Las SEREMI de Salud y las mutualidades de empleadores remitirán por carta certificada a las respectivas entidades empleadoras y a las empresas con administración delegada, o por carta entregada personalmente al representante legal de éstos, a más tardar en septiembre del año en que se realice la evaluación, el promedio anual de trabajadores y la nómina de sus trabajadores que durante el período de evaluación hubieren sufrido incapacidades o muertes a consecuencia de un accidente del trabajo o de una enfermedad profesional. De igual modo, podrán notificarla por correo electrónico, a las entidades empleadoras que hubieren consentido en ser notificadas por esa vía e informado una dirección de correo electrónico para ese efecto. La nómina señalará respecto de cada trabajador, el número de días perdidos, las muertes y los grados de invalideces, según corresponda. Asimismo, en el evento que en el período de evaluación hubieren ocurrido una o más muertes por accidentes del trabajo en que se haya determinado que se originaron por falta de prevención de la entidad empleadora o de las empresas con administración delegada, deberán informar a éstas que dicha circunstancia generará el aumento de la tasa de cotización adicional determinada en el Proceso de Evaluación, a la tasa inmediatamente superior de la tabla contenida en el artículo 5º del citado D.S. N°67.

Además, en dicha carta las SEREMI de Salud y las mutualidades de empleadores deberán informar a las entidades empleadoras y a las empresas con administración delegada, respecto del inicio del proceso de evaluación y requerirles el envío, antes del 31 de octubre siguiente, de los antecedentes que correspondan.

La carta a la que se hace referencia en los párrafos anteriores, deberá confeccionarse de acuerdo a los formatos de los siguientes anexos:

• Anexo N°4: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa adherida a mutualidad - mantiene tasa",
• Anexo N°5: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa no adherida a mutualidad - mantiene tasa",
• Anexo N°6: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa adherida a mutualidad - recarga tasa",
• Anexo N°7: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa no adherida a mutualidad - recarga tasa",
• Anexo N°8: "Comunica inicio proceso de evaluación - empresa adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja - cumple ambos requisitos",
• Anexo N°9: "Comunica inicio proceso de evaluación - empresa no adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja - cumple ambos requisitos",
• Anexo N°10: "Comunica inicio proceso de evaluación - empresa adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja - debe acreditar ambos requisitos",
• Anexo N°11: "Comunica inicio proceso de evaluación - empresa no adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja- debe acreditar ambos requisitos",
• Anexo N°20: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja - debe acreditar cotizaciones al día",
• Anexo N°21: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa no adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja - debe acreditar cotizaciones al día",
• Anexo N°22: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja - debe acreditar SGSST", y
• Anexo N°23: "Comunica inicio de proceso de evaluación - empresa no adherida a mutualidad - podría acceder a rebaja - debe acreditar SGSST".

Respecto de las entidades empleadoras que se encuentren adheridas a una mutualidad de empleadores, a las que se notifique por carta certificada, su domicilio será para estos efectos, el que hubieran señalado en su solicitud de ingreso a aquella, a menos que posteriormente hubiesen designado uno nuevo en comunicación especialmente destinada al efecto.

En todo caso, cuando algunas de las cartas dirigidas a los domicilios antes señalados sean devueltas, el organismo administrador podrá considerar como comunicación especial de domicilio la contenida en la última planilla de declaración y/o pago de cotizaciones.

También deberán enviarse al domicilio consignado en la última planilla de declaración y/o pago de cotizaciones, las cartas dirigidas a las entidades empleadoras afiliadas al Instituto de Seguridad Laboral y a las empresas con administración delegada.