Con el objeto de que la C.C.A.F. adopte las medidas necesarias que aseguren el correcto otorgamiento y cálculo de los subsidios por incapacidad laboral, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. AFILIACIÓN DE EMPRESAS
   
   La C.C.A.F., al afiliar una empresa, además de solicitar todos los antecedentes que acrediten la existencia legal de la empresa, debe verificar su existencia física, a través de una visita al domicilio de ésta y constatar que se encuentre en funcionamiento, dejando la debida constancia de la diligencia efectuada. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de empresas que operan de manera telemática, la C.C.A.F. puede implementar otros medios de verificación de la existencia física de la empresa, tales como la existencia de un sitio web institucional u otros medios de verificación de domicilio a través de empresas especializadas que presten tal servicio, contactabilidad efectiva a través de comunicaciones vía correo electrónico institucional, facultad de solicitar copias de formularios o declaraciones juradas prestadas por la empresa ante órganos del Estado, tales como la Tesorería General de la República, el Servicio de Impuestos Internos, la Dirección del Trabajo, etc.
2. VIGENCIA DE LAS EMPRESAS AFILIADAS
   
   Para asegurar que las empresas afiliadas al sistema C.C.A.F. correspondan a empresas vigentes, se utilizará la información contenida en el sistema de información de que trata el Libro VIII. Sistemas de información, informes y reportes, del Compendio de Normas que regulan las Cajas de Compensación de Asignación Familiar.
3. VERIFICACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES PERTENECIENTES A FONASA
   
   La C.C.A.F. debe mantener actualizada la base de datos computacional de sus trabajadores afiliados que efectúen la cotización destinada al financiamiento del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral en las Cajas, y que en consecuencia son afiliados de FONASA. Dicha base debe contener las remuneraciones imponibles de cada trabajador, con actualizaciones mensuales y debe permitir almacenar información, a lo menos, de los últimos doce meses.
   
   Dicha base de datos computacional permitirá, por una parte, controlar que los subsidios por incapacidad laboral se otorguen sólo a trabajadores cotizantes del FONASA y que la remuneración que sirvió de base para la determinación de la citada cotización, corresponda a la utilizada para la declaración y pago de cotizaciones para pensiones y, por la otra, cotejar las remuneraciones consignadas en dicha base de datos con las informadas en las licencias médicas y liquidaciones de remuneraciones requeridas al presentar a trámite las licencias médicas.
   
   Cabe agregar que si se detectan diferencias producto del control efectuado de acuerdo con las variables mencionadas precedentemente, para el cálculo del subsidio deberán utilizarse las remuneraciones de menor valor, excluidas las remuneraciones ocasionales o que correspondan a períodos de mayor extensión que un mes tales como gratificaciones, bonificaciones o aguinaldos de Fiestas Patrias o Navidad, que no se considerarán para la determinación de la base de cálculo, debiendo la C.C.A.F., en todo caso, comunicar tales diferencias al empleador o trabajador, según corresponda, o iniciar las acciones tendientes a regularizar el pago, pudiendo solicitar informe a la Dirección del Trabajo.
4. VERIFICACIÓN DEL VÍNCULO LABORAL DEL TRABAJADOR AFILIADO Y DEL DERECHO A SUBSIDIO
   
   Con el objeto de verificar la dependencia o vínculo laboral entre el trabajador y su empleador y el cumplimiento de los requisitos para acceder al subsidio, la C.C.A.F. debe solicitar al empleador o trabajador según se trate, que conjuntamente con la presentación de cada licencia médica, se adjunten los siguientes documentos:
   • Un certificado original de las cotizaciones para pensiones de los dos meses calendario ante precedente al inicio de la respectiva licencia médica.
   • O bien, las planillas de declaración y/o pago de cotizaciones efectuadas en el Instituto de Previsión Social o en la Administradora de Fondos de Pensiones que corresponda, de los dos meses calendario ante precedente al inicio de la respectiva licencia médica, en copia simple.
   
   La C.C.A.F. puede eximir al empleador o trabajador según se trate, de la presentación de estos documentos, cuando el empleador del trabajador que presenta licencia médica efectúa habitualmente la declaración y pago de las cotizaciones previsionales mediante cualquier sistema de recaudación electrónica.
5. VERIFICACIÓN EN CASO DE COTIZACIONES DECLARADAS Y NO PAGADAS
   
   La C.C.A.F., para cada licencia médica presentada, que no sea prórroga de una anterior, debe verificar mediante su base de datos si el empleador del trabajador registra cotizaciones para el régimen SIL declaradas y no pagadas, y en caso afirmativo, antes de cursar el pago del correspondiente subsidio por incapacidad laboral, debe:
   • Verificar si el trabajador efectivamente trabajó en ese período;
   • Verificar si al trabajador se le pagaron remuneraciones por ese período;
   • Verificar si al trabajador se le efectuaron los descuentos previsionales correspondientes de sus remuneraciones imponibles en ese período.
   
   Las verificaciones anteriores deberán efectuarse a la brevedad, no pudiendo exceder el plazo de 30 días contado desde la presentación de la respectiva licencia médica con el objeto que, al cabo de dicho plazo, se determine la procedencia del pago de la licencia médica.
6. CÁLCULO DE SUBSIDIOS Y COTIZACIONES
   
   A fin de asegurar el correcto cálculo de los subsidios por incapacidad laboral y de las cotizaciones correspondientes, la C.C.A.F. debe requerir al empleador o trabajador según se trate, que conjuntamente con la presentación de cada licencia médica, se adjunten las liquidaciones de remuneraciones del trabajador de los tres meses calendario más próximos anteriores al inicio de la respectiva licencia médica, en copias simples.
   
   En base a la información contenida en las liquidaciones de remuneraciones señaladas, la C.C.A.F. determinará las remuneraciones imponibles y excluirá aquellas remuneraciones ocasionales o que correspondan a períodos de mayor extensión que un mes, conforme a lo establecido en el artículo 10° del D.F.L. N°44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que dispone que dichas remuneraciones no se deben considerar en la base de cálculo de un subsidio por incapacidad laboral.
   
   Cuando la información de las liquidaciones de remuneraciones sea insuficiente para determinar la naturaleza de las remuneraciones del afiliado, las Cajas deberán requerir el respectivo contrato de trabajo.