Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales

El código de ética, conducta y buenas prácticas debe incentivar la conducta ética al interior de la mutualidad, en conformidad con la normativa legal, reglamentaria y administrativa vigente, que rige a las mutualidades, el cual debe ser difundido adecuadamente entre sus trabajadores. Este código debe reflejar y promover los mejores estándares de gobierno corporativo, buenas prácticas laborales, comerciales, con sus afiliados y adherentes, entre otros aspectos.

Es responsabilidad del directorio, establecer y difundir un código de ética, conducta y buenas prácticas al interior de la organización, fijando los mecanismos que permitan medir su efectividad, evaluar sus resultados y realizar los ajustes y correcciones que correspondan.

Para los efectos de medir el grado de cumplimiento del referido código, el directorio deberá disponer que se efectúe, a lo menos, una evaluación anual respecto a su aplicación y cumplimiento.

Por su parte, se deben adoptar las medidas necesarias para que el código de ética, conducta y buenas prácticas sea conocido por todos los miembros de la entidad y sea de acceso público, debiendo quedar constancia de la toma de conocimiento y obligación de cumplimiento por parte de los trabajadores de la mutualidad.

1. Declaración de valores, esto es, señalar los valores que resultan preponderantes para la mutualidad, como por ejemplo: integridad y probidad; compromiso con las entidades empleadoras adherentes, compromiso con los trabajadores, pensionados y beneficiarios;

2. Relación con las entidades empleadoras adherentes y sus trabajadores, los trabajadores de la mutualidad, pensionados, beneficiarios, los servicios públicos, otras entidades, es decir, con la comunidad en general del lugar donde exista presencia de la mutualidad, indicando que ésta tendrá como objetivo entregar con calidad y oportunidad las prestaciones que correspondan, basándose en el respeto, la transparencia, la dignidad e igualdad en el trato;

3. Mecanismos para manejar los conflictos de interés, en donde el interés personal, directo o indirecto pueda afectar la independencia de juicio en una decisión o actuación que involucre a la entidad. En estos casos, se debe dejar claro que deben primar los intereses de la mutualidad por sobre los propios, debiendo ser informada dicha situación según lo establezca la propia mutualidad en el código de ética, conducta y buenas prácticas;

4. Manejo y uso de la información, que conoce en el uso de su función en la mutualidad o de su desempeño en ella, de modo que los miembros del directorio, los gerentes, el fiscal o cualquier trabajador no pueda obtener ventajas o ganancias mediante la utilización de la información reservada o estratégica de la mutualidad, ya sea directa o indirectamente, o para beneficio propio o ajeno;

5. Prohibición o tratamiento respecto a regalos, obsequios, atenciones, servicios u otra clase de favores o beneficios que, por una parte puedan recibir los trabajadores de la mutualidad o por otra, la propia mutualidad pueda entregar a terceros, todo motivado por querer influir en las decisiones vinculadas a procesos de compras, ventas, adquisiciones, licitaciones u otras negociaciones;

6. Establecer el debido ejercicio de poder o autoridad, para lo cual se debe expresar que quienes firmen documentos o representen a la entidad, lo deban hacer debidamente investidos con dicha atribución o facultad, lo cual debe quedar constatado;

7. Promoción de la cultura anti fraude, lo cual implica alentar a los trabajadores a preocuparse por la materia generando los debidos protocolos para realizar denuncias y dar su tratamiento, considerando que los fraudes, ilícitos e irregularidades pueden tener diversas formas de operar;

8. Estipular que los trabajadores deben cumplir con el código, las leyes, regulaciones, estatutos, políticas y otras instrucciones administrativas que le sean aplicables;

9. Mecanismos de confidencialidad para el tratamiento de las denuncias presentadas por los trabajadores o adherentes, y

10. Establecer la prohibición de adoptar medidas antiéticas.

El directorio será responsable que exista y funcione adecuadamente un comité de ética al interior de la mutualidad, el que sesionará periódicamente y de forma extraordinaria, según lo amerite. Este comité se conformará por al menos dos directores (un director representante del estamento de los trabajadores y otro del estamento de las entidades adherentes) y el fiscal. Además, se considerará buena práctica, que se incorpore un representante de los trabajadores de la mutualidad que no sea parte de la alta gerencia, y que haya sido elegido por los trabajadores de la mutualidad, mediante voto universal de forma directa o indirecta. En este último caso, será válido siempre y cuando quienes voten en la instancia indirecta, hayan sido elegidos previamente mediante alguna votación directa. Los integrantes del comité de ética deberán poseer suplentes, para lo cual la propia mutualidad deberá establecer el mecanismo de elección en el estatuto del presente comité.

El comité será presidido por un director, el cual deberá mantener constantemente informado al directorio respecto al funcionamiento y las materias tratadas en esta instancia.

Este comité debe poseer un estatuto aprobado por el directorio el que será remitido a la Superintendencia de Seguridad Social para su conocimiento, al igual que sus modificaciones posteriores, detallándose los lineamientos necesarios para su conformación y funcionamiento.

Las funciones del comité de ética deben comprender, al menos:

1. Aprobar, implementar y evaluar la aplicación del código de ética, conducta y buenas prácticas en la mutualidad;

2. Proponer medidas al directorio, el cual podrá instruir al gerente general, según su mérito, la aplicación de las acciones correspondientes.

3. Conocer las inquietudes, consultas y denuncias, respecto de potenciales ilegalidades, fraudes e irregularidades que pudieran estar ocurriendo en las operaciones de la mutualidad, disponiendo de un mecanismo que posibilite a los trabajadores de la mutualidad, a las empresas adherentes y en general a cualquier legítimo interesado, ingresarlas bajo condiciones adecuadas de disponibilidad, confidencialidad y anonimato. Este mecanismo debe alimentar un registro consolidado de los casos denunciados, el cual debe ser administrado por el comité de ética de la propia mutualidad y quedar a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, todo en concordancia con lo establecido en la Letra G, Título III de este Libro VII.

4. Otras funciones que determine el directorio.

Los directores, gerentes y trabajadores de la mutualidad, en el ejercicio de sus funciones, deben hacer propio los siguientes deberes:

1. Cuidado, lo que significa aplicar, al menos, el mismo cuidado o diligencia que las personas emplean ordinariamente en sus propias actividades. En el caso de los directores, gerentes o jefaturas pueden delegar parte de sus funciones en una o más personas, dicha delegación no los eximirá del deber de monitorear el cumplimiento de las funciones que fueron delegadas.

2. Lealtad, se debe actuar de buena fe en sus relaciones con la mutualidad, no debiendo aprovechar el cargo o función, en beneficio de sus propios intereses, directos o indirectos, ni aprovechar las oportunidades de negocios que conozca en razón de su cargo o función, sino que debe perseguir el máximo beneficio posible para la mutualidad.

3. Ética, se debe actuar conforme a las máximas de la ética y de la moral en el ejercicio de sus funciones.

4. Información, el director tiene el derecho, y también la obligación, de ser informado e informarse plena y documentadamente, a través del gerente general u otras fuentes, de todo lo relacionado con la marcha de la mutualidad, con la sola limitación que el ejercicio de este derecho no entorpezca el funcionamiento de la misma.

5. Reserva, los directores deben guardar reserva respecto de las actividades de la mutualidad a que tengan acceso en razón de su cargo y que no hayan sido divulgadas oficialmente por la misma.

Las mutualidades no deberán realizar o suscribir contratos de provisión de bienes o prestación de servicios con:

1. Los directores y gerentes de la propia mutualidad;
2. Las personas vinculadas a los anteriores por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad inclusive;
3. Sociedades de personas en donde los directores, gerentes o sus parientes ya individualizados, formen parte;
4. Sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sus directores, gerentes o los parientes de éstos, ya individualizados, sean accionistas, y;
5. Sociedades anónimas abiertas en que sus directores, gerentes o los parientes, ya individualizados, sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital.

No obstante, en el caso específico del tercer grado de consanguinidad de la letra b) anterior, el directorio podrá autorizar la relación una vez evaluada la pertinencia y conveniencia de ésta. En este sentido, la persona involucrada, de forma previa a la celebración de la contratación, deberá solicitar la respectiva autorización al directorio. En caso que el contrato se realice, las personas señaladas en la letra a) anterior, deberán incluir dicha información en la "Declaración jurada de intereses" que se presenta en el siguiente, indicando en "Observaciones" el texto "Proveedor relacionado por tercer grado de consanguinidad con miembro del directorio o de la gerencia". Conjuntamente, dicha contratación deberá ser informada de igual manera en la columna "Observaciones" del Anexo N°11 "Contrataciones de bienes y servicios", de la Letra H, del Título III, de este Libro VII.

Por su parte, los trabajadores de las propias mutualidades, exceptuando las personas señaladas precedentemente, así como las personas vinculadas, podrán suscribir este tipo de contrato pero una vez celebrado, el trabajador involucrado deberá informar al directorio para su conocimiento, mediante el canal creado para estos efectos.

Se entiende por personas vinculadaslas siguientes:

1. Sociedades de personas en donde los trabajadores o sus parientes ya individualizados, formen parte;
2. Las vinculadas a los trabajadores por parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad inclusive;
3. Sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que sus trabajadores o los parientes de éstos, ya individualizados, sean accionistas, y
4. Sociedades anónimas abiertas en que sus trabajadores o los parientes, ya individualizados, sean dueños de acciones que representen el 10% o más del capital.

Al respecto, el directorio deberá pronunciarse cuando considere inconveniente la relación.

En el caso que se detecte en la entidad que alguna contratación se haya celebrado contraviniendo lo dispuesto en el presente apartado, tal situación deberá ser informada al directorio y, de igual forma, quedar en acta la toma de conocimiento y las eventuales acciones que el directorio determine en cada caso.

Las mutualidades de empleadores, anualmente deberán solicitar la realización de una declaración de intereses a las personas que ocupen los siguientes cargos o funciones en la propia entidad:

1. Directores,
2. Gerentes y subgerentes,
3. Auditor interno,
4. Fiscal,
5. Trabajadores que la propia entidad determine, los cuales participen en procesos de compras, ventas, adquisiciones u otras negociaciones que sean sensibles y riesgosas desde el punto de vista de fraude.

En la declaración de intereses, se deberá manifestar la existencia o no, de contratos de provisión de bienes o prestación de servicios con las personas vinculadas, respectivamente en las enumeraciones expuestas en el número 2, Capítulo II, Letra F, del Título I del presente Libro VII.

La declaración de intereses deberá presentarse en un formulario que contendrá, a lo menos, los campos que se presentan a continuación:

1. Nombre declarante
2. Cargo o función declarante
3. Rut declarante
4. Vinculación con persona proveedora
5. Razón social o nombre de persona proveedora
6. Rut persona proveedora
7. Materia de la compra o contratación relacionada
8. Fecha declaración
9. Firma declarante
10. Timbre/Firma o medio de verificación de recepción por parte de mutualidad
11. Observaciones

La declaración de intereses deberá realizarse en el mes de junio de cada año o dentro del plazo de 30 días, contado desde la fecha de asunción del cargo o función. El respaldo de la aplicación de estas declaraciones deberá estar contenido en un registro, el que se mantendrá en dependencias de la mutualidad y a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, cuando así lo estime.

La inclusión de datos relevantes inexactos y la omisión inexcusable de información relevante en la declaración de intereses, deberá ser sancionada internamente por la propia mutualidad, sin perjuicio de las sanciones que pueda determinar la Superintendencia de Seguridad Social.