Compendio de Normas que regulan a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar
6.8.7 RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIÓN CON LOS AFILIADOS
6 LIBRO VI. GESTIÓN DE RIESGOS
6.8 TÍTULO VIII. RIESGO DE OBTENCIÓN IMPROCEDENTE DE BENEFICIOS O DE RECURSOS
6.8.7 RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIÓN CON LOS AFILIADOS
6.8.7 RESPONSABILIDAD Y COMUNICACIÓN CON LOS AFILIADOS
La transparencia y la comunicación efectiva con los afiliados son fundamentales para mantener la confianza en las C.C.A.F. y asegurar la integridad del sistema de seguridad social. La C.C.A.F. tiene la responsabilidad de informar y proteger a sus afiliados, especialmente cuando se detecta obtención improcedente de beneficios o de recursos que puedan afectar el otorgamiento de sus beneficios.
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Notificación de Incidentes a los Afiliados
- Comunicación Oportuna: En caso de que se detecte una obtención improcedente de beneficios o de recursos que afecte los beneficios de los afiliados o la integridad del Fondo Social, la C.C.A.F. debe notificar de manera oportuna y clara a los afectados. Esta notificación debe incluir las posibles implicaciones para los afiliados, y las medidas que se están tomando para mitigar el impacto.
- Medios de Comunicación: La notificación debe realizarse a través de medios seguros y directos, tales como correo electrónico, cartas certificadas o comunicaciones a través de portales seguros.
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Mecanismos de Reclamo
Procedimientos de Reclamo: Las C.C.A.F. deben establecer y comunicar claramente los procedimientos que los afiliados deben seguir para presentar reclamos en caso de verse afectados por una obtención improcedente de beneficios o de recursos. Esto incluye los plazos para la presentación de reclamos, la documentación necesaria, y los canales de comunicación disponibles, complementando lo establecido en el numeral 5.5.1.5. Reclamos del Compendio de Normas de Cajas de Compensación de Asignación Familiar.
- Revisión Periódica: Evaluar regularmente las áreas afectadas por la obtención improcedente de beneficios o de recursos para asegurar que los controles implementados están funcionando adecuadamente.
- Informe de Resultados: Se deberá preparar un informe anual de los resultados de las medidas desarrolladas y presentar este informe al Directorio. Este informe deberá complementar el del Sistema de Gestión de Riesgo Operacional, el que debe ser remitido anualmente a esta Superintendencia.
