Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 N°2 de la Ley N°18.833, las C.C.A.F. se encuentran facultadas para administrar el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral. El artículo 27 de la citada Ley, señala que, para financiar dicho régimen, las C.C.A.F. percibirán una cotización calculada sobre las remuneraciones imponibles de los trabajadores no afiliados a una Institución de Salud Previsional, la que se deducirá de las cotizaciones para salud, para el financiamiento del citado régimen, y para los efectos de los superávit o déficit que se produzcan se aplicará lo establecido en el artículo 14 del D.L. N°2.062, de 1977. El citado artículo establece que corresponde al Fondo Nacional de Salud (FONASA) reembolsar a las C.C.A.F. los déficit producidos por la administración del régimen de subsidios por incapacidad laboral.

Por su parte, con cargo al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral, constituido conforme al artículo 21 del D.F.L. N°44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y en virtud de lo dispuesto por el artículo 1° de la Ley N°18.418, las C.C.A.F. deben pagar los subsidios por incapacidad laboral de origen común, esto es, por enfermedad que no sea profesional o accidente que no sea del trabajo, y los subsidios maternales suplementarios que corresponden al descanso pre natal suplementario, prórroga del pre natal y descanso post natal prolongado.

El artículo 28 de la Ley N°18.833 señala que las C.C.A.F. percibirán comisiones por las prestaciones que administren y que los montos de dichas comisiones serán calculados por esta Superintendencia, considerando el número de prestaciones pagadas, el de trabajadores afiliados y el promedio de trabajadores de las empresas afiliadas, debiendo considerar un mecanismo de incentivo para el control del gasto originado por las prestaciones que administren. Actualmente, dichas comisiones se determinan de acuerdo con lo instruido mediante la Resolución Conjunta N°3, de 30 de enero de 1990, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y sin número del Ministerio de Hacienda.

Para el otorgamiento de la Licencia Médica Electrónica por el Profesional habilitado, deberán aplicarse las reglas generales. En forma previa al otorgamiento de la respectiva licencia, se deberá validar la afiliación del trabajador a FONASA y se deberá validar que la C.C.A.F. a la cual se encuentra afiliado el empleador del trabajador se encuentre adscrito al Sistema de Información de Licencia Médica Electrónica.

Una vez tramitada la Licencia Médica Electrónica por parte del empleador adscrito, ésta, al mismo tiempo que es puesta a disposición de la COMPIN respectiva para su pronunciamiento, queda a disposición de la C.C.A.F. para los efectos de validar que se hayan acompañado los documentos necesarios para determinar la procedencia del beneficio y para efectuar el cálculo del Subsidio por Incapacidad Laboral. La circunstancia de que se hayan o no remitido los documentos necesarios no significa impedimento alguno para que la COMPIN respectiva pueda pronunciarse respecto de la Licencia Médica Electrónica.

Si luego del examen de la documentación remitida por el Empleador, la C.C.A.F. determina que ésta es insuficiente para determinar el derecho al beneficio de Subsidio por Incapacidad Laboral y el cálculo del mismo, podrá solicitar al empleador que acompañe otros antecedentes, devolviendo la Licencia Médica Electrónica. Esta devolución deberá constar en el Convenio de Colaboración, a efectos que dicho proceso se desarrolle de manera secuencial y coordinada.

En caso que el empleador, al momento de recepcionar la licencia médica electrónica, desconozca la calidad de trabajador dependiente del interesado o no la tramite en el plazo de que dispone para hacerlo, ésta será puesta a disposición de la COMPIN, conforme a las normas generales señaladas precedentemente. Dicha licencia también será puesta a disposición de la C.C.A.F. para el caso que el trabajador concurra ante dicha entidad, haciendo valer el derecho establecido en el artículo 64 del D.S. N°3, de 1984, del Ministerio de Salud.

Con el objeto de que la C.C.A.F. adopte las medidas necesarias que aseguren el correcto otorgamiento y cálculo de los subsidios por incapacidad laboral, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. AFILIACIÓN DE EMPRESAS
   
   La C.C.A.F., al afiliar una empresa, además de solicitar todos los antecedentes que acrediten la existencia legal de la empresa, debe verificar su existencia física, a través de una visita al domicilio de ésta y constatar que se encuentre en funcionamiento, dejando la debida constancia de la diligencia efectuada. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de empresas que operan de manera telemática, la C.C.A.F. puede implementar otros medios de verificación de la existencia física de la empresa, tales como la existencia de un sitio web institucional u otros medios de verificación de domicilio a través de empresas especializadas que presten tal servicio, contactabilidad efectiva a través de comunicaciones vía correo electrónico institucional, facultad de solicitar copias de formularios o declaraciones juradas prestadas por la empresa ante órganos del Estado, tales como la Tesorería General de la República, el Servicio de Impuestos Internos, la Dirección del Trabajo, etc.
2. VIGENCIA DE LAS EMPRESAS AFILIADAS
   
   Para asegurar que las empresas afiliadas al sistema C.C.A.F. correspondan a empresas vigentes, se utilizará la información contenida en el sistema de información de que trata el Libro VIII. Sistemas de información, informes y reportes, del Compendio de Normas que regulan las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.
3. VERIFICACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES PERTENECIENTES A FONASA
   
   La C.C.A.F. debe mantener actualizada la base de datos computacional de sus trabajadores afiliados que efectúen la cotización destinada al financiamiento del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral en las Cajas, y que en consecuencia son afiliados de FONASA. Dicha base debe contener las remuneraciones imponibles de cada trabajador, con actualizaciones mensuales y debe permitir almacenar información, a lo menos, de los últimos doce meses.
   
   Dicha base de datos computacional permitirá, por una parte, controlar que los subsidios por incapacidad laboral se otorguen sólo a trabajadores cotizantes del FONASA y que la remuneración que sirvió de base para la determinación de la citada cotización, corresponda a la utilizada para la declaración y pago de cotizaciones para pensiones y, por la otra, cotejar las remuneraciones consignadas en dicha base de datos con las informadas en las licencias médicas y liquidaciones de remuneraciones requeridas al presentar a trámite las licencias médicas.
   
   Cabe agregar que si se detectan diferencias producto del control efectuado de acuerdo con las variables mencionadas precedentemente, para el cálculo del subsidio deberán utilizarse las remuneraciones de menor valor, excluidas las remuneraciones ocasionales o que correspondan a períodos de mayor extensión que un mes tales como gratificaciones, bonificaciones o aguinaldos de Fiestas Patrias o Navidad, que no se considerarán para la determinación de la base de cálculo, debiendo la C.C.A.F., en todo caso, comunicar tales diferencias al empleador o trabajador, según corresponda, o iniciar las acciones tendientes a regularizar el pago, pudiendo solicitar informe a la Dirección del Trabajo.
4. VERIFICACIÓN DEL VÍNCULO LABORAL DEL TRABAJADOR AFILIADO Y DEL DERECHO A SUBSIDIO
   
   Con el objeto de verificar la dependencia o vínculo laboral entre el trabajador y su empleador y el cumplimiento de los requisitos para acceder al subsidio, la C.C.A.F. debe solicitar al empleador o trabajador según se trate, que conjuntamente con la presentación de cada licencia médica, se adjunten los siguientes documentos:
   • Un certificado original de las cotizaciones para pensiones de los dos meses calendario ante precedente al inicio de la respectiva licencia médica.
   • O bien, las planillas de declaración y/o pago de cotizaciones efectuadas en el Instituto de Previsión Social o en la Administradora de Fondos de Pensiones que corresponda, de los dos meses calendario ante precedente al inicio de la respectiva licencia médica, en copia simple.
   
   La C.C.A.F. puede eximir al empleador o trabajador según se trate, de la presentación de estos documentos, cuando el empleador del trabajador que presenta licencia médica efectúa habitualmente la declaración y pago de las cotizaciones previsionales mediante cualquier sistema de recaudación electrónica.
5. VERIFICACIÓN EN CASO DE COTIZACIONES DECLARADAS Y NO PAGADAS
   
   La C.C.A.F., para cada licencia médica presentada, que no sea prórroga de una anterior, debe verificar mediante su base de datos si el empleador del trabajador registra cotizaciones para el régimen SIL declaradas y no pagadas, y en caso afirmativo, antes de cursar el pago del correspondiente subsidio por incapacidad laboral, debe:
   • Verificar si el trabajador efectivamente trabajó en ese período;
   • Verificar si al trabajador se le pagaron remuneraciones por ese período;
   • Verificar si al trabajador se le efectuaron los descuentos previsionales correspondientes de sus remuneraciones imponibles en ese período.
   
   Las verificaciones anteriores deberán efectuarse a la brevedad, no pudiendo exceder el plazo de 30 días contado desde la presentación de la respectiva licencia médica con el objeto que, al cabo de dicho plazo, se determine la procedencia del pago de la licencia médica.
6. CÁLCULO DE SUBSIDIOS Y COTIZACIONES
   
   A fin de asegurar el correcto cálculo de los subsidios por incapacidad laboral y de las cotizaciones correspondientes, la C.C.A.F. debe requerir al empleador o trabajador según se trate, que conjuntamente con la presentación de cada licencia médica, se adjunten las liquidaciones de remuneraciones del trabajador de los tres meses calendario más próximos anteriores al inicio de la respectiva licencia médica, en copias simples.
   
   En base a la información contenida en las liquidaciones de remuneraciones señaladas, la C.C.A.F. determinará las remuneraciones imponibles y excluirá aquellas remuneraciones ocasionales o que correspondan a períodos de mayor extensión que un mes, conforme a lo establecido en el artículo 10° del D.F.L. N°44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que dispone que dichas remuneraciones no se deben considerar en la base de cálculo de un subsidio por incapacidad laboral.
   
   Cuando la información de las liquidaciones de remuneraciones sea insuficiente para determinar la naturaleza de las remuneraciones del afiliado, las Cajas deberán requerir el respectivo contrato de trabajo.

En el caso que el porcentaje de cotización que recauda la C.C.A.F. experimente una modificación, la C.C.A.F. debe aplicar el siguiente procedimiento:

1. Adoptar las medidas necesarias para asegurar la correcta implementación operativa de la modificación en la tasa de cotización.
2. Informar oportunamente a sus empleadores afiliados la nueva redistribución de la cotización del 7% para salud, señalando a partir de cuándo debe comenzar a aplicarse.
3. La C.C.A.F. debe adecuar sus sistemas operacionales a fin de incorporar el cambio de tasa.
4. En el caso de la recaudación por planillas de declaración y/o pago de cotizaciones previsionales, la C.C.A.F. debe implementar los cambios pertinentes en estos formularios, de manera que se adecuen a los porcentajes modificados.
5. Se deberá tener presente que las planillas de cotizaciones declaradas y no pagadas con anterioridad a la entrada en vigencia de la modificación de la tasa, deberán enterarse de acuerdo a la tasa de cotización vigente según el periodo del mes de remuneración de que se trate.
6. Tratándose de pagos de cotizaciones previsionales para salud asociadas a subsidios devengados cuyos periodos de renta involucren días anteriores y posteriores a la fecha de entrada en vigencia de la modificación, éstos deben calcularse de acuerdo con la tasa vigente en cada período.
7. La C.C.A.F. debe considerar que, si un empleador ha enterado el 7% de las cotizaciones previsionales para salud, no corresponde considerarlo como deudor previsional por haber enterado de manera errónea la distribución de este porcentaje entre las C.C.A.F. y FONASA. No obstante, la Caja debe implementar mecanismos de información a las entidades empleadoras con el fin que al mes siguiente dicho error sea corregido.
8. Si como resultado de la liquidación mensual de los ingresos de los recursos financieros y los egresos por pago de subsidios y cotizaciones previsionales originados por licencias médicas se generara un excedente de recursos, éstos deben ser enterados a FONASA, previa determinación del monto del excedente por parte de esta Superintendencia. Para tales efectos la C.C.A.F. debe transferir dichos excedentes a la cuenta corriente del Banco Scotiabank N°990000644, del Fondo Nacional de Salud, RUT 61.603.000-0. Del mismo modo, en caso de que se genere un déficit de recursos, éstos deberán ser reembolsados por parte de FONASA a cada C.C.A.F.
9. Las C.C.A.F. deben establecer coordinadamente con FONASA un procedimiento que permita efectuar mensualmente la verificación de la correcta distribución de las cotizaciones previsionales enteradas por los empleadores a través de algún servicio de declaración y pago de cotizaciones previsionales y/o en forma directa tanto en las C.C.A.F como en FONASA.
10. Las C.C.A.F. deben adoptar las medidas pertinentes para autorizar a las entidades que presten servicios de declaración y pago de cotizaciones previsionales la entrega de la información detallada de la recaudación mensual a FONASA, a fin de que estos Organismos regularicen las transferencias de fondos por las diferencias detectadas en las C.C.A.F., según corresponda, en el marco de la nueva redistribución de la cotización para salud. En caso que estas diferencias en la tasa de cotización de periodos anteriores, sean a favor de las C.C.A.F., éstas deberán depositarse sólo en la cuenta corriente exclusiva de pago de subsidios a que se refiere el numeral 3.5 de este Título.
11. La C.C.A.F., en caso que corresponda, debe informar a través del Archivo Plano N°5 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", del Título II del Libro VII, denominado "Ingresos por cotización recaudada correspondiente a diferencias de periodos anteriores", los montos transferidos por FONASA con motivo de las diferencias a favor detectadas en la tasa de recaudación enterada por los empleadores.

1. De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del artículo 155 del D.F.L. N°1, de 2006, del Ministerio de Salud, el derecho de los trabajadores a impetrar el cobro del subsidio prescribe en el plazo de seis meses, contado desde el término de la respectiva licencia. Lo anterior implica que el trabajador tiene un plazo de seis meses para solicitar y cobrar el beneficio, entendiéndose por cobrar, ya sea el retiro en dinero en efectivo, el depósito electrónico o el retiro del cheque, que constituye una orden escrita de pago, dentro del plazo señalado.
   
   En el caso de las licencias sin solución de continuidad o sin interrupciones y por el mismo diagnóstico, este plazo debe contarse desde la fecha de término de la última de las licencias concedida.
2. Por su parte, el artículo 155 del Decreto con Fuerza de Ley N°1, de 2006, del Ministerio de Salud, establece que los servicios públicos e instituciones empleadoras del sector público, deben solicitar los reembolsos que deban efectuar los Servicios de Salud, con motivo de los períodos de incapacidad laboral de los trabajadores de dichas entidades, en el mismo plazo que indica el inciso segundo de ese precepto, esto es, dentro de seis meses desde el término de la respectiva licencia.
   
   Efectivamente, los organismos estatales pueden ejercer la facultad conferida en distintos cuerpos legales para requerir de los Servicios de Salud - alusión que debe entenderse referida a las Secretarías Regionales Ministeriales de Salud - las correspondientes devoluciones por concepto de licencias médicas de sus trabajadores, en un plazo de seis meses desde que finalizó el período por el cual se otorgó dicha licencia.
3. En tanto, conforme a la reiterada jurisprudencia de la Contraloría General de la República, las solicitudes de reembolsos que se dirijan a las Instituciones de Salud Previsional (ISAPRES) o Cajas de Compensación de Asignación Familiar, por no estar mencionadas expresamente en el inciso tercero del artículo 155 precitado, se rigen por la prescripción general de cinco años establecida en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil (aplica dictámenes N°s. 56.915 de 2009, 2.559 de 2014, 33.267 de 2019 y E23880 de 2020). Por lo tanto, las solicitudes y los cobros que puedan realizar las Municipalidades, Corporaciones Municipales y entidades empleadoras del sector privado, a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, se encuentran afectos a la prescripción general de cinco años establecida en los artículos 2.514 y 2.515 del Código Civil.
   
   En virtud de lo anterior, las C.C.A.F. no deben pagar subsidios o efectuar reembolsos de los mismos cuando el plazo para cobrarlo se encuentre vencido, conforme a lo señalado precedentemente. Si de todas formas la C.C.A.F. efectúa el pago o reembolsa el subsidio, no podrá incluirlo como gasto en la información financiera por no ser de cargo del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral.
   
   En este sentido, las entidades pagadoras de subsidio por incapacidad laboral deben considerar determinadas situaciones para no aplicar la prescripción del derecho a cobro y proceder sin más trámite al pago al beneficiario, de acuerdo a lo indicado en el numeral 9 del Título I de este Libro.

Las C.C.A.F. se encuentran obligadas, según lo dispuesto en el artículo 2° de la Ley N°17.322 y en el N°10 del artículo 53 de la Ley N°18.833, a seguir las acciones tendientes al cobro judicial de las cotizaciones adeudadas y sus reajustes e intereses.

Conforme a lo anterior y previo a la cobranza judicial, las C.C.A.F. deberán iniciar el proceso de cobranza prejudicial a más tardar al mes siguiente a aquel en que el empleador debía enterar la cotización correspondiente.

Para ello, las C.C.A.F. deben confeccionar y mantener actualizado un listado con los empleadores morosos que mantienen cotizaciones impagas y determinar el monto a que asciende la deuda histórica, más reajustes, intereses y multas correspondientes, al cual debe incorporarse toda la información respecto de las gestiones de cobranza que realice la C.C.A.F. y sus resultados.

La cobranza judicial debe iniciarse no más allá del sexto mes de morosidad. En todo caso, tratándose de deudas inferiores a 20 Unidades de Fomento, las C.C.A.F. sólo están obligadas a realizar cobranza extrajudicial.

Cabe hacer presente que para efectos de determinar el monto de 20 Unidades de Fomento, las C.C.A.F. deben tener en cuenta las deudas de crédito social y por concepto de cotización del Régimen de Salud.

Por otra parte, cabe mencionar que conforme a las instrucciones contenidas en el numeral 5.4.4 del Libro V del Compendio de Normas que regulan a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, dichas instituciones deben informar trimestralmente a la Dirección del Trabajo las deudas previsionales vigentes de empleadores que tengan más de 4 meses de antigüedad, originadas por cotizaciones impagas del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral.

Las Instituciones de Previsión deben mantener archivados por al menos 5 años, contados desde la fecha de término de la respectiva licencia médica, los documentos que respalden el pago de subsidios de las licencias médicas de origen común y maternal suplementario, con sus respectivas autorizaciones, tales como: formulario de licencia médica, liquidaciones de remuneraciones, certificados de afiliación y/o cotización de las AFP, certificados médicos, contratos y/o finiquitos de trabajo, cartas a empleadores y constancias de la Inspección del Trabajo. Para tal efecto, deberá tenerse presente que las prórrogas de licencias médicas se consideran como una sola.

Del mismo modo, deberán adoptar las medidas para el debido resguardo de las autorizaciones para el pago de los subsidios y de los reembolsos a Municipalidades, Corporaciones Municipales y entidades empleadoras del sector privado mediante transferencias electrónicas o depósitos en cuentas corrientes, a la vista o de ahorro, durante todo el período de vigencia y hasta 5 años después de expirada su vigencia.

En relación con lo anterior, esta Superintendencia, en virtud de las atribuciones que le otorga el artículo 2° del D.L. N°2.412, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, autoriza a las entidades pagadoras de subsidios a microfilmar, reproducir electromagnéticamente o digitalizar la documentación señalada entregada a su custodia, y a destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados, reproducidos o digitalizados, previa autorización del Secretario General de la respectiva Institución, o quien haga sus veces.

Se deberá tener en especial consideración, que la presente autorización incluye la obligación de las instituciones que se acojan al procedimiento de eliminación de los aludidos documentos, de adoptar los resguardos necesarios para que los documentos microfilmados o digitalizados sean mantenidos en un lugar seguro, debidamente respaldados y resguardados de riesgos de incendio, inundación, robo o hurto, a fin de velar por la integridad y conservación de la información.

En cuanto a las planillas de pago de cotizaciones previsionales, correspondientes a los períodos de incapacidad laboral, deberán mantenerlas permanentemente y sólo podrán ser eliminadas después de 5 años, o bien cuando éstas hayan sido previamente microfilmadas o digitalizadas, de acuerdo con el procedimiento señalado en este punto.

Por otra parte, en cuanto a la recaudación de la cotización destinada al financiamiento del Subsidio por Incapacidad Laboral, se deberá mantener por el lapso de 5 años las planillas de cotizaciones declaradas y pagadas por las entidades afiliadas a ordenadas por período (mes al que corresponde), o en su defecto, cada Institución de Previsión, podrá emplear un sistema diferente al propuesto, en la medida que éste asegure una respuesta oportuna a eventuales requerimientos de antecedentes por parte de esta Superintendencia. Todo ello sin perjuicio de la autorización a microfilmar o digitalizar a que se ha hecho referencia.