La C.C.A.F. debe abstenerse de actuar o de participar de cualquier forma en los actos de votaciones.

La C.C.A.F. debe informar por escrito a los empleadores y trabajadores de sus empresas afiliadas, el procedimiento correcto en materia de afiliaciones y desafiliaciones, enfatizando el hecho de que las respectivas votaciones deben efectuarse en asambleas convocadas especialmente para tal efecto, con la concurrencia de un ministro de fe, señalando la ilegalidad de prácticas tales como la firma de listas en forma previa a la celebración de la asamblea y su ratificación en ésta, resaltando que las firmas de los trabajadores que acreditan su votación sólo pueden ser obtenidas en la misma asamblea.

La Caja puede proporcionar al potencial afiliado, a través de diversos medios, promoción, publicidad y difusión, información respecto de los beneficios que dichas entidades otorgan y de la calidad de estos. Es decir, los mecanismos de oferta destinados a promover la afiliación de entidades empleadoras con el acuerdo de sus trabajadores deben basarse en dar a conocer los beneficios de seguridad social de que éstos gozarán durante el transcurso de su afiliación y a los que pueden acceder cada vez que se presente el respectivo estado de necesidad.

Queda prohibido que la C.C.A.F. oferte como incentivo a la afiliación de entidades empleadoras, por el solo hecho de afiliarse, el otorgamiento de premios, pagos -en dinero, especies o en servicios- o donaciones de cualquier tipo.

En el caso de los incentivos otorgados por la C.C.A.F. para mantener la afiliación de entidades empleadoras, ellos sólo son procedentes en la medida que consistan en prestaciones de seguridad social previstas por la Ley N°18.833 y sean otorgadas a todos aquellos afiliados que se encuentren en las mismas condiciones.

Del mismo modo, se prohíbe a la C.C.A.F. el otorgamiento de premios, pagos o donaciones de cualquier tipo, como medio para incentivar la afiliación o mantención de entidades empleadoras, a los empleadores y a los dirigentes de toda agrupación o entidad que represente a trabajadores o pensionados, aunque dichos dirigentes detenten la calidad de afiliados a la C.C.A.F. de que se trate. Ello basado en que el otorgamiento de los referidos beneficios no está destinado a cubrir ningún estado de necesidad de los establecidos en la Ley N°18.833.

Tampoco puede la C.C.A.F. ofrecer a los empleadores y a los dirigentes de toda agrupación o entidad que represente a trabajadores, aunque dichos dirigentes detenten la calidad de afiliados de la Caja de que se trate, viajes con los gastos pagados para trasladarse dentro del país o al extranjero, con el objetivo de proporcionarles información sobre los beneficios que entrega la C.C.A.F. a sus afiliados, o estadías gratuitas en cualquier lugar dentro o fuera del país o cualquier otro beneficio que no se encuentre dentro del respectivo programa de prestaciones adicionales.

La C.C.A.F. no puede establecer tasas de interés preferenciales en un determinado plazo con la finalidad de conseguir la afiliación de una entidad empleadora o evitar su desafiliación.

El Directorio de la C.C.A.F., al pronunciarse sobre las solicitudes de afiliación de las empresas cuyos trabajadores hayan acordado desafiliarse de otra C.C.A.F., deben verificar previamente que dicho acuerdo se ajuste a lo establecido en los artículos 11 y 13 de la Ley N°18.833 y a lo instruido sobre la materia por esta Superintendencia, de modo de asegurar la expresión de voluntad de los trabajadores.

Una vez obtenido el acuerdo de afiliación a una determinada C.C.A.F., la entidad empleadora debe solicitar, por medio de carta o correo electrónico, al directorio de aquélla, el respectivo pronunciamiento, acompañando los documentos que se detallan a continuación.

1. Acta de asamblea firmada por el ministro de fe, en original, en que conste el acuerdo de afiliación. En caso de haber más de un establecimiento o faena, se deben acompañar las actas parciales y el acta resumen. Aplica para afiliación y desafiliación a C.C.A.F.;
2. Solicitud de afiliación a la C.C.A.F. que obtuvo la mayoría de las preferencias, firmada por el representante legal de la entidad empleadora;
3. Certificado de dotación de la entidad empleadora, en original, firmado por el representante de la entidad empleadora o por quien éste designe, a efectos de la asamblea de votaciones;
4. Copia del decreto o resolución de investidura del o de los ministros de fe, extendida por la Dirección del Trabajo, y copia de su cédula de identidad vigente, cuando corresponda;
5. Copia de cédula de identidad vigente del representante legal de la entidad empleadora;
6. Declaración jurada simple de domicilio de la entidad empleadora firmada por su representante legal;
7. Tratándose de entidades privadas, se requerirá copia de la inscripción del extracto de constitución social del Registro de Comercio respectivo; certificado del registro de empresas y sociedades del Ministerio de Economía; o del Registro Civil para personas jurídicas sin fines de lucro;
8. Certificado de vigencia de la sociedad otorgado por el registro de comercio respectivo, con una antigüedad no mayor a noventa días, cuando corresponda a una entidad del sector privado;
9. Poder del representante legal para representar a la entidad empleadora, con una vigencia no mayor a noventa días, cuando corresponda a una entidad del sector privado;
10. Copia del RUT de la entidad empleadora;
11. Copia de "Consulta Situación Tributaria de Terceros" de la entidad empleadora, que otorga el Servicio de Impuestos Internos, cuando corresponda a una entidad del sector privado;
12. Copia de la última planilla de cotizaciones previsionales de los trabajadores o funcionarios de la entidad empleadora;
13. Cualquier otro antecedente que se estime necesario por la Caja.

En tanto no se acompañen estos antecedentes, la Caja no podrá cursar la solicitud de afiliación de la entidad empleadora.

En concordancia con lo dispuesto en las letra b) y c) del numeral 6.8.3 de este Compendio, que disponen, entre otros, que la Caja debe realizar evaluaciones exhaustivas y continuas del riesgo de obtención improcedente de beneficios o recursos en todas sus líneas de negocio, procesos y áreas organizacionales, con especial atención a aquellos procesos críticos como la afiliación y la gestión de beneficios, y que la C.C.A.F. debe implementar sistemas de controles internos que incluyan procedimientos preventivos específicos diseñados para reducir la probabilidad o impacto de la eventual materialización del mismo riesgo, la Caja debe implementar mecanismos adicionales de control y de verificación de antecedentes tratándose de entidades empleadoras, cuando, de acuerdo a su matriz de riesgo, así lo amerite.

Estos mecanismos adicionales a que se refiere el párrafo anterior, podrán consistir, entre otros, en verificar el domicilio de la entidad empleadora, solicitar el certificado de antecedentes del representante legal, requerir una copia de las liquidaciones de remuneraciones de los trabajadores o comprobar que aquélla se encuentre efectivamente funcionando en el domicilio que declara.

La C.C.A.F. debe verificar anualmente los antecedentes legales y circunstancias de hecho relevantes de sus empresas afiliadas y verificar que las diferentes empresas afiliadas se mantengan en funciones. En caso de comprobarse que la entidad empleadora no se encuentra en funcionamiento o que se ha constituido para obtener de manera improcedente beneficios o recursos de la Caja, esta deberá suspender el otorgamiento de cualquier beneficio que entrega por medio de los regímenes que administra.

La Caja deberá establecer causales de desafiliación de la entidad empleadora, asociadas a los resultados obtenidos a partir de la implementación de sus sistemas de monitoreo y de los mecanismos adicionales de control y de verificación de antecedentes a que se refiere la letra k) precedente, o bien cuando aparezca de manifiesto que dicha entidad ha sido constituida para obtener o intentar obtener beneficios o recursos de la Caja en forma improcedente.