Los organismos administradores deberán ejecutar, vía el establecimiento de convenios o contratos con el adjudicatario, los proyectos que hayan sido aprobados y realizar el seguimiento de su ejecución. Este seguimiento deberá hacerse sobre las acciones programadas y sobre los gastos que el proyecto contempla. Además, deberán resolver materias que susciten en la ejecución de referido convenio, teniendo en consideración las disposiciones del presente Título III y los objetivos de cada proyecto, siendo responsables de las autorizaciones o denegaciones que efectúen. Los requerimientos y sus respuestas deberán ser registradas y mantenerse a disposición de la Superintendencia de Seguridad Social, en caso de que ésta las requiera.

En la eventualidad que el convenio antes mencionado no se haya firmado dentro del plazo de 5 meses (o de 7 meses en caso de proyectos multicéntricos, es decir, un proyecto ejecutado en más de una entidad) desde la publicación de la lista de proyectos asignados, o antes, de ocurrir algún evento que impida su ejecución, se entenderá que no es factible, situación que deberá ser comunicada a la Superintendencia de Seguridad Social. Tratándose de proyectos financiados por las mutualidades de empleadores, se deberán provisionar los recursos asignados a dicho proyecto, para la convocatoria del año siguiente.

Los organismos administradores, en los casos que corresponda, deberán acreditar que el proyecto haya sido presentado ante un Comité de Ética acreditado y aprobado por éste, antes de efectuar cualquier pago. Excepcionalmente, se podrán efectuar pagos antes de dicha aprobación por razones presupuestarias y/o legales, previo aviso a la Superintendencia de Seguridad Social.

La persona encargada principal o alterna, en su caso, deberá dar cuenta al encargado(a) de proyectos del organismo administrador respectivo, de los avances en el desarrollo del proyecto, así como de los gastos derivados de la ejecución del mismo, de acuerdo a:

1. Plazos: Independientemente de los hitos de cada proyecto, la persona encargada principal, deberá entregar al organismo administrador un informe de avance y un informe de gastos, al día 30 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, conforme a los anexos indicados en la letra c) de este número 8. Esto, sin perjuicio de que el organismo administrador solicite informes de avance y de gastos adicionales a los ya mencionados, según estime conveniente, los cuales deberán ser remitidos por la persona encargada principal del proyecto, en los plazos que indique el organismo administrador;
2. Los informes correspondientes a marzo y septiembre de cada año son considerados informes semestrales y serán enviados oportunamente al respectivo organismo administrador que administra el convenio o contrato para que éste lo remita a la Superintendencia de Seguridad Social a más tardar el día 30 del respectivo mes.
   
   En el caso de los proyectos especiales de la Superintendencia, se deberá indicar en el convenio los hitos del proyecto, que consistirá en un informe detallado con el estado de avance. El número de hitos, el contenido de los informes, las fechas de entrega y el porcentaje del presupuesto a pagar contra su entrega, y
3. Formatos: los formularios definidos para los informes trimestrales o semestrales son el Anexo N°23: "Informe de avance del proyecto" y el Anexo N°24: "Informe de gastos del proyecto", ambos de la Letra G, del presente Título III.

El no cumplimiento de la entrega de los informes de avance y de gastos en el formato y plazos estipulados, y la entrega de los informes de los hitos, inhabilitará a la persona encargada principal y alterno(a) a participar en futuras convocatorias por un plazo de 2 años.