Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales

Los comités del directorio deben contar con estatutos propios, los que deben ser aprobados por el directorio y deben estar disponibles en el sitio web oficial del organismo administrador. Dentro de las materias que dichos estatutos deben incluir están:

1. Objetivos;

2. Funciones;

3. Responsabilidades;

4. Frecuencia de reuniones;

5. Mecanismo de votación y desempate, y

6. Todos aquellos aspectos necesarios para su adecuada constitución y funcionamiento.

Los estatutos de los comités del directorio y sus modificaciones deben ser remitidos a la Superintendencia de Seguridad Social para conocimiento, en un plazo de 5 días, contado desde su aprobación por el directorio.

Los comités del directorio deben reportar regularmente al directorio sobre su plan de trabajo y el grado de avance. Cada año se debe presentar un resumen anual de los logros realizados y las tareas pendientes, para ser presentado al directorio, lo cual debe constar en las actas.

El directorio debe establecer cuáles serán los comités del directorio que se constituirán y funcionarán, quienes lo compondrán y cómo será su funcionamiento y vigencia, incluyendo la regularidad de sus reuniones y las competencias que deben tener los miembros. A lo menos, deben estar en funcionamiento los siguientes:

1. Comité de Riesgos, según lo instruido en el Capítulo III de la Letra A, Título IV de este Libro VII.

2. Comité de Prevención, el que sesionará periódicamente y se conformará a lo menos por un director representante de las entidades empleadoras adherentes y un director representante de los trabajadores. Este comité podrá, además, contar con la participación permanente de asesores externos y del responsable del área especializada de prevención de riesgos laborales, los cuales tendrán sólo derecho a voz.
   
   El comité deberá contar con un estatuto, aprobado por el directorio, el que deberá ser remitido a la Superintendencia de Seguridad Social, al igual que sus modificaciones, en el mes siguiente a aquel en que se adoptó el respectivo acuerdo. El estatuto deberá establecer los objetivos, funciones, responsabilidades, frecuencia de reuniones y todos aquellos aspectos necesarios para su adecuada constitución y funcionamiento. Las funciones del comité de prevención deben comprender, al menos:

   1. Elaborar y proponer al directorio, la política para la prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales para la mutualidad;

   2. Proponer al directorio los objetivos estratégicos relacionados con el desarrollo de actividades de prevención dirigidas a sus entidades empleadoras adherentes;

   3. Revisar el plan de prevención de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales propuesto por el área especializada y emitir un informe previo a la aprobación del plan por el directorio;

   4. Emitir informes al directorio para asistirlo en su función de monitorear periódicamente la ejecución de las actividades anuales del plan de prevención, formulando las recomendaciones que correspondan;

   5. Recabar y revisar los informes de auditoría, e informar sobre el resultado de su análisis al directorio, y

   6. Elaborar y remitir al directorio un informe anual de los resultados de las actividades desarrolladas en el periodo, el cumplimiento de los objetivos y las metas definidas y los recursos humanos y materiales destinados a estas actividades, considerando los informes generados por el área especializada de prevención de riesgos laborales.

3. Comité de auditoría

   1. El directorio, deberá conformar un comité de auditoría, el cual sesione periódicamente. Éste debe estar integrado, a lo menos, por un director representante de las entidades empleadoras adherentes y un director representante de los trabajadores, siendo presidido por uno de ellos, quien tendrá el voto dirimente en la adopción de los acuerdos. Además, podrá contar con la participación permanente de asesores externos, del responsable de la Unidad de Auditoría Interna y del responsable del área especializada en la gestión de riesgos, quienes tendrán sólo derecho a voz, pudiendo ser excluidos de las deliberaciones en cualquier momento a petición de un director.
   2. Los asesores externos deben ser elegidos por los directores que integren el comité, debiendo quedar constancia de la elección en el acta respectiva. Por otra parte, los asesores externos deben suscribir un contrato de prestación de servicios donde se establezca claramente el contexto en el cual se genera la contratación, el objeto o finalidad de la prestación de servicios, los derechos y obligaciones de las partes, el valor pagado por la prestación y su periodicidad, la duración de las prestaciones, las condiciones de término del contrato, los mecanismos de solución de controversias, entre otros.
   3. El comité debe contar con un estatuto, aprobado por el directorio, el que debe ser remitido a la Superintendencia de Seguridad Social, al igual que sus modificaciones posteriores, en el mes siguiente de haber adoptado o modificado el respectivo acuerdo. El estatuto debe establecer los objetivos, funciones, responsabilidades, frecuencia de reuniones y todos aquellos aspectos necesarios para su adecuada constitución y funcionamiento.
   4. Asimismo, todas las decisiones y aspectos relevantes que se traten en el comité deben quedar registrados de manera formal a través de un acta, donde quede constancia de los argumentos entregados por cada uno de los participantes respecto de las materias tratadas en cada sesión.
   5. Funciones mínimas del comité de auditoría:
      • Revisar la adecuación y confiabilidad de la información económica contable, así como también, la relativa a las prestaciones que otorga la mutualidad.
      • Recomendar al directorio, la designación, evaluación de desempeño, compensación y, de ser el caso, el término de la relación profesional con el responsable de la unidad de auditoría interna.
      • Monitorear la ejecución del proceso de selección y contratación de la empresa de auditoría externa.
      • Evaluar y hacer seguimiento al plan anual de auditoría de la unidad de auditoría interna y al programa de trabajo de la empresa de auditoría externa.
      • Recibir y revisar los informes de auditoría, además de conocer sobre las observaciones levantadas y las respectivas acciones correctivas.
      • Confirmar periódicamente la debida independencia de la unidad de auditoría interna y la empresa de auditoría externa.
      • Revisar y analizar los estados financieros de la mutualidad, así como también la opinión y recomendaciones de la empresa de auditoría externa.
      • Revisar, en conjunto con la unidad de auditoría interna y la empresa de auditoría externa, el funcionamiento y adecuación del sistema de control interno.
      • Mantener canales fluidos de comunicación con la unidad de auditoría interna, con la empresa de auditoría externa y, en general, con los trabajadores de la mutualidad, con el objeto de conocer de primera fuente las denuncias sobre actividades sospechosas, fraudulentas o ilegales.
      • Rendir cuenta al directorio respecto al trabajo realizado en el comité de auditoría.