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Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) - Gobierno de Chile

Compendio de Normas que regulan a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar

6.8.3 ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

6 LIBRO VI. GESTIÓN DE RIESGOS

6.8 TÍTULO VIII. RIESGO DE OBTENCIÓN IMPROCEDENTE DE BENEFICIOS O DE RECURSOS

6.8.3 ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

6.8.3 ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

  1. Desarrollo e Implementación de una Política de Gestión del Riesgo de obtención improcedente de beneficios o de recursos

    La C.C.A.F. debe desarrollar y mantener una política de gestión del Riesgo de obtención improcedente de beneficios o de recursos clara y comprensiva, que esté alineada con los estándares internacionales y la normativa vigente. Esta política debe, al menos, incluir:

    1. Directrices claras: Establecer qué comportamientos serán considerados como un indicio o una señal de una posible obtención improcedente de beneficios o recursos, debiendo contener un catálogo no taxativo de éstos.
    2. Difusión y capacitación: Asegurar que los trabajadores estén familiarizados con la Política de Gestión de Riesgo de obtención improcedente de beneficios o recursos, mediante programas de capacitación y comunicación continua y la realización de programas de comunicación continua para sus grupos de interés.
    3. Actualización Continua: La política de gestión de Riesgo de Obtención improcedente de beneficios o recursos debe ser revisada y actualizada al menos anualmente, para reflejar cambios en las formas de realización, la legislación y normativa, el entorno de riesgo y las mejores prácticas.

  2. Evaluación de Riesgos

    La C.C.A.F. debe realizar evaluaciones exhaustivas y anuales del riesgo de obtención improcedente de beneficios o recursos en todas sus líneas de negocio, procesos y áreas organizacionales, con especial atención a aquellos procesos críticos como la afiliación y la gestión de beneficios. Esta evaluación deberá contemplar, al menos:

    1. Identificación de Procesos y líneas de negocio vulnerables: Detectar las áreas más susceptibles a la obtención improcedente de beneficios o recursos dentro de la organización.
    2. Matriz de Riesgos: Complementar la matriz de riesgos operacionales que categorice y priorice las áreas identificadas según su nivel de exposición al riesgo.
    3. Controles Preventivos: Establecer controles específicos para mitigar los riesgos de obtención improcedente de beneficios o recursos identificados, alineados con el Sistema de Prevención de Delitos.

  3. Controles Internos y Procedimientos Preventivos

    La C.C.A.F. deberá implementar un sistema de controles internos que incluyan procedimientos preventivos específicos diseñados para reducir la probabilidad o impacto de la eventual materialización del riesgo de obtención improcedente de beneficios o de recursos en sus procesos, líneas de negocio y áreas organizacionales. Entre estos controles se deben incorporar, al menos:

    1. Procedimientos de "Conoce a tu Cliente" (KYC): Verificación de los antecedentes legales y de constitución de las entidades empleadoras, priorizando aquellas que la C.C.A.F. considere con mayor exposición al riesgo de obtención improcedente de beneficios o de recursos, de manera tal que se asegure que se cumplan los requisitos de incorporación y se prevengan intentos de obtención improcedente de beneficios o de recursos o vicios en el proceso de afiliación.
    2. Segregación de Funciones: Establecer una clara separación de responsabilidades entre las distintas funciones operativas para evitar que una sola persona tenga control sobre todo el proceso, reduciendo así el riesgo de obtención improcedente de beneficios o de recursos.
    3. Autorizaciones y Validaciones: Requerir aprobaciones y validaciones con la robustez necesaria para transacciones y procesos clave, como la concesión de créditos o la emisión de beneficios, para garantizar la legitimidad de las operaciones.

  4. Prevención de obtención improcedente de beneficios o de recursos Internos

    Para minimizar este riesgo interno, las C.C.A.F. deberán implementar controles específicos en sus procesos de recursos humanos y gestión de proveedores:

    1. Monitoreo periódico de las operaciones del Personal: Implementar un monitoreo periódico de los accesos, operaciones y manejo de información para los trabajadores en posiciones críticas, especialmente aquellos que manejan fondos o tienen acceso a información sensible, complementando el sistema de Seguridad de la Información.
    2. Evaluación de Proveedores: Realizar evaluaciones de los proveedores de forma previa a su contratación, verificando sus antecedentes legales, constitutivos y financieros y que no existan antecedentes de una posible vinculación en actividades eventualmente reprochables, según información que pueda ser obtenida, al menos, en fuentes de acceso público.

  5. Capacitación y Sensibilización

    La prevención de la obtención improcedente de beneficios o de recursos también requiere una cultura organizacional que promueva la ética y la integridad. Para ello, las C.C.A.F. podrán al menos establecer:

    1. Programas de Capacitación Continua: Ofrecer programas de capacitación regulares a todos los empleados, orientados a identificar, prevenir y denunciar actividades de obtención improcedente de beneficios o de recursos, al menos anualmente.
    2. Sensibilización del Personal: Realizar campañas de sensibilización que refuercen la importancia de la ética en las operaciones diarias y promuevan la responsabilidad individual en la prevención de la obtención improcedente de beneficios o de recursos.
    3. Formación en Normativas Relevantes: Asegurar que el personal esté capacitado no sólo con las políticas y manuales que regulan los procesos internos, sino también en materia de prevención de delitos de la Ley N°20.393 y prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, de la Ley N°19.913.

  6. Promoción de una Cultura Organizacional Ética

    Finalmente, es esencial que las C.C.A.F. promuevan una cultura organizacional que valore la ética y la transparencia. Esto incluye:

    1. Compromiso desde la Alta Dirección: Los líderes de la organización pueden demostrar un fuerte compromiso con la prevención de la obtención improcedente de beneficios o de recursos, actuando como ejemplo para el resto de los empleados, mediante herramientas o instrumentos de compromiso.
    2. Facilitación de Denuncias: Fomentar un entorno en el que los empleados de la Caja de Compensación, sus empresas afiliadas, y los trabajadores y pensionados afiliados se sientan seguros y respaldados al reportar, incluso de forma anónima, comportamientos sospechosos o de obtención improcedente de beneficios o de recursos, a través de canales de denuncia confidenciales y seguros.

  7. Información al Público para la Prevención

    Como parte de las medidas preventivas y de respuesta, es fundamental que las C.C.A.F. mantengan al público informado sobre los riesgos de obtención improcedente de beneficios o de recursos y las medidas que pueden tomar para protegerse. Las acciones incluyen:

    1. Campañas de Sensibilización: Desarrollar y difundir, de manera individual o en conjunto con otras C.C.A.F., campañas educativas para informar a los afiliados y al público en general sobre las tácticas comunes de obtención improcedente de beneficios o de recursos , cómo reconocerlas y qué hacer si sospechan de actividades de este tipo.
    2. Publicación de Alertas y Boletines: Publicar alertas periódicas y boletines informativos en los canales oficiales de la C.C.A.F., incluyendo su sitio web y redes sociales, para advertir sobre posibles amenazas de obtención improcedente de beneficios o de recursos.
    3. Guías Prácticas para Afiliados: Proporcionar guías prácticas y fáciles de entender que expliquen cómo protegerse contra la obtención improcedente de beneficios o de recursos, qué señales de alerta buscar y cómo reportar cualquier actividad sospechosa.

Referencias legales: Ley 19.913