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Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) - Gobierno de Chile

Compendio de Normas que regulan a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar


5.4 TÍTULO IV: COTIZACIONES PREVISIONALES

5 LIBRO V. ASPECTOS OPERACIONALES Y ADMINISTRATIVOS

5.4 TÍTULO IV: COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4 TÍTULO IV: COTIZACIONES PREVISIONALES

Las Cajas de Compensación autorizadas para administrar el régimen de prestaciones por incapacidad laboral respecto de sus trabajadores afiliados afectos al Código del Trabajo del sector privado, de las empresas autónomas del Estado y de aquéllas en que éste o las entidades del sector público tengan una participación mayoritaria y de los regidos por la Ley N°19.070, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado está contenido en el D.F.L. N°1, de 1997, del Ministerio de Educación y por la Ley N°19.378, perciben una parte del porcentaje de la cotización para salud de las remuneraciones imponibles de los trabajadores adscritos al Fondo Nacional de Salud cuyos empleadores se encuentren afiliados a la misma. Dicha cotización se destina al financiamiento del régimen de subsidios por incapacidad laboral, y se deduce de las cotizaciones establecidas en la columna 1 del artículo 1° del D.L. N°3.501, de 1980 o de la establecida en el inciso segundo del artículo 84 del D.L. N°3.500, de 1980, según corresponda.

En este sentido, las C.C.A.F. recaudan y controlan la declaración y pago de las cotizaciones que correspondan conforme al párrafo anterior, para el régimen de subsidios por incapacidad laboral.

A continuación, se indican las instrucciones que ha impartido la Superintendencia de Seguridad Social a la Cajas, en materia de cotizaciones previsionales.

5.4 TÍTULO IV: COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.1 RECAUDACIÓN DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET, MECANISMO DE DECLARACIÓN Y NO PAGO Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.1 RECAUDACIÓN DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET, MECANISMO DE DECLARACIÓN Y NO PAGO Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

El desarrollo alcanzado por Internet en los últimos años en materia de intercambio electrónico de información y de fondos, con transacciones que tienen altos niveles de seguridad, integridad y confidencialidad, ha llevado a esta Superintendencia a considerar importante incorporarla como otra herramienta tecnológica aplicable a la recaudación de las cotizaciones previsionales que realizan nuestras entidades fiscalizadas, incluidos los pagos atrasados y la declaración y no pago de las cotizaciones previsionales.

Se ha tenido en consideración, asimismo, el beneficio que reporta tanto a las entidades sujetas a la fiscalización de esta Superintendencia como a los empleadores y a los trabajadores independientes, el incorporar la recaudación electrónica como una herramienta más a aplicar para el pago de las cotizaciones previsionales.

Por lo tanto, se ha estimado necesario, junto con autorizar a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar para que su recaudación de cotizaciones previsionales se efectúe mediante la transmisión electrónica de información por la vía de Internet, establecer las normas que regulen dicho proceso de pago, y las pautas generales que se deben cumplir para que dichos pagos se realicen en forma segura, íntegra y confidencial, enfatizando aquellos aspectos relacionados con los mecanismos de control, los medios de certificación de las operaciones realizadas, los convenios que se suscriban y los respaldos que se generen como producto de la ejecución de este nuevo medio de pago.

El servicio de recaudación electrónica por Internet debe efectuarse exclusivamente por las empresas administradoras de sitios web que cumplan con los requisitos técnicos que se exigen en el numeral 5.4. del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833. Los empleadores pueden enterar sus cotizaciones previsionales a través de una modalidad que contemple el diseño de un sistema íntegramente electrónico o de uno mixto, donde se combine el envío de transferencias electrónicas de información con una forma de pago tradicional.

La entidad previsional podrá contratar el servicio de recaudación electrónica con una empresa externa propietaria de un Sitio web o desarrollar su propia solución.

Para los efectos del presente numeral 5.4. del Título IV de este Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, se entenderán como entidades recaudadoras a las entidades previsionales sujetas a la fiscalización de esta Superintendencia, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar. Asimismo, se entenderá por Superintendencia, la Superintendencia de Seguridad Social.

5.4.1 RECAUDACIÓN DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR INTERNET, MECANISMO DE DECLARACIÓN Y NO PAGO Y PAGO ATRASADO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.1.1 Definiciones

5.4.1.1 Definiciones

  1. Sistema de pago electrónico: es el pago de las cotizaciones previsionales que se realiza íntegramente mediante transferencias electrónicas de información, e instrucciones de pago al Sitio Web.

  1. Sistema de pago mixto: es el pago de las cotizaciones previsionales que se realiza mediante una combinación de transferencias electrónicas de información y de medios de pago tradicionales.

  1. Convenio de cargo automático: es aquel mediante el cual el empleador o trabajador independiente autoriza al banco donde mantiene la cuenta corriente para que pague las cotizaciones previsionales.

  1. Sitio Web: es un centro de procesamiento destinado a la recaudación de cotizaciones previsionales que provee los servicios de intercambio de información a los usuarios por Internet, debiendo cumplir los requerimientos que establece este numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

  1. Transferencias electrónicas de información

    1. Declaración:
      Transferencia electrónica de información que es generada por cada empleador o trabajador independiente para ser enviada a la entidad recaudadora de destino, a través del Sitio Web, donde residen los datos correspondientes a cada uno de los trabajadores, respectivamente. Esta transferencia electrónica debe tener asignada un número de folio y registrar todos aquellos datos incluidos en las respectivas planillas de declaración y pago de cotizaciones

    2. Orden de pago:
      Transferencia electrónica de información que es generada por cada empleador o trabajador independiente simultáneamente a la generación y envío de la Declaración y que tiene como destinatario la entidad recaudadora o el banco, a través del Sitio Web. En esta transferencia electrónica de información el empleador o trabajador independiente debe indicar la fecha en que instruye a su banco debitar en su cuenta corriente un monto total para que sea abonado a la cuenta corriente de la entidad recaudadora. Adicionalmente, debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración, y que identifica la operación.

    3. Crédito:
      Transferencia electrónica de información que es generada por el banco y que tiene como destinataria a la Entidad Recaudadora, a través del Sitio web. Esta informa del abono efectuado en la cuenta corriente de la entidad recaudadora por el valor de las cotizaciones y aportes previsionales. Debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración que identifica la operación.

    4. Débito:
      Transferencia electrónica de información que es generada por el banco y que queda a disposición del empleador o trabajador independiente en el Sitio Web, para que éstos verifiquen el cargo efectuado en su cuenta corriente por el valor de las cotizaciones previsionales pagadas. Debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración que identifica la operación.

    5. Confirmación:
      Transferencia electrónica de información que es generada por la Entidad recaudadora y que queda a disposición del empleador o trabajador independiente en el Sitio Web, para que certifique que las cotizaciones previsionales han sido pagadas. Debe registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la Declaración que identifica la operación.

    6. Comprobante de pago:
      Transferencia electrónica de información generada por la entidad recaudadora en caso de ocuparse el sistema mixto de pago de cotizaciones previsionales que tiene como destino el empleador o trabajador independiente. Esta transferencia indica los datos de la empresa y el desglose de los antecedentes del pago. Adicionalmente debe registrar como dato de referencia el número asignado a la Declaración, y que identifica la operación.

5.4.1.2 Modelo Operacional

5.4.1.2 Modelo Operacional

  1. Los distintos agentes participantes en el proceso de recaudación electrónica deben celebrar convenios de prestación de servicios que permitan hacer operativo el modelo definido. Por agentes participantes se entienden los siguientes: las Cajas de compensación de Asignación Familiar, los empleadores y trabajadores independientes, las empresas administradoras de Sitios Web y los bancos.

  1. Los empleadores o trabajadores independientes que decidan realizar el pago de las cotizaciones previsionales por Internet deben registrarse en alguna de las empresas administradoras de Sitios Web destinadas al servicio de recaudación electrónica. Estas empresas pueden corresponder a una empresa creada por la propia entidad recaudadora o una externa con la cual se hubiese suscrito un convenio.

  1. El registro deben efectuarlo los empleadores o trabajadores independientes mediante la inscripción electrónica en la empresa administradora, a través del Sitio Web, aportando la siguiente información:

    1. Identificación (razón social o apellido paterno, apellido materno y nombres)

    2. RUT

    3. Código de actividad económica (según el clasificador del Servicio de Impuestos Internos).

    4. Dirección (calle, número, departamento, comuna, ciudad y región)

    5. Teléfono

    6. Nombre representante legal

    7. RUT del representante legal

    8. Banco y número de la cuenta corriente asociada al convenio de cargo automático

    9. Dirección de correo electrónico

    10. Modalidad de pago de las cotizaciones previsionales (Sistema Electrónico o Sistema Mixto

  2. La inscripción en el Sitio Web tiene como finalidad permitir que el empleador o trabajador independiente pague sus cotizaciones previsionales de indemnización en forma electrónica por Internet. Esta incorporación no debe significar costo alguno para ellos.

  1. La inscripción electrónica debe ser confirmada por la empresa administradora del Sitio Web a cada uno de los empleadores o trabajadores independientes, con el otorgamiento de un código de participante y las claves de identificación y de seguridad de uso exclusivo, siendo ella la responsable de certificar la entrega de los respectivos códigos y claves.

  1. Para que el empleador o trabajador independiente pueda operar a través del Sitio web destinado al servicio de recaudación electrónica, se requiere que suscriba un convenio de cargo automático con el banco donde mantiene su cuenta corriente, salvo que hubiese escogido como modalidad el Sistema de Pago Mixto.

  1. Una vez que se encuentre perfeccionado el procedimiento de incorporación al Sitio Web y se encuentre vigente el convenio de cargo automático, el empleador o trabajador independiente se encuentra en condiciones de iniciar sus pagos por Internet en la modalidad del Sistema de Pago Electrónico. En el caso del Sistema de Pago Mixto, la condición es solamente haber perfeccionado su incorporación al Sitio web.

  1. El banco procederá a cargar en la cuenta corriente del empleador o trabajador independiente los montos indicados en la Orden de pago, recibida a través del Sitio web, y abonarlos en las cuentas corrientes de las entidades recaudadoras habilitadas para este fin. En el caso que las cuentas corrientes del empleador y la entidad recaudadora sean del mismo banco, el empleador o trabajador puede realizar el pago mediante un traspaso de fondos equivalente al monto que deba cancelar según consta en su declaración, sin que sea necesario el envío de la Orden de pago.

  1. Los empleadores o trabajadores independientes accederán al servicio de recaudación electrónica por medio de un sistema de claves, que deben ser otorgadas y administradas por la empresa administradora del Sitio web. El empleador por sí o a través de su representante legal y el trabajador independiente son exclusivamente responsables del uso de estas claves de seguridad.

  1. Las Entidades recaudadoras son exclusivamente responsables de que las empresas administradoras de Sitios Web cumplan con los mecanismos de seguridad referidos a la entrega e inhabilitación de las claves de seguridad de los agentes participantes, en la oportunidad en que ello sea requerido.

5.4.1.3 Modalidades de pago

5.4.1.3 Modalidades de pago

5.4.1.3 Modalidades de pago

5.4.1.3.1 Sistema de pago electrónico

5.4.1.3.1 Sistema de pago electrónico

  1. El sistema de pago electrónico comienza con el envío por parte del empleador o trabajador independiente de dos transferencias electrónicas simultáneas de información a la empresa administradora del Sitio web; la primera correspondiente a la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración) y la segunda, con la información de la orden de pago (Orden de pago). Esta empresa debe recibir la Declaración electrónica y transmitirla de inmediato a la entidad recaudadora de destino; a su vez, la Orden de pago electrónica la transmitirá al banco donde mantiene el convenio de cargo automático, de acuerdo con la fecha de pago indicada en dicha orden, la cual no podrá ser posterior al plazo legal establecido para el cumplimiento de las obligaciones previsionales. La empresa administradora del Sitio web debe coordinarse con el banco para que el envío de la Orden de pago electrónica se realice en una fecha tal que permita procesar oportunamente el cargo en la cuenta corriente.

  1. En caso que, por convenio entre la entidad recaudadora y el empleador o trabajador independiente, el pago se realice mediante un traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, no es necesario transmitir la Orden de pago, ya que el pago lo realiza directamente el empleador o trabajador independiente. La entidad recaudadora debe coordinarse con el banco para que los traspasos de fondos se realicen sólo hasta antes de la fecha de pago.

  1. La Orden de pago electrónica contiene el valor total registrado en la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración). El traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco sólo debe ser aceptado si corresponde a la cantidad exacta que se registró en la Declaración.

  1. El banco al recibir la Orden de pago electrónica debe proceder a realizar el cargo en la cuenta corriente bancaria del empleador o trabajador independiente por el valor total de las cotizaciones previsionales, y el mismo día abonará dicho monto en la cuenta corriente de la entidad recaudadora a la cual corresponde la operación, utilizando para esto los diversos mecanismos que ofrece el sistema financiero.

  1. El banco, a través del Sitio Web, debe notificar al empleador o trabajador independiente, el mismo día de efectuadas las operaciones descritas en el número anterior, la materialización del cargo en su cuenta corriente mediante una transferencia electrónica denominada Débito y a la entidad recaudadora sobre el abono de los fondos con otra transferencia electrónica denominada Crédito.

  1. A más tardar el tercer día hábil siguiente a la recepción del Crédito electrónico, la entidad recaudadora debe conciliar los datos que éste contiene con los de las planillas de pago de cotizaciones previsionales correspondientes (Declaración). El mismo día de realizada dicha conciliación y comprobado que no existen diferencias, la entidad recaudadora pondrá a disposición del empleador o trabajador independiente, a través del Sitio web, una Confirmación electrónica donde se certifique el resultado de la operación. Esta Confirmación debe contener la firma digital de la entidad recaudadora hacia el Sitio Web.

  1. En el evento que el banco determine que el empleador o trabajador independiente no dispone en su cuenta corriente de fondos suficientes para financiar las cotizaciones previsionales, debe rechazar la Orden de pago electrónica y en el mismo acto dará aviso de la situación a la entidad recaudadora y al titular de la cuenta corriente a través del Sitio Web. En este caso, toda la operación de pago quedará sin efecto. El empleador o trabajador independiente podrá dar cumplimiento a sus obligaciones volviendo a repetir íntegramente el ciclo de pago. En caso que el plazo legal hubiere vencido, el cumplimiento de la obligación debe efectuarse por los procedimientos tradicionales vigentes para cotizaciones atrasadas, pudiéndose, en tal caso, homologar la Declaración efectuada a una declaración y no pago de las cotizaciones por el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda.

  1. El pago de las cotizaciones previsionales mediante esta modalidad se tendrá como efectivamente realizado, sólo una vez que se hayan consignado en el sitio web en forma simultánea la Declaración y la Orden de pago electrónicas. En caso que sea mediante convenio de traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, sólo se necesitará la Declaración y cuando los fondos correspondientes a dicha operación hayan sido transferidos desde la cuenta corriente bancaria del empleador o trabajador independiente hacia la cuenta corriente bancaria de la entidad recaudadora y se transmita la información electrónica referida al Débito, Crédito y Confirmación, respectivamente.

5.4.1.3.2 Sistema de pago mixto

5.4.1.3.2 Sistema de pago mixto

  1. Este sistema comienza con el envío por parte del empleador o trabajador independiente de una transferencia electrónica de información a la empresa administradora del Sitio web, correspondiente a la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración) La aplicación computacional que construya la empresa administradora del Sitio Web, debe considerar que el empleador o trabajador independiente al optar por la modalidad mixta, pueda imprimir en sus propios sistemas un formulario denominado Comprobante de pago. Este último es un resumen de la información que contiene la Declaración electrónica, con un número de folio que identifica la operación y que está contenido en la Declaración.

  1. Este Comprobante de pago debe emitirse por cada declaración enviada por el empleador o trabajador independiente. Esta transferencia electrónica debe contener al menos los datos de la empresa o trabajador independiente, los antecedentes desglosados del pago - detalle de a quien se le está pagando y a qué corresponde cada cantidad a pagar además de un resumen del pago. Además, debe constar en a lo menos dos ejemplares con la siguiente distribución:

    1. Original Entidad Recaudadora.

    2. Copia empleadora o trabajador independiente.

  2. La empresa administradora del Sitio web debe recibir la Declaración y transmitirla de inmediato a la entidad recaudadora de destino. Una copia de la Declaración y del Comprobante de pago debe quedar disponible para ser consultada en el Sitio web por el agente recaudador y así conciliar el pago con su correspondiente Declaración.

  1. El empleador o el trabajador independiente con el Comprobante de pago concurrirá a las oficinas de la entidad recaudadora para efectuar el pago de las cotizaciones previsionales realizado bajo esta modalidad. El agente recaudador debe verificar en el sitio web la coincidencia de la información registrada en la Declaración electrónica con la del Comprobante de pago verificando al menos la siguiente información: Entidad recaudadora de destino, razón social o nombre del empleador o trabajador independiente, RUT, número de folio, período de pago y monto a pagar.

  1. El agente recaudador procederá a timbrar el Comprobante de pago y a entregar su copia al empleador o trabajador independiente, una vez que haya dado cumplimiento a la verificación descrita en el número anterior.

  1. La entidad recaudadora debe conciliar la recaudación bajo esta modalidad, considerando la Declaración con los Comprobantes de pago y los respectivos fondos depositados.

  1. El pago de las cotizaciones previsionales de acuerdo a la modalidad del Sistema de Pago Mixto se tendrá como efectivamente realizado cuando el agente recaudador estampe su timbre en el Comprobante de pago.

  1. En el evento que el empleador no efectúe el pago dentro del plazo legal establecido para tales efectos, la transmisión electrónica de la planilla de cotizaciones podrá homologarse a una declaración y no pago de las cotizaciones por el empleador, trabajador independiente o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda.

5.4.1.3.3 Reglas comunes

5.4.1.3.3 Reglas comunes

  1. El pago de cotizaciones previsionales mediante transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias de fondos por Internet que se autoriza en el presente numeral 5.4 del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, rige respecto de los trabajadores dependientes e independientes, condicionado a que el empleador o trabajador independiente que se registre en este sistema, se encuentre debidamente inscrito en el Sitio Web y siempre que los pagos se realicen dentro del plazo legal.

  1. En el caso de aquellos empleadores que hubiesen enviado la Declaración y Orden de pago electrónicas, ya sea utilizando el sistema electrónico o mixto, pero no se hubiese producido el pago de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización, la entidad recaudadora debe iniciar, dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo legal para realizar dicho pago, todos los procedimientos administrativos establecidos en la normativa vigente de cobranza.

  1. Las entidades pagadoras de subsidios pueden realizar sus pagos por Internet en su calidad de empleador o como pagadora de beneficios.

  1. La entidad recaudadora debe certificar ante este organismo Contralor, los agentes participantes y otras instituciones, las operaciones referidas al servicio de recaudación electrónica. Para tal efecto, debe mantener respaldado y disponible en medios magnéticos como mínimo durante cinco años, las transferencias electrónicas de información intercambiada.

  1. Las entidades recaudadoras están obligadas a implementar y disponer de procedimientos de auditoría que tengan como propósito verificar que las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización pagadas mediante las dos modalidades definidas, han sido correctamente ejecutadas.

  1. Las Entidades recaudadoras deben considerar la recaudación electrónica de las cotizaciones previsionales de la misma forma que los pagos efectuados de acuerdo con el procedimiento tradicional y, por lo tanto, deben cumplir con los mismos niveles de exigencia y de validación establecidos en la normativa vigente.

5.4.1.3.4 Requerimientos del sitio web

5.4.1.3.4 Requerimientos del sitio web

  1. El Sitio Web para el intercambio de información debe proporcionar un servicio de intermediación electrónica que permita el envío, recepción, almacenamiento, respaldo y recuperación de la información intercambiada, ofreciendo seguridad, integridad, confidencialidad, compatibilidad, disponibilidad en las comunicaciones y las facilidades necesarias para que el proceso de recaudación de cotizaciones previsionales se efectúe de la forma más fácil y expedita posible.

  1. El nombre del dominio del Sitio web debe ser válido en Internet.

  1. El Sitio Web debe poseer una certificación digital que compruebe la autenticidad de él, otorgado y emitido por una autoridad certificadora constituida legalmente, sea nacional o internacional. El certificado digital debe cumplir con los estándares nacionales e internacionales de encriptación que garanticen la integridad y confidencialidad de las transferencias electrónicas de información.

  1. La empresa administradora del sitio Web debe cumplir con las siguientes medidas de seguridad, además de las definidas en el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833:

    1. Disponer de un perfil de seguridad que garantice el acceso sólo a los operadores autorizados.

    2. Disponer de mecanismos para detectar si los mensajes transmitidos sufrieron alguna pérdida o alteración entre el emisor y el receptor.

    3. Transmitir los mensajes encriptados, para resguardar la confidencialidad de los mismos.

    4. Disponer de mecanismos que garanticen la imposibilidad de que alguna de las partes del intercambio pueda desconocer su participación en él.

    5. Certificar el origen de cada mensaje.

    6. Certificar la recepción de los mensajes.

    7. Verificar que el receptor corresponde al destinatario del mensaje e impedir que un tercero pueda acceder al contenido del mismo.

    8. Disponer de un sistema de firma electrónica.

    9. Llevar un registro de las operaciones realizadas.

    10. Proveer de elementos de respaldo de los mensajes enviados y recibidos.

  1. El Sitio Web debe disponer de componentes intuitivos, interfaces, formularios electrónicos, software de características que lo hagan de fácil comprensión y operación a nivel de usuarios. El software que permita realizar la recaudación en forma electrónica a los empleadores y trabajadores independientes debe quedar a su disposición a través del Sitio web, de tal forma que permita a los empleadores o trabajadores independientes las siguientes formas de operación:

    1. Interactuando directamente con el Sitio web.

    2. Transfiriendo la aplicación computacional que permite la recaudación electrónica desde el Sitio Web hacia sus propios sistemas de información.

  1. Además, la empresa administradora del sitio Web, puede crear programas computacionales compatibles con los sistemas utilizados por los empleadores y trabajadores independientes, con el objeto de permitirles convertir e importar formatos estándares de información desde sus sistemas de remuneraciones.

  1. El servicio de recaudación electrónica por Internet debe efectuarse exclusivamente por aquellas empresas administradoras de Sitios web que cumplan con los requisitos técnicos definidos en los números 1 al 6 anteriores. Además, por la confidencialidad de la información que se transmite, los convenios deben indicar expresamente que, tanto la empresa administradora del Sitio web como el personal a su cargo, no pueden usar en ningún caso y en ninguna circunstancia la información que viene contenida en las declaraciones de los empleadores o trabajadores independientes. Para estos efectos, el referido convenio debe establecer algún tipo de sanción (término anticipado del contrato, multa y/ indemnización de perjuicios) para el caso en que se infrinja esta prohibición por parte de la empresa administradora del Sitio Web.

  1. Antes de celebrar los convenios, las entidades recaudadoras deben verificar el cumplimiento de tales exigencias, sólo una vez comprobado esto se procederá a la firma de él, incorporando las cláusulas pertinentes con dichos aspectos y prohibiciones.

  1. La empresa administradora del Sitio Web debe asegurar físicamente la información, es decir sus servidores deben contar con elementos de protección certificados y encontrarse en salas que cumplan con los requerimientos estándares de seguridad. Lo anterior también debe ser verificado por la entidad recaudadora antes de la firma del respectivo convenio.

  1. La empresa administradora del Sitio web, para determinar la autenticidad de los empleadores y trabajadores independientes que utilicen el servicio de recaudación electrónica, puede utilizar alguno o una combinación de los siguientes métodos:

    1. Claves y password o pin personales.

    2. Certificados digitales.

    3. Firmas digitales o llaves privadas y públicas.

    4. Tarjetas personales de identificación segura.

  1. La empresa administradora del Sitio Web es responsable exclusiva de otorgar y administrar los métodos de autenticación de los empleadores y trabajadores independientes definidos en el número anterior. Los métodos señalados en las letras b), c) y d), del número 10 precedente, deben estar debidamente certificados.

  1. Las administradoras que opten por desarrollar sus propios Sitios web destinados a la recaudación electrónica de cotizaciones previsionales deben cumplir con todas las normas establecidas en el numeral 5.4 Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

  1. Las empresas administradoras de Sitios Web pueden utilizar un sistema de comunicaciones de correo electrónico con el objeto de informar a los distintos agentes participantes los eventos o situaciones asociados al ciclo de pago electrónico de las cotizaciones previsionales, excluidas las transferencias electrónicas de información de definidas en el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833 (Declaración, Orden de pago, Comprobante de pago, Crédito, Débito y Confirmación). A modo de ejemplo se tienen las siguientes situaciones: la cuenta corriente tiene saldo insuficiente, cotizaciones que se registraron en rezagos, etc.

5.4.1.3.5 Mecanismos de control

5.4.1.3.5 Mecanismos de control

  1. Las entidades recaudadoras deben adoptar las medidas necesarias para que los pagos de cotizaciones previsionales realizados por Internet se efectúen en forma segura, íntegra y confidencial.

  1. El contrato de prestación de servicios suscrito entre la empresa administradora del Sitio web y la entidad recaudadora, además de los requisitos adicionales definidos en el numeral 5.4 Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833, debe contener estipulaciones que consideren el cumplimiento de las siguientes medidas de control:

    1. Asegurar que todas las transferencias electrónicas de información definidas por el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833 se transmitan encriptadas.

    2. Funcionalidad permanente y con altos estándares de calidad, seguridad y disponibilidad de servicio.

    3. Disponibilidad de un software de características que lo hagan de fácil uso, aplicación y comprensión en el ámbito del usuario. Entre ellas, que asigne automáticamente un número único de folio a cada transferencia electrónica relacionada con el pago de las cotizaciones previsionales.

    4. El software descrito en la letra precedente tiene que permitir que se verifique la información que el empleador o trabajador independiente ingrese en las transferencias electrónicas de información Declaración y Orden de pago antes de ser aceptada por la empresa administradora del Sitio Web. Estas transferencias de información sólo pueden transmitirse una vez que se compruebe que no existan errores. Al menos, deben considerarse los siguientes aspectos:

      1. Que se registren los datos de los campos con información obligatoria, según corresponda (identificación del trabajador, Rut válido, remuneración imponible, monto de la cotización obligatoria, entidad destinataria de la transferencia electrónica de información, etc.).

      2. Que el valor total a pagar por cotizaciones previsionales, informados en la Declaración, sea igual al registrado en la correspondiente Orden de pago en el Sistema Electrónico o al traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, y con en el Comprobante de pago en el Sistema Mixto.

      3. Que las cotizaciones previsionales sean calculadas correctamente (que su valor no sobrepase el límite máximo imponible, que el porcentaje de la cotización obligatoria que se aplique sea el vigente, etc.).

    5. Garantizar la distribución oportuna de la totalidad de las transferencias electrónicas de información recibidas dentro del horario bancario.

    6. Contar con un servicio de almacenamiento y recuperación de transferencias electrónicas de información.

    7. Generar medios de prueba en un período de, a lo menos, 5 años desde la fecha de generación de las transacciones y certificarlas ante los distintos agentes participantes.

    8. Proporcionar reportes de ruta y estado de las transferencias electrónicas de información, que permitan conocer en forma permanente si éstas han sido correctamente recibidas o se encuentran pendientes.

    9. Asegurar a la Superintendencia el acceso expedito y sin formalidades de ninguna especie a la información mantenida por la empresa administradora del Sitio web.

  2. La empresa administradora del Sitio web debe poner a disposición de las entidades recaudadoras el software descrito en el número dos anterior (sobre mecanismos de control), para su estudio, evaluación y aprobación. El Gerente General o Director Nacional de la entidad recaudadora o quien legalmente lo subrogue autorizará formalmente por escrito su aplicación.

  3. El número único de folio es en exclusiva la referencia de control válida que reconoce la Superintendencia a objeto de asociar en forma inequívoca la transacción con las distintas transferencias electrónicas de información que la conforman. En consecuencia, éste debe ser obligatoriamente referenciado en la Declaración, Orden de pago. Débito, Crédito y Confirmación.

  1. Cuando exista más de una empresa administradora de Sitio Web para efectos de la recaudación electrónica, las entidades recaudadoras deben adoptar todas las medidas de control necesarias para que el folio de las transferencias electrónicas de información cumpla con la condición de ser único en todo el sistema, para lo cual su estructura debe contener caracteres de codificación exclusiva que identifiquen al Sitio Web.

5.4.1.3.6 Procedimiento para el pago

5.4.1.3.6 Procedimiento para el pago

  1. El pago de cotizaciones previsionales mediante el sistema de transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias de fondos por Internet, debe sujetarse íntegramente a todas las disposiciones legales y reglamentarias establecidas en la Ley N°17.322 y a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en todo lo que respecta al procedimiento y plazo establecido tanto para que los empleadores o trabajadores independientes realicen el pago como en cuanto a la información que debe respaldar dicho pago.

  1. Los empleadores deben enviar sus transferencias electrónicas de información por Internet dentro de los 10 primeros días de cada mes (actualmente hasta el día 13 de cada mes), permitiendo que los cargos y abonos en sus cuentas corrientes y de las entidades recaudadoras, respectivamente, se hagan efectivos a más tardar el día 10 del mes ( actualmente día 13 del mes) en que debe realizarse el pago o el primer día hábil siguiente, si dicho plazo expirare en días sábado, domingo o festivo. En el caso de los trabajadores independientes, las transferencias electrónicas de información por Internet correspondientes a los pagos pueden enviarse hasta el último día hábil de cada mes, pero permitiendo que los cargos y abonos en sus cuentas corrientes y de las entidades recaudadoras respectivamente, se hagan efectivos a más tardar el último día hábil del mes en que corresponda pagar las cotizaciones previsionales.

  1. Se entenderá que una cotización previsional se encuentra pagada, una vez que se hubiesen dado por finalizado íntegramente los procedimientos establecidos en el numeral 5.4.1.3. del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833, según corresponda.

  1. Cuando un empleador pague cotizaciones previsionales por remuneraciones y gratificaciones en un mismo mes, deben efectuarse dos Declaraciones distintas, para cada uno de los procesos.

  1. En caso de errores en la imputación de los valores en las cuentas corrientes bancarias de las Entidades Recaudadoras, su regularización se efectuará ciñéndose estrictamente a las normas vigentes sobre devolución de pagos indebidos.

  1. Las Entidades Recaudadoras deben tener en sus agencias, a más tardar 48 horas después de que se efectúe el pago de cotizaciones por Internet en cualquiera de sus modalidades a disposición de los empleadores y trabajadores independientes, las planillas impresas de pago de cotizaciones previsionales en el formato habitual, no siendo necesario que se imprima el detalle de dichas planillas, salvo petición del empleador o trabajador independiente.

  1. Para los efectos de materializar la obligación señalada en el número anterior, y teniendo presente que conforme a la Ley N°17.322, el trabajador independiente, el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda, es quien tiene la obligación legal de declarar y pagar las cotizaciones previsionales en las entidades recaudadoras, mediante la suscripción de un mandato se otorgará poder suficiente a la entidad recaudadora, para que ésta en nombre y representación del trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios, imprima y firme la información de la declaración de la planilla enviada vía Internet. La entidad recaudadora debe entregar en forma personal u obtener directamente del Sitio Web, el mandato diseñado para estos efectos.

  1. El trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios, según corresponda, debe completar y firmar el formulario. En el caso de las personas jurídicas, debe ser firmado por su representante legal.

  1. El mandato, una vez firmado, debe entregarse en la entidad recaudadora al momento de solicitar las planillas de pago de cotizaciones previsionales. Esta debe verificar que la firma estampada corresponda a la persona que se individualiza como trabajador independiente o representante legal del empleador o entidad pagadora de subsidios.

  1. El trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios al momento de solicitar las planillas de pago de cotizaciones previsionales en la entidad recaudadora debe presentar el comprobante de pago o la confirmación electrónica según corresponda.

Referencias legales: Ley 17.322

5.4.1.3.7 Certificación de pago

5.4.1.3.7 Certificación de pago

  1. En el Sistema Electrónico de pago de cotizaciones previsionales, una vez que se han abonado los valores en las cuentas corrientes bancarias de la entidad recaudadora y se han conciliado con la información registrada en la Declaración electrónica, las entidades recaudadoras deben poner a disposición del empleador o trabajador independiente en el Sitio web, la Confirmación electrónica que certifique el pago realizado. Esta Confirmación debe contener la firma digital de la entidad recaudadora hacia el Sitio Web.

  1. La Confirmación electrónica debe contener en su texto la siguiente glosa:

    Nombre Entidad Recaudadora certifica que el pago de las cotizaciones previsionales que ha sido enviado vía Internet por el empleador/trabajador independiente_______________ RUT N° ________, correspondiente a las remuneraciones devengadas en el mes ___/__ ha sido recibida con fecha __/__/____. La declaración completa puede ser verificada en este Sitio Web, utilizando para su consulta sus claves secretas de identificación y seguridad y el número de folio de su DECLARACIÓN electrónica.

  2. La certificación del pago en el Sistema Mixto está constituida por el respectivo comprobante de pago, debidamente timbrado por el banco o agente recaudador, según corresponda.

5.4.1.3.8 Respaldos

5.4.1.3.8 Respaldos

  1. El día 25 de cada mes las entidades recaudadoras deben tener respaldada toda la información referida a los pagos electrónicos de cotizaciones previsionales realizados durante el mes anterior. Las transferencias electrónicas de información que se respaldarán son la Declaración, Crédito y Confirmación.

  1. La Declaración electrónica debe estar claramente referenciada en los registros personales, con el propósito de que se pueda comprobar en cualquier oportunidad que los movimientos acreditados en ellas, cuentan con el debido respaldo del pago electrónico.

5.4.1.3.9 Convenios

5.4.1.3.9 Convenios

  1. Los agentes que participen en el proceso de recaudación electrónica de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización deben celebrar los siguientes convenios de prestación de servicios:

    1. Convenio de prestación de servicios entre la empresa administradora del Sitio Web y la respectiva Entidad Recaudadora, para la recaudación electrónica de cotizaciones previsionales. Este convenio debe contener obligatoriamente, a lo menos, las siguientes estipulaciones:

      1. La obligación por parte de la empresa administradora del Sitio web de no manipular ni respaldar para su uso la información enviada por los empleadores o trabajadores independientes en las respectivas Declaraciones.

      2. La obligación de no discriminar en forma alguna entre empleadores y trabajadores independientes para la recaudación de las cotizaciones previsionales.

      3. Que el costo del convenio sea de cargo exclusivo de la Entidad recaudadora que encarga el servicio, no pudiendo significar gasto alguno para los empleadores o trabajadores independientes.

      4. Mecanismos de solución de divergencias.

      5. Dar estricto cumplimiento a las normas impartidas en el numeral 5.4 del Título IV del Libro V de este Compendio de la Ley N°18.833.

    2. Registro del empleador o trabajador independiente en la empresa administradora del Sitio Web. La Entidad Recaudadora debe informar a los empleadores y trabajadores independientes, cuáles son los Sitios web habilitados para operar.

    3. Convenio de Cargo Automático u otro acuerdo de traspaso de fondos entre el empleador o el trabajador independiente y su banco, autorizando los cargos en su cuenta corriente producto del pago de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización y el abono a las cuentas corrientes de la Entidad recaudadora.

    4. Convenio de prestación de servicios entre las entidades recaudadoras y los bancos, para que éstos carguen el valor de las cotizaciones previsionales y aportes de indemnización en las cuentas corrientes de los empleadores y trabajadores independientes y los abonen en las cuentas corrientes bancarias de las entidades recaudadoras, considerando para esto los diversos mecanismos que ofrece el sistema financiero.

  2. Los convenios deben ser suscritos por los representantes legales de los respectivos agentes o por quienes ellos mismos designen mediante escritura pública. Estos convenios deben contener, a lo menos, las cláusulas que se indican a continuación, según corresponda:

    1. Regulación de responsabilidades entre los distintos agentes, en lo que se refiere al uso y prestación del servicio.

    2. Establecer la duración del contrato.

    3. Permitir el acceso al servicio de nuevas entidades recaudadoras, como asimismo su término en caso de liquidación o fusión.

    4. Establecer las responsabilidades de los agentes por el inadecuado uso y prestación del servicio.

    5. Definir detalladamente el servicio otorgado, especificando los mecanismos de seguridad, integridad, control y confidencialidad de las operaciones que se efectúen.

    6. Permitir a la Superintendencia el acceso expedito e inmediato a toda la información almacenada en los registros históricos de la empresa administradora del Sitio web.

    7. Definir mecanismos para la solución de divergencias.

    8. Incorporar las exigencias establecidas en el N° 2 del numeral 5.4.1.3.5 sobre Mecanismos de Control de este Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, para el Convenio suscrito entre la empresa administradora del Sitio Web y la entidad recaudadora.

  1. Las entidades recaudadoras son responsables de las funciones que deleguen por los servicios contratados, debiendo ejercer permanentemente un control sobre ellas. En este sentido, todos los contratos deben constar por escrito y los gastos en que incurra la entidad recaudadora originados en su celebración, son de su cargo exclusivo y en ningún caso pueden afectar a las cuentas personales de los afiliados ni a los empleadores de éstos.

  1. La celebración de estos contratos no exime en caso alguno de responsabilidad a las entidades recaudadoras frente a esta Superintendencia respecto de los actos de las empresas administradoras de Sitios web que puedan afectar a los Fondos previsionales, ni en las materias objeto de este numeral 5.4 del Título IV de este Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, ni en los restantes aspectos de su funcionamiento, cuya fiscalización la ley encarga a esta Superintendencia.

  1. Solución de Divergencias

    1. En los convenios que se suscriban para la prestación de los servicios relacionados con el pago electrónico de cotizaciones previsionales, las entidades recaudadoras deben establecer explícitamente los mecanismos que se utilizarán para la solución de las eventuales divergencias que puedan surgir entre los distintos agentes participantes, incluida la empresa administradora del Sitio Web.

    2. Para tales fines, dichos mecanismos deben establecer la posibilidad de solicitar informes a peritos, con el propósito de clarificar las divergencias producidas.

    3. Cualquier divergencia ocurrida entre los agentes, que tenga relación con la diferencia, pérdida de información o de fondos recaudados por concepto de cotizaciones previsionales, debe ser comunicado por las entidades recaudadoras esta Superintendencia inmediatamente de tomado conocimiento de la ocurrencia del hecho.

5.4.2 PLAZO PARA DECLARAR Y PAGAR COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.2 PLAZO PARA DECLARAR Y PAGAR COTIZACIONES PREVISIONALES

El artículo 22 de la Ley N°17.322, establece que las entidades empleadoras que, por cuenta de ellos descuenten de las remuneraciones de sus trabajadores cualquiera suma a título de cotizaciones, a favor de las instituciones de seguridad social estarán, obligados a declarar y a enterar esos descuentos y sus propias imposiciones y aportes dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se devengaron las remuneraciones. Sin embargo, el plazo mencionado se extenderá hasta el día 13 de cada mes, aun cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo, cuando dichas declaraciones y el pago de éstas se realicen a través de un medio electrónico.

Cuando el plazo de diez días a que se refiere el párrafo anterior venza en día sábado, domingo o festivo, dicho plazo se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente.

El citado artículo 22 norma, entre otras, la declaración y pago de las cotizaciones que las empresas afiliadas contraigan con las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.

En cuanto al ámbito de aplicación, debe entenderse que la declaración y pago de las cotizaciones se efectúa a través de un medio electrónico cuando exista transmisión electrónica de Información e instrucciones de transferencia de fondos por Internet.

En consecuencia, la ampliación de plazo hasta el día 13 sólo tiene aplicación cuando tanto la declaración como el pago se realizan por medios electrónicos, esto es, no comprende aquellos casos en que la transmisión de información se efectúe en forma electrónica y el pago se entere en forma tradicional (sistema mixto).

En relación a los efectos de la modificación, quienes declaren y paguen las cotizaciones vía internet entre el 11 y el 13 de cada mes, por remuneraciones del mes anterior, se debe considerar que han cumplido dentro de plazo con tal obligación y por tanto no procede la aplicación de intereses, reajustes y multas. Quienes, en cambio, declaren y paguen sus cotizaciones vía internet con posterioridad al día 13, quedan afectos a los intereses, reajustes y multas correspondientes a partir del día hábil siguiente al vencimiento del plazo de 10 días a que aluden los incisos primero y segundo del artículo 22 de la Ley N° 17.322.

La modificación señalada se aplicará respecto a las cotizaciones de las remuneraciones que se devenguen a partir del 1° de noviembre de 2008, cuyas cotizaciones se deben enterar, en el mes de diciembre de 2008.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 22

5.4.3 OBLIGACIÓN DE PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES ATRASADAS COMO REQUISITO PREVIO AL TÉRMINO DE LA RELACIÓN LABORAL POR PARTE DEL EMPLEADOR (LEY N°19.631)

5.4.3 OBLIGACIÓN DE PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES ATRASADAS COMO REQUISITO PREVIO AL TÉRMINO DE LA RELACIÓN LABORAL POR PARTE DEL EMPLEADOR. (LEY N°19.631)

En conformidad con los artículos 162 y 480 del Código del Trabajo, para proceder al despido de un trabajador por alguna de las causales establecidas en los N°s.4, 5 y 6 del artículo 159, esto es, 4) Vencimiento del plazo convenido en el contrato, 5) Conclusión del trabajo o servicio que dio origen al contrato, y 6) Caso fortuito o fuerza mayor; o por alguna de las causales establecidas en el artículo 160 (conductas subjetivas impropias Imputables al trabajador) y 161 del Código del Trabajo (necesidades de la empresa, establecimiento o servicio y desahucio), el empleador debe Informarle por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales devengadas hasta el último día del mes anterior al del despido, adjuntando los comprobantes que lo justifiquen. Si el empleador no hubiese efectuado el integro de las cotizaciones previsionales al momento del despido, éste no producirá el efecto de poner término al contrato de trabajo.

Por otra parte, cabe tener presente que el empleador no tiene la obligación de acreditar el pago de las cotizaciones previsionales para la validez del despido, cuando se ponga término al contrato de trabajo por las causales establecidas en los N°s. 1, 2 y 3 del artículo 159 del Código del Trabajo, y que son 1) Mutuo acuerdo de las partes; 2) Renuncia del trabajador, y 3) Muerte del trabajador.

Además, se establece que el empleador que ha puesto término al contrato de trabajo sin haber enterado las cotizaciones previsionales al momento del despido, puede convalidar el despido, lo que significa, validar el acto del despido a contar desde la fecha en que se invocó la respectiva causal de terminación de contrato, efectuando el pago de las cotizaciones morosas del trabajador, lo que debe comunicar a éste mediante carta certificada, adjuntando la documentación emitida por las Instituciones previsionales correspondientes, en que conste la recepción de dicho pago.

El empleador debe pagar al trabajador las remuneraciones y demás prestaciones consignadas en el contrato de trabajo durante el período comprendido entre la fecha del despido y la fecha del envío o entrega de la comunicación de pago de las cotizaciones morosas. Por ello, esta obligación se extingue una vez que el empleador ha convalidado el despido, mediante el pago de las cotizaciones previsionales adeudadas al trabajador.

Finalmente, y durante los dos primeros años de vigencia de la Ley N°19.631, para la validez del despido, la acreditación del pago de cotizaciones previsionales y la información de dicho pago al trabajador, debe comprender sólo el período del último año de vigencia de la relación laboral, contado hacia atrás desde la fecha del despido, y por todo el periodo de duración del contrato de trabajo, si esta hubiese sido inferior a un año.

Con el objeto que el empleador, cuando no cuente con las planillas de pago de cotizaciones respectivas, pueda dar cumplimiento a las disposiciones indicadas precedentemente, la C.C.A.F., a requerimiento del empleador o de quien lo represente, debe emitir un documento denominado Certificado de Cotizaciones Previsionales pagadas, cuyo diseño es de responsabilidad de esa Institución, pero que debe contener como mínimo la siguiente Información: fecha de la solicitud, nombre o razón social y número de Rut del empleador, nombres, apellidos y número de Rut del trabajador, periodo solicitado a certificar, timbre de la Institución y firma del funcionario responsable. Una copia de dicho certificado debe ponerse a disposición del empleador o de quien lo represente, dentro del plazo de diez días hábiles, contado desde la fecha de recepción de la solicitud respectiva, y el original debe quedar en poder de la Institución emisora.

Además, la C.C.A.F. debe diseñar y mantener a disposición de los empleadores y público en general, una Solicitud de Certificado de Cotizaciones Previsionales Pagadas.

5.4.4 BOLETÍN DE INFRACTORES A LA LEGISLACIÓN LABORAL Y PREVISIONAL. OBLIGACIÓN DE INFORMAR DEUDAS PREVISIONALES.

5.4.4 BOLETÍN DE INFRACTORES A LA LEGISLACIÓN LABORAL Y PREVISIONAL. OBLIGACIÓN DE INFORMAR DEUDAS PREVISIONALES.

La Dirección del Trabajo tiene a su cargo la elaboración y publicación del Boletín de Infractores a la Legislación Laboral y Previsional, confeccionado sobre la base de la información que proporcionan algunas entidades previsionales del país, ya sean de carácter público o privado, respecto de diferentes tipos de deudas que contraigan los empleadores como consecuencia del incumplimiento de sus obligaciones previsionales.

Al respecto, corresponde que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar entreguen información a la Dirección del Trabajo sobre empresas deudoras de obligaciones previsionales para ser publicadas en el Boletín antes mencionado, en los términos que se indican:

  1. Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben informar las deudas de empleadores, originadas por cotizaciones impagas del Régimen de Subsidio por Incapacidad Laboral que administran y por el no integro de dividendos de sus trabajadores afiliados por concepto de crédito social.

  1. Las C.C.A.F. deben informar a la Dirección del Trabajo las deudas previsionales vigentes en archivos construidos de acuerdo a las especificaciones técnicas que se detallan en el Anexo N°1: Nueva estructura de registro del archivo de deudas previsionales y Anexo N°2: Registro de detalles a partir del Boletín N°84 del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833 . La información puede enviarse a través de algún medio magnético de los indicados en el Anexo N°1: Nueva estructura de registro del archivo de deudas previsionales.

  1. Los montos informados deben corresponder a valores nominales, por cada empleador, esto es, no deben incluir intereses, reajustes y multas.

  1. La información debe remitirse a la Dirección del Trabajo en forma trimestral, a partir de enero de 2002, debiendo incluirse las deudas vigentes a la fecha del informe, correspondientes a deudas que tengan más de 4 meses de antigüedad. Así, en enero de 2002, deben informarse las deudas vigentes en dicho mes, pero devengadas en el mes de septiembre de 2001 o meses anteriores. El plazo para la recepción de información vence el día 30 de cada uno de los siguientes meses: enero, abril, julio y octubre de cada año. La publicación del Boletín a través de DICOM, se realizará dentro de la primera quincena de los meses siguientes a los antes indicados. En consecuencia, la información que se remita en enero de 2002 debe ser incorporada en el Boletín N°84, que es emitido a mediados de febrero de 2002.

  1. Para efectos del código de identificación, requerido en el campo N° 01, tanto del Registro de control como del Registro de detalle, debe tenerse presente la siguiente codificación:

    4101 C.C.A.F. 18 de Septiembre
    4102 C.C.A.F. De los Andes
    4105 C.C.A.F. La Araucana
    4106 C.C.A.F. Los Héroes

5.4.5 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES

5.4.5 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES

Esta Superintendencia ha estimado pertinente impartir las siguientes instrucciones a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar en relación a la cobranza judicial de cotizaciones, conforme a la normativa establecida en las Leyes N°s. 20.022 y 20.023. Esta normativa resulta aplicable a la cobranza de lo adeudado por concepto de crédito social.

La Ley N°20.023, publicada en el Diario Oficial de 31 de mayo de 2005, introdujo modificaciones a la Ley N°17.322, estableciendo nuevas normas relativas a la cobranza de las cotizaciones de seguridad social, las que rigen a contar del 1° de marzo de 2006.

La Superintendencia de Seguridad Social, mediante normativa periódica entrega los porcentajes de intereses y reajustes aplicables al pago de cotizaciones adeudadas, incluyendo en una tabla los intereses aplicables a las cotizaciones no pagadas provenientes de remuneraciones devengadas a partir de marzo de 2006.

Las aludidas instituciones de seguridad social deben dar cumplimiento a las normas contenidas en el citado cuerpo legal y, en especial, a las que a continuación se indican, teniendo presente el procedimiento eminentemente electrónico que se instituye:

Referencias legales: Ley 17.322 - Ley 20.022 - Ley 20.023

5.4.5 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES

5.4.5.1 Morosidad

5.4.5.1 Morosidad

Sin perjuicio de las actuaciones judiciales, se deben mantener procedimientos administrativos internos que permitan verificar mensualmente la morosidad de las cotizaciones y realizar un análisis del estado de avance de las acciones de cobranza tanto extrajudiciales como judiciales, a lo menos, trimestralmente. Además, se deben mantener debidamente identificados, en una base de datos, los juicios que hayan sido notificados antes de la entrada en vigencia de La Ley N° 20.023, para así tener claridad sobre los procedimientos y plazos con que se cuenta para actuar en cada uno de ellos.

Referencias legales: Ley 20.023

5.4.5.2 Tribunales de cobranza laboral y previsional

5.4.5.2 Tribunales de cobranza laboral y previsional

La Ley N°17.322 en su artículo 9°, reemplazado por la Ley N°20.023, establece que el Tribunal de Cobranza Laboral y Previsional conocerá de estas cobranzas, entregándoles el impulso procesal y, consecuencialmente, no puede alegarse por las partes el abandono del procedimiento. Las actuaciones procesales podrán realizarse por medios electrónicos y a solicitud de parte, las notificaciones podrán ser efectuadas por medios electrónicos, o por algún otro que se designe. (Ejemplo: e-mail).

Estos Tribunales funcionarán en Valparaíso, Santiago, San Miguel y Concepción.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 9 - Ley 20.023

5.4.5.3 Inicio del procedimiento

5.4.5.3 Inicio del procedimiento

  1. Acción de reclamo

    El artículo 4° de la Ley N°17.322 faculta al trabajador, al Sindicato o a la Asociación Gremial, para reclamar el ejercicio de las acciones de cobro de cotizaciones por parte de la entidad previsional respectiva. Una vez presentado el requerimiento y notificado que fuere por el Tribunal, la institución de seguridad social cuenta con un plazo de 30 días hábiles para constituirse como demandante y continuar las acciones ejecutivas, bajo el apercibimiento de ser sancionada por actuar en forma negligente.

    Para dar cumplimiento a los plazos procesales deben crearse mecanismos internos de respuesta, coordinando sus unidades de cobranza con sus Fiscalías o empresas externas de cobranza, según actúen directamente o a través de empresas externas de cobranza judicial.

    Para hacer operativo lo anterior, las C.C.A.F. deben implementar un sistema de certificación, a requerimiento de la parte interesada, por el que se establezca el no pago oportuno de cotizaciones por el período correspondiente. En dicha certificación se debe indicar, además, la individualización del o de los trabajadores involucrados, indicando los períodos que comprenden las cotizaciones adeudadas y los montos de las remuneraciones por las cuales se estuvieren adeudando cotizaciones, o certificando la falta de una declaración, si ello procediere.

  2. Demanda Ejecutiva

    Sin perjuicio de lo anterior, las C.C.A.F. deben iniciar el procedimiento de cobranza judicial, cuando corresponda, en un plazo no superior a los seis meses de haberse iniciado la morosidad. En todo caso, tratándose de deudas inferiores a 50 Unidades de Fomento, las instituciones de previsión acreedoras sólo están obligadas a realizar cobranza extrajudicial.

    Cabe hacer presente que, para los efectos de determinar el monto de 50 Unidades de Fomento, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben tener en cuenta las deudas por crédito social y por cotización del porcentaje respectivo del Régimen de Salud.

    La resolución de cobranza debe contener a lo menos la individualización de los trabajadores involucrados, indicando la o las faenas, obras, industrias, negocios o explotaciones a que ellas se refieren, los periodos que comprenden las cotizaciones adeudadas y los montos de las remuneraciones por las cuales se estuviere adeudando cotizaciones.

    Esta resolución puede ser firmada por un medio manual, mecanizado o electrónico, teniendo igualmente mérito ejecutivo. En el último caso, habrá que estarse a lo que establezca el reglamento que se dicte al efecto.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 4

5.4.5.4 Medida precautoria

5.4.5.4 Medida precautoria

Al momento de constituirse como demandante, las entidades previsionales deben requerir inmediatamente que el tribunal ordene a la Tesorería General de la República que retenga de la devolución de impuestos a la renta que le correspondiere anualmente, a empleadores que adeuden cotizaciones de seguridad social, los montos que se encontraren impagos de acuerdo con lo que señale el título ejecutivo que sirva de fundamento a la demanda. Lo anterior, a fin de obtener la imputación al pago de la deuda previsional, al ser girada la retención de tributos a su favor.

5.4.5.5 Recurso de apelación

5.4.5.5 Recurso de apelación

Debe presentarse siempre el recurso de apelación en contra de la sentencia definitiva de primera instancia que fuere desfavorable a los intereses del trabajador, de la resolución que declare la negligencia en el cobro conforme al artículo 4°bis de la Ley N°17.322, y de la resolución que se pronuncie negativamente sobre la medida cautelar de retención de la devolución de impuestos a la renta que le correspondiere anualmente a los empleadores demandados.

Referencias legales: Ley 17.322, artículo 4 bis

5.4.5.6 Intereses y multas

5.4.5.6 Intereses y multas

Conforme al número 21 letra b) del artículo 1° de la Ley N°20.023, se modificó el artículo 22 de la Ley N° 17.322, aumentando de 20% a 50% el recargo del interés penal que debe aplicarse a las cotizaciones que se paguen con retraso correspondientes a remuneraciones devengadas desde marzo de 2006.

La Superintendencia de Seguridad Social, mediante publicación periódica, entrega los porcentajes de intereses y reajustes aplicables al pago de cotizaciones previsionales adeudadas.

Por otra parte, conforme al N°22 letra a) del artículo 1° de la Ley N°20.023, que modificó el artículo 22 a) de la citada Ley N°17.322, se eleva de 0,5 a 0,75 unidades de fomento por cada trabajador, la multa en los casos en que el empleador no declare oportunamente las cotizaciones correspondientes a remuneraciones que se hayan devengado a contar del mes de marzo de 2006 o que la declaración de éstas sea incompleta o errónea.

En los casos de cotizaciones no declaradas correspondientes a remuneraciones anteriores a marzo de 2006, la multa permanecerá en 0,5 unidad de fomento por cada trabajador.

Cabe señalar que la Ley N°20.023 no alteró las multas a aplicar en el caso de cotizaciones correspondientes a trabajadores de casa particular, por tanto, continuarán aplicándose a su respecto las normas vigentes con anterioridad a dicha ley. De esta forma, aun cuando éstas no hubiesen sido declaradas, si se pagan dentro del mes siguiente a aquel en que se devengan las remuneraciones, no procederá la aplicación de multa. A su vez, ésta será sólo de 0,2 UF si las cotizaciones se pagan dentro del mes subsiguiente y de 0,5 UF si el pago se efectúa de esta fecha en adelante.

5.4.5.7 Declaración de representantes legales de entidades empleadoras

5.4.5.7 Declaración de representantes legales de entidades empleadoras.

Las sociedades civiles y comerciales, las corporaciones y fundaciones y todas las personas jurídicas de derecho privado, las comunidades y todas las entidades y organismos particulares, como asimismo las Instituciones semifiscales y las empresas autónomas del Estado, deben declarar ante las instituciones previsionales a que estén afiliados sus dependientes, los nombres de sus gerentes, administradores o presidentes, y comunicar los cambios en esas designaciones, dentro de los 30 días de producidos; ello para los fines contemplados en el inciso primero del artículo 7° del Código de Procedimiento Civil, no obstante cualquiera limitación impuesta a sus poderes. La omisión de la declaración antedicha será sancionada con multa de una a dieciocho unidades de fomento, a beneficio de la respectiva institución de seguridad social.

5.4.5.8 Requerimientos de información

5.4.5.8 Requerimientos de información

Las Instituciones de previsión deben proporcionar a esta Superintendencia a más tardar el día 15 del mes subsiguiente al del término del trimestre respectivo información acerca del número de juicios incoados conforme a la Ley N°20.023 en que intervengan, señalando los nombres de los abogados adjudicatarios de aquellos, el estado procesal de los mismos, y las sanciones a que se hubieran hecho acreedor.

Referencias legales: Ley 20.023

5.4.5.9 Contratos de cobranza

5.4.5.9 Contratos de cobranza

En los respectivos contratos de cobranza que las instituciones de previsión hayan celebrado o celebren con entidades o abogados externos, se deben contemplar, entre otras, cláusulas orientadas a cautelar la debida custodia de las resoluciones de cobranza o pagarés según corresponda y con ello la obligación de informar, a lo menos trimestralmente, el estado de tramitación del cobro del o de los instrumentos de que se trate. Asimismo, debe considerarse una cláusula que permita sancionar al adjudicatario que por causa que le sea imputable, hubiere incurrido en negligencia perjudicial a la entidad.

5.4.6 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES PREVISIONALES MEDIANTE FIRMA MECANIZADA O ELECTRÓNICA AVANZADA

5.4.6 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES PREVISIONALES MEDIANTE FIRMA MECANIZADA O ELECTRÓNICA AVANZADA

Las presentes instrucciones se imparten en relación a la firma mecanizada o electrónica avanzada de las resoluciones de cobranza de cotizaciones, considerando que las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales o de seguridad social a que se refiere la Ley N°17.322, que se adeuden a las instituciones de segundad social, pueden ser firmadas en forma mecanizada o electrónica avanzada.

Teniendo presente lo anterior, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, en su calidad de institución de seguridad social, pueden estampar mediante procedimientos mecánicos o electrónicos, la firma de su representante legal en las resoluciones de cobranza de las cotizaciones previsionales, previo cumplimiento de los requisitos que se indican en los números siguientes.

Referencias legales: Ley 17.322

5.4.6 COBRANZA JUDICIAL DE COTIZACIONES PREVISIONALES MEDIANTE FIRMA MECANIZADA O ELECTRÓNICA AVANZADA

5.4.6.1 Firma mecanizada

5.4.6.1 Firma mecanizada

Conforme lo indica el D.S. N°52, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, es firma mecanizada la estampada mediante procedimientos mecánicos, que reproduzcan fielmente la rúbrica de una persona natural debidamente facultada para ello, la que para todos los efectos legales, se entiende suscrita por la persona cuya rúbrica haya sido reproducida.

La firma mecanizada debe estamparse en cada una de las fojas que conforman las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales o de seguridad social, y en sus respectivos anexos, que forman parte integrante de éstas.

Las resoluciones de cobranza judicial firmadas en forma mecanizada deben formar parte del expediente judicial físico, como electrónico, para este último efecto, puede también digitalizarse.

  1. Mecanismo de control

    Cada C.C.A.F., en su calidad de institución de seguridad social, debe establecer mecanismos de resguardo de los cuños correspondientes y asegurarse que el sistema de impresión de firma que se utilice ofrezca seguridad frente a posibles adulteraciones.

    Para estos efectos, las C.C.A.F. deben establecer mecanismos de resguardo de los cuños, además de la autenticación correspondiente y que constituirán el soporte de seguridad de los sistemas de información, los que permitirán definir en forma individual a los usuarios que tendrán acceso y sus privilegios, generando registros de auditoría detallada, que permitan determinar específicamente la actividad de un usuario en forma completa y localizar los incidentes de seguridad o de actividad anormal en el proceso.

    Cabe hacer presente que los cuños deben estar bajo la custodia del superior jerárquico directo de la unidad a cargo de la emisión de las resoluciones de que se trata, dentro de la Caja, en un lugar seguro que evite la pérdida, el deterioro o la vulnerabilidad, en la forma como lo establece el N°1 del artículo 7° del D.S. N°52, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Asimismo, cualquier requerimiento de verificación de dichos cuños, tanto por las unidades de contraloría interna como de los organismos fiscalizadores, debe ser en presencia de la persona designada para su custodia.

5.4.6.2 Firma electrónica avanzada

5.4.6.2 Firma electrónica avanzada

Los documentos electrónicos de resoluciones de cobranzas de deudas previsionales pueden ser suscritos por medio de firma electrónica avanzada, la que se rige por las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y certificación de dicha firma y su reglamentación.

Para estos efectos, el concepto Firma Electrónica Avanzada se define como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, certificado por un prestador acreditado, en los términos señalados en la Ley N°19.799 y su reglamentación, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

A su vez, se entiende por documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.

Atendido el tenor de la Ley N°17.322 y su reglamento, las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales generadas con firma electrónica avanzada, son válidas de la misma manera y producen los mismos efectos que las emitidas por escrito y en soporte de papel, y tienen el valor probatorio establecido en los artículos 3°, 4° y 5° de la ley N°19.799.

Las Cajas de Compensación deben adaptarse a requerimientos que contemplen los Tribunales de Justicia, toda vez que la resolución de cobranza con firma electrónica avanzada se trata de un documento electrónico que se usará ante ellos.

  1. Mecanismo de control

    Las C.C.A.F. deben proceder a considerar la firma electrónica de las resoluciones de cobranza judicial de las cotizaciones previsionales, de la misma forma que una efectuada en la forma tradicional.

    Con el objeto de asegurar el debido resguardo de los documentos que contengan firma electrónica avanzada, las C.C.A.F. y/o los prestadores de servicios que se hubieran contratado para la cobranza, deben establecer mecanismos de resguardo en el manejo de ellos. Se asegurará que el documento electrónico garantizando tenga como atributos la confidencialidad, integridad, factibilidad de autenticación y disponibilidad. Ello a través del desarrollo de políticas de seguridad de uso, almacenamiento, acceso y distribución del documento generado y de los sistemas informáticos utilizados en su procesamiento, monitoreo de éstas y su revisión, para evitar incidentes de seguridad, definición y documentación de roles y responsabilidades de las entidades e individuos Involucrados en estos procesos.

    La C.C.A.F. es responsable del uso y administración de los certificados que adquiera para el o los funcionarios que participen en la emisión de las resoluciones con firma electrónica avanzada, además de la responsabilidad individual que corresponda; por consiguiente, debe establecer los procedimientos de control.

    En el evento que se requiera modificar una resolución que ya esté firmada, igual que en documentos con firma mecanizada o manual, debe generarse otro documento modificatorio, dejándose el primero también en el expediente respectivo.

    Finalmente, y en relación con el archivo o repositorio de estos documentos, si la Caja tiene un sistema de archivo electrónico, el documento debe identificarse en el expediente del caso en cobranza y permitir su validación.

    Cualquiera sea el tipo de archivo de los documentos, debe estar a disposición de esta Superintendencia cuando se requiera.

5.4.6.3 Respaldos de resoluciones de cobranza judicial

5.4.6.3 Respaldos de resoluciones de cobranza judicial

Las C.C.A.F. deben registrar en el sistema de archivos que mantienen para las resoluciones de cobranza judicial, ya sea éste computacional o manual, si éstas fueron firmadas en forma, manual, mecánica o electrónica.

5.4.6.4 Información a esta Superintendencia

5.4.6.4 Información a esta Superintendencia

Cualquier situación anómala ocurrida y que tenga relación con la seguridad, pérdida de información o responsabilidades de cualquier índole, relacionadas con la firma electrónica o mecanizada, debe ser comunicada por las C.C.A.F. a esta Superintendencia inmediatamente de tomado conocimiento de la ocurrencia del hecho.

5.4.7 COBRANZA DE COTIZACIONES PREVISIONALES DE LA LEY N°17.322.

5.4.7 COBRANZA DE COTIZACIONES PREVISIONALES DE LA LEY N°17.322.

El artículo 22 d) de la Ley Nº17.322, preceptúa que: En caso que las cotizaciones no se enteren ni declaren en el plazo establecido en el inciso primero del artículo 22 de esta ley, el empleador tendrá hasta el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de aquél, para acreditar ante la institución de previsión o de seguridad social respectiva la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones de seguridad social de sus trabajadores, debido al término o suspensión de la relación laboral que mantenían. A su vez, las instituciones de previsión o de seguridad social deben agotar las gestiones que tengan por objeto aclarar la existencia de cotizaciones de seguridad social impagas y, en su caso, obtener el pago de aquéllas de acuerdo a las normas de carácter general que emita la Superintendencia respectiva. Transcurrido el plazo de acreditación de cese o suspensión de la relación laboral, sin que el empleador haya acreditado dicha circunstancia, se presumirá sólo para los efectos de la presente ley, que las respectivas cotizaciones están declaradas y no pagadas.

El precepto antes aludido establece una presunción legal, sólo para efectos de la Ley N°17.322, que las cotizaciones previsionales se encuentran declaradas y no pagadas, cuando los empleadores no han acreditado la extinción de su obligación de enterarlas, debido al término o suspensión de la relación laboral con sus trabajadores.

Cabe recordar que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben recibir las cotizaciones de los empleadores en forma nominada, es decir, individualizando a los trabajadores por los cuales declaran con o sin pago de cotizaciones. Sin embargo, habida consideración a que el formulario respectivo no contiene un ítem de movimiento del personal, en el cual el empleador pueda dar cuenta de la suspensión o cese de la relación laboral de alguno de ellos, en el numeral 5.4.7. de este Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833 se instruye la forma en que los empleadores deben consignar el movimiento del personal, que les permita acreditar ante la respectiva Institución de Previsión, la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones, por término o suspensión de la relación laboral.

Referencias legales: Ley 17.322 - Ley 17.322, artículo 22 d

5.4.7 COBRANZA DE COTIZACIONES PREVISIONALES DE LA LEY N°17.322.

5.4.7.1 Declaración y no pago de cotizaciones

5.4.7.1 Declaración y no pago de cotizaciones

La Ley N°20.255, sobre Reforma Previsional, incorporó el siguiente artículo 22 d) a la Ley N°17.322:

"Artículo 22 d). En caso que las cotizaciones no se enteren ni declaren en el plazo establecido en el inciso primero del artículo 22 de esta ley, el empleador tendrá hasta el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de aquél, para acreditar ante la institución de previsión o de seguridad social respectiva la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones de seguridad social de sus trabajadores, debido al término o suspensión de la relación laboral que mantenían. A su vez, las instituciones de previsión o de seguridad social deberán agotar las gestiones que tengan por objeto aclarar la existencia de cotizaciones de seguridad social impagas y, en su caso, obtener el pago de aquéllas de acuerdo a las normas de carácter general que emita la Superintendencia respectiva. Transcurrido el plazo de acreditación de cese o suspensión de la relación laboral, sin que el empleador haya acreditado dicha circunstancia, se presumirá sólo para los efectos de la presente ley, que las respectivas cotizaciones están declaradas y no pagadas".

Dicho precepto establece una presunción legal, sólo para efectos de la Ley N°17.322, que las cotizaciones previsionales se encuentran declaradas y no pagadas, cuando los empleadores no han acreditado la extinción de su obligación de enterarlas, debido al término o suspensión de la relación laboral con sus trabajadores.

Cabe recordar que las Cajas de Compensación de Asignación Familiar deben recibir las cotizaciones de los empleadores en forma nominada, es decir, individualizando a los trabajadores por los cuales declaran con o sin pago de cotizaciones. Sin embargo, habida consideración a que el formulario respectivo no contiene un ítem de movimiento del personal, en el cual el empleador pueda dar cuenta de la suspensión o cese de la relación laboral de alguno de ellos, en el numeral 5.4.7.2. siguiente se instruye la forma en que los empleadores deberán consignar el movimiento del personal, que les permitirá acreditar ante la respectiva Institución de Previsión, la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones, por término o suspensión de la relación laboral.

El empleador que no realice la declaración de las cotizaciones dentro del plazo establecido en el artículo 22 de la Ley N°17.322, tiene hasta el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de aquél, para acreditar ante la respectiva C.C.A.F., la extinción de su obligación de enterar las cotizaciones previsionales de sus trabajadores, debido al término o suspensión de la relación laboral que mantenían. Esto es, si el mes de remuneraciones a considerar es, por ejemplo, agosto de 2009, el plazo del empleador vence el 30 de noviembre de 2009. Ello, debido a que el plazo para pagar las cotizaciones de agosto de 2009 es el 10 ó el 13 de septiembre de 2009, según se trate o no de declaración en forma electrónica y el último día hábil del mes subsiguiente del vencimiento de dicho plazo es el 30 de noviembre de 2009.

El empleador que no realice la declaración de las cotizaciones dentro de plazo puede acreditar el término de la relación laboral con las actas de fiscalización de la Inspección Provincial del Trabajo respectiva, carta de renuncia del trabajador, carta de aviso de término de la relación laboral timbrada ante la Inspección Provincial del Trabajo correspondiente, contrato de trabajo a plazo fijo y, si el trabajador hubiese fallecido, con el certificado de defunción. En caso de suspensión de la relación laboral, el empleador la puede acreditar con la autorización de permiso sin goce de remuneraciones o de la suspensión de común acuerdo suscrita por el empleador y el trabajador.

Asimismo, el empleador puede efectuar ante la respectiva C.C.A.F. el reconocimiento de la deuda previsional no declarada, dentro del plazo establecido para tales efectos en el artículo 22 d) de la Ley N°17.322, para lo cual dicha entidad debe definir e implementar un procedimiento de reconocimiento de la deuda previsional.

La Institución Previsional debe agotar las gestiones que tengan por objeto aclarar la existencia de cotizaciones previsionales impagas que no hayan sido declaradas y, en su caso, obtener el pago de aquéllas de acuerdo con las normas respectivas. Dentro de este proceso y, en caso que corresponda, a más tardar el último día hábil del mes siguiente a aquel en que debió presentarse la declaración de cotizaciones, la respectiva Caja de Compensación enviará al domicilio de los empleadores, carta certificada recordándoles que disponen hasta el último día hábil del mes subsiguiente a aquel en que debieron efectuar la declaración de las cotizaciones, para acreditar el término o la suspensión de la relación laboral con uno o más de sus trabajadores. La respectiva C.C.A.F. debe mantener a disposición de esta Superintendencia, por un período no inferior a cinco años, los antecedentes de respaldo del aviso escrito al empleador, en cualquier medio que permita acreditar fehacientemente su envío.

Si en el período de acreditación, el empleador aclara que se extinguió o se suspendió su obligación, no procede aplicar la sanción y si, en cambio, el empleador debió efectuar la declaración correspondiente, procede aplicar la multa establecida en el artículo 22, letra a) de la Ley N°17.322.

En el evento que el empleador tenga la obligación de pagar las cotizaciones o se le aplique la presunción de que se trata, para efectos de la aplicación de reajustes e intereses, se entiende que la deuda previsional se encuentra devengada desde el día de cierre del periodo en que se debió efectuar la declaración y no pago del mes correspondiente.

5.4.7.2 Acreditación de movimiento de personal

5.4.7.2 Acreditación de movimiento de personal

Para efectos de que el empleador pueda consignar el término o la suspensión de la relación laboral de sus trabajadores, la respectiva C.C.A.F. debe incluir en la planilla de declaración y pago y, en la planilla de declaración y no pago tres columnas: la primera, para registrar el código correspondiente a la causa del término o de suspensión de la relación laboral; la segunda, para indicar la fecha de inicio del movimiento de personal y la tercera, para consignar la fecha de término.

En la fecha de inicio se debe indicar el día, mes y año en que se produce el movimiento de personal.

En la fecha de término, cuando corresponda, se debe informar la fecha de término efectivo, aunque exceda del mes informado.

Los subsidios por incapacidad laboral y permisos sin goce de remuneraciones cuya duración exceda del mes informado, se deben indicar por una vez, en la planilla correspondiente al mes de inicio del subsidio o del permiso.

Los códigos a utilizar para informar el movimiento de personal son los siguientes.

Código

Causas

1

Término de Contrato.

2

Licencia Médica por enfermedad o accidente común.

3

Licencia Médica por enfermedad o accidente laboral.

4

Licencia Médica por reposo pre y post natal y por enfermedad grave de niño menor de un año.

5

Permiso sin goce de remuneraciones.

6

Otros (especificar).

En tanto las planillas no se hayan modificado, el empleador debe consignar el término o la suspensión de la relación laboral en un anexo que registre el nombre del trabajador afecto a algún tipo de movimiento de personal, el código correspondiente a la causa del movimiento y las fechas de inicio y de término del mismo. Este anexo debe ser presentado conjuntamente con la planilla de declaración y pago de cotizaciones.

5.4.8 INFORMACIÓN QUE PROPORCIONAR A LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO RESPECTO A COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.8 INFORMACIÓN QUE PROPORCIONAR A LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO RESPECTO A COTIZACIONES PREVISIONALES

Las Cajas de Compensación de Asignación Familiar (C.C.A.F.) deben remitir mensualmente a la Dirección del Trabajo información acerca de las cotizaciones previsionales enteradas por sus entidades empleadoras afiliadas por concepto del porcentaje que perciben sobre la remuneración imponible de un trabajador que se informó como cotizante de FONASA, para el financiamiento del régimen de subsidios por incapacidad laboral.

La Dirección del Trabajo elabora con esta información, que es solicitada a todas las instituciones que administran regímenes previsionales, un Sistema de Información que permite a todos los trabajadores consultar si sus cotizaciones previsionales han sido pagadas.

5.4.8 INFORMACIÓN QUE PROPORCIONAR A LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO RESPECTO A COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.8.1 Informe y plazo

5.4.8.1 Informe y plazo

Las C.C.A.F. deben preparar una nómina con los trabajadores que cotizaron el porcentaje que perciben las Cajas de Compensación sobre las remuneraciones imponibles en el mes que se informa, de acuerdo con el formato especificado en el Anexo N°3 Estructura registro de pago de cotización previsional C.C.A.F. para la generación de maestro pago cotizaciones que se inserta en este Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833..

La información solicitada debe ser enviada por las C.C.A.F. directamente a la Dirección del Trabajo el último día hábil de cada mes y con dos meses de retraso en relación con el mes que se informa.

5.4.8.2 Medios de transmisión de la información

5.4.8.2 Medios de transmisión de la información

Para la transmisión de la información se deben utilizar casillas FTP, dispuestas por la Dirección del Trabajo, con el fin de garantizar la seguridad que sea necesaria para la recepción oportuna e íntegra de la información.

Para efectos de la operatividad del traspaso de datos y otras situaciones informáticas que deban ser resueltas en el futuro, las C.C.A.F. deben contactarse con el Departamento de Tecnologías de la Información de la Dirección del Trabajo.

5.4.9 INFORMACIÓN QUE SE DEBE PROPORCIONAR AL FONDO NACIONAL DE SALUD (FONASA) RESPECTO DE LAS COTIZACIONES QUE RECAUDAN LAS C.C.A.F., MAL ENTERADAS EN ELLAS POR TRATARSE DE AFILIADOS A UNA ISAPRE

5.4.9 INFORMACIÓN QUE SE DEBE PROPORCIONAR AL FONDO NACIONAL DE SALUD (FONASA) RESPECTO DE LAS COTIZACIONES QUE RECAUDAN LAS C.C.A.F., MAL ENTERADAS EN ELLAS POR TRATARSE DE AFILIADOS A UNA ISAPRE

La Ley N°18.833 establece que las C.C.A.F., autorizadas para administrar el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral, perciben una parte de la cotización para salud que se descuenta de las remuneraciones imponibles de los trabajadores afiliados adscritos al FONASA. Dicha cotización se destina al financiamiento del citado régimen y para los efectos de los superávit o déficit que se producen se aplica lo establecido en el artículo 14 del D.L. N°2.062, de 1977.

Sin embargo, en la práctica, puede ocurrir que las C.C.A.F. reciban erróneamente cotizaciones para salud mal enteradas por sus empleadores afiliados, por aquellos trabajadores adscritos a una ISAPRE.

Por ello, esta Superintendencia ha establecido un procedimiento que deben seguir las C.C.A.F. para regularizar, frente a una Institución de Salud Previsional (ISAPRE), los montos enterados indebidamente por sus empleadores afiliados por concepto de cotizaciones para salud de un trabajador que se informó como cotizante de FONASA y en definitiva correspondía a un trabajador cotizante de una ISAPRE.

Referencias legales: DL 2062, artículo 14 - Ley 18.833

5.4.9 INFORMACIÓN QUE SE DEBE PROPORCIONAR AL FONDO NACIONAL DE SALUD (FONASA) RESPECTO DE LAS COTIZACIONES QUE RECAUDAN LAS C.C.A.F., MAL ENTERADAS EN ELLAS POR TRATARSE DE AFILIADOS A UNA ISAPRE

5.4.9.1 Solicitud de reembolso

5.4.9.1 Solicitud de reembolso

La ISAPRE solicitará a FONASA el reembolso del 7% de la cotización para salud, mal enterada por los empleadores en dicho organismo público, para lo cual las ISAPRES, deben ajustarse al proceso establecido según Circular IF/N° 164, de 3 de enero de 2012, de la Superintendencia de Salud.

Para realizar la devolución del 7% correspondiente a la cotización de salud, cuando un empleador ha enterado un porcentaje en FONASA y el porcentaje restante en las C.C.A.F., FONASA debe verificar que el porcentaje diferencial haya sido efectivamente enterado en una C.C.A.F.

Al efecto, para dar respuesta oportuna a las ISAPRE, el FONASA mensualmente debe realizar una consulta a las C.C.A.F, remitiendo una nómina con las cotizaciones que han sido enteradas y registradas con el porcentaje correspondiente a la cotización de salud de FONASA, a fin de que aquéllas verifiquen la recaudación de la cotización restante.

El FONASA debe realizar la consulta poniendo a disposición de las C.C.A.F., un archivo conforme al formato señalado en el Anexo N°4: Formato archivo enviado por FONASA a las C.C.A.F. para consulta sobre cotizaciones mal enteradas del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, los días 22 de cada mes o el día hábil siguiente, cuyo contenido corresponderá al proceso de recaudación de cotizaciones de salud del periodo anterior.

5.4.9.2 Medios de trasmisión de la información

5.4.9.2 Medios de trasmisión de la información

Para la transmisión de la información se deben utilizar casillas FTP, dispuestas por FONASA, con el fin de garantizar la seguridad que sea necesaria para la recepción oportuna e íntegra de la información.

FONASA, a través del Subdepartamento de Recaudación y Cobranzas, entregará el apoyo necesario a las C.C.A.F. en la utilización de las casillas FTP, a través de correo electrónico: recaudacion@fonasa.cl.

5.4.9.3 Plazo de las C.C.A.F. para proporcionar información requerida por fonasa

5.4.9.3 Plazo de las C.C.A.F. para proporcionar información requerida por fonasa

Una vez que la C.C.A.F. respectiva ha recibido el archivo de parte de FONASA, con la nómina de trabajadores consultados según el Anexo N°4: Formato archivo enviado por FONASA a las C.C.A.F. para consulta sobre cotizaciones mal enteradas del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833, ésta tendrá plazo para informar al FONASA los montos que efectivamente figuren como recaudados por concepto de cotización de salud para la Caja de Compensación del total de casos consultados, hasta el último día hábil del mes siguiente, de recibida la respectiva solicitud por parte de FONASA.

Las C.C.A.F. deben dar respuesta respecto del total de los casos consultados en la nómina entregada por FONASA, completando las columnas que se detallan en el Anexo N°5: Formato nómina enviada por C.C.A.F. a FONASA informando los montos por concepto de cotizaciones mal enteradas del Título IV del Libro V del Compendio de la Ley N°18.833.

5.4.9.4 Prohibiciones a la C.C.A.F.

5.4.9.4 Prohibiciones a la C.C.A.F.

Se prohíbe a las C.C.A.F. devolver el porcentaje mal enterado, sea a los empleadores o a las ISAPRE, siendo FONASA el encargado de la regulación de la gestión de traspaso de dicho porcentaje.

5.4.10 LÍMITE MÁXIMO IMPONIBLE DE REMUNERACIONES Y RENTAS

5.4.10 LÍMITE MÁXIMO IMPONIBLE DE REMUNERACIONES Y RENTAS

De acuerdo a lo dispuesto en el inciso primero del artículo 16 del D.L. N° 3.500, de 1980, la remuneración y renta mensual tienen un límite máximo imponible de sesenta unidades de fomento reajustadas considerando la variación del índice de remuneraciones reales determinadas por el Instituto Nacional de Estadísticas entre noviembre del año anteprecedente y noviembre del precedente, respecto del año en que comenzará a aplicarse, sin perjuicio de lo establecido en el inciso segundo del artículo 90 del mismo Decreto Ley.

El tope imponible así reajustado, comienza a regir el primer día de cada año y es determinado mediante resolución de la Superintendencia de Pensiones.

5.4.11 CONVENIOS CON INSTITUCIONES FINANCIERAS PARA PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

5.4.11 CONVENIOS CON INSTITUCIONES FINANCIERAS PARA PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES

El artículo único de la Ley N°18.220 sustituyó el artículo 5° del D.F.L. Nº115, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social por el siguiente:

"Artículo 5º .- Las instituciones de previsión podrán celebrar convenios con los bancos e instituciones financieras fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras y con las cajas de compensación, para que estas entidades reciban las declaraciones y pagos de cotizaciones, dividendos y otras sumas de dinero que a ellas se les adeude por cualquier persona natural o jurídica, y para que paguen por cuenta suya a sus beneficiarios una o más prestaciones de seguridad social.

De la misma manera, las instituciones de previsión a que se refiere el inciso precedente podrán celebrar convenios con entidades del Estado o personas jurídicas de derecho público para el pago de beneficios.".

El artículo 5°, ya citado, se encontraba reglamentado por el D.S. N° 104, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, modificado por el D.S. N° 90, de 1982, del mismo Ministerio, Reglamento que contenía normas básicas para operar en estos convenios, si bien las modalidades quedaban entregadas a la libertad de los contratantes.

La sustitución que el legislador efectuara del referido artículo 5° por el texto transcrito, permite inferir que el reglamento de aquél ha quedado tácitamente derogado.

Sin embargo, la Superintendencia de Seguridad Social instruye a las instituciones de previsión sometidas a su fiscalización en orden a que para la aplicación de lo dispuesto por el texto sustitutivo del artículo 5° del D.F.L. N°115, transcrito precedentemente, deben atenerse a todas y cada una de las disposiciones contenidas en los artículos 3° y siguientes del reglamento antes citado, entendiéndolas ampliadas a las instituciones y demás términos contenidos en la norma legal citada.

Por otra parte, de conformidad con la facultad establecida por el inciso 4° del artículo 4° del D.L. N° 49, de 1973, modificado por el artículo 5° del D.L. N° 3.536, de 1981, la Superintendencia de Seguridad Social dispone que todas las resoluciones o acuerdos sobre celebración, modificación o término de los convenios a que se refiere el artículo 5° del D.F.L. N°115, de 1979, deben ser elevados en consulta, en forma previa a su cumplimiento, en los términos establecidos en la norma legal precedentemente señalada y en el artículo 46 de la Ley N°16.395, acompañando copia de un proyecto del convenio a suscribirse y de sus antecedentes.

5.4.12 OBLIGACIÓN DE TOMAR MEDIDAS DE RESGUARDO EN LA RECAUDACIÓN PARA TERCEROS DE COTIZACIONES, DIVIDENDOS U OTRAS SUMAS DE DINEROS

5.4.12 OBLIGACIÓN DE TOMAR MEDIDAS DE RESGUARDO EN LA RECAUDACIÓN PARA TERCEROS DE COTIZACIONES, DIVIDENDOS U OTRAS SUMAS DE DINEROS

Con el propósito de velar por el debido cumplimiento de los convenios de recaudación que han suscrito las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, de conformidad al artículo 5° del D.F.L. N°115, de 1979, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, sustituido por el artículo único de la Ley N°18.220, esta Superintendencia viene en instruir a esas Instituciones, en orden a que en los procedimientos de recaudación para terceros de cotizaciones, dividendos u otras sumas de dinero, se adopten las mayores medidas de resguardo que sean posibles, con el objeto de evitar que se cometan irregularidades, ya sea por agentes internos de la institución o por terceros.

5.4.13 ANEXOS

5.4.13 ANEXOS

Anexo N°1: Nueva estructura de registro del archivo de deudas previsionales
Anexo N°2: Registro de detalles a partir del Boletín N°84
Anexo N°3: Estructura registro de pago de cotización previsional C.C.A.F. para la generación de maestro pago cotizaciones
Anexo N°4: Formato archivo enviado por FONASA a las C.C.A.F. para consulta sobre cotizaciones mal enteradas
Anexo N°5: Formato nómina enviada por C.C.A.F. a FONASA informando los montos por concepto de cotizaciones mal enteradas