Las C.C.A.F. deben remitir mensualmente a esta Superintendencia un Informe Financiero sobre el Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral, que contenga los ingresos y gastos registrados en el mes que se informa, expresados en pesos, de acuerdo con el formulario disponible en Anexo N°1 "Informe financiero mensual fondos para subsidios por incapacidad laboral" de este Título II.

A continuación se instruye respecto de la información que se solicita en el referido Informe.

1. INGRESOS:
   
   ​En este ítem se deben considerar los siguientes conceptos:

   1. Cotizaciones:
      
      Conforme a lo señalado en el artículo 27 de la Ley N°18.833, las C.C.A.F. perciben una cotización calculada sobre las remuneraciones imponibles de los trabajadores no afiliados a una Institución de Salud Previsional, la que se deduce de las cotizaciones para salud, de sus trabajadores afiliados no adscritos a una ISAPRE, con el objeto de financiar el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral.
      
      Por lo tanto, debe incluirse en esta cuenta el monto de la citada cotización de los afiliados a la C.C.A.F. pertenecientes a FONASA, que la C.C.A.F. haya recaudado, en el mes al que corresponde la información, por concepto de cotizaciones del mismo mes.
      
      Cabe señalar, en relación con las compensaciones de asignaciones familiares incluidas en las planillas de cotizaciones declaradas y pagadas por los empleadores, que el artículo 30 del D.F.L. N°150, de 1982, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, estableció que los empleadores que paguen asignaciones familiares y maternales a sus trabajadores, deducirán el monto pagado por este concepto de las cotizaciones que deben enterar a las C.C.A.F.
      
      Al respecto, la Caja debe determinar el monto equivalente a la cotización vigente autorizada en el artículo 27 de la Ley N°18.833, declarada y pagada de sus trabajadores afectos, independiente de las compensaciones efectuadas por el empleador por concepto de asignaciones familiares y maternales.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en los Archivos Planos 01 y 02 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título.

   2. Transferencia de FONASA por Déficit Proyectado:
      
      Consiste en la transferencia que debe efectuar el FONASA a las C.C.A.F., del déficit que se puede producir entre el pago de los subsidios por incapacidad laboral y el recaudo de las correspondientes cotizaciones previsionales, por licencias médicas de origen común, cuya estimación la determina la Superintendencia de Seguridad Social.

   3. Cotizaciones de períodos anteriores:
      
      En esta cuenta debe incluirse el monto de la cotización recaudada que corresponde a cotizaciones atrasadas que fueron declaradas y no pagadas en su oportunidad, o no declaradas, y que se enteran en el mes que se informa, ya sea que se trate de cotizaciones atrasadas que se encuentren o no en cobranza judicial. Cabe señalar que en esta cuenta sólo deben imputarse los montos recaudados en términos nominales, puesto que sus respectivos reajustes legales, se imputan en la cuenta "Reajustes Ley 17.322", que se menciona más adelante.
      
      Asimismo, en esta cuenta deben incluirse los ingresos correspondientes a diferencias de cotizaciones recaudadas, provenientes de validaciones y cuadraturas efectuadas por la C.C.A.F.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en los Archivos Planos 03, 04 y 05 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título.

   4. Reajustes Ley N°17.322:
      
      Se debe incluir el monto de los reajustes percibidos por la C.C.A.F. en el mes que se informa, generados por atrasos en el pago de las cotizaciones de acuerdo a lo establecido en la Ley N°17.322.
      
      Cabe señalar que conforme a lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley N°18.833, las C.C.A.F. se encuentran facultadas para incorporar a su Fondo Social las multas e intereses penales que recauden en el proceso de cobranza de las cotizaciones que están autorizadas a deducir de la cotización de salud, atrasadas pagadas por los empleadores. Por lo tanto, dichos montos no corresponden ser reintegrados al Fondo SIL.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en los Archivos Planos 04 y 05 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

   5. Cotizaciones de entidades pagadoras de subsidios:
      
      En esta cuenta debe incluirse el monto de la cotización autorizada a deducir de la cotización de salud, que la C.C.A.F. debe enterar en el Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral en su calidad de entidad pagadora de subsidios.
      
      Asimismo, se incluirá el monto de la recaudación de la cotización enterada en una C.C.A.F. por las instituciones pagadoras de subsidios de origen laboral (Instituto de Seguridad Laboral, Mutualidades de Empleadores de la Ley N°16.744, Secretarías Regionales Ministeriales [SEREMI] de Salud y Administradores Delegados).
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano 06 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

   6. Reintegro por cobro indebido de subsidios:
      
      Se refiere a los montos de subsidios y cotizaciones que han sido indebidamente pagados, por lo que han debido ser reintegrados al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral.
      
      Asimismo, se incluirán los montos de subsidios y cotizaciones previsionales que han sido recuperados de los beneficiarios declarados inválidos con efecto retroactivo y los ingresos provenientes de los reembolsos de subsidios y cotizaciones que efectúen los organismos administradores de la Ley N°16.744 por aplicación del artículo 77 bis de dicha Ley o que correspondan a casos no regulados por dicho artículo 77 bis y que se han originado en una contingencia que, en definitiva, es calificada como de origen común.
      
      También deben incluirse en esta cuenta los montos que corresponda restituir al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral en el mes que se informa, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, como resultado de fiscalizaciones efectuadas.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano 09 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

2. EGRESOS
   
   ​En el ítem B. "Egresos" se deben considerar los siguientes conceptos:

   1. Subsidios por incapacidad laboral:
      
      Se debe informar el gasto efectivo en subsidios, mostrando en forma separada el gasto correspondiente a los subsidios por enfermedad o accidente de origen común, de aquel correspondiente a los subsidios maternales suplementarios.
      
      Se entenderá por gasto efectivo, el correspondiente a los subsidios anteriormente señalados, derivados de licencias médicas autorizadas por la COMPIN o Sub COMPIN, según corresponda, por los cuales este gasto se haya puesto a disposición con fecha de pago en el mes informado, aun cuando, encontrándose a disposición del beneficiario, éste no hubiese sido retirado de la C.C.A.F. En todo caso, no pueden incluirse subsidios que correspondan a períodos posteriores al mes que se está informando.
      
      De la misma forma, se entenderá por gasto efectivo, el correspondiente a los subsidios señalados anteriormente, por licencias médicas autorizadas por medio de una resolución exenta de esta Superintendencia, aún cuando no hubiere sido redictaminada por la COMPIN o Sub COMPIN.
      
      Asimismo, deben incluirse los pagos de subsidios efectuados a través de transacciones electrónicas, ya sean abonos o depósitos electrónicos, giros en dinero y pagos efectuados en dinero efectivo que se realizaron durante el mes informado, los que deben estar respaldados con los respectivos números de las operaciones o comprobantes de egreso, según corresponda.
      
      El gasto que se informe en esta cuenta "Subsidios por incapacidad laboral" debe corresponder al que se obtenga del monto de los subsidios de cálculo, antes del descuento de la cotización para el Seguro de Cesantía, si la hubiere.
      
      Deben incluirse los egresos efectuados tanto por concepto de pago directo a los beneficiarios, como por reembolsos a Municipalidades, Corporaciones Municipales o entidades empleadoras del sector privado en convenio.
      
      Asimismo, deben incluirse los egresos por concepto de reembolsos de subsidios pagados a los organismos administradores de la Ley N°16.744, ya sea por aplicación del artículo 77 bis de dicha ley, o que correspondan a casos no regulados por dicho artículo y que se han originado en una contingencia que, en definitiva, es calificada como de origen común, esto es, por enfermedad que no sea profesional o accidente que no sea del trabajo.
      
      Las C.C.A.F. deben mantener como documentación de respaldo de estos reembolsos, la copia del Oficio emitido por esta Superintendencia, si hubiere pronunciamiento, en el caso de los subsidios en que se aplique el artículo 77 bis de la Ley N°16.744, o la copia de la autorización del pago del subsidio efectuada por la respectiva COMPIN, en los casos no regulados por dicho artículo y que se han originado en una contingencia que, en definitiva, es calificada como de origen común.
      
      Las reliquidaciones por diferencias en el cálculo de los subsidios que deban informarse en esta cuenta "Subsidios por incapacidad laboral" corresponderán a las emitidas a pago en el mes que se informa.
      
      Asimismo, deben incluirse en esta cuenta los montos que corresponda imputar al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral en el mes que se informa, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, como resultado de fiscalizaciones efectuadas.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en los Archivos Planos 10, 11 y 12 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

   2. Descuento por beneficios no cobrados:
      
      En esta cuenta deben informarse los beneficios que a la fecha del Informe Financiero no han sido cobrados y que, por lo tanto, deben ser reintegrados al Fondo. Por ello, deben registrarse en esta cuenta sólo aquellos montos asociados a cheques que han sido anulados durante el mes que se informa, debido a que cumplieron en el mes el plazo de caducidad de 60 días de emitidos (o de 90 días en el caso de ser de otra plaza), sin haber sido retirados de la C.C.A.F. o, que, habiendo sido retirados, no fueron cobrados por el beneficiario.
      
      También deben ser devueltos al Fondo los montos asociados a cheques que han sido anulados por cualquier razón diferente de la caducidad en el mes que se informa y siempre y cuando hayan sido incluidos con anterioridad dentro de las sumas cobradas al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral.
      
      En caso de pérdida del cheque, el beneficiario debe dar aviso por escrito a la C.C.A.F. y practicar las diligencias que establece el artículo 29 de la Ley sobre cuentas corrientes bancarias y cheques contenida en el D.F.L. N°707, de 1982, del Ministerio de Justicia. Asimismo, la C.C.A.F. debe dar aviso por escrito al Banco, quien suspenderá el pago del cheque por 10 días. Por su parte, el beneficiario debe publicar el aviso del hecho en un diario de la localidad durante tres días y requerir a la C.C.A.F. la anulación del cheque extraviado y el otorgamiento de otro nuevo a su favor. Una vez cumplido lo anterior, la C.C.A.F. puede, luego de transcurrido a lo menos una semana, reemplazar el documento perdido.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano 14 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

   3. Subsidios revalidados:
      
      En esta cuenta deben informarse los cheques emitidos en reemplazo de los cheques que han sido anulados. Si con posterioridad a la anulación de un cheque, ya sea por caducidad u otra razón, y la correspondiente restitución al Fondo, se presenta el beneficiario a cobrar su beneficio, la C.C.A.F. debe extender nuevamente un cheque y cargarlo al gasto del mes en que se emitió, registrando en esta cuenta del Informe Financiero el monto correspondiente.
      
      Corresponde que la C.C.A.F. extienda un nuevo cheque sólo si el beneficiario solicita por escrito una nueva emisión del documento de pago que caducó en su poder antes que venzan los plazos de prescripción correspondientes, esto es, antes de transcurridos 5 años. Tanto en este caso como en el que el cheque caducó en poder de la C.C.A.F., el cheque anulado debe quedar como respaldo de la emisión del nuevo documento de pago.
      
      En el caso de cheques por reembolso a empleadores, corresponderá emitir el nuevo cheque si la solicitud por escrito de revalidación se recibe dentro del plazo de prescripción señalado precedentemente, esto es, 5 años contados desde el término de la licencia médica.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano 15 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título.

   4. Cotizaciones por subsidios:
      
      El gasto efectivo en cotizaciones previsionales, que corresponde a las cotizaciones que deben efectuar las C.C.A.F., en los plazos legales establecidos para ello durante los primeros días del mes siguiente al del Informe Financiero por los subsidios pagados en el mes que se informa, debe registrarse en las cuentas "Cotizaciones a fondos de pensiones", "Cotizaciones de salud" y "Otras cotizaciones (desahucio e indemnización)" según sea el caso, mostrando en forma separada las cotizaciones asociadas a subsidios de origen común de aquellos subsidios maternales suplementarios.
      
      Cabe hacer presente que en esta cuenta las C.C.A.F. deben registrar tanto las cotizaciones previsionales pagadas directamente por ellas, como aquellas rembolsadas a Municipalidades, Corporaciones Municipales y a organismos administradores de la Ley N°16.744.
      
      Es importante señalar que, dado que las referidas cotizaciones tienen por finalidad mantener la continuidad previsional del beneficiario, la C.C.A.F. debe enterar las cotizaciones previsionales correspondientes aun cuando el subsidio no haya sido efectivamente cobrado por el trabajador. Por lo tanto, en el caso de anular un pago, ya sea por caducidad u otra razón, que implique restituir al Fondo el valor del beneficio no cobrado, no deben anularse las cotizaciones previsionales respectivas.
      
      Las reliquidaciones por diferencia en el cálculo de las cotizaciones que deban informarse en las cuentas "Cotizaciones a fondos de pensiones", "Cotizaciones de salud" y "Otras cotizaciones", corresponden a las efectuadas en el mes que se informa.
      
      También deben registrarse en la cuenta "Cotizaciones a fondos de pensiones" los montos pagados al Instituto de Previsión Social por diferencias de tasas de cotización producidas al haberse enterado éstas en una AFP en lugar de una institución del Antiguo Sistema de Pensiones.
      
      Asimismo, deben incluirse en esta cuenta los montos que corresponda imputar al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral en el mes que se informa, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, como resultado de fiscalizaciones efectuadas.
      
      Las cantidades registradas en estas cuentas del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas solicitadas en los Archivos Planos 10, 11, 12 y 13 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II, los resúmenes de cotizaciones y copias de carátulas que se solicitan en los numerales 2.4 y 2.5, ambos de este Título II.

   5. Comisiones:
      
      Corresponde al monto de la comisión que se paga mensualmente a las C.C.A.F. por la administración del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral conforme a las instrucciones impartidas por Oficio Circular N°7.590, de 1990, de esta Superintendencia, mediante el cual se remitió la Resolución Conjunta N°3 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y sin número del Ministerio de Hacienda, de 30 de enero de 1990.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas solicitadas en el Archivo Plano 16 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos" y en el Anexo N°4 "Cálculo de las comisiones", ambos de este Título II.

   6. Otros Egresos:
      
      Se debe informar cualquier otro egreso que provenga de partidas no incluidas en los grupos anteriores, como los montos pagados por concepto de intereses y variación de la U.F. en el caso de reembolsos a organismos administradores de la Ley N°16.744 (artículo 77 bis). Cabe señalar que las C.C.A.F. deben mantener disponible para futuras fiscalizaciones la documentación de respaldo de estos reembolsos.
      
      Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por la nómina que se solicita en el Archivo Plano 11 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

   7. Excedente o (Déficit):
      
      En el ítem C "Excedente o (Déficit)", del Anexo N°1 "Informe financiero mensual fondos para subsidios por incapacidad laboral", de este Título II, se debe anotar el excedente o déficit que se produzca de restar al total de ingresos el total de egresos de este Informe Financiero.

Cuando el gasto en que se haya incurrido en el mes que se informa exceda a los ingresos de la letra A.- "Ingresos" del Informe Financiero, la diferencia registrada debe ser analizada por esta Superintendencia y una vez aprobada, esto es, siempre y cuando no existan reparos que formular, se requerirá al FONASA su reembolso. En caso de haber reparos a la información enviada, se informará a la C.C.A.F. y se diferirá la inclusión de ésta en el déficit informado a FONASA hasta que se hayan corregido las objeciones a satisfacción de esta Superintendencia.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 14 del D.L. N°2.062, de 1977, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, corresponde al FONASA reembolsar a las C.C.A.F. los déficits producidos por la administración del régimen de subsidios por incapacidad laboral, entidad que efectuará el traspaso por dichos déficit dentro de los dos días siguientes a la fecha de recepción del correspondiente Oficio emitido por esta Superintendencia.

Cuando los ingresos excedan el gasto incurrido en el mes que se informa, el superávit generado debe ser depositado por la respectiva C.C.A.F. en la cuenta corriente bancaria habilitada por el FONASA, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha del oficio de término del proceso remitido por esta Superintendencia.

Las C.C.A.F. deben remitir mensualmente las nóminas de respaldo de los ingresos señalados en los acápites "Cotizaciones", "Cotizaciones de períodos anteriores", "Reajustes Ley N°17.322" y "Cotizaciones entidades pagadoras de subsidios" del ítem A. "Ingresos" del Informe Financiero.

Por ello, estas nóminas de respaldo deben comprender todos los montos efectivamente percibidos en el mes que se informa correspondientes a cotizaciones previsionales enteradas por las entidades empleadoras afiliadas a las C.C.A.F., por la propia C.C.A.F. en su calidad de entidad pagadora de subsidios y por los organismos administradores del seguro de la Ley N°16.744. Por tanto, no deben incluirse las cotizaciones declaradas y no pagadas.

Cabe hacer presente, que debe entenderse como cotizaciones enteradas en el mes, además de las enteradas el día 10 ó 13, aquellas que han sido pagadas posteriormente y que corresponde ser incluidas en el movimiento del mes que se informa.

También deben incluirse en las nóminas solicitadas los montos reintegrados al Fondo, provenientes de ajustes efectuados por los empleadores como resultado de la validación y cuadratura que corresponde realizar a las C.C.A.F. por concepto de cotizaciones declaradas y pagadas por los empleadores por cada uno de sus trabajadores adherentes al FONASA.

Dichas nóminas deben ajustarse a los formatos de los Archivos Planos 01, 02, 03, 04, 05 y 06 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II. Así, en los Archivos 01 y 02, deben registrarse las cotizaciones recaudadas correspondientes al mes que se informa; en los Archivos 03, 04 y 05, deben registrarse las cotizaciones correspondientes a períodos anteriores, y en el Archivo 06, las enteradas por las entidades pagadoras de subsidios de origen laboral y común.

Las citadas nóminas deben presentarse totalizadas y coincidir con los montos consignados en las cuentas del respectivo Informe Financiero del Fondo de Subsidios por Incapacidad Laboral. Para tales efectos, las C.C.A.F. deben velar porque al momento de la recaudación de las cotizaciones, coincidan las cifras consignadas en la carátula de las planillas de declaración y pago de cotizaciones con la información del detalle que contiene el anexo de trabajadores, la cual debe presentarse totalizada. De lo contrario, las C.C.A.F. deben rechazar dichas planillas hasta que el empleador entere debidamente la cotización correspondiente.

Cabe agregar que, en el caso que una empresa efectúe el proceso de cotización mediante más de una planilla, debe remitirse la información correspondiente a cada planilla en forma separada.

Las C.C.A.F. deben remitir una nómina que respalde el monto consignado en la cuenta "Reintegro por cobro indebido de subsidios" del ítem A. "Ingresos" del Informe Financiero. Dicha nómina debe ajustarse al formato del Archivo Plano 09 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

Las nóminas de respaldo del gasto en subsidios y cotizaciones deben ajustarse a los formatos de Archivos Planos 10, 11, 12 y 13 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título.

En el Archivo 10 se deben detallar todos los pagos efectuados con cheques, mediante depósitos electrónicos bancarios, giros electrónicos o en dinero efectivo, en el mes que se informa, correspondientes a los subsidios pagados y sus respectivas cotizaciones, derivados de licencias médicas autorizadas por la COMPIN, Sub COMPIN, distinguiendo si dichos subsidios han sido pagados a los beneficiarios directamente por la C.C.A.F. o corresponden a reembolsos efectuados por la C.C.A.F. a Municipalidades, Corporaciones Municipales, empleadores del sector privado que mantienen un convenio de pago con la C.C.A.F. Además, debe distinguirse si se trata de un pago regular, o de una revalidación, o de un pago por diferencias de tasa de cotizaciones, o de una reliquidación. En el Archivo Plano 11 se deben detallar todos los pagos efectuados a organismos administradores de la Ley N°16.744.

De la misma forma, se deben incluir los pagos efectuados por licencias médicas autorizadas por medio de una resolución exenta de esta Superintendencia, aún cuando no hubiere sido redictaminada por la COMPIN o Sub COMPIN.

En cuanto a las distintas formas de pago que deben especificarse en estos Archivos 10 y 11, cabe indicar que cada pago de subsidios efectuado debe ser identificado con un número de operación único con el objeto de permitir el seguimiento íntegro de la operación realizada para efectos de cualquier tipo de certificación posterior. Por lo tanto, las C.C.A.F. deben registrar el número del cheque, en el caso que el pago sea realizado a través de este medio; en el caso de un abono o depósito electrónico en las cuentas bancarias de los beneficiarios efectuados directamente por la C.C.A.F. desde su cuenta corriente, se debe indicar el respectivo número de la transacción; si se trata de un abono o depósito electrónico en las cuentas bancarias de los beneficiarios efectuado a través de un convenio de pago masivo que la C.C.A.F. contrató con una institución bancaria, se debe registrar el número de folio de la nómina correspondiente, incluido el número de folio de las sub nóminas que la entidad bancaria pueda enviar a otros bancos; en el caso de efectuarse un giro en dinero, se debe registrar el correspondiente número de operación electrónica y, finalmente, si se trata de un pago en dinero efectivo, debe registrarse en el campo correspondiente el respectivo número del comprobante de egreso.

Las reliquidaciones de subsidios y cotizaciones, deben consignarse en las nóminas tanto cuando impliquen un aumento en el gasto como una disminución. Cabe señalar que en el caso que estas reliquidaciones impliquen una devolución al Fondo, deben consignarse en las nóminas con signo negativo con el objeto de reflejar el efecto de disminución en el gasto informado que producirán estas reliquidaciones favorables al Fondo. En el caso que dichas reliquidaciones impliquen una variación en el número de días, debe informarse la diferencia entre el número de días informado en su oportunidad y el número correcto de días que se debió considerar.

En las referidas nóminas deben incluirse todas las personas a las que se les pagó subsidios en el mes que se informa y aquellas a las que, no teniendo derecho a pago del subsidio por aplicación de las normas de carencia, sólo se les enteraron las cotizaciones correspondientes.

Cabe hacer presente que en las referidas nóminas deben listarse una a una las licencias o permisos que dieron origen a los subsidios y cotizaciones reembolsados a las Municipalidades y Corporaciones Municipales, a los empleadores del sector privado con convenio para el pago de subsidios y a los organismos administradores de la Ley N°16.744, por las cuales la C.C.A.F. ha emitido un cheque con fecha de pago en el mes informado o ha efectuado depósitos electrónicos en las cuentas bancarias de la entidad respectiva.

En los casos que a alguna de estas entidades se le haya efectuado más de un reembolso en el mismo mes informado, ésta se debe incluir tantas veces como reembolsos se le efectúen, señalándose en cada caso los datos de los beneficiarios incluidos en el respectivo reembolso.

En el Archivo 12, se debe rendir cuenta de la transacción entre la C.C.A.F. y las entidades a las cuales se les reembolsó un único monto por un conjunto de beneficios pagados, como son las Municipalidades, Corporaciones Municipales, empresas en convenio y organismos administradores de la Ley N°16.744.

En el Archivo 13, se debe rendir cuenta de la transacción efectuada entre la C.C.A.F. y las entidades donde se enteraron las cotizaciones previsionales pagadas por las Cajas correspondientes a pensión, salud y otras.

Las C.C.A.F. deben confeccionar mensualmente un resumen de las cotizaciones previsionales que han enterado en las diferentes entidades que administran los distintos regímenes previsionales (pensiones, salud y desahucio e indemnización). En este resumen se debe informar también la cotización para el seguro de cesantía. Para tal efecto, deben ajustarse al formato que se señala en el Anexo N°3 "Resumen de cotizaciones previsionales enteradas en el mes", de este Título II.

En dicho formato se separan las cotizaciones según el tipo de subsidios al que correspondan. De esta forma se deben indicar en la columna "Enfermedad Común" sólo las cotizaciones correspondientes a los subsidios por reposo por enfermedad de origen común y en la columna "Maternal Suplementario", aquellas cotizaciones correspondientes a los subsidios maternales suplementarios. En consecuencia, la columna "Total" debe corresponder para cada entidad previsional al total de cotizaciones enteradas por la C.C.A.F. en la entidad previsional de que se trate y deben coincidir las cantidades con las que se registren en las planillas de declaración y pago de cotizaciones.

Los subtotales de las cotizaciones de los subsidios por enfermedad de origen común y maternal suplementario, para los distintos fondos (pensiones, salud y otras) y el total de las cotizaciones previsionales de cargo del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral, deben coincidir con las sumas de las correspondientes columnas de las nóminas de respaldo. Asimismo, dichas sumatorias deben coincidir exactamente con las cantidades indicadas en el Informe Financiero por los mismos conceptos.

Las C.C.A.F. deben acompañar al Informe Financiero mensual copias de las carátulas de las planillas de pago de cotizaciones previsionales correspondientes a las cotizaciones enteradas en las distintas entidades administradoras de regímenes previsionales, tales como AFP (pensiones y seguro de cesantía), IPS (pensiones, salud, desahucio e indemnizaciones) y C.C.A.F. (SIL), con el correspondiente timbre de pagado.

Si el pago se ha efectuado por medios electrónicos, se debe acompañar la información equivalente que respalde el pago de las referidas cotizaciones previsionales, el cual debe ser certificado por las empresas o entidades por medio de las cuales se efectúe el pago electrónico.

Las carátulas o su equivalente electrónico constituyen el respaldo de lo informado en el Resumen de Cotizaciones, por lo tanto, el monto que se señale como pagado debe coincidir con la información del Cuadro Resumen de Cotizaciones Previsionales en la columna "Total". Además, debe consignarse en las carátulas, el monto pagado, el número del cheque, el nombre del banco y el timbre de PAGADO.

Los montos totales consignados en las planillas de pago de cotizaciones indicadas o su equivalente electrónico, deben coincidir con los montos pagados por cotizaciones informados en los archivos planos que respaldan el gasto en subsidios y cotizaciones.

Los beneficios no cobrados y los subsidios revalidados deben estar respaldados por los Archivos Planos 14 y 15 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

Las nóminas de respaldo deben contener tanto el detalle de los beneficios cobrados o anulados por caducidad o por otros motivos y, por lo tanto, devueltos al Fondo en el mes que se informa, como el detalle de los nuevos cheques emitidos en el mes, en reemplazo de los documentos informados como anulados en el mismo mes o en meses anteriores.

Cabe señalar que sólo los beneficios pagados con cheque pueden ser anulados por caducidad u otra causal y, por lo tanto, revalidados a través del mismo medio de pago. Si se solicita la revalidación de 2 cheques para un mismo beneficiario, se deben emitir nuevamente 2 documentos. Los beneficios pagados a través de depósitos electrónicos bancarios, giros electrónicos en dinero o con dinero efectivo informados al Fondo no podrán anularse y, por lo tanto, ser susceptibles de revalidación en forma posterior.

En relación con los cheques emitidos en reemplazo de cheques anulados, la información solicitada debe contemplar además del número del nuevo cheque y la fecha de emisión de éste, así como los datos del cheque original anulado.

El monto en comisiones consignado en el Informe Financiero en el ítem B. "Egresos", debe estar respaldado por el cálculo detallado en el Anexo N°4 "Cálculo de las comisiones", de este Título II, conforme a las instrucciones impartidas mediante Oficio Circular N°7.590, de 1990, de esta Superintendencia, mediante el cual se remitió la Resolución Conjunta N°3 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y sin número del Ministerio de Hacienda, de 30 de enero de 1990.

Asimismo, el monto final determinado en comisiones debe estar respaldado por el Archivo Plano 16 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

El Informe Financiero electrónico y los respectivos archivos planos que lo respaldan, deben ser remitidos a través de la plataforma del SISILHIA, para lo cual las C.C.A.F. deben seguir las instrucciones señaladas en la página web de esta Superintendencia en su sección "Documentación Técnica".

Con el objeto de facilitar la comprensión de los conceptos involucrados en los distintos archivos planos solicitados en el Anexo N°2 "Formato de archivos planos", se adjunta un diccionario contenido en el Anexo N°6 "Diccionario de archivos planos", ambos de este Título.

Para proceder a la creación de los usuarios autorizados a enviar los archivos planos y el informe financiero en formato XML firmado digitalmente señalados en las instrucciones precedentes, se requiere que la Caja envíe una solicitud en tal sentido a través de la plataforma PAE, opción "Otros Ingresos", con el nombre completo, correo electrónico y teléfono de contacto de cada usuario autorizado a reportar, debiendo proceder de igual forma para la eliminación de usuarios.

En este cuadro se indicará, según el tipo de licencia (por enfermedad de origen común o maternales suplementarias), el número de licencias tramitadas, es decir, el número de licencias que terminaron su trámite en el mes informado, ya sea que se hayan autorizado o rechazado; el número de licencias autorizadas sin modificación, entendiendo por tales aquellas en que la COMPIN o la Sub COMPIN, según corresponda, o la Unidad de Licencias Médicas aprueba el número de días de licencia otorgados por el profesional; el número de licencias autorizadas con modificación, entendiendo por tales aquellas en que la COMPIN o Sub COMPIN, según corresponda, haya modificado el número de días de licencia indicado por el profesional, y el número de licencias rechazadas, es decir, aquellas tramitadas que no fueron autorizadas.

En este cuadro se debe señalar además el número de días de licencia que corresponda al total de licencias tramitadas en el mes informado, el número de días autorizados, separados conforme correspondan a licencias autorizadas sin modificación o a licencias modificadas y el número de días de licencia rechazados, es decir, el número de días que correspondan a las licencias rechazadas y el número de días rechazados de las licencias modificadas.

En los Cuadros N°2-A y 2-B debe señalarse el número de licencias y el número de días de licencias, respectivamente, según se trate de subsidios por enfermedad de origen común o subsidios maternales suplementarios, conforme a los conceptos indicados en el Cuadro N°1 del numeral 4.1 de este Título II, pero distribuidos según la COMPIN o la Sub COMPIN que tramitó las licencias médicas.

En este Cuadro se indicará, según la región y tipo de subsidio, el número de subsidios iniciados, el número de subsidios pagados, el número de personas beneficiarias y el número de días de subsidio pagados.

La distribución por región debe realizarse según la COMPIN o Sub COMPIN que autorizó la licencia médica.

En las columnas correspondientes a "Número de subsidios iniciados", se informarán todos los subsidios originados en una primera licencia médica que inician su pago en el mes informado, sin incluir los subsidios derivados de prórrogas de licencias.

En las columnas correspondientes a "Número de subsidios pagados", se informarán todos los subsidios pagados en el mes informado, originados en cualquier licencia médica autorizada, independientemente a que correspondan a prórrogas de licencias anteriores.

En las columnas correspondientes a "Número de personas subsidiadas", se informarán todas las personas a las que se les pagaron subsidios en el mes informado, independientemente que éstas hayan tenido más de un pago derivados de distintas licencias médicas.

En las columnas correspondientes a "Número de días de subsidio pagados", se informará el número total de días que efectivamente se pagaron en el mes informado, incluyendo los días que corresponden a subsidios que comenzaron a pagarse en meses anteriores y los que excedan el mes que se informa.

Cabe destacar que cuando se hace referencia a días efectivamente pagados, no se deben considerar los días de carencia. Por su parte, el total de días informado en este cuadro debe ser coincidente con el total de días informado en el listado de respaldo que se envía conjuntamente con la información financiera, contenida en los Archivos Planos 10 y 11 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título.

En este Cuadro se incluirá el número de subsidios iniciados, el número de subsidios pagados, el número de personas subsidiadas y el número de días de subsidios pagados informados en el Cuadro N°3 del numeral 4.3 de este Título II, distribuidos según la actividad económica en que se desempeñe el beneficiario y el tipo de subsidio que se trate.

En este Cuadro se incluirá el número de trabajadores afiliados a FONASA que cotizaron en el mes que se informa en una C.C.A.F., la cotización a que se refiere el artículo 27 de la Ley N°18.833, de sus remuneraciones imponibles devengadas en el mes anterior o en cualquier otro mes precedente y que corresponde a una parte de su cotización para salud distribuidos por región, conforme a la COMPIN o Sub COMPIN que se encuentre más próxima al domicilio del empleador indicado en la planilla de declaración de la citada cotización.

Además, deben incluirse en este cuadro los trabajadores cotizantes del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral afiliados a FONASA subsidiados que no se encuentren en las planillas de declaración informadas por los empleadores, pero por los cuales las Entidades Pagadoras de Subsidios (C.C.A.F., Mutuales, Instituto de Previsión Social, Administradores Delegados y SEREMIS de Salud) si pagaron las cotizaciones correspondientes.

Al respecto, las C.C.A.F. deben revisar que no se dupliquen los trabajadores cotizantes informados en este Cuadro, ya que en algunos casos pueden ser informados tanto por el empleador como por la C.C.A.F., si parte del mes que se informa trabajaron y la otra se encontraron con licencia médica.

Cabe señalar, que tanto la distribución por región como el número total de trabajadores cotizantes debe coincidir con la información proporcionada en las nóminas que respaldan el ingreso percibido por concepto de las citadas cotizaciones remitido mensualmente a través de los Archivos Planos 01, 02, 03, 04, y 06 del Anexo N°2 "Formato de archivos planos", de este Título II.

Aquí se debe informar el número total de trabajadores cotizantes indicado en el Cuadro N°5 del numeral 4.5 de este Título II, distribuidos según el sexo y la actividad económica en que se desempeñe el beneficiario.

Las C.C.A.F. deben remitir a esta Superintendencia a más tardar el día 13 del mes siguiente al cual corresponde la información, el Informe Financiero y los archivos planos de respaldo solicitados en los numerales 2.1, 2.2, 2.3, 2.6, 2.7, todos este Título y en el numeral 3 de este Título.

En el caso en que el día 13 fuera sábado, domingo o festivo, el envío de la información correspondiente se efectuará el primer día hábil siguiente.

Respecto de los antecedentes de respaldo solicitados en los numerales 2.4 y 2.5 de este Título II, éstos deben ser remitidos en la misma oportunidad que la Información Financiera.

La información estadística relativa a las licencias médicas y subsidios por incapacidad laboral que se solicita en el Anexo N°5 "Cuadros estadísticos", de este Título II, debe remitirse a esta Superintendencia a más tardar el día 20 del mes siguiente al cual corresponde la información.