Compendio de Normas sobre Licencias Médicas, Subsidios por Incapacidad Laboral y Seguro SANNA

En conformidad a lo dispuesto por el D.F.L. N°150, de 1982, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, mediante decreto supremo de dicho Ministerio, con la firma del Ministro de Hacienda, se fija anualmente el marco presupuestario del Programa del Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía (F.U.P.F. y S.C.), con cargo al cual se financian los subsidios maternales.

Por tanto, las instituciones pagadoras de subsidios por reposo maternal y permiso por enfermedad grave del niño menor de un año deben ajustarse al presupuesto que en el citado decreto se les fije, vale decir, no pueden excederse de la cantidad máxima anual de aporte fiscal que en el anexo del referido decreto se les fije cada año. Lo anterior, sin perjuicio de las modificaciones que pueda experimentar durante el mismo año el Programa del Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, respecto de los montos asignados originalmente.

Conforme a lo anterior, una vez aprobado el Programa del Fondo Único para el respectivo año, esta Superintendencia comunicará formalmente el aporte fiscal anual para el pago de los subsidios maternales y la provisión mensual asignados a cada Entidad. Sin perjuicio de lo anterior, dichos montos podrán ser modificados por la Superintendencia en el transcurso del año, en consideración al gasto en subsidios maternales y sus cotizaciones, informadas mensualmente a esta Superintendencia por las diferentes entidades pagadoras de subsidios.

Las entidades pagadoras de subsidios maternales deben tener una cuenta corriente exclusiva en el Banco del Estado de Chile, denominada "BancoEstado-Sistema de Subsidios Maternales" para que el Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía deposite en ellas los recursos financieros asignados a cada entidad en el Presupuesto y Programa del Fondo. Dicha cuenta corriente no tiene costo para la entidad y debe ser utilizada sólo para el fin indicado, debiendo traspasarse luego los recursos recibidos a las cuentas corrientes de la entidad, destinadas al pago de los referidos subsidios.

Con el objeto de asegurar que los recursos traspasados por el Fondo se destinen exclusivamente a los fines para los cuales ellos han sido transferidos, las entidades pagadoras de subsidios maternales deben manejar dichos recursos a través de una o más cuentas corrientes que se utilicen sólo para tales efectos, de manera que el pago de los beneficios debe hacerse directamente con cargo a estas últimas cuentas. Dichas cuentas corrientes pueden ser abiertas en cualquier banco comercial de la plaza en que se encuentre ubicada la casa matriz de la respectiva entidad pagadora de subsidios.

Las cuentas corrientes a que se refiere el párrafo anterior deben ser diferentes a las que las citadas entidades tengan abiertas en el Banco del Estado de Chile (cuenta BancoEstado - Sistema de Subsidios Maternales para el traspaso de recursos desde el Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía), y deben destinarse exclusivamente al pago de los subsidios por reposo pre y post natal, por permiso por enfermedad grave del niño menor de un año y al subsidio para trabajadoras sin contrato de trabajo vigente del artículo 3° de la Ley N°20.545, y sus correspondientes cotizaciones.

De esta forma, los recursos fiscales serán traspasados a la cuenta corriente que tenga cada entidad en el Banco del Estado de Chile para tales efectos, y luego cada entidad traspasará dichos recursos a la o las cuentas corrientes que hayan abierto para el manejo exclusivo de los recursos fiscales traspasados para el pago de los subsidios maternales y sus cotizaciones.

Los eventuales costos de mantención u operación de estas últimas cuentas corrientes serán de cargo de las entidades pagadoras, las que deberán reintegrar a éstas, dentro del mes en que se haga el cargo respectivo, las sumas que el Banco hubiere cargado en ellas por dichos conceptos.

Los giradores de las referidas cuentas corrientes deberán ser los mismos giradores de la cuenta corriente que las entidades tienen abiertas en el Banco del Estado de Chile para el traspaso de los recursos fiscales, debiendo, por tanto, tener la respectiva póliza de fianza, de acuerdo a las instrucciones de la Circular N°1.740, de 1999, de la Superintendencia de Seguridad Social.

Cada vez que se abra o cierre una cuenta corriente exclusiva, la entidad deberá informar a esta Superintendencia el número de la cuenta y el nombre del Banco a que corresponda.

Las entidades deben llevar registros contables separados de los movimientos de ingresos y egresos correspondientes al Sistema de Subsidios Maternales, los cuales se deben contabilizar usando cuentas o subcuentas separadas considerando, a lo menos, los ítems que aparecen en el Informe Financiero de dicho Sistema.

Al respecto, las entidades deben informar a esta Superintendencia, el nombre y codificación de las cuentas o subcuentas contables que digan relación con la administración del Sistema de Subsidios Maternales. Además, deben tener en todo momento a disposición de este Organismo Fiscalizador los registros contables al día y el análisis del saldo de las citadas cuentas al último día de cada mes. En el evento que dichas cuentas o subcuentas sean modificadas, tal hecho deberá ser informado de inmediato mediante carta u oficio a esta Superintendencia.

En relación con las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes que las entidades pagadoras disponen para el pago de los subsidios maternales, éstas deberán estar al día y a disposición de esta Superintendencia ante cualquier requerimiento.

1. TRANSFERENCIA DE LAS PROVISIONES
   
   El día 5 de cada mes o el primer día hábil siguiente si éste fuese sábado, domingo o festivo, la Superintendencia de Seguridad Social, con cargo al Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, traspasará electrónicamente desde la cuenta corriente del Banco del Estado de Chile - Sistema de Subsidios Maternales, a las cuentas corrientes que las entidades pagadoras de subsidios tienen para tales efectos en el mencionado Banco, las provisiones para el pago de los subsidios y sus cotizaciones. El monto que en dicha oportunidad se traspase a cada Entidad estará formado por dos provisiones: una para el pago de los subsidios líquidos del mes y la otra para el pago de las cotizaciones de los subsidios del mes anterior, que deben enterarse en las entidades previsionales dentro de los 10 primeros días del mes, plazo que se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente si dicho plazo expira un sábado, domingo o festivo. En el caso del pago que se efectúa a través de un medio electrónico, el plazo vence el día 13 de cada mes, aún cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo.
   
   Será obligación de cada entidad verificar que la correspondiente provisión se encuentre depositada en la cuenta corriente que para tal efecto mantiene en el Banco del Estado de Chile.
   
   Una vez recibidos los recursos, las entidades deberán ingresar en este Organismo, en un plazo máximo de 5 días hábiles, la copia del comprobante de ingreso contable que confeccionan para el registro de los recursos traspasados por el Fondo Único, debidamente firmado por los funcionarios responsables de él. El plazo indicado será de ocho días hábiles para las instituciones de fuera de Santiago.
   
   A más tardar el día 17 de cada mes o el día hábil siguiente si éste fuese sábado, domingo o festivo, las entidades pagadoras de subsidios podrán solicitar a esta Superintendencia una provisión complementaria, si de acuerdo con sus programaciones de pago de subsidios del mes, determinan que las provisiones transferidas por esta Superintendencia el día 5 resultaron insuficientes para pagar los subsidios del mes correspondiente y las cotizaciones de los subsidios del mes anterior. Dicha solicitud deberá venir firmada por el Gerente o Encargado de Finanzas y acompañada con un detalle diario del calendario de pago de subsidios y cotizaciones del mes, que contengan a lo menos, los montos de subsidios y cotizaciones ya pagados y los montos de los subsidios programados a pago.
   
   La Superintendencia analizará la información y, de ser pertinente, traspasará las provisiones complementarias en el curso del mismo mes.
2. REQUISITOS PARA LA TRANSFERENCIA DE RECURSOS
   
   Para efectuar las provisiones, así como de los eventuales déficit, es condición indispensable que las entidades tengan a lo menos dos responsables con autorización vigente para administrar los recursos fiscales que les traspasa el Fondo Único, y que las primas de las respectivas pólizas de fidelidad funcionarias estén con sus pagos al día. Asimismo, es necesario que las entidades hayan dado debido cumplimiento a la entrega de la información financiera, con las correspondientes nóminas de respaldo, que se solicitan en el Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" del Título I del Libro VII.

1. Depósito de Excedente
   
   Si los gastos en subsidios y cotizaciones resultaren menores que la provisión transferida en el mismo mes, el excedente producido deberá ser reintegrado al Fondo Único, depositándolo en la cuenta corriente habilitada para tales efectos del Banco del Estado de Chile, del Sistema de Subsidios Maternales.
   
   El depósito del excedente podrá efectuarse también a través de una transferencia electrónica a la cuenta corriente habilitada con dicho fin.
   
   La fecha límite para depositar el excedente informado en el mes, será el día 11 del mes siguiente al que se informa. En el caso que el día 11 fuese sábado, domingo o festivo, el plazo expirará el primer día hábil siguiente.
   
   En el mismo plazo indicado en este punto, cada Entidad deberá enviar a esta Superintendencia el formulario Orden de Depósito del Anexo N°7 "Orden de depósito", del Título I del Libro VII, y copia del comprobante de depósito o traspaso electrónico, según sea el caso, para acreditar el depósito del excedente del mes informado.
   
   En el mismo plazo indicado en este punto, cada entidad debe enviar a esta Superintendencia, a través del citado correo, copia del comprobante de depósito.
   
2. DÉFICIT
   
   En el evento que en el mes informado se genere un déficit, esta Superintendencia procederá, previa validación de los antecedentes remitidos, a traspasar el monto que corresponda a la cuenta corriente que esa Entidad mantiene en el Banco del Estado de Chile para tales efectos, el que será informado mediante correo electrónico. Por lo anterior, se requiere que cada entidad mantenga actualizada en esta Superintendencia el nombre de la persona responsable a la que se le debe enviar la citada información y la dirección del correo electrónico. Ante cualquier cambio de ello, debe informarse al correo electrónico subsidios_maternales@suseso.cl.

El pago de los subsidios maternales y el reembolso a los empleadores de subsidios y cotizaciones, sólo se podrán ejecutar con cargo a las cuentas corrientes exclusivas.

1. PAGO DE SUBSIDIOS
   
   Las entidades deberán pagar a los beneficiarios los subsidios maternales mediante el pago directo a éstos, a través de cheques u órdenes de pago nominativos a nombre del beneficiario o por medio de depósitos en las cuentas corrientes, de ahorro o a la vista de los respectivos beneficiarios en caso que éstos así lo soliciten. Los depósitos sólo podrán efectuarse con un cheque nominativo o a través de transferencias electrónicas de recursos.
   
   Se entenderá por "Orden de Pago", aquella instancia en la cual la entidad pagadora de subsidios maternales conviene con una institución bancaria el pago de éstos a los beneficiarios. La vigencia será de 60 días, contados desde la fecha en que queda disponible en el banco el dinero para su retiro, y no será extensiva a los reembolsos de subsidios a los empleadores del sector público y privado. El convenio antes citado, debe contemplar a lo menos la información requerida en el archivo plano N°2 del Anexo N°2 "Nóminas de respaldo", del Título I del Libro VII, respecto tanto de la identificación del beneficiario como de la transferencia de fondos.
   
   En caso que el beneficiario opte porque el subsidio le sea pagado a través de un depósito en cualquiera de las modalidades señaladas, la Entidad deberá obtener del trabajador una autorización firmada por él en tal sentido, en la que se indiquen los nombres, apellidos y run del subsidiado, la fecha de la autorización, el número y tipo de cuenta en la cual autoriza el depósito de los subsidios, el nombre del banco a que corresponde la cuenta y la dirección del correo electrónico del subsidiado, si lo tuviere. Para ello, las entidades deberán diseñar y poner a disposición de los beneficiarios, un formato de "Autorización de pago del subsidio a través de depósito en cuentas bancarias corrientes, a la vista o de ahorro", a fin de que éstos lo adjunten a las respectivas licencias médicas.
   
   La vigencia de dicha autorización de pago tendrá un plazo de duración de 18 meses, contado desde el inicio de la licencia por reposo prenatal.
   
   Será responsabilidad de la Subsecretaría de Salud Pública, de las Instituciones de Salud Previsional y de las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, comunicar oportunamente a los respectivos beneficiarios la utilización de estas modalidades de pago autorizadas en los casos que decidan adoptarlas.
   
   Las entidades pagadoras de subsidios no podrán utilizar una modalidad de pago diferente a las indicadas para pagar los subsidios correspondientes al Sistema de Subsidios Maternales y deberán mantener los documentos que acrediten el retiro del cheque por el beneficiario, la rendición de las órdenes de pago emitidas por la institución bancaria o el depósito del subsidio en la cuenta de éste, según corresponda.
   
2. REEMBOLSO A EMPLEADORES
   
   Tratándose de los subsidios y cotizaciones a reembolsar a las entidades del sector público y municipal, o de los subsidios a reembolsar a entidades empleadoras del sector privado que tengan un convenio para el pago directo de dicho beneficio a sus trabajadores, las entidades pagadoras de subsidios deberán efectuar el pago correspondiente dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación de cobro respectiva, utilizando las modalidades de pago dispuestas en el literal A) precedente, con excepción de la Orden de Pago.
   
   Al respecto, cabe tener presente que las entidades pagadoras de subsidios no deben emitir cheques ni efectuar depósitos con anterioridad a la recepción de la solicitud de cobro por parte del empleador.
   
   Los reembolsos a empleadores que comprendan subsidios de uno o más trabajadores, por los que se emita un solo cheque o se efectúe un solo depósito por el conjunto de beneficios pagados, deben estar respaldados con una nómina en que se indique el número y fecha del cheque extendido (que debe ser nominativo a nombre de la entidad empleadora) o el número y fecha de la transacción efectuada a la cuenta de la entidad empleadora, y se identifique a cada beneficiario con su RUT, nombres y apellidos y se señale el monto del subsidio pagado a cada uno de ellos y de las cotizaciones en los casos que corresponda.
   
   En todo caso, las entidades pagadoras de subsidios también deberán obtener de las entidades empleadoras una autorización para el depósito en cuenta bancaria de los respectivos reembolsos, firmada por el representante legal de la empresa o servicio público correspondiente, o de quien éstos designen, en la que conste el nombre y RUT de la entidad empleadora, la fecha de la autorización, el número de la cuenta corriente en la cual autorizan el depósito de los reembolsos, el nombre del banco al que ésta corresponde y la dirección del correo electrónico al que se le comunicará que el depósito está efectuado, cuando se pague a través de transferencias electrónicas.
   
   Dado que los empleadores solicitarán reembolsos en forma habitual, las autorizaciones podrán ser permanentes, debiendo las entidades pagadoras de subsidios conformar una base de datos de cuentas corrientes de empleadores.

Es necesario tener presente que el texto vigente del artículo 22 del DFL N°44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, y el artículo 17 del D.L. N°3.500, de 1980, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, exigen cotizar durante los períodos de incapacidad laboral, lo que incluye los tres primeros días de licencia, aún cuando éstos constituyen un período de carencia del subsidio.

Cabe señalar que el artículo 19 del D.L. N°3.500, dispone que las entidades pagadoras de subsidios deben declarar y pagar las cotizaciones dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que se autorizó la licencia médica, o al día siguiente hábil, si el último es sábado, domingo o festivo.

Como el subsidio por incapacidad laboral se devenga diariamente, la entidad pagadora deberá efectuar las cotizaciones dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a cada período mensual de pago de subsidios, o al siguiente día hábil, en su caso. En aquellos casos en que el pago se efectúa a través de un medio electrónico, el plazo vence el día 13 de cada mes, aún cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo. Estos mismos plazos son aplicables para aquellos trabajadores afiliados al Antiguo Sistema de Pensiones.

Por otra parte, debe considerarse que las entidades pagadoras de subsidios por incapacidad laboral deben, cuando corresponda, descontar de los subsidios maternales la cotización del seguro de cesantía de la Ley N°19.728 que es de cargo del trabajador y enterar la misma en la Sociedad Administradora Fondos de Cesantía, AFC Chile S.A. Al respecto, cabe señalar que la citada cotización es equivalente al 0,6% de la remuneración imponible para el seguro de cesantía, correspondiente al mes anterior a aquel en que se haya iniciado la licencia médica o en su defecto la estipulada en el respectivo contrato de trabajo.

Dado que esta cotización se descuenta del subsidio, no debe incluirse dentro de las cotizaciones que debe reembolsar el Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía.

Cabe hacer presente que de acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del artículo 155 del D.F.L. N°1, de 2006, del Ministerio de Salud, el derecho de los trabajadores a impetrar el cobro del subsidio prescribe en seis meses contados desde el término de la respectiva licencia.

Conforme, a lo señalado en el numeral 8 del Título I del Libro III, en el caso de las licencias por maternidad, tal plazo debe contarse desde la fecha de término de la última de las licencias concedidas sin interrupciones y de origen maternal.

En todo caso, si caduca en poder de la trabajadora o trabajador un cheque de pago de subsidio que fue retirado dentro del plazo señalado, puede ser revalidado, siempre que no haya operado la prescripción extintiva de 5 años, contemplada en el artículo 2514 del Código Civil, contados desde que la obligación en materia se hizo exigible.

De acuerdo con lo dispuesto en el inciso tercero del citado artículo 155 del referido D.F.L. N°1, de 2006, el derecho de los servicios públicos e instituciones empleadoras, a solicitar los pagos y devoluciones que deben efectuar la Subsecretaría de Salud Pública y las Cajas de Compensación de Asignación Familiar prescribe en el mismo plazo de seis meses. Al respecto, el plazo señalado rige solamente para solicitar el reembolso a las citadas entidades, rigiendo el plazo de cinco años que establece el Código Civil para cobrar materialmente el subsidio.

Si la entidad pagadora del subsidio es una Isapre, los servicios públicos e instituciones empleadoras disponen de un plazo de cinco años para solicitar y cobrar materialmente el subsidio.

En consecuencia, las entidades pagadoras de subsidios no deben pagar subsidios o efectuar reembolso de los mismos cuando el plazo para cobrarlo se encuentra vencido. Si de todas formas la entidad pagadora efectúa el pago o reembolsa el subsidio, no podrá cobrarlo al Fondo Único.

Las entidades pagadoras de subsidios deben mantener las licencias médicas archivadas por el período de al menos 5 años, contado desde la fecha de término de las mismas, así como los documentos que respaldan el pago de subsidios originados en las licencias médicas por reposo pre y post natal, permiso de hasta doce semanas para la trabajadora que tiene a su cuidado a menor de menos de seis meses por haber iniciado un juicio de adopción, y permiso por enfermedad grave del niño menor de un año, tales como: formularios de licencias médicas, liquidaciones de remuneraciones, certificados de afiliación y/o cotización de las AFP, certificados médicos, certificados de nacimiento, contratos y/o finiquitos de trabajo, cartas a empleadores y constancias de la Inspección del Trabajo y planillas de pago de cotizaciones de los períodos de incapacidad laboral. Tratándose de licencias médicas electrónicas la respectiva entidad que se pronuncia deberá almacenar y mantener disponible el documento electrónico propiamente tal. Para efectos del cómputo del plazo de resguardo de la documentación, deberá tenerse presente que las prórrogas de licencias médicas se consideran como una sola.

El mismo procedimiento deberá ser utilizado para el resguardo de toda la documentación que acredite el pago de los subsidios y de los reembolsos a empleadores mediante transferencias electrónicas, depósitos en cuentas corrientes, a la vista o de ahorro u órdenes de pago.

Adicionalmente, esta Superintendencia, en virtud de las atribuciones que le otorga el artículo 2° del D.L. N°2.412, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, puede autorizar a las entidades pagadoras de subsidios a microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación anteriormente señalada entregada a su custodia. Con la misma autorización se pueden destruir los originales, una vez que hayan sido microfilmados.

Una vez efectuada la microfilmación o digitalización de los documentos y antes de proceder a su eliminación, es necesario que el Secretario General de la respectiva Institución o quien haga sus veces, proceda a la inutilización de los antecedentes objeto de la misma y a levantar un acta con el detalle de los períodos que comprenden, numeración interna y demás informaciones útiles al efecto.

Esta autorización incluye la obligación de las instituciones que se acojan al procedimiento de eliminación de los aludidos documentos, de adoptar los resguardos necesarios para que los documentos microfilmados o digitalizados sean mantenidos en un lugar seguro, debidamente respaldados y resguardados de riesgos de incendio, inundación, robo o hurto, a fin de velar por la integridad y conservación de la información.

Tratándose de licencias por reposo maternal y enfermedad grave del niño menor de un año, en que el subsidio respectivo es de cargo del Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, y con el objeto de facilitar los procedimientos de auditoría que desarrolla este Organismo, se deben microfilmar o digitalizar en forma separada a las de otro tipo, como asimismo, los documentos originales se deben archivar y encuadernar también en forma separada.

En ningún caso podrán eliminarse los originales de aquellas licencias y sus antecedentes, que fueran objeto de reclamaciones de cualquier especie o de juicio ante los Tribunales de Justicia, hasta que la reclamación o juicio, según el caso, se encuentre totalmente terminada y ejecutoriada la resolución recaída en ellos.