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Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) - Gobierno de Chile

Compendio de Normas del Seguro Social de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales


H. Recaudación de cotizaciones previsionales por Internet

LIBRO II. AFILIACIÓN Y COTIZACIONES

TÍTULO II. Cotizaciones

H. Recaudación de cotizaciones previsionales por Internet

Recaudación de cotizaciones previsionales por Internet

En consideración al beneficio que reporta tanto a las entidades sujetas a la fiscalización de la Superintendencia de Seguridad Social como a los empleadores y a los trabajadores independientes, el incorporar la recaudación electrónica como una herramienta más a aplicar para el pago de las cotizaciones previsionales, se autoriza a las mutualidades de empleadores de la Ley N°16.744 y al Instituto de Seguridad Laboral, para que su recaudación de cotizaciones previsionales se efectúe mediante la transmisión electrónica de información por la vía de Internet y se establecen las normas que regularán dicho proceso de pago y las pautas generales que se deben cumplir para que dichos pagos se realicen en forma segura, íntegra y confidencial, enfatizando aquellos aspectos relacionados con los mecanismos de control, los medios de certificación de las operaciones realizadas, los convenios que se suscriban y los respaldos que se generen como producto de la ejecución de este nuevo medio de pago.

El servicio de recaudación electrónica por Internet, deberá efectuarse exclusivamente por las empresas administradoras de sitios web que cumplan con los requisitos técnicos que se exigen en estas instrucciones. Los empleadores podrán enterar sus cotizaciones previsionales a través de una modalidad que contempla el diseño de un sistema íntegramente electrónico o de uno mixto, donde se combina el envío de transferencias electrónicas de información con una forma de pago tradicional.

La entidad previsional podrá contratar el servicio de recaudación electrónica con una empresa externa propietaria de un sitio web o desarrollar su propia solución.

Para los efectos de esta Letra, se entenderán como "entidades recaudadoras" a las entidades previsionales sujetas a la fiscalización de la Superintendencia de Seguridad Social -mutualidades de empleadores e Instituto de Seguridad Laboral, y por "trabajadores independientes" a aquellos que coticen voluntariamente en virtud de lo dispuesto en el artículo 89 de la Ley N°20.255 y en el inciso cuarto del artículo 90, del D.L. N°3500, de 1980.

H. Recaudación de cotizaciones previsionales por Internet

CAPÍTULO I. Definiciones

Definiciones

CAPÍTULO I. Definiciones

1. Sistema de pago electrónico

Sistema de pago electrónico

Es el pago de las cotizaciones previsionales que se realiza íntegramente mediante transferencias electrónicas de información, e instrucciones de pago al Sitio Web.

2. Sistema de pago mixto

Sistema de pago mixto

Es el pago de las cotizaciones previsionales que se realiza mediante una combinación de transferencias electrónicas de información y de medios de pago tradicionales.

3. Convenio de cargo automático

Convenio de cargo automático

Es aquel mediante el cual el empleador o trabajador independiente autoriza al banco donde mantiene la cuenta corriente para que pague las cotizaciones previsionales.

4. Sitio web

Sitio web

Es un centro de procesamiento destinado a la recaudación de cotizaciones previsionales que provee los servicios de intercambio de información a los usuarios por Internet, debiendo cumplir los requerimientos que establece el presente Libro.

5. Transferencias electrónicas de información

Transferencias electrónicas de información

  1. Declaración: Transferencia electrónica de información que es generada por cada empleador o trabajador independiente para ser enviada a la entidad recaudadora de destino, a través del sitio web, donde residen los datos correspondientes a cada uno de los trabajadores, respectivamente. Esta transferencia electrónica deberá tener asignado un número de folio y registrar todos aquellos datos incluidos en las respectivas planillas de declaración y pago de cotizaciones.

  2. Orden de pago: Transferencia electrónica de información que es generada por cada empleador o trabajador independiente simultáneamente a la generación y envío de la declaración y que tiene como destinatario la entidad recaudadora o el banco, a través del sitio web. En esta transferencia electrónica de información el empleador o trabajador independiente deberá indicar la fecha en que instruye a su banco debitar en su cuenta corriente un monto total para que sea abonado a la cuenta corriente de la entidad recaudadora. Adicionalmente, deberá registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la declaración, y que identifica la operación.

  3. Crédito: Transferencia electrónica de información que es generada por el banco y que tiene como destinataria a la entidad recaudadora, a través del sitio web. Esta informa del abono efectuado en la cuenta corriente de la entidad recaudadora por el valor de las cotizaciones y aportes previsionales. Deberá registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la declaración que identifica la operación.

  4. Débito: Transferencia electrónica de información que es generada por el banco y que queda a disposición del empleador o trabajador independiente en el sitio web, para que éstos verifiquen el cargo efectuado en su cuenta corriente por el valor de las cotizaciones previsionales pagados. Deberá registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la declaración que identifica la operación.

  5. Confirmación: Transferencia electrónica de información que es generada por la entidad recaudadora y que queda a disposición del empleador o trabajador independiente en el sitio web, para que certifique que las cotizaciones previsionales han sido pagadas. Deberá registrar como dato de referencia el número de folio asignado a la declaración que identifica la operación.

  6. Comprobante de pago: Transferencia electrónica de información generada por la entidad recaudadora en caso de ocuparse el sistema mixto de pago de cotizaciones previsionales que tiene como destino el empleador o trabajador independiente. Esta transferencia indica los datos de la empresa y el desglose de los antecedentes del pago. Adicionalmente deberá registrar como dato de referencia el número asignado a la declaración, y que identifica la operación.

CAPÍTULO II. Modelo Operacional

Modelo Operacional

CAPÍTULO II. Modelo Operacional

1. Agentes participantes

Agentes participantes

Los distintos agentes participantes en el proceso de recaudación electrónica, deberán celebrar convenios de prestación de servicios que permitan hacer operativo el modelo definido. Por agentes participantes se entienden los siguientes: las mutualidades de empleadores de la Ley N°16.744, el Instituto de Seguridad Laboral, los empleadores y trabajadores independientes, las empresas administradoras de sitios web y los bancos.

Los empleadores o trabajadores independientes que decidan realizar el pago de las cotizaciones previsionales por Internet, deberán registrarse en alguna de las empresas administradoras de sitios web destinadas al servicio de recaudación electrónica. Estas empresas podrán corresponder a una empresa creada por la propia entidad recaudadora o una externa con la cual se hubiese suscrito un convenio.

2. Registro en la empresa administradora

Registro en la empresa administradora

El registro deberán efectuarlo los empleadores o trabajadores independientes mediante la inscripción electrónica en la empresa administradora, a través del sitio web, aportando la siguiente información:

  1. Identificación (razón social o apellido paterno, apellido materno y nombres);

  2. RUT;

  3. Código de actividad económica (según el clasificador del Servicio de Impuestos Internos);

  4. Dirección (calle, número, departamento, comuna, ciudad y región);

  5. Teléfono;

  6. Nombre representante legal;

  7. RUT del representante legal;

  8. Banco y número de la cuenta corriente asociada al convenio de cargo automático;

  9. Dirección de correo electrónico, y

  10. Modalidad de pago de las cotizaciones previsionales (Sistema Electrónico o Sistema Mixto).

La inscripción en el sitio web tiene como finalidad permitir que el empleador o trabajador independiente pague sus cotizaciones previsionales en forma electrónica por Internet. Esta incorporación no deberá significar costo alguno para ellos.

La inscripción electrónica deberá ser confirmada por la empresa administradora del sitio web a cada uno de los empleadores o trabajadores independientes, con el otorgamiento de un código de participante y las claves de identificación y de seguridad de uso exclusivo, siendo ella la responsable de certificar la entrega de los respectivos códigos y claves.

3. Convenio de cargo automático

Convenio de cargo automático

Para que el empleador o trabajador independiente pueda operar a través del sitio web destinado al servicio de recaudación electrónica, se requiere que suscriba un convenio de cargo automático con el banco donde mantiene su cuenta corriente, salvo que hubiese escogido como modalidad el sistema de pago mixto.

Una vez que se encuentre perfeccionado el procedimiento de incorporación al sitio web y se encuentre vigente el convenio de cargo automático, el empleador o trabajador independiente se encontrará en condiciones de iniciar sus pagos por Internet en la modalidad del sistema de pago electrónico. En el caso del sistema de pago mixto, la condición será solamente haber perfeccionado su incorporación al sitio web.

El banco procederá a cargar en la cuenta corriente del empleador o trabajador independiente los montos indicados en la orden de pago, recibida a través del sitio web, y abonarlos en las cuentas corrientes de las entidades recaudadoras habilitadas para este fin. En el caso que las cuentas corrientes del empleador y la entidad recaudadora sean del mismo banco, el empleador o trabajador podrá realizar el pago mediante un traspaso de fondos equivalente al monto que deba cancelar según consta en su declaración, sin que sea necesario el envío de la orden de pago.

4. Acceso mediante sistema de claves

Acceso mediante sistema de claves

Los empleadores o trabajadores independientes accederán al servicio de recaudación electrónica por medio de un sistema de claves, que serán otorgadas y administradas por la empresa administradora del sitio web. El empleador por si o a través de su representante legal y el trabajador independiente serán exclusivamente responsables del uso de estas claves de seguridad.

Los organismos administradores serán exclusivamente responsables de que las empresas administradoras de sitios web, cumplan con los mecanismos de seguridad referidos a la entrega e inhabilitación de las claves de seguridad de los agentes participantes, en la oportunidad en que ello sea requerido.

CAPÍTULO III. Modalidades de pago

Modalidades de pago

CAPÍTULO III. Modalidades de pago

1. Sistema de pago electrónico

Sistema de pago electrónico

  1. El sistema electrónico comienza con el envío por parte del empleador o trabajador independiente de dos transferencias electrónicas simultáneas de información a la empresa administradora del sitio web; la primera correspondiente a la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración) y la segunda, con la información de la orden de pago (Orden de pago). Esta empresa deberá recibir la declaración electrónica y transmitirla de inmediato a la entidad recaudadora de destino, - a su vez, la orden de pago electrónica la transmitirá al banco donde mantiene el convenio de cargo automático, de acuerdo a la fecha de pago indicada en dicha orden, la cual no podrá ser posterior al plazo legal establecido para el cumplimiento de las obligaciones previsionales. La empresa administradora del sitio web deberá coordinarse con el banco para que el envío de la orden de pago electrónica se realice en una fecha tal que permita procesar oportunamente el cargo en la cuenta corriente.

  2. En el caso en que por convenio entre la entidad recaudadora y el empleador o trabajador independiente, el pago se realice mediante un traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco no será necesario transmitir la orden de pago ya que el pago lo realizará directamente el empleador o trabajador independiente. La entidad recaudadora deberá coordinarse con el banco para que los traspasos de fondos se realicen sólo hasta antes de la fecha de pago.

  3. La orden de pago electrónica contiene el valor total registrado en la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración). El traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, sólo será aceptado si es que corresponde a la cantidad exacta que se registró en la declaración.

  4. El banco al recibir la orden de pago electrónica procederá a realizar el cargo en la cuenta corriente bancaria del empleador o trabajador independiente por el valor total de las cotizaciones previsionales, y el mismo día abonará dicho monto en la cuenta corriente de la entidad recaudadora a la cual corresponde la operación, utilizando para esto los diversos mecanismos que ofrece el sistema financiero.

  5. El banco, a través del sitio web, notificará al empleador o trabajador independiente, el mismo día de efectuadas las operaciones descritas en el número anterior, la materialización del cargo en su cuenta corriente mediante una transferencia electrónica denominada débito y a la entidad recaudadora sobre el abono de los fondos con otra transferencia electrónica denominada crédito.

  6. A más tardar el tercer día hábil siguiente a la recepción del crédito electrónico, la entidad recaudadora deberá conciliar los datos que éste contiene con los de las planillas de pago de cotizaciones previsionales correspondiente (Declaración). El mismo día de realizada dicha conciliación y comprobado que no existen diferencias, la entidad recaudadora pondrá a disposición del empleador o trabajador independiente, a través del sitio web, una confirmación electrónica donde se certifica el resultado de la operación. Esta confirmación deberá contener la firma digital de la entidad recaudadora hacia el sitio web.

  7. En el evento que el banco determine que el empleador o trabajador independiente no dispone en su cuenta corriente de fondos suficientes para financiar las cotizaciones previsionales, rechazará la orden de pago electrónica y en el mismo acto, dará aviso de la situación a la entidad recaudadora y al titular de la cuenta corriente a través del sitio web. En este caso, toda la operación de pago quedará sin efecto. El empleador o trabajador independiente podrá dar cumplimiento a sus obligaciones volviendo a repetir íntegramente el ciclo de pago. En caso que el plazo legal hubiere vencido, el cumplimiento de la obligación deberá efectuarse por los procedimientos tradicionales vigentes para cotizaciones atrasadas, pudiéndose, en tal caso, homologar la declaración efectuada a una declaración y no pago de las cotizaciones por el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda.

  8. El pago de las cotizaciones previsionales mediante esta modalidad se tendrá como efectivamente realizado, sólo una vez que se hayan consignado en el sitio web en forma simultánea la declaración y la orden de pago electrónicas en caso que sea mediante convenio de traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, sólo se necesitará la declaración y cuando los fondos correspondientes a dicha operación hayan sido transferidos desde la cuenta corriente bancaria del empleador o trabajador independiente hacia la cuenta corriente bancaria de la entidad recaudadora y se transmita la información electrónica referida al débito, crédito y confirmación, respectivamente.

2. Sistema de Pago Mixto

Sistema de Pago Mixto

  1. Este sistema comienza con el envío por parte del empleador o trabajador independiente de una transferencia electrónica de información a la empresa administradora del sitio web, correspondiente a la planilla de pago de cotizaciones previsionales (Declaración). La aplicación computacional que construya la empresa administradora del sitio web, deberá considerar que el empleador o trabajador independiente al optar por la modalidad mixta, pueda imprimir en sus propios sistemas un formulario denominado comprobante de pago. Este último es un resumen de la información que contiene la declaración electrónica, con un número de folio que identifica la operación y que está contenido en la declaración.

  2. Este comprobante de pago deberá emitirse por cada declaración enviada por el empleador o trabajador independiente. Esta transferencia electrónica deberá contener al menos los datos de la empresa o trabajador independiente, los antecedentes desglosados del pago, detalle de a quien se le está pagando y a qué corresponde cada cantidad a pagar además de un resumen del pago. Este comprobante de pago constará a lo menos de 2 ejemplares con la siguiente distribución:

    1. Original Entidad Recaudadora.

    2. Copia empleador o trabajador independiente.

  3. La empresa administradora del sitio web deberá recibir la declaración y transmitirla de inmediato a la entidad recaudadora de destino. Una copia de la declaración y del comprobante de pago deberá quedar disponible para ser consultada en el sitio web por el agente recaudador y así conciliar el pago con su correspondiente declaración.

  4. El empleador o el trabajador independiente con el comprobante de pago concurrirá a las oficinas de la entidad recaudadora para efectuar el pago de las cotizaciones previsionales realizado bajo esta modalidad. El agente recaudador deberá verificar en el sitio web la coincidencia de la información registrada en la declaración electrónica con la del comprobante de pago, verificando al menos la siguiente información: entidad recaudadora de destino, razón social o nombre del empleador o trabajador independiente, RUT, número de folio, período de pago y monto a pagar.

  5. El agente recaudador procederá a timbrar el comprobante de pago y a entregar su copia al empleador o trabajador independiente, una vez que haya dado cumplimiento a la verificación descrita en el número anterior.

  6. La entidad recaudadora deberá conciliar la recaudación bajo esta modalidad, considerando la declaración con los comprobantes de pago y los respectivos fondos depositados.

  7. El pago de las cotizaciones previsionales de acuerdo a la modalidad del sistema de pago mixto se tendrá como efectivamente realizado, cuando el agente recaudador estampe su timbre en el comprobante de pago.

  8. En el evento que el empleador no efectúe el pago dentro del plazo legal establecido para tales efectos, la transmisión electrónica de la planilla de cotizaciones podrá homologarse a una declaración y no pago de las cotizaciones por el empleador, trabajador independiente o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda.

3. Reglas Comunes

Reglas Comunes

  1. El pago de cotizaciones previsionales mediante transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias de fondos por internet, regirá respecto de los trabajadores dependientes e independientes, condicionado a que el empleador o trabajador independiente que se registre en este sistema, se encuentre debidamente inscrito en el sitio web. Los pagos atrasados de cotizaciones previsionales, y aportes efectuados por empleadores, como asimismo aquellas declaradas y no pagadas podrán efectuarse bajo la modalidad de sistema de pago electrónico o sistema mixto.

  2. En el caso de aquellos empleadores que hubiesen enviado la declaración y orden de pago electrónicas, ya sea utilizando el sistema electrónico o mixto, pero no se hubiese producido el pago de las cotizaciones previsionales, la entidad recaudadora deberá iniciar, dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo legal para realizar dicho pago, todos los procedimientos administrativos establecidos en la normativa vigente de cobranza.

  3. Las entidades pagadoras de subsidios podrán realizar sus pagos por internet en su calidad de empleador o como pagadora de beneficios.

  4. La entidad recaudadora certificará ante la Superintendencia de Seguridad Social, los agentes participantes y otras instituciones, las operaciones referidas al servicio de recaudación electrónica. Para tal efecto, deberá mantener respaldado y disponible en medios magnéticos como mínimo durante 5 años, las transferencias electrónicas de información intercambiadas.

  5. Las entidades recaudadoras estarán obligadas a implementar y disponer de procedimientos de auditoría, que tengan como propósito verificar que las cotizaciones previsionales pagadas mediante las dos modalidades definidas en la presente normativa, han sido correctamente ejecutadas.

  6. Las entidades recaudadoras deberán considerar la recaudación electrónica de las cotizaciones previsionales de la misma forma que los pagos efectuados de acuerdo al procedimiento tradicional y, por lo tanto, deberán cumplir con los mismos niveles de exigencia y de validación establecidos en la normativa vigente.

CAPÍTULO IV. Requerimientos del sitio web

Requerimientos del sitio web

CAPÍTULO IV. Requerimientos del sitio web

1. Estándar mínimo

Estándar mínimo

El sitio web para el intercambio de información deberá proporcionar un servicio de intermediación electrónica que permita el envío, recepción, almacenamiento, respaldo y recuperación de la información intercambiada, ofreciendo seguridad, integridad, confidencialidad, compatibilidad, disponibilidad en las comunicaciones y las facilidades necesarias para que el proceso de recaudación de cotizaciones previsionales se efectúe de la forma más fácil y expedita posible.

El nombre del dominio del sitio web deberá ser válido en internet.

El sitio web deberá poseer una certificación digital que compruebe la autenticidad de él, otorgado y emitido por una autoridad certificadora constituida legalmente, sea nacional o internacional. El certificado digital deberá cumplir con los estándares nacionales e internacionales de encriptación que garanticen la integridad y confidencialidad de las transferencias electrónicas de información.

2. Medidas de Seguridad

Medidas de Seguridad

La empresa administradora del sitio web deberá cumplir, adicionalmente, con las siguientes medidas de seguridad:

  1. Disponer de un perfil de seguridad que garantice el acceso sólo a los operadores autorizados.

  2. Disponer de mecanismos para detectar si los mensajes transmitidos sufrieron alguna pérdida o alteración entre el emisor y el receptor.

  3. Transmitir los mensajes encriptados, para resguardar la confidencialidad de los mismos.

  4. Disponer de mecanismos que garanticen la imposibilidad de que alguna de las partes del intercambio pueda desconocer su participación en él.

  5. Certificar el origen de cada mensaje.

  6. Certificar la recepción de los mensajes.

  7. Verificar que el receptor corresponde al destinatario del mensaje e impedir que un tercero pueda acceder al contenido del mismo.

  8. Disponer de un sistema de firma electrónica.

  9. Llevar un registro de las operaciones realizadas.

  10. Proveer de elementos de respaldo de los mensajes enviados y recibidos.

3. Componentes técnicos

Componentes técnicos

El sitio web deberá disponer de componentes intuitivos, interfaces, formularios electrónicos, software de características que lo hagan de fácil comprensión y operación a nivel de usuarios. El software que permita realizar la recaudación en forma electrónica a los empleadores y trabajadores independientes deberá quedar a su disposición a través del Sitio web, de tal forma que permita a los empleadores o trabajadores independientes las siguientes formas de operación:

  1. Interactuando directamente con el sitio web.

  2. Transfiriendo la aplicación computacional que permite la recaudación electrónica desde el sitio web hacia sus propios sistemas de información.

Además, la empresa administradora del sitio web, deberá crear programas computacionales compatibles con los sistemas utilizados por los empleadores y trabajadores independientes, con el objeto de permitirles convertir e importar formatos estándares de información desde sus sistemas de remuneraciones.

4. Convenios de recaudación

Convenios de recaudación

El servicio de recaudación electrónica por internet, deberá efectuarse exclusivamente por aquellas empresas administradoras de sitios web que cumplan con los requisitos técnicos definidos en los números anteriores. Además, por la confidencialidad de la información que se transmitirá, los convenios deben indicar expresamente que tanto la empresa administradora del sitio web como el personal a su cargo no podrán usar en ningún caso y bajo ninguna circunstancia la información que viene contenida en las declaraciones de los empleadores o trabajadores independientes. Para estos efectos, el referido convenio deberá establecer algún tipo de sanción (término anticipado del contrato, multa y/o indemnización de perjuicios) para el caso en que se infrinja esta prohibición por parte de la empresa administradora del sitio web.

Antes de celebrar los convenios, las entidades recaudadoras deberán verificar el cumplimiento de tales exigencias, sólo una vez comprobado esto se procederá a la firma de él, incorporando las cláusulas pertinentes con dichos aspectos y prohibiciones.

La empresa administradora del sitio web deberá asegurar físicamente la información, es decir sus servidores deberán contar con elementos de protección certificados y encontrarse en salas que cumplan con los requerimientos estándares de seguridad. Lo anterior también deberá ser verificado por la entidad recaudadora antes de la firma del respectivo convenio.

5. Registro y métodos de autenticación

Registro y métodos de autenticación

La entidad recaudadora deberá informar a los empleadores y trabajadores independientes, que para para efectuar el pago de las cotizaciones por vía electrónica, deberán previamente registrarse en la empresa administradora del sitio web. Asimismo, deberán informarles cuáles son los sitios web habilitados para operar.

La empresa administradora, para determinar la autenticidad de los empleadores y trabajadores independientes que utilicen el servicio de recaudación electrónica, deberá utilizar alguno o una combinación de los siguientes métodos:

  1. Claves y password o pin personales.

  2. Certificados digitales.

  3. Firmas digitales o llaves privadas y públicas.

  4. Tarjetas personales de identificación segura.

La empresa administradora del sitio Web será responsable exclusiva de otorgar y administrar los métodos de autenticación de los empleadores y trabajadores independientes definidos en este número. Los métodos señalados en las letras b), c) y d), de éste número, deberán estar debidamente certificados.

6. Otros requerimientos

Otros requerimientos

Las administradoras que opten por desarrollar sus propios sitios web destinados a la recaudación electrónica de cotizaciones previsionales, deberán cumplir con todas las normas, establecidas en esta Letra.

Las empresas administradoras de sitios web podrán utilizar un sistema de comunicaciones de correo electrónico, con el objeto de informar a los distintos agentes participantes los eventos o situaciones asociados al ciclo de pago electrónico de las cotizaciones previsionales, excluidas las transferencias electrónicas de información definidas en esta norma (Declaración, orden de pago, comprobante de pago, crédito, débito y confirmación). A modo de ejemplo se tienen las siguientes situaciones: la cuenta corriente tiene saldo insuficiente, cotizaciones que se registraron en rezagos, etc.

CAPÍTULO V. Mecanismos de control

Mecanismos de control

Las entidades recaudadoras deberán adoptar las medidas necesarias para que los pagos de cotizaciones previsionales realizados por Internet se efectúen forma segura, íntegra y confidencial.

El contrato de prestación de servicios suscrito entre la empresa administradora del sitio web y la entidad recaudadora, además de los requisitos adicionales definidos en este Libro, deberá contener estipulaciones que consideren el cumplimiento de las siguientes medidas de control:

  1. Asegurar que todas las transferencias electrónicas de información se transmitan encriptadas;

  2. Funcionalidad permanente y con altos estándares de calidad, seguridad y disponibilidad de servicio;

  3. Disponibilidad de un software de características que lo hagan de fácil uso, aplicación y comprensión en el ámbito del usuario. Entre ellas, que asigne automáticamente un número único de folio a cada transferencia electrónica relacionada con el pago de las cotizaciones previsionales;

  4. El software descrito en el número precedente, tiene que permitir que se verifique la información que el empleador o trabajador independiente ingrese en las transferencias electrónicas de información declaración y orden de pago antes de ser aceptada por la empresa administradora del sitio web. Estas transferencias de información sólo podrán transmitirse una vez que se compruebe que no existan errores. Al menos, deberán considerarse los siguientes aspectos:

    1. Que se registren los datos de los campos con información obligatoria, según corresponda (identificación del trabajador, Rut válido, remuneración imponible, monto de la cotización obligatoria, entidad destinataria de la transferencia electrónica de información, etc.);

    2. Que el valor total a pagar por cotizaciones previsionales, informados en la declaración, sea igual al registrado en la correspondiente orden de pago en el sistema electrónico o al traspaso de fondos entre cuentas corrientes del mismo banco, y con en el comprobante de pago en el Sistema Mixto, y

    3. Que las cotizaciones previsionales sean calculadas correctamente (que su valor no sobrepase el límite máximo imponible, que el porcentaje de la cotización obligatoria que se aplique sea el vigente, etc.).

  5. Garantizar la distribución oportuna de la totalidad de las transferencias electrónicas de información recibidas dentro del horario bancario.

  6. Contar con un servicio de almacenamiento y recuperación de transferencias electrónicas de información.

  7. Generar medios de prueba en un período de, a lo menos, 5 años desde la fecha de generación de las transacciones y certificarlas ante los distintos agentes participantes.

  8. Proporcionar reportes de ruta y estado de las transferencias electrónicas de información, que permitan conocer en forma permanente si éstas han sido correctamente recibidas o se encuentran pendientes.

  9. Asegurar a la Superintendencia de Seguridad Social el acceso expedito y sin formalidades de ninguna especie a la información mantenida por la empresa administradora del Sitio Web.

La empresa administradora del sitio web deberá poner a disposición de las entidades recaudadoras el software descrito en el N°3 anterior, para su estudio, evaluación y aprobación. El gerente general o director nacional de la entidad recaudadora o quien legalmente lo subrogue autorizará formalmente por escrito su aplicación.

El número único de folio será en exclusiva, la referencia de control válida que reconocerá la Superintendencia de Seguridad Social a objeto de asociar en forma inequívoca la transacción con las distintas transferencias electrónicas de información que la conforman. En consecuencia, éste debe ser obligatoriamente referenciado en la declaración, orden de pago, débito, crédito y confirmación.

Cuando exista más de una empresa administradora de sitio web para efectos de la recaudación electrónica, las entidades recaudadoras deberán adoptar todas las medidas de control necesarias para que el folio de las transferencias electrónicas de información cumpla con la condición de ser único en todo el sistema, para lo cual su estructura deberá contener caracteres de codificación exclusiva que identifiquen al sitio web.

CAPÍTULO VI. Plazo y procedimiento para el pago

Plazo y procedimiento para el pago

El pago de cotizaciones previsionales mediante el sistema de transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias de fondos por internet, deberá sujetarse íntegramente a todas las disposiciones legales y reglamentarias establecidas en la Ley N°17.322 y a las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Seguridad Social en todo lo que respecta al procedimiento y plazo establecido tanto para que los empleadores o trabajadores independientes realicen el pago como en cuanto a la información que debe respaldar dicho pago.

Referencias legales: Ley 17.322

CAPÍTULO VI. Plazo y procedimiento para el pago

1. Plazo para el pago

Plazo para el pago

Los empleadores deberán enviar sus transferencias electrónicas de información por Internet hasta el día 13 de cada mes, aun cuando éste fuere día sábado, domingo o festivo.

En el caso de los trabajadores independientes, las transferencias electrónicas de información por Internet correspondientes a los pagos podrán enviarse hasta el último día hábil de cada mes, pero permitiendo que los cargos y abonos en sus cuentas corrientes y de las entidades recaudadoras, respectivamente, se hagan efectivos a más tardar el último día hábil del mes en que corresponda pagar las cotizaciones previsionales.

Considerando que los trabajadores independientes pueden efectuar el pago de las cotizaciones para pensiones hasta el último día del mes, existe un desfase en relación al plazo para pagar las cotizaciones del Seguro de la Ley N°16.744 en aquellos meses en que el último día del mes no corresponda a un día hábil. Atendido lo señalado, con la finalidad de simplificar los trámites a los usuarios, se autorizó a Previred para que en los meses en que se presente la situación antes señalada, acepte el pago de las cotizaciones del Seguro de la Ley N°16.744, el último día del mes, cuando dichas cotizaciones se paguen ese día, conjuntamente con las correspondientes a pensiones.

Se entenderá que una cotización previsional se encuentra pagada, una vez que se hubiese dado por finalizado íntegramente los procedimientos establecidos en el Capítulo III de esta Letra, según corresponda.

2. Procedimiento

Procedimiento

Cuando un empleador pague cotizaciones previsionales por remuneraciones y gratificaciones en un mismo mes, deberán efectuarse dos declaraciones distintas, para cada uno de los procesos.

En caso de errores en la imputación de los valores en las cuentas corrientes bancarias de las entidades recaudadoras, su regularización se efectuará ciñéndose estrictamente a las normas vigentes sobre devolución de pagos indebidos.

Las entidades recaudadoras deberán tener en sus agencias, a más tardar 48 horas después de que se efectuará el pago de cotizaciones por Internet en cualquiera de sus modalidades, a disposición de los empleadores y trabajadores independientes las planillas impresas de pago de cotizaciones previsionales en el formato habitual, no siendo necesario que se imprima el detalle de dichas planillas, salvo petición del empleador o trabajador independiente.

Para los efectos de materializar la obligación señalada en el número anterior, y teniendo presente que conforme a la Ley N°17.322, el trabajador independiente, el empleador o la entidad pagadora de subsidios, según corresponda, es quien tiene la obligación legal de declarar y pagar las cotizaciones previsionales en las entidades recaudadoras, mediante la suscripción de un mandato, se otorgará poder suficiente a la entidad recaudadora, para que ésta en nombre y representación del trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios, imprima y firme la información de la declaración de la planilla enviada vía internet. La entidad recaudadora deberá entregar en forma personal u obtener directamente del sitio web, el mandato diseñado para estos efectos.

El trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios, según corresponda, completará y firmará el formulario. En el caso de las personas jurídicas, deberá ser firmado por su representante legal.

El mandato una vez firmado, deberá entregarse en la entidad recaudadora al momento de solicitar las planillas de pago de cotizaciones previsionales. Esta deberá verificar que la firma estampada corresponda a la persona que se individualiza como trabajador independiente o representante legal del empleador o entidad pagadora de subsidios.

El trabajador independiente, empleador o entidad pagadora de subsidios al momento de solicitar las planillas de pago de cotizaciones previsionales en la entidad recaudadora deberá presentar el comprobante de pago o la confirmación electrónica según corresponda.

Referencias legales: Ley 17.322

3. Certificación de pago

Certificación de pago

En el Sistema Electrónico de pago de cotizaciones previsionales, una vez que se han abonado los valores en las cuentas corrientes bancarias de la entidad recaudadora y se han conciliado con la información registrada en la declaración electrónica, las entidades recaudadoras deberán poner a disposición del empleador o trabajador independiente en el Sitio Web, la confirmación electrónica que certifique el pago realizado. Esta confirmación deberá contener la firma digital de la entidad recaudadora hacia el Sitio Web.

La confirmación electrónica deberá contener en su texto la siguiente glosa:

"(Nombre entidad recaudadora) certifica que el pago de las cotizaciones previsionales que ha sido enviado vía Internet por el empleador / trabajador independiente ___________________, RUT _______________, correspondiente a las remuneraciones devengadas en el mes ___ / ___, ha sido recibida con fecha ___/___ /___ .

La declaración completa puede ser verificada en este sitio web, utilizando para su consulta sus claves secretas de identificación y seguridad y el número de folio de su declaración electrónica".

La certificación del pago en el sistema mixto estará constituida por el respectivo comprobante de pago, debidamente timbrado por el banco o agente recaudador, según corresponda.

CAPÍTULO VII. Respaldos

Respaldos

El día 25 de cada mes, las entidades recaudadoras deberán tener respaldada toda la información referida a los pagos electrónicos de cotizaciones previsionales realizados durante el mes anterior. Las transferencias electrónicas de información que se respaldarán serán la declaración, crédito y confirmación.

Los respaldos de la declaración electrónica deberán contener la información que permita que la entidad recaudadora pueda, a partir de ella, generar las planillas en el formato en que se encuentran definidas.

La declaración electrónica deberá estar claramente referenciada en los registros personales, con el propósito de que se pueda comprobar en cualquier oportunidad que los movimientos acreditados en ellas, cuentan con el debido respaldo del pago electrónico.

CAPÍTULO VIII. Convenios de prestación de servicios

Convenios de prestación de servicios

Los servicios contratados por las entidades recaudadoras deberán estar respaldados por convenios que definan los términos en que se entregan los servicios, los derechos y las obligaciones asumidas, tanto por la entidad recaudadora como por la empresa administradora del sitio web, el plazo de duración y renovación cuando proceda, las sanciones en caso de incumplimiento, etc.

Estos convenios deberán ser suscritos por los representantes legales de los respectivos agentes o por quienes ellos mismos designen mediante escritura pública.

CAPÍTULO VIII. Convenios de prestación de servicios

1. Convenio entre la empresa administradora del sitio web y la entidad recaudadora

Convenio entre la empresa administradora del sitio web y la entidad recaudadora

El convenio de prestación de servicios para la recaudación electrónica de cotizaciones previsionales, entre la empresa administradora del sitio web y la entidad recaudadora, deberá contener, a lo menos, las siguientes estipulaciones:

  1. La obligación por parte de la empresa administradora del sitio web de no manipular ni respaldar para su uso la información enviada por los empleadores o trabajadores independientes en las respectivas declaraciones;

  2. La obligación de no discriminar en forma alguna entre empleadores y trabajadores independientes para la recaudación de las cotizaciones previsionales;

  3. La obligación de la entidad recaudadora de asumir exclusivamente el costo del servicio, no pudiendo significar gasto alguno para los empleadores o trabajadores independientes;

  4. Mecanismos de solución de divergencias, incluyendo disposiciones de conciliación y arbitraje, y

  5. La obligación de dar estricto cumplimiento a las instrucciones contenidas en la presente letra H.

2. Convenio entre las entidades recaudadoras y los bancos

Convenio entre las entidades recaudadoras y los bancos

Convenio de prestación de servicios para que los bancos carguen el valor de las cotizaciones previsionales en las cuentas corrientes de los empleadores y trabajadores independientes y los abonen en las cuentas corrientes bancarias de las entidades recaudadoras, considerando para esto los diversos mecanismos que ofrece el sistema financiero.

3. Clausulas mínimas

Clausulas mínimas

Los convenios deberán contener, a lo menos, las cláusulas que se indican a continuación, según corresponda:

  1. Regulación de responsabilidades entre los distintos agentes, en lo que se refiere al uso y prestación del servicio.

  2. Establecer la duración del contrato.

  3. Permitir el acceso al servicio de nuevas entidades recaudadoras, como asimismo su término en caso de liquidación o fusión.

  4. Establecer las responsabilidades de los agentes por el inadecuado uso y prestación del servicio.

  5. Se defina detalladamente el servicio otorgado, especificándose los mecanismos de seguridad, integridad, control y confidencialidad de las operaciones que se efectúen.

  6. Permitir a la Superintendencia de Seguridad Social, el acceso expedito e inmediato a toda la información almacenada en los registros históricos de la empresa administradora del sitio web.

  7. Definir mecanismos para la solución de divergencias.

  8. Incorporar las exigencias establecidas en el Capítulo V sobre "mecanismos de control", para el convenio suscrito entre la empresa administradora del sitio web y la entidad recaudadora.

Las entidades recaudadoras serán responsables de las funciones que deleguen por los servicios contratados, debiendo ejercer permanentemente un control sobre ellas. En este sentido, todos los contratos deberán constar por escrito y los gastos en que incurra la entidad recaudadora originados en su celebración, serán de su cargo exclusivo y en ningún caso podrán afectar a las cuentas personales de los afiliados ni a los empleadores de éstos.

La celebración de estos contratos no exime en caso alguno de responsabilidad a las entidades recaudadoras frente a la Superintendencia de Seguridad Social respecto de los actos de las empresas administradoras de sitios web que puedan afectar a los fondos previsionales, ni en las materias objeto de estas instrucciones, ni en los restantes aspectos de su funcionamiento, cuya fiscalización la ley encarga a la Superintendencia de Seguridad Social.

4. Solución de divergencias

Solución de divergencias

En los convenios que se suscriban para la prestación de los servicios relacionados con el pago electrónico de cotizaciones previsionales, las entidades recaudadoras deberán establecer explícitamente los mecanismos que se utilizarán para la solución de las eventuales divergencias que puedan surgir entre los distintos agentes participantes, incluida la empresa administradora del sitio web.

Para tales fines, dichos mecanismos deberán establecer la posibilidad de solicitar informes a peritos, con el propósito de clarificar las divergencias producidas.

Cualquier divergencia ocurrida entre los agentes, que tenga relación con la diferencia, pérdida de información o de fondos recaudados por concepto de cotizaciones previsionales, deberá ser comunicado por las entidades recaudadoras a la Superintendencia de Seguridad Social inmediatamente de tomado conocimiento de la ocurrencia del hecho.