Conforme lo indica el D.S. N°52, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, es firma mecanizada la estampada mediante procedimientos mecánicos, que reproduzcan fielmente la rúbrica de una persona natural debidamente facultada para ello, la que para todos los efectos legales, se entiende suscrita por la persona cuya rúbrica haya sido reproducida.

La firma mecanizada debe estamparse en cada una de las fojas que conforman las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales o de seguridad social, y en sus respectivos anexos, que forman parte integrante de éstas.

Las resoluciones de cobranza judicial firmadas en forma mecanizada deben formar parte del expediente judicial físico, como electrónico, para este último efecto, puede también digitalizarse.

1. Mecanismo de control
   
   Cada C.C.A.F., en su calidad de institución de seguridad social, debe establecer mecanismos de resguardo de los cuños correspondientes y asegurarse que el sistema de impresión de firma que se utilice ofrezca seguridad frente a posibles adulteraciones.
   
   Para estos efectos, las C.C.A.F. deben establecer mecanismos de resguardo de los cuños, además de la autenticación correspondiente y que constituirán el soporte de seguridad de los sistemas de información, los que permitirán definir en forma individual a los usuarios que tendrán acceso y sus privilegios, generando registros de auditoría detallada, que permitan determinar específicamente la actividad de un usuario en forma completa y localizar los incidentes de seguridad o de actividad anormal en el proceso.
   
   Cabe hacer presente que los cuños deben estar bajo la custodia del superior jerárquico directo de la unidad a cargo de la emisión de las resoluciones de que se trata, dentro de la Caja, en un lugar seguro que evite la pérdida, el deterioro o la vulnerabilidad, en la forma como lo establece el N°1 del artículo 7° del D.S. N°52, de 2006, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Asimismo, cualquier requerimiento de verificación de dichos cuños, tanto por las unidades de contraloría interna como de los organismos fiscalizadores, debe ser en presencia de la persona designada para su custodia.

Los documentos electrónicos de resoluciones de cobranzas de deudas previsionales pueden ser suscritos por medio de firma electrónica avanzada, la que se rige por las disposiciones de la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y certificación de dicha firma y su reglamentación.

Para estos efectos, el concepto Firma Electrónica Avanzada se define como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, certificado por un prestador acreditado, en los términos señalados en la Ley N°19.799 y su reglamentación, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

A su vez, se entiende por documento electrónico: toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.

Atendido el tenor de la Ley N°17.322 y su reglamento, las resoluciones de cobranzas de deudas previsionales generadas con firma electrónica avanzada, son válidas de la misma manera y producen los mismos efectos que las emitidas por escrito y en soporte de papel, y tienen el valor probatorio establecido en los artículos 3°, 4° y 5° de la ley N°19.799.

Las Cajas de Compensación deben adaptarse a requerimientos que contemplen los Tribunales de Justicia, toda vez que la resolución de cobranza con firma electrónica avanzada se trata de un documento electrónico que se usará ante ellos.

1. Mecanismo de control
   
   Las C.C.A.F. deben proceder a considerar la firma electrónica de las resoluciones de cobranza judicial de las cotizaciones previsionales, de la misma forma que una efectuada en la forma tradicional.
   
   Con el objeto de asegurar el debido resguardo de los documentos que contengan firma electrónica avanzada, las C.C.A.F. y/o los prestadores de servicios que se hubieran contratado para la cobranza, deben establecer mecanismos de resguardo en el manejo de ellos. Se asegurará que el documento electrónico garantizando tenga como atributos la confidencialidad, integridad, factibilidad de autenticación y disponibilidad. Ello a través del desarrollo de políticas de seguridad de uso, almacenamiento, acceso y distribución del documento generado y de los sistemas informáticos utilizados en su procesamiento, monitoreo de éstas y su revisión, para evitar incidentes de seguridad, definición y documentación de roles y responsabilidades de las entidades e individuos Involucrados en estos procesos.
   
   La C.C.A.F. es responsable del uso y administración de los certificados que adquiera para el o los funcionarios que participen en la emisión de las resoluciones con firma electrónica avanzada, además de la responsabilidad individual que corresponda; por consiguiente, debe establecer los procedimientos de control.
   
   En el evento que se requiera modificar una resolución que ya esté firmada, igual que en documentos con firma mecanizada o manual, debe generarse otro documento modificatorio, dejándose el primero también en el expediente respectivo.
   
   Finalmente, y en relación con el archivo o repositorio de estos documentos, si la Caja tiene un sistema de archivo electrónico, el documento debe identificarse en el expediente del caso en cobranza y permitir su validación.
   
   Cualquiera sea el tipo de archivo de los documentos, debe estar a disposición de esta Superintendencia cuando se requiera.

Las C.C.A.F. deben registrar en el sistema de archivos que mantienen para las resoluciones de cobranza judicial, ya sea éste computacional o manual, si éstas fueron firmadas en forma, manual, mecánica o electrónica.

Cualquier situación anómala ocurrida y que tenga relación con la seguridad, pérdida de información o responsabilidades de cualquier índole, relacionadas con la firma electrónica o mecanizada, debe ser comunicada por las C.C.A.F. a esta Superintendencia inmediatamente de tomado conocimiento de la ocurrencia del hecho.