cuenta corriente de la entidad recaudadora. Adicionalmente, debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración, y que identifica la operación.

    3. Crédito:
      Transferencia electrónica de información que es generada por el banco y que tiene como destinataria a la Entidad Recaudadora, a través del Sitio web. Esta informa del abono efectuado en la cuenta corriente de la entidad recaudadora por el valor de las cotizaciones y aportes previsionales. Debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración que identifica la operación.

    4. Débito:
      Transferencia electrónica de información que es generada por el banco y que queda a disposición del empleador o trabajador independiente en el Sitio Web, para que éstos verifiquen el cargo efectuado en su cuenta corriente por el valor de las cotizaciones previsionales pagadas. Debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración que identifica la operación.

    5. Confirmación:
      Transferencia electrónica de información que es generada por la Entidad recaudadora y que queda a disposición del empleador o trabajador independiente en el Sitio Web, para que certifique que las cotizaciones previsionales han sido pagadas. Debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración que identifica la operación.

    6. Comprobante de pago:
      Transferencia electrónica de información generada por la entidad recaudadora en caso de ocuparse el sistema mixto de pago de cotizaciones previsionales que tiene como destino el empleador o trabajador independiente. Esta transferencia indica los datos de la empresa y el desglose de los antecedentes del pago. Adicionalmente debe registrar como dato de referencia el número asignado a la Declaración, y que identifica la operación.

5.4.1.2 Modelo Operacional

5.4.1.2 Modelo Operacional

  1. Los distintos agentes participantes en el proceso de recaudación electrónica deben celebrar convenios de prestación de servicios que permitan hacer operativo el modelo definido. Por agentes participantes se entienden los siguientes: las Cajas de compensación de Asignación Familiar, los empleadores y trabajadores independientes, las empresas administradoras de Sitios Web y los bancos.

  1. Los empleadores o trabajadores independientes que decidan realizar el pago de las cotizaciones previsionales por Internet deben registrarse en alguna de las empresas administradoras de Sitios Web destinadas al servicio de recaudación electrónica. Estas empresas pueden corresponder a una empresa creada por la propia entidad recaudadora o una externa con la cual se hubiese suscrito un convenio.

  1. El registro deben efectuarlo los empleadores o trabajadores independientes mediante la inscripción electrónica en la empresa administradora, a través del Sitio Web, aportando la siguiente información:

    1. Identificación (razón social o apellido paterno, apellido materno y nombres)

    2. RUT

    3. Código de actividad económica (según el clasificador del Servicio de Impuestos Internos).

    4. Dirección (calle, número, departamento, comuna, ciudad y región)

    5. Teléfono

    6. Nombre representante legal

    7. RUT del representante legal

    8. Banco y número de la cuenta corriente asociada al convenio de cargo automático

    9. Dirección de correo electrónico

    10. Modalidad de pago de las cotizaciones previsionales (Sistema Electrónico o Sistema Mixto

  2. La inscripción en el Sitio Web tiene como finalidad permitir que el empleador o trabajador independiente pague sus cotizaciones previsionales de indemnización en forma electrónica por Internet. Esta incorporación no debe significar costo alguno para ellos.

  1. La inscripción electrónica debe ser confirmada por la empresa administradora del Sitio Web a cada uno de los empleadores o trabajadores independientes, con el otorgamiento de un código de participante y las claves de identificación y de seguridad de uso exclusivo, siendo ella la responsable de certificar la entrega de los respectivos códigos y claves.

  1. Para que el empleador o trabajador independiente pueda operar a través del Sitio web destinado al servicio de recaudación electrónica, se requiere que suscriba un convenio de cargo automático con el banco donde mantiene su cuenta corriente, salvo que hubiese escogido como modalidad el Sistema de Pago Mixto.

  1. Una vez que se encuentre perfeccionado el procedimiento de incorporación al Sitio Web y se encuentre vigente el convenio de cargo automático, el empleador o trabajador independiente se encuentra en condiciones de iniciar sus pagos por Internet en la modalidad del Sistema de Pago Electrónico. En el caso del Sistema de Pago Mixto, la condición es solamente haber perfeccionado su incorporación al Sitio web.

  1. El banco procederá a cargar en la cuenta corriente del empleador o trabajador independiente los montos indicados en la Orden de pago, recibida a través del Sitio web, y abonarlos en las cuentas corrientes de las entidades recaudadoras habilitadas para este fin. En el caso que las cuentas corrientes del empleador y la entidad recaudadora sean del mismo banco, el empleador o trabajador puede realizar el pago mediante un traspaso de fondos equivalente al monto que deba cancelar según consta en su declaración, sin que sea necesario el envío de la Orden de pago.

  1. Los empleadores o trabajadores independientes accederán al servicio de recaudación electrónica por medio de un sistema de claves, que deben ser otorgadas y administradas por la empresa administradora del Sitio web. El empleador por sí o a través de su representante legal y el trabajador independiente son exclusivamente responsables del uso de estas claves de seguridad.

  1. Las Entidades recaudadoras son exclusivamente responsables de que las empresas administradoras de Sitios Web cumplan con los mecanismos de seguridad referidos a la entrega e inhabilitación de las claves de seguridad de los agentes participantes, en la oportunidad en que ello sea requerido.

5.4.1.3 Modalidades de pago

5.4.1.3 Modalidades de pago

5.4.1.3 Modalidades de pago

5.4.1.3.1 Sistema de pago electrónico

5.4.1.3.1 Sistema de pago electrónico

  1. El sistema de pago electrónico comienza con el envío por parte del empleador o trabajador independiente de dos transferencias electrónicas simultáneas de información a la empresa administradora del Sitio web; la primera correspondiente a la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración) y la segunda, con la información de la orden de pago (Orden de pago). Esta empresa debe recibir la Declaración electrónica y transmitirla de inmediato a la entidad recaudadora de destino; a su vez, la Orden de pago electrónica la transmitirá al banco donde mantiene el convenio de cargo automático, de acuerdo con la fecha de pago indicada en dicha orden, la cual no podrá ser posterior al plazo legal establecido para el cumplimiento de las obligaciones previsionales. La empresa administradora del Sitio web debe coordinarse con el banco para que el envío de la Orden de pago electrónica se realice en una fecha tal que permita procesar oportunamente el cargo en la cuenta corriente.

  1. En caso que, por convenio entre la entidad recaudadora y el empleador o trabajador independiente, el pago se realice mediante un traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, no es necesario transmitir la Orden de pago, ya que el pago lo realiza directamente el empleador o trabajador independiente. La entidad recaudadora debe coordinarse con el banco para que los traspasos de fondos se realicen sólo hasta antes de la fecha de pago.

  1. La Orden de pago electrónica contiene el valor total registrado en la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración). El traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco sólo debe ser aceptado si corresponde a la cantidad exacta que se registró en la Declaración.

  1. El banco al recibir la Orden de pago electrónica debe proceder a realizar el cargo en la cuenta corriente bancaria del empleador o trabajador independiente por el valor total de las cotizaciones previsionales, y el mismo día abonará dicho monto en la cuenta corriente de la entidad recaudadora a la cual corresponde la operación, utilizando para esto los diversos mecanismos que ofrece el sistema financiero.

  1. El banco, a través del Sitio Web, debe notificar al empleador o trabajador independiente, el mismo día de efectuadas las operaciones descritas en el número anterior, la materialización del cargo en su cuenta corriente mediante una transferencia electrónica denominada Débito y a la entidad recaudadora sobre el abono de los fondos con otra transferencia electrónica denominada Crédito.

  1. A más tardar el tercer día hábil siguiente a la recepción del Crédito electrónico, la entidad recaudadora debe conciliar los datos que éste contiene con los de las planillas de pago de cotizaciones previsionales correspondientes (Declaración). El mismo día de realizada dicha conciliación y comprobado que no existen diferencias, la entidad recaudadora pondrá a disposición del empleador o trabajador independiente, a través del Sitio web, una Confirmación electrónica donde se certifique el resultado de la operación. Esta Confirmación debe contener la firma digital de la entidad recaudadora hacia el Sitio Web.

  1. En el evento que el banco determine que el empleador o trabajador independiente no dispone en su cuenta corriente de fondos suficientes para financiar las cotizaciones previsionales, debe rechazar la Orden de pago electrónica y en el mismo acto dará aviso de la situación a la entidad recaudadora y al titular de la cuenta corriente a través del Sitio Web. En este caso, toda la operación de pago quedará sin efecto. El empleador o trabajador independiente podrá dar cumplimiento a sus obligaciones volviendo a repetir íntegramente el ciclo de pago. En caso que el plazo legal hubiere vencido, el cumplimiento de la obligación debe efectuarse por los procedimientos tradicionales vigentes para cotizaciones atrasadas, pudiéndose, en tal caso, homologar la Declaración efectuada a una declaración y no pago de las cotizaciones por el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda.

  1. El pago de las cotizaciones previsionales mediante esta modalidad se tendrá como efectivamente realizado, sólo una vez que se hayan consignado en el sitio web en forma simultánea la Declaración y la Orden de pago electrónicas. En caso que sea mediante convenio de traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, sólo se necesitará la Declaración y cuando los fondos correspondientes a dicha operación hayan sido transferidos desde la cuenta corriente bancaria del empleador o trabajador independiente hacia la cuenta corriente bancaria de la entidad recaudadora y se transmita la información electrónica referida al Débito, Crédito y Confirmación, respectivamente.

5.4.1.3.2 Sistema de pago mixto

5.4.1.3.2 Sistema de pago mixto

  1. Este sistema comienza con el envío por parte del empleador o trabajador independiente de una transferencia electrónica de información a la empresa administradora del Sitio web, correspondiente a la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración) La aplicación computacional que construya la empresa administradora del Sitio Web, debe considerar que el empleador o trabajador independiente al optar por la modalidad mixta, pueda imprimir en sus propios sistemas un formulario denominado Comprobante de pago. Este último es un resumen de la información que contiene la Declaración electrónica, con un número de folio que identifica la operación y que está contenido en la Declaración.

  1. Este Comprobante de pago debe emitirse por cada declaración enviada por el empleador o trabajador independiente. Esta transferencia electrónica debe contener al menos los datos de la empresa o trabajador independiente, los antecedentes desglosados del pago - detalle de a quien se le está pagando y a qué corresponde cada cantidad a pagar además de un resumen del pago. Además, debe constar en a lo menos dos ejemplares con la siguiente distribución:

    1. Original Entidad Recaudadora.

    2. Copia empleadora o trabajador independiente.

  2. La empresa administradora del Sitio web debe recibir la Declaración y transmitirla de inmediato a la entidad recaudadora de destino. Una copia de la Declaración y del Comprobante de pago debe quedar disponible para ser consultada en el Sitio web por el agente recaudador y así conciliar el pago con su correspondiente Declaración.

  1. El empleador o el trabajador independiente con el Comprobante de pago concurrirá a las oficinas de la entidad recaudadora para efectuar el pago de las cotizaciones previsionales realizado bajo esta modalidad. El agente recaudador debe verificar en el sitio web la coincidencia de la información registrada en la Declaración electrónica con la del Comprobante de pago verificando al menos la siguiente información: Entidad recaudadora de destino, razón social o nombre del empleador o trabajador independiente, RUT, número de folio, período de pago y monto a pagar.

  1. El agente recaudador procederá a timbrar el Comprobante de pago y a entregar su copia al empleador o trabajador independiente, una vez que haya dado cumplimiento a la verificación descrita en el número anterior.

  1. La entidad recaudadora debe conciliar la recaudación bajo esta modalidad, considerando la Declaración con los Comprobantes de pago y los respectivos fondos depositados.

  1. El pago de las cotizaciones previsionales de acuerdo a la modalidad del Sistema de Pago Mixto se tendrá como efectivamente realizado cuando el agente recaudador estampe su timbre en el Comprobante de pago.

  1. En el evento que el empleador no efectúe el pago dentro del plazo legal establecido para tales efectos, la transmisión electrónica de la planilla de cotizaciones podrá homologarse a una declaración y no pago de las cotizaciones por el empleador, trabajador independiente o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda.

5.4.1.3.3 Reglas comunes

5.4.1.3.3 Reglas comunes

  1. El pago de cotizaciones previsionales mediante transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias de fondos por Internet que se autoriza en el presente numeral 5.4 del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, rige respecto de los trabajadores dependientes e independientes, condicionado a que el empleador o trabajador independiente que se registre en este sistema, se encuentre debidamente inscrito en el Sitio Web y siempre que los pagos se realicen dentro del plazo legal.

  1. En el caso de aquellos empleadores que hubiesen enviado la Declaración y Orden de pago electrónicas, ya sea utilizando el sistema electrónico o mixto, pero no se hubiese producido el pago de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización, la entidad recaudadora debe iniciar, dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo legal para realizar dicho pago, todos los procedimientos administrativos establecidos en la normativa vigente de cobranza.

  1. Las entidades pagadoras de subsidios pueden realizar sus pagos por Internet en su calidad de empleador o como pagadora de beneficios.

  1. La entidad recaudadora debe certificar ante este organismo Contralor, los agentes participantes y otras instituciones, las operaciones referidas al servicio de recaudación electrónica. Para tal efecto, debe mantener respaldado y disponible en medios magnéticos como mínimo durante cinco años, las transferencias electrónicas de información intercambiada.

  1. Las entidades recaudadoras están obligadas a implementar y disponer de procedimientos de auditoría que tengan como propósito verificar que las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización pagadas mediante las dos modalidades definidas, han sido correctamente ejecutadas.

  1. Las Entidades recaudadoras deben considerar la recaudación electrónica de las cotizaciones previsionales de la misma forma que los pagos efectuados de acuerdo con el procedimiento tradicional y, por lo tanto, deben cumplir con los mismos niveles de exigencia y de validación establecidos en la normativa vigente.

5.4.1.3.4 Requerimientos del sitio web

5.4.1.3.4 Requerimientos del sitio web

  1. El Sitio Web para el intercambio de información debe proporcionar un servicio de intermediación electrónica que permita el envío, recepción, almacenamiento, respaldo y recuperación de la información intercambiada, ofreciendo seguridad, integridad, confidencialidad, compatibilidad, disponibilidad en las comunicaciones y las facilidades necesarias para que el proceso de recaudación de cotizaciones previsionales se efectúe de la forma más fácil y expedita posible.

  1. El nombre del dominio del Sitio web debe ser válido en Internet.

  1. El Sitio Web debe poseer una certificación digital que compruebe la autenticidad de él, otorgado y emitido por una autoridad certificadora constituida legalmente, sea nacional o internacional. El certificado digital debe cumplir con los estándares nacionales e internacionales de encriptación que garanticen la integridad y confidencialidad de las transferencias electrónicas de información.

  1. La empresa administradora del sitio Web debe cumplir con las siguientes medidas de seguridad, además de las definidas en el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833:

    1. Disponer de un perfil de seguridad que garantice el acceso sólo a los operadores autorizados.

    2. Disponer de mecanismos para detectar si los mensajes transmitidos sufrieron alguna pérdida o alteración entre el emisor y el receptor.

    3. Transmitir los mensajes encriptados, para resguardar la confidencialidad de los mismos.

    4. Disponer de mecanismos que garanticen la imposibilidad de que alguna de las partes del intercambio pueda desconocer su participación en él.

    5. Certificar el origen de cada mensaje.

    6. Certificar la recepción de los mensajes.

    7. Verificar que el receptor corresponde al destinatario del mensaje e impedir que un tercero pueda acceder al contenido del mismo.

    8. Disponer de un sistema de firma electrónica.

    9. Llevar un registro de las operaciones realizadas.

    10. Proveer de elementos de respaldo de los mensajes enviados y recibidos.

  1. El Sitio Web debe disponer de componentes intuitivos, interfaces, formularios electrónicos, software de características que lo hagan de fácil comprensión y operación a nivel de usuarios. El software que permita realizar la recaudación en forma electrónica a los empleadores y trabajadores independientes debe quedar a su disposición a través del Sitio web, de tal forma que permita a los empleadores o trabajadores independientes las siguientes formas de operación:

    1. Interactuando directamente con el Sitio web.

    2. Transfiriendo la aplicación computacional que permite la recaudación electrónica desde el Sitio Web hacia sus propios sistemas de información.

  1. Además, la empresa administradora del sitio Web, puede crear programas computacionales compatibles con los sistemas utilizados por los empleadores y trabajadores independientes, con el objeto de permitirles convertir e importar formatos estándares de información desde sus sistemas de remuneraciones.

  1. El servicio de recaudación electrónica por Internet debe efectuarse exclusivamente por aquellas empresas administradoras de Sitios web que cumplan con los requisitos técnicos definidos en los números 1 al 6 anteriores. Además, por la confidencialidad de la información que se transmite, los convenios deben indicar expresamente que, tanto la empresa administradora del Sitio web como el personal a su cargo, no pueden usar en ningún caso y en ninguna circunstancia la información que viene contenida en las declaraciones de los empleadores o trabajadores independientes. Para estos efectos, el referido convenio debe establecer algún tipo de sanción (término anticipado del contrato, multa y/ indemnización de perjuicios) para el caso en que se infrinja esta prohibición por parte de la empresa administradora del Sitio Web.

  1. Antes de celebrar los convenios, las entidades recaudadoras deben verificar el cumplimiento de tales exigencias, sólo una vez comprobado esto se procederá a la firma de él, incorporando las cláusulas pertinentes con dichos aspectos y prohibiciones.

  1. La empresa administradora del Sitio Web debe asegurar físicamente la información, es decir sus servidores deben contar con elementos de protección certificados y encontrarse en salas que cumplan con los requerimientos estándares de seguridad. Lo anterior también debe ser verificado por la entidad recaudadora antes de la firma del respectivo convenio.

  1. La empresa administradora del Sitio web, para determinar la autenticidad de los empleadores y trabajadores independientes que utilicen el servicio de recaudación electrónica, puede utilizar alguno o una combinación de los siguientes métodos:

    1. Claves y password o pin personales.

    2. Certificados digitales.

    3. Firmas digitales o llaves privadas y públicas.

    4. Tarjetas personales de identificación segura.

  1. La empresa administradora del Sitio Web es responsable exclusiva de otorgar y administrar los métodos de autenticación de los empleadores y trabajadores independientes definidos en el número anterior. Los métodos señalados en las letras b), c) y d), del número 10 precedente, deben estar debidamente certificados.

  1. Las administradoras que opten por desarrollar sus propios Sitios web destinados a la recaudación electrónica de cotizaciones previsionales deben cumplir con todas las normas establecidas en el numeral 5.4 Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

  1. Las empresas administradoras de Sitios Web pueden utilizar un sistema de comunicaciones de correo electrónico con el objeto de informar a los distintos agentes participantes los eventos o situaciones asociados al ciclo de pago electrónico de las cotizaciones previsionales, excluidas las transferencias electrónicas de información de definidas en el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833 (Declaración, Orden de pago, Comprobante de pago, Crédito, Débito y Confirmación). A modo de ejemplo se tienen las siguientes situaciones: la cuenta corriente tiene saldo insuficiente, cotizaciones que se registraron en rezagos, etc.

5.4.1.3.5 Mecanismos de control

5.4.1.3.5 Mecanismos de control

  1. Las entidades recaudadoras deben adoptar las medidas necesarias para que los pagos de cotizaciones previsionales realizados por Internet se efectúen en forma segura, íntegra y confidencial.

  1. El contrato de prestación de servicios suscrito entre la empresa administradora del Sitio web y la entidad recaudadora, además de los requisitos adicionales definidos en el numeral 5.4 Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833, debe contener estipulaciones que consideren el cumplimiento de las siguientes medidas de control:

    1. Asegurar que todas las transferencias electrónicas de información definidas por el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833 se transmitan encriptadas.

    2. Funcionalidad permanente y con altos estándares de calidad, seguridad y disponibilidad de servicio.

    3. Disponibilidad de un software de características que lo hagan de fácil uso, aplicación y comprensión en el ámbito del usuario. Entre ellas, que asigne automáticamente un número único de folio a cada transferencia electrónica relacionada con el pago de las cotizaciones previsionales.

    4. El software descrito en la letra precedente tiene que permitir que se verifique la información que el empleador o trabajador independiente ingrese en las transferencias electrónicas de información Declaración y Orden de pago antes de ser aceptada por la empresa administradora del Sitio Web. Estas transferencias de información sólo pueden transmitirse una vez que se compruebe que no existan errores. Al menos, deben considerarse los siguientes aspectos:

      1. Que se registren los datos de los campos con información obligatoria, según corresponda (identificación del trabajador, Rut válido, remuneración imponible, monto de la cotización obligatoria, entidad destinataria de la transferencia electrónica de información, etc.).

      2. Que el valor total a pagar por cotizaciones previsionales, informados en la Declaración, sea igual al registrado en la correspondiente Orden de pago en el Sistema Electrónico o al traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, y con en el Comprobante de pago en el Sistema Mixto.

      3. Que las cotizaciones previsionales sean calculadas correctamente (que su valor no sobrepase el límite máximo imponible, que el porcentaje de la cotización obligatoria que se aplique sea el vigente, etc.).

    5. Garantizar la distribución oportuna de la totalidad de las transferencias electrónicas de información recibidas dentro del horario bancario.

    6. Contar con un servicio de almacenamiento y recuperación de transferencias electrónicas de información.

    7. Generar medios de prueba en un período de, a lo menos, 5 años desde la fecha de generación de las transacciones y certificarlas ante los distintos agentes participantes.

    8. Proporcionar reportes de ruta y estado de las transferencias electrónicas de información, que permitan conocer en forma permanente si éstas han sido correctamente recibidas o se encuentran pendientes.

    9. Asegurar a la Superintendencia el acceso expedito y sin formalidades de ninguna especie a la información mantenida por la empresa administradora del Sitio web.

  2. La empresa administradora del Sitio web debe poner a disposición de las entidades recaudadoras el software descrito en el número dos anterior (sobre mecanismos de control), para su estudio, evaluación y aprobación. El Gerente General o Director Nacional de la entidad recaudadora o quien legalmente lo subrogue autorizará formalmente por escrito su aplicación.

  3. El número único de folio es en exclusiva la referencia de control válida que reconoce la Superintendencia a objeto de asociar en forma inequívoca la transacción con las distintas transferencias electrónicas de información que la conforman. En consecuencia, éste debe ser obligatoriamente referenciado en la Declaración, Orden de pago. Débito, Crédito y Confirmación.

  1. Cuando exista más de una empresa administradora de Sitio Web para efectos de la recaudación electrónica, las entidades recaudadoras deben adoptar todas las medidas de control necesarias para que el folio de las transferencias electrónicas de información cumpla con la condición de ser único en todo el sistema, para lo cual su estructura debe contener caracteres de codificación exclusiva que identifiquen al Sitio Web.

5.4.1.3.6 Procedimiento para el pago

5.4.1.3.6 Procedimiento para el pago

  1. El pago de cotizaciones previsionales mediante el sistema de transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias de fondos por Internet, debe sujetarse íntegramente a todas las disposiciones legales y reglamentarias establecidas en la Ley N°17.322 y a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en todo lo que respecta al procedimiento y plazo establecido tanto para que los empleadores o trabajadores independientes realicen el pago como en cuanto a la información que debe respaldar dicho pago.

  1. Los empleadores deben enviar sus transferencias electrónicas de información por Internet dentro de los 10 primeros días de cada mes (actualmente hasta el día 13 de cada mes), permitiendo que los cargos y abonos en sus cuentas corrientes y de las entidades recaudadoras, respectivamente, se hagan efectivos a más tardar el día 10 del mes ( actualmente día 13 del mes) en que debe realizarse el pago o el primer día hábil siguiente, si dicho plazo expirare en días sábado, domingo o festivo. En el caso de los trabajadores independientes, las transferencias electrónicas de información por Internet correspondientes a los pagos pueden enviarse hasta el último día hábil de cada mes, pero permitiendo que los cargos y abonos en sus cuentas corrientes y de las entidades recaudadoras respectivamente, se hagan efectivos a más tardar el último día hábil del mes en que corresponda pagar las cotizaciones previsionales.

  1. Se entenderá que una cotización previsional se encuentra pagada, una vez que se hubiesen dado por finalizado íntegramente los procedimientos establecidos en el numeral 5.4.1.3. del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833, según corresponda.

  1. Cuando un empleador pague cotizaciones previsionales por remuneraciones y gratificaciones en un mismo mes, deben efectuarse dos Declaraciones distintas, para cada uno de los procesos.

  1. En caso de errores en la imputación de los valores en las cuentas corrientes bancarias de las Entidades Recaudadoras, su regularización se efectuará ciñéndose estrictamente a las normas vigentes sobre devolución de pagos indebidos.

  1. Las Entidades Recaudadoras deben tener en sus agencias, a más tardar 48 horas después de que se efectúe el pago de cotizaciones por Internet en cualquiera de sus modalidades a disposición de los empleadores y trabajadores independientes, las planillas impresas de pago de cotizaciones previsionales en el formato habitual, no siendo necesario que se imprima el detalle de dichas planillas, salvo petición del empleador o trabajador independiente.

  1. Para los efectos de materializar la obligación señalada en el número anterior, y teniendo presente que conforme a la Ley N°17.322, el trabajador independiente, el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda, es quien tiene la obligación legal de declarar y pagar las cotizaciones previsionales en las entidades recaudadoras, mediante la suscripción de un mandato se otorgará poder suficiente a la entidad recaudadora, para que ésta en nombre y representación del trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios, imprima y firme la información de la declaración de la planilla enviada vía Internet. La entidad recaudadora debe entregar en forma personal u obtener directamente del Sitio Web, el mandato diseñado para estos efectos.

  1. El trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios, según corresponda, debe completar y firmar el formulario. En el caso de las personas jurídicas, debe ser firmado por su representante legal.

  1. El mandato, una vez firmado, debe entregarse en la entidad recaudadora al momento de solicitar las planillas de pago de cotizaciones previsionales. Esta debe verificar que la firma estampada corresponda a la persona que se individualiza como trabajador independiente o representante legal del empleador o entidad pagadora de subsidios.

  1. El trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios al momento de solicitar las planillas de pago de cotizaciones previsionales en la entidad recaudadora debe presentar el comprobante de pago o la confirmación electrónica según corresponda.

Referencias legales: Ley 17.322

5.4.1.3.7 Certificación de pago

5.4.1.3.7 Certificación de pago

  1. En el Sistema Electrónico de pago de cotizaciones previsionales, una vez que se han abonado los valores en las cuentas corrientes bancarias de la entidad recaudadora y se han conciliado con la información registrada en la Declaración electrónica, las entidades recaudadoras deben poner a disposición del empleador o trabajador independiente en el Sitio web, la Confirmación electrónica que certifique el pago realizado. Esta Confirmación debe contener la firma digital de la entidad recaudadora hacia el Sitio Web.

  1. La Confirmación electrónica debe contener en su texto la siguiente glosa:

    Nombre Entidad Recaudadora certifica que el pago de las cotizaciones previsionales que ha sido enviado vía Internet por el empleador/trabajador independiente_______________ RUT N° ________, correspondiente a las remuneraciones devengadas en el mes ___/__ ha sido recibida con fecha __/__/____. La declaración completa puede ser verificada en este Sitio Web, utilizando para su consulta sus claves secretas de identificación y seguridad y el número de folio de su DECLARACIÓN electrónica.

  2. La certificación del pago en el Sistema Mixto está constituida por el respectivo comprobante de pago, debidamente timbrado por el banco o agente recaudador, según corresponda.

5.4.1.3.8 Respaldos

5.4.1.3.8 Respaldos

  1. El día 25 de cada mes las entidades recaudadoras deben tener respaldada toda la información referida a los pagos electrónicos de cotizaciones previsionales realizados durante el mes anterior. Las transferencias electrónicas de información que se respaldarán son la Declaración, Crédito y Confirmación.

  1. La Declaración electrónica debe estar claramente referenciada en los registros personales, con el propósito de que se pueda comprobar en cualquier oportunidad que los movimientos acreditados en ellas, cuentan con el debido respaldo del pago electrónico.

5.4.1.3.9 Convenios

5.4.1.3.9 Convenios

  1. Los agentes que participen en el proceso de recaudación electrónica de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización deben celebrar los siguientes convenios de prestación de servicios:

    1. Convenio de prestación de servicios entre la empresa administradora del Sitio Web y la respectiva Entidad Recaudadora, para la recaudación electrónica de cotizaciones previsionales. Este convenio debe contener obligatoriamente, a lo menos, las siguientes estipulaciones:

      1. La obligación por parte de la empresa administradora del Sitio web de no manipular ni respaldar para su uso la información enviada por los empleadores o trabajadores independientes en las respectivas Declaraciones.

      2. La obligación de no discriminar en forma alguna entre empleadores y trabajadores independientes para la recaudación de las cotizaciones previsionales.

      3. Que el costo del convenio sea de cargo exclusivo de la Entidad recaudadora que encarga el servicio, no pudiendo significar gasto alguno para los empleadores o trabajadores independientes.

      4. Mecanismos de solución de divergencias.

      5. Dar estricto cumplimiento a las normas impartidas en el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

    2. Registro del empleador o trabajador independiente en la empresa administradora del Sitio Web. La Entidad Recaudadora debe informar a los empleadores y trabajadores independientes, cuáles son los Sitios web habilitados para operar.

    3. Convenio de Cargo Automático u otro acuerdo de traspaso de fondos entre el empleador o el trabajador independiente y su banco, autorizando los cargos en su cuenta corriente producto del pago de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización y el abono a las cuentas corrientes de la Entidad recaudadora.

    4. Convenio de prestación de servicios entre las entidades recaudadoras y los bancos, para que éstos carguen el valor de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización en las cuentas corrientes de los empleadores y trabajadores independientes y los abonen en las cuentas corrientes bancarias de las entidades recaudadoras, considerando para esto los diversos mecanismos que ofrece el sistema financiero.

  2. Los convenios deben ser suscritos por los representantes legales de los respectivos agentes o por quienes ellos mismos designen mediante escritura pública. Estos convenios deben contener, a lo menos, las cláusulas que se indican a continuación, según corresponda:

    1. Regulación de responsabilidades entre los distintos agentes, en lo que se refiere al uso y prestación del servicio.

    2. Establecer la duración del contrato.

    3. Permitir el acceso al servicio de nuevas entidades recaudadoras, como asimismo su término en caso de liquidación o fusión.

    4. Establecer las responsabilidades de los agentes por el inadecuado uso y prestación del servicio.

    5. Definir detalladamente el servicio otorgado, especificando los mecanismos de seguridad, integridad, control y confidencialidad de las operaciones que se efectúen.

    6. Permitir a la Superintendencia el acceso expedito e inmediato a toda la información almacenada en los registros históricos de la empresa administradora del Sitio web.

    7. Definir mecanismos para la solución de divergencias.

    8. Incorporar las exigencias establecidas en el N° 2 del numeral 5.4.1.3.5 sobre Mecanismos de Control de este Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, para el Convenio suscrito entre la empresa administradora del Sitio Web y la entidad recaudadora.

  1. Las entidades recaudadoras son responsables de las funciones que deleguen por los servicios contratados, debiendo ejercer permanentemente un control sobre ellas. En este sentido, todos los contratos deben constar por escrito y los gastos en que incurra la entidad recaudadora originados en su celebración, son de su cargo exclusivo y en ningún caso pueden afectar a las cuentas personales de los afiliados ni a los empleadores de éstos.

  1. La celebración de estos contratos no exime en caso alguno de responsabilidad a las entidades recaudadoras frente a esta Superintendencia respecto de los actos de las empresas administradoras de Sitios web que puedan afectar a los Fondos previsionales, ni en las materias objeto de este numeral 5.4 del Título IV de este Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, ni en los restantes aspectos de su funcionamiento, cuya fiscalización la ley encarga a esta Superintendencia.

  1. Solución de Divergencias

    1. En los convenios que se suscriban para la prestación de los servicios relacionados con el pago electrónico de cotizaciones previsionales, las entidades recaudadoras deben establecer explícitamente los mecanismos que se utilizarán para la solución de las eventuales divergencias que puedan surgir entre los distintos agentes participantes, incluida la empresa administradora del Sitio Web.

    2. Para tales fines, dichos mecanismos deben establecer la posibilidad de solicitar informes a peritos, con el propósito de clarificar las divergencias producidas.

    3. Cualquier divergencia ocurrida entre los agentes, que tenga relación con la diferencia, pérdida de información o de fondos recaudados por concepto de cotizaciones previsionales, debe ser comunicado por las entidades recaudadoras esta Superintendencia inmediatamente de tomado conocimiento de la ocurrencia del hecho.

5.4.2 PLAZO PARA DECLARAR Y PAGAR COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.2 PLAZO PARA DECLARAR Y PAGAR COTIZACIONES PREVISIONALES

El artículo 22 de la Ley N°17.322, establece que las entidades empleadoras que, por cuenta de ellos descuenten de las remuneraciones de sus trabajadores cualquiera suma a título de cotizaciones, a favor de las instituciones de seguridad social estarán, obligados a declarar y a enterar esos descuentos y sus propias imposiciones y aportes dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se devengaron las remuneraciones. Sin embargo, el plazo mencionado se extenderá hasta el día 13 de cada mes, aun cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo, cuando dichas declaraciones y el pago de éstas se realicen a través de un medio electrónico.

Cuando el plazo de diez días a que se refiere el párrafo anterior venza en día sábado, domingo o festivo, dicho plazo se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente.

El citado artículo 22 norma, entre otras, la declaración y pago de las cotizaciones que las empresas afiliadas contraigan con las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.

En cuanto al ámbito de aplicación, debe entenderse que la declaración y pago de las cotizaciones se efectúa a través de un medio electrónico cuando exista transmisión electrónica de Información e instrucciones de transferencia de fondos por Internet.

En consecuencia, la ampliación de plazo hasta el día 13 sólo tiene aplicación cuando tanto la declaración como el pago se realizan por medios electrónicos, esto es, no comprende aquellos casos en que la transmisión de información se efectúe en forma electrónica y el pago se entere en forma tradicional (sistema mixto).

En relación a los efectos de la modificación, quienes declaren y paguen las cotizaciones vía internet entre el 11 y el 13 de cada mes, por remuneraciones del mes anterior, se debe considerar que han cumplido dentro de plazo con tal obligación y por tanto no procede la aplicación de intereses, reajustes y multas. Quienes, en cambio, declaren y paguen sus cotizaciones vía internet con posterioridad al día 13, quedan afectos a los intereses, reajustes y multas correspondientes a partir del día hábil siguiente al vencimiento del plazo de 10 días a que aluden los incisos primero y segundo del artículo 22 de la Ley N° 17.322.

La modificación señalada se aplicará respecto a las cotizaciones de las remuneraciones que se devenguen a partir del 1° de noviembre de 2008, cuyas cotizaciones se deben enterar, en el mes de diciembre de 2008.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 22

5.4.3 OBLIGACIÓN DE PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES ATRASADAS COMO REQUISITO PREVIO AL TÉRMINO DE LA RELACIÓN LABORAL POR PARTE DEL EMPLEADOR (LEY N°19.631)

5.4.3 OBLIGACIÓN DE PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES ATRASADAS COMO REQUISITO PREVIO AL TÉRMINO DE LA RELACIÓN LABORAL POR PARTE DEL EMPLEADOR. (LEY N°19.631)

En conformidad con los artículos 162 y 480 del Código del Trabajo, para proceder al despido de un trabajador por alguna de las causales establecidas en los N°s.4, 5 y 6 del artículo 159, esto es, 4) Vencimiento del plazo convenido en el contrato, 5) Conclusión del trabajo o servicio que dio origen al contrato, y 6) Caso fortuito o fuerza mayor; o por alguna de las causales establecidas en el artículo 160 (conductas subjetivas impropias Imputables al trabajador) y 161 del Código del Trabajo (necesidades de la empresa, establecimiento o servicio y desahucio), el empleador debe Informarle por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales devengadas hasta el último día del mes anterior al del despido, adjuntando los comprobantes que lo justifiquen. Si el empleador no hubiese efectuado el integro de las cotizaciones previsionales al momento del despido, éste no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo.

Por otra parte, cabe tener presente que el empleador no tiene la obligación de acreditar el pago de las cotizaciones previsionales para la validez del despido, cuando se ponga término al contrato de trabajo por las causales establecidas en los N°s. 1, 2 y 3 del artículo 159 del Código del Trabajo, y que son 1) Mutuo acuerdo de las partes; 2) Renuncia del trabajador, y 3) Muerte del trabajador.

Además, se establece que el empleador que ha puesto término al contrato de trabajo sin haber enterado las cotizaciones previsionales al momento del despido, puede convalidar el despido, lo que significa, validar el acto del despido a contar desde la fecha en que se invocó la respectiva causal de terminación de contrato, efectuando el pago de las cotizaciones morosas del trabajador, lo que debe comunicar a éste mediante carta certificada, adjuntando la documentación emitida por las Instituciones previsionales correspondientes, en que conste la recepción de dicho pago.

El empleador debe pagar al trabajador las remuneraciones y demás prestaciones consignadas en el contrato de trabajo durante el período comprendido entre la fecha del despido y la fecha del envío o entrega de la comunicación de pago de las cotizaciones morosas. Por ello, esta obligación se extingue una vez que el empleador ha convalidado el despido, mediante el pago de las cotizaciones previsionales adeudadas al trabajador.

Finalmente, y durante los dos primeros años de vigencia de la Ley N°19.631, para la validez del despido, la acreditación del pago de cotizaciones previsionales y la información de dicho pago al trabajador, debe comprender sólo el período del último año de vigencia de la relación laboral, contado hacia atrás desde la fecha del despido, y por todo el periodo de duración del contrato de trabajo, si esta hubiese sido inferior a un año.

Con el objeto que el empleador, cuando no cuente con las planillas de pago de cotizaciones respectivas, pueda dar cumplimiento a las disposiciones indicadas precedentemente, la C.C.A.F., a requerimiento del empleador o de quien lo represente, debe emitir un documento denominado Certificado de Cotizaciones Previsionales pagadas, cuyo diseño es de responsabilidad de esa Institución, pero que debe contener como mínimo la siguiente Información: fecha de la solicitud, nombre o razón social y número de Rut del empleador, nombres, apellidos y número de Rut del trabajador, periodo solicitado a certificar, timbre de la Institución y firma del funcionario responsable. Una copia de dicho certificado debe ponerse a disposición del empleador o de quien lo represente, dentro del plazo de diez días hábiles, contado desde la fecha de recepción de la solicitud respectiva, y el original debe quedar en poder de la Institución emisora.

Además, la C.C.A.F. debe diseñar y mantener a disposición de los empleadores y público en general, una Solicitud de Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas.

5.4.4 BOLETÍN DE INFRACTORES A LA LEGISLACIÓN LABORAL Y PREVISIONAL. OBLIGACIÓN DE INFORMAR DEUDAS PREVISIONALES.

5.4.4 BOLETÍN DE INFRACTORES A LA LEGISLACIÓN LABORAL Y PREVISIONAL. OBLIGACIÓN DE INFORMAR DEUDAS PREVISIONALES.

La Dirección del Trabajo tiene a su cargo la elaboración y publicación del Boletín de Infractores a la Legislación Laboral y Previsional, confeccionado sobre la base de la información que proporcionan algunas entidades previsionales del país, ya sean de carácter público o privado, respecto de diferentes tipos de deudas que contraigan los empleadores como consecuencia del incumplimiento de sus obligaciones previsionales.

Al respecto, corresponde que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar entreguen información a la Dirección del Trabajo sobre empresas deudoras de obligaciones previsionales para ser publicadas en el Boletín antes mencionado, en los términos que se indican:

  1. Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben informar las deudas de empleadores, originadas por cotizaciones impagas del Régimen de Subsidio por Incapacidad Laboral que administran y por el no integro de dividendos de sus trabajadores afiliados por concepto de crédito social.

  1. Las C.C.A.F. deben informar a la Dirección del Trabajo las deudas previsionales vigentes en archivos construidos de acuerdo a las especificaciones técnicas que se detallan en el Anexo N°1: Nueva estructura de registro del archivo de deudas previsionales y Anexo N°2: Registro de detalles a partir del Boletín N°84 del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833 . La información puede enviarse a través de algún medio magnético de los indicados en el Anexo N°1: Nueva estructura de registro del archivo de deudas previsionales.

  1. Los montos informados deben corresponder a valores nominales, por cada empleador, esto es, no deben incluir intereses, reajustes y multas.

  1. La información debe remitirse a la Dirección del Trabajo en forma trimestral, a partir de enero de 2002, debiendo incluirse las deudas vigentes a la fecha del informe, correspondientes a deudas que tengan más de 4 meses de antigüedad. Así, en enero de 2002, deben informarse las deudas vigentes en dicho mes, pero devengadas en el mes de septiembre de 2001 o meses anteriores. El plazo para la recepción de información vence el día 30 de cada uno de los siguientes meses: enero, abril, julio y octubre de cada año. La publicación del Boletín a través de DICOM, se realizará dentro de la primera quincena de los meses siguientes a los antes indicados. En consecuencia, la información que se remita en enero de 2002 debe ser incorporada en el Boletín N°84, que es emitido a mediados de febrero de 2002.

  1. Para efectos del código de identificación, requerido en el campo N° 01, tanto del Registro de control como del Registro de detalle, debe tenerse presente la siguiente codificación:

    4101 C.C.A.F. 18 de Septiembre
    4102 C.C.A.F. De los Andes
    4105 C.C.A.F. La Araucana
    4106 C.C.A.F. Los Héroes

5.4.5 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES

5.4.5 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES

Esta Superintendencia ha estimado pertinente impartir las siguientes instrucciones a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar en relación a la cobranza judicial de cotizaciones, conforme a la normativa establecida en las Leyes N°s. 20.022 y 20.023. Esta normativa resulta aplicable a la cobranza de lo adeudado por concepto de crédito social.

La Ley N°20.023, publicada en el Diario Oficial de 31 de mayo de 2005, introdujo modificaciones a la Ley N°17.322, estableciendo nuevas normas relativas a la cobranza de las cotizaciones de seguridad social, las que rigen a contar del 1° de marzo de 2006.

La Superintendencia de Seguridad Social, mediante normativa periódica entrega los porcentajes de intereses y reajustes aplicables al pago de cotizaciones adeudadas, incluyendo en una tabla los intereses aplicables a las cotizaciones no pagadas provenientes de remuneraciones devengadas a partir de marzo de 2006.

Las aludidas instituciones de seguridad social deben dar cumplimiento a las normas contenidas en el citado cuerpo legal y, en especial, a las que a continuación se indican, teniendo presente el procedimiento eminentemente electrónico que se instituye:

Referencias legales: Ley 17.322 - Ley 20.022 - Ley 20.023

5.4.5 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES

5.4.5.1 Morosidad

5.4.5.1 Morosidad

Sin perjuicio de las actuaciones judiciales, se deben mantener procedimientos administrativos internos que permitan verificar mensualmente la morosidad de las cotizaciones y realizar un análisis del estado de avance de las acciones de cobranza tanto extrajudiciales como judiciales, a lo menos, trimestralmente. Además, se deben mantener debidamente identificados, en una base de datos, los juicios que hayan sido notificados antes de la entrada en vigencia de La Ley N° 20.023, para así tener claridad sobre los procedimientos y plazos con que se cuenta para actuar en cada uno de ellos.

Referencias legales: Ley 20.023

5.4.5.2 Tribunales de cobranza laboral y previsional

5.4.5.2 Tribunales de cobranza laboral y previsional

La Ley N°17.322 en su artículo 9°, reemplazado por la Ley N°20.023, establece que el Tribunal de Cobranza Laboral y Previsional conocerá de estas cobranzas, entregándoles el impulso procesal y, consecuencialmente, no puede alegarse por las partes el abandono del procedimiento. Las actuaciones procesales podrán realizarse por medios electrónicos y a solicitud de parte, las notificaciones podrán ser efectuadas por medios electrónicos, o por algún otro que se designe. (Ejemplo: e-mail).

Estos Tribunales funcionarán en Valparaíso, Santiago, San Miguel y Concepción.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 9 - Ley 20.023

5.4.5.3 Inicio del procedimiento

5.4.5.3 Inicio del procedimiento

  1. Acción de reclamo

    El artículo 4° de la Ley N°17.322 faculta al trabajador, al Sindicato o a la Asociación Gremial, para reclamar el ejercicio de las acciones de cobro de cotizaciones por parte de la entidad previsional respectiva. Una vez presentado el requerimiento y notificado que fuere por el Tribunal, la institución de seguridad social cuenta con un plazo de 30 días hábiles para constituirse como demandante y continuar las acciones ejecutivas, bajo el apercibimiento de ser sancionada por actuar en forma negligente.

    Para dar cumplimiento a los plazos procesales deben crearse mecanismos internos de respuesta, coordinando sus unidades de cobranza con sus Fiscalías o empresas externas de cobranza, según actúen directamente o a través de empresas externas de cobranza judicial.

    Para hacer operativo lo anterior, las C.C.A.F. deben implementar un sistema de certificación, a requerimiento de la parte interesada, por el que se establezca el no pago oportuno de cotizaciones por el período correspondiente. En dicha certificación se debe indicar, además, la individualización del o de los trabajadores involucrados, indicando los períodos que comprenden las cotizaciones adeudadas y los montos de las remuneraciones por las cuales se estuvieren adeudando cotizaciones, o certificando la falta de una declaración, si ello procediere.

  2. Demanda Ejecutiva

    Sin perjuicio de lo anterior, las C.C.A.F. deben iniciar el procedimiento de cobranza judicial, cuando corresponda, en un plazo no superior a los seis meses de haberse iniciado la morosidad. En todo caso, tratándose de deudas inferiores a 50 Unidades de Fomento, las instituciones de previsión acreedoras sólo están obligadas a realizar cobranza extrajudicial.

    Cabe hacer presente que, para los efectos de determinar el monto de 50 Unidades de Fomento, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben tener en cuenta las deudas por crédito social y por cotización del porcentaje respectivo del Régimen de Salud.

    La resolución de cobranza debe contener a lo menos la individualización de los trabajadores involucrados, indicando la o las faenas, obras, industrias, negocios o explotaciones a que ellas se refieren, los periodos que comprenden las cotizaciones adeudadas y los montos de las remuneraciones por las cuales se estuviere adeudando cotizaciones.

    Esta resolución puede ser firmada por un medio manual, mecanizado o electrónico, teniendo igualmente mérito ejecutivo. En el último caso, habrá que estarse a lo que establezca el reglamento que se dicte al efecto.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 4

5.4.5.4 Medida precautoria

5.4.5.4 Medida precautoria

Al momento de constituirse como demandante, las entidades previsionales deben requerir inmediatamente que el tribunal ordene a la Tesorería General de la República que retenga de la devolución de impuestos a la renta que le correspondiere anualmente, a empleadores que adeuden cotizaciones de seguridad social, los montos que se encontraren impagos de acuerdo con lo que señale el título ejecutivo que sirva de fundamento a la demanda. Lo anterior, a fin de obtener la imputación al pago de la deuda previsional, al ser girada la retención de tributos a su favor.

5.4.5.5 Recurso de apelación

5.4.5.5 Recurso de apelación

Debe presentarse siempre el recurso de apelación en contra de la sentencia definitiva de primera instancia que fuere desfavorable a los intereses del trabajador, de la resolución que declare la negligencia en el cobro conforme al artículo 4°bis de la Ley N°17.322, y de la resolución que se pronuncie negativamente sobre la medida cautelar de retención de la devolución de impuestos a la renta que le correspondiere anualmente a los empleadores demandados.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 4 bis

5.4.5.6 Intereses y multas

5.4.5.6 Intereses y multas

Conforme al número 21 letra b) del artículo 1° de la Ley N°20.023, se modificó el artículo 22 de la Ley N° 17.322, aumentando de 20% a 50% el recargo del interés penal que debe aplicarse a las cotizaciones que se paguen con retraso correspondientes a remuneraciones devengadas desde marzo de 2006.

La Superintendencia de Seguridad Social, mediante publicación periódica, entrega los porcentajes de intereses y reajustes aplicables al pago de cotizaciones previsionales adeudadas.

Por otra parte, conforme al N°22 letra a) del artículo 1° de la Ley N°20.023, que modificó el artículo 22 a) de la citada Ley N°17.322, se eleva de 0,5 a 0,75 unidades de fomento por cada trabajador, la multa en los casos en que el empleador no declare oportunamente las cotizaciones correspondientes a remuneraciones que se hayan devengado a contar del mes de marzo de 2006 o que la declaración de éstas sea incompleta o errónea.

En los casos de cotizaciones no declaradas correspondientes a remuneraciones anteriores a marzo de 2006, la multa permanecerá en 0,5 unidad de fomento por cada trabajador.

Cabe señalar que la Ley N°20.023 no alteró las multas a aplicar en el caso de cotizaciones correspondientes a trabajadores de casa particular, por tanto, continuarán aplicándose a su respecto las normas vigentes con anterioridad a dicha ley. De esta forma, aun cuando éstas no hubiesen sido declaradas, si se pagan dentro del mes siguiente a aquel en que se devengan las remuneraciones, no procederá la aplicación de multa. A su vez, ésta será sólo de 0,2 UF si las cotizaciones se pagan dentro del mes subsiguiente y de 0,5 UF si el pago se efectúa de esta fecha en adelante.

5.4.5.7 Declaración de representantes legales de entidades empleadoras

5.4.5.7 Declaración de representantes legales de entidades empleadoras.

Las sociedades civiles y comerciales, las corporaciones y fundaciones y todas las personas jurídicas de derecho privado, las comunidades y todas las entidades y organismos particulares, como asimismo las Instituciones semifiscales y las empresas autónomas del Estado, deben declarar ante las instituciones previsionales a que estén afiliados sus dependientes, los nombres de sus gerentes, administradores o presidentes, y comunicar los cambios en esas designaciones, dentro de los 30 días de producidos; ello para los fines contemplados en el inciso primero del artículo 7° del Código de Procedimiento Civil, no obstante cualquiera limitación impuesta a sus poderes. La omisión de la declaración antedicha será sancionada con multa de una a dieciocho unidades de fomento, a beneficio de la respectiva institución de seguridad social.

5.4.5.8 Requerimientos de información

5.4.5.8 Requerimientos de información

Las Instituciones de previsión deben proporcionar a esta Superintendencia a más tardar el día 15 del mes subsiguiente al del término del trimestre respectivo información acerca del número de juicios incoados conforme a la Ley N°20.023 en que intervengan, señalando los nombres de los abogados adjudicatarios de aquellos, el estado procesal de los mismos, y las sanciones a que se hubieran hecho acreedor.

Referencias legales: Ley 20.023

5.4.5.9 Contratos de cobranza

5.4.5.9 Contratos de cobranza

En los respectivos contratos de cobranza que las instituciones de previsión hayan celebrado o celebren con entidades o abogados externos, se deben contemplar, entre otras, cláusulas orientadas a cautelar la debida custodia de las resoluciones de cobranza o pagarés según corresponda y con ello la obligación de informar, a lo menos trimestralmente, el estado de tramitación del cobro del o de los instrumentos de que se trate. Asimismo, debe considerarse una cláusula que permita sancionar al adjudicatario que por causa que le sea imputable, hubiere incurrido en negligencia perjudicial a la entidad.

5.4.6 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES PREVISIONALES MEDIANTE FIRMA MECANIZADA O ELECTRÓNICA AVANZADA

5.4.6 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES PREVISIONALES MEDIANTE FIRMA MECANIZADA O ELECTRÓNICA AVANZADA

Las presentes instrucciones se imparten en relación a la firma mecanizada o electrónica avanzada de las resoluciones de cobranza de cotizaciones, considerando que las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales o de seguridad social a que se refiere la Ley N°17.322, que se adeuden a las instituciones de segundad social, pueden ser firmadas en forma mecanizada o electrónica avanzada.

Teniendo presente lo anterior, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, en su calidad de institución de seguridad social, pueden estampar mediante procedimientos mecánicos o electrónicos, la firma de su representante legal en las resoluciones de cobranza de las cotizaciones previsionales, previo cumplimiento de los requisitos que se indican en los números siguientes.

Referencias legales: Ley 17.322

5.4.6 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES PREVISIONALES MEDIANTE FIRMA MECANIZADA O ELECTRÓNICA AVANZADA

5.4.6.1 Firma mecanizada

5.4.6.1 Firma mecanizada

Conforme lo indica el D.S. N°52, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, es firma mecanizada la estampada mediante procedimientos mecánicos, que reproduzcan fielmente la rúbrica de una persona natural debidamente facultada para ello, la que para todos los efectos legales, se entiende suscrita por la persona cuya rúbrica haya sido reproducida.

La firma mecanizada debe estamparse en cada una de las fojas que conforman las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales o de seguridad social, y en sus respectivos anexos, que forman parte integrante de éstas.

Las resoluciones de cobranza judicial firmadas en forma mecanizada deben formar parte del expediente judicial físico, como electrónico, para este último efecto, puede también digitalizarse.

  1. Mecanismo de control

    Cada C.C.A.F., en su calidad de institución de seguridad social, debe establecer mecanismos de resguardo de los cuños correspondientes y asegurarse que el sistema de impresión de firma que se utilice ofrezca seguridad frente a posibles adulteraciones.

    Para estos efectos, las C.C.A.F. deben establecer mecanismos de resguardo de los cuños, además de la autenticación correspondiente y que constituirán el soporte de seguridad de los sistemas de información, los que permitirán definir en forma individual a los usuarios que tendrán acceso y sus privilegios, generando registros de auditoría detallada, que permitan determinar específicamente la actividad de un usuario en forma completa y localizar los incidentes de seguridad o de actividad anormal en el proceso.

    Cabe hacer presente que los cuños deben estar bajo la custodia del superior jerárquico directo de la unidad a cargo de la emisión de las resoluciones de que se trata, dentro de la Caja, en un lugar seguro que evite la pérdida, el deterioro o la vulnerabilidad, en la forma como lo establece el N°1 del artículo 7° del D.S. N°52, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Asimismo, cualquier requerimiento de verificación de dichos cuños, tanto por las unidades de contraloría interna como de los organismos fiscalizadores, debe ser en presencia de la persona designada para su custodia.

5.4.6.2 Firma electrónica avanzada

5.4.6.2 Firma electrónica avanzada

Los documentos electrónicos de resoluciones de cobranzas de deudas previsionales pueden ser suscritos por medio de firma electrónica avanzada, la que se rige por las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y certificación de dicha firma y su reglamentación.

Para estos efectos, el concepto Firma Electrónica Avanzada se define como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, certificado por un prestador acreditado, en los términos señalados en la Ley N°19.799 y su reglamentación, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

A su vez, se entiende por documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.

Atendido el tenor de la Ley N°17.322 y su reglamento, las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales generadas con firma electrónica avanzada, son válidas de la misma manera y producen los mismos efectos que las emitidas por escrito y en soporte de papel, y tienen el valor probatorio establecido en los artículos 3°, 4° y 5° de la ley N°19.799.

Las Cajas de Compensación deben adaptarse a requerimientos que contemplen los Tribunales de Justicia, toda vez que la resolución de cobranza con firma electrónica avanzada se trata de un documento electrónico que se usará ante ellos.

  1. Mecanismo de control

    Las C.C.A.F. deben proceder a considerar la firma electrónica de las resoluciones de cobranza judicial de las cotizaciones previsionales, de la misma forma que una efectuada en la forma tradicional.

    Con el objeto de asegurar el debido resguardo de los documentos que contengan firma electrónica avanzada, las C.C.A.F. y/o los prestadores de servicios que se hubieran contratado para la cobranza, deben establecer mecanismos de resguardo en el manejo de ellos. Se asegurará que el documento electrónico garantizando tenga como atributos la confidencialidad, integridad, factibilidad de autenticación y disponibilidad. Ello a través del desarrollo de políticas de seguridad de uso, almacenamiento, acceso y distribución del documento generado y de los sistemas informáticos utilizados en su procesamiento, monitoreo de éstas y su revisión, para evitar incidentes de seguridad, definición y documentación de roles y responsabilidades de las entidades e individuos Involucrados en estos procesos.

    La C.C.A.F. es responsable del uso y administración de los certificados que adquiera para el o los funcionarios que participen en la emisión de las resoluciones con firma electrónica avanzada, además de la responsabilidad individual que corresponda; por consiguiente, debe establecer los procedimientos de control.

    En el evento que se requiera modificar una resolución que ya esté firmada, igual que en documentos con firma mecanizada o manual, debe generarse otro documento modificatorio, dejándose el primero también en el expediente respectivo.

    Finalmente, y en relación con el archivo o repositorio de estos documentos, si la Caja tiene un sistema de archivo electrónico, el documento debe identificarse en el expediente del caso en cobranza y permitir su validación.

    Cualquiera sea el tipo de archivo de los documentos, debe estar a disposición de esta Superintendencia cuando se requiera.

5.4.6.3 Respaldos de resoluciones de cobranza judicial

5.4.6.3 Respaldos de resoluciones de cobranza judicial

Las C.C.A.F. deben registrar en el sistema de archivos que mantienen para las resoluciones de cobranza judicial, ya sea éste computacional o manual, si éstas fueron firmadas en forma, manual, mecánica o electrónica.

5.4.6.4 Información a esta Superintendencia

5.4.6.4 Información a esta Superintendencia

Cualquier situación anómala ocurrida y que tenga relación con la seguridad, pérdida de información o responsabilidades de cualquier índole, relacionadas con la firma electrónica o mecanizada, debe ser comunicada por las C.C.A.F. a esta Superintendencia inmediatamente de tomado conocimiento de la ocurrencia del hecho.

5.4.7 COBRANZA DE COTIZACIONES PREVISIONALES DE LA LEY N°17.322.

5.4.7 COBRANZA DE COTIZACIONES PREVISIONALES DE LA LEY N°17.322.

El artículo 22 d) de la Ley Nº17.322, preceptúa que: En caso que las cotizaciones no se enteren ni declaren en el plazo establecido en el inciso primero del artículo 22 de esta ley, el empleador tendrá hasta el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de aquél, para acreditar ante la institución de previsión o de seguridad social respectiva la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones de seguridad social de sus trabajadores, debido al término o suspensión de la relación laboral que mantenían. A su vez, las instituciones de previsión o de seguridad social deben agotar las gestiones que tengan por objeto aclarar la existencia de cotizaciones de seguridad social impagas y, en su caso, obtener el pago de aquéllas de acuerdo a las normas de carácter general que emita la Superintendencia respectiva. Transcurrido el plazo de acreditación de cese o suspensión de la relación laboral, sin que el empleador haya acreditado dicha circunstancia, se presumirá sólo para los efectos de la presente ley, que las respectivas cotizaciones están declaradas y no pagadas.

El precepto antes aludido establece una presunción legal, sólo para efectos de la Ley N°17.322, que las cotizaciones previsionales se encuentran declaradas y no pagadas, cuando los empleadores no han acreditado la extinción de su obligación de enterarlas, debido al término o suspensión de la relación laboral con sus trabajadores.

Cabe recordar que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben recibir las cotizaciones de los empleadores en forma nominada, es decir, individualizando a los trabajadores por los cuales declaran con o sin pago de cotizaciones. Sin embargo, habida consideración a que el formulario respectivo no contiene un ítem de movimiento del personal, en el cual el empleador pueda dar cuenta de la suspensión o cese de la relación laboral de alguno de ellos, en el numeral 5.4.7. de este Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833 se instruye la forma en que los empleadores deben consignar el movimiento del personal, que les permita acreditar ante la respectiva Institución de Previsión, la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones, por término o suspensión de la relación laboral.

Referencias legales: Ley 17.322 - Ley 17.322, artículo 22 d

5.4.7 COBRANZA DE COTIZACIONES PREVISIONALES DE LA LEY N°17.322.

5.4.7.1 Declaración y no pago de cotizaciones

5.4.7.1 Declaración y no pago de cotizaciones

La Ley N°20.255, sobre Reforma Previsional, incorporó el siguiente artículo 22 d) a la Ley N°17.322:

"Artículo 22 d). En caso que las cotizaciones no se enteren ni declaren en el plazo establecido en el inciso primero del artículo 22 de esta ley, el empleador tendrá hasta el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de aquél, para acreditar ante la institución de previsión o de seguridad social respectiva la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones de seguridad social de sus trabajadores, debido al término o suspensión de la relación laboral que mantenían. A su vez, las instituciones de previsión o de seguridad social deberán agotar las gestiones que tengan por objeto aclarar la existencia de cotizaciones de seguridad social impagas y, en su caso, obtener el pago de aquéllas de acuerdo a las normas de carácter general que emita la Superintendencia respectiva. Transcurrido el plazo de acreditación de cese o suspensión de la relación laboral, sin que el empleador haya acreditado dicha circunstancia, se presumirá sólo para los efectos de la presente ley, que las respectivas cotizaciones están declaradas y no pagadas".

Dicho precepto establece una presunción legal, sólo para efectos de la Ley N°17.322, que las cotizaciones previsionales se encuentran declaradas y no pagadas, cuando los empleadores no han acreditado la extinción de su obligación de enterarlas, debido al término o suspensión de la relación laboral con sus trabajadores.

Cabe recordar que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben recibir las cotizaciones de los empleadores en forma nominada, es decir, individualizando a los trabajadores por los cuales declaran con o sin pago de cotizaciones. Sin embargo, habida consideración a que el formulario respectivo no contiene un ítem de movimiento del personal, en el cual el empleador pueda dar cuenta de la suspensión o cese de la relación laboral de alguno de ellos, en el numeral 5.4.7.2. siguiente se instruye la forma en que los empleadores deberán consignar el movimiento del personal, que les permitirá acreditar ante la respectiva Institución de Previsión, la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones, por término o suspensión de la relación laboral.

El empleador que no realice la declaración de las cotizaciones dentro del plazo establecido en el artículo 22 de la Ley N°17.322, tiene hasta el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de aquél, para acreditar ante la respectiva C.C.A.F., la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones previsionales de sus trabajadores, debido al término o suspensión de la relación laboral que mantenían. Esto es, si el mes de remuneraciones a considerar es, por ejemplo, agosto de 2009, el plazo del empleador vence el 30 de noviembre de 2009. Ello, debido a que el plazo para pagar las cotizaciones de agosto de 2009 es el 10 ó el 13 de septiembre de 2009, según se trate o no de declaración en forma electrónica y el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de dicho plazo es el 30 de noviembre de 2009.

El empleador que no realice la declaración de las cotizaciones dentro de plazo puede acreditar el término de la relación laboral con las actas de fiscalización de la Inspección Provincial del Trabajo respectiva, carta de renuncia del trabajador, carta de aviso de término de la relación laboral timbrada ante la Inspección Provincial del Trabajo correspondiente, contrato de trabajo a plazo fijo y, si el trabajador hubiese fallecido, con el certificado de defunción. En caso de suspensión de la relación laboral, el empleador la puede acreditar con la autorización de permiso sin goce de remuneraciones o de la suspensión de común acuerdo suscrita por el empleador y el trabajador.

Asimismo, el empleador puede efectuar ante la respectiva C.C.A.F. el reconocimiento de la deuda previsional no declarada, dentro del plazo establecido para tales efectos en el artículo 22 d) de la Ley N°17.322, para lo cual dicha entidad debe definir e implementar un procedimiento de reconocimiento de la deuda previsional.

La Institución Previsional debe agotar las gestiones que tengan por objeto aclarar la existencia de cotizaciones previsionales impagas que no hayan sido declaradas y, en su caso, obtener el pago de aquéllas de acuerdo con las normas respectivas. Dentro de este proceso y, en caso que corresponda, a más tardar el último día hábil del mes siguiente a aquel en que debió presentarse la declaración de cotizaciones, la respectiva Caja de Compensación enviará al domicilio de los empleadores, carta certificada recordándoles que disponen hasta el último día hábil del mes subsiguiente a aquel en que debieron efectuar la declaración de las cotizaciones, para acreditar el término o la suspensión de la relación laboral con uno o más de sus trabajadores. La respectiva C.C.A.F. debe mantener a disposición de esta Superintendencia, por un período no inferior a cinco años, los antecedentes de respaldo del aviso escrito al empleador, en cualquier medio que permita acreditar fehacientemente su envío.

Si en el período de acreditación, el empleador aclara que se extinguió o se suspendió su obligación, no procede aplicar la sanción y si, en cambio, el empleador debió efectuar la declaración correspondiente, procede aplicar la multa establecida en el artículo 22, letra a) de la Ley N°17.322.

En el evento que el empleador tenga la obligación de pagar las cotizaciones o se le aplique la presunción de que se trata, para efectos de la aplicación de reajustes e intereses, se entiende que la deuda previsional se encuentra devengada desde el día de cierre del periodo en que se debió efectuar la declaración y no pago del mes correspondiente.

5.4.7.2 Acreditación de movimiento de personal

5.4.7.2 Acreditación de movimiento de personal

Para efectos de que el empleador pueda consignar el término o la suspensión de la relación laboral de sus trabajadores, la respectiva C.C.A.F. debe incluir en la planilla de declaración y pago y, en la planilla de declaración y no pago tres columnas: la primera, para registrar el código correspondiente a la causa del término o de suspensión de la relación laboral; la segunda, para indicar la fecha de inicio del movimiento de personal y la tercera, para consignar la fecha de término.

En la fecha de inicio se debe indicar el día, mes y año en que se produce el movimiento de personal.

En la fecha de término, cuando corresponda, se debe informar la fecha de término efectivo, aunque exceda del mes informado.

Los subsidios por incapacidad laboral y permisos sin goce de remuneraciones cuya duración exceda del mes informado, se deben indicar por una vez, en la planilla correspondiente al mes de inicio del subsidio o del permiso.

Los códigos a utilizar para informar el movimiento de personal son los siguientes.

Código

Causas

1

Término de Contrato.

2

Licencia Médica por enfermedad o accidente común.

3

Licencia Médica por enfermedad o accidente laboral.

4

Licencia Médica por reposo pre y post natal y por enfermedad grave de niño menor de un año.

5

Permiso sin goce de remuneraciones.

6

Otros (especificar).

En tanto las planillas no se hayan modificado, el empleador debe consignar el término o la suspensión de la relación laboral en un anexo que registre el nombre del trabajador afecto a algún tipo de movimiento de personal, el código correspondiente a la causa del movimiento y las fechas de inicio y de término del mismo. Este anexo debe ser presentado conjuntamente con la planilla de declaración y pago de cotizaciones.

5.4.8 INFORMACIÓN QUE PROPORCIONAR A LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO RESPECTO A COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.8 INFORMACIÓN QUE PROPORCIONAR A LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO RESPECTO A COTIZACIONES PREVISIONALES

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.) deben remitir mensualmente a la Dirección del Trabajo información acerca de las cotizaciones previsionales enteradas por sus entidades empleadoras afiliadas por concepto del porcentaje que perciben sobre la remuneración imponible de un trabajador que se informó como cotizante de FONASA, para el financiamiento del régimen de subsidios por incapacidad laboral.

La Dirección del Trabajo elabora con esta información, que es solicitada a todas las instituciones que administran regímenes previsionales, un Sistema de Información que permite a todos los trabajadores consultar si sus cotizaciones previsionales han sido pagadas.

5.4.8 INFORMACIÓN QUE PROPORCIONAR A LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO RESPECTO A COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.8.1 Informe y plazo

5.4.8.1 Informe y plazo

Las C.C.A.F. deben preparar una nómina con los trabajadores que cotizaron el porcentaje que perciben las Cajas de Compensación sobre las remuneraciones imponibles en el mes que se informa, de acuerdo con el formato especificado en el Anexo N°3 Estructura registro de pago de cotización previsional C.C.A.F. para la generación de maestro pago cotizaciones que se inserta en este Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833..

La información solicitada debe ser enviada por las C.C.A.F. directamente a la Dirección del Trabajo el último día hábil de cada mes y con dos meses de retraso en relación con el mes que se informa.

5.4.8.2 Medios de transmisión de la información

5.4.8.2 Medios de transmisión de la información

Para la transmisión de la información se deben utilizar casillas FTP, dispuestas por la Dirección del Trabajo, con el fin de garantizar la seguridad que sea necesaria para la recepción oportuna e íntegra de la información.

Para efectos de la operatividad del traspaso de datos y otras situaciones informáticas que deban ser resueltas en el futuro, las C.C.A.F. deben contactarse con el Departamento de Tecnologías de la Información de la Dirección del Trabajo.

5.4.9 INFORMACIÓN QUE SE DEBE PROPORCIONAR AL FONDO NACIONAL DE SALUD (FONASA) RESPECTO DE LAS COTIZACIONES QUE RECAUDAN LAS C.C.A.F., MAL ENTERADAS EN ELLAS POR TRATARSE DE AFILIADOS A UNA ISAPRE

5.4.9 INFORMACIÓN QUE SE DEBE PROPORCIONAR AL FONDO NACIONAL DE SALUD (FONASA) RESPECTO DE LAS COTIZACIONES QUE RECAUDAN LAS C.C.A.F., MAL ENTERADAS EN ELLAS POR TRATARSE DE AFILIADOS A UNA ISAPRE

La Ley N°18.833 establece que las C.C.A.F., autorizadas para administrar el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral, perciben una parte de la cotización para salud que se descuenta de las remuneraciones imponibles de los trabajadores afiliados adscritos al FONASA. Dicha cotización se destina al financiamiento del citado régimen y para los efectos de los superávit o déficit que se producen se aplica lo establecido en el artículo 14 del D.L. N°2.062, de 1977.

Sin embargo, en la práctica, puede ocurrir que las C.C.A.F. reciban erróneamente cotizaciones para salud mal enteradas por sus empleadores afiliados, por aquellos trabajadores adscritos a una ISAPRE.

Por ello, esta Superintendencia ha establecido un procedimiento que deben seguir las C.C.A.F. para regularizar, frente a una Institución de Salud Previsional (ISAPRE), los montos enterados indebidamente por sus empleadores afiliados por concepto de cotizaciones para salud de un trabajador que se informó como cotizante de FONASA y en definitiva correspondía a un trabajador cotizante de una ISAPRE.

Referencias legales: DL 2062, artículo 14 - Ley 18.833

5.4.9 INFORMACIÓN QUE SE DEBE PROPORCIONAR AL FONDO NACIONAL DE SALUD (FONASA) RESPECTO DE LAS COTIZACIONES QUE RECAUDAN LAS C.C.A.F., MAL ENTERADAS EN ELLAS POR TRATARSE DE AFILIADOS A UNA ISAPRE

5.4.9.1 Solicitud de reembolso

5.4.9.1 Solicitud de reembolso

La ISAPRE solicitará a FONASA el reembolso del 7% de la cotización para salud, mal enterada por los empleadores en dicho organismo público, para lo cual las ISAPRES, deben ajustarse al proceso establecido según Circular IF/N° 164, de 3 de enero de 2012, de la Superintendencia de Salud.

Para realizar la devolución del 7% correspondiente a la cotización de salud, cuando un empleador ha enterado un porcentaje en FONASA y el porcentaje restante en las C.C.A.F., FONASA debe verificar que el porcentaje diferencial haya sido efectivamente enterado en una C.C.A.F.

Al efecto, para dar respuesta oportuna a las ISAPRE, el FONASA mensualmente debe realizar una consulta a las C.C.A.F, remitiendo una nómina con las cotizaciones que han sido enteradas y registradas con el porcentaje correspondiente a la cotización de salud de FONASA, a fin de que aquéllas verifiquen la recaudación de la cotización restante.

El FONASA debe realizar la consulta poniendo a disposición de las C.C.A.F., un archivo conforme al formato señalado en el Anexo N°4: Formato archivo enviado por FONASA a las C.C.A.F. para consulta sobre cotizaciones mal enteradas del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, los días 22 de cada mes o el día hábil siguiente, cuyo contenido corresponderá al proceso de recaudación de cotizaciones de salud del periodo anterior.

5.4.9.2 Medios de trasmisión de la información

5.4.9.2 Medios de trasmisión de la información

Para la transmisión de la información se deben utilizar casillas FTP, dispuestas por FONASA, con el fin de garantizar la seguridad que sea necesaria para la recepción oportuna e íntegra de la información.

FONASA, a través del Subdepartamento de Recaudación y Cobranzas, entregará el apoyo necesario a las C.C.A.F. en la utilización de las casillas FTP, a través de correo electrónico: recaudacion@fonasa.cl.

5.4.9.3 Plazo de las C.C.A.F. para proporcionar información requerida por fonasa

5.4.9.3 Plazo de las C.C.A.F. para proporcionar información requerida por fonasa

Una vez que la C.C.A.F. respectiva ha recibido el archivo de parte de FONASA, con la nómina de trabajadores consultados según el Anexo N°4: Formato archivo enviado por FONASA a las C.C.A.F. para consulta sobre cotizaciones mal enteradas del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, ésta tendrá plazo para informar al FONASA los montos que efectivamente figuren como recaudados por concepto de cotización de salud para la Caja de Compensación del total de casos consultados, hasta el último día hábil del mes siguiente, de recibida la respectiva solicitud por parte de FONASA.

Las C.C.A.F. deben dar respuesta respecto del total de los casos consultados en la nómina entregada por FONASA, completando las columnas que se detallan en el Anexo N°5: Formato nómina enviada por C.C.A.F. a FONASA informando los montos por concepto de cotizaciones mal enteradas del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833.

5.4.9.4 Prohibiciones a la C.C.A.F.

5.4.9.4 Prohibiciones a la C.C.A.F.

Se prohíbe a las C.C.A.F. devolver el porcentaje mal enterado, sea a los empleadores o a las ISAPRE, siendo FONASA el encargado de la regulación de la gestión de traspaso de dicho porcentaje.

5.4.10 LÍMITE MÁXIMO IMPONIBLE DE REMUNERACIONES Y RENTAS

5.4.10 LÍMITE MÁXIMO IMPONIBLE DE REMUNERACIONES Y RENTAS

De acuerdo a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 16 del D.L. N° 3.500, de 1980, la remuneración y renta mensual tienen un límite máximo imponible de sesenta unidades de fomento reajustadas considerando la variación del índice de remuneraciones reales determinadas por el Instituto Nacional de Estadísticas entre noviembre del año anteprecedente y noviembre del precedente, respecto del año en que comenzará a aplicarse, sin perjuicio de lo establecido en el inciso segundo del artículo 90 del mismo Decreto Ley.

El tope imponible así reajustado, comienza a regir el primer día de cada año y es determinado mediante resolución de la Superintendencia de Pensiones.

5.4.11 CONVENIOS CON INSTITUCIONES FINANCIERAS PARA PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.11 CONVENIOS CON INSTITUCIONES FINANCIERAS PARA PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

El artículo único de la Ley N°18.220 sustituyó el artículo 5° del D.F.L. Nº115, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social por el siguiente:

"Artículo 5º .- Las instituciones de previsión podrán celebrar convenios con los bancos e instituciones financieras fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras y con las cajas de compensación, para que estas entidades reciban las declaraciones y pagos de cotizaciones, dividendos y otras sumas de dinero que a ellas se les adeude por cualquier persona natural o jurídica, y para que paguen por cuenta suya a sus beneficiarios una o más prestaciones de seguridad social.

De la misma manera, las instituciones de previsión a que se refiere el inciso precedente podrán celebrar convenios con entidades del Estado o personas jurídicas de derecho público para el pago de beneficios.".

El artículo 5°, ya citado, se encontraba reglamentado por el D.S. N° 104, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, modificado por el D.S. N° 90, de 1982, del mismo Ministerio, Reglamento que contenía normas básicas para operar en estos convenios, si bien las modalidades quedaban entregadas a la libertad de los contratantes.

La sustitución que el legislador efectuara del referido artículo 5° por el texto transcrito, permite inferir que el reglamento de aquél ha quedado tácitamente derogado.

Sin embargo, la Superintendencia de Seguridad Social instruye a las instituciones de previsión sometidas a su fiscalización en orden a que para la aplicación de lo dispuesto por el texto sustitutivo del artículo 5° del D.F.L. N°115, transcrito precedentemente, deben atenerse a todas y cada una de las disposiciones contenidas en los artículos 3° y siguientes del reglamento antes citado, entendiéndolas ampliadas a las instituciones y demás términos contenidos en la norma legal citada.

Por otra parte, de conformidad con la facultad establecida por el inciso 4° del artículo 4° del D.L. N° 49, de 1973, modificado por el artículo 5° del D.L. N° 3.536, de 1981, la Superintendencia de Seguridad Social dispone que todas las resoluciones o acuerdos sobre celebración, modificación o término de los convenios a que se refiere el artículo 5° del D.F.L. N°115, de 1979, deben ser elevados en consulta, en forma previa a su cumplimiento, en los términos establecidos en la norma legal precedentemente señalada y en el artículo 46 de la Ley N°16.395, acompañando copia de un proyecto del convenio a suscribirse y de sus antecedentes.

5.4.12 OBLIGACIÓN DE TOMAR MEDIDAS DE RESGUARDO EN LA RECAUDACIÓN PARA TERCEROS DE COTIZACIONES, DIVIDENDOS U OTRAS SUMAS DE DINEROS

5.4.12 OBLIGACIÓN DE TOMAR MEDIDAS DE RESGUARDO EN LA RECAUDACIÓN PARA TERCEROS DE COTIZACIONES, DIVIDENDOS U OTRAS SUMAS DE DINEROS

Con el propósito de velar por el debido cumplimiento de los convenios de recaudación que han suscrito las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, de conformidad al artículo 5° del D.F.L. N°115, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, sustituido por el artículo único de la Ley N°18.220, esta Superintendencia viene en instruir a esas Instituciones, en orden a que en los procedimientos de recaudación para terceros de cotizaciones, dividendos u otras sumas de dinero, se adopten las mayores medidas de resguardo que sean posibles, con el objeto de evitar que se cometan irregularidades, ya sea por agentes internos de la institución o por terceros.

5.4.13 ANEXOS

5.4.13 ANEXOS

Anexo N°1: Nueva estructura de registro del archivo de deudas previsionales
Anexo N°2: Registro de detalles a partir del Boletín N°84
Anexo N°3: Estructura registro de pago de cotización previsional C.C.A.F. para la generación de maestro pago cotizaciones
Anexo N°4: Formato archivo enviado por FONASA a las C.C.A.F. para consulta sobre cotizaciones mal enteradas
Anexo N°5: Formato nómina enviada por C.C.A.F. a FONASA informando los montos por concepto de cotizaciones mal enteradas

5.5 TÍTULO V: AGENCIAS Y SUCURSALES

5.5.1 AGENCIAS

5.5.1 AGENCIAS

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley N°18.833, las C.C.A.F. pueden instalar agencias, debiendo ser autorizada por esta Superintendencia la supresión de cualquiera de ellas.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 5

5.5.2 AGENCIAS MÓVILES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR

5.5.2 AGENCIAS MÓVILES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR

5.5.2 AGENCIAS MÓVILES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR

5.5.2.1 Funcionamiento de oficinas móviles

5.5.2.1 Funcionamiento de oficinas móviles

Considerando lo instruido en materia de afiliación de pensionados, de acuerdo a lo establecido en el Título II del Libro II del Compendio de la Ley N°18.833, y especialmente en lo que dice relación con el otorgamiento de las prestaciones en el mismo lugar en que ellas fueren solicitadas y dentro del tiempo establecido por cada C.C.A.F. para la entrega del beneficio que se trate, las oficinas o agencias móviles deben contar con un cronograma calendarizado de su funcionamiento, con indicación expresa de su horario y ubicación exacta en cada localidad. Este programa debe contemplar que las oficinas móviles atiendan a lo menos 2 días al mes en el mismo lugar, con la periodicidad que se requiera para el adecuado otorgamiento de los beneficios.

Por otra parte, el citado programa de la oficina móvil debe ser remitido a esta Superintendencia con, a lo menos, una semana de anticipación a la fecha de su inicio.

Asimismo, las oficinas móviles deben contar con el equipamiento necesario para el otorgamiento de todas las prestaciones a las que puedan acceder los afiliados, como computador, fotocopiadora, etc.

Todas las C.C.A.F. deben abstenerse de situar sus agencias móviles a menos de 100 metros de los lugares de pago de pensiones.

5.5.2.2 Cuaderno de bitácora

5.5.2.2 Cuaderno de bitácora

En cada oficina móvil debe mantenerse una bitácora o registro en donde el responsable de la misma consignará el itinerario que ha seguido el vehículo, con la fecha, horario de atención, indicación precisa del destino y kilometraje recorrido. Asimismo, se debe consignar en tal registro todo incidente o evento de importancia acontecido en la ruta.

5.5.2.3 Cierre de una oficina móvil

5.5.2.3 Cierre de una oficina móvil

El cierre de una oficina móvil también debe ser comunicado incorporando tal información en la página web de cada C.C.A.F. y mediante la distribución de folletos u otros medios adecuados en la localidad correspondiente, con una anticipación de, a lo menos, 60 días, período este último, durante el cual no puede afiliarse a pensionados.

5.6 TÍTULO VI: OTRAS INSTRUCCIONES DE CARÁCTER GENERAL

5.6.1 CONTRATACIÓN DE EMPRESAS DE AUDITORES EXTERNOS Y SERVICIOS MÍNIMOS QUE SE DEBEN DESARROLLAR EN LA AUDITORÍA

5.6.1 CONTRATACIÓN DE EMPRESAS DE AUDITORES EXTERNOS Y SERVICIOS MÍNIMOS QUE SE DEBEN DESARROLLAR EN LA AUDITORÍA

5.6.1 CONTRATACIÓN DE EMPRESAS DE AUDITORES EXTERNOS Y SERVICIOS MÍNIMOS QUE SE DEBEN DESARROLLAR EN LA AUDITORÍA

5.6.1.1 Contratación de empresas auditoras externas

5.6.1.1 Contratación de empresas auditoras externas

Las C.C.A.F., deben presentar sus estados financieros anuales debidamente auditados por una empresa de auditores externos independientes. Para tal efecto, mediante un proceso de licitación privada o pública, deben contratar los servicios de una empresa de auditores externos dando cumplimiento a las siguientes instrucciones en el proceso de selección y contratación de esos servicios:

  1. El Directorio de cada C.C.A.F. debe designar mediante el correspondiente acuerdo, una Comisión encargada de este proceso (en adelante, la Comisión), la que, al menos, debe estar conformada por dos integrantes del Directorio y el encargado de Contraloría o Auditoría Interna.

    El día hábil siguiente a la conformación de la Comisión, se debe informar a esta Superintendencia la composición de las personas que la integran.

  2. El plazo de permanencia de la EAE no podrá ser superior a cinco años. No obstante, una misma EAE podrá ser adjudicada nuevamente para el período siguiente en la medida que cambie el socio auditor. Sin perjuicio de lo anterior, la misma EAE no podrá prestar sus servicios a una Caja de Compensación por más de 10 años continuos o seguidos.

    De la misma forma, en el contrato debe establecerse que el gerente encargado del equipo de profesionales que llevará a cabo la auditoría externa debe poseer un acabado conocimiento de la normativa regulatoria dictada por esta Superintendencia, así como de la naturaleza, tamaño y complejidad de las actividades realizadas por las C.C.A.F. En cualquier caso, el mencionado gerente no podrá participar en actividades de consultoría en las mismas C.C.A.F. auditadas.

  3. Deben prepararse bases administrativas y técnicas referidas al trabajo a realizar indicando las áreas que requieren mayor profundidad en la revisión y las Sucursales, Agencias u Oficinas que se deben examinar.

  4. Las empresas que participen en la licitación deben estar inscritas en el Registro de Empresas de Auditoría Externa (en adelante, REAE) que mantiene la Comisión para el Mercado Financiero, dando pleno cumplimiento a las normas contenidas en la Ley N°18.045, Título XXVIII, de las Empresas de Auditoría Externa. La C.C.A.F. debe adoptar todas las medidas de resguardo que sean necesarias para evitar que se conozca la información contenida en las propuestas de las empresas que participan en la licitación.

  1. La Comisión es la encargada de desarrollar el proceso de preselección de las Empresas de Auditoría Externa (en adelante, EAE). Además, es la encargada de abrir los sobres con las propuestas, levantar un acta al efecto, estudiar y analizar las propuestas presentadas e informar los respectivos resultados en orden de preferencia al Directorio de la C.C.A.F. sobre la base de un estudio de las distintas alternativas recibidas.

  1. Una vez resuelta la selección de la EAE, por parte del directorio, éste debe comunicar por escrito a esta Superintendencia dentro de los 5 días hábiles siguientes, a contar del acuerdo adoptado, el resultado del proceso y su fundamentación, la que debe considerar las horas y recursos que se destinarán al proceso de revisión, la experiencia de la empresa de auditoría, los conocimientos y experiencia del equipo a cargo de esta labor, todo ello en atención a las características de la C.C.A.F. a ser revisada. Además, en el respectivo acuerdo se deben detallar las deliberaciones realizadas, así como los fundamentos expuestos por el directorio para sustentar su propuesta de elección de la empresa auditora.

    Además, se debe acompañar el informe de preselección de la Comisión y asimismo comunicar cualquier modificación que se realice en la propuesta inicial.

  2. Es responsabilidad del directorio de la C.C.A.F. verificar que, mientras dure el contrato, la EAE seleccionada se mantenga vigente en el REAE. En caso de suspensión o eliminación del REAE, el contrato con la empresa auditora se dará por finalizado automáticamente, situación que debe estar regulada en el contrato respectivo. En ese caso, la prestación de servicios de auditoría debe ser asumida por la empresa que sigue en orden de prelación en el proceso de selección desarrollado, por un período que no exceda la fecha original de término del contrato terminado anticipadamente, salvo que la C.C.A.F. decida llamar a un nuevo proceso de licitación.

    Si el Directorio decide poner término anticipado al contrato por razones distintas de las señaladas anteriormente, debe comunicar a esta Superintendencia, dentro de los dos días hábiles siguientes a la toma del respectivo acuerdo, las razones de esta decisión. En caso de que esta Superintendencia esté de acuerdo con la decisión adoptada, la C.C.A.F. debe proceder de la misma forma señalada para la suspensión o eliminación de la empresa de Auditoría en el REAE.

  3. En el contrato con la empresa de Auditores Externos debe incluirse una cláusula en que se estipule claramente la obligación de proporcionar a esta Superintendencia los antecedentes de la Auditoría realizada, como, asimismo, dar acceso a sus papeles de trabajo, archivos e informes, cuando ésta lo solicite. De igual modo, debe quedar estipulada la obligación de la EAE de concurrir a las dependencias de esta Superintendencia cuando lo requiera.

  4. El programa de auditoría confeccionado por la empresa de auditores externos que se presente a la licitación, debe ajustarse en su contenido y desarrollo, a la naturaleza jurídica de la C.C.A.F., a las operaciones que realiza, a las prestaciones de seguridad social que otorga y, a la naturaleza de las cuentas que integran su patrimonio y resultado anual de la gestión.

  1. A la empresa de Auditores Externos que preste servicios de asesoría y/o asistencia contable a la respectiva C.C.A.F., para lograr la normalidad de la contabilidad en cada ejercicio y la posterior confección de los respectivos estados financieros y sus notas explicativas, no podrá adjudicarse la propuesta, a ningún título.

  1. Al auditor externo en cumplimiento de sus funciones le corresponde, entre otras, señalar al directorio de la C.C.A.F. las deficiencias que se detecten respecto de la adopción de prácticas contables, al mantenimiento de un sistema contable efectivo y, a los mecanismos de control interno utilizados.

  1. La C.C.A.F. auditada debe dejar constancia expresa, en el acta de directorio, que tomó conocimiento del informe de control interno efectuado por la empresa auditora, constituyendo este parte integral de la referida acta de Directorio.

  1. En el transcurso de la auditoría los auditores deben reunirse con el directorio y algún órgano del Gobierno Corporativo encargado de auditoría, para exponer el resultado de los hallazgos de la auditoría y cualquier otra materia relevante o discrepancia contable con la administración de la C.C.A.F.

Referencias legales: Ley 18.045

5.6.1.2 Aspectos a considerar en el desempeño de las auditorías externas y en la emisión del informe de control interno de las C.C.A.F.

5.6.1.2 Aspectos a considerar en el desempeño de las auditorías externas y en la emisión del informe de control interno de las C.C.A.F.

Corresponde a las normas generales a las que deben atenerse los auditores externos de las instituciones fiscalizadas por esta Superintendencia, aplicables a la auditoría a efectuar a los estados financieros anuales y al informe de Control Interno de la C.C.A.F., sin perjuicio de su responsabilidad legal y profesional en el desempeño de su trabajo y en el contenido de su opinión acerca de los estados financieros.

En la aplicación de las normas de auditoría reviste una connotación especial los elementos de importancia relativa, que corresponden a las partidas que son más significativas y en las que las posibilidades de errores son mayores, y el de riesgo de auditoría que corresponde a las partidas que son más susceptibles a irregularidades, por lo que tales elementos deben ser considerados. El Informe de Opinión del Sistema de Control Interno tiene como objetivo exponer el resultado del examen de aquellos aspectos que implican una evaluación al diseño y operación de la estructura de control interno, consistente en las políticas y procedimientos dispuestos por la C.C.A.F., de manera que permitan proporcionar un nivel razonable de seguridad para alcanzar los objetivos específicos de la institución, tanto en el resguardo de los activos, como para evaluar la confiabilidad de los registros contables y/o financieros.

Además de los aspectos especificados en este Título, los auditores externos deben velar por el cumplimiento de las restantes normas y principios que regulen otros aspectos del dictamen de auditoría y la presentación de estados financieros.

5.6.1.2 Aspectos a considerar en el desempeño de las auditorías externas y en la emisión del informe de control interno de las C.C.A.F.

5.6.1.2.1 Áreas mínimas de trabajo

5.6.1.2.1 Áreas mínimas de trabajo

Los auditores externos deben verificar el estricto apego, por parte de la C.C.A.F., a todas las disposiciones legales y reglamentarias e instrucciones específicas emanadas de la Superintendencia de Seguridad Social, como asimismo el cumplimiento de la normativa contable-financiera a aplicar en la confección de dichos Estados.

Para el desarrollo de sus labores las EAE pueden guiarse por las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, no obstante, esta Superintendencia considera que las siguientes áreas mínimas de trabajo deben ser examinadas por las EAE:

  1. Área de Recursos Humanos

    Debe verificarse la razonabilidad en la constitución de la provisión de feriado anual, beneficios post-empleo, indemnización por años de servicios y control de horas extraordinarias.

    Además, tendrá que constatar la efectividad de los gastos correspondientes a remuneraciones del personal y el pago de leyes sociales.

  2. Área de Crédito Social

    Debe verificarse la existencia de las colocaciones de crédito social consignadas en los Estados Financieros, como también si el registro se adecúa a las instrucciones de esta Superintendencia contenidas en el Título I del Libro VII de este Compendio de la Ley N°18.833, sobre estados financieros.

  3. Área de Tesorería

    Debe verificarse la existencia de conciliaciones bancarias, así como su elaboración con la periodicidad necesaria de acuerdo con el flujo de transacciones y los riesgos asociados a ellas y considerando instancias de revisión y autorización de parte de la jefatura correspondiente.

  4. Área de Inversiones Financieras

    Debe verificarse la existencia y propiedad de las inversiones, su valorización y el producto de las inversiones reconocido en los resultados de los Estados Financieros, de acuerdo con las disposiciones legales y las normas impartidas por esta Superintendencia.

    Además, debe revisarse si recaen sobre dichas inversiones, o en relación con ellas, prendas, hipotecas u otras prohibiciones o gravámenes, en cuyo caso deben existir las constancias respectivas en las Notas Explicativas de los Estados Financieros.

  5. Área propiedad, planta y equipos

    Debe verificarse la existencia de los análisis mensuales de las cuentas que conforman este rubro. Verificar el cálculo y registro de la depreciación del ejercicio y de la depreciación acumulada, así como de cargos y abonos producto de altas y bajas del período.

    ​Se debe dar a conocer los activos obsoletos, en desuso, faltantes o en mal estado que requieren una reconsideración de su vida útil remanente o de la decisión de vender o dar de baja y que no han sido informados oportunamente y no han sido registrados en la contabilidad en forma adecuada.

  6. Área de egresos ordinarios

    1. Prestaciones Adicionales y Empresas Relacionadas

      Debe verificarse que las partidas que conforman los egresos por concepto de Prestaciones Adicionales se ajusten a la normativa legal e instrucciones sobre la materia. También debe hacerse lo mismo para las operaciones con Entidades Relacionadas, debiendo éstas ajustarse a los contratos existentes para tal efecto o a disposiciones que obligan a la Caja y que se encuentran en la constitución de las respectivas entidades relacionadas.

    2. Otros Egresos Ordinarios

      Debe verificarse, tanto a nivel general como específico, cada una de las partidas en lo referido a gastos de administración y otros egresos operacionales.

  7. Área de cobranzas

    1. Cobranzas

      Debe verificarse la existencia de los análisis mensuales de las cuentas que conforman este rubro, especialmente los relativos a las cobranzas de los créditos sociales, a empresas relacionadas y aquellas originadas en la prestación de servicios conforme a lo dispuesto en el número 7 del artículo 19 de la Ley N°18.833.

    2. Deterioro

      Debe verificarse que la constitución de provisiones de las colocaciones de crédito social se ajuste a la normativa impartida sobre la materia por esta Superintendencia y, pronunciarse respecto de la suficiencia de éstas, es decir, que la pérdida esperada estimada se encuentre adecuadamente cubierta por las provisiones.

      Además, debe verificarse la determinación del monto de la estimación de deterioro de las restantes cuentas por cobrar mencionadas en la letra a) de este N°7.

  8. Área de contratos

    Debe verificarse la existencia y vigencia de los contratos que respalden las condiciones y precios convenidos en las transacciones realizadas (contratos a empresas de cobranza, contratos de prestaciones de servicios a terceros, contratos de administrador de cartera securitizada, contratos para prestaciones complementarias, contratos de seguros comprometidos, contratos con empresas relacionadas, entre otros).

  9. Área de tecnología de información (TI):

    ​Se debe realizar una evaluación del ámbito informático y de los Sistemas de Información de la C.C.A.F. relacionados, entre otros, con los Estados financieros, Cálculo de Provisiones y Valorización de inversiones. El análisis debe abarcar como mínimo los siguientes aspectos:

    1. Operatividad y seguridad física

      Se debe evaluar los mecanismos con que cuenta la Caja, para dejar funcionando normalmente sus sistemas computacionales, en la eventualidad de producirse algún problema en su plataforma computacional.

      Este punto debe incluir el análisis de planes de contingencia, políticas de respaldo y seguridad física de los respaldos, entre otros.

    2. Seguridad lógica

      Se debe analizar los controles de acceso sobre datos y sobre la operación de los sistemas, que la Caja tenga implementados.

    3. Mantención de sistemas

      Se debe analizar los mecanismos que posee la Caja, para asegurar un correcto funcionamiento de sus sistemas computacionales.

      Se deben determinar ciertos puntos de control que permitan revisar la exactitud de cálculo de los procesos computacionales.

    4. Mantención de la información histórica.

      Se deben analizar los períodos que la Caja mantiene la información, ya sea en línea o en medios magnéticos de respaldo; caso en que se debe analizar la factibilidad de recuperación de la información.

De acuerdo con las características y condiciones de cada área de trabajo, éstas deben ser examinadas conforme a su valorización, validar la propiedad y existencia de los activos y pasivos y, en determinados casos, verificar los límites y clasificación de riesgo. En todo caso, se deben examinar todos los aspectos que sean necesarios para probar la razonabilidad de los saldos involucrados.

En la auditoría a los Estados Financieros, el auditor externo debe incluir un análisis sobre la suficiencia de las provisiones y el nivel de solvencia que posee la Caja de acuerdo a las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Seguridad Social en estas materias. En estas revisiones, las firmas auditoras no se deben limitar sólo a revisar la metodología del cálculo, sino que, además, se requiere que efectúen validaciones en la información contenida en las bases de datos utilizadas.

Referencias legales: Ley 18.833, artículo 19

5.6.1.2.2 Alcance de la auditoría a los estados financieros

5.6.1.2.2 Alcance de la auditoría a los estados financieros

El Programa de Trabajo preparado por los auditores externos debe ser lo suficientemente explícito para indicar los procedimientos de auditoría a utilizar en la revisión de cada una de las áreas mínimas de trabajo. No obstante, esta Superintendencia puede requerir a la respectiva C.C.A.F. que solicite a los auditores externos, la inclusión de materias que, a su juicio y oportunidad, ameriten un análisis específico.

La profundidad del examen debe estar determinada por la importancia relativa de cada saldo contable. Este examen debe respaldar la opinión que emita el auditor externo respecto de la razonabilidad de los estados financieros.

En atención a que el muestreo constituye uno de los procedimientos de auditoría de mayor aplicación, en la planificación del tamaño adecuado de cada muestra, los auditores externos deben tener presente Io siguiente:

  1. Universo sobre el cual se obtiene la muestra, ya que ésta debe ser apropiada en relación con el objetivo perseguido;

  1. Representatividad de la muestra respecto del universo, esto es, todas las partidas deben tener la misma posibilidad de ser elegidas; y

  1. Determinación del error monetario tolerable que pueda existir para el saldo de la cuenta o tipo de transacción a revisar, y que no cause error significativo en los estados financieros a auditar.

Esta Superintendencia puede solicitar, en cualquier momento, la planificación o los programas de trabajo, los archivos y/o papeles de trabajo que respalden la labor realizada y los controles de calidad que se hayan practicado.

En el evento de que esta Superintendencia detecte situaciones o hechos que a su parecer constituyen o pueden constituir omisiones o errores de apreciación importantes, podrá requerir que se revisen los aspectos que le merecen dudas.

5.6.1.2.3 Evidencia de la auditoría

5.6.1.2.3 Evidencia de la auditoría

Los auditores externos deben obtener y mantener evidencia suficiente del trabajo realizado para respaldar la opinión emitida en el dictamen. Esta evidencia física o electrónica, conformada entre otros por los papeles de trabajo, debe estar a disposición de esta Superintendencia por un período no inferior a 5 años, desde la fecha del respectivo dictamen, debiendo entregarse debidamente ordenados, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que sean solicitados.

Las evidencias indicadas deben incluir, a lo menos, lo siguiente:

  1. Resumen del trabajo realizado y conclusiones respecto de cada una de las cuentas o áreas de trabajo definidas anteriormente;

  2. El alcance y profundidad dado al examen efectuado a cada cuenta.

    ​Como parte de esta evidencia debe dejarse constancia:

    1. De los montos de los errores monetarios tolerables determinados por el auditor al planificar el tamaño de la muestra;

    2. Del tamaño de la muestra y proporción del universo seleccionado; y

    3. Del monto de los errores resultantes de las muestras utilizadas y la proyección de estos a las partidas sobre las cuales fue seleccionada la muestra.

  3. Reconciliaciones de saldos efectuados y ajustes propuestos;

  4. Inventario de inversiones financieras y su materialidad junto con la evidencia de la valorización, límites, clasificación de riesgo, y de revisión de prendas u otras restricciones que pudieran existir.

    Inversiones de bienes físicos y su materialidad, certificación de dominio vigente, gravámenes e hipotecas y prohibiciones. Verificación del método de valorización y depreciación.

    Verificar la existencia de una nota a los estados financieros cuando los activos se encuentren afectados con medidas precautorias u otra clase de limitaciones.

  5. Constatada la inexistencia de análisis de saldos, de acuerdo con la materialidad, deben abstenerse de emitir opinión respecto de estos saldos; situación que debe reflejarse en el dictamen y en Notas a los Estados financieros;

  6. Programas de pruebas a sistemas computacionales.

5.6.1.2.4 Informe

5.6.1.2.4 Informe

Los auditores externos deben emitir un Informe acerca de la razonabilidad de los estados financieros conforme a lo instruido por esta Superintendencia y a la normativa financiera-contable vigente.

De existir discrepancias entre lo normado por esta Superintendencia y la normativa financiera-contable aplicable en la preparación de los estados financieros, prevalecerán las normas impartidas por este Organismo.

Para efectos del examen por parte de los auditores externos, los Estados Financieros comprenderán: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estados de Resultados Integrales, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujos de Efectivo y Notas a los Estados Financieros.

Si a la fecha de emisión del Informe se detectaron eventos o circunstancias no incluidas en el Informe de Control Interno, deben ser comunicado a esta Superintendencia según lo señalado en el número 6 del numeral 5.6.1.2.5 de este Título VI del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

5.6.1.2.5 Informe de control interno

5.6.1.2.5 Informe de control interno

Relacionado con los trabajos de auditoría, los auditores externos deben emitir un informe de Control Interno, con el fin de proporcionar una certeza razonable de la seguridad presentada en las áreas definidas para la auditoría y del nivel de confiabilidad que presentan los registros contables y financieros para la preparación de los Estados Financieros, teniendo presente para estos efectos los elementos que constituyen la estructura de Control Interno, en base a las mejores prácticas dictadas sobre la materia por esta Superintendencia u otros organismos nacionales e internacionales.

  1. Informe de Control Interno

    Los auditores externos deben preparar un informe de Control Interno, el que debe ser puesto en conocimiento del directorio de la C.C.A.F. durante el año calendario del período auditado, en todo caso antes del 15 de diciembre de cada año. Una copia de este informe debe ser enviada por el directorio a esta Superintendencia antes del 15 de enero del año siguiente al período auditado.

    ​El informe debe contener, a lo menos:

    1. El resultado del examen practicado a los registros contable-financieros de uso habitual y de aquellos que esta Superintendencia podrá solicitar en materias que a su juicio requieren de un análisis específico.

    2. Una detallada descripción de las deficiencias de control interno detectadas indicando los efectos o consecuencias que produzcan en los estados financieros.

    3. Recomendaciones y/o sugerencias formuladas por los auditores externos para solucionar las observaciones planteadas.

    4. Comentarios de la administración respecto de las recomendaciones entregadas por los auditores externos y las acciones que tomará la institución para solucionar las deficiencias.

  2. Clasificación de las Observaciones o Deficiencias

    ​Según el resultado del examen practicado y de acuerdo con el grado de deficiencia detectado, el informe debe clasificarlas de la siguiente manera:

    1. Observaciones Primarias

      Incluye todas las observaciones relacionadas con las áreas mínimas de trabajo (definidas en el numeral 5.6.1.2.1. de este Título VI del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833), cuya deficiencia o debilidad resulte importante en la estructura de control interno y que desde el punto de vista patrimonial pueden tener un efecto negativo o positivo en los estados financieros.

    2. Observaciones Secundarias

      Referida a aquellas observaciones que no tienen una mayor incidencia en el estado de resultados o en los procedimientos aplicados ni tienen un impacto mayor en la estructura de control interno vigente en la C.C.A.F.

      Se incluyen aquí los aspectos que sean de importancia para la C.C.A.F. y cuyas observaciones deban ser dadas a conocer a la Administración y Directorio.

  3. Observaciones Años Anteriores

    Aquellas observaciones formuladas en años anteriores que se encuentren pendientes de solución deben indicarse en forma separada e incluir las razones que, según la entidad, expliquen tal condición.

  4. Presentación del Informe de Control Interno

    ​Adicional a los comentarios que los auditores externos estimen convenientes incorporar, el esquema del informe de control interno se ajustará a lo siguiente:

    1. Introducción (Comentarios: descripción breve de las políticas, procedimientos, cultura organizacional, tareas y otros aspectos que la Institución auditada ha desarrollado e implementado para alcanzar los objetivos institucionales, etc.)

    2. Área sujeta a examen, el que debe contener como mínimo:

      1. Observaciones de años anteriores, si corresponde.

      2. Observaciones del período clasificadas según lo señalado en el punto 2 del numeral 5.6.1.2.5. del Título VI de este Libro V del Compendio de la Ley N°18.833.

        1. Recomendaciones o sugerencias de la auditoría externa;

        2. Comentarios de la administración respecto de las observaciones planteadas.

  5. Evidencia de la Evaluación de Control Interno

    El informe debe contener una descripción resumida del trabajo realizado, del cual los auditores externos deben mantener evidencia suficiente a través de los Papeles de Trabajo, los que deben estar a disposición de esta Superintendencia cuando sean requeridos.

  6. Informe Adicional

    Si entre la fecha de entrega del Informe de Control Interno final y la emisión del dictamen se detectaron eventos o circunstancias no incluidas en el Informe de Control Interno inicial, ellos deben ser comunicados a esta Superintendencia en un informe adicional y en una sola oportunidad, a más tardar, el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que deben presentarse los estados financieros a este Organismo.

    Las diferencias producidas entre el Informe de Control Interno y el dictamen de Estados Financieros deben explicarse en este Informe Adicional.

5.6.2 LEY N°20.956 QUE DISPUSO MEDIDAS PARA IMPULSAR LA PRODUCTIVIDAD

5.6.2 LEY N°20.956 QUE DISPUSO MEDIDAS PARA IMPULSAR LA PRODUCTIVIDAD

El artículo 13 de la Ley N°20.956 , que estableció medidas para impulsar la productividad, dispuso que En todos los pagos cuya solución se realice en dinero efectivo, las cantidades iguales o inferiores a $5 se depreciarán a la decena inferior, y las cantidades iguales o superiores a $6 se elevarán a la decena superior. Esta operación no generará efecto tributario alguno y no deben modificarse los documentos tributarios que corresponda emitir.

En consecuencia, esta Superintendencia instruye a todas las Cajas de Compensación de Asignación Familiar que, a contar de la fecha referida en el párrafo anterior, todos los pagos que efectúen o que perciban las Cajas de Compensación, en dinero efectivo, respecto de cantidades iguales o inferiores a $5, se depreciarán, es decir, se aproximarán, a la decena inferior, y las cantidades iguales o superiores a $6, se elevarán, esto es, se aproximarán, a la decena superior.

Referencias legales: Ley 20.956, artículo 13

5.6.3 EXENCIÓN DE LA RESOLUCIÓN QUE CONCEDE LA POSESIÓN EFECTIVA DE LA HERENCIA EN CASOS QUE INDICA

5.6.3 EXENCIÓN DE LA RESOLUCIÓN QUE CONCEDE LA POSESIÓN EFECTIVA DE LA HERENCIA EN CASOS QUE INDICA

Esta Superintendencia ha revisado el alcance del concepto Cajas de Previsión utilizado en el artículo 26 de la Ley N°16.271, actualmente contenida en el D.F.L. N°1 de 2000, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos , con el fin de evitar discriminaciones injustificadas en el pago de beneficios previsionales devengados antes fallecimiento del causante, los que en conformidad al citado precepto pueden pagarse sin necesidad de acompañar la resolución que concede la posesión efectiva de la herencia, hasta por el monto que indica.

El citado precepto exceptúa a la cónyuge, padres e hijos cuando deban percibir, de las Cajas de Previsión o de los empleadores o patrones, de acuerdo con las leyes o contratos de trabajo, sumas no superiores a cinco unidades tributarias anuales, de la obligación establecida en el artículo 25 de la misma ley consistente en que, para los efectos de ese cuerpo legal, el heredero no puede disponer de los bienes de la herencia, sin que previamente se haya inscrito la resolución que concede la posesión efectiva de ella.

De dicha norma se infiere que el legislador quiso exceptuar del requisito de solicitar posesión efectiva a los familiares que indica, hasta por cinco unidades tributarias anuales, tratándose de sumas que deban percibir por concepto de prestaciones de orden previsional y laboral atendido el carácter subsistencial o sustentador de las necesidades básicas del ser humano que ambas tienen. Dicho, en otros términos, el bien jurídico protegido por la referida norma de excepción al mencionar las Cajas de Previsión no son éstas en sí, si no que las prestaciones previsionales que ellas las otorgan hasta por el monto que indica.

En efecto, lo que interesa proteger es que la cobertura de los distintos estados de necesidad que las prestaciones previsionales están destinadas a satisfacer, hasta por 5 unidades tributarias anuales, no se vea diferida, dificultada o incluso imposibilitada, para los familiares que indica por la exigencia de efectuar los trámites tendientes a obtener el reconocimiento de la calidad de heredero que confiere la posesión efectiva.

Por ello, no resulta acorde con los principios y conceptos de seguridad social que la expresión Cajas de Previsión empleada en el citado precepto legal haya sido utilizado en un sentido restringido, alusivo exclusivamente a aquellas entidades que en su denominación utilizaran las palabras Cajas de Previsión, ya que ello llevaría al absurdo de que el Servicio de Seguro Social habría quedado excluido de dicha norma no obstante que a la fecha de inicio de su vigencia administraba el régimen previsional con mayor porcentaje de trabajadores afiliados, los que a su vez registraban los más bajos ingresos. Por el contrario, lo razonable es que tal concepto se haya utilizado en un sentido amplio, no discriminatorio, comprensivo de todas aquellas entidades que otorgan beneficios de orden previsional.

En consecuencia, el concepto Caja de Previsión fue utilizado en su sentido amplio en el artículo 26 de la Ley N°16.271, actualmente contenida en el D.F.L. N°1 de 2000, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, esto es, como equivalente de entidades de previsión social, entendiendo por tales aquellas que por mandato legal administran prestaciones de carácter previsional, entre las cuales se encuentran las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.

Referencias legales: DFL 1 de 2000 Minjus

5.6.4 AUTORIZA EL PAGO ELECTRÓNICO DE PRESTACIONES Y BENEFICIOS DE SEGURIDAD SOCIAL

5.6.4 AUTORIZA EL PAGO ELECTRÓNICO DE PRESTACIONES Y BENEFICIOS DE SEGURIDAD SOCIAL

Esta Superintendencia de Seguridad Social autoriza a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar a pagar las prestaciones y beneficios de seguridad social que otorgan, a través de transferencias electrónicas.

Atendido lo anterior, las C.C.A.F. podrán transferir electrónicamente el pago de sus prestaciones a través de abonos o depósitos electrónicos en las cuentas bancarias de los beneficiarios (cuentas corrientes, cuentas a la vista o cuentas de ahorro), efectuados directamente por las C.C.A.F. desde sus respectivas cuentas corrientes o a través de convenios de pago masivo que las C.C.A.F. puedan contratar con instituciones bancarias, ajustándose a las normas establecidas sobre la materia por la Comisión para el Mercado Financiero.

La presente autorización comprende también los pagos que las Cajas deban hacer a los empleadores tanto por los saldos a favor por concepto de asignación familiar como por los reembolsos de subsidios y cotizaciones, cuando corresponda.

Las Cajas deben adoptar las medidas necesarias para asegurarse tener siempre el respaldo de los pagos electrónicos efectuados y que los beneficios sean pagados a los verdaderos beneficiarios.

5.6.5 FACILIDADES PARA EL PAGO Y OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS SOCIALES Y OTRAS PRESTACIONES EN CASO DE DECLARACIÓN DE ZONA AFECTADA POR SISMO O CATÁSTROFE A CUALQUIER COMUNA, LOCALIDAD, O SECTOR GEOGRÁFICO DETERMINADO DEL PAÍS

5.6.5 FACILIDADES PARA EL PAGO Y OTORGAMIENTO DE CRÉDITOS SOCIALES Y OTRAS PRESTACIONES EN CASO DE DECLARACIÓN DE ZONA AFECTADA POR SISMO O CATÁSTROFE A CUALQUIER COMUNA, LOCALIDAD, O SECTOR GEOGRÁFICO DETERMINADO DEL PAÍS

Para estos efectos, se entiende por sismo o catástrofe, cualquier hecho que produce calamidad pública, entre estos, y a modo meramente ejemplar, incendio, aluvión, epidemia, erupción volcánica, inundación, terremoto, maremoto.

En estos casos y durante todo el plazo fijado como de sismo o catástrofe por el decreto supremo respectivo, las Cajas de Compensación pueden suspender a las personas afiliadas de dichas zonas, el pago de las cuotas o dividendos de crédito social, trasladándolas al término del plazo convenido para el pago y sin que ello implique un costo adicional para los afiliados.

Además, las C.C.A.F. pueden otorgar créditos sociales en condiciones más favorables, incluyendo flexibilidad en los pagos, períodos de gracia, tasas de interés menores a las vigentes al momento de su concesión o efectuando reprogramaciones con un costo menor para el afiliado.

Asimismo, las Cajas de Compensación pueden destinar, entre otras prestaciones adicionales, la entrega de prestaciones en dinero, en especies y en servicios, así como también prestaciones adicionales de salud, para cubrir necesidades especiales de los afiliados afectados.

En el evento que estas prestaciones no se encuentren contempladas en el Reglamento de Prestaciones Adicionales, la Caja de Compensación debe modificar su Reglamento Particular.

Finalmente, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben informar a este Organismo Fiscalizador las medidas implementadas con motivo de estas instrucciones, dentro de los 5 días hábiles desde que el respectivo acuerdo sea adoptado por sus Directorios.

5.6.6 RESPONSABILIDAD PENAL DE LAS PERSONAS JURÍDICAS

5.6.6 RESPONSABILIDAD PENAL DE LAS PERSONAS JURÍDICA

La Caja debe dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley N°20.393, que establece la responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos que indica. Al efecto, debe contar, entre otros, con un modelo de organización, administración y supervisión para prevenir delitos, tal como se establece en el artículo 4° de la referida Ley.

6 LIBRO VI. GESTIÓN DE RIESGOS

6.1 TÍTULO I. RIESGO OPERACIONAL

6.1.1 DEFINICIONES

6.1.1 DEFINICIONES

6.1.1 DEFINICIONES

6.1.1.1 Riesgo operacional

6.1.1.1 Riesgo operacional

Corresponde al riesgo de pérdida debido a la inadecuación o a la falla de los procesos, del personal y de los sistemas internos y/o de los controles internos aplicables o bien a causa de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal, pero excluye el riesgo estratégico y de reputación.

6.1.1.2 Gestión de riesgo operacional

6.1.1.2 Gestión de riesgo operacional

Corresponde al proceso de identificación, medición y control del riesgo operacional que realiza una Caja de Compensación en el desarrollo de las actividades necesarias para el cumplimiento de sus obligaciones establecidas en el marco legal. Éste debe ser implementado y controlado por la Gerencia General de la C.C.A.F., teniendo presente las responsabilidades del Directorio, de los dueños de los procesos, de la Unidad Especializada de Riesgo Operacional, de las unidades internas de Control Interno y/o Auditoría Interna y en general, del personal de la Caja, el cual debe conocer y participar activamente en la gestión del riesgo operacional.

La gestión del riesgo operacional forma parte integral de la Política de Gestión de Riesgo Operacional, la cual debe ser aprobada por el Directorio.

6.1.1.3 Dueño de procesos

6.1.1.3 Dueño de procesos

Corresponde a aquel trabajador de la C.C.A.F. designado para hacerse responsable de la administración de un proceso y propiciar las mejoras a implementar en éste.

6.1.1.4 Diagrama de procesos

6.1.1.4 Diagrama de procesos

Corresponde a la representación esquemática de las secuencias de un proceso o subproceso mediante un mapa de procesos y su descripción. El responsable de esta documentación es el dueño del proceso.

6.1.1.5 Matriz de riesgos y controles

6.1.1.5 Matriz de riesgos y controles

Corresponde a una herramienta a través de la cual se identifican los riesgos asociados a un proceso o subproceso, su evaluación cualitativa y/o cuantitativa, los controles asociados junto a su efectividad y el nivel de riesgo residual con el objetivo de priorizar, orientar y focalizar el tratamiento de riesgo.

6.1.1.6 Riesgo inherente

6.1.1.6 Riesgo inherente

Corresponde a aquel riesgo que por su naturaleza no puede ser separado del proceso o subproceso en que éste se presenta. Lo anterior, en el marco del riesgo que debe asumir cada C.C.A.F., de acuerdo al ámbito de desarrollo de sus actividades establecidas por Ley.

6.1.1.7 Riesgo residual

6.1.1.7 Riesgo residual

Corresponde al nivel de riesgo remanente que existe sin perjuicio de haberse implementado las medidas mitigadoras de control.

6.1.1.8 Riesgo aceptado

6.1.1.8 Riesgo aceptado

Corresponde al nivel de riesgo que la Caja de Compensación está dispuesta a aceptar en concordancia con la política de gestión de riesgo operacional y sus responsabilidades establecidas en el marco legal que las rige.

6.1.1.9 Evento de Origen

6.1.1.9 Evento de Origen

Corresponde al evento, suceso o acontecimiento que da lugar, o tiene como consecuencia, una o más pérdidas cuantificables, o bien que da lugar a una serie de eventos colaterales que también impliquen pérdidas. En otras palabras, es el primer evento que da origen a una serie de pérdidas y/u otros eventos.

6.1.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA NORMATIVA DE RIESGO OPERACIONAL

6.1.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA NORMATIVA DE RIESGO OPERACIONAL

La C.C.A.F., en su calidad de entidad de previsión social, otorga y paga prestaciones legales de seguridad social, esto es, asignaciones familiares, subsidios de cesantía y subsidios por incapacidad laboral de origen maternal. Esta administración la realizan con cargo a los fondos financieros de dichos regímenes. También administran el régimen de subsidio por incapacidad laboral respecto de sus trabajadores afiliados pertenecientes al FONASA. El financiamiento de los subsidios pagados proviene de una parte de la cotización de salud que se descuenta de las remuneraciones imponibles de dichos trabajadores.

Además, la C.C.A.F. puede establecer y administrar, con recursos propios, prestaciones de bienestar social, que son beneficios de carácter social y familiar a sus trabajadores y pensionados afiliados, distinguiéndose los regímenes de crédito social (que incluye créditos de consumo, hipotecarios, créditos educacionales y a microempresarios), de prestaciones adicionales y prestaciones complementarias.

Por otro lado, también se aplican las presentes instrucciones de riesgo operacional al proceso de afiliación de entidades empleadoras, de trabajadores independientes y de pensionados, así como también a las actividades relacionadas con el ahorro para el leasing habitacional que administra la C.C.A.F.

6.1.3 FACTORES QUE ORIGINAN EL RIESGO OPERACIONAL

6.1.3 FACTORES QUE ORIGINAN EL RIESGO OPERACIONAL

6.1.3 FACTORES QUE ORIGINAN EL RIESGO OPERACIONAL

6.1.3.1 Procesos internos

6.1.3.1 Procesos internos

La Caja de Compensación debe gestionar apropiadamente los riesgos asociados a los procesos internos implementados para la realización de sus operaciones y servicios, relacionados al diseño inapropiado de los procesos o a políticas y procedimientos inadecuados o inexistentes que puedan tener como consecuencia el desarrollo deficiente de las operaciones y servicios o la suspensión de los mismos, así como su ajuste a la normativa vigente que les es aplicable. Esto incluye a los procesos propios de la C.C.A.F. que se ejecutan de manera externalizada en proveedores de servicios.

6.1.3.2 Personal

6.1.3.2 Personal

La Caja de Compensación debe gestionar apropiadamente los riesgos asociados al personal, relacionados a la inadecuada capacitación, negligencia, conductas inapropiadas de los mismos, seguridad en el puesto de trabajo, error humano, fraude, robo, huelgas, apropiación de información sensible, entre otros.

6.1.3.3 Tecnología de información

6.1.3.3 Tecnología de información

La Caja de Compensación debe gestionar los riesgos asociados a la tecnología de información, relacionados a fallas en la seguridad y continuidad operativa de los sistemas informáticos, los errores en el desarrollo e implementación de dichos sistemas y la compatibilidad e integración de los mismos, problemas de calidad de información, la inadecuada inversión en tecnología, entre otros aspectos.

6.1.3.4 Eventos externos

6.1.3.4 Eventos externos

La Caja de Compensación debe gestionar los riesgos asociados a eventos externos ajenos al control de la entidad, relacionados por ejemplo a fallas en los servicios básicos, la ocurrencia de desastres naturales, atentados y actos delictivos, entre otros.

6.1.4 EVENTOS DE PÉRDIDA POR RIESGO OPERACIONAL

6.1.4 EVENTOS DE PÉRDIDA POR RIESGO OPERACIONAL

Los eventos de pérdida por riesgo operacional pueden ser clasificados de acuerdo a las siguientes categorías:

6.1.4.1. Fraude interno

Pérdidas derivadas de algún tipo de actuación cuya finalidad sea defraudar, ya sea apropiándose de bienes indebidamente o incumpliendo regulaciones, leyes o políticas internas de la C.C.A.F., con el objeto de obtener un beneficio ilícito, en el que se encuentre implicado, al menos, un representante de la alta administración, cargo directivo, o un empleado de la C.C.A.F.

6.1.4.2. Fraude externo

Pérdidas derivadas de algún tipo de actuación destinada a defraudar, ya sea apropiándose de bienes indebidamente o incumpliendo la legislación, por parte de un tercero, con el fin de obtener un beneficio ilícito.

6.1.4.3. Relaciones laborales y seguridad en el puesto de trabajo

Pérdidas derivadas de actuaciones incompatibles con la legislación o acuerdos laborales, sobre higiene o seguridad en el trabajo, así como las derivadas de reclamaciones por daños personales, físicos o síquicos, incluidas las relativas a casos de acoso y discriminación.

6.1.4.4. Afiliados, productos y prácticas de negocios

Pérdidas derivadas del incumplimiento involuntario o negligente de una obligación con los afiliados de la Caja o de la naturaleza o diseño de un producto y/o servicio ofrecido en el marco de los regímenes sociales administrados por la C.C.A.F.

6.1.4.5. Daños a activos materiales

Pérdidas derivadas de daños o perjuicios a activos materiales como consecuencia de desastres naturales u otros acontecimientos.

6.1.4.6. Interrupción del negocio y fallos en los sistemas

Pérdidas derivadas de interrupciones en el negocio y de fallos en los sistemas.

6.1.4.7. Ejecución, entrega y gestión de procesos

Pérdidas derivadas de errores en el procesamiento de operaciones o en la gestión de procesos, así como de relaciones con contrapartes comerciales y proveedores.

6.1.5 EXIGENCIAS DE GESTIÓN QUE DEBEN CUMPLIR LAS C.C.A.F. PARA IMPLEMENTAR ADECUADAMENTE EL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGO OPERACIONAL

6.1.5 EXIGENCIAS DE GESTIÓN QUE DEBEN CUMPLIR LAS C.C.A.F. PARA IMPLEMENTAR ADECUADAMENTE EL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGO OPERACIONAL

La Caja de Compensación debe contar con procedimientos documentados y debidamente aprobados para implementar el proceso de gestión de riesgo operacional, los que deben considerar al menos los siguientes elementos:

6.1.5 EXIGENCIAS DE GESTIÓN QUE DEBEN CUMPLIR LAS C.C.A.F. PARA IMPLEMENTAR ADECUADAMENTE EL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGO OPERACIONAL

6.1.5.1 Política de Gestión de Riesgo Operacional

6.1.5.1 Política de Gestión de Riesgo Operacional

El Directorio de la C.C.A.F. debe aprobar y ordenar la implementación de una Política de Gestión de Riesgo Operacional, destinada a establecer las medidas que debe adoptar la administración de la entidad en dicho ámbito.

La Política de Gestión de Riesgo Operacional debe contener al menos los siguientes elementos:

6.1.5.1 Política de Gestión de Riesgo Operacional

6.1.5.1.1 Roles y responsabilidades

6.1.5.1.1 Roles y responsabilidades

Se deben definir las obligaciones y responsabilidades de quienes participan en el proceso de gestión de riesgo operacional. La Caja debe poseer una unidad especializada en la administración del riesgo operacional y debe disponer de los recursos necesarios, físicos, humanos y tecnológicos para cumplir a cabalidad con su labor. El tamaño de esta unidad especialista en riesgo operacional estará directamente relacionado con la complejidad y volumen de operaciones de la C.C.A.F., y estar en constante coordinación con las otras unidades especializadas que se preocupan de la gestión del riesgo de crédito, liquidez y mercado. Debe existir consistencia entre la estrategia de gestión del riesgo operacional definida por la entidad y el volumen de sus actividades. Adicionalmente, la política debe establecer la función de Auditoría Interna en la gestión del riesgo operacional que realiza la C.C.A.F.

6.1.5.1.2 Definición de objetivos del proceso de gestión de riesgo operacional

6.1.5.1.2 Definición de objetivos del proceso de gestión de riesgo operacional

La C.C.A.F. debe establecer los objetivos que persigue la implementación del proceso de gestión de riesgo operacional, los cuales deben estar alineados con sus objetivos estratégicos.

6.1.5.1.3 Definición de riesgos

6.1.5.1.3 Definición de riesgos

La C.C.A.F. debe definir con claridad los riesgos operacionales que le corresponde gestionar, con el objetivo de determinar los tipos de riesgos que serán administrados y la forma a partir de la cual, ellos serán gestionados.

6.1.5.1.4 Definición de riesgo aceptado

6.1.5.1.4 Definición de riesgo aceptado

La C.C.A.F. debe establecer los criterios para determinar el riesgo aceptado, el cual debe ser consecuente con los criterios de evaluación y tratamiento de riesgos y con el marco legal y reglamentario aplicable a la entidad.

6.1.5.1.5 Criterios de evaluación y tratamiento de riesgos

6.1.5.1.5 Criterios de evaluación y tratamiento de riesgos

La C.C.A.F. debe definir el criterio de evaluación de riesgo que mejor se adecúe a su contexto organizacional y estratégico. Además, debe especificar los criterios de tratamiento de los riesgos, junto con las variables a considerar en cada una de ellas.

6.1.5.1.6 Criterios de Divulgación de los riesgos a los actores relevantes

6.1.5.1.6 Criterios de Divulgación de los riesgos a los actores relevantes

La C.C.A.F. debe definir en su política la forma de entrega de información sobre la gestión del riesgo operacional a los actores relevantes (entidades supervisoras, entidades empleadoras, público en general, acreedores, entre otros).

6.1.5.1.7 Periodicidad en la entrega de información al Directorio

6.1.5.1.7 Periodicidad en la entrega de información al Directorio

La C.C.A.F. debe establecer la forma y periodicidad con la que se informe al Directorio y a la Gerencia General, entre otros, sobre la exposición al riesgo operacional de la Caja y de cada unidad de negocio.

6.1.5.2 Manual de Gestión de Riesgo Operacional

6.1.5.2 Manual de Gestión de Riesgo Operacional

Basándose en la Política, la Caja de Compensación debe establecer procedimientos formales para la gestión de los riesgos que surjan de los procesos asociados a las actividades efectuadas por dichas entidades.

Tales procedimientos deben estar debidamente documentados en un manual de gestión de riesgo operacional que describa las etapas del proceso de gestión de dicho riesgo, junto a los requerimientos de documentación y de informes resultantes, teniendo en consideración lo que se establece en el presente Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

En dicho manual, debe estar identificada la unidad responsable de desarrollar, implementar e impulsar la gestión de riesgo operacional en la entidad.

La C.C.A.F. debe contar con un manual de gestión del riesgo operacional que contemple, por lo menos, los siguientes aspectos:

  1. Funciones y responsabilidades asociadas con la gestión del riesgo operacional del Directorio, la Gerencia General, el Comité de Riesgos, la Unidad de Riesgos (o la unidad especializada, si corresponde) y las unidades de negocio y de apoyo.

  2. Descripción de la metodología aplicada para la gestión del riesgo operacional.

  3. El proceso para la aprobación de propuestas de nuevas operaciones, productos y servicios que debe contar, entre otros aspectos, con una descripción general de la nueva operación, producto o servicio de que se trate, los riesgos identificados y las acciones a tomar para su control.

6.1.5.3 Análisis y evaluación de riesgos

6.1.5.3 Análisis y evaluación de riesgos

La C.C.A.F. debe implementar un proceso estructurado bajo el cual los riesgos son identificados, medidos, monitoreados y controlados, considerando al menos los siguientes aspectos:

6.1.5.3 Análisis y evaluación de riesgos

6.1.5.3.1 Levantamiento de procesos

6.1.5.3.1 Levantamiento de procesos

La unidad responsable de la gestión de riesgo operacional, debe identificar los procesos y subprocesos en los que se descomponen las actividades efectuadas por la entidad, con total cobertura de sus procesos relevantes, identificando a los respectivos dueños de dichos procesos.

6.1.5.3.2 Diagramas de procesos y matrices de riesgo

6.1.5.3.2 Diagramas de procesos y matrices de riesgo

Los dueños de procesos deben describir de manera precisa los procesos y/o subprocesos, por medio de diagramas de procesos, matrices de riesgos u otros equivalentes.

6.1.5.3.3 Evaluación de riesgos

6.1.5.3.3 Evaluación de riesgos

La unidad responsable de la gestión de riesgo operacional en conjunto con el dueño de cada proceso debe:

  1. Identificar y evaluar los diferentes riesgos y factores que influyen sobre éstos mediante un análisis combinado de riesgo inherente, impacto y probabilidad de materialización, considerando la efectividad de las actividades de control implementadas para mitigar dichos riesgos. A partir de ello, se debe estimar el riesgo residual o nivel de riesgo expuesto. Esta evaluación se debe documentar en una matriz de riesgos y controles.

  2. Comparar el resultado de esta evaluación con el nivel de riesgo aceptado, definido en la política de gestión de riesgo operacional.

  3. Realizar reevaluaciones de forma periódica de los riesgos de la entidad con el fin de asegurar la visión actualizada de los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad, así como la consideración de un correcto nivel de exposición al riesgo.

  4. Mantener actualizada y disponible en todo momento la documentación asociada.

6.1.5.4 Tratamiento de Riesgos

6.1.5.4 Tratamiento de Riesgos

De acuerdo con las prioridades establecidas en la etapa de análisis y evaluación de riesgos, la unidad responsable de la gestión de riesgo operacional, en conjunto con el dueño de cada proceso, debe analizar las distintas opciones para el tratamiento de los riesgos, definidas en la política de gestión de riesgo operacional, preparar planes de acción para su tratamiento y definir la forma en que estos últimos se implementarán.

Esta decisión debe estar documentada en la matriz de riesgos y controles, la cual, en este ámbito, debe indicar para cada proceso o subproceso revisado, a lo menos lo siguiente:

  1. Descripción del riesgo.

  2. Nivel de riesgo o riesgo inherente.

  3. Descripción de la acción a tomar.

  4. Responsable de la implementación.

  5. Plazo y estado de la implementación.

  6. Apoyo de otras áreas de la entidad.

6.1.5.5 Responsabilidades y Estructura Organizacional

6.1.5.5 Responsabilidades y Estructura Organizacional

La C.C.A.F. debe mantener una estructura organizacional apta para la definición, administración y el control del riesgo operacional, derivado del desarrollo de sus actividades. La estructura organizacional de las entidades debe considerar, al menos:

6.1.5.5 Responsabilidades y Estructura Organizacional

6.1.5.5.1 Directorio

6.1.5.5.1 Directorio

El Directorio tiene las siguientes responsabilidades específicas respecto a la gestión del riesgo operacional:

  1. Definir la política general para la gestión del riesgo operacional.

  2. Asignar los recursos necesarios para la adecuada gestión del riesgo operacional, a fin de contar con la infraestructura, metodología y personal apropiados.

  3. Pronunciarse sobre la conveniencia de establecer un sistema de incentivos, tanto pecuniarios como no pecuniarios, que fomente la adecuada gestión del riesgo operacional y que no favorezca la toma inapropiada de riesgos.

  4. Aprobar el manual de gestión del riesgo operacional.

  5. Conocer los principales riesgos operacionales afrontados por la entidad, estableciendo adecuados niveles de riesgo aceptado.

  6. Establecer un sistema adecuado de delegación de facultades y de segregación de funciones a través de toda la organización.

  7. Obtener aseguramiento razonable que la Caja cuenta con una efectiva gestión del riesgo operacional, y que los principales riesgos identificados se encuentran bajo control dentro de los límites que han establecido.

  8. Velar por el cumplimiento de las instrucciones contenidas en este Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

6.1.5.5.2 Gerencia General

6.1.5.5.2 Gerencia General

La gerencia general tiene la responsabilidad de implementar la gestión del riesgo operacional conforme a las disposiciones del Directorio. Por su parte, los gerentes de las unidades organizativas de negocios o de apoyo tienen la responsabilidad de gestionar el riesgo operacional en su ámbito de acción, dentro de las políticas, límites y procedimientos establecidos.

6.1.5.5.3 Comité de Riesgos

6.1.5.5.3 Comité de Riesgos

La C.C.A.F. debe contar con un Comité de Riesgos, que sesione en forma periódica, instancia en la que se debe abordar de manera adecuada el riesgo operacional. En estos comités deben participar miembros del Directorio y de la Alta Gerencia de la C.C.A.F. Las decisiones y aspectos relevantes tratados en la sesión del Comité deben quedar registrados formalmente.

6.1.5.5.4 Comité de Auditoría

6.1.5.5.4 Comité de Auditoría

La Caja de Compensación debe contar con un órgano de decisión o Comité de Auditoría, que analice los resultados e informes de auditoría y de control, en términos de riesgo operacional, con el fin de obtener conclusiones y tomar acuerdos que trasladará a las Unidades y Direcciones competentes. El Comité de Auditoría debe debatir materias relativas a Riesgo Operacional en aquellos casos en los cuales a partir del proceso de auditoría interna realizado sobre las metodologías de medición y gestión del Riesgo Operacional surjan aspectos relevantes a discutir en dicha instancia. Las decisiones y aspectos relevantes tratados en la sesión del Comité deben quedar registrados formalmente.

6.1.5.5.5 Unidad Especializada en Riesgo Operacional

6.1.5.5.5 Unidad Especializada en Riesgo Operacional

La C.C.A.F. debe contar con una unidad especializada de gestión del riesgo operacional que cumpla, entre otras, con las siguientes funciones:

  1. Proponer políticas para la gestión del riesgo operacional.

  2. Participar en el diseño y permanente actualización del Manual de gestión del riesgo operacional.

  3. Desarrollar la metodología para la gestión del riesgo operacional.

  4. Apoyar y asistir a las demás unidades de la Caja para la aplicación de la metodología de gestión del riesgo operacional.

  5. Evaluación del riesgo operacional, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y ante cambios importantes en el ambiente operativo o informático.

  6. Consolidación y desarrollo de reportes e informes sobre la gestión del riesgo operacional por proceso, o unidades de negocio y apoyo.

  7. Identificación de las necesidades de capacitación y difusión para una adecuada gestión del riesgo operacional.

  8. Otras necesarias para el desarrollo de la función.

  9. Informar al Directorio y a la Alta Gerencia periódicamente sobre el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la gestión del riesgo operacional.

Esta unidad puede delegar determinadas funciones de evaluación, tales como la realización de pruebas a los procedimientos y controles, a otras personas o entidades calificadas externas. No obstante, dicha unidad seguirá siendo responsable de aquellas funciones, las cuales se efectuarán bajo su propia supervisión.

La C.C.A.F. debe asegurar que la función o unidad especializada de gestión del riesgo operacional cuente con recursos suficientes para el pleno desarrollo de sus actividades, así como independencia suficiente en la toma de decisiones.

6.1.5.5.6 Cultura de Riesgo Operacional

6.1.5.5.6 Cultura de Riesgo Operacional

Los funcionarios de la C.C.A.F. deben conocer y dar cumplimiento cabal a la política de gestión de riesgo operacional. Además, debe existir evidencia de la toma de conocimiento de la política.

Asimismo, la C.C.A.F. debe promover la capacitación en la gestión del riesgo operacional de su personal, considerando sus diferentes casuísticas en las responsabilidades de los distintos roles.

6.1.5.5.7 Auditoría Interna

6.1.5.5.7 Auditoría Interna

La Unidad y/o Gerencia de Auditoría Interna debe evaluar el cumplimiento de los procedimientos utilizados para la gestión del riesgo operacional de acuerdo con las exigencias contenidas en el presente Título I del Libro VI de este Compendio de la Ley N°18.833.

El rol de la Auditoría Interna debe ser independiente del área encargada de la gestión del riesgo operacional, y debe contar con los recursos necesarios, independencia y objetividad para entregar información para la toma de decisiones al Directorio sobre la calidad de la gestión de los riesgos que realiza la C.C.A.F.

De forma específica, la función de Auditoría Interna debe:

  1. Verificar que el sistema de medición del riesgo está correctamente integrado en la gestión de la Caja de Compensación.

  2. Analizar la adecuación de las infraestructuras tecnológicas y la captura y mantenimiento de los datos.

  3. Verificar el correcto funcionamiento de los procedimientos y herramientas de la gestión del Riesgo Operacional, validando:

    • Los datos internos cargados en la Base de Datos de Pérdidas por Riesgo Operacional.

    • El rigor en la cumplimentación de cuestionarios.

    • La coherencia entre ambas metodologías.

    • El adecuado seguimiento de los Planes de Acción.

    • Los procedimientos para revisar y actualizar el Marco de Gestión de Riesgo Operacional.

    • Los procedimientos de reporte de la información de gestión.

6.1.5.6 Base de datos de pérdida

6.1.5.6 Base de datos de pérdida

6.1.5.6 Base de datos de pérdida

6.1.5.6.1 Registro de información de pérdidas

6.1.5.6.1 Registro de información de pérdidas

La Caja debe contar con una base de datos de los eventos de pérdida por riesgo operacional. Debe tenerse en cuenta que un evento puede tener como efecto una o más pérdidas y que podrían existir recuperaciones directas o indirectas sobre las mismas, por lo cual la C.C.A.F. debe estar en capacidad de agrupar las pérdidas ocurridas por evento. La base de datos debe cumplir con los siguientes criterios:

  1. Deben registrarse los eventos de pérdida originados en toda la C.C.A.F., para lo cual la entidad debe contar con políticas, procedimientos de captura, identificación y asignación de roles y responsabilidades y entrenamiento al personal que interviene en el proceso.

  2. Deben registrarse de forma diferenciada cada uno de los impactos económicos y recuperaciones, tanto directas como por seguros, asociadas al evento de pérdidas. Para cada uno de ellos, se deben registrar las categorizaciones, fechas y valores que permitan su completa caracterización sin netear.

  3. Debe adelantarse, en lo posible, el reconocimiento y registro por parte de la Caja sobre aquellos eventos de que se tiene conocimiento o certeza razonable que acabarán generando pérdidas por riesgo operacional en la Entidad. Esto incluye a los eventos provisionados.

  4. Debe registrarse, como mínimo, la siguiente información referida al evento y a las pérdidas asociadas:

    • Código único de identificación del evento.

    • Tipo de evento de pérdida, según tipos de eventos señalados en el Anexo N°1: Tipos de evento riesgo operacional nivel I y nivel II del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

    • Línea de negocio asociada, según líneas señaladas en el Anexo N°2: Líneas de negocio genéricas para C.C.A.F. del Título I del Libro VIdel Compendio de la Ley N°18.833. Estos cuadros pueden ser actualizados por la Superintendencia. En el caso de que la C.C.A.F. cuente con líneas de negocio internas, éstas deben encontrarse mapeadas a las líneas de negocio definidas en este Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833 y sus procedimientos de asignación documentados.

    • Descripción del evento.

    • Fecha de ocurrencia o de inicio del evento.

    • Fecha de descubrimiento o toma de consciencia del evento.

    • Fecha de registro contable del evento.

    • Monto(s) bruto(s) de la(s) pérdida(s).

    • Monto total recuperado.

    • Cuenta(s) contable(s) asociadas.

    • Identificación si el evento está asociado con el riesgo de crédito.

6.1.5.6.2 Conciliación contable

6.1.5.6.2 Conciliación contable

La C.C.A.F. debe establecer y ejecutar procedimientos robustos que le permitan asegurar la conciliación de la información registrada en la Base de Pérdidas con el registro contable y que la información de pérdidas por riesgo operacional reflejada en la contabilidad se encuentre debidamente registrada en la Base de Pérdidas.

Dichos procedimientos de conciliación se deben encontrar formalizados y validados.

La C.C.A.F. debe mantener registro de las pruebas periódicas realizadas sobre la conciliación, así como los resultados obtenidos y las acciones mitigantes o correctoras desarrolladas.

6.1.5.6.3 Pruebas de Calidad de Datos

6.1.5.6.3 Pruebas de Calidad de Datos

La C.C.A.F. debe desarrollar de forma periódica, por lo menos una vez al año, pruebas específicas que le permitan asegurar la calidad de los datos registrados en la Base de Pérdidas, incluyendo razonabilidad de montos y fechas, así como la concentración o distribución de eventos.

Los procedimientos y el detalle de las pruebas deben estar formalizados en documentos validados.

La C.C.A.F. debe mantener registro de las pruebas periódicas realizadas sobre la calidad de los datos de la Base de Pérdidas, así como los resultados obtenidos y las acciones mitigantes o correctoras desarrolladas.

6.1.5.6.4 Documentación de eventos

6.1.5.6.4 Documentación de eventos

La C.C.A.F. debe mantener registro físico, a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, del expediente con los eventos en los cuales la pérdida asociada sea mayor o igual a 40 U.F., o que cumplan con las demás características indicadas en la letra d) del número 1 del Anexo N°3: Formato y diccionario de archivos planos y formulario web del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

6.1.5.7 Planes de contingencia para asegurar capacidad operativa continua de la C.C.A.F.

6.1.5.7 Planes de contingencia para asegurar capacidad operativa continua de la C.C.A.F.

Como parte de una adecuada gestión del riesgo operacional, las Cajas deben implementar un sistema de gestión de la continuidad del negocio que tenga como objetivo implementar respuestas efectivas para que la operatividad del negocio de la C.C.A.F. continúe de una manera razonable, ante la ocurrencia de eventos que pueden crear una interrupción o inestabilidad en las operaciones de la entidad. El plan debe considerar tanto aquellos procesos de soporte o negocio que desarrolle de forma interna la entidad, como aquellos que se encuentren externalizados en proveedores de servicios.

La C.C.A.F. debe realizar de forma periódica, por lo menos una vez al año, pruebas sobre la efectividad de los planes de continuidad de negocio a nivel de la entidad. El plan de dichas pruebas debe quedar documentado, así como los resultados obtenidos y las posibles medidas correctoras identificadas.

Asimismo, la Caja debe contar con un sistema de gestión de la seguridad de la información, orientado a garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. En el diseño del sistema de seguridad de la información se debe tener en cuenta qué hay que proteger y por qué, de qué (o quién) se debe proteger y cómo protegerlo. Además, la Caja puede adherir a alguno de los estándares conocidos y aceptados de Seguridad de la Información, de acuerdo al nivel, complejidad y particularidades de las operaciones de cada Caja.

6.1.5.8 Política para administrar el riesgo asociado a actividades externalizadas

6.1.5.8 Política para administrar el riesgo asociado a actividades externalizadas

Con el fin de gestionar los riesgos operacionales asociados a la subcontratación, la Caja debe establecer políticas y procedimientos apropiados para evaluar, administrar y monitorear los procesos subcontratados, siendo la Caja la responsable última de dichos procesos. Dichas políticas y procedimientos deben considerar:

  1. La evaluación del riesgo, que considere a todas las partes involucradas, previa decisión de externalización. Dicha evaluación debe considerar criterios tales como: los montos pagados, el volumen de transacciones y la frecuencia de trato con el proveedor del servicio.

  2. El proceso de selección del proveedor del servicio.

  3. La elaboración del acuerdo de subcontratación.

  4. La gestión y monitoreo de los riesgos asociados con el acuerdo de subcontratación.

  5. La identificación de la criticidad del proveedor.

  6. La implementación de un entorno de control efectivo.

  7. Establecimiento de planes de continuidad, así como sus pruebas periódicas y reporte de resultados.

  8. Acceso a la información por parte del Regulador.

Los acuerdos de subcontratación deben formalizarse mediante contratos firmados entre las partes, los cuales deben incluir acuerdos de niveles de servicio, cláusulas de penalizaciones y definir claramente las responsabilidades del proveedor y de la C.C.A.F., así como establecer los mecanismos de control y seguimiento que se consideren necesarios.

6.1.6 MONITOREO Y EVALUACIÓN INTERNA

6.1.6 MONITOREO Y EVALUACIÓN INTERNA

La C.C.A.F. debe monitorear de forma permanente sus principales riesgos, junto a la efectividad de las actividades de control implementadas.

Los resultados de los monitoreos deben ser informados periódicamente a los miembros del directorio, a la gerencia general y a los dueños de procesos, a través de reportes periódicos. Para tales efectos, la unidad responsable de la gestión de riesgo operacional, debe implementar indicadores para realizar los monitoreos sobre:

  1. Los riesgos de la entidad y su evolución

  2. La evolución de las pérdidas

  3. Los factores de riesgo asociados

  4. La efectividad de medidas de control implementadas o existentes

Adicionalmente dicha unidad debe mantener la documentación y el registro de al menos los incidentes más significativos ocurridos y las medidas de mitigación aplicadas los cuales deben permanecer disponibles para su consulta por un periodo de tiempo de al menos cinco años. La documentación señalada anteriormente debe estar disponible para las revisiones que realice esta Superintendencia. Además, la C.C.A.F. debe enviar a esta Superintendencia un informe anual sobre la gestión del riesgo operacional, a más tardar, el último día hábil del mes de marzo del año siguiente. Dicho informe debe contener, al menos, la siguiente información:

  1. Pérdidas operacionales y su evolución, diferenciadas por las distintas líneas de negocio y tipología de riesgos

  2. Inventario con detalle de las pérdidas más relevantes registradas por la C.C.A.F.

  3. Nivel de su exposición a los riesgos operacionales y su distribución a través de las líneas de negocio y categorías de riesgo

  4. Hechos relevantes acaecidos dentro de la C.C.A.F. en términos de riesgo operacional

6.1.7 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

6.1.7 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La unidad responsable de la gestión de riesgo operacional debe mantenerse en constante comunicación con el resto de las unidades de la C.C.A.F. Para ello debe diseñar y emitir reportes periódicos a los diferentes interesados (internos o externos a la entidad). Corresponde considerar a lo menos los siguientes aspectos:

  1. La gerencia general debe informar, a lo menos, cada tres meses al directorio, al comité de riesgos y/o de auditoría sobre los principales riesgos de la Caja y los planes de tratamiento adoptados; en este aspecto, incluyendo los planes de tratamiento que se implementarán. De la presentación que se efectúe, su discusión y aprobación, debe quedar constancia en las actas de sesión de directorio correspondientes.

  2. La unidad responsable de la gestión de riesgo operacional debe informar oportunamente, o a lo menos trimestralmente, a la gerencia general sobre los procesos revisados, los resultados sobre la efectividad de los controles revisados, el estado de avance de los planes de mitigación acordados con los dueños de procesos, los incidentes registrados y la evolución de los indicadores diseñados para el monitoreo.

  3. La unidad responsable de la gestión de riesgo operacional debe informar a los dueños de procesos sobre el resultado de la evaluación de gestión de riesgo operacional relativo a sus procesos, y adicionalmente, debe informar sobre el estado de avance mensual de los planes de acción comprometidos.

  4. La unidad responsable de evaluar de forma permanente e independiente la efectividad de las políticas y procedimientos de la gestión de riesgo operacional, debe informar, a lo menos, una vez al año al directorio sobre el cumplimiento de la política y del manual de gestión de riesgo operacional.

  5. La gerencia general debe informar a toda la organización, como también al público en general, los lineamientos principales de la gestión de riesgo operacional, al menos a través de la Memoria Anual y la página web, así como cualquier otro medio que la C.C.A.F. estime pertinente.

6.1.8 ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

6.1.8 ACTUALIZACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Las políticas y procedimientos de gestión de riesgo operacional deben ser constantemente revisados, monitoreados y mantenerse actualizados, de forma tal que se asegure una efectiva identificación de los riesgos y se cuente con los controles adecuados para su mitigación. Estas revisiones deben ser realizadas con una periodicidad de a lo menos de una vez al año.

6.1.9 AUTOEVALUACIÓN

6.1.9 AUTOEVALUACIÓN

La C.C.A.F. deben efectuar una vez al año, una autoevaluación del cumplimiento de los requisitos del presente Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833, para lo cual debe establecer sus propios indicadores de medición en relación a lo instruido en las presentes instrucciones, los cuales deben ser claros, objetivos y verificables por parte de esta Superintendencia. Dicha pauta debe confeccionarse teniendo en cuenta los diferentes tópicos contemplados en las presentes instrucciones. La autoevaluación que realice una Caja constituye un insumo para las labores de fiscalización que realice esta Superintendencia.

El sistema de gestión y evaluación del riesgo operacional debe ser objeto de una revisión periódica, al menos anual, por parte de la Unidad de Auditoría Interna.

6.1.10 SOBRE EL ENVÍO DE INFORMACIÓN DE REGISTRO DE PÉRDIDAS

6.1.10 SOBRE EL ENVÍO DE INFORMACIÓN DE REGISTRO DE PÉRDIDAS

La Caja de Compensación debe remitir a esta Superintendencia los días 15 de cada mes (o el día hábil siguiente si éste fuese sábado, domingo o festivo) el registro de información de pérdidas indicado en el número 6.1.5.6.1 del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833, correspondiente a los archivos planos de: Evento, Impacto y Recuperación, de acuerdo a lo señalado en los Anexo N°3: Formato y diccionario de archivos planos y formulario web y Anexo N°4: Instrucciones generales, ambos del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833. La información remitida debe corresponder a la registrada al cierre del mes anterior hasta su último día (ya sea sábado, domingo o festivo).

Además del envío de registro de información de pérdidas, las Cajas de Compensación deben informar a esta Superintendencia cada vez, y en el momento que se produzca o llegue a su conocimiento un evento de riesgo, ya sea o no de pérdida, o un conjunto de eventos bajo una misma tipología de riesgo, que tengan un impacto estimado igual o superior a las 40 U.F., o que cumplan con las demás características indicadas en la letra d) del número 1 del Anexo N°3: Formato y diccionario de archivos planos y formulario web del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833, y que no sean reportados acorde a las definiciones estipuladas en el numeral 5.2.3. del Título III del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833. Para estos efectos, deben realizar el envío de Eventos de Reporte Inmediato, utilizando el sistema de formularios web que proveerá esta Superintendencia para dichos fines, de acuerdo a lo indicado en el Anexo N°3: Formato y diccionario de archivos planos y formulario web del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

La información requerida por el presente Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833, debe ser remitida siguiendo las instrucciones señaladas en la página web de esta Superintendencia (www.suseso.cl) en el link denominado "Proyecto GRIS".

6.1.11 AUTORIZACIÓN DE USUARIOS

6.1.11 AUTORIZACIÓN DE USUARIOS

Para proceder a la creación de los usuarios autorizados a enviar los reportes detallados en el número 6.1.10 del Tïtulo I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833, se requiere que los Gerentes Generales de cada Caja de Compensación envíen el nombre completo, cargo, correo electrónico y teléfono de contacto de dos usuarios que serán los autorizados a reportar.

La información para la creación de usuarios debe ser remitida mediante la plataforma PAE, opción "Otros-Ingresos", debiendo proceder de igual forma para la eliminación de usuarios.

6.1.12 CIBERSEGURIDAD

6.1.12 CIBERSEGURIDAD

Las presentes instrucciones tienen por objeto establecer un marco regulatorio que comprenda los fundamentos generales y también algunos aspectos de la gestión del riesgo en materia de ciberseguridad, los que deben ser considerados como lineamientos mínimos a cumplir.

Por lo tanto, la Caja debe considerar tanto el análisis del impacto operacional como los riesgos y controles mitigantes, además del ciclo de vida de un ciberincidente. También debe incluir la prevención, detección, análisis, notificación, contención, erradicación, recuperación, documentación a su respecto y escalamiento a las autoridades o entidades pertinentes, según corresponda.

De igual manera, esta norma busca establecer el carácter obligatorio de los reportes sobre ciberincidentes que la C.C.A.F. debe enviar a esta Superintendencia, así como también contar con un reporte anual obligatorio de autoevaluación del estado de la seguridad de la información y ciberseguridad al interior de la organización.

6.1.12 CIBERSEGURIDAD

6.1.12.1 Definiciones

6.1.12.1 Definiciones

6.1.12.1.1. Autenticación

Proceso utilizado en los mecanismos de control de acceso con el objetivo de verificar la identidad de un usuario, dispositivo o sistema mediante la comprobación de credenciales de acceso.

6.1.12.1.2. Autenticidad

Principio de seguridad que permite certificar la veracidad del origen de datos, elementos o sistemas.

6.1.12.1.3. Ciberataque

Cualquier incidente cibernético, provocado deliberadamente y que afecte a un sistema informático.

6.1.12.1.4. Ciberincidente

Todo evento que comprometa la disponibilidad, autenticidad, integridad o confidencialidad de los sistemas o datos informáticos almacenados, transmitidos o procesados, o los servicios correspondientes ofrecidos por dichos sistemas y su infraestructura, que puedan afectar al normal funcionamiento de estos.

6.1.12.1.5. Ciberseguridad

Conjunto de acciones posibles para la prevención, mitigación, investigación y manejo de las amenazas e incidentes sobre los activos de información, datos y servicios, así como para la reducción de los efectos de los mismos y del daño causado antes, durante y después de su ocurrencia.

6.1.12.1.6. Confidencialidad

Principio de seguridad que requiere que los datos deben únicamente ser accedidos por el personal autorizado a tal efecto.

6.1.12.1.7. Disponibilidad

Capacidad de ser accesible y estar listo para su uso a demanda de una entidad o persona autorizada, incluida la Superintendencia.

6.1.12.1.8. Gestión de incidentes

Procedimiento para la detección, análisis, manejo, contención y resolución de un incidente de ciberseguridad y responder ante éste.

6.1.12.1.9. Incidente

Evento inesperado o no deseado con consecuencias en detrimento de la seguridad de las redes, equipos y sistemas de información.

6.1.12.1.10. Infraestructura crítica

Se refiere a las instalaciones, redes, servicios y equipos físicos y de tecnología de la información cuya afectación, degradación, denegación, interrupción o destrucción pueden tener una repercusión importante en la seguridad, la salud o el bienestar de las personas.

6.1.12.1.11. Integridad

Principio de seguridad que certifica que los datos y elementos de configuración sólo son modificados por personal y actividades autorizadas. La Integridad considera todas las posibles causas de modificación, incluyendo fallos software y hardware, eventos medioambientales e intervención humana.

6.1.12.1.12. Riesgo

Toda circunstancia o hecho razonablemente identificable que tenga un posible efecto adverso en la seguridad de las redes, equipos y sistemas de información. Se puede cuantificar como la probabilidad de materialización de una amenaza que produzca un impacto en términos de operatividad, de integridad física de personas o material o de imagen corporativa.

6.1.12.1.13. Seguridad de la información

Conjunto de medidas preventivas y reactivas de la C.C.A.F. y sus respectivos sistemas tecnológicos, que tienen por objeto resguardar y proteger la información, asegurando la confidencialidad, integridad, autenticidad y disponibilidad de los datos, continuidad de servicios y protección de activos de información.

6.1.12.2 Gestión de la seguridad de la información

6.1.12.2 Gestión de la seguridad de la información

6.1.12.2 Gestión de la seguridad de la información

6.1.12.2.1 Medidas de gestión

6.1.12.2.1 Medidas de gestión

La Caja de Compensación de Asignación Familiar debe implementar medidas técnicas y de organización para gestionar los riesgos de ciberseguridad de las redes, equipos y sistemas que utiliza para la prestación de los servicios a sus afiliados y no afiliados, cuando corresponda, indistintamente si tal gestión estuviere o no externalizada.

Lo anterior implica identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar el impacto de los riesgos de ciberseguridad sobre los procesos de la C.C.A.F.

De igual forma, se recomienda que la C.C.A.F. adopte las medidas adecuadas para prevenir y reducir al mínimo los efectos de los ciberincidentes que afecten la seguridad de sus redes, equipos y sistemas, con el objeto de garantizar su continuidad operativa, así como la continuidad de la seguridad de la información. En todos los casos se puede diseñar, implementar, practicar y evaluar un plan de respuesta que otorgue adecuada cobertura a sus redes, equipos y sistemas, en conformidad con estándares internacionales o nacionales, de amplia aplicación y, a su vez, desde el punto de vista de los grupos de interés, de modo de garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

Cada C.C.A.F. debe determinar las medidas de gestión que garanticen la disponibilidad, integridad y confidencialidad que en definitiva adopte, de conformidad con el tipo de organiza