Compendio de Normas que regulan a los Servicios de Bienestar del Sector Público

Los Departamentos, Servicios de Bienestar u Oficinas de Bienestar, cualquiera que sea su denominación, son entidades que complementan los beneficios que otorgan los regímenes de la Seguridad Social, en especial los de orden médico; funcionan en las Instituciones Fiscales, Semifiscales y de Administración Autónoma y son financiados con aportes de las mismas Instituciones o sus empleados o ambos aportes a la vez.

El objeto de los Servicios de Bienestar es contribuir al bienestar del trabajador cooperando a su adaptación al medio y a la elevación de sus condiciones de vida.

Por regla general los Servicios de Bienestar no tienen personalidad jurídica y constituyen una dependencia de la institución empleadora.

Se hace presente que estando dentro de la órbita del derecho de orden público, los Servicios de Bienestar sólo pueden hacer aquello para lo que están expresamente autorizados.

Los Servicios de Bienestar a que se refiere el D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, son fiscalizados por la Superintendencia de Seguridad Social, en adelante la Superintendencia, sin perjuicio de las facultades que correspondan a la Contraloría General de la República, de acuerdo a sus Leyes Orgánicas. Se exceptúan de la fiscalización de la Superintendencia aquellos Servicios de Bienestar creados con personalidad jurídica propia, caso en el cual no se aplica el citado D.S. N° 28, a menos que la misma ley así lo establezca.

El personal necesario para el cumplimiento de las funciones de los Servicios de Bienestar que no tienen personalidad jurídica, debe ser proporcionado por la respectiva institución empleadora. Igualmente corresponde a la institución financiar los gastos de administración del Servicio, así como también proveer la infraestructura, equipamiento de oficina que fuere necesario y en general cualquier gasto administrativo.

Los Servicios de Bienestar se crean mediante sus propios Estatutos o Reglamentos, aprobados por decreto exento, expedido a través del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dictado con informe previo de la Superintendencia.

Los proyectos de Estatutos o Reglamentos, así como sus modificaciones, deben ser enviados por las instituciones a la Superintendencia de Seguridad Social, Organismo que calificará si se ajustan o no al Reglamento General de los Servicios de Bienestar y, en consecuencia, los enviará debidamente informados al Ministerio o exigirá las modificaciones del caso.

Los Reglamentos deben contener, a lo menos, disposiciones relativas a las siguientes materias:

1. Composición y génesis del Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar;

2. Recursos con que se financiará, y

3. Beneficios que otorgará.

Los Reglamentos de los Servicios de Bienestar se deben publicar en la página web de la respectiva institución. Del mismo modo, los Servicios de Bienestar, por medio de la intranet de la Entidad de la cual forman parte o en su defecto por un medio de comunicación equivalente o similar, deberán poner a disposición de los afiliados sus propios Reglamentos, actualizados con la última versión de la Biblioteca del Congreso Nacional, y también los específicos si los hubiera, tales como de préstamos, de centros vacacionales, de beneficios de escolaridad, becas, convenios y otros.

Cualquier materia no tratada específicamente en los reglamentos internos de cada Servicio de Bienestar, se regirá supletoriamente por las disposiciones contenidas en el D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Conforme al artículo 38 del D.S. N°28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, el examen y juzgamiento de las cuentas de los Servicios de Bienestar que se financien total o parcialmente con aportes de la Institución, corresponderá a la Contraloría General de la República. A su vez, el artículo 39 siguiente dispone que el examen y juzgamiento de las cuentas de los Servicios de Bienestar que se financien sin aportes de la institución empleadora corresponderá a la Superintendencia.

En todo caso, la contabilidad y documentación de los Servicios de Bienestar pueden ser revisadas por la Superintendencia.

Todos los Servicios de Bienestar fiscalizados por la Superintendencia, sea que reciban aportes de la institución o no, deben cumplir con las instrucciones impartidas por este Organismo.

• Ley N° 11.764, artículo 134. Otorga facultades de fiscalización a la Superintendencia de Seguridad Social.

• Ley N° 16.395, artículo 24. Otorga facultades de fiscalización a la Superintendencia de Seguridad Social.

• Ley N° 17.538, Artículo Único. Extiende los beneficios de los Servicios de Bienestar a los afiliados jubilados.

• Ley N° 18.010, que establece normas para las operaciones de crédito y otras obligaciones de dinero que indica.

• D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Contiene el Reglamento General de los Servicios de Bienestar fiscalizados por la Superintendencia de Seguridad Social.

• El Reglamento del respectivo Servicio de Bienestar, aprobado por decreto exento del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

• Por las Normas de este Compendio.

El Servicio de Bienestar debe establecer en su Reglamento los beneficios de bienestar social que puede otorgar conforme a sus disponibilidades presupuestarias, indicando sus modalidades de concesión y quiénes, aparte del afiliado, serán sus beneficiarios, quienes deben ser causantes de asignación familiar del afiliado, que se encuentren reconocidos como tales.

El Servicio de Bienestar no puede otorgar nuevos beneficios ni establecer modalidades especiales en los mismos, sin previa modificación de su respectivo Reglamento.

No obstante lo señalado en el párrafo anterior, el Servicio de Bienestar está facultado, sin necesidad que se contemple expresamente en su respectivo Reglamento, para celebrar, a través de la autoridad superior de la Institución de la cual forma parte, convenios con otros Servicios de Bienestar u otras entidades que otorguen prestaciones de bienestar social u otras de seguridad social, tendientes a utilizar los centros recreativos o vacacionales que cualquiera de ellos posea o administre, ya sea mediante el intercambio de cupos para acceder a ellos, a través del arrendamiento de las instalaciones o mediante convenios de prestación de servicios, que favorezcan directamente a sus beneficiarios.

El Servicio de Bienestar, de acuerdo a sus posibilidades presupuestarias, iniciará su funcionamiento otorgando a lo menos beneficios de carácter médico, en la medida que sus recursos lo permitan, por los siguientes conceptos:

1. Consulta médica, consulta médica domiciliaria, interconsulta y junta médica;

2. Intervenciones quirúrgicas, atención de anestesista y arsenalera;

3. Hospitalizaciones;

4. Exámenes de laboratorio, Rayos X, histopatológicos y especializados de carácter médico.

5. Atención odontológica;

6. Medicamentos;

7. Implantes;

8. Marcapasos;

9. Tratamientos médicos especializados;

10. Consulta y tratamientos especializados para la recuperación de la salud, efectuados por personal profesional o técnico autorizado de colaboración médica;

11. Adquisición de anteojos, lentes de contactos, audífonos y aparatos ortopédicos;

12. Toma de muestra de exámenes a domicilio;

13. Atención de urgencia, primeros auxilios y enfermería;

14. Atención obstétrica;

15. Traslados de enfermos;

16. Insumos necesarios para el otorgamiento de las prestaciones de las letras b), d), g), h), i), j), m) precedentes, y

17. Tratamientos de terapias complementarias cuyo prestador esté acreditado por la Superintendencia de Salud.

El Consejo Administrativo de cada Servicio de Bienestar determinará, a lo menos anualmente, los porcentajes de las ayudas que serán de cargo de éste y el monto máximo a que podrán ascender para cada prestación. Esto debe ser comunicado y difundido entre los afiliados, por correo electrónico y cualquier otro medio de comunicación.

Los porcentajes que se determinen para los beneficios indicados en las letras precedentes se entenderán referidos al arancel fijado para la modalidad de libre elección de la Ley N° 18.469, refundida por el D.F.L. N° 1, de 2006, del Ministerio de Salud. Respecto de las prestaciones que no estuvieren consideradas en dicho arancel, el porcentaje de la ayuda se aplicará sobre el valor real de la prestación, no pudiendo exceder, el monto del beneficio, el tope máximo que hubiere fijado el Consejo Administrativo.

Para efectuar el reembolso de terapias psicológicas, es el psiquiatra en su condición de médico, quien debe realizar una evaluación inicial del beneficiario y posteriormente, de ser necesario, derivar al paciente al psicólogo para comenzar un tratamiento de psicoterapia. Por lo tanto, para ser reembolsadas las consultas psicológicas es necesario que la primera sea por derivación de un psiquiatra, no siendo necesaria dicha exigencia para las posteriores sesiones.

El reembolso de gastos médicos por liposucción sólo procede si han sido prescritos por el médico para recuperar o mejorar la salud del afiliado o causante de asignación familiar. El mismo criterio se aplica para el caso de tratamientos de quiropraxia, los que deben haber sido efectuados por indicación médica.

El pago de los reembolsos por gastos médicos generados con anterioridad al fallecimiento del afiliado, puede ser efectuado a sus herederos, porque al momento de su deceso, el derecho al reembolso de dichos gastos se incorporó al patrimonio del trabajador, por lo que debe ser pagado a sus herederos, según las reglas generales de la sucesión por causa de muerte. Para estos efectos, no resulta necesario pedir la posesión efectiva de la herencia para disponer de los bienes, en el caso del cónyuge, conviviente civil, padres e hijos, cuando deban percibir del Servicio de Bienestar, sumas no superiores a cinco unidades tributarias anuales, conforme lo señalado en el artículo 26 de la Ley N°16.271, actualmente contenida en el D.F.L. N°1 de 2000, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y el Dictamen N°21.811, de 2015, de esta Superintendencia.

El Servicio de Bienestar puede celebrar, a través de la autoridad superior de la Institución de la cual forme parte, convenios con empresas, destinados a obtener ventas al contado o a crédito de toda clase de bienes, mercaderías o servicios para satisfacer las necesidades de sus afiliados y sus familias.

Este tipo de convenios se suscriben conforme a lo establecido en los incisos primero y segundo del artículo 16° del Reglamento General, no estando afectos a la Ley N°19.886 de Compras Públicas, ya que en ellos sólo se acuerdan condiciones más ventajosas para los afiliados, quienes serán los que se relacionen directamente con esos proveedores para la compra de bienes y servicios. En dichos convenios los Servicios de Bienestar son meros intermediarios y no involucran sus propios recursos, ya que son los propios afiliados quienes financian directamente los bienes o servicios que adquieran de las entidades en convenio. Lo anterior, sin perjuicio de que pueden recaudar en su calidad de intermediarios.

Asimismo, los Servicios de Bienestar podrán celebrar, a través de la autoridad superior de la Institución de la cual formen parte, convenios entre sí o con profesionales e instituciones del área de la salud y otras entidades, con el propósito de mejorar el nivel de atención y servicios que entreguen a sus afiliados.

Además, los Servicios de Bienestar, a través de la autoridad superior de la Institución de la cual formen parte, pueden contratar y financiar con cargo a sus recursos, de acuerdo con sus disponibilidades presupuestarias, seguros de vida y seguro de salud, para solventar los gastos de salud de sus afiliados y/o cargas familiares no cubiertos por los sistemas de salud previsional, sin perjuicio de que los propios beneficiarios puedan concurrir a sufragar dichos seguros.

Los Servicios de Bienestar pueden también a través de la autoridad superior de la Institución, contratar seguros de cualquier naturaleza, en beneficio de sus afiliados, con los aportes de éstos, destinados a contribuir a su bienestar, cooperando a su adaptación al medio y a la elevación de sus condiciones de vida.

Respecto de los beneficios facultativos, los Servicios de Bienestar pueden diversificar la forma de entrega de las prestaciones, resguardando el principio de universalidad.

Si en los Reglamentos de los Servicios de Bienestar se establecieren períodos de espera respecto a las prestaciones de orden médico, éstos deben ser tan breves como las disponibilidades financieras del mismo lo hagan posible.

El derecho a solicitar los beneficios que concedan los Servicios de Bienestar caducará luego de transcurridos 10 meses desde la fecha en que haya ocurrido el hecho constitutivo de la causal que se invoque para solicitarlos, a menos que sus Reglamentos establezcan un período inferior para tal efecto, el cual no puede ser menor de 6 meses. En cuanto a la procedencia de pagar beneficios a ex afiliados por contingencias ocurridas mientras estaban afiliados a él, si el beneficio corresponde a la cobertura de una contingencia ocurrida durante el período de afiliación y es invocado dentro del señalado plazo, procede su pago, aun cuando la persona se haya desafiliado del Servicio de Bienestar.

Los afiliados deben estar al día en el cumplimiento de las obligaciones contraídas con su respectivo Servicio de Bienestar para tener derecho a los beneficios que él otorgue, salvo excepciones por causas de fuerza mayor en los términos contemplados en el artículo 45 del Código Civil.

Los afiliados tendrán derecho a solicitar a su Servicio de Bienestar, mediante correo electrónico, correo físico o cualquier otro medio, copia de cualquier documento que le hayan acompañado, así como de lo resuelto sobre sus solicitudes de beneficios.

Los Servicios de Bienestar que posean o administren clínicas médicas o dentales, deben contemplar en sus Reglamentos lo siguiente:

1. Cada profesional de la clínica debe solicitar al encargado de compras los materiales, medicamentos, instrumental o servicios respectivos, con indicación de cantidades, marcas, procedencias y otras indicaciones que sean necesarias.

2. Los socios tendrán el derecho a solicitar fotocopias o copias digitales de sus fichas médicas o dentales, exámenes y diagnósticos radiográficos.

El Jefe del Servicio de Bienestar es designado por el Jefe Superior de la Institución, de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, y es el secretario del Consejo Administrativo. Como buena práctica de administración, se sugiere que el Jefe del Servicio de Bienestar cuente con un título profesional acorde con la naturaleza del Servicio de Bienestar y con experiencia de al menos dos años en materias de administración y gestión.

El Jefe del Bienestar tiene las siguientes funciones:

1. Ejecuta los acuerdos del Consejo Administrativo;

2. Propone al Consejo Administrativo el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos anuales y las modificaciones presupuestarias que requieran efectuarse durante el ejercicio correspondiente;

3. Somete a la aprobación del Consejo Administrativo los estados financieros anuales;

4. Informa al Consejo Administrativo de las dificultades que se produzcan en la aplicación del Reglamento del Servicio de Bienestar;

5. Propone al Consejo Administrativo las medidas, proyectos, acuerdos, normas y procedimientos que requieren de su aprobación y que tiendan al mejor cumplimiento de los objetivos del Servicio de Bienestar;

6. Vela por el adecuado funcionamiento administrativo y contable del Servicio de Bienestar y rinde cuenta cada vez que el Consejo Administrativo lo precise;

7. Efectúa, conforme a los acuerdos del Consejo Administrativo todos los gastos y pagos que deba hacer el Servicio de Bienestar;

8. Informa al Consejo Administrativo la nómina de los afiliados y ex afiliados que no hayan dado oportuno cumplimiento a sus compromisos con el Servicio de Bienestar;

9. Ejerce las facultades que le delegue el Consejo Administrativo;

10. Mantiene un sistema de información permanente dirigido a los afiliados, capacitándolos para el más eficiente ejercicio de sus derechos y difunde los planes y programas del Servicio de Bienestar;

11. Desarrolla un sistema de control presupuestario y contable mensual y total anual;

12. Realiza análisis periódicos de la gestión del Servicio de Bienestar, de su organización, procedimientos internos y principalmente de las necesidades de los afiliados;

13. Propone al Consejo Administrativo las medidas de suspensión o expulsión de los afiliados;

14. Ejerce, en general, todas las funciones y facultades, en materia de administración, que el Reglamento General y el Reglamento del Servicio de Bienestar no hayan asignado al Consejo Administrativo, y

15. Las demás funciones que el Reglamento del Servicio de Bienestar le asigna.

El personal que tenga a su cargo el manejo de bienes o fondos del Servicio de Bienestar debe rendir caución suficiente, no inferior a un año de sueldo, cuyo monto es determinado por el Consejo Administrativo del mismo.

Los funcionarios de la institución a quienes en razón del cargo que desempeñen, les corresponda dirigir o tener a su cargo la administración del Servicio de Bienestar, están obligados a rendir caución, la que se rige por las modalidades de la Ley N° 10.336, contenida en el Decreto N°2.421 de 1964, del Ministerio de Hacienda, que fija su texto refundido, coordinado y sistematizado.

Por ello, los miembros del Consejo Administrativo del Servicio de Bienestar estarán obligados a rendir caución en los términos del artículo 34° del D.S. N° 28, de 1994 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y conforme a las modalidades señaladas en la Ley referida en el párrafo anterior.

De acuerdo con la jurisprudencia de la Contraloría General de la República, si alguno de los miembros del Consejo Administrativo se encuentra en la obligación de rendir fianza en relación con el cargo específico que sirve en la institución, dicha caución será suficiente para garantizar las funciones que le corresponda realizar en el respectivo Servicio de Bienestar, como quiera que estas Oficinas son dependencias del organismo público a que pertenecen.

Los suplentes de los representantes titulares de los afiliados en los Consejos Administrativos de los Servicios de Bienestar, están obligados a rendir caución sólo en los lapsos en que desarrollen labores de dirección y administración, y no durante el resto del tiempo en que teniendo la calidad de suplentes no les corresponda actuar en reemplazo de los titulares. En tal caso, la caución deben rendirla para cubrir un mes completo, a partir de la fecha de la primera sesión a que concurran. El mismo procedimiento debe seguirse en el evento que de nuevo les corresponda reemplazar, una vez transcurrido ese lapso, y así sucesivamente.

En la medida que los Servicios de Bienestar administran fondos para dar beneficios de seguridad social, sus actividades están afectas a riesgos financieros, normativos y operacionales. Además, el otorgamiento de préstamos a sus afiliados corresponde también a un sistema de ingresos para financiar sus otras prestaciones; por lo tanto, el Servicio de Bienestar gestiona importantes recursos, tanto institucionales, como de trabajadores y pensionados, que requieren ser administrados de manera eficiente, con apego al cumplimiento normativo.

El objetivo de esta instrucción es entregar los elementos que conforman la Norma de Riesgo de Crédito y Riesgo de Liquidez que deben cumplir los Servicios de Bienestar del Sector Público, para garantizar que las prestaciones otorgadas por éstos se lleven a cabo en forma satisfactoria.

Este modelo de gestión de riesgos busca promover la autorregulación de los Servicios de Bienestar del Sector Público y tiene un carácter prudencial, esto significa que se trata de identificar los problemas en forma oportuna, antes de que se materialicen los riesgos, con el fin de establecer rápidas acciones correctivas.

La administración por parte de los Servicios de Bienestar de servicios dependientes, tales como Jardines Infantiles, Centros Vacacionales, Casas de Reposo, Sedes Sociales, Complejos Deportivos y otras instalaciones que sean destinadas al uso de sus beneficiarios, permite a dichas Entidades efectuar todas las acciones de dirección, planificación y organización del respectivo servicio dependiente, tendientes a lograr su funcionamiento óptimo.

Cualquier materia de orden tributario es de la competencia del Servicio de Impuestos Internos.

En todo caso, la referida administración no comprende la facultad de financiar a dichos servicios dependientes ni beneficiarse con los excedentes que se produzcan en su administración, salvo que ello se encuentre expresamente contemplado en el respectivo Reglamento del Servicio de Bienestar.

De esta manera, el Servicio de Bienestar sólo podrá otorgar aportes o contribuciones para la mantención o financiamiento del servicio dependiente, cuando su Reglamento lo permita.

Asimismo, los excedentes que se produzcan en dicha administración deberán ocuparse en mejorar el servicio administrado o abaratar el precio de éste, no pudiendo destinarse al financiamiento del Bienestar, salvo que su Reglamento lo contemple expresamente.

Además, no corresponde que el Servicio de Bienestar financie los déficits que se produzcan en la administración del servicio dependiente, ni aún por la vía reglamentaria, por cuanto el Servicio de Bienestar no tiene patrimonio propio, y todos los recursos que recibe de acuerdo a la legislación pertinente y reglamentos particulares están destinados a otorgar beneficios a los afiliados. Por ello, en caso que se produzcan déficits, ellos deberán ser asumidos por el Servicio o la Institución que haya entregado los bienes en administración al Servicio de Bienestar.

El Sistema de Reporte Web de información de los Servicios de Bienestar fiscalizados por la Superintendencia de Seguridad Social (SISBI) tiene por finalidad la recepción de información requerida por la normativa vigente relacionada con la confección y reporte de los presupuestos y modificaciones presupuestarias, información de préstamos otorgados a los afiliados y descuentos realizados a su remuneración por convenios con casas comerciales u otras instituciones, estados financieros y hechos relevantes.

La dirección (url) del Sistema de Reporte SISBI es sisbi.suseso.cl.

Dicha información también está publicada en la parte inferior derecha del portal web de esta Superintendencia (www.suseso.cl), en la sección "Mapa del Sitio", "Atención de usuarios", "Sistemas de Información", "SISBI".

También se puede acceder a dicho sistema a través del siguiente link.

El acceso a la plataforma se realiza mediante usuario y clave personal e intransferible de acceso al Sistema SISBI.

En el caso que el Servicio de Bienestar necesite solicitar nuevos usuarios o actualizar los existentes en el Sistema SISBI (Ingreso y/o eliminación de usuarios), el Jefe(a) del Servicio de Bienestar debe enviar, al correo electrónico sisbi@suseso.cl, la información del nombre de la Institución a que corresponde, el o los módulos para los cuales tiene permiso el usuario para acceder, el nombre completo de la persona, correo electrónico y teléfono de contacto de cada usuario autorizado para reportar.

Para la eliminación de usuarios, solo se debe informar el nombre del Servicio de Bienestar y el nombre completo del usuario que ya no tendrá permiso para reportar información. Solamente se puede mantener un máximo de cinco usuarios por Servicio de Bienestar.

La única excepción de dicho procedimiento corresponde a los usuarios del módulo de hechos relevantes, el cual está contenido en el número 1 del Título I del Libro III de este Compendio.

El sistema SISBI cuenta con la función de recuperación de clave de acceso para usuarios que hayan olvidado su contraseña, la cual aparece en la pantalla de ingreso al sistema.