La Caja debe contar con una base de datos de los eventos de pérdida por riesgo operacional. Debe tenerse en cuenta que un evento puede tener como efecto una o más pérdidas y que podrían existir recuperaciones directas o indirectas sobre las mismas, por lo cual la C.C.A.F. debe estar en capacidad de agrupar las pérdidas ocurridas por evento. La base de datos debe cumplir con los siguientes criterios:

1. Deben registrarse los eventos de pérdida originados en toda la C.C.A.F., para lo cual la entidad debe contar con políticas, procedimientos de captura, identificación y asignación de roles y responsabilidades y entrenamiento al personal que interviene en el proceso.

2. Deben registrarse de forma diferenciada cada uno de los impactos económicos y recuperaciones, tanto directas como por seguros, asociadas al evento de pérdidas. Para cada uno de ellos, se deben registrar las categorizaciones, fechas y valores que permitan su completa caracterización sin netear.

3. Debe adelantarse, en lo posible, el reconocimiento y registro por parte de la Caja sobre aquellos eventos de que se tiene conocimiento o certeza razonable que acabarán generando pérdidas por riesgo operacional en la Entidad. Esto incluye a los eventos provisionados.

4. Debe registrarse, como mínimo, la siguiente información referida al evento y a las pérdidas asociadas:

   • Código único de identificación del evento.

   • Tipo de evento de pérdida, según tipos de eventos señalados en el Anexo N°1: Tipos de evento riesgo operacional nivel I y nivel II del Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833.

   • Línea de negocio asociada, según líneas señaladas en el Anexo N°2: Líneas de negocio genéricas para C.C.A.F. del Título I del Libro VIdel Compendio de la Ley N°18.833. Estos cuadros pueden ser actualizados por la Superintendencia. En el caso de que la C.C.A.F. cuente con líneas de negocio internas, éstas deben encontrarse mapeadas a las líneas de negocio definidas en este Título I del Libro VI del Compendio de la Ley N°18.833 y sus procedimientos de asignación documentados.

   • Descripción del evento.

   • Fecha de ocurrencia o de inicio del evento.

   • Fecha de descubrimiento o toma de consciencia del evento.

   • Fecha de registro contable del evento.

   • Monto(s) bruto(s) de la(s) pérdida(s).

   • Monto total recuperado.

   • Cuenta(s) contable(s) asociadas.

   • Identificación si el evento está asociado con el riesgo de crédito.