Las nóminas de respaldo de los ingresos y egresos para sustentar el Informe Financiero deben ajustarse a los formatos de los archivos planos N°s 1 al 8 que se presentan en el Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título I.

En el archivo plano N°1 se deben informar las recuperaciones de los subsidios indebidamente percibidos y sus cotizaciones previsionales cuando proceda; en los archivos planos N°s 2, 3 y 4 se deben incluir los gastos en subsidios emitidos o reemitidos, y las cotizaciones correspondientes a dichos subsidios; en el archivo plano N°5 se debe informar el estado final de los documentos de pago; en el archivo plano N°6 se debe incluir la nómina de los documentos revalidados o reemitidos informados en los archivos N°s 2, 3 y 4, detallando el documento original y el nuevo; en el archivo plano N°7 se solicita la información relativa a las licencias médicas que dieron origen a los subsidios pagados en el mes; y por último, en el archivo plano N°8 se requiere la individualización de las licencias que han finalizado su trámite en el mes, es decir, cuentan con la resolución respectiva.

1. NÓMINA DE REINTEGROS POR COBROS INDEBIDOS (archivo plano N°1)

   En el archivo plano N°1, denominado "REINTEGROS", las entidades pagadoras de subsidios deben remitir una nómina de respaldo de los reintegros con los subsidios y cotizaciones previsionales que, habiendo sido pagados por dichas entidades, han sido recuperados de los beneficiarios, de las entidades empleadoras o de las instituciones previsionales, ya que habían sido primitivamente mal pagadas o enteradas. Dicha nómina debe ajustarse al formato del archivo plano N°1 del Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título.

   La sumatoria del monto recuperado de esta nómina debe coincidir exactamente con el monto anotado en el Título "Ingresos", punto A 4 "Reintegro por cobro indebido", del Informe Financiero.

2. NÓMINA DE SUBSIDIOS Y COTIZACIONES PREVISIONALES POR REPOSO PRENATAL Y POSTNATAL Y POR PERMISO POR ENFERMEDAD GRAVE DEL NIÑO MENOR DE UN AÑO COBRADOS AL FONDO EN EL MES (archivo plano N°2)

   En el archivo plano N°2, denominado "SUBSPREPOSTNM", se debe remitir una nómina con la emisión de pago de subsidios, la que debe incluir los subsidios pagados directamente a los beneficiarios de subsidios y las cotizaciones previsionales correspondientes a dichos subsidios. deben incluirse también las cotizaciones previsionales correspondientes a subsidios pagados por empleadores del sector privado con convenio de pago de subsidios, las cuales han debido ser pagadas directamente por la entidad pagadora de subsidios. Tratándose de pagos por reembolso a empleadores, se deben incluir los subsidios y cotizaciones que se reembolsen a empleadores del sector público y municipal y los montos de los subsidios que se reembolsen a empleadores del sector privado con convenio con la Entidad.

   Al respecto, cabe hacer presente que, conforme a la legislación actualmente vigente, tienen derecho a la mantención de sus remuneraciones durante los períodos de licencia médica los siguientes trabajadores:

   • Funcionarios públicos afectos a la Ley N°18.834, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se encuentra actualmente en el D.F.L. N°29, de 2005, del Ministerio de Hacienda.

   • Funcionarios municipales afectos a la Ley N°18.883.

   • Docentes de las Municipalidades o Corporaciones Municipales afectos a la Ley N°19.070, hoy contenida en el D.F.L. N°1, de 1997, del Ministerio de Educación.

   • Trabajadores de la Atención de Salud Primaria Municipal (Municipalidades o Corporaciones Municipales), afectos a la Ley N°19.378.

   • Personal asistente de la educación del Sector Municipal (Municipalidades o Corporaciones Municipales), afectos al artículo 4 de la Ley N°19.464.

   La nómina debe comprender todos los cheques y órdenes de pago emitidos con fecha de pago en el mes informado y los depósitos efectuados en el mes en las cuentas bancarias (corrientes, de ahorro o a la vista) de los beneficiarios, incluyendo aquellos documentos revalidados y reemitidos, informados previamente como caducados o anulados. Asimismo, si excepcionalmente hubiere subsidios pagados en meses anteriores que no hubiesen sido cobrados en su oportunidad al Fondo Único, deben incluirse en esta misma nómina.

   Por otra parte, la referida nómina debe incluir también a aquellas personas que, por haberles otorgado licencias médicas, por 3 días o menos, no tengan derecho a subsidio, considerando que, conforme a las disposiciones legales vigentes y a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, durante los periodos de carencia de subsidios se deben efectuar las cotizaciones previsionales que correspondan. Por lo tanto, aunque no se paguen subsidios durante dicho período, deben pagarse y cobrarse al Fondo Único las cotizaciones previsionales correspondientes a los periodos con licencias médicas por permiso por enfermedad grave del niño menor de un año y por enfermedad grave del menor en adopción, en que se han aplicado las normas sobre carencia.

   Cabe hacer presente que en la referida nómina deben también listarse cada uno de los beneficiarios a los que se les emitió las licencias médicas que dieron origen a los subsidios y cotizaciones previsionales reembolsados a las entidades públicas, municipales y a las corporaciones municipales, a los cuales la entidad pagadora de subsidios ha emitido un cheque con fecha de pago en el mes informado. Similar procedimiento debe utilizarse en el caso de reembolsos de subsidios a los empleadores del sector privado con convenio de pago de subsidios.

   En consecuencia, la suma total por concepto de subsidios y cotizaciones previsionales, distribuidas por tipo de subsidios, debe coincidir exactamente con las correspondientes partidas del Informe Financiero, de la siguiente manera:

   • La sumatoria de los montos indicados en el campo "MONTO_SUB_DFL44_1978" de esta nómina, debe coincidir exactamente con los montos anotados en el Título "Egresos", ítems C.1, C.2 y C.4 del Informe Financiero, según corresponda a subsidio prenatal, postnatal o enfermedad grave del niño menor de un año.

   • La sumatoria de los montos indicados en el campo "MONTO_SUB_DFL44_1978" de los documentos reemitidos, desglosados por tipo de subsidios, debe coincidir exactamente con los montos anotados en el Título "Egresos", ítems C.8,1, C.8.2 y C.8.4 respectivamente.

   • La sumatoria de los montos indicados en el campo "MONTO_SUB_DFL44_1978" de los documentos revalidados, desglosados por tipo de subsidios. debe coincidir exactamente con los montos anotados en el Título "Egresos", ítems C.9.1, C.9.2 y C.9.4 respectivamente.

   La nómina a que se refiere este punto debe ajustarse al formato del archivo plano N°2 del Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título I.

3. NÓMINA DE SUBSIDIOS Y COTIZACIONES PREVISIONALES POR PERMISO POSTNATAL PARENTAL COBRADOS AL FONDO EN EL MES (archivo plano N°3)

   En el archivo plano N°3, denominado "SUBSPARENTAL", se debe remitir una nómina con la emisión de pagos solamente de los subsidios por permiso postnatal parental, la que debe incluir los subsidios efectivamente pagados (pago directo) a los beneficiarios de subsidios y las cotizaciones previsionales correspondientes a dichos subsidios. deben incluirse también las cotizaciones previsionales correspondientes a subsidios pagados por empleadores del sector privado con convenio de pago de subsidios, las cuales han debido ser pagadas directamente por la entidad pagadora de subsidios. Tratándose de pagos por reembolso a empleadores, se deben incluir los subsidios y cotizaciones previsionales que se reembolsen a empleadores del sector público y municipal y los montos de los subsidios que se reembolsen a empleadores del sector privado con convenio con la Entidad.

   Por lo tanto, la nómina debe comprender todos los cheques y órdenes de pago emitidos con fecha de pago en el mes informado y los depósitos efectuados en el mes en las cuentas bancarias (corrientes, de ahorro o a la vista) de los beneficiarios, incluyendo aquellos documentos revalidados y reemitidos, previamente como caducados o anulados. Asimismo, si excepcionalmente hubiere subsidios pagados en meses anteriores que no hubiesen sido cobrados en su oportunidad al Fondo Único, deben incluirse en ésta misma nómina.

   Cabe hacer presente que tratándose de los subsidios por permiso postnatal parental y sus cotizaciones previsionales reembolsados a las entidades públicas y municipales y a las corporaciones municipales, así como de los subsidios reembolsados a los empleadores del sector privado con convenio para el pago de subsidios, deben listarse cada uno de los beneficiarios incluidos en los respectivos reembolsos, con toda la información requerida como si se tratara de un pago directo de subsidio. En consecuencia, la suma total por concepto de subsidios y cotizaciones previsionales, debe coincidir exactamente con la correspondiente partida del Informe Financiero, de la siguiente manera:

   • La sumatoria de los montos indicados en el campo "MONTO_SUB_DFL44_1978 de está nómina debe coincidir exactamente con los montos anotados en el Título "Egresos" ítem C.3 del Informe Financiero.

   • La sumatoria de los montos indicados en el campo "MONTO_SUB_DFL44_1978" de los documentos reemitidos debe coincidir exactamente con el monto anotado en el Título "Egresos", ítem C.8.3 del Informe Financiero.

   • La sumatoria de los montos indicados en el campo "MONTO_SUB_DFL44_1978" de los documentos revalidados debe coincidir exactamente con el monto anotado en el Título "Egresos", ítem C.9.3 del Informe Financiero.

   Por último, la nómina a que se refiere este punto debe ajustarse al formato del archivo plano N°3 del Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título.

4. NÓMINA DE SUBSIDIOS Y COTIZACIONES PREVISIONALES DE MUJERES SIN CONTRATO VIGENTE DEL ARTÍCULO 3° DE LA LEY N°20.545 (archivo plano N°4)

   Dado que el beneficio creado por el artículo 3° de la Ley N°20.545 sólo será otorgado por las COMPIN y pagado por la Subsecretaria de Salud Pública, esta nómina sólo debe ser remitida por dicha Subsecretaría, debiendo las demás entidades pagadoras de subsidios remitir el archivo plano N°4 vacío.

   En el archivo plano N°4, denominado "SUBSTSCVIG", se debe remitir una nómina que contenga sólo la emisión de pago de subsidios en favor de las mujeres sin contrato vigente, la que debe incluir los subsidios efectivamente pagados a dichas beneficiarias y las cotizaciones previsionales correspondientes a tales subsidios.

   Cabe señalar que, para informar este subsidio, se debe utilizar la información de las licencias médicas por reposo prenatal y postnatal respectivas, de acuerdo a lo establecido en el numeral 5 del Título V del Libro IV "Subsidios por Maternidad".

   Al respecto cabe señalar que si bien el subsidio otorgado por el artículo 3° de la Ley N°20.545 es uno sólo por 210 días, como la norma contempla causales para aumentar dicho plazo y para reducirlo, se hace necesario distinguir dentro del periodo total de subsidio, 4 etapas: reposo prenatal de 42 días, prenatal complementario que comprende el periodo que va desde la fecha estimada de parto hasta el día anterior del parto efectivo, reposo postnatal de 84 días a contar de la fecha de parto y postnatal parental por la diferencia de días de subsidio que resten hasta completar el periodo total que le corresponda a la beneficiaria conforme al citado artículo 3° y las instrucciones existentes en el numeral 1 del Título V del Libro IV "Subsidios por Maternidad".

   Consecuente con lo anterior, para llenar el archivo N°4 se deben utilizar los siguientes códigos de diagnóstico:

   • Para las licencias médicas por reposo prenatal, el código 650.

   • Para el periodo de reposo prenatal complementario, el código 651.

   • Para las licencias médicas por reposo postnatal, el código 1650.

   • Para el periodo postnatal parental, el código de diagnóstico 1651.

   En el caso de los períodos correspondientes al reposo prenatal complementario y al permiso postnatal parental, no será necesario informar el número de folio de la licencia médica.

   La nómina a informar en el archivo N°4 debe comprender todos los cheques y órdenes de pago emitidos en el mes y los depósitos en las cuentas corrientes de ahorro o a la vista, con convenio bancario efectuados en el mes, incluyendo aquellos documentos revalidados y reemitidos que hayan sido informados previamente como caducados o anulados.

   Debe tenerse presente que conforme a lo dispuesto por el inciso sexto del artículo 3 de la Ley N°20.545 y lo señalado en el numeral 8 del Título V del Libro IV "Subsidios por Maternidad", las cotizaciones previsionales que deben realizarse durante el periodo en que la beneficiaria se encuentre haciendo uso del subsidio son de su cargo, por lo que en este archivo debe informarse además del monto del subsidio y de las cotizaciones, el monto del subsidio una vez descontadas las cotizaciones previsionales.

   En consecuencia, la sumatoria de los montos de subsidios de esta nómina debe coincidir exactamente con los montos anotados en el Título "Egresos", ítem C.5 del Informe Financiero. Asimismo, la sumatoria de los montos de los documentos reemitidos y de los revalidados debe coincidir exactamente con los montos anotados en el Título "Egresos", ítems C.8.5) y C.9.5), respectivamente, del Informe Financiero.

   Finalmente, la nómina debe ajustarse al formato del archivo plano N°4 que se entrega en el Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título I.

5. NÓMINA DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS (archivo plano N°5)

   En el archivo plano N°5, denominado "CONTROLDOCU", se debe informar el destino final de la emisión del documento de pago de subsidios maternales, según las siguientes situaciones:

   1. El documento fue efectivamente pagado al beneficiario.

   2. El documento de pago ha caducado transcurrido el plazo de vencimiento (60 días) desde la fecha de su emisión, indistintamente si éste está en poder de la entidad pagadora de subsidio o en poder de los beneficiarios o empleadores.

   3. El documento de pago ha sido anulado.

   La sumatoria de los montos caducados y anulados de esta nómina debe coincidir exactamente con los montos anotados en el Título "Egresos", ítems C.6 y C.7, "Documentos caducados" y "Documentos anulados", respectivamente, del Informe Financiero, desglosada por tipo de subsidio. Dicha nómina debe ajustarse al formato del archivo plano N°5 del Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título I.

6. NÓMINA DE DOCUMENTOS REVALIDADOS O REEMITIDOS (archivo plano N°6)

   En esta nómina, denominada "DOCSREVALREEM" se deben registrar las emisiones de los nuevos documentos de pago de subsidios derivados de documentos previamente caducados o anulados, informados en el archivo plano N°5, en el mes del informe o en meses anteriores a éste e informados en el mismo mes en los archivos planos N°s 2, 3 y 4, codificados como documentos revalidados o reemitidos, según el tipo de subsidio maternal de que se trate.

   Cabe señalar que tanto los datos del documento original, como del nuevo documento informado en esta nómina deben coincidir exactamente con la información del documento presentada en los archivos N°s 2, 3 y 4 según corresponda o de la respectiva rendición en el archivo N°5, ya que estos valores son utilizados para dar seguimiento al documento, por lo que la variación de éstos podría resultar en la no coincidencia de los valores, y en consecuencia, la observación de estos documentos por parte de esta Superintendencia.

   La nómina en referencia debe ajustarse al formato del archivo plano N°6 que se presenta en el Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título I.

7. NÓMINA DE LAS LICENCIAS MÉDICAS QUE DIERON ORIGEN A LOS SUBSIDIOS COBRADOS EN EL MES (archivo plano N°7)

   En el archivo plano N°7, denominado "DATOSLICCOB", se deben informar los datos de las licencias médicas por reposo prenatal, postnatal y por permiso por enfermedad grave del niño menor de un año, que dieron origen a los pagos de subsidio en el mes informado y que se encuentren incluidas en el archivo plano N°2, así como las licencias médicas por reposo prenatal o postnatal incluida en el archivo plano N°4, que dieron origen a los subsidios maternales de las mujeres sin contrato vigente.

   Esta información complementa la información contenida en el archivo plano respectivo y debe contener todos los datos solicitados, según el formato establecido para el archivo plano N°7 que se entrega en el Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título I.

8. NÓMINA DE DATOS DE LICENCIAS CON RESOLUCIÓN EN EL MES (archivo plano N°8)

   En el archivo N°8, denominado "DATOSLICRESOL", se debe incluir cada una de las licencias médicas por reposo prenatal o postnatal y por permiso por enfermedad grave del niño menor de un año, que terminaron su tramitación en el mes informado, cuya Resolución se emitió en el citado mes. Esta nómina debe ajustarse al formato establecido para el archivo plano N°8, que se entrega en el Anexo N°2 "Nóminas de respaldo" de este Título I.

9. OBSERVACIONES

   Las entidades pagadoras de subsidios deben enviar todos los archivos descritos en este numeral. Tratándose de Cajas de Compensación de Asignación Familiar e Instituciones de Salud Previsional, deben enviar el archivo plano N°4 sin datos.