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Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) - Gobierno de Chile

Compendio de Normas que regulan a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar

6.8.4 ACTIVIDADES DE DETECCIÓN

6 LIBRO VI. GESTIÓN DE RIESGOS

6.8 TÍTULO VIII. RIESGO DE OBTENCIÓN IMPROCEDENTE DE BENEFICIOS O DE RECURSOS

6.8.4 ACTIVIDADES DE DETECCIÓN

6.8.4 ACTIVIDADES DE DETECCIÓN

La detección oportuna es esencial para minimizar el impacto de estos eventos en las C.C.A.F. Las actividades de detección deben estar diseñadas para identificar patrones sospechosos y posibles obtenciones improcedentes de beneficios o de recursos antes de que se materialicen o para detectarlos lo antes posible si ya han ocurrido. A continuación, se detallan las principales actividades de detección que al menos, deben ser consideradas en la implementación:

  1. Monitoreo Continuo y Análisis de Datos

    Las C.C.A.F. deben emplear herramientas tecnológicas para el monitoreo continuo de sus operaciones, utilizando análisis de datos para detectar patrones inusuales o sospechosos. Las actividades clave pueden incluir:

    1. Sistemas de Detección: Implementación de software especializado, basado en ciencia de datos, para monitorear transacciones y generar alertas ante comportamientos anómalos que puedan indicar obtención improcedente de beneficios o de recursos.
    2. Análisis Predictivo: Uso de técnicas de análisis predictivo para identificar patrones históricos y aplicar esos modelos para prever posibles intentos futuros.
    3. Cruces de Bases de Datos: Realización de cruces de información entre distintas bases de datos, para detectar inconsistencias o irregularidades que puedan sugerir la existencia de obtención improcedente de beneficios o de recursos.
    4. Seguridad de la Información y Protección de Datos: Asegurar que las C.C.A.F. implementen medidas específicas para proteger la información sensible y los datos utilizados en la detección de obtención improcedente de beneficios o de recursos. Esto incluye la protección contra accesos no autorizados y la implementación de tecnologías de encriptación y monitoreo de sistemas informáticos, complementando el Sistema de Seguridad de la Información ya existente.

  2. Auditorías y Revisiones Periódicas

    La realización de auditorías internas y externas es una medida fundamental para detectar la obtención improcedente de beneficios o de recursos. Estas auditorías deben ser exhaustivas y enfocarse en áreas críticas identificadas en las evaluaciones de riesgo. Las actividades pueden incluir:

    1. Identificación de Procesos y líneas de negocio vulnerables: Detectar las áreas más susceptibles al riesgo dentro de la organización.
    2. Matriz de Riesgos: Complementar la matriz de riesgos operacionales que categorice y priorice las áreas identificadas según su nivel de exposición.
    3. Controles Preventivos: Establecer controles específicos para mitigar los riesgos de obtención improcedente de beneficios o de recursos identificados, alineados con el Sistema de Prevención de Delitos.

  3. Evaluación de Señales de Alerta

    Es crucial que las C.C.A.F. desarrollen y mantengan una serie de indicadores clave que actúen como señales de alerta ante posibles obtenciones improcedentes de beneficios o de recursos. Estas señales de alerta pueden incluir, a lo menos:

    1. Indicadores Financieros Anómalos: Identificación de transacciones inusuales o inconsistentes en los registros financieros que podrían indicar la presencia de actividades desarrolladas con el fin de obtener en forma improcedente beneficios o recursos de la Caja.
    2. Comportamientos Sospechosos del Personal: Monitoreo para la identificación de comportamientos atípicos del personal en el desarrollo de sus funciones en la Caja de Compensación, los que podrían sugerir su participación en la obtención improcedente de beneficios o de recursos.
    3. Alertas Generadas por el Sistema: Respuesta rápida a las alertas generadas por los sistemas de detección, asegurando que se investiguen de inmediato las posibles irregularidades.

  4. Activación de Señales de Alerta y Medidas de Suspensión de Beneficios

    Durante las actividades de detección, si la Caja de Compensación identifica empresas o afiliados que presenten señales de alerta asociadas al riesgo de obtención improcedente de beneficios o de recursos, se podrán activar las siguientes medidas:

    1. Investigación y Confirmación de la obtención improcedente de beneficios o de recursos: En caso de que se activen alguna señal de alerta que indique la posibilidad de un obtención improcedente de beneficios o de recursos, en las actividades de detección, la Caja de Compensación deberá iniciar un proceso de investigación, que no supere los 10 días hábiles para determinar la veracidad de los antecedentes de la operación o transacción. En caso que existan razones fundadas, se podrá ampliar la investigación por otros 10 días hábiles, situación que deberá quedar debidamente documentada en los antecedentes de investigación. Este procedimiento se realizará de acuerdo a lo señalado en el numeral 6.8.5 de este Compendio.

      En casos excepcionales y debidamente fundados, podrá solicitarse a la Superintendencia una prórroga del plazo, siempre que se haga antes del vencimiento del plazo ampliado.

      Lo anterior, sin perjuicio de la comunicación como hecho relevante que deben efectuar las Cajas de Compensación, de acuerdo a lo establecido en el inciso tercero de la letra D) del numeral 2.1 Inicio de la Investigación, contenido en el Título II del Libro VI del Compendio de Normas sobre Licencias Médicas.

    2. Suspensión Temporal de Beneficios: En caso de detectar inicialmente exposición o indicios de materialización del riesgo de obtención improcedente de beneficios o de recursos, la Caja de Compensación podrá implementar la suspensión temporal de los beneficios a las empresas, sus trabajadores afiliados u otros afiliados involucrados, de manera individual o colectiva, conforme a las políticas internas establecidas y el proceso de investigación que se realice y el alcance del riesgo obtención improcedente de beneficios o de recursos identificado.

      La subsecuente suspensión de beneficios se mantendrá hasta la finalización de la investigación correspondiente; cuyo objetivo es determinar si efectivamente se ha materializado el riesgo de obtención improcedente de beneficios o recursos o se ha intentado obtener dichos beneficios o recursos. Esta investigación, junto con la confirmación de la obtención improcedente de beneficios o de recursos, formará parte de las acciones de respuesta a implementar.

      En situaciones excepcionales, debidamente fundadas, la Caja de Compensación podrá requerir a la Superintendencia un pronunciamiento relativo a la procedencia de suspender temporalmente los beneficios.

  5. Canales de Denuncia y Línea Ética

    Para fortalecer las actividades de detección, es fundamental contar con canales de denuncia confidenciales y accesibles que permitan a empleados, afiliados y terceros reportar actividades sospechosas, incluso de forma anónima. Las acciones pueden incluir:

    1. Línea Ética: Establecimiento de una línea ética que permita a cualquier parte interesada reportar, incluso de manera anónima, cualquier indicio de obtención improcedente de beneficios o de recursos sin temor a represalias.
    2. Proceso de Escalamiento: Definición de un proceso claro de escalamiento para los reportes recibidos, asegurando que cada denuncia sea investigada de manera adecuada y en un plazo razonable. Para estos efectos, se aplicará el mismo proceso de investigación indicado en el numeral i) de la letra d) precedente.
    3. Seguimiento de Denuncias: Implementación de un sistema de seguimiento para garantizar que las denuncias sean tratadas con la debida diligencia y que se tomen las medidas correctivas necesarias en caso de confirmarse una obtención improcedente de beneficios o de recursos.

  6. Revisión y Actualización de Procedimientos de Detección

    Las C.C.A.F. deben revisar y actualizar periodicamente sus procedimientos de detección de obtención improcedente de beneficios o de recursos, adaptándose a nuevos riesgos y tecnologías. Estos pueden incluir:

    1. Actualización de Algoritmos de Detección: Ajuste y mejora continua de los algoritmos utilizados para la detección de obtención improcedente de beneficios o de recursos, asegurando que se adapten a las nuevas tácticas empleadas por quienes cometen dichos actos.
    2. Capacitación del Personal en Detección: Formación continua de los empleados encargados de la detección de obtención improcedente de beneficios o de recursos, para que estén al día con las mejores prácticas y las nuevas tecnologías.
    3. Mejora de Protocolos de Detección: Revisión y mejora de los protocolos de detección basados en lecciones aprendidas de incidentes anteriores y en la evolución del entorno de riesgo.