El Departamento de Coordinación Nacional de COMPIN o las COMPIN, según corresponda, debe habilitar un expediente electrónico con los antecedentes presentados por el trabajador o trabajadora, respecto de cada causante y contingencia cubierta, adjuntando la licencia médica que da origen al beneficio junto con los demás antecedentes.

La información y demás antecedentes necesarios para el cálculo y pago del subsidio deben ser remitidos a las Entidades Pagadoras del subsidio SANNA, según lo señalado por el empleador o empleadora o por el trabajador o trabajadora independiente o cesante en la zona C del formulario de licencia médica SANNA.

El Departamento de Coordinación Nacional de COMPIN o la COMPIN, según corresponda, debe digitalizar toda la documentación que enviará para el proceso de pago.

El Departamento de Coordinación Nacional de COMPIN o la COMPIN, según corresponda, debe contar con un sistema destinado a la custodia de todos los documentos que constituyan el respaldo legal, médico y administrativo de los permisos tramitados y será responsable de que el acceso a éstos sea expedito, con el objeto de responder a los requerimientos y fiscalizaciones de esta Superintendencia.

Atendido lo expuesto, los expedientes electrónicos a que se refiere este numeral, sólo pueden ser eliminados cuando hayan transcurrido cinco años, contados desde la fecha en que los correspondientes beneficios se hicieron exigibles. Lo anterior, de acuerdo al plazo de prescripción estipulado en los artículos 2.514 y 2.515 del Código Civil.

Sin perjuicio de lo antes mencionado, no se podrán eliminar los originales de los documentos que fueren objeto de reclamaciones de cualquier especie o de juicios ventilados ante los Tribunales de Justicia, en tanto no se resuelva definitivamente la reclamación o se haya puesto término al juicio y se encuentren terminadas las reclamaciones o ejecutoriada la sentencia o la resolución recaída en dichos litigios.