Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales

El código de ética, conducta y buenas prácticas debe incentivar la conducta ética al interior de la mutualidad, en conformidad con la normativa legal, reglamentaria y administrativa vigente, que rige a las mutualidades, el cual debe ser difundido adecuadamente entre sus trabajadores. Este código debe reflejar y promover los mejores estándares de gobierno corporativo, buenas prácticas laborales, comerciales, con sus afiliados y adherentes, entre otros aspectos.

Es responsabilidad del directorio, establecer y difundir un código de ética, conducta y buenas prácticas al interior de la organización, fijando los mecanismos que permitan medir su efectividad, evaluar sus resultados y realizar los ajustes y correcciones que correspondan.

Para los efectos de medir el grado de cumplimiento del referido código, el directorio deberá disponer que se efectúe, a lo menos, una evaluación anual respecto a su aplicación y cumplimiento.

Por su parte, se deben adoptar las medidas necesarias para que el código de ética, conducta y buenas prácticas sea conocido por todos los miembros de la entidad y sea de acceso público, debiendo quedar constancia de la toma de conocimiento y obligación de cumplimiento por parte de los trabajadores de la mutualidad.

1. Declaración de valores, esto es, señalar los valores que resultan preponderantes para la mutualidad, como por ejemplo: integridad y probidad; compromiso con las entidades empleadoras adherentes, compromiso con los trabajadores, pensionados y beneficiarios;

2. Relación con las entidades empleadoras adherentes y sus trabajadores, los trabajadores de la mutualidad, pensionados, beneficiarios, los servicios públicos, otras entidades, es decir, con la comunidad en general del lugar donde exista presencia de la mutualidad, indicando que ésta tendrá como objetivo entregar con calidad y oportunidad las prestaciones que correspondan, basándose en el respeto, la transparencia, la dignidad e igualdad en el trato;

3. Mecanismos para manejar los conflictos de interés, en donde el interés personal, directo o indirecto pueda afectar la independencia de juicio en una decisión o actuación que involucre a la entidad. En estos casos, se debe dejar claro que deben primar los intereses de la mutualidad por sobre los propios, debiendo ser informada dicha situación según lo establezca la propia mutualidad en el código de ética, conducta y buenas prácticas;

4. Manejo y uso de la información, que conoce en el uso de su función en la mutualidad o de su desempeño en ella, de modo que los miembros del directorio, los gerentes, el fiscal o cualquier trabajador no pueda obtener ventajas o ganancias mediante la utilización de la información reservada o estratégica de la mutualidad, ya sea directa o indirectamente, o para beneficio propio o ajeno;

5. Prohibición o tratamiento respecto a regalos, obsequios, atenciones, servicios u otra clase de favores o beneficios que, por una parte puedan recibir los trabajadores de la mutualidad o por otra, la propia mutualidad pueda entregar a terceros, todo motivado por querer influir en las decisiones vinculadas a procesos de compras, ventas, adquisiciones, licitaciones u otras negociaciones;

6. Establecer el debido ejercicio de poder o autoridad, para lo cual se debe expresar que quienes firmen documentos o representen a la entidad, lo deban hacer debidamente investidos con dicha atribución o facultad, lo cual debe quedar constatado;

7. Promoción de la cultura anti fraude, lo cual implica alentar a los trabajadores a preocuparse por la materia generando los debidos protocolos para realizar denuncias y dar su tratamiento, considerando que los fraudes, ilícitos e irregularidades pueden tener diversas formas de operar;

8. Estipular que los trabajadores deben cumplir con el código, las leyes, regulaciones, estatutos, políticas y otras instrucciones administrativas que le sean aplicables;

9. Mecanismos de confidencialidad para el tratamiento de las denuncias presentadas por los trabajadores o adherentes, y

10. Establecer la prohibición de adoptar medidas antiéticas.

El directorio será responsable que exista y funcione adecuadamente un comité de ética al interior de la mutualidad, el que sesionará periódicamente y de forma extraordinaria, según lo amerite. Este comité se conformará por al menos dos directores (un director representante del estamento de los trabajadores y otro del estamento de las entidades adherentes) y el fiscal. Además, se considerará buena práctica, que se incorpore un representante de los trabajadores de la mutualidad que no sea parte de la alta gerencia, y que haya sido elegido por los trabajadores de la mutualidad, mediante voto universal de forma directa o indirecta. En este último caso, será válido siempre y cuando quienes voten en la instancia indirecta, hayan sido elegidos previamente mediante alguna votación directa. Los integrantes del comité de ética deberán poseer suplentes, para lo cual la propia mutualidad deberá establecer el mecanismo de elección en el estatuto del presente comité.

El comité será presidido por un director, el cual deberá mantener constantemente informado al directorio respecto al funcionamiento y las materias tratadas en esta instancia.

Este comité debe poseer un estatuto aprobado por el directorio el que será remitido a la Superintendencia de Seguridad Social para su conocimiento, al igual que sus modificaciones posteriores, detallándose los lineamientos necesarios para su conformación y funcionamiento.

Las funciones del comité de ética deben comprender, al menos:

1. Aprobar, implementar y evaluar la aplicación del código de ética, conducta y buenas prácticas en la mutualidad;

2. Proponer medidas al directorio, el cual podrá instruir al gerente general, según su mérito, la aplicación de las acciones correspondientes.

3. Conocer las inquietudes, consultas y denuncias, respecto de potenciales ilegalidades, fraudes e irregularidades que pudieran estar ocurriendo en las operaciones de la mutualidad, disponiendo de un mecanismo que posibilite a los trabajadores de la mutualidad, a las empresas adherentes y en general a cualquier legítimo interesado, ingresarlas bajo condiciones adecuadas de disponibilidad, confidencialidad y anonimato. Este mecanismo debe alimentar un registro consolidado de los casos denunciados, el cual debe ser administrado por el comité de ética de la propia mutualidad y quedar a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, todo en concordancia con lo establecido en la Letra G, Título III de este Libro VII.

4. Otras funciones que determine el directorio.