Esa ISAPRE se ha dirigido señalando que la Circular 3C N°893, 14 de marzo de 1994, de la Superintendencia de Instituciones de Salud Previsional, actual Superintendencia de Salud, instruyó que las ISAPRE pueden microfilmar o reproducir electromagnéticamente los instrumentos entregados a su custodia, de acuerdo a lo dispuesto por el D.L. Nº2.412, de 1978, previa autorización de la Superintendencia de Seguridad Social.

En mérito de lo señalado, solicita a esta Superintendencia autorice a esa Institución para proceder a digitalizar los formularios de licencias médicas, resoluciones y comprobantes de pagos previsionales, de los documentos generados desde el año 2002 a la fecha.

Sobre la materia planteada, esta Superintendencia manifiesta que el artículo 2° del D.L. N°2.412, de 1978, en su inciso primero dispone que las instituciones de previsión podrán, previa autorización específica de la Superintendencia de Seguridad Social, microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación entregada a su custodia. Con la misma autorización, pueden destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos.

Ahora bien, el inciso segundo de dicha norma establece que, los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias, debidamente autorizados por el Secretario General de la respectiva Institución, o quien haga sus veces, tendrán el mismo valor probatorio que los originales.

El valor probatorio de los documentos microfilmados o digitalizados está determinado por la Ley, no siendo necesario que se mantengan los originales para los efectos de la prueba.

En consecuencia, esta Superintendencia autoriza a esa ISAPRE para microfilmar o digitalizar y posteriormente destruir las licencias médicas, resoluciones y demás documentos relativos a pago de subsidio por incapacidad laboral y pago de cotizaciones, así toda documentación anexa a las licencias médicas y subsidios por incapacidad laboral que se mantiene archivada, según el procedimiento que más adelante se señala.

Deben microfilmarse o digitalizarse separadamente las licencias médicas, resoluciones y antecedentes relativos al pago del subsidios y cotizaciones de cargo de esa Institución, de aquellas cuyos subsidios son de cargo del Fondo Unico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, de manera de facilitar los procedimientos de control y auditoría, ya que ellas acreditan la procedencia de un beneficio que es de cargo fiscal.

Asimismo, se debe señalar que antes de efectuar la eliminación, es necesario que la entidad proceda a la inutilización de los antecedentes objeto de la misma y levante un acta con el detalle de los períodos que comprenden, numeración interna y demás información útil al efecto.

Por la importancia que revisten para los imponentes, se hace presente, que la microfilmación y eliminación de planillas de pago de cotizaciones correspondientes a períodos de incapacidad laboral, se deben efectuar de acuerdo al mismo procedimiento.

Se deberá tener en especial consideración, que la presente autorización incluye la obligación de adoptar todos los resguardos necesarios para que los documentos microfilmados y digitalizados sean mantenidos en un lugar seguro, debidamente respaldados y resguardados de riesgos de incendio, inundación, robo o hurto, a fin de velar por la integridad y conservación de la información.

Para los efectos de las revisiones y fiscalizaciones que efectúa esta Superintendencia, se deberán poner a disposición de este Organismo los medios necesarios para el acceso a los documentos microfilmados o digitalizados