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Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) - Gobierno de Chile

Compendio de Normas que regulan a los Servicios de Bienestar del Sector Público

LIBRO I. DESCRIPCIÓN GENERAL

TÍTULO III. AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN

1. REGLAS GENERALES DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN

1. REGLAS GENERALES DE AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN

Pueden afiliarse a un Servicio de Bienestar las personas que respecto de la institución a la cual éste pertenece tengan la calidad de funcionarios de planta, a contrata, aquellos contratados de acuerdo a las normas del Código del Trabajo, y las demás modalidades de contratación que otorguen la calidad de funcionario de la institución, y aquellos que hayan jubilado siendo funcionarios de ésta.

Tanto la afiliación como la desafiliación son voluntarias y deben ser solicitadas por escrito al Consejo Administrativo, el que debe pronunciarse al respecto en la sesión ordinaria o extraordinaria siguiente a la fecha de la solicitud. Esta facultad del Consejo Administrativo es indelegable.

El personal que desee afiliarse al Servicio de Bienestar de su institución debe autorizar el descuento de las cuotas que el Reglamento de éste establezca de su cargo, así como el de las sumas que sean necesarias para cubrir las obligaciones que contraiga con él o a través de él. Se entienden incluidas las obligaciones de pagar las deudas pendientes al desafiliarse y aquellas que consistan en restituir al Servicio de Bienestar las sumas percibidas indebidamente.

La afiliación y desafiliación, así como su aprobación, se pueden realizar en forma presencial o en forma remota, a través del formulario que para tal efecto debe poner a disposición el Servicio de Bienestar. Para verificar la identidad del solicitante puede adoptarse un mecanismo al efecto, el que puede consistir en la entrega de una clave o número de seguridad que se remitirá a su celular, a través del uso de clave única del Servicio de Registro Civil e Identificación, o cualquier otro mecanismo que permita verificar la identidad del solicitante.

El Consejo Administrativo, mediante acuerdo adoptado por los dos tercios de sus integrantes, podrá denegar la afiliación cuando el solicitante hubiere sido expulsado del Servicio de Bienestar.

La afiliación y la desafiliación operarán desde la fecha de su aprobación por el Consejo Administrativo.

El Servicio de Bienestar debe proporcionar a cada afiliado, dentro de los 10 días siguientes a la aprobación de su solicitud de incorporación, una copia de su Reglamento. Esto se debe hacer mediante un correo electrónico requiriéndole acusar recibo.

La reafiliación se regirá por las mismas reglas que la afiliación.

El afiliado mientras mantenga su calidad de tal no puede eximirse por causa alguna de la obligación de pagar sus cuotas y cumplir con sus demás compromisos para con el Servicio de Bienestar.

La circunstancia de encontrarse el afiliado haciendo uso de feriado legal, de permiso con o sin goce de remuneraciones, de licencia médica o cumpliendo una comisión de servicio, no lo exime de las obligaciones de cumplir sus compromisos con el Servicio de Bienestar, debiendo efectuar a todo evento el aporte por el mes completo, con independencia del número de días en que efectivamente hubiere trabajado. En el caso de estar el afiliado con permiso sin goce de remuneraciones o en aquellos casos en que no tenga derecho a mantener su remuneración, el monto del aporte se efectuará por mes completo y se calculará sobre la base de la remuneración mensual que le hubiere correspondido en el mes respectivo.

Los afiliados que dejen de pertenecer por cualquier causa al Servicio de Bienestar no tendrán derecho a solicitar la devolución de sus aportes.

2. AFILIACIÓN DE PENSIONADOS

2. AFILIACIÓN DE PENSIONADOS

Los afiliados que dejen de ser funcionarios y que deseen seguir perteneciendo al Servicio de Bienestar como jubilados, podrán manifestarlo por escrito y, desde esa oportunidad y hasta que adquieran dicha calidad, se mantendrán en suspenso sus derechos como afiliados, los que se ejercerán plenamente a contar desde la fecha a partir de la cual se conceda la jubilación, pudiendo percibir retroactivamente los beneficios que correspondan, siempre que efectúen la cotización retroactiva por el período en que se mantuvieron en suspenso sus derechos. El pensionado que no hizo uso de este derecho, puede afiliarse en cualquier oportunidad, haya estado o no afiliado con anterioridad.

El cálculo del aporte retroactivo del afiliado que se pensiona debe hacerse desde el mes en que dejó de ser trabajador activo, y se determinará sobre la base del monto de la pensión del mes en que se inicia su pago. Si no es posible contar con las liquidaciones de pensión del primer semestre, el recálculo del aporte debe hacerse desde enero en base al monto de la pensión del mes de julio de ese año.

Durante el referido período de suspensión y en el caso de existir seguros contratados en beneficio de los afiliados, quien desee mantener su derecho a impetrar tales prestaciones, debe seguir pagando la prima correspondiente, sin perjuicio del reembolso que corresponda, una vez que adquiera la calidad de jubilado.

Para lo anterior, en el formulario que manifiesta su voluntad de continuar afiliado al Servicio de Bienestar, procede que se incorpore la siguiente frase "me comprometo a pagar el monto de la prima correspondiente al seguro de salud".

Para tal efecto, los Servicios de Bienestar deben solicitar a la Unidad o Departamento de Gestión y Desarrollo de las Personas o su equivalente de la Institución a la cual pertenecen que le informen de inmediato el cese de funciones de sus afiliados que jubilen, a fin de requerirlos por escrito dentro de los 7 días hábiles siguientes, para que manifiesten su decisión en el formulario que debe confeccionarse para ese objeto. En todo caso, los requerimientos efectuados fuera del plazo de los 7 días hábiles siguientes, no afectarán la incorporación del jubilado como afiliado del Servicio de Bienestar, en la medida que cumpla con los requisitos mencionados precedentemente.

3. PÉRDIDA Y SUSPENSIÓN DE LA CALIDAD DE AFILIADO

3. PÉRDIDA Y SUSPENSIÓN DE LA CALIDAD DE AFILIADO

Se perderá la calidad de afiliado por las siguientes causales:

  1. Por dejar de pertenecer a la institución de la cual dependa el Servicio de Bienestar, con excepción de los jubilados que ejerzan el derecho que les confiere el inciso segundo del artículo 7°, del D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social;

  2. Por desafiliarse del Servicio de Bienestar, y

  3. Por expulsión.

El Consejo Administrativo puede acordar la expulsión de un afiliado con un quórum no inferior a los dos tercios de sus integrantes, fundada en hechos que, a su juicio, revistan gravedad por afectar el patrimonio o la integridad del Servicio de Bienestar.

Los cargos deben ser formulados por escrito al afectado, quien tendrá un plazo de 20 días corridos para hacer sus descargos.

Si la expulsión se fundare en el hecho que el afiliado hubiere obtenido beneficios económicos valiéndose de documentos o datos falsos, éste debe reembolsar las sumas percibidas indebidamente, reajustadas en un 100% de la variación de la unidad de fomento entre el día del pago del beneficio y el de su restitución, y, si se tratare de préstamos, con un recargo de 100% del interés respectivo dentro de los límites dispuestos por la Ley N° 18.010.

El recargo de intereses regirá desde la fecha de obtención indebida del beneficio o ayuda, hasta el momento del reembolso.

El Consejo Administrativo, conforme al mismo procedimiento señalado para la expulsión, puede acordar la suspensión de los beneficios al afiliado hasta por seis meses, cuando la naturaleza de la falta que le sea imputable, no revista, a su juicio, la gravedad necesaria para acordar su expulsión.

Durante el período de la suspensión, el afiliado debe seguir pagando sus cuotas mensuales y cumplir con los demás compromisos adquiridos para con el Servicio de Bienestar, conforme a lo dispuesto en el artículo 9° del D.S. 28 de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que señala que el afiliado "no podrá eximirse por causa alguna de la obligación de cancelar sus cuotas y cumplir con sus demás compromisos para con el Servicio de Bienestar.".

Las personas que dejen de tener la calidad de afiliados del Servicio de Bienestar deben efectuar el pago de las deudas pendientes con él en la forma y condiciones que determine el Consejo. En ningún caso, pueden alterarse las condiciones financieras estipuladas en los convenios que tales personas hayan celebrado con el Servicio de Bienestar para la obtención de los beneficios respectivos.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 7 (del nº 1) - DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 9 (del nº 1) - Ley 18.010

TÍTULO V. FINANCIAMIENTO

1. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

1. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

El Servicio de Bienestar puede obtener su financiamiento a través de los siguientes recursos:

  1. Cuotas de incorporación que deben pagar los afiliados al ingresar, cuyo monto o forma de determinación debe contemplarse en el Reglamento de cada Servicio de Bienestar;

  2. Los aportes que anualmente se consulten en el presupuesto de la institución en la cual funciona, con sujeción a las normas legales y estatutarias vigentes;

  3. Aporte mensual de los afiliados, cuyo monto máximo o forma de determinación debe contemplarse en el Reglamento de cada Servicio de Bienestar, expresado como porcentaje de las pensiones o de las remuneraciones imponibles para pensiones, según corresponda;

  4. Intereses que generen los préstamos que pueda otorgar;

  5. Comisiones que perciba en virtud de los convenios que celebre con terceros para el otorgamiento de beneficios a los afiliados;

  6. Sumas provenientes de herencias, legados, donaciones y erogaciones voluntarias en su favor;

  7. Los excedentes que genere la administración de los servicios dependientes, siempre que la Institución que concedió dicha administración lo hubiese autorizado en la resolución correspondiente.

  8. Los demás bienes o recursos que obtengan a cualquier título.

Si la persona está afiliada en calidad de jubilada, el monto del aporte debe ser calculado sobre la base de la pensión que la vincula al Servicio de Bienestar, y no respecto de otras pensiones a las que tenga derecho.

En el Reglamento de cada Servicio de Bienestar debe indicarse las fuentes de financiamiento que tendrá, en qué clase de cuentas corrientes bancarias se depositarán sus fondos y quiénes podrán girar de ellas.

2. PAUTAS PARA EFECTUAR EL APORTE INSTITUCIONAL

2. PAUTAS PARA EFECTUAR EL APORTE INSTITUCIONAL

  1. El aporte por trabajador debe guardar estricta relación con el número de funcionarios afiliados al respectivo Servicio de Bienestar en cada mes.

  2. El aporte se efectuará mensualmente y se calculará multiplicando el número real de afiliados al último día de cada mes, por el valor de un duodécimo del monto que por ley se fija anualmente para el aporte máximo a que se refiere el artículo 23 del D.L. N° 249, de 1974.

  3. En cuanto al aumento del aporte de las entidades empleadoras de la Ley N°19.553, el artículo 13 establece un aporte extraordinario a contar del año 1998 para los Servicios de Bienestar de las instituciones que a continuación se indican.

    Se otorga a los Servicios a los que se les aplica el artículo 23 del Decreto Ley N° 249, de 1974, que se encuentren mencionados en los incisos primero y segundo del artículo 2° de la Ley N°19.553, esto es:

    • Instituciones regidas por las normas remuneracionales del Decreto Ley N°249, de 1974;

    • Servicio de Impuestos Internos;

    • Dirección del Trabajo;

    • Entidades mencionadas en la Ley N° 19.490;

    • Consejo de Defensa del Estado;

    • Comisión Chilena de Energía Nuclear.

    • Servicio Nacional de Aduanas.

El referido aporte tiene las características o modalidades de concesión que se indican:

  1. Se otorga a contar del año 1998;
  2. Tiene el carácter de aporte extraordinario;
  3. El monto ascenderá a un 10% sobre el valor del aporte máximo a que se refiere el antes citado artículo 23.

    En consecuencia, conforme al artículo 13 de la Ley N° 19.553, las entidades empleadoras antes indicadas, contarán para entregar a sus servicios de Bienestar con un aporte extraordinario que ascenderá a un 10% sobre el valor del aporte máximo a que se refiere el artículo 23 del D.L. N° 249, de 1974, por cada trabajador afiliado, cuyo monto se determina anualmente en la Ley de Presupuestos del Sector Público.

Es necesario señalar que el aumento del aporte institucional no debe repercutir en el cálculo del aporte de los afiliados jubilados que soporten el mismo, por cuanto se trata de un aporte extraordinario, no susceptible de comprenderse en la operatoria regular del Servicio de Bienestar.

Referencias legales: DL 249 de 1974 MinHa - DL 249 de 1974 MinHa, artículo 23 - Ley 19.490 - Ley 19.553, artículo 13 - Ley 19.553, artículo 2

LIBRO II. DE LA ADMINISTRACIÓN

TÍTULO I. DE LA ADMINISTRACIÓN

1. CONSEJO ADMINISTRATIVO

1. CONSEJO ADMINISTRATIVO

Los Servicios de Bienestar son administrados por un Consejo Administrativo.

El número de integrantes del Consejo Administrativo es determinado en el Reglamento de cada Servicio de Bienestar. En ningún caso dicho número puede ser inferior a cuatro ni superior a ocho personas. En el Consejo Administrativo deben estar representados en la misma proporción los afiliados y la institución empleadora, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 24° del D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Uno de los representantes de los afiliados y su suplente deben ser designados por la respectiva Asociación de Funcionarios, siempre que el 80% de sus socios se encuentre afiliado al Servicio de Bienestar. Si existiere más de una Asociación de Funcionarios de la respectiva institución que cumpliere este requisito, el derecho de designación lo tendrá aquella que tenga el mayor número de socios.

Las personas que se designen en conformidad al inciso precedente, deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo 20 del Reglamento General.

El Jefe Superior de la Institución tiene la facultad de integrar el Consejo Administrativo en representación de la entidad empleadora y en tal calidad lo preside. Si el Jefe Superior de la institución no ejerciere esta facultad, debe designar a un Jefe de Departamento o a una Jefatura de nivel jerárquico equivalente para que lo integre, y en este caso será éste quien lo presida.

Los miembros del Consejo Administrativo no perciben remuneración alguna por el desempeño de sus funciones.

El plazo del mandato de los representantes de los afiliados debe ser fijado en el Reglamento de cada Servicio de Bienestar, pero no puede exceder de dos años.

Salvo que el Reglamento del Servicio de Bienestar prohíba la reelección, se entiende que los representantes de los afiliados pueden ser reelegidos hasta por dos períodos adicionales.

En cuanto a los requisitos para ser elegido representante de los afiliados, estos corresponden a:

  1. Ser afiliado al Servicio de Bienestar;

  2. No ser integrante del Consejo Administrativo en representación de la entidad empleadora;

  3. No haber sido objeto de medida disciplinaria alguna durante el año anterior a la elección;

  4. Estar al día en el cumplimiento de sus obligaciones con el Servicio de Bienestar, y

  5. Los demás requisitos que establezca el Reglamento de cada Servicio de Bienestar.

Los representantes de los afiliados cesan en sus cargos por:

  1. Muerte;

  2. Renuncia;

  3. Término del período de su mandato;

  4. Pérdida de alguno de los requisitos para ser elegido representante de los afiliados, o por inhabilidad sobreviniente, y

  5. Inasistencia, sin causa justificada, a tres sesiones consecutivas del Consejo Administrativo.

En el caso de la letra d), tratándose de mora de más de un mes en el cumplimiento de sus obligaciones, el Consejo Administrativo debe evaluar si ello se debe a una causa de fuerza mayor, y en el caso de no existir ésta, deberá dejarse constancia de ello en el acta y comunicar al afiliado que se encuentra en mora y que ha cesado en su cargo de representante de los afiliados.

En caso de ausencia o impedimento temporal de los representantes de la institución, éstos son reemplazados por las personas que los subroguen en sus cargos.

En el mismo evento, los representantes de los afiliados son reemplazados por los suplentes.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 20 (del nº 1) - DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 24 (del nº 1)

2. PROCESO DE VOTACIONES PARA ELEGIR A LOS REPRESENTANTES DE LOS AFILIADOS

2. PROCESO DE VOTACIONES PARA ELEGIR A LOS REPRESENTANTES DE LOS AFILIADOS

Los representantes titulares y suplentes de los afiliados en el Consejo Administrativo serán elegidos por los afiliados en votación directa, secreta e informada, en conformidad a las normas establecidas en un reglamento interno, sin distinción de estamentos.

Cada afiliado votará por una sola persona y se elegirán como representantes los afiliados que obtengan las más altas mayorías. En caso de empate, será elegido el que tenga mayor antigüedad como afiliado al Servicio de Bienestar y en caso de persistir el empate, se considerará la antigüedad en la Institución. Se entenderán elegidos suplentes los afiliados que tengan las siguientes mayorías. Los suplentes reemplazarán a los titulares de acuerdo al orden que resulte de las votaciones obtenidas por ellos.

Conforme a la capacidad tecnológica de la institución de la cual depende cada Servicio de Bienestar, las votaciones para elegir los miembros del Consejo Administrativo se pueden realizar en forma digital, tomando las medidas de seguridad que sean necesarias para que el sufragio sea secreto y que cada afiliado pueda votar solo una vez. Para tener la certeza de la identidad del afiliado debe adoptarse un mecanismo al efecto, el que puede consistir en la entrega de una clave o número de seguridad que se remitirá a su celular, a efectos de ser ingresado para enviar su voto a una dirección de correo electrónico. También puede utilizarse la clave única del Servicio de Registro Civil e Identificación.

Algunos aspectos básicos a considerar son:

  • Seguridad al momento de votar respecto a la autenticación de los votantes.

  • Incorporación de un mecanismo que prevenga las votaciones de personal no habilitado.

  • Incorporación de un mecanismo de verificación que prevenga dobles votaciones.

  • Almacenamiento de los votos con mecanismos de seguridad (acceso controlado, encriptación).

Finalmente, debe considerarse el nombramiento de uno o más ministros de fe que cautelen la normal ejecución del proceso eleccionario, como contraparte técnica del proveedor del sistema digital. Dichos ministros deben tener la capacidad técnica y tecnológica suficiente. También debe contemplarse la posibilidad de reclamos.

3. FUNCIONES DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO

3. FUNCIONES DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO

El Consejo Administrativo tiene las siguientes funciones:

  1. Aprueba, al inicio del año presupuestario, las políticas generales del Servicio de Bienestar, velando porque al finalizar el año contable los excedentes no superen el 20% de los ingresos anuales;

  2. Adopta los acuerdos y las medidas conducentes a la más expedita realización de los objetivos del Servicio de Bienestar;

  3. Vela por la correcta administración y aplicación de los fondos del Servicio de Bienestar;

  4. Aprueba el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos que anualmente le propone el Jefe del Servicio de Bienestar y lo somete a la aprobación de la Superintendencia, como asimismo las modificaciones presupuestarias que requieran efectuarse durante el ejercicio correspondiente, tanto las que debe aprobar la Superintendencia como los ajustes al presupuesto que el Servicio de Bienestar realice en forma interna de acuerdo con las instrucciones impartidas por la misma;

  5. Aprueba los estados financieros que se confeccionan al 31 de diciembre de cada año, debiendo remitirlos a la Superintendencia de Seguridad Social y a la Contraloría General de la República, y confecciona y publica una memoria anual si sus disponibilidades presupuestarias se lo permiten.

  6. Resuelve las dudas que se suscitan en la aplicación del Reglamento del Servicio de Bienestar, sin perjuicio de las facultades de la Superintendencia y de la Contraloría;

  7. Fija, antes del inicio de cada ejercicio financiero, las cotizaciones que deben efectuar los afiliados conforme al Reglamento del Servicio de Bienestar y el monto de todos los beneficios, de acuerdo a las disponibilidades presupuestarias, pudiendo aumentar o disminuir estos montos cuando dichas disponibilidades sufran variaciones en el curso de cada ejercicio. Todo esto se debe comunicar a los afiliados por correo electrónico.

    El aumento del porcentaje de las cotizaciones de los afiliados en más de cinco décimos (0,5), requiere del acuerdo de la mayoría absoluta del total de ellos.

  8. Dicta Reglamentos internos, en los que se fijan normas y procedimientos específicos que facilitan el mejor desenvolvimiento del Servicio de Bienestar y el adecuado resguardo del ejercicio de los derechos de los afiliados. Estos se deben difundir en la página web de la Institución, junto con enviar éstos a los afiliados;

  9. Estudia y sugiere a la superioridad de la institución, los actos y convenios que sean necesarios para atender los objetivos del Servicio de Bienestar;

  10. Se pronuncia sobre los gastos y adquisiciones que debe efectuar el Servicio de Bienestar para la realización de sus fines;

  11. Acoge o deniega las solicitudes de beneficios de los afiliados;

  12. Informa a la superioridad de la institución la necesidad de personal, infraestructura y bienes muebles, que experimente el Servicio de Bienestar;

  13. Delega en el Jefe del Bienestar o en otro funcionario las facultades indicadas en las letras i), k) y l), de este numeral, individualizándolas;

  14. Se pronuncia sobre las solicitudes de incorporación, reincorporación y renuncia de los afiliados;

  15. Se pronuncia sobre las medidas de expulsión y suspensión de los afiliados, previa audiencia del afectado; y

  16. Realiza y ejecuta las demás funciones que le asigna el Reglamento del Servicio de Bienestar.

4. SESIONES DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO

4. SESIONES DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO

El Consejo Administrativo celebra sesiones ordinarias y extraordinarias. En las sesiones extraordinarias sólo pueden tratarse las materias determinadas en la convocatoria o en el acuerdo que las originen.

Las sesiones ordinarias se celebran con la periodicidad que fije el Reglamento, no pudiendo ser superior a tres meses. Las sesiones extraordinarias se efectúan cada vez que las convoca el Presidente, de oficio o a petición escrita de la mayoría de los miembros en ejercicio del Consejo Administrativo o por acuerdo de éste.

Las Sesiones se pueden realizar en forma presencial o por videoconferencia, las que, con el acuerdo del Consejo Administrativo, pueden ser grabadas en forma audiovisual. La expresión de conformidad con las actas o su reparo debe darse por correo electrónico, grabación de voz u otro medio equivalente.

El Reglamento de cada Servicio de Bienestar establece la forma de citación de los miembros del Consejo Administrativo a cada sesión ordinaria o extraordinaria, la que puede efectuarse por correo electrónico, procurando que ella se efectúe con la debida anticipación y amplia publicidad.

El Consejo Administrativo sesiona con la mayoría absoluta de sus miembros y los acuerdos se adoptan, en general, por simple mayoría, salvo las excepciones que se consignan en el Reglamento General y en el de cada Servicio de Bienestar. En caso de empate, decide el voto de quien preside.

De las deliberaciones y los acuerdos del Consejo Administrativo se debe dejar constancia en un acta levantada por el Jefe del Servicio de Bienestar, la que debe ser firmada por los miembros que hubieren concurrido a la sesión, debiéndose tomar las medidas de seguridad necesarias a fin de evitar intercalaciones, supresiones o cualquier otra adulteración que pueda afectar la fidelidad de los acuerdos tomados.

Los libros de actas se pueden llevar en forma física o digital en PDF, que sea de sólo lectura.

Si alguno de los miembros del consejo falleciere o se imposibilitare por cualquier causa para firmar el acta correspondiente, se dejará constancia en la misma de la respectiva causa o impedimento.

El integrante que quiera salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo del Consejo Administrativo, debe hacer constar en el acta su oposición, y si estimare que un acto adolece de inexactitudes u omisiones, tiene el derecho de estampar, antes de firmarla, las salvedades correspondientes.

El acta debe ser aprobada en la sesión siguiente.

Los acuerdos deben ser ejecutados previa aprobación del acta correspondiente, sin embargo, el Consejo Administrativo puede resolver la inmediata ejecución de los acuerdos sin sujeción a este requisito, cuando la naturaleza de los mismos así lo requiere, dejando constancia en el acta de la sesión en que se adoptó el acuerdo.

Los acuerdos cuyo cumplimiento merezca dudas de legalidad o conveniencia a los Consejos Administrativos de los Servicios de Bienestar, deben ser elevados en consulta por éstos a la Superintendencia.

La Superintendencia puede disponer que se eleven en consulta los acuerdos que recaigan sobre materias que ella fije.

En los casos a que se refieren los párrafos precedentes, los acuerdos elevados en consulta deben enviarse debidamente informados, por su Fiscalía o Unidad Legal, a la Superintendencia, la que se debe pronunciar en los términos establecidos en el artículo 46 de la Ley N° 16.395.

Se dejará constancia, en el acta de la sesión correspondiente del Consejo Administrativo, haber tomado conocimiento de las nuevas instrucciones que imparta esta Superintendencia y que modifiquen este Compendio.

Referencias legales: Ley 16.395, artículo 46

LIBRO III. DE LA GESTIÓN

TÍTULO I. HECHOS RELEVANTES

1. HECHOS RELEVANTES QUE DEBEN COMUNICARSE A LA SUPERINTENDENCIA

1.HECHOS RELEVANTES QUE DEBEN COMUNICARSE A LA SUPERINTENDENCIA

Conforme al artículo 47 de la Ley N° 16.395, el Servicio de Bienestar debe informar todo acontecimiento, circunstancia o antecedente, de ocurrencia no frecuente o periódica, que tenga o pueda tener influencia significativa en su gestión administrativa, operacional o económica financiera, o en términos de oportunidad de entrega de las prestaciones de bienestar social que otorga a sus afiliados y causantes de asignación familiar.

Por tanto, el Servicio de Bienestar debe informar a la Superintendencia de Seguridad Social, dentro del plazo de veinticuatro horas desde la ocurrencia o bien desde que tomó conocimiento, los hechos relevantes que puedan ser o no cuantificados en monto, por desconocimiento de impacto, o por ser un hecho de magnitud incalculable al momento de ocurrido. Para estos efectos, debe efectuar el reporte de Hechos Relevantes utilizando el sistema de formularios web que provee esta Superintendencia para dichos fines, de acuerdo a lo indicado en el párrafo siguiente. Sin perjuicio de lo anterior, esta Superintendencia puede solicitar antecedentes adicionales en caso que lo amerite.

La información requerida en este Título debe ser remitida siguiendo las instrucciones de esta Superintendencia contenidas en su página web www.suseso.cl, en el área de contenidos del Proyecto SISBI. En esta misma sección del sitio web de esta Superintendencia, en la pestaña documentación técnica, se encuentra el link del sistema web de reporte (sisbi.suseso.cl).

Además del envío por formulario electrónico del hecho relevante, el Presidente del Consejo Administrativo del respectivo Servicio de Bienestar debe dirigir a la Superintendencia una carta suscrita por él, al correo oficinadepartes@suseso.cl, conteniendo la misma información del hecho, dentro del plazo de cinco días hábiles desde la ocurrencia o toma de conocimiento de éste. No obstante, los hechos remitidos a través de formulario web serán también de responsabilidad del Presidente del Consejo Administrativo, y se asumirá su conocimiento y autorización sobre lo informado.

A continuación, se presentan ejemplos de hechos relevantes que los Servicios de Bienestar deben informar:

  1. Pérdidas iguales o superiores a 100 Unidades de Fomento Mensuales.

  2. Pérdidas que impidan el oportuno otorgamiento de los beneficios.

  3. Hechos que afecten al 10% de los afiliados o a 100 o más de ellos.

  4. Hechos que causen alarma pública.

  5. Irregularidades que hayan dado origen a acciones judiciales.

  6. Otros hechos de similar magnitud.

La información que se requiere en los casos de las letras a), b), c) y d), deberá indicar si ha habido intervención de personal de la entidad y las medidas que ésta ha adoptado.

Sin perjuicio de lo señalado precedentemente, el Servicio de Bienestar debe mantener un archivo electrónico o físico separado, con todos los antecedentes que se generen a raíz del control que debe ejercer en la solución de cada caso.

El archivo debe contener copia de los documentos fundamentales correspondientes a las acciones y trámites efectuados en relación con los hechos relevantes ocurridos.

La documentación, informes y el archivo precedente pueden ser requeridos por la Superintendencia en cualquier momento, en uso de sus atribuciones legales.

El Consejo Administrativo de cada Servicio de Bienestar debe establecer una Política de Divulgación de Hechos Relevantes, dentro del plazo máximo de tres días hábiles contado desde su aprobación por dicho Consejo. Adicionalmente, es responsabilidad del Consejo Administrativo de cada Servicio de Bienestar definir y aprobar un manual de procedimientos y controlar su efectiva aplicación por la Jefatura del Servicio de Bienestar, que asegure la detección, divulgación y comunicación a la Superintendencia de los hechos relevantes.

Para proceder a la creación de los usuarios autorizados para enviar el reporte de Hechos Relevantes, se requiere que el Presidente del Consejo Administrativo de cada Servicio de Bienestar envíe, por oficio, el nombre completo, cargo, correo electrónico y teléfono de contacto de dos usuarios que serán especialmente autorizados a reportar, en el formato establecido en el Anexo N° 1 "Formulario de Hechos Relevantes" de este Título I.

Referencias legales: Ley 16.395, artículo 47

2. ANEXOS

2. ANEXOS

Anexo N° 1: Formulario Hechos Relevantes

TÍTULO II. GESTIÓN DE RIESGOS

1. RIESGO DE CRÉDITO EN LOS SERVICIOS DE BIENESTAR QUE OTORGAN PRÉSTAMOS A SUS AFILIADOS

1. RIESGO DE CRÉDITO EN LOS SERVICIOS DE BIENESTAR QUE OTORGAN PRÉSTAMOS A SUS AFILIADOS

La función crediticia es más vulnerable por la posibilidad de pérdidas, debido al incumplimiento de la contraparte en estas operaciones a raíz del no pago o el pago parcial o la falta de oportunidad en el pago de las obligaciones pactadas, o por incumplimientos normativos, como en el caso de los Servicios de Bienestar, del límite de la tasa máxima convencional o los límites máximos de descuento. Lo anterior, dependiendo del volumen de préstamos que pueda otorgar cada Servicio.

Al otorgar un préstamo, el Servicio de Bienestar debe tener claramente establecidos sus objetivos y su entrega debe estar basada en principios sólidos, manteniendo políticas adecuadas por escrito, procedimientos de aprobación y administración de préstamos y documentación apropiada de éstos, lo cual es una parte esencial para la función del portafolio de créditos o de gestión crediticia.

2. RIESGO DE LIQUIDEZ EN LOS SERVICIOS DE BIENESTAR

2. RIESGO DE LIQUIDEZ EN LOS SERVICIOS DE BIENESTAR

El riesgo de liquidez consiste en que un Servicio de Bienestar se ve en la incapacidad de disponer de los fondos necesarios para enfrentar obligaciones con sus afiliados y eventuales proveedores, sin incurrir en déficit significativos que pongan en peligro sus fondos generales acumulados. Lo anterior, sin perjuicio de velar porque al finalizar el año contable los excedentes no superen el 20% de los ingresos anuales, de acuerdo a lo establecido en el artículo 29, letra a), del Decreto Supremo N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Para la adecuada evaluación del riesgo de liquidez, es fundamental el monitoreo y análisis de la información presupuestaria y financiera manejada por el Servicio de Bienestar, con el objeto de lograr la detección de incumplimientos normativos y tendencias negativas en sus balances generales.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 29 (del nº 1)

3. GESTIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO EN EL SERVICIO DE BIENESTAR QUE OTORGA PRÉSTAMOS A SUS AFILIADOS

3. GESTIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO EN EL SERVICIO DE BIENESTAR QUE OTORGA PRÉSTAMOS A SUS AFILIADOS

El Consejo Administrativo es responsable de velar porque el Servicio de Bienestar mantenga información confiable y oportuna de la situación que presenta su cartera de préstamos otorgados y, en particular, de sus deudores. Esta información debe estar disponible en todo momento, ya sea para la unidad de Auditoría Interna de la institución, si es que ésta cuenta con ella, y para esta Superintendencia, la cual mediante fiscalizaciones puede evaluar la calidad de su cartera.

El Consejo Administrativo es responsable de velar porque el Servicio de Bienestar diseñe, implemente y monitoree políticas y procedimientos formales para la gestión de crédito y sus riesgos, controlando que la realización de las operaciones se ajuste a éstos. Dichos procedimientos deben contemplar, entre otros aspectos, documentación, evaluación, autorización y existencia de procedimientos de aprobación de préstamos. Además, debe contemplar la identificación, medición, monitoreo y control de los riesgos.

A su vez, deben contemplarse políticas y procedimientos tendientes a controlar el riesgo de realización de actividades y operaciones prohibidas por la ley y por las instrucciones vigentes de esta Superintendencia.

El Servicio de Bienestar debe implementar la función de gestión de riesgos, la cual se debe encargar de la identificación, medición, monitoreo y control de riesgos en el otorgamiento de préstamos, incluyendo el levantamiento del mismo proceso. De este modo, la institución velará porque el Servicio de Bienestar disponga, si es necesario, con personal adicional al Jefe de Bienestar para cumplir esta función.

El Consejo Administrativo, ante la facultad de otorgar este beneficio social y, en pos de contribuir al bienestar de los afiliados, debe velar por el endeudamiento responsable de éstos, por lo cual debe permanentemente identificar la real y adecuada capacidad de tomar créditos de sus afiliados.

El Jefe del Servicio de Bienestar es responsable de evaluar la capacidad de pago y el riesgo de crédito asociado de cada uno de sus deudores, respecto de la globalidad de sus obligaciones con el Servicio, en base a la situación de morosidad que presentan, de modo de prever eventuales pérdidas.

El Jefe del Servicio de Bienestar será responsable de verificar que al momento de concederse el beneficio, los descuentos de los afiliados se adecuen al límite del quince por ciento que establece el inciso segundo del artículo 96, del D.F.L. N°29 de 2005, del Ministerio de Hacienda, que fijó el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N° 18.834, sobre estatuto administrativo, y del cumplimiento de la tasa de interés máxima a aplicar en préstamos, acorde a la normativa vigente.

Referencias legales: DFL 29 de 2005 Minhda, artículo 96

4. GESTIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ

4. GESTIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ

El Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar será responsable de establecer y asegurar la implementación efectiva de políticas y procedimientos idóneos, que le permitan al Servicio una adecuada administración de su liquidez, considerando las operaciones que realiza.

El Consejo Administrativo será responsable de fijar procedimientos formales de seguimiento, control y mitigación del riesgo de liquidez, estableciendo límites de exposición a éste y planes de contingencia.

El Jefe del Servicio de Bienestar es responsable de que se mantenga un monitoreo y análisis constante de la información financiera del Servicio, identificando movimientos, tendencias o modificaciones en sus estados financieros, en relación con el presupuesto autorizado por esta Superintendencia, con el objeto de llevar a cabo la evaluación de su riesgo de liquidez. El Servicio de Bienestar debe realizar seguimiento a su brecha de liquidez o al descalce de plazos entre flujos de egresos e ingresos.

El Servicio de Bienestar debe formalizar y mantener disponible un respaldo físico del plan de contingencia, con los procedimientos ante eventuales situaciones de iliquidez a las que se pueda ver enfrentado.

La Superintendencia puede solicitar en cualquier momento información relativa a la situación de liquidez de un Servicio de Bienestar, así como también la documentación señalada en este numeral, ya sea a través de informes, análisis, datos, u otros medios que esta Entidad determine.

Los Servicios de Bienestar autorizados para invertir sus excedentes estacionales de caja, podrán colocar sus recursos solo en los instrumentos financieros señalados en el Oficio Circular N° 35, de 2006, del Ministerio de Hacienda.

5. ENVÍO DE INFORMACIÓN A ESTA SUPERINTENDENCIA

5. ENVÍO DE INFORMACIÓN A ESTA SUPERINTENDENCIA

Los Servicios de Bienestar que otorguen préstamos a sus afiliados y/o que tengan convenios con casas comerciales u otras instituciones deberán realizar el envío trimestral de la nómina de datos que se describe a continuación, siguiendo la estructura descrita en el Anexo N° 1 "Archivos de Préstamos y Descuentos" y en el Anexo N°2 "Instrucciones generales sobre Archivos de Préstamos y Descuentos", ambos de este Título II.

  • Archivo "Préstamos": Información de préstamos vigentes registrados en el balance. Corresponde a un archivo de hoja de cálculo que debe contener el detalle del stock de colocaciones de préstamos vigentes o con morosidad, registradas en el balance a la fecha de cierre de la información reportada.

  • Archivo "Descuentos": Información de descuentos efectuados a los afiliados. Corresponde a un archivo de hoja de cálculo que debe contener el detalle de los descuentos realizados a los afiliados por convenios con casas comerciales u otras instituciones, registrados en su contabilidad a la fecha de cierre de la información reportada.

Si el Servicio de Bienestar no mantiene stock de préstamos y tampoco ha realizado descuentos por convenios con casas comerciales u otras instituciones a sus afiliados, entonces deberá informar a esta Superintendencia que no tiene movimientos en el periodo.

Los Servicios de Bienestar deberán enviar a esta Superintendencia mediante la plataforma de reporte web SISBI (sisbi.suseso.cl), a más tardar el día quince de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, la referida información correspondiente al trimestre inmediatamente anterior. En caso que el referido día corresponda a un sábado, domingo o festivo, se deberá reportar el día hábil siguiente, manteniendo la misma estructura y alcance establecidos en este punto.

6. ANEXOS

6. ANEXOS

Anexo N° 1: Archivos de Préstamos y Descuentos
Anexo N° 2: Instrucciones generales sobre Archivos de Préstamos y Descuentos

TÍTULO IV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y CONTROL INTERNO

1. CONSIDERACIONES GENERALES

1. CONSIDERACIONES GENERALES

Las presentes instrucciones constituyen un marco mínimo que cada Servicio de Bienestar debe implementar para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información de que dispone respecto a eventuales accesos no autorizados, pérdida o daño, y hacer más efectivo el control interno, con el fin de otorgar un servicio oportuno y de calidad a sus usuarios.

2. DEFINICIONES

2. DEFINICIONES

Para estos efectos se entiende por:

  1. Activo informático: toda información almacenada en una red y sistema informático que tenga valor para una persona u organización.
  2. Autenticación: propiedad de la información que da cuenta de su origen legítimo.
  3. Confidencialidad: propiedad que consiste en que la información no es accedida o entregada a individuos, entidades o procesos no autorizados.
  4. Disponibilidad: propiedad que consiste en que la información está disponible y es utilizable cuando es requerida por un individuo, entidad o proceso autorizado.
  5. Incidente de seguridad de la información: todo evento que perjudique o comprometa la confidencialidad o integridad de la información, disponibilidad o resiliencia de las redes y sistemas de información, o la autenticación de los procesos ejecutados o implementados en las redes y sistemas informáticos.
  6. Integridad: propiedad que consiste en que la información no ha sido modificada o destruida sin autorización.
  7. Datos de carácter personal o datos personales: el relativo a cualquier información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables.
  8. Datos sensibles: aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.
  9. Registro o banco de datos personales: el conjunto organizado de datos de carácter personal, sea automatizado o no y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos.
  10. Titular de los datos: la persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal.
  11. Tratamiento de datos: cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.
  12. Responsable del registro o banco de datos: el Servicio de Bienestar que realiza el tratamiento de datos personales dentro del ámbito de su competencia y para el cumplimiento de sus funciones legales, ya sea que lo realice por sí mismo o a través de un encargado.

3. CONSIDERACIONES OBLIGATORIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y CONTROL INTERNO

3. CONSIDERACIONES OBLIGATORIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y CONTROL INTERNO

Los Servicios de Bienestar deberán implementar medidas tendientes a promover una cultura de seguridad de la información y protección de datos personales, centrando sus objetivos en implementar medidas de protección adecuadas y en la preparación para hacer frente a posibles incidentes de seguridad de la información de manera eficaz, y de control interno.

Por lo anterior, el Servicio de Bienestar deberá, al menos, implementar lo siguiente:

  1. Medidas técnicas y procedimientos operativos que salvaguarden la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de información, mitigando los riesgos de pérdida, manipulación y divulgación no autorizada.
  2. Adoptar en forma oportuna y expedita las medidas necesarias para reducir el impacto y propagación de un incidente de seguridad de la información, incluida la restricción de uso o el acceso a sistemas informáticos, si es necesario.
  3. Los funcionarios deberán contar con herramientas y recursos necesarios para tomar decisiones informadas y adecuadas en situaciones que afecten la seguridad de la información.
  4. Las personas que trabajan en el tratamiento de datos personales o tengan a acceso a éstos, estarán obligadas a guardar secreto sobre los mismos cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como, asimismo, sobre los demás datos y antecedentes relacionados con el banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo.
  5. Contar con un plan de contingencia efectivo que permita la rápida recuperación de datos en caso de incidentes de seguridad de la información y protección de datos personales, minimizando el impacto en las operaciones del Servicio de Bienestar.
  6. Se considerará que los datos almacenados por el Servicio de Bienestar lo estarán únicamente para garantizar la finalidad por la cual fueron recabados.
  7. El personal deberá cambiar al menos una vez al año las claves que utiliza para operar en los diversos sistemas en que opera.
  8. Se revisará y actualizará periódicamente la base de datos de cargas familiares vigentes del Servicio, de acuerdo a la "Plataforma Integrada de Asignación Familiar, Subsidio Único Familiar y Regímenes Relacionados" también denominada "PIAS", de manera que sólo se paguen beneficios a quienes realmente cumplen los requisitos para ello, es decir, a quienes se encuentren en calidad de causantes de asignación familiar.
  9. Se verificará y actualizará las altas y bajas de los usuarios de los sistemas con los cuales interactúa el Servicio, de manera que los cambios en los sistemas se materialicen el mismo día en que se producen aquellos.
  10. Contará con un sistema o plataforma para otorgar, controlar y verificar topes y requisitos de beneficios médicos, subsidios, préstamos y beneficios facultativos, cuando corresponda.
  11. Los sistemas de información que utilice el Servicio de Bienestar deberán a su vez contar con propiedades de control de acceso y respaldo, de manera de disminuir la exposición al riesgo de inexactitud y pérdida de la información.
  12. A fin que no se vean interrumpidas las operaciones habituales del Servicio de Bienestar, tanto la jefatura del Servicio de Bienestar como el contador, deben contar con personas que los subroguen.
  13. Debe adoptar procedimientos que permitan contar con respaldos periódicos de la contabilidad y demás registros e información si los hubiera, manteniendo una copia en poder de la jefatura de Bienestar en un equipo o dispositivo distinto al asignado al Servicio de Bienestar, minimizando los riesgos de pérdida de información.
  14. Consignará que los datos sensibles que el Servicio de Bienestar maneja no pueden ser objeto de tratamiento, salvo cuando la ley lo autorice, exista consentimiento del titular o sean datos necesarios para la determinación u otorgamiento de beneficios de salud que correspondan a sus titulares.
  15. Cualquier incidente de seguridad de la información, de acuerdo a la definición que se contiene en la letra f) del numeral dos precedente, deberá ser informado a esta Superintendencia como hecho relevante, de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 1. del Título I, Libro III de este Compendio.
  16. Contará con un procedimiento que permita verificar que, antes de bonificar por un beneficio, hayan operado los reembolsos de las aseguradoras que el afiliado haya contratado, ejemplo FONASA o ISAPRE y alguna aseguradora privada, de modo que el Servicio de Bienestar sólo bonifique aquella parte que ni el sistema de seguridad social ni la compañía de seguros le hubieren cubierto y sin que la bonificación supere el monto pagado por el afiliado.
  17. Deberán verificarse y validarse por el Servicio de Bienestar los montos de aportes y otros descuentos que se efectúan desde las remuneraciones de los afiliados al referido Servicio.
  18. Se contará con perfiles de cargo y descripción de funciones para el personal del Servicio de Bienestar, debidamente aprobado por el Consejo Administrativo y con constancia en la respectiva acta.
  19. Se formalizará mediante el acto administrativo correspondiente la dupla de giradores del Servicio de Bienestar, así como sus suplentes, todos los cuales, además, contarán con la póliza respectiva.

LIBRO IV. DEL PRESUPUESTO, ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES COMPLEMENTARIOS

TÍTULO I. PROYECTO DE PRESUPUESTO

1. CONSIDERACIONES GENERALES

1. CONSIDERACIONES GENERALES

El proyecto de presupuesto de entradas y gastos a que se refiere la letra d) del artículo 29 del Reglamento General, así como sus modificaciones, es aprobado por la Superintendencia.

La Superintendencia dicta las normas e instrucciones con arreglo a las cuales los Servicios de Bienestar quedan obligados a formular sus proyectos de presupuestos y fija la fecha en que deben ser presentados.

El incumplimiento de las normas e instrucciones a que se refiere el párrafo anterior, la no presentación de los antecedentes indispensables para el análisis del proyecto de presupuesto o la no presentación de éste en la fecha fijada, habilita a la Superintendencia para elaborar dicho presupuesto con el solo mérito de los antecedentes de que disponga, sin perjuicio de las sanciones que procedan.

Si al 1° de enero del año en que ha de regir el presupuesto no hubiese sido aún aprobado, regirá por duodécimas partes mensuales el aprobado el año anterior.

El proyecto de presupuesto que elabore cada Servicio de Bienestar debe contener en forma detallada las entradas ordinarias y extraordinarias y las inversiones y gastos.

El Consejo Administrativo o el Jefe del Servicio de Bienestar, en su caso, son responsables del envío a la Superintendencia del proyecto de presupuesto dentro del plazo que ésta haya fijado al efecto. En caso de incumplimiento deberá investigarse la responsabilidad administrativa involucrada.

El anteproyecto de presupuesto debe confeccionarse desglosado a nivel de asignación de acuerdo con el clasificador presupuestario, instruido en el Título III. de este Libro IV, completando la información del citado anteproyecto en el sistema de reporte web (SISBI), que este Organismo Fiscalizador tendrá habilitado para dicho efecto, a partir del 30 de octubre de cada año. Los demás antecedentes que corresponda acompañar deben ser remitidos en archivos Excel y PDF o Word a través de la misma plataforma.

El formulario web implementado contiene algunas fórmulas y validaciones; además de parámetros globales, debiendo el Servicio de Bienestar completar estos últimos para formular el anteproyecto, en lo que respecta a los ingresos por aportes de la institución y de los afiliados.

Cada Servicio de Bienestar utilizará las asignaciones que correspondan del clasificador presupuestario citado previamente, según su disponibilidad presupuestaria y ciñéndose estrictamente a los beneficios y condiciones que contemple su reglamento particular.

El plazo para completar la información del anteproyecto de presupuesto será el día 15 de noviembre de cada año, debiendo por la misma vía web oficializar el envío con un Oficio o Carta de responsabilidad firmado por la Autoridad Superior de la Entidad o el Presidente del Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar, que consigne el listado de los documentos que se están remitiendo en forma digital, además de indicar el número y la fecha de la sesión del Consejo Administrativo en que fue aprobado el anteproyecto que se informa.

El no reportar el anteproyecto dentro del plazo que se ha fijado, dará lugar a lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 35 del D.S. Nº 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Cabe señalar, que el presupuesto que se formule estará referido únicamente a la gestión propia del Servicio de Bienestar. Tratándose de los servicios dependientes, se podrán incluir en el presupuesto del Servicio de Bienestar los excedentes que se generen en el año, si su reglamento los consigna como fuente de financiamiento; destinar en los beneficios facultativos recursos como ayudas a las dependencias administradas y en casos excepcionales destinar fondos para inversión y/o reserva, que esta Superintendencia debe ponderar a la luz de los antecedentes que se presenten, egresos que sólo se pueden autorizar en la medida que el reglamento del Servicio de Bienestar contemple una norma que le permita contribuir a éstos. En tanto que, por la suscripción de convenios efectuada por el Servicio de Bienestar, corresponderá ingresar en el anteproyecto de presupuesto las comisiones, bonificaciones u otros ingresos que se hayan fijado por dichos conceptos.

Por lo tanto, los registros financieros referidos a la administración de servicios dependientes, así como los montos de ingresos y egresos vinculados a los convenios que el Servicio de Bienestar suscriba para que los afiliados puedan acceder en mejores condiciones a bienes y servicios en los que el Servicio de Bienestar es un mero intermediario, no formarán parte del presupuesto.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 29 (del nº 1) - DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 35 (del nº 1)

2. ANTECEDENTES A REMITIR

2. ANTECEDENTES A REMITIR

Los antecedentes que deben remitirse con el anteproyecto de presupuesto son, como mínimo, los que se señalan a continuación:

  1. Bases de cálculo de ingresos y egresos. Deberá consignarse a nivel de asignación o ítem según corresponda, el detalle del cálculo que determinó el valor que se imputará en el presupuesto que se está presentado, según las directrices y antecedentes proporcionados en el punto 3. siguiente, denominado "DETERMINACIÓN DE LAS CANTIDADES A PRESUPUESTAR".

  1. Balance presupuestario al 30 de septiembre de cada año, desglosado a nivel de asignación según el clasificador presupuestario instruido en el Título III. siguiente (montos expresados en pesos).

    Si en la información proporcionada en dicho balance, alguna de las cifras referidas al título 11 Aportes Reglamentarios, ítem 111 Ordinarios, asignaciones 01, 02 y 03, son datos al mes de agosto, el Servicio de Bienestar al momento de completar la cifra que al respecto se requiere en los "Parámetros Globales", deberá considerar el monto devengado del mes de septiembre y sumarlo a la cantidad de aporte que registre el balance presupuestario en las asignaciones indicadas, ya que la fórmula que incluye el Sistema informático que permite generar automáticamente el cálculo, considera nueve meses de aportes. Para corroborar la información que se ha entregado respecto de estos ingresos, se deberá adjuntar al balance presupuestario reportado, el comprobante contable que dé cuenta del ingreso devengado, con el detalle según tipo de aporte, ya sea institucional / afiliado activo / afiliado jubilado.

  2. Número de afiliados trabajadores y jubilados al 30 de septiembre y estimados al 31 de diciembre del año en que se confeccionó el presupuesto, indicando el porcentaje de la remuneración imponible para pensiones y de la pensión, respectivamente, que éstos aportan al Servicio de Bienestar.

  3. En el caso de que el reglamento particular contemple como fuente de financiamiento la cuota de incorporación, se deberá indicar el porcentaje de aporte que se cobra por dicho concepto a los afiliados activos y a los jubilados, estos últimos si el reglamento particular estipula que también pagan dicha cuota.

    Para estos efectos deberá llenarse el siguiente cuadro:

Número de afiliados

N° al 30/09/20XX

N° estimado al 31/12/20XX

% aporte

Afiliados trabajadores

Afiliados jubilados

Cuota de incorporación

% aporte

Afiliados trabajadores

Afiliados jubilados

  1. Pólizas de Seguros o Contratos de Servicios de Reembolso de Gastos de Salud. Todos los Servicios de Bienestar que tengan contratados seguros colectivos para sus afiliados, deberán informar si financian totalmente el costo de la póliza o contrato suscrito o si existe copago de sus afiliados. En el caso de existir copago, dichos recursos no ingresan al presupuesto del Servicio de Bienestar, ya que corresponden a un aporte que hacen los afiliados que se paga directamente a la Institución con la que se ha suscrito el convenio, sin que pase a formar parte del fondo de reparto (patrimonio) del Servicio de Bienestar.

    Los Servicios de Bienestar que tengan contratado o convenido algún seguro o servicio de reembolso de gastos de salud, deberán subir al archivo de remisión de información complementaria, la póliza vigente o el contrato, señalando -en el caso de tratarse de un nuevo documento- el plazo fijado para el cobro de beneficios y si han quedado afiliados fuera del contrato, indicando las razones de ello.

    Además, todos los Servicios de Bienestar que han contratado o convenido un seguro colectivo de salud o sistema de reembolso de gastos de salud, deberán especificar en las bases de cálculo si se encuentra cubierto por el convenio suscrito el beneficio de "Atenciones odontológicas", pues en el caso de no estarlo y en la medida que los recursos presupuestarios lo permitan, se deberá otorgar el beneficio de la asignación 15 Atenciones odontológicas, de los ítems 211, 212 y 213 (este último cuando proceda).

    Cabe señalar, que el artículo 15 del citado D.S. N° 28, dispone que los Servicios de Bienestar deberán conceder a lo menos beneficios de carácter médico en la medida que sus recursos lo permitan por los conceptos que allí se enumeran, entre los que se encuentra la atención odontológica, por lo que dichos Servicios que no contraten algún seguro o servicio que les permita tener cobertura dental, deberán bonificar este beneficio médico de manera directa, con prioridad sobre otro tipo de beneficio como los facultativos o la concesión de préstamos.

  2. Tabla de beneficios que se encuentra vigente en el año en que se confecciona el presupuesto, la cual debe contener el detalle de todos los beneficios que otorga el Servicio de Bienestar. Si la Tabla que se reporta ha sido emitida con anterioridad al año en que se elabora el presupuesto, se deberá aclarar que dicho documento corresponde al que se está utilizando.

  3. Tratándose de Inversiones reales, para aquellos Servicios de Bienestar cuyos reglamentos los autoricen, que están estimando destinar recursos para dichos fines en el año que se está presupuestando, deberán remitir junto con el acta donde se aprueba la inversión, el detalle sobre el terreno o bien raíz a adquirir, la infraestructura que se instalará o equipará, su finalidad, los montos involucrados, los plazos definidos o estimados del proyecto que se estima concretar, estudio de factibilidad económica y el impacto en la entrega de otros beneficios, ayuda que significa para los afiliados dicho proyecto y cualquier otro antecedente que se estime necesario informar; sin perjuicio de los demás antecedentes que requiera este Organismo para dar su aprobación.

    En el     Anexo N°1, denominado "Información que debe ser incluida en la solicitud de aprobación de inversiones en servicios dependientes que realice el Servicio de Bienestar", se detalla el listado de información que debe remitir el Servicio de Bienestar en relación a egresos por este tipo de inversiones.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 15 (del nº 1)

3. DETERMINACIÓN DE LAS CANTIDADES A PRESUPUESTAR

3. DETERMINACIÓN DE LAS CANTIDADES A PRESUPUESTAR

Para determinar las cantidades a presupuestar deben considerarse los siguientes antecedentes:

3. DETERMINACIÓN DE LAS CANTIDADES A PRESUPUESTAR

3.1 INGRESOS

3.1 INGRESOS

  1. Aportes Reglamentarios (ítem 111)

    Tanto para el cálculo del aporte de la institución como de los afiliados, será necesario primeramente pinchar el botón de "Parámetros Globales" a que se refiere la letra A del N° 2.1 Información a reportar, del Título II. del Libro V de este Compendio, y completar los datos que allí se requieren.

    1. Aporte de la institución
      Para el cálculo del aporte anual máximo a que se refiere el artículo 23 del D.L. N° 249, de 1974, se debe ingresar a la sección Ingresos y ubicarse sobre el texto de la asignación "01 de la institución" del SISBI. De esta manera se desplegará una ventana emergente que contiene la información de tres alternativas, debiendo el Servicio de Bienestar elegir una de éstas, según le corresponda:

      Dichas alternativas son:

      • Alternativa 1: Considerar el monto estimado que anualmente informará la Superintendencia de Seguridad Social, por cada trabajador afiliado.
      • Alternativa 2: En el caso de las entidades empleadoras a las que les ha correspondido aplicar el aporte extraordinario establecido en el artículo 13 de la Ley Nº 19.553 (de un 10%), considerar el aporte que anualmente comunicará la Superintendencia de Seguridad Social, por afiliado.
      • Alternativa 3: Cuando una institución otorga como aporte institucional una suma global, deberá completar en el recuadro "Monto aporte global", la cantidad que se ha establecido al efecto. El Servicio de Bienestar que elige esta alternativa deberá entregar la explicación correspondiente que justifique esta elección. Se hace presente, que esta opción no debe utilizarse para registrar la cifra redondeada que se ha determinado previamente bajo las alternativas de cálculo 1 ó 2.

      Cabe hacer presente, que la variación que experimenten las cifras señaladas en las alternativas 1 y 2, deberán ser ajustadas el año siguiente, en la primera oportunidad en que el Servicio de Bienestar modifique su presupuesto.

      Una vez seleccionada la opción, se debe hacer click en el botón "calcular", y de esta manera se completará automáticamente la cantidad correspondiente a esta asignación del anteproyecto de presupuesto, que ha considerado la alternativa de aporte elegida (1 ó 2), cifra que el Sistema multiplica por el número de trabajadores afiliados estimados al 31 de diciembre del año en que se confecciona el presupuesto, que se estableció en los Parámetros Globales, o consigna el monto de aporte global si se eligió la alternativa 3.

      Se hace presente que, respecto de las Casas de Estudios Superiores y no obstante poseer autonomía económica, considerando el artículo 23, del Decreto Ley N° 249, de 1973, los aportes para las oficinas de bienestar no pueden superar por cada afiliado el monto de que se trata y están impedidas de realizar desembolsos a su Servicio de Bienestar mayores a los preceptuados en la referida normativa.

    2. Aporte de afiliados activos y jubilados
      Para el cálculo de estos aportes se debe ingresar a la sección Ingresos de SISBI y ubicarse sobre el texto de la asignación "02       De los afiliados activos".

      De igual manera se desplegará una ventana emergente que mostrará tanto la información que el Servicio de Bienestar proporcionó en la pestaña "Parámetros Globales", como los datos que este Organismo ha predeterminado, estos últimos son:

      • 9: Corresponde al número de meses transcurridos entre enero y septiembre.
      • 12: Número de meses para proyectar el monto al año completo.
      • Reajuste estimado: Anualmente, mediante oficio, la Superintendencia de Seguridad Social informará la estimación de reajuste de las remuneraciones del Sector Público, para afiliados activos y pensionados.
      Para determinar la cantidad correspondiente a la asignación 03 de este ítem, la operatoria será la misma que se detalló anteriormente para los afiliados activos, solo que debe posicionarse sobre el texto "03 De los afiliados jubilados" del SISBI.

      Así, para el cálculo de los aportes tanto de los afiliados activos como para los jubilados, se utilizará la información del total de aportes registrados en el balance presupuestario confeccionado al mes de septiembre       del año en que se elabora el presupuesto, dividido por los 9 meses que han transcurrido y por el número de afiliados existentes a dicho mes, proyectado al año completo multiplicando por 12 (meses) y por el número estimado de afiliados al 31 de diciembre del año en que se está elaborando el presupuesto, más el reajuste ya indicado, según tipo de afiliado.

      En el caso de la proyección del aporte de los afiliados pensionados, como se utiliza la información del balance presupuestario al 30 de septiembre, cuyo monto tiene incorporado en los casos que el reglamento particular así lo determina, el equivalente al aporte institucional que es de cargo de dichos afiliados, éste ya ha quedado contemplado en el global que se ha calculado.

      Tratándose de Servicios de Bienestar que proyectan que tendrán afiliados pensionados a partir del próximo año, y por tanto, no cuentan con datos en el balance presupuestario a septiembre del año en que se confecciona el presupuesto, el Sistema SISBI implementado considerará la posibilidad de completar la información de esos ingresos según esta particular situación.

      En cuanto a las cuotas de incorporación, si se estima que se mantendrá un ingreso de afiliados similar al del año en que se confecciona el presupuesto, se utilizará la información con que se cuenta al mes de septiembre, proyectado a los 12 meses, más el reajuste proyectado que anualmente informará la Superintendencia. Si por el contrario, se estima que el número de afiliados variará significativamente, se hará la proyección del ingreso correspondiente considerando el porcentaje de aporte que se cobra según lo establecido en el reglamento del Servicio de Bienestar.

      Si dado el porcentaje de reajuste que se ha contemplado, posteriormente resulta necesario realizar un ajuste de las cifras presupuestadas, el Servicio de Bienestar podrá efectuar dicha adecuación a través de una modificación presupuestaria según lo instruido en el       numeral 2. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS del Título II siguiente.

  1. Renta de Inversiones

    El rendimiento de los intereses a percibir se calculará de acuerdo con el monto presupuestado de los préstamos a otorgar, en correspondencia con las condiciones estipuladas de tasas de interés y plazos de amortización.

    Respecto a este ingreso presupuestario deberá tenerse presente que, el interés mensual aplicado a los préstamos otorgados durante el año en que rija el respectivo presupuesto, no podrá ser superior al interés máximo convencional a que se refiere el     artículo 6º de la Ley Nº 18.010, es decir, no puede exceder la tasa de interés máxima convencional determinada por la Comisión para el Mercado Financiero. Para su aplicación, deberán tenerse en cuenta las instrucciones impartidas por esta Superintendencia y contenidas en el Libro VI que "Establece tipos de créditos para la aplicación de la tasa de interés máximo convencional".

    En lo que concierne a préstamos reajustables, éstos deben regirse por lo dispuesto en el artículo 3º de la citada Ley Nº 18.010.

    Las comisiones a percibir se calcularán según el monto de recursos involucrados en la suscripción de los convenios con casas comerciales y/u otras instituciones y las condiciones estipuladas en cada convenio. Si un Servicio de Bienestar no recibe comisiones por el o los convenio(s) suscrito(s), deberá señalarlo expresamente.

  1. Ingresos varios

    En la asignación 01 de este ítem se pueden considerar los recursos provenientes de los cheques caducados al año en que se confecciona el presupuesto -adjuntando nómina con el detalle del nombre del afiliado o entidad, fecha de emisión y monto totalizado-, si han transcurrido cinco años, y se han realizado todas las gestiones para dar cumplimiento a estas obligaciones, ello aplicando la prescripción establecida en los     artículos 2514 y 2515 del Código Civil. No obstante, cabe señalar que según lo indicado en el número 2.2 del Título IV, letra B) Balance general clasificado, título 21050 Acreedores Varios, respecto a los cheques caducados emitidos a casas comerciales por descuentos recibidos de los afiliados, una vez caducado el cheque, se debe devolver al afiliado el monto que remitió y que la empresa no ha cobrado, informando de ello a la respectiva casa comercial para que, si corresponde, se proceda al nuevo descuento.

  1. Amortización de Préstamos

    Los ingresos por amortización de préstamos deben incluir tanto la recuperación de préstamos otorgados en años anteriores, como la correspondiente a los préstamos a otorgar en el ejercicio del año en que rija el presupuesto.

    En las bases de cálculo solicitadas     en la letra a) del N°2 ANTECEDENTES A REMITIR, de este Título I., se deberá incluir respecto de estos ingresos, la base detallada de cálculo utilizada para determinar los montos por recuperación de préstamos otorgados antes y durante el año en que rija el presupuesto, en forma separada.

    Para los efectos de contar con el detalle separado de los montos de amortización de préstamos, se ha elaborado el siguiente cuadro resumen, en que se informará cuánto se estima amortizar de los créditos otorgados el año en que rija el presupuesto (columna a), cuánto del total amortizado corresponde a créditos otorgados el año en que se confecciona el presupuesto y que será amortizado el año siguiente (columna b), y para los Servicios de Bienestar que por reglamento pueden otorgar préstamos a un mayor número de meses y que por lo tanto, el año en que rija el presupuesto todavía estarán recibiendo recursos provenientes de esas operaciones, completarán en la columna c) la cantidad de amortización que recibirán dicho año, de créditos que se originaron en años precedentes.

    Ítem Tipos de préstamos Monto amortización de préstamos que se recibirá el año 20XX, según año en que se otorgó el crédito (en $) Total amortización de préstamos (debe coincidir con cifras del título 14)
    20XX (a) 20XX-1 (b) 20XX-2 y antes (c)

    141

    P. Médicos y Dentales

    142

    P. Generales

    143

    P. Habitacionales

    Total
    Nota:
    Si la información de la columna c) o parte de ésta, corresponde a préstamos cuyas cuotas se encuentran en mora, se enviará en listado aparte los datos referido a aquello, señalando la fecha en que se otorgó el préstamo, nombre del afiliado, monto de la deuda y una breve explicación de las gestiones realizadas para el cobro.

  2. Recursos del Ejercicio Anterior

    Para la confección del presupuesto deberá proponerse una cifra estimada de disponibilidades y otros recursos cuando corresponda, al 31 de diciembre del año en que se elabora éste, de acuerdo con la experiencia de años anteriores y considerando además, el saldo real al 30 de septiembre del mismo año, cifras que se ajustarán el año siguiente en la modificación presupuestaria que se realice, según la información que conste en el Balance General respectivo.

    Cabe señalar que el monto presupuestado en la asignación 02 En cuenta corriente bancaria del ítem 151 del Clasificador Presupuestario, se ajustará con el saldo que acredite el banco al 31 de diciembre de cada año, menos los cheques girados y no cobrados que estén vigentes de cobro, es decir, corresponderá al saldo registrado por la contabilidad del Servicio de Bienestar.

    Los Servicios de Bienestar que administran servicios dependientes, tendrán en consideración en sus proyecciones si en su cuenta corriente bancaria se registrarán o no montos correspondientes a dicha administración, que el Balance General Clasificado consigna en otros activos circulantes, pues son valores sobre los que existen restricciones, por tratarse de recursos ajenos.

    Al estimar las disponibilidades debe tenerse presente que, según lo señalado en el     artículo 29° letra a) del citado D.S. Nº 28, los Consejos Administrativos de los Servicios de Bienestar deben velar porque al finalizar el año contable los excedentes no superen el 20% de los ingresos anuales.

    Si se proyecta que los excedentes de los servicios dependientes del año en que se confecciona el presupuesto, no alcanzarán a ser percibidos ese año, ingresarán al presupuesto del año siguiente del Servicio de Bienestar, como un recurso del ejercicio anterior, de acuerdo con la información que constará en el respectivo Balance General Clasificado.

    Tratándose de deudas de dudosa recuperación, en que el registro contable se hace al existir una antigüedad superior a un año, desde que se origina su morosidad y ante la probabilidad que existe de no contar ciertamente con dichos ingresos para ser utilizados en la ejecución presupuestaria de que se trata, no deberán incluirse como recursos del ejercicio anterior, sin perjuicio de su posterior incorporación en el presupuesto (a través de modificación presupuestaria) en el caso de producirse la recuperación correspondiente.

Referencias legales: DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2514 (del art. 2, que refunde el Código Civil) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2515 (del art. 2, que refunde el Código Civil) - DL 249 de 1974 MinHa, artículo 23 - DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 29 (del nº 1) - Ley 18.010, artículo 3 - Ley 18.010, artículo 6 - Ley 19.553, artículo 13

3.2 EGRESOS

3.2 EGRESOS

  1. Gastos de Transferencias

    Para la proyección de los beneficios médicos y asistenciales correspondientes a los ítems 211 al 215 del presupuesto, se considerará lo siguiente:

    1. Para aquellos beneficios expresados en ingresos mínimos, se tendrá en cuenta el valor del ingreso mínimo mensual para fines no remuneracionales que anualmente comunicará la Superintendencia de Seguridad Social.

    1. El monto total destinado a dichos ítems deberá ser, a lo menos, equivalente al 60% del total de los aportes reglamentarios y su distribución la propondrá el Servicio prioritariamente de acuerdo con sus necesidades. Sin embargo, en aquellos Servicios en los que la aplicación de dicho porcentaje signifique la mantención de fondos ociosos, dada la naturaleza de las prestaciones que otorgan, podrán exceptuarse de este requisito, adjuntando los antecedentes de respaldo correspondientes.

    1. Si se utiliza la asignación 29 Otros beneficios médicos, de los ítems 211, 212 y 213, se debe especificar -en el espacio habilitado en el formulario- el beneficio considerado (siempre y cuando esté expresamente indicado en el reglamento del Servicio de Bienestar y no esté detallado en las prestaciones contenidas en el artículo 15, del D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social).

    1. Respecto de los Servicios de Bienestar que esperan suscribir el convenio marco de Seguro Colectivo de Vida y Salud, para establecer el monto anual a gastar por este concepto se deberá considerar el reajuste estimado y el valor de la Unidad de Fomento que anualmente informará la Superintendencia de Seguridad Social, egreso que el Servicio de Bienestar podrá posteriormente adecuar mediante modificación presupuestaria una vez se cuente con el porcentaje de ajuste efectivo a aplicar.

      Cabe tener presente que para todos los seguros complementarios de salud o sistemas de reembolsos de gastos de salud, en donde el número de días para el cobro de los gastos médicos sea inferior al plazo que contemplan los reglamentos particulares, deberán asignarse recursos en los ítems 211, 212, 213 (este último para las instituciones que corresponda), a fin de cubrir los beneficios que eventualmente pudieran solicitar sus afiliados en el lapso comprendido entre el fin del plazo estipulado en la póliza del seguro o contrato de servicios y el indicado en el reglamento del Servicio de Bienestar para reembolso de gastos médicos.

      Deberá además tenerse en cuenta, que si parte del gasto en Seguros o Servicios se financia con un copago de los afiliados, el monto que contemple el ítem 214 sólo corresponderá a los recursos que el propio Servicio de Bienestar está destinando a la concesión de dicho beneficio.

      Los Servicios de Bienestar que tienen suscritos convenios en seguros de salud o sistemas de reembolso de gastos en salud, con condiciones de reajustes de prima distintas a las indicadas, efectuarán el desarrollo del cálculo según corresponda, indicando sus particularidades en las bases de cálculo.

    1. Para el cálculo del gasto que se proyecta realizar en cada una de las asignaciones del ítem 215 Subsidios, deberá posicionarse sobre el texto que especifica el beneficio, desplegándose entonces una ventana emergente que permitirá completar el número de beneficios a conceder y el monto unitario (en pesos) establecido por beneficio. Luego se deberá presionar el botón "calcular" y automáticamente se determinará el monto proyectado gastar en la asignación elegida.

      Sin perjuicio de lo anterior, y entendiendo que en algunos Servicios de Bienestar para los subsidios de "Educación" (ítem 215, asignación 09) y "Beca de estudios" (ítem 215, asignación 10), tienen establecido distintos montos o tramos para el beneficio, la ventana emergente permitirá para estos subsidios completar más de un dato por cada uno de éstos, para luego presionar el botón "calcular".

      En el caso de utilizar la asignación 15 Otros subsidios (especificar), al posicionarse sobre dicho texto, la ventana emergente permitirá escribir el o los nombre(s) del o los subsidios a otorgar, el número de beneficios que se estima conceder y el monto unitario (en pesos), para luego presionar el botón "calcular".

      Asimismo, es necesario señalar que cada Servicio de Bienestar sólo puede conceder las ayudas o subsidios que se contemplen en su reglamento.

    1. En las bases de cálculo se deberá agregar en el detalle de los beneficios facultativos (ítem 216) de las asignaciones 01 Actividades educativas, culturales y sociales, 02 Actividades artísticas, 03 Actividades recreativas y 04 Actividades vacacionales, el siguiente cuadro:

      Nombre de la actividad

      Descripción detallada de la actividad

      Afiliados a los que está dirigido (Activos, pensionados o todos)

      Número estimado de participantes

      Costo estimado financiado por el Servicio de Bienestar
      Cabe expresar que todo beneficio facultativo deberá estar debidamente explicado en las bases de cálculo, indicando el artículo del reglamento del Servicio de Bienestar que lo autoriza.
  2. Inversión Real e Inversión Financiera

    Tratándose de Inversión real, sólo aquellos Servicios de Bienestar en que su reglamento les permite financiar este tipo de egresos podrán, cuando lo estimen pertinente, asignar recursos a ésta.

    La distribución de las disponibilidades para efectuar los egresos correspondientes al título 23 Inversión Financiera, la formulará cada Servicio de acuerdo con sus necesidades, debiendo considerarse para los préstamos que se establecen en ingresos mínimos para fines no remuneracionales, el valor que anualmente informará la Superintendencia de Seguridad Social.

    Las condiciones en cuanto a plazos y tasas de interés, como asimismo a la periodicidad con que se otorguen los préstamos, deberán quedar claramente señaladas en las bases de cálculo solicitadas en la     letra a) del N°2 de este Título I.

  3. Fondo de Reserva

    El ítem 241 "Para Inversión" de este título podrá ser utilizado por aquellos Servicios de Bienestar cuyos reglamentos les permitan destinar recursos para concretar una inversión y que deseen reservar dineros para ejecutarlas en el futuro.

    Además, los Servicios de Bienestar que, por alguna razón, que deben especificar (ejemplo: periodo de carencia en Servicios de Bienestar que inician su gestión), no gastarán una determinada suma de recursos, podrán registrar dichos montos en el ítem 242 "Otros" del citado título.

  4. Gastos Pendientes del Ejercicio Anterior

    Se propondrán cifras al 31 de diciembre del año en que se elabora el presupuesto, correspondientes a Beneficios por pagar y Otras obligaciones, según el detalle de asignaciones que contempla al efecto el clasificador presupuestario, para lo cual se tendrá en cuenta la experiencia de años anteriores, sin perjuicio del ajuste que pueda efectuarse a futuro, de acuerdo con la información contenida en el respectivo Balance General.

    Los Servicios de Bienestar que administran servicios dependientes, deberán -cuando proceda- consignar egresos en el ítem 252, si estiman que registrarán obligaciones con dichos servicios.

    Los valores a considerar como compromiso, deberán estar respaldados en su contraparte (recursos del ejercicio anterior).

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 15 (del nº 1)

4. OTRAS INSTRUCCIONES

4. OTRAS INSTRUCCIONES

Se deberá reportar información correspondiente a los funcionarios que se desempeñan en el Servicio de Bienestar, correo electrónico y la dirección de la casa matriz de la Institución a la que pertenece, completando los datos que se detallan en el cuadro siguiente:

Información actualizada del Servicio de Bienestar

Domicilio Institución:

Correo electrónico de oficina de partes:

Correo electrónico del Servicio de Bienestar (Numeral 6.2.1.1 Circ. 3.829):

Nombre

Correo electrónico

N° Teléfono - Código de área

Jefe(a)

Contador(a)

Sin perjuicio de lo anterior, ante la eventualidad que durante el periodo en que se analizan los anteproyectos de presupuestos, esta Superintendencia requiera contactarse vía correo electrónico con el Servicio de Bienestar, se utilizará la dirección de correo electrónico de carácter institucional y permanente que las Instituciones informaron a este Organismo para cada Servicio de Bienestar.

Las instrucciones contenidas en este Título I., deberán ponerse en conocimiento de los funcionarios del Servicio de Bienestar encargados de su aplicación.

5. ANEXOS

5. ANEXOS

Anexo N° 1: Información que debe ser incluida en la solicitud de aprobación de inversiones en servicios dependientes que realice el Servicio de Bienestar

TÍTULO II. PRESUPUESTO APROBADO

1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO INICIAL

1. REGISTRO DEL PRESUPUESTO INICIAL

Los Servicios de Bienestar deben operar sobre la base del presupuesto aprobado anualmente para cada uno de ellos por Resolución Exenta de esta Superintendencia.

En el documento adjunto de la Resolución referida en el párrafo anterior se encuentra el presupuesto aprobado, debiendo cada Servicio de Bienestar efectuar el registro en pesos, del presupuesto inicial a nivel de asignación que se encuentra en el referido documento y en la plataforma sisbi.suseso.cl, opción "Anteproyecto Presupuesto", "Mis Envíos", en el link "Con Resolución", ubicado bajo la columna "Estado", y que corresponde a todas aquellas asignaciones que fueron consignadas en el anteproyecto de presupuesto que el Servicio de Bienestar sometió a la aprobación de este Organismo, ello de no mediar reparo u objeción a alguna de éstas que haya efectuado esta Superintendencia al momento de emitir la Resolución Exenta pertinente.

2. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

2. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Las modificaciones presupuestarias deben llevarse a cabo tan pronto como se detecte la necesidad de formularlas, salvo el ajuste de los títulos 15 Recursos del Ejercicio Anterior y 25 Gastos Pendientes del Ejercicio Anterior, que deben realizarse a más tardar el 30 de junio de cada año, esto último según la información registrada en el Balance General Clasificado que corresponda.

  1. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS QUE REQUIEREN APROBACIÓN DE ESTA SUPERINTENDENCIA

    Las modificaciones presupuestarias que requieran ser aprobadas por esta Superintendencia deben ser reportadas hasta el día 31 de octubre de cada año, completando la información en el     sistema de formulario web (SISBI), que este Organismo tiene habilitado para dicho efecto, excepto aquellos Servicios de Bienestar nuevos, los cuales deben remitir la información solicitada en esta letra A), al correo electrónico sisbi@suseso.cl y mediante oficio a oficina de partes de este Organismo (en forma presencial o canales digitales disponibles, como correo electrónico oficinadepartes@suseso.cl o plataforma doc digital).

    Se debe presentar solicitud de autorización de modificación presupuestaria dentro del correspondiente año calendario, en los siguientes casos:

    1. Cuando se requiera incluir un ingreso o conceder un beneficio que no fue incorporado en el anteproyecto de presupuesto que el Servicio de Bienestar sometió a la aprobación de esta Superintendencia, distinto de los enunciados en las letras c) y d) de la letra B) siguiente.

    2. Cada vez que se requiera ajustar los Títulos 22 Inversión Real y 24 Fondo de Reserva, se debe proporcionar la información indicada en el "Anexo N°1: Información que debe ser incluida en la solicitud de aprobación de inversiones en servicios dependientes que realice el Servicio de Bienestar", del Título I. precedente.

    Para este tipo de modificaciones presupuestarias, el reporte se efectúa de la siguiente forma:

    • Primera Columna "Ingresos/Egresos Presupuesto Inicial": al momento de acceder al formulario web, de manera automática se completan los datos del presupuesto inicial para el año vigente, con los montos que fueron aprobados por esta Superintendencia.

    • Segunda Columna "Modificación Ingresos/Egresos": El Servicio de Bienestar debe completar la información de los montos (positivos y negativos), que desea modificar, como también aquellas cantidades que ya se encuentran ajustadas de manera interna.

    • Tercera Columna "Ingresos/Egresos Presupuesto Modificado": De manera automática se realizará la suma de la primera y segunda columna generando la información del "Presupuesto Modificado".

    Junto con la proposición de la modificación, los demás antecedentes que corresponde acompañar deben ser remitidos en archivos Excel y Word o PDF, a través de la misma plataforma (no se recibirá documentación impresa a través de Oficina de Partes, ni por correo electrónico).

    Los antecedentes complementarios o adjuntos corresponderán al Oficio o Carta de Responsabilidad (documento conductor) que debe indicar la propuesta de modificación presupuestaria, es decir, los títulos, ítems y/o asignaciones ya sea de ingresos o egresos o de ambos según se trate, que son objeto de la modificación solicitada, la base de cálculo de la modificación que se presenta o la explicación que la justifica, con los antecedentes de respaldo pertinentes y un balance presupuestario al último día del mes anterior a aquél en el cual se está solicitando la modificación. Este balance debe incluir la información del presupuesto inicial (cantidades expresadas en pesos) y en columna aparte todas las modificaciones que se hayan realizado, determinándose el presupuesto ajustado, consignar los ingresos y egresos efectivos y las diferencias entre el presupuesto ajustado y lo real.

    Además, deberá necesariamente haberse realizado por parte del Servicio de Bienestar el ajuste de los títulos 15 y 25 referidos a los "Recursos del Ejercicio Anterior" y "Gastos Pendientes del Ejercicio Anterior", respectivamente.

  2. MODIFICACIONES Y/O AJUSTES QUE PUEDEN REALIZAR LOS PROPIOS SERVICIOS DE BIENESTAR

    Los Servicios de Bienestar están facultados para que, sin necesidad de contar con autorización previa de este Organismo Contralor, durante todo el año y antes de haber agotado el(los) ítem(s) y/o asignación(es) puedan modificar el presupuesto, en las situaciones que se detallan más adelante.

    Las modificaciones y/o ajustes presupuestarios se realizarán por medio de un documento interno de la Institución que las oficialice, como resolución exenta, y por tanto distinto de las actas de las sesiones del Consejo Administrativo que aprobaron las modificaciones, el cual debe emitirse dentro del año calendario al que corresponde el presupuesto que se modifica y quedar en poder del Servicio de Bienestar, para estar disponible en la oportunidad que esta Superintendencia lo requiera.

    Las actas del Consejo Administrativo en que se registra la aprobación de las modificaciones y ajustes presupuestarios realizados por el Servicio de Bienestar, no reemplazan al documento interno que se requiere en el párrafo anterior.

    Según lo señalado en la     letra d) del artículo 29° del Reglamento General, el Consejo Administrativo tiene como función "Aprobar el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos… , como asimismo las modificaciones presupuestarias que requieran efectuarse durante el ejercicio correspondiente, tanto las que debe aprobar la Superintendencia como los ajustes al presupuesto que el Servicio de Bienestar realice en forma interna de acuerdo con las instrucciones impartidas por la misma;".

    Al respecto, esta Superintendencia señala que los Servicios de Bienestar podrán:

    1. Efectuar traspasos entre asignaciones de un mismo ítem y entre los diversos ítems y títulos del presupuesto aprobado por esta Superintendencia, en la medida que dicha operación se compense entre éstos.

    2. Modificar el presupuesto para aumentar el monto autorizado en gastos, en la medida que los mayores egresos estén solventados por un aumento de los ingresos percibidos durante el año, al menos en igual o en superior cantidad, y/o que los recursos del ejercicio anterior superen la cantidad que fue presupuestada. También se deben efectuar los ajustes presupuestarios necesarios cuando el total de los ingresos proyectados resulten menores.

    3. En el caso de no haber considerado recursos en el anteproyecto de presupuesto en alguno de los beneficios médicos de los ítems 211, 212 y 213, podrán ser asignados posteriormente mediante modificación presupuestaria, si se trata de incorporar beneficios médicos que se encuentran especificados en el clasificador presupuestario.

    4. Realizar todos los ajustes que sean pertinentes en los títulos 15 "Recursos del Ejercicio Anterior" y 25 "Gastos Pendientes del Ejercicio Anterior", de acuerdo con las cantidades que se registren en el Balance General Clasificado correspondiente, aun cuando se trate de alguna asignación no considerada en el anteproyecto de presupuesto, ya que su inclusión podrá ser verificada por este Organismo, en virtud de los datos que contiene el mencionado Balance General.


    Al modificar el presupuesto, los ingresos y egresos deben quedar debidamente cuadrados e incluir subtotales en los ítems y títulos. En tanto que, si se modificaren los ítems consignados en el título 23 "Inversión Financiera" (préstamos Médicos y Dentales; Generales y/o Habitacionales), se debe verificar si es necesario también hacer ajustes en el título 14 "Amortización de Préstamos".

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 29 (del nº 1)

3. BALANCE PRESUPUESTARIO

3. BALANCE PRESUPUESTARIO

El Servicio de Bienestar debe llevar un estricto control de su ejecución presupuestaria, cuyos antecedentes deben estar a disposición de esta Superintendencia en el momento que ésta los solicite. Como medida de sana administración, se debe elaborar mensualmente un balance presupuestario.

El balance presupuestario al 31 de diciembre de cada año, que el Servicio de Bienestar debe confeccionar obligatoriamente, debe informar el presupuesto inicial según lo señalado en el punto 1. precedente, la(s) modificación(es) que se hubiese(n) realizado, los ingresos y egresos efectivos y las respectivas diferencias entre el presupuesto ajustado y lo real. Dicho balance formará parte del envío que se debe hacer de los estados financieros, según lo instruido en el N°1, Título IV. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS, F.U.P.EF.

Para obtener una presentación uniforme, por parte del Servicio de Bienestar, del balance presupuestario que debe confeccionarse según el clasificador presupuestario, el Anexo N° 1 "Balance Presupuestario de Ingresos y Gastos", incluye las columnas que debe contener el balance presupuestario, cuyas cifras se registrarán en pesos y debe considerar además de los totales, los subtotales a nivel de ítems y títulos que correspondan.

4. ANEXOS

4. ANEXOS

Anexo N° 1: Balance presupuestario de ingresos y gastos

TÍTULO III. CLASIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

1. CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO

1. CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO

El clasificador presupuestario a que se refiere el presente numeral se aplica a todos los Servicios de Bienestar, debiendo cada Servicio utilizar las asignaciones del clasificador que correspondan, ciñéndose estrictamente a los beneficios y condiciones que contemple su reglamento particular.

El clasificador permite desagregar y definir el contenido de los conceptos de Ingresos y Egresos que deberán observarse para la ejecución presupuestaria e información pertinente, pues, en términos generales, es conveniente que dichas clasificaciones mantengan una estructura básica permanente, sin perjuicio de las modificaciones posteriores que procedan.

Los registros presupuestarios están referidos a las asignaciones, ítems y títulos que dicen relación únicamente con la gestión propia del Servicio de Bienestar.

Tratándose de los servicios dependientes, aquellos Servicios de Bienestar que administren dependencias podrán: incluir en su gestión presupuestaria los excedentes que se generen en el año, si el reglamento particular los consigna como fuente de financiamiento; destinar recursos en los beneficios facultativos como ayudas a las dependencias administradas y en casos excepcionales, destinar fondos para inversión y/o reserva, éstos últimos debidamente ponderados por esta Superintendencia a la luz de los antecedentes que se presenten en cada caso y en la medida que el reglamento particular contemple una norma que permita al Servicio de Bienestar contribuir a éstos.

Respecto de la suscripción de convenios efectuada por el Servicio de Bienestar, corresponderá ingresar en el movimiento presupuestario las comisiones, bonificaciones u otros ingresos que se hayan fijado por dichos conceptos.

Los Servicios de Bienestar cuyos reglamentos los autorizan para hacer aportes a los servicios administrados, deberán consignar dichas ayudas en el ítem 216 "Beneficios Facultativos".

  1. CLASIFICACIÓN POR OBJETO Y NATURALEZA

    Esta clasificación corresponde al ordenamiento de las operaciones presupuestarias de acuerdo con su origen, en lo referente a los ingresos y a los gastos a los que se pueden destinar los recursos, en lo que respecta a beneficios, causales y motivos que los generan. Contiene las siguientes divisiones:

    • TÍTULO: Agrupación de operaciones presupuestarias de características o naturaleza homogénea, que comprende un conjunto de ítems.
    • ÍTEM: Representa un "motivo significativo" de ingreso o gasto.
    • ASIGNACIÓN: Corresponde a un "motivo específico" de ingreso o gasto.
    • SUB-ASIGNACIÓN: Si las necesidades presupuestarias lo requieren y de acuerdo con lo establecido en el reglamento particular, el Servicio de Bienestar podrá utilizar sólo para su uso interno, subdivisión de la asignación en conceptos de "naturaleza más particularizada".

  2. DETALLE DEL CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO

    El detalle de los títulos, ítems y asignaciones que lo componen se encuentra disponible en el     Anexo N°1 "Detalle del Clasificador Presupuestario".

  3. DEFINICIONES Y OTRAS CONSIDERACIONES RESPECTO DEL CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO

    Las definiciones y consideraciones respecto de los títulos, ítems y asignaciones del clasificador de ingresos y egresos, de aplicación general para los Servicios de Bienestar fiscalizados por esta Superintendencia se encuentra disponible en el     Anexo N°2 "Definiciones y otras consideraciones respecto del Clasificador Presupuestario".

2. ANEXOS

2. ANEXOS

Anexo N° 1: Detalle del Clasificador Presupuestario
Anexo N° 2: Definiciones y otras consideraciones respecto del Clasificador Presupuestario

TÍTULO IV. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS, F.U.P.E.F.

1. DISPOSICIONES GENERALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. DISPOSICIONES GENERALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros de los Servicios de Bienestar fiscalizados por esta Superintendencia deberán ser preparados en conformidad con las normas impartidas en el presente Compendio.

Por lo tanto, los Servicios de Bienestar deben mantener sus sistemas contables conforme a la Contabilidad Patrimonial, contemplando, entre otros principios contables, el del devengado, que señala que la determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período, aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.

Para registrar todos los hechos económicos el sistema contable deberá contemplar: Plan de cuentas, Comprobantes de Contabilidad, Libro Diario, Libro Mayor y los informes financieros requeridos en los párrafos siguientes de este numeral 1.

Respecto de los comprobantes de contabilidad, según su origen, deben ser de Ingresos, Egresos y Traspasos, con su respectiva numeración correlativa anual.

Los Servicios de Bienestar deben ajustarse al plan de cuentas contenido en el Anexo N° 1 "Plan de Cuentas", sin perjuicio de complementarlo con las subcuentas que sean necesarias.

El Servicio de Bienestar deberá elaborar un manual de cuentas, el cual deberá estar a disposición de este Organismo.

Los estados financieros y demás informes que los complementan, que deben ser entregados anualmente a esta Superintendencia, son los siguientes:

Los estados financieros deberán ajustarse a la forma, contenido, codificación y demás especificaciones técnicas contempladas en estas instrucciones.

Los estados financieros, cuyas cifras en pesos estarán referidas a la fecha de cierre del ejercicio contable de que se trate, se deben presentar en forma comparativa con los preparados en la misma fecha del ejercicio anterior.

Los estados financieros e informes anuales referidos al 31 de diciembre de cada año deberán ser remitidos a esta Superintendencia mediante la plataforma de reporte web SISBI (sisbi.suseso.cl), a más tardar el día 15 de marzo del año siguiente o el día hábil siguiente si este cayera en sábado, domingo o festivo. Respecto de las Universidades, el plazo de entrega será hasta el último día hábil del mes de marzo del año siguiente.

Adicionalmente, deberán confeccionarse estados financieros e informes parciales al 31 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre, los cuales se emitirán a más tardar el día 15 del mes subsiguiente al del término del trimestre respectivo, con la información de las letras señaladas para los estados financieros e informes anuales -excepto de las letras A) y H)- que quedarán en poder del Servicio de Bienestar y a disposición de este Organismo.

Los estados financieros, debidamente aprobados por el Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar, como lo establece la letra e) del artículo 29 del D.S. N° 28, ya mencionado, deberán ser suscritos por la Jefatura Superior de la Institución o por el funcionario en quien se haya delegado esa facultad, por el(la) Jefe(a) de Bienestar y por el(la) Contador(a) del mismo. Así también, la carta u oficio conductor mediante el cual se remitan dichos informes financieros, debe ser firmado por la autoridad máxima de la Institución o por el presidente del Consejo Administrativo.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 29 (del nº 1)

2. FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

2. FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

2. FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

2.1 A) INFORMACIÓN GENERAL

2.1 A) INFORMACIÓN GENERAL

En el costado superior derecho del formato de la hoja de Información General del Anexo N° 2 "Formato Información General", de este Título, se indicará la fecha a la que están referidos los estados financieros, la cual deberá corresponder al 31 de diciembre del año que se informa.

Además, esta sección consignará la información básica del Servicio de Bienestar que incluye los siguientes antecedentes:

  • 1.00 IDENTIFICACIÓN

    Del 1.01 al 1.06

    Registrar los datos en la forma indicada en el formato.

  • 2.00 ADMINISTRACIÓN

    Del 2.01 al 2.11

    Completar el formato anotando los datos de las personas que desempeñan los cargos que allí aparecen. Los nombres deben anotarse de la siguiente forma:

    Apellido paterno, apellido materno, nombres completos.

  • 3.00 INFORMACIÓN ADICIONAL

    Del 3.01 al 3.07

    Anotar los datos existentes al 31 de diciembre del año que se informa.

A continuación, se explica el contenido de cada uno de los ítems que aparecen en el Formato Único de Presentación de los Estados Financieros de los Servicios de Bienestar, utilizando para ello el mismo código con el que se identifican en dicho Formato.

2.2 B) BALANCE GENERAL CLASIFICADO

2.2 B) BALANCE GENERAL CLASIFICADO

10000 TOTAL ACTIVOS

Representa la suma total de los rubros del activo del Servicio de Bienestar y debe anotarse al pie de la columna "Activos" del Balance General Clasificado.

Las cuentas del activo serán distribuidas en las siguientes dos clasificaciones generales:

  • Activos Circulantes
  • Otros Activos

11000 ACTIVOS CIRCULANTES

Incluye aquellos activos y recursos que serán realizados o consumidos, dentro del plazo de un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros.

Los conceptos que conforman el activo circulante deberán incorporarse a los ítems que a continuación se definen:

11010 Disponible

Está constituido por aquellos fondos en caja (efectivo y valores), depósitos en cuenta corriente bancaria, fondos fijos, recursos en tránsito debidamente certificados y otros valores existentes al cierre del balance, de disponibilidad inmediata y sin restricción de ningún tipo.

Respecto de los fondos fijos, éstos deben estar destinados sólo para pagos menores y estar rendidos al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año.

De existir restricciones, estos activos deberán ser clasificados en el ítem "Otros" (11080), del rubro "Activos Circulantes" (Nota Explicativa N° 9).

11015 Valores Realizables

Deberán incluirse en este ítem, aquellos valores adquiridos por el Servicio de Bienestar, siempre que su reglamento lo permita.

11020 Valores Negociables

En este ítem deberán incluirse los instrumentos financieros que hubieren adquirido en el mercado de capitales los Servicios de Bienestar que cuenten con la autorización respectiva del Ministerio de Hacienda, según lo establecido en el Decreto Ley N°1.056 de 1975. Asimismo, deberán registrarse las inversiones efectuadas en virtud del artículo 36 de la Ley N° 18.267, por los Servicios de Bienestar de las universidades estatales.

Se anotarán en este ítem aquellas inversiones en bancos e instituciones financieras, cuya liquidación está sujeta a un simple trámite, tales como depósitos a plazo (Nota Explicativa N° 5).

De existir restricciones sobre estos activos deberán ser clasificados en el ítem "Otros" (11080) del rubro "Activos Circulantes" (Nota Explicativa N° 9).

11030 Colocaciones

En este ítem se incluyen los préstamos otorgados a los afiliados, tales como préstamos generales, médicos, habitacionales, etc., debidamente reglamentados, los cuales deben presentarse netos de intereses no devengados al término del ejercicio contable de que se trate (Nota Explicativa N° 6). Es decir, deberán corresponder sólo al saldo de la deuda capital; sin perjuicio de presentar los intereses por percibir en el balance general de 8 columnas, en la cuenta de pasivo correspondiente.

11040 Cuentas por Cobrar

En este código corresponde considerar los valores por cobrar provenientes de cuotas de préstamos (incluidos intereses devengados), aportes de afiliados, aportes institucionales y otras deudas directamente relacionadas con el financiamiento y actividades del Servicio de Bienestar, incluidos los excedentes de servicios dependientes. Por consiguiente, se clasificarán en este código los derechos por cobrar pendientes de enterar al Servicio de Bienestar durante el ejercicio contable a que se refieren los estados financieros. No deben incluirse los montos por recibir a favor de casas comerciales, compañías de seguros e instituciones de salud, que se informan a la institución para su descuento.

Los conceptos incorporados en este ítem deberán informarse en la forma indicada en la Nota Explicativa N° 7.

11050 Existencias

En este ítem deberá mostrarse el total de bienes adquiridos por el Servicio de Bienestar, siempre que la adquisición esté contemplada en su Reglamento particular, debiendo indicarse en una nota explicativa el tipo de existencias, su sistema de valorización y destino (Nota Explicativa N° 8).

11080 Otros

Se incluirán en este ítem todas aquellas partidas que no puedan ser clasificadas en las definiciones anteriores del activo circulante (Nota Explicativa Nº 9).

12000 OTROS ACTIVOS

Se deben incluir aquellos activos del Servicio de Bienestar no clasificados en el rubro anterior, y estará compuesto por aquellos activos y recursos que no serán realizados o consumidos dentro del plazo de un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros, los que deberán incorporarse a los ítems que a continuación se definen:

12010 Colocaciones a largo plazo

Incluye las cuotas de los préstamos (saldo de capital) otorgados a los afiliados, cuyo plazo de vencimiento excede de un año a contar de la fecha del cierre de los estados financieros (Nota Explicativa Nº 6).

12020 Deudas de Dudosa Recuperación

Se incluirán en este ítem todas aquellas deudas con una antigüedad superior a un año desde que se origina su morosidad. Cabe precisar que al momento de registrar la deuda como de dudosa recuperación no devengará intereses ni reajustes.

Si se requiere castigar contablemente deudas de difícil recuperación, respecto de las cuales se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro, se hace presente que la facultad contenida en el artículo 19 de la Ley N° 18.382, también es aplicable a las deudas relacionadas con las oficinas de bienestar, en los términos que la citada norma legal establece, acorde con lo expresado por la Contraloría General de la República en su Oficio N° 24.551, de 1985, debiendo considerarse asimismo las conclusiones que ese Organismo Contralor expone en su Dictamen N° 23.294, de ese mismo año. En estas circunstancias, la decisión que se adopte en torno a ejercer la referida facultad será de competencia del Ministerio del ramo y del de Hacienda, sin perjuicio de las atribuciones de dicha Contraloría en relación con los fondos públicos que controla.

12030 Otros

Deberán incluirse en este ítem aquellas partidas que no puedan ser clasificadas en algunas de las definiciones anteriores (Nota Explicativa N° 10).

20000 TOTAL PASIVOS

Representa la suma total de los rubros del pasivo, la que deberá anotarse al pie de la columna "Pasivos" del Balance General Clasificado.

Las cuentas del pasivo serán distribuidas en las siguientes clasificaciones generales:

  • Pasivos Circulantes
  • Pasivos a Largo Plazo
  • Patrimonio

21000 PASIVOS CIRCULANTES

Incluirá aquellas obligaciones contraídas por el Servicio de Bienestar, que serán liquidadas dentro del plazo de un año a contar de la fecha de cierre de los estados financieros.

Los conceptos que conforman el pasivo circulante deberán incorporarse a los ítems que a continuación se definen:

21010 Beneficios por Pagar

Se clasifican en este ítem todas las obligaciones que tiene y adeuda el Servicio de Bienestar a sus afiliados.

Los beneficios solicitados por los afiliados hasta el último día hábil del mes de diciembre y que no hayan sido pagados a esa fecha, deberán ser provisionados por el Servicio de Bienestar con cargo al ejercicio contable y al presupuesto del año que termina (Nota Explicativa N° 11).

21020 Obligaciones con Servicios Dependientes

Se incluirá en este ítem solo el movimiento de fondos de los servicios administrados; tales como: jardines infantiles, centros vacacionales, casas de reposo, sedes sociales, complejos deportivos, casinos del personal, etc., según las facultades otorgadas en el Reglamento particular del Servicio de Bienestar (Nota Explicativa N° 12).

Su saldo representa las disponibilidades de fondos del o de los servicios dependientes, depositados en la cuenta corriente bancaria del Servicio de Bienestar; su contrapartida se presentará con restricción en el ítem "Otros" (11080) (Nota Explicativa N° 9, letra b).

Las operaciones financieras de los mencionados servicios deberán ser registradas en una contabilidad separada de la del Servicio de Bienestar.

21030 Cuentas por Pagar a Casas Comerciales y a Otras Instituciones

Corresponde a los valores descontados a los afiliados e ingresados al Servicio de Bienestar y que a la fecha de cierre del balance no han sido pagados a las casas comerciales u otras instituciones en convenio (Nota Explicativa N° 13).

Cabe precisar que el Servicio de Bienestar actúa sólo de intermediario, ya que recauda las cuotas y luego las integra a las casas comerciales, no pudiendo en ningún caso constituirse en aval de dichas deudas, ni comprometer su patrimonio pagando anticipadamente compromisos de sus afiliados con casas comerciales; es decir, pagar cuotas que no ha recibido. Por lo mismo, las deudas de los afiliados deben controlarse en forma extracontable mediante registros y procedimientos administrativos, en la forma indicada en la Nota Explicativa N° 13.

21040 Proveedores

Se incluirán las deudas u obligaciones directas contraídas con proveedores, sólo en aquellos casos que lo permita el Reglamento particular del Servicio de Bienestar.

21050 Acreedores Varios

Corresponde informar en este ítem todos los cheques girados por el Servicio de Bienestar a los afiliados (por pagos de beneficios o por otros conceptos) y a las casas comerciales en convenio (por descuentos efectuados a los afiliados), y que a la fecha de cierre de los estados financieros hayan excedido su plazo legal sin haber sido cobrados.

Si transcurridos cinco años y habiendo realizado todas las gestiones para dar cumplimiento a estas obligaciones dichos saldos aún permanecen en el pasivo circulante, deberá aplicarse la prescripción establecida en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil, contabilizándose como ingresos. Lo anterior no se aplica a los cheques caducados emitidos a casas comerciales por descuentos recibidos de los afiliados; en ese caso, una vez caducado el cheque, se debe devolver al afiliado el monto que remitió y que la empresa no ha cobrado, informando de ello a la respectiva casa comercial para que, si corresponde, se proceda al nuevo descuento.

También se incluirán en este ítem los compromisos asumidos por el Servicio de Bienestar con terceros, producto de beneficios otorgados a sus afiliados que obtuvieron prestaciones a través de convenios suscritos con entidades del área de la salud (farmacias, ópticas, centros médicos, etc.), establecidos expresamente en su reglamento.

21060 Retenciones

Se clasificarán en este ítem las retenciones efectuadas por el Servicio de Bienestar en las operaciones con terceros que signifiquen la aplicación del impuesto de segunda categoría del D.L. N° 824.

Cabe hacer presente que, conforme a lo establecido en los artículos 14° y 16° del D.S. N° 28, Reglamento General ya citado, y en la jurisprudencia de esta Superintendencia, los Servicios de Bienestar pueden efectuar los gastos necesarios para cumplir con las finalidades contempladas en sus reglamentos; entre ellos los referidos a la contratación, a través de la autoridad superior de la Institución de la cual forman parte, de personal para actividades relacionadas con la salud física, el deporte, la recreación, la cultura y otras de similar naturaleza que beneficien directamente a sus afiliados. El Servicio de Bienestar hará la retención del impuesto cuando pague directamente a ese personal y lo remitirá a la Institución a fin de que lo incluya en su declaración mensual.

21070 Compañías de Seguros

Deben incluirse en este ítem las cuotas recibidas de los afiliados para el pago de primas de convenios con Compañías de Seguros e Instituciones de Salud que a la fecha de cierre del balance aún no han sido pagadas. Considerando que estas primas de seguros pueden ser de cargo del afiliado en su totalidad, del Servicio de Bienestar o de ambos, la parte que corresponda al Servicio de Bienestar también debe ser incluida en este código al momento de contabilizar el compromiso con esas entidades. (Nota Explicativa N° 14).

21090 Otros

Se incluirán todas aquellas partidas que no puedan ser clasificadas en alguna de las definiciones anteriores del pasivo circulante (Nota Explicativa Nº 16).

22000 PASIVOS A LARGO PLAZO

Incluirá aquellas obligaciones del Servicio de Bienestar que serán pagadas o amortizadas en plazos superiores a un año, a partir de la fecha de cierre de los estados financieros.

Los conceptos que conforman el pasivo a largo plazo deberán incorporarse a los ítems que a continuación se definen:

22010 Acreedores Varios

Representan obligaciones adeudadas a terceros a la fecha de cierre de los estados financieros, con vencimiento a más de un año desde esa fecha.

22020 Otros

Se incluirán otras obligaciones del pasivo a largo plazo.

23000 PATRIMONIO

Representa la constitución de los fondos necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Servicio de Bienestar (Nota Explicativa N° 17), compuesto por los siguientes ítems:

23010 Fondos de Reserva

Fondos destinados a hacer frente a obligaciones financieras o contingencias específicas, como los destinados a inversiones futuras.

23020 Fondos Generales

Corresponde a los excedentes o déficit acumulados de ejercicios anteriores a aquel al que se refieren los estados financieros.

Se registrarán además los ajustes por errores que afectan los resultados de estados financieros anteriores y que se detectaron en el ejercicio contable actual; las pertinentes correcciones se contabilizarán en el ejercicio en que se detectaron con cargo o abono a las cuentas de este ítem y se explicarán en la Nota N° 17.

23030 Excedente (Déficit) del Ejercicio

Representa el resultado de la gestión del Servicio de Bienestar y deberá anotarse en este ítem el excedente o el déficit del ejercicio al que se refieren los estados financieros (Nota Explicativa N° 18).

Referencias legales: DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2514 (del art. 2, que refunde el Código Civil) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2515 (del art. 2, que refunde el Código Civil) - DL 1056 de 1975 MinHa - DL 824 (Ley Impuesto a la Renta) - DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 14 (del nº 1) - DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 16 (del nº 1) - Ley 18.267, artículo 36 - Ley 18.382, artículo 19

2.3 C) ESTADO DE RESULTADOS

2.3 C) ESTADO DE RESULTADOS

El período que debe indicarse en los casilleros bajo la glosa "Ejercicio Actual", debe ser el comprendido entre el 1° de enero y el último día del mes al que se refieren los estados financieros, y el que debe informarse bajo la glosa "Ejercicio Anterior", corresponderá al mismo período, pero del año anterior.

El Estado de Resultados deberá contener la siguiente información:

41000 INGRESOS OPERACIONALES

Representa el total de ingresos generados por las actividades propias del Servicio de Bienestar en el período informado, compuesto básicamente por los aportes de la Institución y de los afiliados, como asimismo por los intereses y comisiones, cuyos ítems son los siguientes:

41010 Aportes de la Institución

Se presentarán los aportes ordinarios de la Institución, percibidos y/o devengados, a la fecha de cierre de los estados financieros.

41020 Aportes de los Afiliados

Se presentarán los aportes ordinarios de los afiliados, percibidos y/o devengados, a la fecha de cierre de los estados financieros.

41030 Rentas de Colocaciones y Comisiones

Corresponde a los intereses por préstamos otorgados a los afiliados y a las comisiones por convenios con casas comerciales u otras instituciones. Además, se deben incluir todos los valores devengados por estos conceptos a la fecha de cierre de los estados financieros.

41070 Otros Ingresos

Se incluirán otros ingresos no clasificados en los ítems anteriores que correspondan a la actividad habitual del Servicio de Bienestar y que se encuentren establecidos en el reglamento particular, tales como: aportes de los afiliados por incorporación y los extraordinarios.

32000 EGRESOS OPERACIONALES

Corresponde a los gastos por beneficios entregados por el Servicio de Bienestar a sus afiliados y cargas familiares, para cumplir con las finalidades contempladas en su reglamento, bajo el concepto de "Gastos de transferencias".

Dichos gastos se clasificarán en los siguientes ítems:

32010 Beneficios Médicos Reglamentarios para Afiliados al Fondo Nacional de Salud.

32020 Beneficios Médicos Reglamentarios para Afiliados a ISAPRE.

32030 Beneficios Médicos Reglamentarios para Afiliados no afectos a FONASA ni a ISAPRE (cotizantes activos y jubilados de las Entidades de Previsión de la Defensa Nacional y de Carabineros).

32040 Subsidios

32050 Beneficios Facultativos (Nota Explicativa Nº 19)

32060 Seguros

32070 Otros Egresos

Se incluirán en este ítem todos aquellos gastos que provengan de las operaciones propias del Servicio de Bienestar y que no hubieren sido definidos anteriormente.

RESULTADO OPERACIONAL

Corresponde a la diferencia entre los rubros "Ingresos operacionales" y "Egresos operacionales"

45000 INGRESOS NO OPERACIONALES

Corresponde a los ingresos que no son propios de la actividad fundamental del Servicio de Bienestar.

45010 Excedentes de Servicios Dependientes

Corresponde ingresar los excedentes producidos en el período que se informa por los servicios dependientes, sólo cuando se encuentre contemplado en el reglamento del Servicio de Bienestar. En ningún caso el Servicio de Bienestar debe hacerse cargo de los déficit de los servicios dependientes; ellos deberán ser asumidos por el servicio o institución que haya entregado los bienes en administración (Nota Explicativa Nº 12).

45020 Donaciones y Legados

Corresponde a los ingresos contemplados en el Reglamento del Servicio de Bienestar, provenientes de herencias, legados, donaciones y erogaciones voluntarias a su favor.

45050 Otros Ingresos

Corresponde a otros ingresos no habituales, no clasificados en los ítems anteriores.

35000 EGRESOS NO OPERACIONALES

Corresponde a los egresos que no son propios de la actividad fundamental del Servicio de Bienestar.

35010 Aportes a Servicios Dependientes

En este ítem deberán incluirse los aportes o contribuciones que realicen los Servicios de Bienestar, autorizados por reglamento y acordados por el Consejo Administrativo, para la mantención, financiamiento e inversión cuando proceda, de los servicios dependientes (Nota Explicativa N° 12).

35050 Otros Gastos

Corresponde a otros gastos no clasificados en los ítems anteriores.

RESULTADO NO OPERACIONAL

Corresponde a la diferencia entre los rubros "Ingresos no operacionales" y "Egresos no operacionales"

23020 EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO

Corresponde a la suma del "Resultado operacional" y del "Resultado no operacional" (Nota Explicativa N° 18).

2.4 D) NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

2.4 D) NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas a los estados financieros representan la entrega de cierta información que no está directamente reflejada en dichos estados y que es de utilidad para los usuarios de la información, para efectuar análisis con una base objetiva. Esto implica que estas notas explicativas no sean en sí mismas un estado financiero, sino que formen parte integral de él, siendo obligatoria su presentación.

Mediante este Título se establece la información mínima que deberá proporcionarse en las notas explicativas; sin embargo, los requerimientos de información que esta Superintendencia establece no eximen a la administración del Servicio de Bienestar de la responsabilidad de entregar toda otra información esencial.

Las notas deben presentarse en el mismo orden que se señala a continuación y deben ceñirse a las instrucciones impartidas con relación a cada una de ellas. En caso de que una o más de las notas referidas no sea aplicable al Servicio de Bienestar, deberá señalarse tal condición en el lugar de la nota correspondiente.

Las notas adicionales deben agregarse a continuación de las exigidas en el presente título.

  1. NOTA N° 1 Naturaleza del Servicio de Bienestar

    Deberá señalarse en esta nota el Decreto Supremo de formación del Servicio de Bienestar y sus modificaciones posteriores, si corresponde, y demás normas legales que lo rigen.

  2. NOTA N° 2 Criterios Contables

    Se deberá incluir una descripción de los criterios contables aplicados a los estados financieros; entre éstos se tiene:

    • Período cubierto por los estados financieros;

    • Método de valorización de existencias, si procede;

    • Criterios de valorización de las inversiones financieras (valores negociables), si procede.

  3. NOTA N° 3 Cambios Contables

    Deberá señalarse todo cambio en la aplicación de los principios contables, indicando, al menos, la naturaleza del cambio, su justificación y su efecto en resultados y en otras partidas de los estados financieros.

  4. NOTA N° 4 Aprobación del Consejo Administrativo

    Se deberá informar en esta nota la fecha de la sesión y N° de acta respectiva, en que consta la aprobación de los estados financieros anuales por el Consejo Administrativo, según lo estipulado en la     letra e) del artículo 29° del mencionado D.S. N° 28.

  5. NOTA N° 5 Valores Negociables

    Deberá indicarse la disposición legal que autoriza al Servicio de Bienestar para hacer inversiones; en el estado demostrativo, si procede, debe indicarse el tipo de inversión, serie del documento, emisor del documento y valor actualizado, como mínimo.

  6. NOTA N° 6 Colocaciones

    En materia de préstamos, se deberá detallar la composición de éstos, indicando como mínimo, lo siguiente:

    Tipo de préstamo

    Saldo s/ contabilidad (incluye Intereses No Devengados) $ (A)

    Intereses No devengados $ (B)

    Saldo capital

    (A - B)

    Saldo capital Corto Plazo (Ítem 11030) $

    Saldo capital Largo Plazo

    (Ítem 12010) $

    Médicos

    Generales

    Habitacionales

    Otros

    Todos estos saldos corresponden a cuotas que vencerán en los ejercicios siguientes.

  7. NOTA N° 7 Cuentas por Cobrar

    En esta nota se indicarán los conceptos incorporados en el ítem "Cuentas por Cobrar" (11040), conforme al siguiente cuadro:

    Concepto

    En $

    Aportes de la institución

    Aportes de los afiliados

    Cuotas vencidas de préstamos (Capital)

    Intereses devengados de dichas cuotas

    Excedentes por cobrar de servicios dependientes

    Otros (detallar)

    Total en $

  8. NOTA N° 8 Existencias

    Se deberá indicar tipo de existencias, sistema de valorización y su destino.

  9. NOTA N° 9 Otros Activos Circulantes

    Cuando corresponda, esta nota deberá indicar la desagregación del ítem "Otros" (11080), del rubro "Activos Circulantes" (11000). Así también, se deberá detallar en esta nota, si procede:

    • Los fondos a rendir entregados por el Servicio de Bienestar para la construcción de obras nuevas autorizadas por este Organismo, informando el estado de avance en que se encuentra según el siguiente detalle:

      Tipo de obra

      Dirección

      Fecha estimada de término de la obra

      Resolución de Autorización Presupuestaria

      Valor total estimado de la obra

      Valor total estimado a financiar por el Servicio de Bienestar

      Valor total aportado por el Servicio de Bienestar al 31 de diciembre (Incluye años anteriores)

      Valor total rendido al 31 de diciembre (Incluye años anteriores)

      Saldo Fondos a Rendir (Valor total aportado menos valor total rendido)

      El control de los valores entregados para la construcción de obras nuevas deberá efectuarse mediante cuentas denominadas fondos a rendir obras nuevas (más el nombre de la obra). El Servicio de Bienestar deberá solicitar periódicamente la rendición de gastos o avances de la obra, la que se contabilizará con cargo a resultado en una cuenta cuyo nombre identifique dicha obra.

    • Las partidas de las cuentas del "Disponible" (11010) y "Valores negociables" (11020), que por presentar restricciones de algún tipo han debido incluirse en el ítem "Otros" (11080). La información deberá contener como mínimo, los siguientes datos:

      • Concepto

      • Monto en pesos

      • Causa de la restricción

  10. NOTA N° 10 Otros Activos

    Cuando corresponda, esta nota deberá indicar la desagregación del ítem "Otros" (12030), perteneciente al rubro "Otros Activos" (12000).

  11. NOTA N° 11 Beneficios por Pagar

    Deben señalarse las circunstancias que impidieron pagar los beneficios antes del término del ejercicio; lo informado en esta nota debe complementarse en el respectivo estado demostrativo, agregando al detalle de las partidas que componen el saldo, definido en el numeral 2.5 E) Estados demostrativos de saldos del numeral 2. FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS del Título IV. de este Libro IV, la fecha de recepción de las solicitudes de beneficios.

  12. NOTA N° 12 Servicios Dependientes

    El excedente o déficit de un servicio en administración corresponde al resultado anual del ejercicio contable y debe ser determinado mediante un balance general de ocho columnas, el que deberá ser remitido conjuntamente con la presentación de los estados financieros anuales del Servicio de Bienestar.

    Sólo cuando se encuentre contemplado en el reglamento respectivo, los excedentes o el porcentaje que corresponda, producidos en el período que se informa, se ingresarán al Servicio de Bienestar al término del ejercicio contable. Si ese excedente resultare mayor que las disponibilidades del servicio administrado, la diferencia por enterar se registrará como un valor por cobrar en el Servicio de Bienestar, el cual se presentará en el balance general clasificado en "Cuentas por Cobrar" (11040) del activo circulante.

    Para cada servicio dependiente deberá informarse por separado:

    • La información contenida en el cuadro siguiente:

      Nombre del Servicio Dependiente

      Dirección

      Resolución que asigna al S. de Bienestar la administración

      Aporte anual del Serv. de Bienestar (cuando corresponda)

      $

      Resultado del Ejercicio $

      Excedentes traspasados al Serv. de Bienestar (cuando corresponda) $

      N°

      Fecha
    • Cuando corresponda, deberá indicarse por cada servicio dependiente el número de Acta y fecha de la sesión del Consejo Administrativo que acordó el monto de los aportes a los servicios dependientes y de los excedentes de estos últimos que ingresarán al Servicio de Bienestar.

  13. NOTA N° 13 Casas Comerciales y otras Instituciones

    Se debe contemplar el compromiso con casas comerciales y otras instituciones, producto de las retenciones efectuadas a los afiliados y no pagadas al 31 de diciembre. Adicionalmente, como se instruye en el código 21030, los créditos obtenidos por los afiliados con las casas comerciales, en convenio con el Servicio de Bienestar, deberán controlarse en forma extracontable por afiliado y casa comercial u otra institución; dicha información deberá indicar, a lo menos: nombre del deudor, casa comercial, total de la deuda, N° de cuotas, amortización de la deuda, saldo pendiente. En esta nota se deberá informar lo adeudado por los afiliados a las casas comerciales u otras instituciones a la fecha de cierre de los estados financieros, según se indica:

    a)

    Saldo del ítem 21030 Cuentas por pagar a C. Comerciales

    $

    b)

    Saldo de cuotas pendientes de los afiliados (registro extracontable)

    $

    c)

    Saldo de descuentos no efectuados a los afiliados por exceder tope de descuento o por otra causa (registro extracontable)

    $

  14. NOTA N° 14 Compañías de Seguros

    Los Servicios de Bienestar, facultados por sus reglamentos para suscribir convenios con Compañías de Seguros e Instituciones de Salud en beneficio de sus afiliados y cargas familiares, cuyo financiamiento será de cargo del Servicio de Bienestar, de los afiliados o de ambos, deben informar en esta nota el saldo incluido en el ítem 21070 "Compañías de Seguros" para el pago de las primas, por institución y tipo de convenio, detallando qué partes fueron aportadas por el Servicio de Bienestar y/o por los afiliados, si corresponde.

  15. NOTA N° 15 Acreedores Varios

    Se debe indicar la desagregación del ítem Acreedores Varios (21050), indicando los montos totales (el detalle debe informarse en el respectivo estado demostrativo) de cheques caducados correspondientes a beneficios y de los montos de cheques caducados emitidos a casas comerciales en convenio.

  16. NOTA N° 16 Otros Pasivos Circulantes

    Cuando corresponda, esta nota deberá indicar la desagregación del ítem "Otros" (21090) perteneciente a "Pasivos Circulantes".

  17. NOTA N° 17 Cambios en el Patrimonio

    Corresponde informar en esta nota las variaciones experimentadas en el patrimonio del Servicio de Bienestar durante el ejercicio y los conceptos que las originaron.

    Año _______________

    Monto $

    Saldo Fondos Generales al 1° de enero del ejercicio actual, después de incluir el excedente o déficit del ejercicio anterior.

    Variaciones durante el ejercicio contable (1)

    • Aumentos por abonos

    • Disminuciones por cargos

    Excedente o ( Déficit) del ejercicio

    Saldo Patrimonio al 31 de diciembre

    (1) En el correspondiente estado demostrativo se informará en detalle las variaciones de este ítem.

  18. NOTA N° 18 Excedentes

    En cumplimiento a lo establecido en la     letra a) del artículo 29 del D.S. N° 28, citado con anterioridad, los Servicios de Bienestar deben informar en el siguiente cuadro, el porcentaje de excedente anual obtenido, respecto de los ingresos del mismo período.

    Total ingresos según Estado de Resultado (operacional y no operacional)

    $

    Excedente del período según balance

    $

    % de excedente respecto de los ingresos

    % máximo permitido por el D.S. N° 28 (referido al período)

    20%

    Mayor (menor) porcentaje del período

  19. NOTA N° 19 Beneficios Facultativos

    Los Servicios de Bienestar facultados por reglamento para celebrar la Navidad y cuyos Consejos determinen aplicar recursos en la adquisición de regalos y/o juguetes para entregar a sus afiliados y que por excepción, al final de dicho proceso, queden sobrantes, deberán mantenerse inventariados en un registro extracontable y sólo podrán ser ocupados en actividades propias del Servicio de Bienestar que estén contempladas en su reglamento. Se exceptúa de lo anterior los beneficios de Navidad entregados en dinero, los cuales deben presentarse en beneficios por pagar.

    Se informarán además los conceptos de gastos por beneficios facultativos, indicando el artículo del Reglamento particular del Servicio de Bienestar que los establece.

  20. NOTA N° 20 Hechos Posteriores

    Incluye todos aquellos hechos significativos, de carácter financiero o de cualquier índole ocurridos entre las fechas de término del ejercicio y de presentación de los estados financieros a esta Superintendencia. En caso que no existiesen hechos posteriores, esto se deberá mencionar expresamente.

    Además de las Notas a los Estados Financieros mencionadas anteriormente, se deberán incluir todas aquellas que proporcionen suficiente información para comprenderlos e interpretarlos.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 29 (del nº 1)

2.5 E) ESTADOS DEMOSTRATIVOS DE SALDOS

2.5 E) ESTADOS DEMOSTRATIVOS DE SALDOS

Las cuentas patrimoniales de activo y de pasivo del Balance General de 8 Columnas, deben ser demostradas en su integridad mediante la confección de Estados Demostrativos de Saldos, los que deberán adjuntarse a los estados financieros referidos al 31 de diciembre de cada año que tienen que remitir a esta Superintendencia.

Dichos estados deben contener el nombre del deudor o acreedor (según corresponda), concepto, número y fecha del comprobante contable de origen, saldo y cualesquiera otros antecedentes.

2.6 F) BALANCE GENERAL DE 8 COLUMNAS

2.6 F) BALANCE GENERAL DE 8 COLUMNAS

El Balance General de 8 Columnas, debe emanar de todas las cuentas consignadas en el Libro Mayor de la contabilidad del Servicio de Bienestar, el que se confecciona según la siguiente estructura:

Código

Cuenta

Débitos

Créditos

Saldos

Inventario

Resultado

Deudor

Acreedor

Activo

Pasivo

Pérdidas

Ganancias

Sumas

Excedente o Déficit

Totales

2.7 G) INFORME EXPLICATIVO DEL F.U.P.E.F.

2.7 G) INFORME EXPLICATIVO DEL F.U.P.E.F.

Se debe acompañar un informe complementario detallado, que tiene por objeto conocer los saldos de cuentas que conforman cada ítem del Balance General Clasificado y del Estado de Resultados, indicando a lo menos: Código, nombre de la cuenta, saldo y total.

A modo de ejemplo:

INFORME EXPLICATIVO DEL F.U.P.E.F.

ÍTEM

BALANCE GENERAL CLASIFICADO al.......

ACTIVOS

Saldo Deudor

Saldo Acreedor

Saldo Ítem

11010

DISPONIBLE

Código de Cuenta

Nombre de la Cuenta

$

$

$

11030

COLOCACIONES

Código de Cuenta

Nombre de la Cuenta

$

$

$

TOTALES

$

$

2.8 H) CERTIFICADO DE VISACIÓN

2.8 H) CERTIFICADO DE VISACIÓN

Considerando que cada Servicio de Bienestar es parte integrante de la institución matriz en que opera, satisfaciendo diversos estados de necesidad de sus trabajadores a través de las prestaciones que conceden, y muchas de las insuficiencias contables que éstos presentan en sus estados financieros anuales son corregibles en la oportunidad de su elaboración, esta Superintendencia considera indispensable que dichos documentos sean revisados preliminarmente por una Unidad del área contable-financiera de la institución matriz (Contraloría Interna, Auditoría Interna, Unidad de Finanzas, Dirección de Contabilidad, etc.), expresando su conformidad respecto de los mismos mediante la emisión del certificado que deberá acompañarse en la presentación de ellos a este Organismo, procedimiento que permite mejorar la calidad de la información entregada y facilita la acción fiscalizadora de este Servicio.

Dicha certificación expresará su conformidad, a lo menos, sobre los siguientes aspectos:

  • Que los saldos de las cuentas del activo, pasivo y de resultados emanan de los saldos del Libro Mayor, llevados en conformidad con principios instruidos por esta Superintendencia y por la Contraloría General de la República, cuando corresponda.

  • Que todas las cuentas patrimoniales, vale decir del activo y pasivo, están debidamente demostradas o analizadas en la composición de las partidas que constituyen sus saldos a nivel del Libro Mayor; esto es, conciliaciones bancarias con el respectivo detalle de los cheques pendientes de cobro, nóminas de deudores y acreedores, etc.

  • Que se han efectuado los arqueos, recuentos, etc., que confirman la efectiva existencia de los bienes, derechos y obligaciones de los rubros mostrados en el balance.

2.9 I) BALANCE PRESUPUESTARIO

2.9 I) BALANCE PRESUPUESTARIO

En el Balance Presupuestario, el Servicio de Bienestar debe informar como presupuesto inicial los mismos conceptos y montos de ingresos y egresos del presupuesto aprobados por esta Superintendencia, y en columna aparte todas las modificaciones que se hayan realizado, estableciendo enseguida la columna del presupuesto ajustado; además, debe registrar los ingresos y egresos efectivos y las respectivas diferencias entre el presupuesto ajustado y el real, ello según la segregación que se determine para cada ejercicio conforme el clasificador presupuestario vigente.

3. ANEXOS

3. ANEXOS

Anexo N° 1: Plan de Cuentas
Anexo N° 2: Formato Información General
Anexo N° 3: Formato Balance General Clasificado
Anexo N° 4: Formato Estado de Resultados

LIBRO V. SISTEMA DE REPORTE WEB DE INFORMACIÓN DE LOS SERVICIOS DE BIENESTAR (SISBI)

TÍTULO II. MÓDULO DE REPORTE WEB

1. DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

1.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

Los Estados Financieros solicitados por esta Superintendencia deberán ser remitidos por los Servicios de Bienestar fiscalizados por este Organismo, en adelante Servicios de Bienestar, mediante la plataforma web de reporte denominado SISBI.

Para ello, en la dirección sisbi.suseso.cl, luego de ingresar con su cuenta de usuario y contraseña, se deberá seleccionar la opción del menú principal "Estados Financieros" y hacer click en "Envíos".

Para la confección de los informes contables que se detallan a continuación, se deberán seguir las instrucciones impartidas en el N° 2 FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, ubicado en el Título IV del Libro IV de este Compendio.

  1. ESTADOS FINANCIEROS COMPLETOS FIRMADOS

    El primer archivo que debe adjuntar es un pdf que contiene todos los informes contables solicitados en el N° 2 FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, F.U.P.E.F., del Título IV del Libro IV de este Compendio, y firmados según instrucciones de la referida norma.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_FUPEF_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N°1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • FUPEF: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_FUPEF_202012.pdf.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  2. OFICIO CONDUCTOR

    Se debe adjuntar un archivo pdf que contiene la carta u oficio conductor mediante el cual se remiten los informes financieros, firmado por la autoridad máxima de la Institución o por el Presidente del Consejo Administrativo.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_OFICIO_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tabla de dominio" de este Título II.
    • OFICIO: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_OFICIO_202012.pdf.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  3. INFORMACIÓN GENERAL

    Se debe adjuntar un archivo excel que contenga el informe indicado en la letra A) Información general del número 2.1 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_IG_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • IG: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_IG_202012.xls.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  4. BALANCE GENERAL CLASIFICADO

    Se debe adjuntar un archivo excel que contenga el informe indicado en la letra B) Balance general clasificado, del número 2.2 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_BGC_AAAAMM, donde:

    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio" de este Título II.
    • BGC: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_BGC_202012.xls.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  5. ESTADO DE RESULTADO

    Se debe adjuntar un archivo excel que contenga el informe indicado en la letra C) Estado de resultados, del número 2.3 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_ER_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • ER: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_ER_202012.xls.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  6. NOTAS EXPLICATIVAS

    Se debe adjuntar un archivo pdf que contenga el informe indicado en la letra D) Notas explicativas a los estados financieros, del número 2.4 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_NOTAS_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio" de este Título II.
    • NOTAS: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_NOTAS_202012.pdf.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  7. ESTADOS DEMOSTRATIVOS DE SALDOS

    Se debe adjuntar una carpeta comprimida (zip) que contenga el informe indicado en la letra E) Estados demostrativos de saldos, del número 2.5 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_ESTDEM_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • ESTDEM: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_ESTDEM_202012.zip.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  8. BALANCE GENERAL DE 8 COLUMNAS

    Se debe adjuntar un archivo excel que contenga el informe indicado en la letra F) Balance general de 8 columnas, del número 2.6 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_BG8C_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • BG8C: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_BG8C_202012.xls.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  9. INFORME EXPLICATIVO DEL F.U.P.E.F.

    Se debe adjuntar un archivo excel que contenga el informe indicado en la letra G) Informe explicativo del F.U.P.E.F., del número 2.7 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_IEFUPEF_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 Tablas de dominio", de este Título II.
    • IEFUPEF: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_IEFUPEF_202012.xls.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  10. CERTIFICADO DE VISACIÓN

    Se debe adjuntar un archivo pdf que contenga el certificado indicado en la letra H) Certificado de visación, del número 2.8 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_CERTIFICADO_AAAAMM, donde:

    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.

    • CERTIFICADO: Información que contiene el archivo.

    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.


    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_CERTIFICADO_202012.pdf.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  11. BALANCE PRESUPUESTARIO

    Se debe adjuntar un archivo excel que contenga el informe indicado en la letra I) Balance presupuestario, del número 2.9 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_BP_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • BP: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_BP_202012.xls.

    Este archivo es de carácter obligatorio.
  12. BALANCE GENERAL DE 8 COLUMNAS DE SERVICIOS DEPENDIENTES

    Para el caso de los Servicios de Bienestar que tengan en administración Servicios Dependientes, se deberá adjuntar un archivo excel que contenga el Balance General de 8 Columnas de cada Servicio Dependiente, según lo instruido en el primer párrafo de la Nota Explicativa N° 12 de la letra D) número 2.4, numeral 2 del Título IV del Libro IV de este Compendio.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_SERVDEP_AAAAMM, donde:

    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.

    • SERVDEP: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de diciembre de 2020 debería tener el siguiente nombre: 137_SERVDEP_202012.xls.

    Este archivo solo aplica para los Servicios de Bienestar que administren Servicios Dependientes.

1.2 FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

1.2 FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

  1. REENVÍO DE REPORTES

    La Superintendencia podrá solicitar al Servicio de Bienestar corregir los antecedentes reportados previamente. En ese caso este Organismo habilitará el sistema de reporte web para el reenvío de dicha información, por el periodo de tiempo que estime conveniente.
  2. VISUALIZACIÓN DE REPORTES

    Los Servicios de Bienestar podrán apreciar los envíos realizados y descargar los archivos reportados (seleccionando un año en particular), en la sección "Estados Financieros", "Envíos" del menú principal de la plataforma.
  3. HABILITACIÓN DEL SISTEMA

    El sistema de reporte web estará habilitado para el reporte de los Estados Financieros confeccionados al 31 de diciembre de cada año, desde el primer día hábil de la última semana del mes de enero del año siguiente.

2. DE LOS PRESUPUESTOS

2. DE LOS PRESUPUESTOS

2. DE LOS PRESUPUESTOS

2.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

2.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

Los Servicios de Bienestar deberán realizar el envío de la información que se describe a continuación, utilizando el sistema de formulario web habilitado por esta Superintendencia para dichos fines.

  1. SECCIÓN PARÁMETROS GLOBALES:

    Corresponde a la sección del formulario web donde los Servicios de Bienestar deberán ingresar los datos requeridos para el cálculo de los aportes reglamentarios ordinarios (Sección Ingresos, título 11 , ítem 111, asignaciones 01 al 03).

    Los Parámetros Globales se deberán ingresar sólo una vez, debido a que estos valores están asociados a una serie de cálculos automáticos. Si excepcionalmente algún usuario requiriera realizar modificaciones en los datos ingresados en los Parámetros Globales, podrá hacerlo pues el Sistema permite realizar los cambios, debiendo tener cuidado de guardar siempre los valores ingresados, presionando el botón: "Guardar parámetros periodo". En este caso el usuario deberá ingresar nuevamente todos los valores de las secciones "Ingresos", "Egresos" y "Adjuntos".

    Si el usuario ingresa nuevamente a la sección Parámetros Globales, sin almacenar debidamente los valores solicitados y se cambia de sección, el Sistema no permitirá el envío de la información, hasta que se hayan ingresado todos los valores de la Sección Parámetros Globales.

    Según Io expuesto, se sugiere que, previo al ingreso de los datos del anteproyecto de presupuesto, se tenga absoluta claridad de haberse completado debidamente los valores de la Sección Parámetros Globales.

    Para el caso de los Servicios de Bienestar que actualmente no tienen afiliados jubilados, pero los tendrá para el año presupuestario que se está reportando, y no cuentan con información en el balance presupuestario para hacer el cálculo, a partir de este año en los "Parámetros Globales" se encuentra habilitada una alternativa en la opción de "Jubilados", que permite ingresar el monto presupuestario que se ha determinado para esta situación en particular.
  2. SECCIÓN INGRESOS:

    Corresponde a la sección del formulario web donde los Servicios de Bienestar deberán ingresar el monto (en pesos) de cada ingreso que el Servicio estima recibirá durante el año que se informa. Dicho formulario web contiene cada una de las asignaciones e ítems especificados en el clasificador presupuestario disponible en el Anexo N° 2 "Detalle del Clasificador Presupuestario", de este Título II.

    Aquellas asignaciones e ítems del clasificador presupuestario que no apliquen para el Servicio de Bienestar que reporta, según Io dispuesto en su reglamento particular, estarán inactivos, es decir, el Sistema no permitirá que se ingresen valores en dichos campos.

    Además, el cálculo de totales de cada título e ítem que tenga asociado asignaciones, Io realizará automáticamente el Sistema.

    Por otra parte, existen en el formulario valores que se ingresarán de manera automática, mediante el uso de ventanas emergentes, las cuales utilizan información previamente cargada por los usuarios, en la Sección Parámetros Globales.
  3. SECCIÓN EGRESOS:

    Corresponde a la sección del formulario web donde los Servicios de Bienestar deberán registrar el monto (en pesos) de cada gasto que el Servicio estima incurrirá durante el año que se informa. Dicho formulario web contiene todas las asignaciones e ítems de egresos especificados en el clasificador presupuestario remitido disponible en el Anexo N° 2 "Detalle del Clasificador Presupuestario", de este Título II.

    Aquellas asignaciones e ítems de gasto que no apliquen para el Servicio de Bienestar que reporta, según Io dispuesto en su reglamento particular, estarán inactivos, es decir, el Sistema no permitirá que se registren valores en dichos campos.

    Además, el cálculo de totales de cada título e ítem, que tenga asociado asignaciones, Io realizará automáticamente el Sistema.

    Para el caso del ítem 215 (Subsidios), asignaciones 01 a la 14, éstas se completarán usando una ventana emergente, que se despliega para cada asignación, en la cual se deben ingresar los campos: "N° de Beneficios" y "Monto unitario del beneficio (en $)" para luego presionar el botón "Calcular", completándose así el monto de la asignación escogida.

    Sin perjuicio de lo anterior, y entendiendo que en algunos Servicios de Bienestar para los subsidios de "Educación" (ítem 215/asignación 09) y "Beca de estudios" (ítem 215/asignación 10), tienen establecido distintos montos o tramos para el beneficio, la ventana emergente permitirá para estos subsidios completar más de un dato por cada uno de éstos, para luego presionar el botón "Calcular".

    En el caso de utilizar la asignación 15 "Otros subsidios (especificar)", al posicionarse sobre dicho texto, la ventana emergente permitirá escribir el o los nombre(s) del o los subsidios a otorgar, el número de beneficios que se estima conceder y el monto unitario (en pesos), para luego presionar el botón "Calcular".
  4. SECCIÓN ARCHIVOS ADJUNTOS: SUBIDA DE DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

    El formulario web cuenta con un botón de subida de archivo de documentación complementaria. En dicho archivo, el Servicio de Bienestar deberá informar en hojas separadas cada uno de los siguientes requerimientos en este mismo orden:
    • Oficio o Carta de responsabilidad firmado por la Autoridad de la Entidad o el Presidente del Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar, que consigne el listado de los documentos que se están remitiendo en forma digital y el número y la fecha de la sesión del Consejo Administrativo que aprobó el anteproyecto de presupuesto que se reporta.
    • Pólizas o contratos de Seguros, en los casos en que corresponda, según lo indicado en la Circular que esta Superintendencia emite cada año para la confección y presentación de los presupuestos.
    • Tabla de beneficios que se encuentra vigente en el año en que se reporta. Dicha información deberá seguir las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en la Circular emitida para la confección y presentación de los presupuestos.
    • Información de respaldo de inversiones reales, en los casos que corresponda.

    Cabe señalar que el sistema estará habilitado para recibir sólo un archivo con la documentación que se ha detallado, el cual podrá tener formato docx, odt, doc y pdf.

    El nombre del archivo adjunto que enviarán los Servicios de Bienestar deberá seguir el siguiente formato: EEE_OFICIORESP_AÑO

    Donde:
    • EEE= Corresponde al código que identifica de manera única al Servicio de Bienestar. El listado completo de los Servicios de Bienestar con su correspondiente código se encuentra contenido en la tabla detallada en el Anexo N° 1 "Tablas de Dominio", de este Título II.
    • AÑO= Corresponde al año al que se refiere el presupuesto reportado.

    Ejemplo: Si se está enviando un archivo pdf del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social correspondiente al presupuesto del año 2019, entonces el nombre del archivo será 137_OFICIORESP_2019.PDF, donde:
    • 137 es el código asignado en la tabla de dominio del Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II, al Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social,
    • OFICIORESP es el nombre del archivo y
    • 2019 es el año al que se refiere el presupuesto informado.
  5. SECCIÓN ARCHIVOS ADJUNTOS: SUBIDA DE PLANILLA DE CÁLCULO

    El formulario web cuenta con un botón de subida de archivo complementario de planilla de cálculo. En dicho archivo, el Servicio de Bienestar deberá informar en hojas de cálculo separadas, cada uno de los siguientes requerimientos, en este mismo orden:
    • Hoja N°1: Bases de cálculo de ingresos y egresos, que deberá construirse según las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en la Circular que cada año emite para la confección y presentación de los presupuestos.
    • Hoja N°2: Balance presupuestario al 30 de septiembre del año en que se reporta, que deberá construirse según las instrucciones contenidas en la letra b) del N° 2 ANTECEDENTES A REMITIR, del Título I del Libro IV de este Compendio.
    • Hoja N°3: Número de afiliados trabajadores y jubilados al 30 de septiembre y estimados al 31 de diciembre del año en que se reporta. Además, deberá indicarse el porcentaje de la remuneración imponible para pensiones y de la pensión que los trabajadores y jubilados, respectivamente, aportan al Servicio de Bienestar y de la cuota de incorporación, en el caso que el reglamento particular contemple este ingreso como fuente de financiamiento. Para dicho efecto, deberá completarse el cuadro que sobre el particular se incluye en la letra d) del N° 2 ANTECEDENTES A REMITIR, del Título I del Libro IV de este Compendio.
    • Hoja N°4: Monto de amortización de préstamos. Además de la base de cálculo que al respecto debe remitirse en la hoja N° 1, deberá construirse el cuadro con el detalle de la amortización por años, según las instrucciones impartidas por esta Superintendencia la letra D) Amortización de Préstamos, del N° 3.1 del Título I del Libro IV de este Compendio.
    • Hoja N°5: Información actualizada de los funcionarios que se desempeñan en el Servicio de Bienestar -Jefe(a) y Contador(a)-, según lo instruido en el N° 4 OTRAS INSTRUCCIONES, del Título I del libro IV de este Compendio.

    Los Servicios de Bienestar que, siguiendo las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el Título I. PROYECTO DE PRESUPUESTO, del Libro IV de este Compendio, registren en el anteproyecto de presupuesto ingresos o egresos por los conceptos que se indican a continuación, deberán reportar en hojas sucesivas Io siguiente:
    • Nómina con el detalle de los cheques caducados que tienen una antigüedad de cinco años o más, fecha de emisión y monto totalizado.
    • Lista de préstamos que se otorgaron en años anteriores (dos o más años de antigüedad) al que corresponde el presupuesto que se formula, cuyas cuotas se encuentren morosas, señalando la fecha en que se otorgó el préstamo, nombre del afiliado, monto de la deuda, número de cuotas morosas, número de días de mora y una breve explicación de las gestiones realizadas para el cobro.
    • Si se determina un porcentaje menor al 60% del total de los aportes reglamentarios en gastos por beneficios médicos y subsidios, se enviarán los antecedentes que Io justifiquen,
    • Si un Servicio de Bienestar presenta en el balance presupuestario datos al mes de agosto, en el título 11 "Aportes Reglamentarios", ítem 111 "Ordinarios", asignaciones 01, 02 y 03, se deberá reportar el o los comprobante(s) contable(s) que de(n) cuenta del ingreso devengado al mes de septiembre, respecto del aporte institucional, de afiliados activos y/o afiliados jubilados, y que complementa la información proporcionada en el balance presupuestario al 30 de septiembre.
    • Cualquier otra información relevante para la confección del anteproyecto de presupuesto.

    El nombre del archivo de planilla de cálculo que enviarán los Servicios de Bienestar deberá seguir el siguiente formato: EEE_BASECÁLCULO_AÑO

    Donde:
    • EEE= Corresponde al código que identifica de manera única al Servicio de Bienestar. El listado completo de los Servicios de Bienestar con su correspondiente código se encuentra contenido en la tabla detallada en el Anexo N° 1 "Tablas de Dominio", de este Título II.
    • AÑO= Corresponde al año al que se refiere el presupuesto informado.

    Ejemplo: Si se está enviando el archivo ods, xls, xlsx del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social correspondiente al presupuesto del año 2019 entonces el nombre del archivo será 137_BASECALCULO_2019, donde:
    • 137 es el código asignado en la tabla de dominio del Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II, al Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social,
    • BASECALCULO es el nombre del archivo y
    • 2019 es el año al que se refiere el presupuesto reportado.
  6. SECCIÓN TOTALES:

    Finalmente, el formulario web de reporte cuenta con una sección donde se despliega el total de ingresos y egresos que se registraron en las secciones descritas en las letras B) y C) anteriores, y el botón de envío del anteproyecto de presupuesto.

    Cabe señalar que para poder realizar el envío del anteproyecto, el monto total de ingresos declarado deberá coincidir con el valor total de egresos, además de adjuntar la base de cálculo y la documentación complementaria que corresponda descrita en las letras D) y E) precedentes.

    Adicionalmente a lo anterior, se debe señalar que el reporte del anteproyecto de presupuesto podrá efectuarse solamente cuando se haya realizado el almacenamiento de los Parámetros Globales, lo que ocurrirá presionando el botón "Guardar parámetros periodo".

2.2 FUNCIONES DEL MÓDULO

2.2 FUNCIONES DEL MÓDULO

  1. ALMACENAMIENTO TEMPORAL

    Los Servicios de Bienestar podrán utilizar la opción de "Almacenamiento Temporal" mientras confeccionan el presupuesto, hasta contar con la versión completa del anteproyecto, teniendo siempre en consideración Io que se señaló respecto del almacenamiento de los "Parámetros Globales".
  2. RE-CARGA DE ÚLTIMO ENVÍO

    El Servicio de Bienestar podrá enviar nuevamente los documentos adjuntos, sin tener que ingresar otra vez todos los datos de Ingresos y Egresos (ello basado en el último envío realizado).
  3. REENVÍO DE REPORTES

    Esta Superintendencia podrá solicitar al Servicio de Bienestar corregir antecedentes reportados previamente. En ese caso este Organismo habilitará el sistema de reporte web para el reenvío de dicha información, por el periodo de tiempo que estime conveniente.
  4. VISUALIZACIÓN DE REPORTES DE AÑOS ANTERIORES

    Los Servicios de Bienestar pueden apreciar todos los anteproyectos de presupuestos enviados (seleccionando un año en particular), con la salvedad de aquellos Servicios que hicieron alguna corrección a los anteproyectos de presupuestos reportados para los años 2017 y 2018, en que encontrarán el reporte primitivo realizado, por no estar en esos períodos aún implementada esta "visualización" en el sistema SISBI.

    A partir del presupuesto autorizado para el año 2019, los Servicios de Bienestar pueden visualizar el presupuesto aprobado por la Superintendencia de Seguridad Social hasta el nivel de asignación. Lo anterior reviste particular importancia, si este Organismo tiene una objeción a partir de la cual ha realizado algún cambio en el anteproyecto de presupuesto formulado, ya que el detalle por asignación que el Servicio de Bienestar debe registrar como presupuesto inicial será el autorizado por esta Superintendencia y no otro.

3. DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

3. DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

3. DE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

3.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

3.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

Las modificaciones presupuestarias que cumplen con los requisitos para ser sometidas a la aprobación de esta Superintendencia, deberán ser remitidas por los Servicios de Bienestar fiscalizados por este Organismo, en adelante Servicios de Bienestar, mediante la plataforma web de reporte denominado SISBI.

El sistema de reporte web consta de 5 secciones, una de ingresos, otra de egresos, dos secciones de archivos adjuntos y una sección de totales, las cuales se describen en las letras A) a la E) siguientes.

Cabe expresar que las secciones de ingresos y egresos están compuestas por un formulario que contiene cada una de las asignaciones e ítems especificados en el clasificador presupuestario, más tres columnas que se describen a continuación:

  • Primera Columna "Ingresos/Egresos Presupuesto Inicial": Al momento de acceder al formulario, de manera automática se llenarán en esta columna los datos del presupuesto inicial para el año vigente, con los montos que fueron aprobados por esta Superintendencia, sin que el Servicio de Bienestar tenga que intervenir.
  • Segunda Columna "Modificación Ingresos/Egresos": En esta columna el Servicio de Bienestar completará la información de los montos (positivos y negativos), en las asignaciones que son motivo de la modificación, como también aquellas cantidades que ya se encuentran ajustadas de manera interna. Cabe hacer presente, que la suma del monto inicial de la asignación más el ajuste realizado no podrá dar como resultado una cifra menor a cero.
  • Tercera Columna "Ingresos/Egresos Presupuesto Modificado": De manera automática el Sistema realizará la suma de la primera y segunda columna, generando la información del "Presupuesto Modificado".
  1. SECCIÓN FORMULARIO WEB INGRESOS:

    Corresponde a la sección donde los Servicios de Bienestar deberán ingresar los montos (en pesos) de cada ingreso que requiere modificar, o que ya ha sido ajustado de manera interna.

    El formulario web contiene cada una de las asignaciones, ítems y títulos especificados en el clasificador presupuestario, más las tres columnas descritas en los párrafos precedentes de este número 3.1.

    Aquellas asignaciones e ítems del clasificador presupuestario que no apliquen para el Servicio de Bienestar que reporta, según lo dispuesto en su reglamento particular, estarán inactivos, es decir, el Sistema no permitirá que se ingresen valores en dichos campos.

    Además, en las columnas el cálculo de totales de cada título e ítem, lo realizará automáticamente el Sistema.
  2. SECCIÓN FORMULARIO WEB EGRESOS:

    Corresponde a la sección donde los Servicios de Bienestar deberán registrar los montos (en pesos) de cada egreso que requiere modificar, o que ya fue ajustado de manera interna.

    El formulario web contiene cada una de las asignaciones, ítems y títulos especificados en el clasificador presupuestario, más las tres columnas descritas en el numeral 3.1 INFORMACIÓN A REPORTAR precedente.

    Aquellas asignaciones e ítems de gasto que no apliquen para el Servicio de Bienestar que reporta, según lo dispuesto en su reglamento, estarán inactivos, es decir, el Sistema no permitirá que se registren valores en dichos campos.

    En las columnas el cálculo de totales de cada título e ítem, lo realizará automáticamente el Sistema.
  3. SECCIÓN ARCHIVOS ADJUNTOS: SUBIDA DE DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

    El formulario web cuenta con un botón de subida de archivo de documentación complementaria. En dicho archivo, el Servicio de Bienestar deberá informar en hojas separadas cada uno de los siguientes requerimientos en este mismo orden:
    • Oficio o Carta de responsabilidad, firmado por la Autoridad de la Entidad o el Presidente del Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar, que consigne el listado de los documentos que se están remitiendo en forma digital, el número y la fecha de la sesión del Consejo Administrativo que aprobó la modificación presupuestaria que se reporta, detalle de los títulos, ítems y/o asignaciones ya sea de ingresos o egresos o de ambos según se trate, que son objeto de la modificación solicitada.
    • Otros antecedentes complementarios.

    Cabe señalar que el sistema estará habilitado para recibir sólo un archivo con la documentación que se ha detallado, el cual podrá tener formato docx, odt, doc y pdf.

    El nombre del archivo adjunto que enviarán los Servicios de Bienestar deberá seguir el siguiente formato: EEE_CARTARESPMOD_AÑO

    Donde:
    • EEE= Corresponde al código que identifica de manera única al Servicio de Bienestar. El listado completo de los Servicios de Bienestar con su correspondiente código se encuentra contenido en la tabla detallada en el Anexo N° 1 "Tablas de Dominio", de este Título II.
    • AÑO= Corresponde al año en que se reporta la información.

    Ejemplo: Si se está enviando un archivo pdf del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social correspondiente a una modificación presupuestaria reportada el 5 de junio de 2019, entonces el nombre del archivo será 137_CARTARESPMOD_2019.PDF, donde:
    • 137 es el código asignado en la tabla de dominio del Anexo N° 1 "Tablas de Dominio", de este Título II, al Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social,
    • CARTARESPMOD es el nombre del archivo y
    • 2019 es el año en que se realiza el reporte.
  4. SECCIÓN ARCHIVOS ADJUNTOS: SUBIDA DE PLANILLA DE CÁLCULO

    El formulario web cuenta con un botón de subida de archivo complementario de planilla de cálculo. En dicho archivo, el Servicio de Bienestar deberá informar en hojas de cálculo separadas, cada uno de los siguientes requerimientos, en este mismo orden:
    • Hoja N°1: Base de cálculo de la modificación presupuestaria que se presenta, la cual deberá especificar cuáles son los títulos, ítems y/o asignaciones ya sea de ingresos o egresos o de ambos según se trate, que son objeto de la modificación solicitada. En el caso que la modificación se fundamente en la publicación de una reciente modificación reglamentaria, deberá identificarse el número y fecha del Decreto Supremo correspondiente.
    • Hoja N°2: Balance presupuestario al último día hábil del mes anterior a aquél en el cual se está solicitando la modificación. Este balance debe incluir la información del presupuesto inicial (cantidades expresadas en pesos) y en columna aparte todas las modificaciones que se hayan realizado, determinándose el presupuesto ajustado, consignar los ingresos y egresos efectivos y las diferencias entre el presupuesto ajustado y lo real.

      Además, deberá necesariamente haberse realizado por parte del Servicio de Bienestar el ajuste de los títulos 15 y 25 referidos a los "Recursos del Ejercicio Anterior" y "Gastos Pendientes del Ejercicio Anterior".
    • Hoja N°3: Información actualizada de los funcionarios -Jefe(a) y Contador(a)-, que se desempeñan en el Servicio de Bienestar, que detalle el nombre, correo electrónico y número de teléfono.

    Los Servicios de Bienestar deberán incluir en hojas sucesivas cualquier otra información relevante que justifique y respalde la modificación presupuestaria que se reporta.

    El nombre del archivo de planilla de cálculo que enviarán los Servicios de Bienestar deberá seguir el siguiente formato: EEE_BASECALCULOMOD_AÑO

    Donde:
    • EEE= Corresponde al código que identifica de manera única al Servicio de Bienestar, según el listado que se encuentra contenido en el Anexo N° 1 "Tablas de Dominio", de este Título II.
    • AÑO= Corresponde al año en que se reporta la información.

    Ejemplo: Si se está enviando el archivo ods, xls, xlsx del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social correspondiente a una modificación presupuestaria reportada el 5 de junio de 2019, entonces el nombre del archivo será 137_BASECALCULOMOD_2019, donde:
    • 137 es el código asignado en la tabla de dominio del Anexo N° 1 "Tablas de Dominio", de este Título II, al Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social,
    • BASECALCULOMOD es el nombre del archivo y
    • 2019 es el año en que se realiza el reporte.
  5. SECCIÓN TOTALES

    Finalmente, el formulario web de reporte cuenta con una sección donde se despliega el total de ingresos y egresos del presupuesto modificado que se registraron en las secciones descritas en las letras A) y B) anteriores, y el botón de envío del anteproyecto de modificación presupuestaria.

    Cabe señalar que, para poder realizar el envío de la modificación presupuestaria, en la segunda columna "Modificación Ingresos/Egresos", el monto total de ingresos deberá coincidir con el valor total de egresos, además de adjuntar la base de cálculo y la documentación complementaria que corresponda descrita en las letras C) y D) anteriores.

3.2 FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

3.2 FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

  1. ALMACENAMIENTO TEMPORAL

    Los Servicios de Bienestar podrán utilizar la opción de "Almacenamiento Temporal" mientras confeccionan la modificación presupuestaria, hasta cuando tengan la versión completa del reporte.
  2. RE-CARGA DE ÚLTIMO ENVÍO

    El Servicio de Bienestar podrá enviar nuevamente los documentos adjuntos relacionados con la modificación presupuestaria en curso, sin tener que ingresar otra vez todos los datos de modificaciones de Ingresos y Egresos (ello basado en el último envío realizado).
  3. PROCEDIMIENTO DE REENVÍO DE REPORTES

    Esta Superintendencia podrá solicitar al Servicio de Bienestar corregir antecedentes reportados previamente. En ese caso este Organismo habilitará el sistema de reporte web para el reenvío de dicha información, por el periodo de tiempo que estime conveniente.
  4. VISUALIZACIÓN DE REPORTES

    Los Servicios de Bienestar podrán apreciar las modificaciones presupuestarias enviadas (seleccionando un año en particular).

    Además, los Servicios de Bienestar podrán visualizar la modificación presupuestaria aprobada por la Superintendencia de Seguridad Social hasta el nivel de asignación, en la sección "Modificación presupuestaria", "Mis modificaciones" del menú principal, en el link "Aprobado", de la columna "Estado" de la pantalla.

4. DE GESTIÓN DE RIESGOS DE CRÉDITO Y LIQUIDEZ

4. DE GESTIÓN DE RIESGOS DE CRÉDITO Y LIQUIDEZ

4. DE GESTIÓN DE RIESGOS DE CRÉDITO Y LIQUIDEZ

4.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

4.1 INFORMACIÓN A REPORTAR

La información de préstamos y descuentos realizados a los afiliados por convenios con casas comerciales u otras instituciones solicitada en el Título Gestión de Riesgos y Liquidez, deberá ser remitida por los Servicios de Bienestar, mediante la plataforma web de reporte denominado SISBI.

Para ello, en la dirección sisbi.suseso.cl, luego de ingresar con su cuenta de usuario y contraseña, deberá seleccionar la opción del menú principal "Riesgo de Crédito" y hacer click en "Envíos" .

Para la confección de los reportes que se detallan a continuación, se deberán seguir las instrucciones impartidas en el Título Gestión de Riesgos y Liquidez.

  1. PRÉSTAMOS

    El primer archivo que debe adjuntar es una planilla de cálculo (Excel), que contenga el detalle del stock de colocaciones de préstamos vigentes o con morosidad, registradas en el balance, a la fecha de cierre de la información reportada (último día del último mes del trimestre), según lo instruido en el Anexo N° 3 "Archivos de préstamos y descuentos", de este Título II.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_PRESTAMOS_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • PRESTAMOS: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de marzo de 2021 debería tener el siguiente nombre: 137_PRESTAMOS_202103.xls.

    En el caso de que el Servicio de Bienestar no tenga préstamos que reportar a la fecha de cierre del informe, deberá seleccionar la opción "No existen préstamos en el periodo".

    Cabe hacer presente que el peso máximo admitido por el sistema para este archivo es de 50 MB.
  2. DESCUENTOS

    Se debe adjuntar un archivo Excel que contenga el detalle de los descuentos realizados a los afiliados por convenios con casas comerciales u otras instituciones registrados en su contabilidad, a la fecha de cierre de la información reportada (descuentos realizados el último mes del trimestre que se reporta), según lo instruido en el Anexo N° 3 "Archivos de préstamos y descuentos", de este Título II.

    El nombre del archivo deberá tener la estructura EEE_DESCUENTOS_AAAAMM, donde:
    • EEE: Corresponde al código asignado al Servicio de Bienestar y que se encuentra especificado en el Anexo N° 1 "Tablas de dominio", de este Título II.
    • DESCUENTOS: Información que contiene el archivo.
    • AAAAMM: Corresponde al año seguido del mes al que se refiere la información.

    Por ejemplo, para el caso del Servicio de Bienestar de la Superintendencia de Seguridad Social, el reporte referido al 31 de marzo de 2021 debería tener el siguiente nombre: 137_DESCUENTOS_202103.xls.

    En el caso de que el Servicio de Bienestar no haya realizado descuentos a sus afiliados por convenios con casas comerciales u otras instituciones en el periodo reportado, deberá seleccionar la opción "No existen descuentos en el periodo".

    Se hace presente que el peso máximo admitido por el sistema para este archivo es de 50 MB.

Cabe expresar que una vez que el usuario remita los archivos previamente detallados mediante el sistema de reporte, recibirá un correo automático de confirmación de recepción de la información.

4.2 FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

4.2 FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO

  1. PROCEDIMIENTO DE REENVÍO DE REPORTES

    Esta Superintendencia podrá solicitar al Servicio de Bienestar corregir los antecedentes reportados previamente. En ese caso este Organismo habilitará el sistema de reporte web para el reenvío de dicha información, por el periodo de tiempo que estime conveniente.
  2. VISUALIZACIÓN DE REPORTES ANEXO

    Los Servicios de Bienestar podrán apreciar los envíos realizados y descargar los archivos reportados (seleccionando un año en particular), en la sección "Riesgo de Crédito", "Envíos" del menú principal de la plataforma.
  3. HABILITACIÓN DEL SISTEMA

    El sistema de reporte web se habilitará desde el primer día hábil del mes siguiente al que se refiere la información.

5. ANEXOS

5. ANEXOS

Anexo N° 1: Tablas de dominio
Anexo N° 2: Detalle del Clasificador Presupuestario
Anexo N° 3: Archivos de préstamos y descuentos

LIBRO VI. ASPECTOS OPERATIVOS

TÍTULO I. GESTIÓN DOCUMENTAL

1. MEDIOS DIGITALES Y FÍSICOS

1. MEDIOS DIGITALES Y FÍSICOS

Cada Servicio de Bienestar, de acuerdo a la capacidad tecnológica de la institución de la cual depende, podrá adoptar el programa, plataforma o sistema informático, con mayor o menor amplitud, que estime conveniente para la utilización de medios digitales.

Sin perjuicio de lo anterior, en ausencia de un sistema operativo, se puede utilizar el correo electrónico y otros medios digitales equivalentes para el envío de documentos y para cualquier tipo de solicitud.

Atendido el principio de equivalencia del soporte electrónico al de papel, consagrado en el inciso segundo del artículo 1° de la Ley N° 19.799, los trámites que se realicen entre los afiliados y los Servicios de Bienestar, así como los documentos que éstos generen, pueden realizarse por medios digitales, debiendo conservarse de manera digital los documentos asociados a la tramitación y entrega de los beneficios, conforme a lo dispuesto en los artículos 3°, 4°, 6°, 7° y 8° de la referida Ley, especialmente en lo que se refiere a documentos electrónicos y firma electrónica.

Se hace presente que, conforme al artículo 4° de la Ley N° 19.799, los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada. El artículo 1699 del Código Civil señala que "Instrumento público o auténtico es el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario" (p. ej. circulares, oficios, resoluciones).

A contrario sensu, los documentos que no sean públicos (p. ej. actas, solicitudes de beneficios, reclamos y otros similares) se suscribirán con firma digital simple, que será equivalente a la conformidad expresada por correo electrónico, grabación de voz, WhatsApp u otro similar.

Debe tenerse presente que la letra f) del artículo 2° de la Ley N° 19.799, define la firma electrónica como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.

En líneas generales, se deben garantizar las siguientes cualidades:

  • Identificación formal del autor;

  • No repudio (que el autor no pueda negar la autoría);

  • Integridad (que los datos no puedan ser adulterados sin que sea detectable), y

  • Confidencialidad (que los datos no pueden ser leídos por terceros no autorizados).

Se autoriza a los Servicios de Bienestar para ofrecer a sus afiliados dos alternativas para solicitar los beneficios que correspondan y adjuntar los documentos de respaldo, las que son: modalidad presencial y modalidad digital.

La documentación de respaldo que acompañe a la solicitud de un beneficio, debe cumplir todas las formalidades establecidas en los reglamentos y procedimientos de cada Servicio de Bienestar, no existiendo distinción entre las presentaciones que se realicen de forma presencial o digital (por ej. firmas, legibilidad, timbres del emisor en caso de corresponder, etc.).

Los afiliados deben conservar los originales de los documentos de respaldo de los beneficios solicitados digitalmente al Servicio de Bienestar, por el plazo de 5 años, conforme a lo dispuesto en los artículos 2514 y 2515 del Código Civil.

Por ello, los Servicios de Bienestar deben informar a sus afiliados que deben tener disponibles los originales para eventuales futuras revisiones, pudiendo rechazar los beneficios solicitados y requerir la devolución de los montos entregados, en caso que el afiliado no cuente con los documentos originales.

No obstante, los Servicios de Bienestar tienen la obligación de comunicar a sus afiliados que pueden entregar los originales de dichos documentos, a fin de que la conservación de éstos pase a ser responsabilidad del respectivo Servicio de Bienestar, el que podrá cotejarlos y conservarlos digitalmente. Así se evita perder la legibilidad de los documentos, por su deterioro producto del transcurso del tiempo.

Toda infracción a la autenticidad y conformidad de las copias digitalizadas respecto a los documentos originales en soporte papel hará incurrir en las responsabilidades correspondientes y serán aplicables aquellas sanciones que determine la ley, según sea el caso.

En cuanto a los documentos y antecedentes que los Servicios de Bienestar deben mantener en sus archivos, procede la digitalización y resguardo electrónico, en la medida que el método a utilizar garantice, en términos equiparables a los documentos originales, la duración, legibilidad y fidelidad de las copias que se obtengan como también la reproducción de las mismas.

Los reclamos se podrán formular en papel o en modo digital. Al efecto, los Servicios de Bienestar deberán poner a disposición de los afiliados una casilla electrónica exclusiva para recibir y responder reclamos formulados ante él, e indicar el estado de estos. También se podrá disponibilizar un formulario web, de tal forma que se puedan realizar los reclamos llenando este formulario. Lo anterior es sin perjuicio de que, si el afiliado lo desea, pueda presentar el reclamo ante el jefe superior de la Institución empleadora.

Los Servicios de Bienestar deberán adoptar las medidas de resguardo suficientes de toda la documentación que se reciba en modalidad digital y la que genere en esa modalidad (como son las actas, por ejemplo). Entre dichas medidas se deben incluir copias de seguridad, con respaldo periódico en equipos externos al Servicio de Bienestar. Para el debido control de esta información, debe definirse quién o quiénes tendrán acceso a ella, debiendo tenerse el debido resguardo de los datos personales que son los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables y especialmente los de carácter sensible, ajustándose a lo establecido en la Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada.

Al efecto, deberá designarse a algún responsable del respaldo y resguardo de la información.

El cotejo de la autenticidad y conformidad de los documentos en soporte papel y sus copias digitalizadas presentadas por los interesados se debe hacer conforme al artículo 11 del Reglamento de la Ley N° 21.180 sobre Transformación Digital del Estado, dispuesto en el D.S. N° 4, de 2020, de la Secretaría General de la Presidencia, que establece que los interesados podrán presentar una copia digitalizada de documentos cuyo formato original no sea electrónico, caso en el cual el interesado declarará la autenticidad y conformidad de la copia digitalizada con el documento en soporte papel original.

El interesado deberá conservar el documento en soporte papel cuya copia digitalizada fuese presentada, el cual podrá ser requerido en cualquier momento por el órgano respectivo, salvo que contenga un mecanismo de autenticación, como un código de barra, código de validación u otro.

Para cotejar la autenticidad y conformidad de los documentos en soporte de papel y sus copias digitalizadas, se podrá requerir al interesado o a quien corresponda, los antecedentes adicionales que se estimen necesarios para estos efectos.

Toda infracción a la autenticidad y conformidad de las copias digitalizadas respecto a los documentos originales en soporte papel hará incurrir en las responsabilidades correspondientes y serán aplicables aquellas sanciones que determine la ley, según sea el caso.

Referencias legales: DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2514 (del art. 2, que refunde el Código Civil) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2515 (del art. 2, que refunde el Código Civil) - DS 4 de 2021_Reglamento L.21.180_Minsegpres - Ley 19.628 - Ley 19.799, artículo 1 - Ley 19.799, artículo 2 - Ley 19.799, artículo 3 - Ley 19.799, artículo 4 - Ley 19.799, artículo 6 - Ley 19.799, artículo 7 - Ley 19.799, artículo 8

2. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN

2. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN

2. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN

2.1 REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN QUE DEBE CONSERVAR LA ENTIDAD

2.1 REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN QUE DEBE CONSERVAR LA ENTIDAD

Se debe mantener durante todo el período de duración del Servicio de Bienestar la siguiente documentación:

  1. Los libros principales de la contabilidad general, conforme a los métodos empleados para el registro de las operaciones, llevadas en forma manual, mecanizada o computarizada.

  2. Los estados financieros y anexos obligatorios aprobados por el Consejo Administrativo.

  3. Comprobantes, actas, escrituras y demás documentos de interés relativos a bienes en poder del Servicio de Bienestar y otros derechos a favor de este.

Los libros, informes financieros y documentos almacenados en sistemas computacionales, periódicamente deben ser revisados y actualizados, acorde con la evolución de dichos sistemas, para efectos de mantener el acceso expedito a su contenido.

También corresponde conservar los originales de los documentos contables y antecedentes de respaldo cuando concurren o mantienen algunas de las situaciones que a continuación se detallan:

  1. Las operaciones de cualquier ejercicio contable que no estén íntegramente registradas en la contabilidad, tanto a nivel de libros principales, como de auxiliares, o cuando no se han practicado las cuadraturas, los balances y los estados demostrativos de saldos exigidos por los organismos contralores.

  2. El resultado de los ejercicios financieros examinados por esta Superintendencia que han sido motivo de rechazo o de abstención en su pronunciamiento y también cuando se hayan formulado requerimientos como consecuencia de los problemas detectados.

  3. Las operaciones de un ejercicio financiero que son materia de investigación sumaria o sumario administrativo o de juicio ante los tribunales de justicia: y

  4. Situaciones especiales de naturaleza similar en opinión del Servicio de Bienestar las que deberán ser consultadas a esta Superintendencia.

Toda pérdida, ya sea por extravío, hurto u otras causas, de los registros y documentación que debe conservarse siempre en poder del Servicio Bienestar o de la documentación que debe estar en su poder por el plazo mínimo de 5 años, deberá ser comunicada a la autoridad superior de la institución para que adopte las medidas administrativas correspondientes de cuyo resultado se informará a este Órgano Contralor.

2.2 REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN QUE PUEDEN SER ELIMINADAS TRANSCURRIDOS 5 AÑOS

2.2 REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN QUE PUEDEN SER ELIMINADAS TRANSCURRIDOS 5 AÑOS

Los Servicios de Bienestar podrán eliminar los siguientes registros y documentación, siempre que tengan una antigüedad superior a cinco años, conforme a los plazos de prescripción establecidos en los artículos 2514 y 2515, del Código Civil:

  1. Los originales de los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos de la contabilidad, excluido de estos aquellos que deben conservarse señalados en el tercer párrafo del numeral 2.1 precedente.
  2. Comprobantes, recibos, boletas, correspondencia interna, antecedentes de operaciones financieras, presupuestarias y contables, todos ellos correspondientes a operaciones ordinarias de cada ejercicio contable, que no generen efecto de larga duración. Entre estos se pueden considerar los siguientes antecedentes:

    • Depósitos y giros en cuentas corrientes

    • Cartolas bancarias

    • Solicitudes y autorizaciones de préstamos amortizados

    • Solicitudes de bonificaciones médicas y subsidios pagados

    • Facturas, boletas, cobranzas de casas comerciales por compras de bienes y servicios para los afiliados

    • Resoluciones y modificaciones presupuestarias y registros complementarios

    • Antecedentes estadísticos: de beneficios otorgados, de aportes de imponentes y de la institución

    • Otros similares

  3. Los documentos acompañados con la finalidad de obtener el reconocimiento y/o pago de beneficios por parte de sus afiliados, podrán ser eliminados siempre que haya transcurrido el plazo establecido de los artículos 2514 y 2515 del Código Civil, contado desde la fecha en que se hicieron exigibles, a menos que se trate de beneficios que se otorguen periódicamente. En este último caso el plazo de 5 años se contará desde que haya dejado de tener derecho a ellos o de ser afiliado.

    Las copias de los mismos documentos que se destinan para el manejo administrativo del Servicio pueden ser eliminadas acorde con sus políticas de control interno contable y administrativo y con las necesidades de los usuarios de los mismos.
  4. Los libros y registros auxiliares de contabilidad se conservarán también por un período mínimo de cinco años, siempre que no incluyan información afectada por lo señalado en la letra c) del primer párrafo del numeral 2.1 precedente y párrafo tercero del mismo número 2.1 precedente. En este caso se encuentran las cartolas de las cuentas corrientes de los afiliados.
  5. Los talonarios de cheques pueden ser eliminados sin inconvenientes, pues sólo son un elemento de control de saldos de las cuentas corrientes bancarias, con un valor suplementario de carácter temporal y que carecen de validez en la extinción de obligaciones o en otros actos jurídicos.

Previo a la eliminación por destrucción de dichos documentos, el Servicio de Bienestar deberá inutilizar los mismos y levantar un acta con el detalle preciso de los periodos, numeración interna y demás antecedentes útiles al efecto. Dicha acta deberá ser suscrita por el Jefe Superior de la Institución, sin perjuicio de incluir a otros funcionarios responsables.

Para efectos de la destrucción de la documentación inutilizada, el Servicio de Bienestar puede recurrir a cualquier método que logre ese propósito en forma Íntegra y total, pudiendo prescindir del proceso de la incineración que menciona el artículo 21 de la Ley N°10.306, cuyo texto refundido está en el D.S. N°2.421, de 1964, del Ministerio de Hacienda, de acuerdo con la jurisprudencia de la Contraloría General de la República.

Las instrucciones anteriormente indicadas contemplan fundamentalmente los requisitos o exigencias que en materia de conservación y eliminación de documentos contables y administrativos interesan a este Organismo Contralor. Aquéllas que sobre la misma materia tengan otros organismos vinculados con esas entidades, deberán consultárseles y aplicarlas en la forma específica que ellas instruyan.

Referencias legales: Decreto 2421 de 1964 MinHa - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2514 (del art. 2, que refunde el Código Civil) - DFL 1 de 2000 Minjus, artículo 2515 (del art. 2, que refunde el Código Civil)

TÍTULO II. MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

1. INSTRUCCIONES SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS ENTRE LA SUPERINTENDENCIA Y LOS SERVICIOS DE BIENESTAR

1. INSTRUCCIONES SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS ENTRE LA SUPERINTENDENCIA Y LOS SERVICIOS DE BIENESTAR

1. INSTRUCCIONES SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS ENTRE LA SUPERINTENDENCIA Y LOS SERVICIOS DE BIENESTAR

1.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DE CARÁCTER INSTITUCIONAL Y PERMANENTE

1.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA DIRECCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DE CARÁCTER INSTITUCIONAL Y PERMANENTE

Los Servicios de Bienestar deberán proporcionar a esta Superintendencia de Seguridad Social una dirección de correo electrónico de carácter institucional y de uso permanente, que tendrá como función la recepción de las comunicaciones y de aquellos requerimientos de información ya sean específicos y/o generales emanados de esta Superintendencia, sin perjuicio de las comunicaciones y envíos de información en formato físico existentes o que se pudiesen establecer en alguna oportunidad.

Para mantener una comunicación expedita será responsabilidad del funcionario(a) encargado(a) de la Jefatura del Servicio de Bienestar, el velar por la debida habilitación, mantenimiento y revisión permanente de esta dirección de correo electrónico, así como de informar a esta Superintendencia cualquier cambio o modificación en la dirección de correo electrónico implementada.

Si el Servicio de Bienestar requiere realizar un cambio o modificación a la dirección del correo electrónico ya remitido, se deberá informar a esta Superintendencia la nueva dirección electrónica con un plazo de 5 días hábiles previos a su implementación al correo oficinadepartes@suseso.cl.

1.2 RESPONSABILIDADES DEL SERVICIO DE BIENESTAR EN EL USO DE UNA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO DE TIPO INSTITUCIONAL

1.2 RESPONSABILIDADES DEL SERVICIO DE BIENESTAR EN EL USO DE UNA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO DE TIPO INSTITUCIONAL

La utilización del correo electrónico para las comunicaciones entre los organismos, supone también una serie de aspectos que deben ser considerados:

  1. Arbitrar las medidas pertinentes para que los correos emitidos por esta Superintendencia no sean considerados como correo de tipo "spam" o "correo basura" (que corresponden a correos electrónicos no solicitados, no deseados o con remitente desconocido que se envían a un gran número de destinatarios).

  2. La administración de las cuentas de correo debe procurar que éstas cuenten con espacio suficiente, de forma de evitar que se llegue al tope de la capacidad medida en megabytes.

  3. Revisar y mantener de forma permanente la cuenta de correo electrónica, informando a la autoridad de la Institución respecto de las comunicaciones recibidas.

  4. Remitir la información requerida en tiempo y forma, utilizando formatos de archivos que sean de uso habitual y que permitan una adecuada revisión.

Será responsabilidad del funcionario(a) encargado(a) de la Jefatura del Servicio de Bienestar verificar los procedimientos para el cumplimiento de lo indicado anteriormente.

Finalmente se indica que, una vez enviada cualquier comunicación electrónica, se entenderá que el Servicio de Bienestar se encuentra notificado de la información contenida en dicha comunicación desde la fecha de su envío.

2. FORMA EN QUE SE DEBEN PLANTEAR LAS CONSULTAS A ESTA SUPERINTENDENCIA

2. FORMA EN QUE SE DEBEN PLANTEAR LAS CONSULTAS A ESTA SUPERINTENDENCIA

Todas las consultas de orden jurídico, referidas a la normativa legal que rige a los Servicios de Bienestar, deberán ser remitidas por Oficio al correo oficinadepartes@suseso.cl y ser acompañadas de un informe de la Fiscalía o Asesoría Jurídica de la Institución de la que el Servicio de Bienestar forma parte. Dicho informe deberá contener la opinión fundada sobre la materia y, cuando corresponda, se deberá señalar, además, la proposición que recomienda o sugiera sobre el particular.

En el caso de las consultas de orden presupuestario, contable y de gestión administrativa o de riesgo no será necesaria la presentación de dicho informe jurídico, pero sí la interpretación de las instrucciones impartidas y/o la propuesta o sugerencia que el Servicio pretende aplicar. Dichas solicitudes también deben ser realizadas mediante Oficio a esta Superintendencia.

Las consultas que no cumplan con los requisitos precedentes, serán devueltas sin más trámite a fin de que se completen.

3. PLAZOS Y PRÓRROGAS

3. PLAZOS Y PRÓRROGAS

En el caso de que el Servicio de Bienestar se vea impedido de cumplir con los plazos establecidos para reportar información requerida por la normativa de esta Superintendencia o dar respuesta a alguna norma en específico u Oficios emitidos por este Organismo, la Entidad podrá requerir una extensión de plazo extraordinario, las cuales deberán cumplir los siguientes requisitos:

  • Deben ser solicitadas a este Organismo mediante Oficio firmado por la autoridad de la Institución a la que pertenece el Servicio de Bienestar.

  • Deben especificar, según corresponda, la materia y periodo al que se refiere la información por la cual se está pidiendo la prórroga, y/u Oficio o norma para la que requieren más plazo para dar respuesta.

  • Deben indicar las razones del retraso y la fecha o plazo en la que pueden reportar o dar respuesta.

  • Deben ser despachados antes de la fecha límite indicada en la normativa (artículo 26° de la Ley N° 19.880)

  • Deben ser entregadas a la Oficina de Partes de esta Superintendencia, la cual recibe documentación en forma presencial o al correo oficinadepartes@suseso.cl.

No serán atendidos requerimientos de prórroga o habilitación del sistema de reporte SISBI al que se refiere el Libro V de este Compendio que sean remitidos por correo electrónico o algún otro medio diferente al indicado en los requisitos precedentes.

Referencias legales: Ley 19.880, artículo 26

TÍTULO III. OTRAS INSTRUCCIONES DE CARÁCTER GENERAL

1. PROCEDIMIENTOS A APLICAR SI SE DESTINAN RECURSOS A LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES O EQUIPAMIENTOS DE LOS MISMOS DESTINADOS AL USO DE LOS AFILIADOS

1. PROCEDIMIENTOS A APLICAR SI SE DESTINAN RECURSOS A LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES O EQUIPAMIENTOS DE LOS MISMOS DESTINADOS AL USO DE LOS AFILIADOS

1. PROCEDIMIENTOS A APLICAR SI SE DESTINAN RECURSOS A LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES O EQUIPAMIENTOS DE LOS MISMOS DESTINADOS AL USO DE LOS AFILIADOS

1.1 ACUERDO DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO

1.1 ACUERDO DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO

En el evento que el Servicio de Bienestar decida destinar recursos propios para la adquisición de bienes inmuebles, terrenos o edificios, o para el equipamiento, remodelación, acondicionamiento o similar de ellos, destinados al uso de sus afiliados, deberá aplicar el procedimiento que a continuación se describe.

De conformidad con lo establecido en el artículo 29 del citado D.S. N° 28, especialmente en las letras c) y j), le corresponde al Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar tomar conocimiento y aprobar todos los actos y decisiones sobre destinar fondos para inversiones en los servicios dependientes que administra, lo cual deberá estar claramente establecido y autorizado a su vez en el Reglamento del Servicio de Bienestar. En el acta de la sesión donde se analice y apruebe la inversión deberán quedar adjuntos todos los estudios realizados y documentos que la sustentan. Asimismo, para la aprobación de estos acuerdos se requerirá de un quórum equivalente a la mayoría absoluta con participación mayoritaria de los representantes de los afiliados. Por otra parte, en el acuerdo se deberá definir que la inversión que se proyecta vaya en directo beneficio de sus afiliados -lo cual deberá quedar explícito en un documento interno de la Institución- y que no ocasione un desmedro en la concesión de beneficios considerados básicos, como son los de orden médico y subsidios.

Referencias legales: DS 28 de 1994 Mintrab, artículo 29 (del nº 1)

1.2 PROCESO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DE TRABAJOS

1.2 PROCESO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DE TRABAJOS

Cuando se trate de la adquisición de un bien raíz o de un terreno, deberá establecerse como procedimiento el realizar los mismos trámites y con las mismas exigencias utilizados por la entidad matriz. Asimismo, si se requiere equipar o reparar bienes inmuebles de servicios dependientes que administra, también se deberá aplicar la política de la institución a la que pertenece. Como los Servicios de Bienestar carecen, por regla general, de personalidad jurídica propia, la adquisición de los bienes inmuebles o la contratación de quien haga los trabajos de reparación o la compra e instalación del equipamiento, deberá realizarse a través de la autoridad superior de la Institución de la cual forma parte.

1.3 APROBACIÓN DE ESTA SUPERINTENDENCIA

1.3 APROBACIÓN DE ESTA SUPERINTENDENCIA

El acuerdo del Consejo Administrativo sobre esta materia deberá contar con la aprobación de esta Superintendencia, para lo cual deberá remitir la respectiva solicitud junto con el acta donde se aprueba la inversión, señalando en detalle información sobre el terreno o bien raíz a adquirir, la infraestructura que se instalará o equipará, su finalidad, los montos involucrados, los plazos definidos o estimados del proyecto que se estima concretar, estudio de factibilidad económica y el impacto en la entrega de otros beneficios y cualquier otro antecedente que se estime necesario informar; sin perjuicio de los demás antecedentes que requiera este Organismo para dar su aprobación.

En el Anexo N°1 "Información que debe ser incluida en la solicitud de aprobación de inversiones en servicios dependientes que realice el Servicio de Bienestar", de este Título, se detalla la información que debe ser comunicada a esta Superintendencia junto con la solicitud de aprobación de la inversión.

1.4 CONTROL CONTABLE Y PRESUPUESTARIO

1.4 CONTROL CONTABLE Y PRESUPUESTARIO

En la descripción de la Nota N° 9 del Formato de Presentación de los Estados Financieros, se establecen en forma resumida algunos datos a informar en el cuadro que se incluye. Sin perjuicio de lo requerido en dicha Nota, que implica crear las pertinentes subcuentas por cada proyecto en curso que esté ejecutando el Servicio de Bienestar, debe haber también un control administrativo riguroso de los movimientos de los montos autorizados y presupuestados.

Es necesario distinguir si los recursos aprobados por esta Superintendencia se refieren a fondos de reserva para ejecutar posteriormente la inversión o para obras nuevas en curso o a realizar durante el año. En el primer caso, se deberán registrar esos fondos en una subcuenta del patrimonio, debidamente respaldados en cuentas de activo, de modo de separarlos de los destinados al otorgamiento de beneficios; el saldo deberá presentarse en el balance general clasificado en el patrimonio, con el código 23010, Fondos de reserva. En cambio, las obras en curso, contablemente deben registrar las operaciones de egresos y eventuales ingresos en cuentas de fondos por rendir de cada proyecto; cada vez que el Servicio de Bienestar entrega dineros debe ser previa rendición de gastos hecha por el responsable o solicitud formal de anticipos que posteriormente deben ser rendidos. Todas esas operaciones deben registrarse en las correspondientes subcuentas de fondos y de gastos de cada obra.

A su vez, en el presupuesto del Servicio de Bienestar, cuando los fondos correspondan a fondos de reserva para ejecutar posteriormente la inversión, deberán informarse en el título 24 Fondo de Reserva, ítem 241 Para Inversión, y los recursos para obras en curso o a realizar durante el año deberán clasificarse en el título 22 Inversión Real, en los ítems y asignaciones que correspondan, según las características de dicha inversión.

Cabe señalar que no se autorizarán recursos por los conceptos señalados en el párrafo anterior, en el presupuesto del Servicio de Bienestar, si es que no existe la aprobación indicada en el número 1.3 APROBACIÓN DE ESTA SUPERINTENDENCIA, precedente.

Ahora bien, respecto a las modificaciones presupuestarias que se pueden realizar durante el año, cada vez que se requiera ajustar los títulos 22 Inversión Real y 24 Fondo de Reserva, el Servicio de Bienestar deberá someter a autorización de esta Superintendencia dicha modificación, siguiendo las instrucciones impartidas en materias presupuestarias y sistema de reporte web de las modificaciones presupuestarias, remitiendo toda la información de respaldo necesaria que justifique dicha operación.

2. ESTABLECE TIPOS DE CRÉDITOS PARA LA APLICACIÓN DE LA TASA DE INTERÉS MÁXIMO CONVENCIONAL

2. ESTABLECE TIPOS DE CRÉDITOS PARA LA APLICACIÓN DE LA TASA DE INTERÉS MÁXIMO CONVENCIONAL

2. ESTABLECE TIPOS DE CRÉDITOS PARA LA APLICACIÓN DE LA TASA DE INTERÉS MÁXIMO CONVENCIONAL

2.1 TIPOS DE OPERACIONES NO REAJUSTABLES EN MONEDA NACIONAL

2.1 TIPOS DE OPERACIONES NO REAJUSTABLES EN MONEDA NACIONAL

Los Servicios de Bienestar del Sector Público deberán distinguir los siguientes tipos de operaciones:

  1. Créditos no reajustables de menos de 90 días, inferiores o iguales al equivalente de 5.000 unidades de fomento.

  2. Créditos no reajustables de menos de 90 días, superiores al equivalente de 5.000 unidades de fomento.

  3. Créditos no reajustables de 90 días o más, inferiores o iguales al equivalente de 50 unidades de fomento.

  4. Créditos no reajustables de 90 días o más, inferiores o iguales al equivalente de 200 unidades de fomento y superiores al equivalente de 50 unidades de fomento.

  5. Créditos no reajustables de 90 días o más, inferiores o iguales al equivalente de 5.000 unidades de fomento y superiores al equivalente de 200 unidades de fomento.

  6. Créditos no reajustables de 90 días o más, superiores al equivalente de 5.000 unidades de fomento.

  7. Operaciones reajustables en moneda nacional de menos de 1 año.

  8. Operaciones reajustables en moneda nacional de 1 año o más, inferiores o iguales al equivalente de 2.000 unidades de fomento.

  9. Operaciones reajustables en moneda nacional de 1 año o más, superiores al equivalente de 2.000 unidades de fomento.

2.2 LÍMITE MÁXIMO A LOS INTERESES

2.2 LÍMITE MÁXIMO A LOS INTERESES

Conforme a lo dispuesto en el inciso cuarto del artículo 6° de la Ley N°18.010, los Servicios de Bienestar no pueden estipular en el otorgamiento de préstamos, un interés que exceda el interés máximo convencional que rija al momento de la convención. Para la determinación del interés máximo a cobrar a sus afiliados, deberán tener en consideración las tasas de interés corriente de las diversas categorías de operaciones, que publica periódicamente en el Diario Oficial la Comisión para el Mercado Financiero, conforme al inciso primero del artículo 6° de la Ley N° 18.010.

Cuando se pacte una operación de crédito de dinero en moneda chilena no reajustable, pagadera en su totalidad dentro de los 89 días siguientes a la operación, la tasa de interés no podrá exceder de la tasa máxima vigente para las operaciones a menos de 90 días. Del mismo modo, cuando la totalidad del capital deba pagarse a 90 días o más, la tasa queda limitada por el interés máximo convencional fijado en relación con el monto de la operación, según lo indicado en las categorías aludidas en las letras b), c), d) y f) señaladas en el numeral 2.1 inmediatamente precedente.

En el caso de operaciones pagaderas en cuotas, en las que una o más de ellas venzan dentro de los primeros 89 días de vigencia del crédito y otras después de ese plazo, se deberá calcular el plazo promedio ponderado del total del crédito, a fin de determinar si la tasa cobrada debe enmarcarse dentro del interés máximo convencional referido a operaciones hasta 89 días, o bien dentro del límite respectivo para operaciones a 90 días o más.

El plazo promedio ponderado se obtendrá multiplicando el importe de cada cuota de amortización de capital por su plazo, expresado en días o meses, según las condiciones que se hubieren pactado. Luego se sumarán los productos obtenidos de esas multiplicaciones y el resultado de esa suma se dividirá por el importe total del préstamo. El cuociente que se obtenga indicará el plazo promedio ponderado del crédito, expresado en días o meses, según cual haya sido el factor utilizado. Para los fines de establecer este plazo, se considerarán solamente los vencimientos en que deba efectuarse una amortización de capital, no tomándose en cuenta, por consiguiente, los servicios de intereses que se hubieren pactado.

En todo caso, los Servicios de Bienestar al efectuar préstamos no reajustables a un plazo igual o superior a 5 meses, deberán tener en cuenta que la tasa estipulada debe enmarcarse dentro de la tasa máxima convencional referida a operaciones no reajustables a 90 días o más, según sea el monto del préstamo. En cambio, al otorgar préstamos no reajustables a un plazo igual o inferior a 4 meses, deberán tener en cuenta que la tasa estipulada debe enmarcarse dentro de la tasa máxima convencional referida a operaciones no reajustables a menos de 90 días.

Para una mejor comprensión del tema, se adjunta el Anexo N° 2 "Determinación del plazo promedio ponderado" en que se simula el cálculo del plazo promedio ponderado de 2 préstamos, de acuerdo con el contenido de este Título III.

Referencias legales: Ley 18.010, artículo 6

3. PROCEDIMIENTOS PARA APLICAR LAS TASAS DE INTERÉS Y REAJUSTES EN PRÉSTAMOS OTORGADOS A LOS AFILIADOS

3. PROCEDIMIENTOS PARA APLICAR LAS TASAS DE INTERÉS Y REAJUSTES EN PRÉSTAMOS OTORGADOS A LOS AFILIADOS

Los Servicios de Bienestar deberán establecer en la instancia de formular sus tablas de beneficios anuales, que la tasa de interés a aplicar a los préstamos que otorguen a sus afiliados será la que corresponda a los tipos de créditos definidos en el numeral 2. ESTABLECE TIPOS DE CRÉDITOS PARA LA APLICACIÓN DE LA TASA DE INTERÉS MÁXIMO CONVENCIONAL, precedente. Será responsabilidad del Jefe o Jefa del Servicio de Bienestar cumplir con lo dispuesto en el inciso cuarto del artículo 6° de la Ley N° 18.010, por lo que deberá monitorear que la tasa de interés establecida para los préstamos que otorgue no supere la tasa de interés máxima convencional, publicada periódicamente en el Diario Oficial y en el portal web de la Comisión para el Mercado Financiero. En el caso de que se exceda dicha tasa, se deberá establecer inmediatamente una nueva tasa de interés para los préstamos en cuestión, que cumpla con lo establecido previamente.

Si en el reglamento particular del Servicio de Bienestar se establece que los préstamos que se otorguen deberán ser reajustables, para efectos de cumplir cabalmente con lo estipulado en éste, el Servicio de Bienestar deberá siempre otorgarlos en esa modalidad, para lo cual se hará equivalentes los montos en pesos a Unidades de Fomento, al valor vigente de esta en la oportunidad de otorgarlos y, posteriormente, actualizar las amortizaciones en la misma forma, a fin de actualizar en los registros contables el capital amortizado e insoluto y los intereses percibidos o devengados y por percibir.

Los Servicios de Bienestar deberán velar porque los convenios que se suscriban con bancos o instituciones financieras, destinados a la consolidación de las deudas que sus afiliados mantienen con distintas entidades, representen una alternativa de financiamiento conveniente para los intereses de los afiliados. Lo anterior, conforme a lo establecido en el artículo 1° del Reglamento General.

Referencias legales: Ley 18.010, artículo 1 - Ley 18.010, artículo 6

4. INSTRUCCIONES A LOS SERVICIOS DE BIENESTAR PARA LA APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 13 DE LA LEY N° 20.956

4. INSTRUCCIONES A LOS SERVICIOS DE BIENESTAR PARA LA APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 13 DE LA LEY N° 20.956

El artículo 13 de la Ley N° 20.956, dispone que "En todos los pagos cuya solución se realice en dinero efectivo, las cantidades iguales o inferiores a $5 se depreciarán a la decena inferior, y las cantidades iguales o superiores a $6 se elevarán a la decena superior. Esta operación no generará efecto tributario alguno y no deberán modificarse los documentos tributarios que corresponda emitir.".

En consecuencia, los pagos que los Servicios de Bienestar efectúen o que perciban en dinero efectivo, respecto de cantidades iguales o inferiores a $5, se depreciarán, es decir, se aproximarán, a la decena inferior, y las cantidades iguales o superiores a $6, se elevarán, esto es, se aproximarán, a la decena superior.

Referencias legales: Ley 20.956, artículo 13

5. ANEXOS

5. ANEXOS

Anexo N° 1: Información que debe ser incluida en la solicitud de aprobación de inversiones en servicios dependientes que realice el Servicio de Bienestar
Anexo N° 2: Determinación del plazo promedio ponderado