La Caja debe contar con una base de datos de los eventos de pérdida por riesgo operacional. Debe tenerse en cuenta que un evento puede tener como efecto una o más pérdidas y que podrían existir recuperaciones directas o indirectas sobre las mismas, por lo cual la C.C.A.F. debe estar en capacidad de agrupar las pérdidas ocurridas por evento. La base de datos debe cumplir con los siguientes criterios:

1. Deben registrarse los eventos de pérdida originados en toda la C.C.A.F., para lo cual la entidad debe contar con políticas, procedimientos de captura, identificación y asignación de roles y responsabilidades y entrenamiento al personal que interviene en el proceso.

2. Deben registrarse de forma diferenciada cada uno de los impactos económicos y recuperaciones, tanto directas como por seguros, asociadas al evento de pérdidas. Para cada uno de ellos, se deben registrar las categorizaciones, fechas y valores que permitan su completa caracterización sin netear.

3. Debe adelantarse, en lo posible, el reconocimiento y registro por parte de la Caja sobre aquellos eventos de que se tiene conocimiento o certeza razonable que acabarán generando pérdidas por riesgo operacional en la Entidad. Esto incluye a los eventos provisionados.

4. Debe registrarse, como mínimo, la siguiente información referida al evento y a las pérdidas asociadas:

   • Código único de identificación del evento.

   • Tipo de evento de pérdida, según tipos de eventos señalados en el Anexo N°1: Tipos de evento riesgo operacional nivel I y nivel II del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

   • Línea de negocio asociada, según líneas señaladas en el Anexo N°2: Líneas de negocio genéricas para C.C.A.F. del Título I del Libro VIdel Compendio de la Ley N°18.833. Estos cuadros pueden ser actualizados por la Superintendencia. En el caso de que la C.C.A.F. cuente con líneas de negocio internas, éstas deben encontrarse mapeadas a las líneas de negocio definidas en este Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833 y sus procedimientos de asignación documentados.

   • Descripción del evento.

   • Fecha de ocurrencia o de inicio del evento.

   • Fecha de descubrimiento o toma de consciencia del evento.

   • Fecha de registro contable del evento.

   • Monto(s) bruto(s) de la(s) pérdida(s).

   • Monto total recuperado.

   • Cuenta(s) contable(s) asociadas.

   • Identificación si el evento está asociado con el riesgo de crédito.

La C.C.A.F. debe establecer y ejecutar procedimientos robustos que le permitan asegurar la conciliación de la información registrada en la Base de Pérdidas con el registro contable y que la información de pérdidas por riesgo operacional reflejada en la contabilidad se encuentre debidamente registrada en la Base de Pérdidas.

Dichos procedimientos de conciliación se deben encontrar formalizados y validados.

La C.C.A.F. debe mantener registro de las pruebas periódicas realizadas sobre la conciliación, así como los resultados obtenidos y las acciones mitigantes o correctoras desarrolladas.

La C.C.A.F. debe desarrollar de forma periódica, por lo menos una vez al año, pruebas específicas que le permitan asegurar la calidad de los datos registrados en la Base de Pérdidas, incluyendo razonabilidad de montos y fechas, así como la concentración o distribución de eventos.

Los procedimientos y el detalle de las pruebas deben estar formalizados en documentos validados.

La C.C.A.F. debe mantener registro de las pruebas periódicas realizadas sobre la calidad de los datos de la Base de Pérdidas, así como los resultados obtenidos y las acciones mitigantes o correctoras desarrolladas.

La C.C.A.F. debe mantener registro físico, a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, del expediente con los eventos en los cuales la pérdida asociada sea mayor o igual a 40 U.F., o que cumplan con las demás características indicadas en la letra d) del número 1 del Anexo N°3: Formato y diccionario de archivos planos y formulario web del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.