Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales

El directorio tiene el deber de administrar la mutualidad según su tamaño y complejidad. Cabe tener presente que cada director también asume responsabilidad en cuanto miembro del ente colegiado que dirige la persona jurídica sin fines de lucro de la seguridad social denominado mutualidad. A continuación se señalan sus funciones mínimas.

1. Aspectos estratégicos
   1. Aprobar, revisar y supervisar la misión y estrategia corporativa, los principales planes de acción, los presupuestos anuales y la definición de objetivos y metas;
   2. Aprobar planes estratégicos, estructuras organizacionales que aseguren el desempeño de éstos, y los mecanismos de control para su adecuada ejecución;
   3. Aprobar las políticas o pautas de gobierno corporativo que rijan su relación con los diversos estamentos de la organización, así como con otros grupos de interés;
   4. Observar con atención y permanentemente la viabilidad operativa y económica de la mutualidad, resguardando su sustentabilidad en el mediano y largo plazo, lo cual implica, entre otros, reconocer los diversos compromisos presentes y futuros que mantienen con sus empresas adherentes y sus colectivos de trabajadores afiliados y pensionados;
   5. Instruir que se gestionen los riesgos que afronta la mutualidad, dotando de los recursos necesarios para poder llevar a cabo las actividades de mitigación. El directorio debe trabajar por vislumbrar los posibles impactos y desarrollar planes de trabajo que tomen en consideración las evaluaciones de los riesgos;
   6. Establecer un código de ética, conducta y buenas prácticas que regule la actuación de todos los directores, gerentes y trabajadores de la entidad, asegurando que sea conocido, vinculante y cumplido por toda la institución, como asimismo generando los canales de comunicación asociados a éste;
   7. Resguardar el riesgo reputacional de la mutualidad, y
   8. Aprobar y ordenar la implementación de una política para la prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
2. Sobre la estructura de la entidad
   1. Instaurar y supervisar el marco del gobierno corporativo en la mutualidad;
   2. Garantizar que el proceso de elección de los miembros del directorio, cuente con la formalidad y transparencia debida, para lo cual deberá aprobar un manual de procedimientos del proceso de elección, el cual tendrá un carácter operativo;
   3. Revisar y aprobar los mecanismos de selección y sistema de remuneración de la alta gerencia de la mutualidad;
   4. Establecer y aplicar procedimientos para seleccionar, designar, evaluar y remover al gerente general, auditor interno y fiscal;
   5. Examinar los sistemas de pago de estipendios y la respectiva política de compensaciones, asegurando que los incentivos de la alta gerencia y los trabajadores, en general, sean coherentes con los valores éticos, los objetivos de largo plazo, los riesgos asumidos, la estrategia, los resultados esperados y la finalidad del sistema de la Ley Nº16.744;
   6. Establecer en las políticas, manuales y otros instructivos, mecanismos y protocolos efectivos para evitar o terminar los conflictos de interés que pudieran surgir de las actuaciones de directores, alta gerencia y en general de los trabajadores de la mutualidad;
   7. Establecer planes de sucesión de los puestos relevantes de la mutualidad, dentro de los cuales se encontrará el del gerente general, en dicho plan se debe establecer las acciones necesarias para asegurar la continuidad operacional y la selección del personal más idóneo para el respectivo cargo.
3. Elementos de monitoreo y control
   1. Mantener una visión crítica e inquisitiva de las materias que son sometidas para su aprobación y de las funciones que son propias de la alta gerencia;
   2. Impulsar y promover el establecimiento de procedimientos adecuados, que garanticen la gestión prudente de la institución y la eficacia de sus procesos;
   3. Desarrollar la medición, monitoreo y control jurídico - económico del desempeño de la entidad, y la supervisión de los principales gastos, inversiones, adquisiciones, ingresos, administración de activos y pasivos;
   4. Examinar, validar y suscribir, informes de los estados financieros elaborados por los auditores externos, los cuales autoriza para proveer de información financiera de la mutualidad ante la Superintendencia de Seguridad Social, entidades externas, empresas adherentes y público en general;
   5. Proponer la memoria anual de la institución;
   6. Evaluar el desempeño de las sociedades y entidades filiales y adoptar las medidas pertinentes, actuando en consecuencia;
   7. Conocer los principales factores de riesgos de la mutualidad y, en base a eso, establecer mecanismos de supervisión y control que aseguren el cumplimiento de las políticas, códigos y otros instructivos internos, en concordancia con lo señalado en la Letra A, Título IV del presente Libro VII, para tales efectos, el directorio se reunirá periódicamente con el área especializada en la gestión de riesgos para evaluar el cumplimiento de los estándares definidos, impulsando las mejoras o correcciones que sean necesarias;
   8. Definir y utilizar indicadores de gestión para medir el desempeño de la mutualidad, al menos, en lo referente a los ámbitos: estratégico, financiero, actuarial, jurídico, administrativo, cumplimiento, operativos de las prestaciones médicas, preventivas y económicas, entre otros aspectos, esto con la finalidad de realizar un seguimiento objetivo de los asuntos relevantes de la mutualidad e informar lo pertinente a la Superintendencia de Seguridad Social;
   9. Revisar y aprobar el plan anual de auditoría, previa revisión del comité de auditoría, observar con atención su cumplimiento y realizar el seguimiento de los riesgos, mediante una relación continua y directa con los auditores internos y externos de la mutualidad;
   10. Verificar los estándares de atención de sus prestaciones, así como el seguimiento a las reclamaciones y presentaciones realizadas en la propia entidad, la Superintendencia de Seguridad Social u otras instancias. Conforme a ello rectificar según amerite;
   11. Aprobar la celebración de contratos para el suministro de bienes muebles, inmuebles y de los de prestación de servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, para lo cual debe establecer límites monetarios o de otras características en donde será necesario la autorización del directorio para poder proceder;
   12. Promover una cultura de prevención de delitos, fraudes e irregularidades, para lo cual debe propiciar el funcionamiento de modelos y mecanismos efectivos, conociendo los principales resultados de estos procesos.
4. Deberes propios del cargo de director
   1. Desarrollar sus funciones de acuerdo a la legalidad vigente, a los estatutos, políticas y códigos, así como observar con atención permanente que la mutualidad opere bajo el marco regulatorio y normativo que le es aplicable;
   2. Cuidar los intereses de la mutualidad en concordancia con el mandato establecido en la Ley, la normativa vigente, los estatutos y en otras normas de autogobierno;
   3. Conocer las condiciones operativas, financieras y marco legal en que se desarrolla el sistema de la Ley Nº16.744, para esto deberá tener acceso a las dependencias e instalaciones de la mutualidad y así recoger recomendaciones y opiniones de los responsables de los procesos, dependencias e instalaciones y verificando in situ procedimientos y conductas;
   4. Dedicar el tiempo necesario a sus funciones, participando de las sesiones con la preparación necesaria, para abordar a cabalidad los asuntos que se tratarán en ellas;
   5. Conocer el estado de la fiscalización a la mutualidad, las eventuales sanciones y el nivel de cumplimiento de la normativa vigente según informes, oficios u otros, emitidos por la Superintendencia de Seguridad Social y otros entes competentes. Asimismo, conocer los planes de regularización implementados en razón de las fiscalizaciones realizadas;
   6. Asistir y participar en las sesiones de los comités del directorio que integra;
   7. Ejercer sus funciones y actuaciones buscando siempre el mejor interés de la mutualidad como administradora de un seguro social;
   8. Informarse, previamente a la toma de decisiones y, en caso de ser necesario, solicitar asesoría y capacitación en las materias que puedan ser objeto de acuerdo de directorio, y
   9. Firmar las actas de sesión del directorio cuando asistan a la respectiva sesión. El director que quiera salvar su responsabilidad por algún acto o acuerdo del directorio, deberá dejar constancia en el acta su oposición, y si estimare que un acta adolece de inexactitudes u omisiones, deberá estampar, antes de firmarla, las salvedades correspondientes.
5. Relación con el entorno y transparencia
   1. Considerar debidamente en la planificación estratégica de la entidad los distintos grupos de interés, tales como colaboradores, clientes, proveedores, otros entes vinculados al giro, así como la sociedad toda;
   2. Generar las instancias para posibilitar la divulgación de información relevante de la mutualidad, estableciendo el contenido mínimo que debe entregarse, y
   3. Recibir y conocer información sobre consultas y reclamos realizados en la propia mutualidad o ante terceros, tales como la Superintendencia de Seguridad Social.
6. Roles y responsabilidades en la gestión de riesgos
   1. Instaurar y mantener un sistema de gestión de riesgos, verificando que éste sea adecuado para la naturaleza y escala de las operaciones de la mutualidad.
   2. Conocer y aprobar las políticas, los manuales y modelos de gestión de riesgos de la entidad, incluyendo los procesos y técnicas que se utilizarán para la identificación y evaluación de los riesgos de la mutualidad.
   3. Definir los límites de aceptabilidad de los riesgos, los que en caso de ser superados requerirán de la implementación de medidas de mitigación y control por parte de la gerencia general.
   4. Promover una cultura de gestión de riesgos al interior de la mutualidad.
   5. Informarse periódicamente acerca de los riesgos que han sido identificados, así como de las medidas de mitigación y control de los riesgos que se han establecido y de su desarrollo en el tiempo, con el fin de cumplir con sus responsabilidades en materia de riesgos.
   6. Velar por la independencia entre el área especializada en la gestión de riesgos y las demás áreas funcionales y de apoyo de la mutualidad.
   7. Recibir y conocer, de forma directa, informes independientes de auditoría interna y externa referentes al estado de la gestión de riesgos en la mutualidad.
   8. Pronunciarse respecto a la suficiencia de las reservas constituidas.
   9. Conocer y aprobar periódicamente las pruebas de estrés requeridas por la Superintendencia de Seguridad Social.
   10. Velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en las presentes instrucciones, las políticas de gestión de riesgos, los manuales y los procedimientos desarrollados para la administración de los riesgos y proveer los recursos necesarios para el correcto funcionamiento del modelo de gestión de riesgos.
7. Responsabilidad respecto del sistema de control interno
   1. Aprobar e instaurar un sistema de control interno, verificando que éste sea adecuado para la naturaleza y la escala de las operaciones.
   2. Velar porque se mantenga en el tiempo un sistema de control interno efectivo.
   3. Llevar a cabo una vigilancia prudente y adecuada del sistema de administración de riesgos, de modo que aquellos de mayor relevancia puedan ser identificados, evaluados, controlados, y monitoreados en forma continua. Las estrategias y las políticas de riesgos deben ser aprobadas por el directorio y revisadas por éste con una periodicidad, de al menos, una vez al año.
   4. Recibir permanentemente informes relativos a la efectividad de los controles internos como asimismo de sus deficiencias detectadas, por la administración, por la auditorías interna o externa, su personal o por cualquier medio, las que deben ser reportadas de inmediato al directorio y abordadas a la brevedad.
8. Otras obligaciones normativas
   1. Establecer la estrategia general de gestión de riesgos, según lo dispuesto en el Capítulo III, Letra A, Título IV de este Libro VII.
   2. Asegurar que la Unidad de Auditoría Interna posea las condiciones suficientes para poder realizar su rol en condiciones de independencia, según lo establecido en el número 11 de la Letra B, Título II de este Libro VII.
   3. Impulsar y monitorear las actividades conducentes al otorgamiento de las prestaciones preventivas de accidentes laborales y enfermedades profesionales, de acuerdo a lo establecido en el Libro IV.

El presidente del directorio es responsable del adecuado y eficaz funcionamiento del directorio. Entre otros, son deberes de su cargo:

1. Representar legalmente a la mutualidad, pudiendo conferir mandatos judiciales y extrajudiciales, los cuales puede otorgar mediante acuerdo de directorio;

2. Presidir sesiones y liderar el directorio, asegurando que se trabaje eficientemente;

3. Organizar la agenda de trabajo de cada sesión;

4. Establecer los procedimientos para el trabajo del directorio;

5. Velar por el cumplimiento efectivo de las funciones del directorio y de los roles y obligaciones que le asignen;

6. Coordinar la agenda del directorio en relación al gerente general y la ejecución de los mandatos definidos por el directorio;

7. Generar las instancias para dar tratamiento a los eventuales conflictos de interés ante los cuales el directorio debiera pronunciarse;

8. Posibilitar la generación de actas que contengan de forma íntegra y fidedigna las deliberaciones y acuerdos del directorio, así como su adecuado almacenamiento y respaldo;

9. Emitir su voto - dirimente - cuando se produzca empate en la adopción de algún acuerdo, y

10. Proveer los mecanismos necesarios para mantener permanente capacitado al directorio acerca de la gestión y la administración de la mutualidad y de los mejores estándares de gobierno corporativo.

En el caso que los estatutos de la mutualidad establezcan la existencia de directores suplentes, se considerará buena práctica que:

1. Los directores suplentes participen en las sesiones de directorio, contando con derecho a voz.
2. Los directores suplentes participen y formen parte de los comités del directorio, para lo cual se deberán contemplar los respectivos protocolos de designación.

La alta gerencia de la mutualidad está compuesta por gerentes o quienes tengan rango equivalente y serán liderados por el gerente general, quien dentro de sus funciones y responsabilidades debe:

1. Ejecutar los acuerdos de directorio, asegurando que las actividades de la mutualidad sean coherentes con la normativa vigente, los estatutos de la mutualidad, las instrucciones que emitan los organismos reguladores, el plan estratégico y políticas establecidas por el directorio;

2. Supervisar adecuadamente el ejercicio de las responsabilidades delegadas, para estos efectos, la alta gerencia debe estar conformada por profesionales idóneos, con competencias personales, técnicas y la experiencia necesaria;

3. Adoptar las medidas necesarias para informar adecuada y oportunamente al directorio, al menos sobre los siguientes aspectos:

   1. Estatutos actualizados de la mutualidad y reglamentos internos;

   2. Informes de gestión y de ejecución de las principales áreas estratégicas de la mutualidad, tales como prestaciones médicas, preventivas, económicas, entre otras;

   3. Hechos relevantes comunicados por la mutualidad a la Superintendencia de Seguridad Social;

   4. Participación de la mutualidad y los aportes que ésta pudiere realizar en sociedades u organismos filiales, así como las transacciones que se efectúen entre dichos organismos y también con otros entes externos que sean de importancia significativa para la mutualidad o la sociedad u organismo filial, y

   5. Estados financieros individuales y consolidados, y sus respectivas notas explicativas.

4. Informar a toda la organización, como también al público en general, los lineamientos principales de la gestión de riesgos, además de difundir esta materia a través de la memoria institucional, estados financieros, sitio web institucional y de otros medios que se estimen convenientes;

5. Implementar y mantener en funcionamiento el sistema de control interno conforme a las instrucciones del directorio y en concordancia con lo establecido en la Letra B, Título II de este Libro VII. Para tal efecto, el gerente general deberá dotar a la mutualidad de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de dicho sistema;

6. Ejecutar de forma efectiva y eficiente el modelo de gestión de riesgos, todo ello dentro de las políticas, los manuales y los procedimientos previamente establecidos, además de lo estipulado en la Letra A, Título IV de este Libro VII;

7. Informar, al menos semestralmente, al directorio sobre la suficiencia de las reservas técnicas constituidas por la mutualidad para su consideración y evaluación de la necesidad de implementar medidas correctivas;

8. Informar al directorio respecto al estado y resultados de las fiscalizaciones realizadas a la mutualidad, las infracciones y las sanciones impuestas por la Superintendencia de Seguridad Social u otros entes competentes, así como las medidas adoptadas para subsanarlas;

9. Mantener permanentemente actualizado el registro de adherentes, directores y demás cargos establecidos en sus estatutos;

10. Asegurar la ejecución de las actividades previstas en el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, e informar periódicamente al directorio sobre su estado de avance;

11. Informar a toda la institución, a la Superintendencia de Seguridad Social, trabajadores, pensionados y público en general, los principales lineamientos relativos a la prevención y sobre el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales en ejecución. Para tal efecto, deberá hacer uso de todos los medios físicos y tecnológicos de que disponga la mutualidad;

12. Generar indicadores que permitan monitorear la eficacia de las actividades contempladas en el plan de prevención, conforme a lo instruido por el directorio;

13. Verificar la calidad de la información utilizada para elaborar el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, así como de la información de los resultados de su ejecución.

14. Otras funciones y responsabilidades que instruya el directorio.

La mutualidad debe contar con un cargo que responsablemente conozca, analice, informe, advierta e instruya sobre materias jurídicas, con el objeto que la mutualidad enmarque su gestión dentro de las normas legales, reglamentarias, administrativas, técnicas, y estatutarias, como asimismo cumpla las políticas, códigos, manuales y reglamentos internos que la rigen.

El fiscal responderá ante el directorio, recayendo en dicho estamento la responsabilidad privativa respecto a la contratación, destitución, evaluación de desempeño y fijación de las remuneraciones del fiscal, entre otras materias.

El fiscal tendrá dentro de su responsabilidad el desarrollo de, al menos, las siguientes labores:

1. Asesorar jurídicamente al directorio, participando en sesiones de éste y en los comités del directorio, cuando así sea requerido.

2. Apoyar y asesorar a la gerencia u otros estamentos de la mutualidad en la revisión de materias jurídicas de interés de la institución, velando que la operativa se desarrolle dentro del marco normativo que le aplica;

3. Expresar su opinión respecto de los acuerdos que adoptará el directorio, observando formalmente aquellos que considere que transgredan la normativa vigente;

4. Informar al directorio respecto a asuntos contenciosos que podrían llegar a afectar el interés de la institución;

5. Contribuir con el área especializada en la gestión de riesgos, cuando se presenten observaciones de carácter jurídico y en la gestión del riesgo legal, y

6. Otras funciones que determine el directorio.

El directorio deberá asegurar la debida independencia del fiscal respecto a otros estamentos de la mutualidad, con la finalidad de resguardar la objetividad de su función.

El auditor interno es responsable ante el directorio de liderar la función encargada de evaluar el grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos, prácticas y controles, así como revisar que éstos sigan siendo suficientes y adecuados según las operaciones de la mutualidad.

En este sentido, el directorio establecerá que los reportes del auditor interno sean remitidos de forma directa al comité de auditoría o al propio directorio. Es necesario que la mutualidad asegure la debida independencia del auditor interno respecto de la alta gerencia y otros estamentos dependientes de ésta, con la finalidad de resguardar la objetividad de los juicios emitidos.

Dentro de las funciones y responsabilidades del auditor interno se encuentran:

1. Programar y ejecutar planes anuales de auditoría y realizarlos en forma objetiva y con la debida independencia;

2. Incorporar dentro del plan anual de auditoría la revisión del adecuado y oportuno otorgamiento de las prestaciones médicas, económicas y preventivas de la Ley Nº16.744.

3. Desarrollar una metodología que identifique los principales riesgos incurridos por la institución para asignar sus recursos de conformidad con ello;

4. Verificar que la gestión de riesgo y el control interno de la mutualidad están operando efectivamente;

5. Verificar que los riesgos de la mutualidad están siendo correctamente evaluados;

6. Remitir los hallazgos del proceso de auditoría al directorio, y

7. Implementar un mecanismo de denuncia de ilegalidades, fraudes e irregularidades velando por su debida efectividad y adopción de medidas pertinentes.

8. Incluir dentro del plan anual de auditoría la revisión de la calidad de la información del plan de prevención.

La empresa de auditoría externa, la cual es contratada según el procedimiento establecido en el Título II, de este Libro VII, debe auditar y expresar su opinión sobre los estados financieros confeccionados por la mutualidad.

Por su parte, los informes que emanen como resultado de su trabajo de auditoría deben ser remitidos al directorio de la institución, quien revisará las eventuales recomendaciones contenidas en los respectivos informes. De la misma forma, el directorio enviará a la Superintendencia de Seguridad Social los informes generados a raíz del proceso de auditoría externa.

El directorio se reunirá con la empresa de auditoría externa, al menos, durante el desarrollo de la auditoría y para la entrega de los resultados finales del proceso, instancias en las cuales al menos en alguna, se prescindirá de la presencia de miembros de la alta gerencia, a menos que resulte indispensable y así se consigne.

Las mutualidades de empleadores serán administradas por un directorio integrado por igual número de representantes de los adherentes y de los trabajadores que presten servicios a los empleadores adheridos a la mutualidad. Los directores durarán tres años en sus funciones y podrán ser reelegidos.

Se considerará buena práctica que en caso de reelección de los directores (laborales y empresariales), éstos lo sean como máximo por dos períodos consecutivos. De la misma forma, será buena práctica que los miembros del directorio cuenten con conocimientos en el área de la seguridad social, de las ciencias económicas y/o administrativas o tengan experiencia en gestión.

No podrán integrar el directorio, personas que hayan sido condenadas a pena aflictiva.

El director que durante el desempeño del cargo fuere condenado por crimen o simple delito, o incurriere en cualquier otro impedimento o causa de inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley o los estatutos, cesará en sus funciones. La respectiva mutualidad deberá establecer en sus estatutos, el mecanismo por el cual se reemplazará el cargo del director que cesa en sus funciones.

Se considerará también una buena práctica el que los estatutos exijan para ejercer el cargo de director no haber sido sancionado por alguna entidad reguladora en los últimos 5 años.

El gerente general será designado por el directorio de la mutualidad y se mantendrá en su cargo mientras cuente con su confianza. Se considerará buena práctica que el directorio establezca en su política de contratación, principios que promuevan la rotación del gerente general, estableciendo los respectivos planes de sucesión. Por su parte, la persona que ocupe el cargo de gerente general de la mutualidad no podrá haber sido condenado por una conducta sancionada con pena aflictiva.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 9 del D.S. (D.F.L.) N°285, de 26 de febrero de 1969, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, corresponde que las mutualidades de empleadores remuneren a los directores propietarios, o suplentes cuando los reemplacen por la asistencia a las sesiones de directorio, cifra que no podrá ser superior a un sueldo vital mensual, escala a) del departamento de Santiago, al mes. Actualmente un sueldo vital equivale a 22,2757% del ingreso mínimo mensual para fines remuneracionales.

No obstante lo anterior, cada mutualidad deberá fijar en su propio estatuto el monto que se pagará por concepto de dieta, teniendo en consideración el máximo señalado precedentemente.

Considerando la dedicación adicional que implica formar parte activa de alguno de los comités del directorio, los directores titulares o suplentes podrán percibir, además de la dieta señalada en el artículo 9º del D.S. (D.F.L.) N°285, un honorario adicional mensual por su participación en cada sesión de comité del directorio. El honorario será fijado por el directorio y corresponderá al valor determinado razonablemente, considerando los honorarios pagados en el mercado para otras instituciones de similar naturaleza, es decir, personas jurídicas sin fines de lucro de la seguridad social, de similar tamaño y complejidad. Cada director podrá integrar un máximo de dos comités del directorio.

La remuneración del gerente general será fijada por el directorio, la cual deberá ser acorde a la situación financiera actual de la entidad y a la condición de persona jurídica de la seguridad social.

Para determinar la remuneración del gerente general, el directorio deberá realizar un análisis y revisión de remuneraciones de entidades comparables por su naturaleza, tamaño y complejidad, de manera de establecer una remuneración razonable, acorde con las capacidades personales del ejecutivo y ser lo suficientemente atractiva para la retención del profesional idóneo que guíe a la organización.

A su vez, se podrá determinar un porcentaje fijo y uno variable, el cual estará ligado al desempeño del gerente y su contribución con la consecución de los objetivos de la mutualidad. Para esto, se debe establecer un proceso formal y transparente para controlar su cumplimiento. La revisión y el acuerdo que se adopte, debe ser documentado identificando a quienes participaron en el proceso.

El directorio debe instruir la realización periódica de una autoevaluación del estado del gobierno corporativo de la entidad. Específicamente, se deberá generar los siguientes informes:

1. Autoevaluación de cumplimiento de gobierno corporativo, para lo cual se evaluará el cumplimiento de las presentes instrucciones, utilizando el formato expuesto en el número 1 del Anexo N°1 "Informes de Autoevaluación". La modalidad de envío a la Superintendencia de Seguridad Social se establece en la Letra B, Título II, del Libro IX.

2. Autoevaluación de buenas prácticas de gobierno corporativo, se contrastará con la lista de buenas prácticas incluida en el número 2 del Anexo N°1 "Informes de Autoevaluación". Este informe deberá ser publicado en el sitio web de la propia mutualidad en un "banner" denominado "TRANSPARENCIA".

Los informes deberán ser aprobados por el directorio a más tardar el día 31 de marzo de cada año, todo en referencia a la evaluación del año calendario anterior.

Las autoevaluaciones se basarán en indicadores, los que deben ser claros, objetivos y verificables por parte de la Superintendencia de Seguridad Social. Por su parte, para el caso de la autoevaluación de cumplimiento, se deberán incluir los eventos o prácticas detectadas que incumplieron la presente normativa, identificando en el informe, el plan de acción concreto definido para mejorar las falencias expuestas.

Se considerará buena práctica que la aplicación de estas evaluaciones sea realizada por un consultor o ente externo a la mutualidad.

El sistema de evaluación del cumplimiento de la presente normativa debe ser objeto de una revisión periódica, al menos anual, por parte de la unidad de auditoría interna.

La evaluación de desempeño y las remuneraciones, deben proveer los incentivos adecuados para que el personal en cuestión actúe en concordancia con los objetivos de la mutualidad y, por lo tanto, con lo establecido en la Ley N°16.744 y su normativa aplicable. La evaluación debe basarse en criterios objetivos y observables (tales como estudios de satisfacción de usuarios u otros) que incluyan el desempeño de la mutualidad en relación, por ejemplo, a los siguientes tópicos, según sea el caso:

1. Calidad y oportunidad de las prestaciones médicas;

2. Calidad y efectividad de las prestaciones preventivas;

3. Tiempos de tramitación y calidad de los procesos de las prestaciones económicas;

4. Calidad de servicio otorgado y reclamaciones recibidas;

5. Solvencia y gestión financiera;

6. Cumplimiento normativo general, estatutario y reglamentos internos, y

7. Otros.

La evaluación al gerente general deberá ser aplicada anualmente, y deberá ser considerada en el establecimiento de las metas y bonificaciones que integrarán su remuneración. En todo caso, el componente de remuneración antes señalado no podrá estar sujeto a condiciones de resultados que atenten contra la apropiada entrega de las prestaciones que establece la Ley N°16.744 o incluya incentivos inadecuados para su logro.

Por su parte, el gerente general, podrá extender este sistema de evaluación a otros gerentes o unidades dependientes de él.

La función jurídica, personificada en su fiscal, debe ser expuesta a una evaluación de su desempeño, la cual se realizará anualmente. El mandatario de esta evaluación es el directorio, sin perjuicio que éste pueda requerir apoyo para su aplicación de otros estamentos dependientes de la gerencia.

La función del auditor interno, debe ser evaluada anualmente por el directorio, que al igual que en la evaluación del fiscal, podrá apoyarse para su aplicación en otros estamentos de la mutualidad. En la evaluación se debe considerar, al menos, el desarrollo y resultado del plan anual de auditoría, el grado de independencia que esta función posea del estamento gerencial, así como también, respecto al desempeño del auditor interno en el trabajo del comité de auditoría.

Los comités del directorio deben contar con estatutos propios, los que deben ser aprobados por el directorio y deben estar disponibles en el sitio web oficial del organismo administrador. Dentro de las materias que dichos estatutos deben incluir están:

1. Objetivos;

2. Funciones;

3. Responsabilidades;

4. Frecuencia de reuniones;

5. Mecanismo de votación y desempate, y

6. Todos aquellos aspectos necesarios para su adecuada constitución y funcionamiento.

Los estatutos de los comités del directorio y sus modificaciones deben ser remitidos a la Superintendencia de Seguridad Social para conocimiento, en un plazo de 5 días, contado desde su aprobación por el directorio.

Los comités del directorio deben reportar regularmente al directorio sobre su plan de trabajo y el grado de avance. Cada año se debe presentar un resumen anual de los logros realizados y las tareas pendientes, para ser presentado al directorio, lo cual debe constar en las actas.

El directorio debe establecer cuáles serán los comités del directorio que se constituirán y funcionarán, quienes lo compondrán y cómo será su funcionamiento y vigencia, incluyendo la regularidad de sus reuniones y las competencias que deben tener los miembros. A lo menos, deben estar en funcionamiento los siguientes:

1. Comité de Riesgos, según lo instruido en el Capítulo III de la Letra A, Título IV de este Libro VII.

2. Comité de Prevención, el que sesionará periódicamente y se conformará a lo menos por un director representante de las entidades empleadoras adherentes y un director representante de los trabajadores. Este comité podrá, además, contar con la participación permanente de asesores externos y del responsable del área especializada de prevención de riesgos laborales, los cuales tendrán sólo derecho a voz.
   
   El comité deberá contar con un estatuto, aprobado por el directorio, el que deberá ser remitido a la Superintendencia de Seguridad Social, al igual que sus modificaciones, en el mes siguiente a aquel en que se adoptó el respectivo acuerdo. El estatuto deberá establecer los objetivos, funciones, responsabilidades, frecuencia de reuniones y todos aquellos aspectos necesarios para su adecuada constitución y funcionamiento. Las funciones del comité de prevención deben comprender, al menos:

   1. Elaborar y proponer al directorio, la política para la prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales para la mutualidad;

   2. Proponer al directorio los objetivos estratégicos relacionados con el desarrollo de actividades de prevención dirigidas a sus entidades empleadoras adherentes;

   3. Revisar el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales propuesto por el área especializada y emitir un informe previo a la aprobación del plan por el directorio;

   4. Emitir informes al directorio para asistirlo en su función de monitorear periódicamente la ejecución de las actividades anuales del plan de prevención, formulando las recomendaciones que correspondan;

   5. Recabar y revisar los informes de auditoría, e informar sobre el resultado de su análisis al directorio, y

   6. Elaborar y remitir al directorio un informe anual de los resultados de las actividades desarrolladas en el periodo, el cumplimiento de los objetivos y las metas definidas y los recursos humanos y materiales destinados a estas actividades, considerando los informes generados por el área especializada de prevención de riesgos laborales.

3. Comité de auditoría

   1. El directorio, deberá conformar un comité de auditoría, el cual sesione periódicamente. Éste debe estar integrado, a lo menos, por un director representante de las entidades empleadoras adherentes y un director representante de los trabajadores, siendo presidido por uno de ellos, quien tendrá el voto dirimente en la adopción de los acuerdos. Además, podrá contar con la participación permanente de asesores externos, del responsable de la Unidad de Auditoría Interna y del responsable del área especializada en la gestión de riesgos, quienes tendrán sólo derecho a voz, pudiendo ser excluidos de las deliberaciones en cualquier momento a petición de un director.
   2. Los asesores externos deben ser elegidos por los directores que integren el comité, debiendo quedar constancia de la elección en el acta respectiva. Por otra parte, los asesores externos deben suscribir un contrato de prestación de servicios donde se establezca claramente el contexto en el cual se genera la contratación, el objeto o finalidad de la prestación de servicios, los derechos y obligaciones de las partes, el valor pagado por la prestación y su periodicidad, la duración de las prestaciones, las condiciones de término del contrato, los mecanismos de solución de controversias, entre otros.
   3. El comité debe contar con un estatuto, aprobado por el directorio, el que debe ser remitido a la Superintendencia de Seguridad Social, al igual que sus modificaciones posteriores, en el mes siguiente de haber adoptado o modificado el respectivo acuerdo. El estatuto debe establecer los objetivos, funciones, responsabilidades, frecuencia de reuniones y todos aquellos aspectos necesarios para su adecuada constitución y funcionamiento.
   4. Asimismo, todas las decisiones y aspectos relevantes que se traten en el comité deben quedar registrados de manera formal a través de un acta, donde quede constancia de los argumentos entregados por cada uno de los participantes respecto de las materias tratadas en cada sesión.
   5. Funciones mínimas del comité de auditoría:
      • Revisar la adecuación y confiabilidad de la información económica contable, así como también, la relativa a las prestaciones que otorga la mutualidad.
      • Recomendar al directorio, la designación, evaluación de desempeño, compensación y, de ser el caso, el término de la relación profesional con el responsable de la unidad de auditoría interna.
      • Monitorear la ejecución del proceso de selección y contratación de la empresa de auditoría externa.
      • Evaluar y hacer seguimiento al plan anual de auditoría de la unidad de auditoría interna y al programa de trabajo de la empresa de auditoría externa.
      • Recibir y revisar los informes de auditoría, además de conocer sobre las observaciones levantadas y las respectivas acciones correctivas.
      • Confirmar periódicamente la debida independencia de la unidad de auditoría interna y la empresa de auditoría externa.
      • Revisar y analizar los estados financieros de la mutualidad, así como también la opinión y recomendaciones de la empresa de auditoría externa.
      • Revisar, en conjunto con la unidad de auditoría interna y la empresa de auditoría externa, el funcionamiento y adecuación del sistema de control interno.
      • Mantener canales fluidos de comunicación con la unidad de auditoría interna, con la empresa de auditoría externa y, en general, con los trabajadores de la mutualidad, con el objeto de conocer de primera fuente las denuncias sobre actividades sospechosas, fraudulentas o ilegales.
      • Rendir cuenta al directorio respecto al trabajo realizado en el comité de auditoría.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política de gestión integral de riesgos, de acuerdo a lo establecido en la Letra A, Título IV, de este Libro VII, destinada a establecer las medidas adoptadas por la mutualidad en el ámbito integral de la gestión de sus riesgos, la cual debe estar alineada a los objetivos estratégicos de la mutualidad, incluyendo el adecuado cumplimiento de la administración y prestación del Seguro de la Ley N°16.744. Asimismo, la mutualidad debe contar con una política de gestión de riesgos específica para cada uno de los riesgos normados por las presentes instrucciones, es decir, riesgo operacional, riesgo técnico, riesgo de mercado, riesgo de liquidez y riesgo de crédito.

Las políticas de gestión de riesgos, así como cualquier modificación, deben ser remitidas a la Superintendencia de Seguridad Social en un plazo no mayor a 5 días hábiles, contado desde el día siguiente a la celebración de la Sesión de directorio donde ésta fue aprobada.

Las políticas de gestión de riesgos deben contener al menos los siguientes elementos, según corresponda:

1. Roles y responsabilidades
   
   Se deben definir las obligaciones y responsabilidades de quienes participan en el proceso de gestión de riesgos; directorio, comité de riesgos, gerencia general, área especializada en la gestión de riesgos, áreas funcionales y de apoyo y auditoría Interna.

2. Definición de objetivos del proceso de gestión de riesgos
   
   Se deben establecer los objetivos que persigue la implementación de los procesos de gestión de riesgos, los cuales deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la mutualidad.

3. Taxonomía de riesgos
   
   Se deben identificar y definir con claridad, al menos los riesgos definidos en las presentes instrucciones, con el objetivo de gestionarlos adecuadamente.

4. Criterios de evaluación y tratamiento de riesgos
   
   Se debe definir el criterio de evaluación del riesgo que mejor se adecue al contexto organizacional y estratégico de la mutualidad, junto con especificar los criterios de tratamiento de los riesgos. Para la medición de los riesgos, se deben considerar, a lo menos, las metodologías expuestas en las presentes instrucciones.

5. Definición de riesgo aceptado
   
   Se deben establecer los criterios para determinar el riesgo aceptado, el cual debe ser consecuente con los criterios de evaluación y tratamiento de riesgos y con el marco legal y regulatorio aplicable a la mutualidad.

6. Criterios de divulgación de los riesgos a los actores relevantes
   
   Se debe definir la forma en que la mutualidad entregará información sobre la gestión de riesgos a los actores relevantes (entidades supervisoras, entidades empleadoras, público en general, acreedores, entre otros).

7. Periodicidad en la entrega de información
   
   Se debe establecer la forma y periodicidad con la que se informará al directorio, al comité de riesgos y a la gerencia general, entre otros, sobre la exposición a los riesgos de la mutualidad.

8. Procedimientos de revisión
   
   Se debe señalar el procedimiento de revisión y actualización de las políticas de gestión de riesgos, indicando la periodicidad e instancia de la revisión. Estas verificaciones deben ser realizadas con una periodicidad de a lo menos una vez al año, debiendo quedar registro de ello y disponible para las revisiones de la Superintendencia de Seguridad Social.

El directorio de cada mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política para la prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, en adelante política de prevención, destinada a establecer las medidas que adoptará la respectiva mutualidad, en el desarrollo de sus responsabilidades como administrador del Seguro de la Ley N°16.744, vinculadas a la prevención de riesgos laborales, debiendo contemplar los aspectos considerados en las instrucciones que en materia de prevención de riesgos ha impartido la Superintendencia de Seguridad Social. Las mutualidades deberán mantener actualizada la política de prevención, la que deberán remitir a la Superintendencia de Seguridad Social. El mecanismo de transmisión será mediante un sitio de control que la Superintendencia de Seguridad Social pondrá a disposición para esos efectos, cuyas instrucciones serán presentadas en el sitio web Suseso, en el link denominado "GRIS Mutuales". Cualquier modificación de la referida política, deberá ser informada a la Superintendencia de Seguridad Social dentro de los 5 días hábiles siguientes a la celebración de la sesión de directorio en que fue aprobada.

Para lo anterior, el directorio deberá ejecutar, al menos, las siguientes acciones:

1. Incluir dentro de los objetivos estratégicos de la mutualidad, los relativos al desarrollo de actividades de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales dirigidas a sus entidades empleadoras adherentes, definiendo los respectivos indicadores;

2. Conocer y aprobar el plan anual de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales;

3. Monitorear permanentemente la ejecución de las actividades del plan anual de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, y

4. Conocer, de forma directa, los informes independientes de auditoría interna y externas sobre el estado de las actividades de prevención que son parte del referido plan y pronunciarse sobre el informe que al efecto emita el comité, instruyendo las medidas correctivas que corresponda.

El directorio de la mutualidad o el Director del ISL, según corresponda, deberán establecer una política de divulgación de hechos relevantes. Dicha política y sus modificaciones, deberá ser enviada para conocimiento de la Superintendencia de Seguridad Social, dentro del plazo máximo de tres días hábiles contado desde su aprobación en la sesión de directorio más próxima o desde la fecha de aprobación del Director del ISL.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política de compras y adquisiciones, destinada a establecer los lineamientos estratégicos y elementos esenciales sobre los cuales se deberán organizar los procesos específicos asociados a compras y adquisiciones. Basándose en la referida política, los diferentes gestores deben adaptar sus procesos para cumplir con las directrices establecidas por el directorio.

Tales procesos, deben estar debidamente documentados en un manual de compras y adquisiciones, el cual debe describir el tratamiento, las etapas, criterios, autorizaciones y todos aquellos elementos que sean necesarios para llevar a cabo los procesos. Este manual debe considerar, al menos, los siguientes elementos:

1. Planificación de las compras;

2. Selección de procedimientos de compra;

3. Formulación de bases;

4. Criterios y mecanismos de evaluación;

5. Gestión de contratos y de proveedores;

6. Recepción de bienes y servicios;

7. Procedimientos de pago;

8. Autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del proceso de compra, y

9. Mecanismos de control de los procesos de compras.

​Además, el directorio deberá generar los lineamientos relativos al tratamiento de los conflictos de interés que se producen en el proceso de compras, definidos en el Capítulo II, de la Letra F, del presente Título I, todo con el objeto de generar controles y procedimientos que se apliquen a nivel operativo y sean observados por toda la institución.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política general para la afiliación o mantención de entidades empleadoras, en la que se basará el otorgamiento de las capacitaciones que se realicen a los trabajadores de las empresas adheridas, la instalación o mantención de policlínicos en dichas empresas y la destinación de expertos en prevención de riesgos laborales. La referida política general deberá salvaguardar que en cada política específica que se adopte no se ampare ningún tipo de discriminación, de manera tal que las asignaciones de los señalados beneficios obedezca a aspectos objetivos tales como el riesgo asociado al sector económico, tamaño de la empresa, entre otros, vale decir, que ante igualdad de características y cumplimiento de requisitos por parte de las entidades empleadoras adheridas, no debe existir discriminación.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política de inversiones, que establezca las directrices que el directorio requiere que sean aplicadas en la administración de las inversiones gestionadas en la mutualidad, para lo cual debe tener presente la regulación específica emitida por la Superintendencia de Seguridad Social. Para estos efectos, dentro de los elementos que se deben incluir, están:

1. Estructura de delegación de autoridad al interior de la mutualidad, en donde se señale los roles y responsabilidades de cada estamento, gerencia y personal que participa en el proceso;

2. Metodología que guía el proceso de inversión, asociadas a la evaluación de instrumentos, valoración, diversificación, conciliaciones, medición de desempeño, riesgos asociados, entre otros;

3. Objetivo de cada fondo que administra la entidad, con las respectivas restricciones que se establezcan para cada caso, y

4. Mecanismos de control interno aplicados al proceso.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política contable prudencial, destinada a reconocer e instaurar el principio prudencial de acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS) y según lo establecido en la Letra A, Título IV del Libro VIII.

La política contable prudencial debe reconocer la aplicación de un juicio conservador, el cual será considerado al momento de contabilizar activos, pasivos, recursos propios u otras partidas relevantes y complejas, guiando el proceso de generación de información financiera. De esta forma, se debe señalar los criterios utilizados en la contabilización de operaciones críticas y complejas, para lo cual se debe tener presente los distintos efectos e implicancias administrativo - contables que tendrán la aplicación de los mismos.

Como ejemplo de lo anterior, se puede considerar i) No diferir gastos, reconociéndolos en el ejercicio que se producen; ii) Aplicar correctamente el deterioro en aquellos activos que han perdido valor o capacidad de generar beneficios futuros, entre otros. Para los casos anteriores, y otros que la mutualidad identifique, se deberá indicar los criterios a utilizar para realizar su contabilización en cada caso.

Por su parte, la gerencia es el estamento responsable de aplicar las políticas contables según las aprobaciones del directorio. En este sentido, la preparación de los estados financieros, incluyendo sus notas explicativas, es responsabilidad exclusiva de la gerencia de la mutualidad.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política de compensaciones, destinada a establecer los incentivos correctos y motivaciones a su alta gerencia y trabajadores, debiendo tener especial cuidado en que los incentivos establecidos no puedan inducir a conductas o prácticas fuera de la legalidad o que incidan en conflictos de interés, o que puedan promover acciones en contra o que perjudiquen el otorgamiento adecuado de las prestaciones establecidas en la Ley N°16.744.

Para la confección de la política de compensaciones, se deben considerar los siguientes aspectos:

1. Reflejar el desempeño en un horizonte temporal, evitando la premiación sólo para resultados de corto plazo;

2. Reflejar el desempeño individual como el desempeño de la mutualidad;

3. Fomentar el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables a la actividad de la mutualidad, y

4. Fomentar un comportamiento prudente en términos de riesgos al interior de la organización, consistente con el mejor interés de las entidades adherentes y los beneficiarios.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política de gestión anti fraudes, destinada a establecer una cultura de prevención de delitos, asegurando que se dispongan de razonables programas y controles que mitiguen el riesgo asociado a fraudes.

La política de gestión anti fraudes debe contener al menos los siguientes elementos:

1. Roles y responsabilidades: Se deben definir las obligaciones y responsabilidades de las diferentes personas y estamentos que participan en los procesos de gestión anti fraudes;

2. Definición de los objetivos de la función: Se deben establecer los objetivos que persiguen los procesos de gestión anti fraude, y

3. Procedimiento de aprobación: Se debe incluir el procedimiento de aprobación y actualización de la política de gestión anti fraudes, indicando la periodicidad e instancia de revisión.

El directorio de la mutualidad debe aprobar y ordenar la implementación de una política de seguridad de la información, con objeto de establecer los principales lineamientos del directorio en dicha materia y así, poder alinear los distintos procesos, actividades y estamentos participantes. En esta política, se deben considerar normas y procedimientos específicos sobre, por ejemplo, controles de acceso, continuidad operacional, seguridad física de la información, entre otros.

Asimismo, esta política debe contener al menos los siguientes elementos:

1. Roles y responsabilidades: se deben definir las obligaciones y responsabilidades de las diferentes personas y estamentos que participan en los procesos seguridad de la información;

2. Definición de objetivos de la función: Se deben establecer los objetivos que persiguen los procesos de seguridad de la información, y

3. Procedimiento de aprobación: Se debe incluir el procedimiento de aprobación y actualización de la política de seguridad de la información, indicando la periodicidad e instancia de revisión.

El directorio de la mutualidad, en su calidad de responsable de la adecuada administración, debe elaborar y aprobar un plan estratégico que tenga en cuenta la visión, misión, objetivos estratégicos y valores institucionales de la mutualidad como organismo administrador del Seguro de la Ley N°16.744.

El plan establecerá la estrategia a seguir de la institución en un mediano plazo, debiendo la mutualidad determinar la programación temporal para llevar a cabo las acciones contenidas en el plan. En este sentido, los objetivos estratégicos deberán promover una gestión que considere sus obligaciones presentes y futuras con sus beneficiarios. La gerencia será la responsable de gestionar la institución para alcanzar los objetivos planteados, teniendo presente la normativa, políticas internas u otras instrucciones del directorio.

Considerando lo anterior, el directorio deberá monitorear el cumplimiento del plan y evaluar su modificación, con objeto de adaptarlo a cambios en la entidad o su entorno, de manera de asegurar la creación de valor y viabilidad de la mutualidad en el largo plazo. Se considera buena práctica que el directorio, evalúe lo dispuesto en este punto al menos anualmente.

El plan anual de prevención debe incluir las actividades y metas instruidas por la Superintendencia de Seguridad Social. El plan actualizado deberá ser enviado a la Superintendencia de Seguridad Social, a más tardar el último día hábil del mes de marzo de cada año, previa aprobación del directorio o del Director Nacional del ISL, según corresponda. El mecanismo de transmisión será mediante un sitio de control que la Superintendencia de Seguridad Social pondrá a disposición para esos efectos, cuyas instrucciones serán presentadas en el sitio web Suseso, en el link denominado "GRIS Mutuales". Asimismo, el directorio deberá informar a la Superintendencia de Seguridad Social cualquier modificación del referido plan, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la celebración de la sesión de directorio en que fue aprobada.

El código de ética, conducta y buenas prácticas debe incentivar la conducta ética al interior de la mutualidad, en conformidad con la normativa legal, reglamentaria y administrativa vigente, que rige a las mutualidades, el cual debe ser difundido adecuadamente entre sus trabajadores. Este código debe reflejar y promover los mejores estándares de gobierno corporativo, buenas prácticas laborales, comerciales, con sus afiliados y adherentes, entre otros aspectos.

Es responsabilidad del directorio, establecer y difundir un código de ética, conducta y buenas prácticas al interior de la organización, fijando los mecanismos que permitan medir su efectividad, evaluar sus resultados y realizar los ajustes y correcciones que correspondan.

Para los efectos de medir el grado de cumplimiento del referido código, el directorio deberá disponer que se efectúe, a lo menos, una evaluación anual respecto a su aplicación y cumplimiento.

Por su parte, se deben adoptar las medidas necesarias para que el código de ética, conducta y buenas prácticas sea conocido por todos los miembros de la entidad y sea de acceso público, debiendo quedar constancia de la toma de conocimiento y obligación de cumplimiento por parte de los trabajadores de la mutualidad.

1. Declaración de valores, esto es, señalar los valores que resultan preponderantes para la mutualidad, como por ejemplo: integridad y probidad; compromiso con las entidades empleadoras adherentes, compromiso con los trabajadores, pensionados y beneficiarios;

2. Relación con las entidades empleadoras adherentes y sus trabajadores, los trabajadores de la mutualidad, pensionados, beneficiarios, los servicios públicos, otras entidades, es decir, con la comunidad en general del lugar donde exista presencia de la mutualidad, indicando que ésta tendrá como objetivo entregar con calidad y oportunidad las prestaciones que correspondan, basándose en el respeto, la transparencia, la dignidad e igualdad en el trato;

3. Mecanismos para manejar los conflictos de interés, en donde el interés personal, directo o indirecto pueda afectar la independencia de juicio en una decisión o actuación que involucre a la entidad. En estos casos, se debe dejar claro que deben primar los intereses de la mutualidad por sobre los propios, debiendo ser informada dicha situación según lo establezca la propia mutualidad en el código de ética, conducta y buenas prácticas;

4. Manejo y uso de la información, que conoce en el uso de su función en la mutualidad o de su desempeño en ella, de modo que los miembros del directorio, los gerentes, el fiscal o cualquier trabajador no pueda obtener ventajas o ganancias mediante la utilización de la información reservada o estratégica de la mutualidad, ya sea directa o indirectamente, o para beneficio propio o ajeno;

5. Prohibición o tratamiento respecto a regalos, obsequios, atenciones, servicios u otra clase de favores o beneficios que, por una parte puedan recibir los trabajadores de la mutualidad o por otra, la propia mutualidad pueda entregar a terceros, todo motivado por querer influir en las decisiones vinculadas a procesos de compras, ventas, adquisiciones, licitaciones u otras negociaciones;

6. Establecer el debido ejercicio de poder o autoridad, para lo cual se debe expresar que quienes firmen documentos o representen a la entidad, lo deban hacer debidamente investidos con dicha atribución o facultad, lo cual debe quedar constatado;

7. Promoción de la cultura anti fraude, lo cual implica alentar a los trabajadores a preocuparse por la materia generando los debidos protocolos para realizar denuncias y dar su tratamiento, considerando que los fraudes, ilícitos e irregularidades pueden tener diversas formas de operar;

8. Estipular que los trabajadores deben cumplir con el código, las leyes, regulaciones, estatutos, políticas y otras instrucciones administrativas que le sean aplicables;

9. Mecanismos de confidencialidad para el tratamiento de las denuncias presentadas por los trabajadores o adherentes, y

10. Establecer la prohibición de adoptar medidas antiéticas.

El directorio será responsable que exista y funcione adecuadamente un comité de ética al interior de la mutualidad, el que sesionará periódicamente y de forma extraordinaria, según lo amerite. Este comité se conformará por al menos dos directores (un director representante del estamento de los trabajadores y otro del estamento de las entidades adherentes) y el fiscal. Además, se considerará buena práctica, que se incorpore un representante de los trabajadores de la mutualidad que no sea parte de la alta gerencia, y que haya sido elegido por los trabajadores de la mutualidad, mediante voto universal de forma directa o indirecta. En este último caso, será válido siempre y cuando quienes voten en la instancia indirecta, hayan sido elegidos previamente mediante alguna votación directa. Los integrantes del comité de ética deberán poseer suplentes, para lo cual la propia mutualidad deberá establecer el mecanismo de elección en el estatuto del presente comité.

El comité será presidido por un director, el cual deberá mantener constantemente informado al directorio respecto al funcionamiento y las materias tratadas en esta instancia.

Este comité debe poseer un estatuto aprobado por el directorio el que será remitido a la Superintendencia de Seguridad Social para su conocimiento, al igual que sus modificaciones posteriores, detallándose los lineamientos necesarios para su conformación y funcionamiento.

Las funciones del comité de ética deben comprender, al menos:

1. Aprobar, implementar y evaluar la aplicación del código de ética, conducta y buenas prácticas en la mutualidad;

2. Proponer medidas al directorio, el cual podrá instruir al gerente general, según su mérito, la aplicación de las acciones correspondientes.

3. Conocer las inquietudes, consultas y denuncias, respecto de potenciales ilegalidades, fraudes e irregularidades que pudieran estar ocurriendo en las operaciones de la mutualidad, disponiendo de un mecanismo que posibilite a los trabajadores de la mutualidad, a las empresas adherentes y en general a cualquier legítimo interesado, ingresarlas bajo condiciones adecuadas de disponibilidad, confidencialidad y anonimato. Este mecanismo debe alimentar un registro consolidado de los casos denunciados, el cual debe ser administrado por el comité de ética de la propia mutualidad y quedar a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, todo en concordancia con lo establecido en la Letra G, Título III de este Libro VII.

4. Otras funciones que determine el directorio.

Los directores, gerentes y trabajadores de la mutualidad, en el ejercicio de sus funciones, deben hacer propio los siguientes deberes:

1. Cuidado, lo que significa aplicar, al menos, el mismo cuidado o diligencia que las personas emplean ordinariamente en sus propias actividades. En el caso de los directores, gerentes o jefaturas pueden delegar parte de sus funciones en una o más personas, dicha delegación no los eximirá del deber de monitorear el cumplimiento de las funciones que fueron delegadas.

2. Lealtad, se debe actuar de buena fe en sus relaciones con la mutualidad, no debiendo aprovechar el cargo o función, en beneficio de sus propios intereses, directos o indirectos, ni aprovechar las oportunidades de negocios que conozca en razón de su cargo o función, sino que debe perseguir el máximo beneficio posible para la mutualidad.

3. Ética, se debe actuar conforme a las máximas de la ética y de la moral en el ejercicio de sus funciones.

4. Información, el director tiene el derecho, y también la obligación, de ser informado e informarse plena y documentadamente, a través del gerente general u otras fuentes, de todo lo relacionado con la marcha de la mutualidad, con la sola limitación que el ejercicio de este derecho no entorpezca el funcionamiento de la misma.

5. Reserva, los directores deben guardar reserva respecto de las actividades de la mutualidad a que tengan acceso en razón de su cargo y que no hayan sido divulgadas oficialmente por la misma.

Las mutualidades no deberán realizar o suscribir contratos de provisión de bienes o prestación de servicios con:

1. Los directores y gerentes de la propia mutualidad;
2. Las personas vinculadas a los anteriores por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad inclusive;
3. Sociedades de personas en donde los directores, gerentes o sus parientes ya individualizados, formen parte;
4. Sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sus directores, gerentes o los parientes de éstos, ya individualizados, sean accionistas, y;
5. Sociedades anónimas abiertas en que sus directores, gerentes o los parientes, ya individualizados, sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital.

No obstante, en el caso específico del tercer grado de consanguinidad de la letra b) anterior, el directorio podrá autorizar la relación una vez evaluada la pertinencia y conveniencia de ésta. En este sentido, la persona involucrada, de forma previa a la celebración de la contratación, deberá solicitar la respectiva autorización al directorio. En caso que el contrato se realice, las personas señaladas en la letra a) anterior, deberán incluir dicha información en la "Declaración jurada de intereses" que se presenta en el siguiente, indicando en "Observaciones" el texto "Proveedor relacionado por tercer grado de consanguinidad con miembro del directorio o de la gerencia". Conjuntamente, dicha contratación deberá ser informada de igual manera en la columna "Observaciones" del Anexo N°11 "Contrataciones de bienes y servicios", de la Letra H, del Título III, de este Libro VII.

Por su parte, los trabajadores de las propias mutualidades, exceptuando las personas señaladas precedentemente, así como las personas vinculadas, podrán suscribir este tipo de contrato pero una vez celebrado, el trabajador involucrado deberá informar al directorio para su conocimiento, mediante el canal creado para estos efectos.

Se entiende por personas vinculadaslas siguientes:

1. Sociedades de personas en donde los trabajadores o sus parientes ya individualizados, formen parte;
2. Las vinculadas a los trabajadores por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad inclusive;
3. Sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sus trabajadores o los parientes de éstos, ya individualizados, sean accionistas, y
4. Sociedades anónimas abiertas en que sus trabajadores o los parientes, ya individualizados, sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital.

Al respecto, el directorio deberá pronunciarse cuando considere inconveniente la relación.

En el caso que se detecte en la entidad que alguna contratación se haya celebrado contraviniendo lo dispuesto en el presente apartado, tal situación deberá ser informada al directorio y, de igual forma, quedar en acta la toma de conocimiento y las eventuales acciones que el directorio determine en cada caso.

Las mutualidades de empleadores, anualmente deberán solicitar la realización de una declaración de intereses a las personas que ocupen los siguientes cargos o funciones en la propia entidad:

1. Directores,
2. Gerentes y subgerentes,
3. Auditor interno,
4. Fiscal,
5. Trabajadores que la propia entidad determine, los cuales participen en procesos de compras, ventas, adquisiciones u otras negociaciones que sean sensibles y riesgosas desde el punto de vista de fraude.

En la declaración de intereses, se deberá manifestar la existencia o no, de contratos de provisión de bienes o prestación de servicios con las personas vinculadas, respectivamente en las enumeraciones expuestas en el número 2, Capítulo II, Letra F, del Título I del presente Libro VII.

La declaración de intereses deberá presentarse en un formulario que contendrá, a lo menos, los campos que se presentan a continuación:

1. Nombre declarante
2. Cargo o función declarante
3. Rut declarante
4. Vinculación con persona proveedora
5. Razón social o nombre de persona proveedora
6. Rut persona proveedora
7. Materia de la compra o contratación relacionada
8. Fecha declaración
9. Firma declarante
10. Timbre/Firma o medio de verificación de recepción por parte de mutualidad
11. Observaciones

La declaración de intereses deberá realizarse en el mes de junio de cada año o dentro del plazo de 30 días, contado desde la fecha de asunción del cargo o función. El respaldo de la aplicación de estas declaraciones deberá estar contenido en un registro, el que se mantendrá en dependencias de la mutualidad y a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, cuando así lo estime.

La inclusión de datos relevantes inexactos y la omisión inexcusable de información relevante en la declaración de intereses, deberá ser sancionada internamente por la propia mutualidad, sin perjuicio de las sanciones que pueda determinar la Superintendencia de Seguridad Social.