El artículo 32 de la Ley N°21.063 establece que la administración financiera del Fondo SANNA está a cargo de las Mutualidades de Empleadores y del Instituto de Seguridad Laboral, quienes además, deben efectuar la inversión de sus recursos y los giros que se dispongan de conformidad con esta ley.

Para que las entidades administradoras operen con el Fondo SANNA, deben ceñirse a las siguientes reglas:

1. REGLAS PARA OPERAR CON EL FONDO

   1. Cuenta Corriente Exclusiva
      
      Las Mutualidades de Empleadores y el Instituto de Seguridad Laboral deben disponer de una cuenta corriente bancaria exclusiva en cualquier banco comercial de la plaza, para cada una de las funciones asociadas a la operación de Fondo SANNA, esto es recaudación, pago y administración, con el objeto de manejar los recursos del Fondo. En el caso de la función pagadora, ésta podrá efectuarse a través de la cuenta corriente que ya fue aperturada al inicio de la vigencia del régimen SANNA.
      
      El manejo de las respectivas cuentas debe corresponder, al menos, a dos giradores, los cuales deben ser designados por el Gerente General o Jefe de Servicio, según corresponda.
      
      Con el objeto de resguardar el correcto uso de los recursos del Fondo SANNA, los giradores designados para cada una de las cuentas deben contar con una póliza de seguro de fianza a favor del Contralor o Contralora General de la República, remitiendo a este Organismo una copia de dicha póliza y de la correspondiente factura que acredita la vigencia.
      
      Tratándose de la denominación de las respectivas cuentas corrientes, éstas deben tener un nombre que identifique claramente el origen y uso de los recursos que en ellas se administran, por lo tanto, se denominarán señalando el nombre de la entidad seguido de la frase "Seguro SANNA - Recaudación", "Seguro SANNA - Fondo" o "Seguro SANNA - Pago", según corresponda.
      
      Una vez aperturada la respectiva cuenta corriente bancaria, cada Entidad debe informar a esta Superintendencia, a través de una comunicación de su máxima autoridad ejecutiva, el nombre del banco comercial, el número de la respectiva cuenta corriente y los datos de todos los giradores autorizados, incluyendo el nombre, RUN, cargo que desempeña e información de contacto. Siguiendo el mismo procedimiento, debe además informar toda modificación que afecte a las aludidas cuentas, y remitir las pólizas correspondientes y sus actualizaciones.
      
      Los eventuales costos de mantención u operación de las cuentas corrientes serán de cargo de cada entidad participante y podrán ser financiados con los recursos a que se refiere el artículo 39 de la Ley N°21.063.

   2. Cuentas Contables
      
      Para efectos de los registros contables y preparación de estados financieros, las Mutualidades de Empleadores deben ajustarse a lo dispuesto en el Libro VIII, Título IV del Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales de esta Superintendencia. A su vez, el Instituto de Seguridad Laboral debe ajustarse a lo dispuesto por la Contraloría General de la República en su Resolución N°16, de 25 de febrero de 2015, sobre la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).

   3. Sistema de Consulta en Línea
      
      Las entidades pagadoras del subsidio deben habilitar un mecanismo de consulta que permita al trabajador o trabajadora conocer el estado del proceso de pago del beneficio.

2. RECAUDACIÓN DE LA COTIZACIÓN SANNA

   A contar de la fecha en que las Mutualidades de Empleadores y el Instituto de Seguridad Laboral reciben en sus cuentas corrientes institucionales, los recursos correspondientes a la cotización SANNA desde las entidades que efectúan el proceso de recaudación de cotizaciones de la Ley N°16.744 y del SANNA, deben transferir a la cuenta de uso exclusivo que cada una de ellas dispondrá para tales efectos, los montos correspondientes a la cotización del SANNA y, aquellos ingresos percibidos producto de multas, reajustes e intereses que se apliquen en conformidad con la Ley N°17.322, con la misma periodicidad con la que recibieron los recursos.

   Sin perjuicio de lo anterior, las Mutualidades de Empleadores y el Instituto de Seguridad Laboral podrán realizar ajustes mensuales a los montos previamente transferidos, para lo cual deben determinar el monto total de las cotizaciones SANNA enteradas en el mes y efectuar la transferencia de los recursos que estuvieren pendientes de enterar en la cuenta "Seguro SANNA - Recaudación". En caso que se hubiese transferido montos superiores a la recaudación mensual, se debe solicitar la autorización para la restitución de los recursos a esta Superintendencia.

   Adicionalmente, las Mutualidades de Empleadores y el Instituto de Seguridad Laboral deben enviar mensualmente a esta Superintendencia, mediante un correo electrónico del funcionario designado para tal efecto, las cartolas bancarias de todas las cuentas donde fueron recibidos los recursos correspondientes a la recaudación de cotización SANNA, por un período que registre los movimientos de al menos los 30 días corridos anteriores a la fecha de envío del correo. Dicha información debe adjuntarse al correo en formato pdf y Excel, y ser remitida a la casilla pagosanna@suseso.cl, el primer día hábil de cada mes.

3. FORMACIÓN DEL FONDO SANNA

   Los ingresos recibidos por las Mutualidades de Empleadores y el Instituto de Seguridad Laboral serán depositados mensualmente en la cuenta única aperturada para el ejercicio de la función administradora de la respectiva entidad, denominada "Seguro SANNA - Fondo".

   El plazo para realizar esta transferencia es de cinco días, contado desde el vencimiento del plazo legal en que las entidades recaudadoras reciben las cotizaciones correspondientes, término que se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente si dicho plazo expirare en día sábado, domingo o festivo.

   Al respecto, cabe precisar que al tenor de lo establecido en el artículo 19 del D.L. N°3.500, de 1980, las respectivas cotizaciones deben ser declaradas y pagadas por el empleador y el trabajador independiente a que se refiere el inciso tercero del artículo 90 del citado Decreto Ley, según el caso, dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se devengaron las remuneraciones y rentas, o aquel en que se autorizó la licencia médica por la entidad correspondiente, término que se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente si dicho plazo expirare en día sábado, domingo o festivo. Ahora bien, si la declaración y pago de cotizaciones se realiza a través de un medio electrónico, el plazo mencionado se extenderá hasta el día 13 de cada mes, aun cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo. Con todo, las cotizaciones que no fueren enteradas dentro de dichos plazos por los trabajadores independientes no obligados a cotizar, podrán efectuarse hasta el último día del mes calendario siguiente a aquél que se devengaron dichas rentas.

   Tratándose de los independientes que obtienen rentas de las señaladas en el inciso primero del artículo 90 del D.L. N°3.500, de 1980, que se encuentran obligados a cotizar, estos podrán efectuar pagos provisionales mensuales, los que se pagarán en los mismos plazos y condiciones previamente indicados.