Dictamen O-01-S-00163-2025

1.- Por el Oficio de antecedentes, el Servicio de Bienestar de la Universidad que indica expone que una afiliada presentó boletas médicas el día 15 de noviembre de 2024. Sin embargo, dichos gastos no pudieron ser reembolsados debido a que el ítem correspondiente había alcanzado el tope máximo asignado para el año 2024.

Posteriormente, la afiliada solicitó que estos gastos fueran considerados en otro ítem con disponibilidad de tope o, alternativamente, que las boletas no reembolsadas sean devueltas para presentarlas nuevamente en el período 2025, dado que los documentos aún se encuentran dentro del plazo de vigencia establecido.

Tras analizar la solicitud, el Consejo de Bienestar concluyó:

a) Que no es posible redistribuir los gastos a otro ítem con tope disponible, ya que no se ajusta a la naturaleza del gasto originalmente efectuado.
b) Que no es posible eliminar los documentos ingresados al sistema contable del año en curso para reingresarlos en el siguiente período, dado que las boletas ya fueron contabilizadas y procesadas, lo cual impide su reutilización en ejercicios posteriores.

Frente a esta situación, la funcionaria consulta si existe alguna disposición normativa que prohíba expresamente la devolución y reapertura de documentos vigentes para su reembolso en un nuevo período. Dado que este caso afecta directamente a la afiliada y a su grupo familiar, quienes enfrentan gastos médicos significativos relacionados con la condición de salud de su hija, ella solicita que se pudiera hacer una excepción y aplicar la segunda opción.

Por lo expuesto, ese Servicio de Bienestar solicita orientación de cómo proceder.

2.- Sobre el particular, esta Superintendencia cumple con manifestar, en primer término, que el artículo 43 del D.S. N° 28, de 1994, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dispone que el derecho a solicitar los beneficios que concedan los Servicios de Bienestar caducará luego de transcurridos 10 meses desde la fecha en que haya ocurrido el hecho constitutivo de la causal que se invoque para solicitarlos, a menos que sus Reglamentos establezcan un período inferior para tal efecto, el cual no podrá ser menor de 6 meses.

A su vez, el artículo 16 del D.S. N° 172, de 1995, del mismo Ministerio, que contiene el Reglamento del Servicio de Bienestar del Personal de la Universidad, establece que el derecho a solicitar los beneficios que conceda el Servicio de Bienestar caducará luego de transcurridos 6 meses desde la fecha en que haya ocurrido el hecho constitutivo de la causal que se invoque para solicitarlos.

Ahora bien, en relación con la situación en que se alcance el tope establecido para un ítem presupuestario, cabe señalar que ello no impide que el beneficio sea reembolsado si el Bienestar cuenta con recursos financieros, puesto que el presupuesto es solo una planificación y es susceptible de ser modificado.

En la especie, de la información que esa Entidad entrega se desprende que no existió reembolso alguno en favor de la beneficiaria, porque, según señaló ese Servicio de Bienestar, se había alcanzado el límite máximo para el año 2024, por lo que no se pudo haber contabilizado un gasto que no existió. También indicó que los documentos correspondientes al gasto médico aún se encuentran dentro del plazo de vigencia establecido en su Reglamento.

En mérito de lo expuesto, esta Superintendencia manifiesta que, si el reembolso de un gasto médico fue rechazado en un año calendario por falta de recursos, el reembolso se puede efectuar con cargo al presupuesto del año siguiente siempre y cuando la solicitud del beneficio se haya presentado dentro del período de su vigencia, esto es antes del plazo de caducidad del derecho a solicitarlo.

Por lo tanto, ese Servicio de Bienestar debe proceder conforme a lo indicado.